E-Rechnung im ZUGFeRD-Format
Grundlegende Informationen zu elektronischen Rechnungen finden Sie in der Themenhilfe Elektronische Rechnung.
Allgemein
Der Schematyp ZUGFeRD (CII) - Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnung - stellt neben ebInterface und der XRechnung ein weiteres standardisiertes XML-Format dar.
Es wird hierbei ein XML-Dokument erstellt, das in einem PDF-Dokument eingebettet ist. Das Format des PDF-Dokuments entspricht hierbei der Vorgabe eines A3-Formats, da es hier Vorteile hinsichtlich Archivierung gibt und das Dokument auch zukünftig problemlos geöffnet werden kann.
Hinweis
 | Wichtige Informationen zu den Einstellungen in den Stammdaten, die zum Teil zwingend notwendig sind, sowie Informationen zu den weiteren Bestandteilen der XML-Rechnung finden Sie hier: Informationen zur elektronischen Rechnung |
Die Einstellungen der elektronischen Rechnung im ZUGFeRD-Format inkl. der Nachrichtenverwaltung erfolgen vorzugsweise über den EDI-Assistenten.
Für eine möglichst einfache Einrichtung steht Ihnen auch die Funktion "Detail für EDI-Rechnung erstellen" in den Ausdrucksmodelldetails zur Verfügung. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe Ausdrucksmodelle bei der Funktion Detail für EDI-Rechnung erstellen.
Einstellungen der elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format
Nutzen Sie den EDI-Assistenten, um die notwendigen Einstellungen zur elektronischen Rechnung durchzuführen. Der EDI-Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch alle notwendigen Einstellungen.
Im ersten Schritt wählen Sie die Firma aus, in der Sie die EDI-Rechnungen ausgeben möchten, und geben eine Bezeichnung/Beschreibung der anzulegenden EDI-Rechnung an.
Im zweiten Schritt wählen Sie mit dem Feld Schematyp den Schematyp ZUGFeRD (CII) und weiters die Transferrichtung und den Modus aus:
Im Schritt 3 werden die Details zur Schnittstelle angegeben.
Beim Schematyp ZUGFeRD wird beim XML-Dateinamen *.pdf vorgeschlagen, da hierbei eine PDF-Datei erstellt wird, in der die XML-Datei eingebettet ist.
Bei der Auswahl der Datenquelle gibt es drei Möglichkeiten:
- Es soll ein neues Ausdrucksmodell (inklusive Details wie Druckereinstellungen) angelegt werden.
- Es soll ein neues Detail zu einem bereits bestehenden Ausdrucksmodell angelegt werden.
- Es soll ein bestehendes Ausdrucksmodell (inklusive Details und der bestehenden Druckereinstellungen) kopiert werden. Bei dieser Option wird der Kopie noch ein zusätzliches neues Detail für weitere mögliche individuelle Einstellungen hinzugefügt.
Für das Erstellen der PDF-Rechnung werden die Einstellungen der Ausducksmodelldetails zwingend benötigt. Hier wird definiert, welcher Report verwendet wird, wie der Inhalt des E-Mails aufbereitet wird und in welches Archiv die Dateien innherhalb der NTCS abgelegt werden.
Diese Einstellungen erfolgen im Schritt 4 ZUGFeRD einrichten.
Beim Feld "Druck-Nr" werden mit dem F8-Symbol die Druckereinstellungen geöffnet.
Hinweis
| Die Druckereinstellungen werden entsprechend, wie für die elektronische Rechnung benötigt, eingestellt. Neben der Bezeichnung und der Reportnummer wird z. B. angegeben, dass die elektronische Rechnung per E-Mail versendet werden soll (Feld "Ausdruck mailen": Ja). Der E-Mail-Versand kann im Vordergrund über den Mail-Client oder auch im Hintergrund über den Mail-Server erfolgen. Weiters wird angegeben, ob der Ausdruck archiviert werden soll (Feld "Ausdruck archivieren": Ja).  |
Das Feld XML-Datei einbetten ist bei diesem Ausdrucksmodelldetail automatisch aktiviert. Es sorgt dafür, dass das XML-Dokument anschließend automatisch im PDF-Dokument enthalten ist.
Hinweis
| In den Ausdrucksmodellen werden im Hintergrund zwei Ausdrucksmodelldetails angelegt: Eines für die PDF-Rechnung und eines für die XML-Rechnung mit dem EDI-Rechnungstyp: ZUGFeRD(CII), wobei die XML-Rechnung in das PDF-Dokument der PDF-Rechnung eingebettet wird.  Die Reihenfolge der beiden Ausdrucksmodelldetails ist für den Schematyp "ZUGFeRD" unwesentlich. (Beim Schematyp "ebInterface" zum Vergleich ist es aufgrund des Kopie-Stempels wichtig, dass die XML-Rechnung an erster Stelle steht. Dies gilt allerdings nur für Österreich, nicht für Deutschland). Der EDI-Nachrichtentyp (Feld: "EDI-Nachrichtentyp") wird in diesem Fall am PDF-Detail hinterlegt, da bei ZUGFeRD die PDF-Datei (und nicht die XML-Datei) jene Datei ist, die im Fenster der Nachrichten exportiert wird. Beim Ausdrucksmodelldetail für die XML-Rechnung werden alle Einstellungen der Druckereinstellungen aktiviert (z. B. Ausdruck drucken: "Ja", Ausdruck mailen: "Ja" etc.), da damit gewährleistet ist, dass die XML-Datei immer in die PDF-Datei eingebettet wird, je nachdem mit welchen Ausdrucksmodelldetail-Einstellungen die PDF-Rechnung erzeugt wird. |
Im Schritt 7 können zusätzlich individuelle Anforderungen an die EDI-Formate mit entsprechender Konvertierung umgesetzt werden. Dieser Schritt ist für verschiedene Anwendungsfälle relevant. Für die elektronische Rechnung kann dieser Schritt allerdings mit "Weiter" übersprungen werden.
Mit "Weiter" erscheint im Schritt 8 die Meldung, dass ein neuer EDI-Nachrichtentyp für die EDI-Rechnung angelegt worden ist.
Im Schritt 8 können bei Bedarf mit der Abfrage "Automatischer Datentransfer erwünscht'?" die Stapel "Validiere Daten" und "Bringe Daten" für die EDI-Rechnung angelegt werden.
Bei den Stapelschritten erfolgt mit dem Validieren der Daten die Prüfung der XML-Datei auf deren korrekten Aufbau und anschließend erfolgt der Export der Datei.
Hinweis
| Die Stapeleinstellungen können über Tools → Tools → Administration → Stapelverarbeitung → Stapeldefinition kontrolliert werden.  |
Am Ende des EDI-Assistenten kommt es zu einer Erfolgsmeldung und der Assistent kann anschließend geschlossen werden.
Hinweis
| Mit dem Ausführen des EDI-Assistenten wird im Hintergrund im EDI-Einheitenmapping eine EDI-Einheitentabelle "Invoice UBL" geladen, die für das Einheitenmapping bei der EDI-Rechnung mittels ZUGFeRD oder XRechnung notwendig sein kann.  |
Erstellen der elektronischen Rechnung
Nachdem Sie den EDI-Assistenten zu Ende geführt haben und gegebenenfalls die Ausdrucksmodelle bzw. die möglichen Zuordnungen zu bestimmten Kunden, Kundengruppen etc. im Ausdrucksmodellmanagement kontrolliert haben, können Sie mit dem Ausdruck der elektronischen Rechnungen starten.
Hinweis
| Erfolgt keine Zuordnung im Ausdrucksmodellmanagement, müssen Sie direkt beim Ausrucksdialog der Rechnung das entsprechende Ausdrucksmodell auswählen. Wichtig für den Ausdruck der elektronischen Rechnung ist, dass ein Originalausdruck erfolgt.  |
Wird für einen Auftrag die Rechnung im Original gedruckt, so wird diese entsprechend den Druckereinstellungen des EDI-Assistenten erstellt und im angegebenen PDF-Pfad/-Dateinamen gespeichert. Die PDF-Datei beinhaltet zusätzlich die XML-Datei im ZUGFeRD-Format.
Weiters ist die Datei im Fenster Nachrichten ersichtlich und kann von dort validiert und exportiert werden.
Beim Validieren der Datei wird die XML-Datei aus dem PDF extrahiert und validiert.
Hinweis
| Die EDI-Rechnung kann auch ohne Lizenz erstellt werden: Übersicht der Rechnungen oder der Aufträge mit der rechten Maustaste → Ausdruck → EDI-Rechnung (Standard)  Anschließend können der gewünschte Rechnungstyp und die Version ausgewählt werden. Vorgeschlagen wird hierbei die aktuellste Version.  Nach dem Original-Ausdruck kann die Datei dorthin gespeichert werden, von wo aus diese weiterverarbeitet werden soll. |
Lernvideo: