Dateiname	Mit der F8-Funktion öffnet sich das Dialogfenster für "Standard-Import Textdatei". In diesem Fenster ist die Importdatei auszuwählen sowie die Feldauswahl für den Import der CSV-Daten festzulegen. Dies ist im Kapitel Beispiel: Erzeugung Importdatei im Excel und Import in Auftragsvorerfassng in Schritt 3 erläutert.
Fehlermeldung, wenn Datei nicht vorhanden	Ja / Nein Steuert, ob eine Fehlermeldung ausgegeben werden soll, wenn die Datei nicht vorhanden ist.
Sicherungsverzeichnis	Verzeichnis, in das die Importdatei nach erfolgreichem Import verschoben werden soll
Allgemein
Firma	Firma, in die der Import erfolgen soll
Firma aus Datei ermitteln	Ja / Nein Es besteht die Möglichkeit, die Firma für den Import aus der Importdatei ermitteln zu lassen. Dafür muss in der XML-Datei die GLN der Firma im Tag <Distributor GLN> übergeben werden - siehe Kapitel Mapping XML-Tags zu AVE-Felder für Auftragsimport.
Erfassungskennzeichen	Erfassungskennzeichen für Auftrag
Umrechnen auf Verkaufseinheit	Ja / Nein Steuert, ob übermittelte Mengen und Einheiten in die Verkaufseinheit lt. Artikelstammdaten geändert bzw. umgerechnet werden sollen.
Verkaufspreis importieren	Ja / Nein Steuert, ob im XML-File übergebene Verkaufspreise importiert werden sollen. Ist dies nicht gewünscht, so werden die Verkaufspreise bei Auftragsimport-/anlage lt. Preisfindung aus den Stammdaten ermittelt.
Währungskurs fixieren	Ja / Nein Steuert, ob der Währungskurs fixiert werden soll.
Erweiterte Feldliste importieren	Ja / Nein Steuert, ob der Bereich <ExtendeFieldList> importiert werden soll - siehe Kapitel Extended Field List Auftragsimport (Auftragskopf und -positionen).
Personenstamm
Personendaten anlegen/ändern	Ja / Nein Steuert, ob Personen (Kunden) während des Imports auch in den Stammdaten angelegt/aktualisiert werden sollen. Personsuche bzw. Anlage siehe im Detail das Kapitel Personensuche beim Auftragsimport bzw. Personenanlage/-aktualisierung beim Auftragsimport.
Lieferempfänger anlegen als	Steuert, ob ein neuer Lieferempfänger als diverse Person oder als Kunde angelegt wird.
Personen-Kennz.	Hier kann ein Personenkennzeichen ausgewählt werden.
Adressen bei diversen Kunden neu anlegen	Ja / Nein Steuert, ob bei Diversen Kunden die Adressen neu angelegt werden sollen.
Kunde als Interessent anlegen	Ja / Nein Ist nur bei Import/Anlage von Angeboten relevant; steuert, ob neue Personen beim Angebot als Kunde oder Interessent angelegt werden sollen.
Nummernkreis Kunde	Nummernkreis für Anlage neuer Kunden. Dieses Feld ist nur editierbar, wenn mindestens 2 Kundennummernkreise angelegt sind.
Kundenkontakte zuordnen	Steuert, ob der Lieferempfänger dem Kunden zugeordnet werden soll (Kontaktzuordnung).
Auftrag erstellen
Auftrag sofort erstellen	Ja / Nein Steuert, ob sofort nach dem Import die Auftragserstellung angestoßen werden soll.
Auftragsbestätigung drucken	Ja / Nein Steuert, ob die Auftragsbestätigung gedruckt werden soll.
Rahmenabruf	Nein / Ja / Ja, Fehler bei Mengenüberschreitung Steuert, ob ein Rahmenabruf durchgeführt werden soll. Wird die Option "Ja, Fehler bei Mengenüberschreitung" eingestellt, wird bei Überschreitung der Restmenge bei sofortiger Erstellung des Auftrags der Datensatz nicht importiert. Eine Fehlermeldung wird in die Logdatei eingetragen und die zu importierende Datei bleibt stehen.
Lieferschein erstellen	Nein / Ja, ohne Ausdruck / Ja, mit Ausdruck Steuert, ob auch die Lieferscheinerstellung angestoßen werden soll.
Lieferschein verbuchen	Ja / Nein Steuert, ob nach der Lieferscheinerstellung dieser auch verbucht werden soll.
Lagerunterschreitungs- Kennz.	Steuert das Verhalten für die Anlage der Liefervorschläge bei Auftragsanlage.
Rechnung erstellen	Nein / Ja, ohne Ausdruck / Ja, mit Ausdruck Steuert, ob auch die Rechnungserstellung angestoßen werden soll.
Rechnung verbuchen	Ja / Nein Steuert, ob nach der Rechnungserstellung diese auch verbucht werden soll.
Internen Auftragsschein drucken	Ja / Nein Steuert, ob ein interner Auftragsschein gedruckt werden soll.
Hintergrundverarbeitung	Der Import wird automatisch im Hintergrund verarbeitet - siehe Asynchrone Jobs.

Mit "Importieren" wird der Import gestartet.

3. Personensuche beim Auftragsimport

Beim Auftragsimport wird immer zuerst überprüft, ob die übergebenen Personen im System bereits angelegt sind.

Die Personensuche in der NTCS erfolgt anhand der folgenden Informationen, die in der Importdatei übergeben werden können:

GUID
Personennummer lt. NTCS
GLN
UID-Nummer

Es ist zwingend bzw. auch ausreichend, wenn in der Importdatei eines der angeführten Felder übergeben wird.

Werden mehrere Felder in der Importdatei übergeben, so erfolgt die Suche nach der Person in der dargestellten Reihenfolge. Sobald die Person anhand eines der Felder gefunden wird, wird die gefundene Person übernommen und die Suche ist damit abgeschlossen.

Hinweis

Die Personensuche nur anhand des Namens der Person wird nicht unterstützt, da ein Name nicht eindeutig ist. In der Importdatei ist zwingend eines der angeführten Felder zur eindeutigen Identifikation der Person zu übergeben.

Hinweis

Wird der Import mit "Personendaten anlegen/ändern" mit Nein durchgeführt, so erfolgt nur eine Personensuche anhand der dargestellten Felder. Es erfolgt keine Neuanlage von Personen und auch keine Aktualisierung von Stammdaten (z. B. Name, Adresse etc.) zur Person anhand etwaiger in der Importdatei enthaltenen Informationen zur Person.

4. Personenanlage/-aktualisierung beim Auftragsimport

Beim Auftragsimport gibt es die Möglichkeit Personen, während des Imports in der NTCS anlegen bzw. bei bereits existierenden Personen Stammdaten (Name, Adresse etc.) anhand der Informationen in der Importdatei aktualisieren zu lassen. Dafür steht im Dialogfenster des Auftragsimports die Option "Personendaten anlegen/ändern" zur Verfügung.

Damit eine Person für die Aktualisierung bzw. Neuanlage eindeutig identifiziert werden kann, muss zwingend eine der folgenden Informationen in der Importdatei übergeben werden:

GUID
Personennummer lt. NTCS
GLN
UID-Nummer

Für eine Neuanlage einer Person ist neben einem der bereits angeführten Feldern zumindest der Vorname oder Nachname in der Importdatei zu übergeben.

5. Personenanlage/-aktualisierung beim Auftragsimport ohne Auftragsanlage

Beim XML-Auftragsimport können auch Personendaten angelegt oder geändert werden, ohne Aufragsdaten zu importieren. Hierfür werden leere Aufträge importiert. Anstelle der Positionsdaten muss die Importdatei das Element <NoOrder> enthalten. Dadurch wird in der Auftragsvorerfassung kein Datensatz erstellt und auch kein Auftragskopf angelegt. Es werden nur die Personendaten der Elemente <OrderingPary>, <Invoice Recipient> und <DeliveryRecipient> importiert.

6. ORDER

6.1. XML-Schema ORDER 2.0

Die Schemadatei Order, welche den Aufbau der XML-Datei festlegt, ist unter http://www.bmd.at/xsd/order/2.0/order.xsd abrufbar. In dieser Schema-Datei wird auf http://www.bmd.at/xsd/COMMONTYPES/2.0/COMMONTYPES.xsd verwiesen.

6.2. Mapping XML-Tags zu AVE Felder für Auftragsimport

In der nachfolgenden Tabelle ist dargestellt, welche Daten der XML-Datei wie bzw. auf welche Felder der Auftragsvorerfassung übernommen werden.

Hinweis

Nachfolgend werden nur die Felder für die Personensuche dargestellt, d. h., die Person muss bereits in der NTCS angelegt/vorhanden sein. Das Mapping der Felder für die Personenanlage beim Import wird im nächsten Kapitel dargestellt.

<Distributor>

XML-Tag	Inhalt	Anmerkungen
<DistributorGLN>	GLN	Es besteht beim Import die Möglichkeit die NTCS Firma für den Import anhand dieser GLN ermitteln zu lassen.

<OrderingParty> Auftraggeber (Kunde)

Zur Übergabe des Auftraggebers (Kunden) reicht die Übergabe eines der nachfolgenden Felder.

XML-Tag	Inhalt	Feld Auftragsvorerfassung	Anmerkungen
<DistributorsOrderingPartyID>	Kundennummer Auftraggeber (Kunde) lt. NTCS	Kunde	Kundennummer Auftraggeber (Kunde)
<ExternalOrderingPartyID>	GUID Auftraggeber (Kunde) Die Person wird anhand der GUID im System gesucht und die Personennummer ins AVE Feld übernommen.	Kunde	Kundennummer Auftraggeber (Kunde)
<OrderingPartyGLN>	GLN Auftraggeber (Kunde) Die Person wird anhand der GLN im System gesucht und die Personennummer ins AVE Feld übernommen.	Kunde	Kundennummer Auftraggeber (Kunde)
<VATIdentificationNumber>	UID Nummer Auftraggeber (Kunde) Die Person wird anhand der UID Nummer im System gesucht und die Personennummer ins AVE Feld übernommen.	Kunde	Kundennummer Auftraggeber (Kunde)

<InvoiceRecipient> Rechnungsempfänger

Zur Übergabe des Rechnungsempfängers reicht die Übergabe eines der nachfolgenden Felder.

XML-Tag	Inhalt	Feld Auftragsvorerfassung	Anmerkungen
<DistributorsInvoiceRecipientID>	Kundennummer Rechnungsempfänger lt. NTCS	Rechnungsempfänger	Kundennummer Rechnungsempfänger
<ExternalInvoiceRecipientID>	GUID Rechnungsempfänger Die Person wird anhand der GUID im System gesucht und die Personennummer ins AVE Feld übernommen.	Rechnungsempfänger	Kundennummer Rechnungsempfänger
<InvoiceRecipientGLN>	GLN Rechnungsempfänger Die Person wird anhand der GLN im System gesucht und die Personennummer ins AVE Feld übernommen.	Rechnungsempfänger	Kundennummer Rechnungsempfänger
<VATIdentificationNumber>	UID Nummer Rechnungsempfänger Die Person wird anhand der UID Nummer im System gesucht und die Personennummer ins AVE Feld übernommen.	Rechnungsempfänger	Kundennummer Rechnungsempfänger

<DeliveryRecipient> Lieferempfänger

Zur Übergabe des Lieferempfängers reicht die Übergabe eines der nachfolgenden Felder.

XML-Tag	Inhalt	Feld Auftragsvorerfassung	Anmerkungen
<DistributorsDeliveryRecipientID>	Kunden-/Personennummer Lieferempfänger lt. NTCS	Lieferempfänger	Personennummer Lieferempfänger
<ExternalDeliveryRecipientID>	GUID Lieferempfänger Die Person wird anhand der GUID im System gesucht und die Personennummer ins AVE Feld übernommen.	Lieferempfänger	Personennummer Lieferempfänger
<DeliveryRecipientGLN>	GLN Lieferempfänger Die Person wird anhand der GLN im System gesucht und die Personennummer ins AVE Feld übernommen.	Lieferempfänger	Personennummer Lieferempfänger
<VATIdentificationNumber>	UID Nummer Lieferempfänger Die Person wird anhand der UID Nummer im System gesucht und die Personennummer ins AVE Feld übernommen.	Lieferempfänger	Personennummer Lieferempfänger

<Shipper> Spedition

Zur Übergabe der Spedition reicht die Übergabe eines der nachfolgenden Felder.

XML-Tag	Inhalt	Feld Auftragsvorerfassung	Anmerkungen
<DistributorsShipperID>	Personennummer Spedition lt. NTCS	Spedition	Personennummer Spedition
<ExternalShipperID>	GUID Spedition Die Person wird anhand der GUID im System gesucht und die Personennummer ins AVE Feld übernommen.	Spedition	Personennummer Spedition
<ShippertGLN>	GLN Spedition Die Person wird anhand der GLN im System gesucht und die Personennummer ins AVE Feld übernommen.	Spedition	Personennummer Spedition
<VATIdentificationNumber>	UID Nummer Spediton Die Person wird anhand der UID Nummer im System gesucht und die Personennummer ins AVE Feld übernommen.	Spedition	Personennummer Spedition

Auftragskopfdaten

XML-Tag

Inhalt

Feld Auftragsvorerfassung

Anmerkungen

Kundenbestellnummer

Kundenbestellnr

Bestellnummer des Kunden

Infotext Kunde

Buchungstext

Buchungstext für die Erlösbuchung Rechnung

Kundenbestelldatum

Kunden-Bestelldatum

Kundenbestelldatum. Bestellzeitpunkt des Kunden (Datum und Uhrzeit).

Soll das aktuelle Datum als Kundenbestelldatum übernommen werden, kann dies über den Parameter "Kundenbestelldatum vorschlagen" gesteuert werden. Der Parameter ist zu finden im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Auftragsvorerfassung:

Kundenbestelldatum vorschlagen

Definition, ob das Kundenbestelldatum automatisch mit dem Tagesdatum belegt werden soll.

0 - Nein: Es erfolgt kein automatischer Vorschlag.

1 - Ja: Das Tagesdatum wird ins Feld "Kundenbestelldatum" übernommen.

Hinweis

Beim Erstellen der Aufträge werden die Aufträge nicht nach Kundenbestelldatum getrennt erzeugt, sondern es wird zusammengefasst und das Kundenbestelldatum der ersten Position wird auf den Auftragskopf übernommen.

Liefertermin

Liefertermin

Liefertermin

Liefertermin

Liefertermin

Der Wert des Feldes DeliveryDateConfirmed übersteuert einen etwaigen Wert des Feldes DeliveryDateRequested.

LT-Uhrzeit-Von

LT-Uhrzeit-Von

Liefertermin Uhrzeit von

LT-Uhrzeit-Bis

LT-Uhrzeit-Bis

Liefertermin Uhrzeit bis

Intrastat-Code Lieferbedingung

Die Lieferbedingung wird anhand des Intrastat-Codes m System gesucht und die Lieferbedingung ins AVE Feld übernommen.

Lieferbed. (Intrastat)

Dieses Feld dient zur Befüllung der Lieferbedingung mittels Übergabe Intrastat-Code Lieferbedingung.

Lieferbedingung

Nummer der Lieferbedingung

Bruttopreise Ja/Nein (true/false)

Bruttopreise

Bruttopreise Ja/Nein

Referenz Zahlung

ZV-Zahlungsreferenz

Zahlungsverkehr-Zahlungsreferenz: Diese Daten werden auch an die FIBU übergeben. Ist in einem externen System (z. B. Webshop) bereits eine Zahlung veranlasst worden, kann die Zahlung dem offenen Posten der Ausgangsrechnung über die ZV-Zahlungsreferenz zugeordnet werden.

<ItemList> <ListLineGroup> Erfassungsgruppen mit Positionen

XML-Tag	Inhalt	Feld Auftragsvorerfassung	Anmerkungen
<ListLineGroup>	Erfassungsgruppe Ebene 1		Kundennummer Auftraggeber (Kunde)
<ListLineGroupNumber>	Nummer Erfassungsgruppe	Erfassungsgruppe Ebene 1	Nummer der Erfassungsgruppe der Ebene 1, z. B. 3
<ListLineGroupName>	Name Erfassungsgruppe	Erfassungsgruppe Ebene 1 Bezeichnung	Bezeichnung der Erfassungsgruppe Ebene 1
<ListLineItem>	Auftragsposition, Tags/Felder analog <ItemList> <ListLineItem> Auftragspositionen (ohne Erfassungsgruppen) Hinweis: In der untersten übergebenen Erfassungsgruppen-Ebene ist zwingend die Auftragsposition zu übergeben.

<ListLineGroup> <ListLineGroup>	Erfassungsgruppe Ebene 2
<ListLineGroupNumber>	Nummer Erfassungsgruppe	Erfassungsgruppe Ebene 2	Nummer der Erfassungsgruppe der Ebene 2, z. B. 15
<ListLineGroupName>	Name Erfassungsgruppe	Erfassungsgruppe Ebene 2 Bezeichnung	Bezeichnung der Erfassungsgruppe Ebene 2
<ListLineItem>	Auftragsposition, Tags/Felder analog <ItemList> <ListLineItem> Auftragspositionen (ohne Erfassungsgruppen) Hinweis: In der untersten übergebenen Erfassungsgruppen-Ebene ist zwingend die Auftragsposition zu übergeben.

<ListLineGroup> <ListLineGroup> <ListLineGroup>	Erfassungsgruppe Ebene 3
<ListLineGroupNumber>	Nummer Erfassungsgruppe	Erfassungsgruppe Ebene 3	Nummer der Erfassungsgruppe der Ebene 3, z. B. 9
<ListLineGroupName>	Name Erfassungsgruppe	Erfassungsgruppe Ebene 3 Bezeichnung	Bezeichnung der Erfassungsgruppe Ebene 3
<ListLineItem>	Auftragsposition, Tags/Felder analog <ItemList> <ListLineItem> Auftragspositionen (ohne Erfassungsgruppen) Hinweis: in der untersten übergebenen Erfassungsgruppen-Ebene ist zwingend die Auftragsposition zu übergeben.

<ListLineGroup> <ListLineGroup> <ListLineGroup> <ListLineGroup>	Erfassungsgruppe Ebene 4
<ListLineGroupNumber>	Nummer Erfassungsgruppe	Erfassungsgruppe Ebene 4	Nummer der Erfassungsgruppe der Ebene 4, z. B. 2
<ListLineGroupName>	Name Erfassungsgruppe	Erfassungsgruppe Ebene 4 Bezeichnung	Bezeichnung der Erfassungsgruppe Ebene 4
<ListLineItem>	Auftragsposition, Tags/Felder analog <ItemList> <ListLineItem> Auftragspositionen (ohne Erfassungsgruppen) Hinweis: in der untersten übergebenen Erfassungsgruppen-Ebene ist zwingend die Auftragsposition zu übergeben.

<ItemList> <ListLineItem> Auftragspositionen (ohne Erfassungsgruppen)

XML-Tag	Inhalt	Feld Auftragsvorerfassung	Anmerkungen
<OrderPosReferenceSupplier>	Positionsnummer	Positionsnummer	Positionsnummer Auftragsposition Hier kann eine gewünschte Positionsnummer übergeben werden. Ansonsten wird die Positionsnummer bei Auftragsanlage automatisch fortlaufend vergeben.
<OrderPosReferenceCustomer>	Positionsnummer Bestellung Kunde	Kd-BestPosNr	Positionsnummer der Kundenbestellung

Zur Übergabe des Artikels reicht die Übergabe eines der nachfolgenden Felder. Werden mehrere Felder übergeben, dann erfolgt die Suche des Artikels mit der Reihenfolge Kundenartikelnummer, EAN, Standard-Artikelsuche.
<CustomersArticleNo>	Kundenartikelnummer Der Artikel wird anhand der Kundenartikelnummer im System gesucht und die Artikelnummer ins AVE Feld übernommen.	Artikelnummer	Die Suche des Artikels wird lt. eingestellter Artikelsuchroutine durchgeführt. Über den Parameter "Artikelsuchroutine lt. Artikelprüfroutine" kann festgelegt werden, ob die Reihenfolge der Artikelprüfroutine auch für die Artikelsuche verwendet wird. Der Parameter ist zu finden im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Artikel. Standardmäßig ist im Verkauf folgende Reihenfolge eingestellt: Artikelnummer, Seriennummer, EAN, Kundenartikelnummer, Artikelnummer (Groß/Klein unberücks.), Artikelmatchcode, Artikelnummer (Teil), Artikelnummer (Teil Groß/Klein unberücks.), Kundenartikelnummer (Teil), Artikelmatchcode (Teil). Die Reihenfolge kann im Fenster Reihenfolge Artikelprüfroutine (Artikelstamm → Extras) festgelegt bzw. geändert werden. In das Feld "Artikelnummer" muss daher nicht zwingend die Artikelnummer übergeben werden, auch die anderen Felder lt. Artikelprüfroutine sind möglich. Es muss aber ein eindeutiger Wert übergeben werden, da sonst der Artikel nicht eindeutig bestimmt und daher nicht gefunden werden kann. Es wird bei bei Übergabe des Wertes in dieses Feld automatisch die Artikelsuche durchgeführt und die Artikelnummer des gefundenen Artikels in dieses Feld übernommen.
<EANCode>	EAN Der Artikel wird anhand der EAN im System gesucht und die Artikelnummer ins AVE Feld übernommen.	Artikelnummer	Die Suche des Artikels wird lt. eingestellter Artikelsuchroutine durchgeführt. Über den Parameter "Artikelsuchroutine lt. Artikelprüfroutine" kann festgelegt werden, ob die Reihenfolge der Artikelprüfroutine auch für die Artikelsuche verwendet wird. Der Parameter ist zu finden im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Artikel. Standardmäßig ist im Verkauf folgende Reihenfolge eingestellt: Artikelnummer, Seriennummer, EAN, Kundenartikelnummer, Artikelnummer (Groß/Klein unberücks.), Artikelmatchcode, Artikelnummer (Teil), Artikelnummer (Teil Groß/Klein unberücks.), Kundenartikelnummer (Teil), Artikelmatchcode (Teil). Die Reihenfolge kann im Fenster Reihenfolge Artikelprüfroutine (Artikelstamm → Extras) festgelegt bzw. geändert werden. In das Feld "Artikelnummer" muss daher nicht zwingend die Artikelnummer übergeben werden, auch die anderen Felder lt. Artikelprüfroutine sind möglich. Es muss aber ein eindeutiger Wert übergeben werden, da sonst der Artikel nicht eindeutig bestimmt und daher nicht gefunden werden kann. Es wird bei bei Übergabe des Wertes in dieses Feld automatisch die Artikelsuche durchgeführt und die Artikelnummer des gefundenen Artikels in dieses Feld übernommen.
<DistributorsArticleNo>	Bei diesem Feld wird die in der NTCS eingestellte "Reihenfolge Artikelprüfroutine" Bereich Verkauf verwendet. Je nach Einstellung ist hier die Übergabe von Artikelnnummer, Seriennummer, Kundenartikelnummer, Artikelmatchcode, EAN sowie Artikelbezeichnung und Lieferantartikelnummer möglich.	Artikelnummer	Die Suche des Artikels wird lt. eingestellter Artikelsuchroutine durchgeführt. Über den Parameter "Artikelsuchroutine lt. Artikelprüfroutine" kann festgelegt werden, ob die Reihenfolge der Artikelprüfroutine auch für die Artikelsuche verwendet wird. Der Parameter ist zu finden im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Artikel. Standardmäßig ist im Verkauf folgende Reihenfolge eingestellt: Artikelnummer, Seriennummer, EAN, Kundenartikelnummer, Artikelnummer (Groß/Klein unberücks.), Artikelmatchcode, Artikelnummer (Teil), Artikelnummer (Teil Groß/Klein unberücks.), Kundenartikelnummer (Teil), Artikelmatchcode (Teil). Die Reihenfolge kann im Fenster Reihenfolge Artikelprüfroutine (Artikelstamm → Extras) festgelegt bzw. geändert werden. In das Feld "Artikelnummer" muss daher nicht zwingend die Artikelnummer übergeben werden, auch die anderen Felder lt. Artikelprüfroutine sind möglich. Es muss aber ein eindeutiger Wert übergeben werden, da sonst der Artikel nicht eindeutig bestimmt und daher nicht gefunden werden kann. Es wird bei bei Übergabe des Wertes in dieses Feld automatisch die Artikelsuche durchgeführt und die Artikelnummer des gefundenen Artikels in dieses Feld übernommen.

<OrderQuantity Unit=[...]>	Auftragsmenge in Auftragseinheit	Menge	Auftragspositionsmenge in der zugehörigen Einheit (Feld "Einheit")
	Optional kann die Einheit übergeben werden, ansonsten wird die Verkaufseinheit lt. Artikelstammdaten NTCS verwendet. Unit = Einheit der Auftragsmenge, z. B. Unit=kg Die übergebene Einheit wird in der NTCS lt. Einheitenmapping/-management in die Einheit lt. NTCS übersetzt. Wird für die Einheit kein Einheitenmapping gefunden, dann wird die Einheit 1:1 übernommen. Die übergebene Einheit muss entweder im Einheitenmapping oder bei den Einheiten angelegt sein.	Einheit	Einheit zur Auftragspositionsmenge Nach Übergabe der Artikelnummer wird automatisch die Verkaufseinheit des Artikels aus den Stammdaten in das Feld "Einheit" der Auftragsvorerfassung übernommen. Es kann auch eine gewünschte abweichende Einheit übergeben werden, diese muss jedoch lt. Einheitentabelle des Artikels gültig sein.
<OrderCount>	Anzahl: Hilfsfeld für die Berechnung der Auftragsmenge	Anzahl	Anzahl
<OrderLength>	Länge: Hilfsfeld für die Berechnung der Auftragsmenge	Länge	Länge
<OrderWidth>	Breite: Hilfsfeld für die Berechnung der Auftragsmenge	Breite	Breite
<OrderHeight>	Höhe: Hilfsfeld für die Berechnung der Auftragsmenge	Höhe	Höhe
<Price Unit=[...] PricePer=[...]Currency=[...]	Verkaufspreis (Einzelpreis)	Verkaufspreis	Verkaufspreis (Einzelpreis) der Auftragsposition Hier kann der gewünschte Preis übergeben werden. Wird kein Preis übergeben, so erfolgt - je nach Parametereinstellung - eine automatische Preisfindung bereits in der Auftragsvorerfassung oder erst bei der automatischen Erstellung des Auftrages. Hinweis: Die automatisierte Preisermittlung in der Auftragsvorerfassung erfolgt erst, wenn die die notwendigen Felder für die Preisermittlung, das sind Kundennummer, Artikelnummer und Menge, befüllt bzw. übergeben wurden.
	Optional kann die Einheit übergeben werden, ansonsten wird die Verkaufs- bzw. Verkaufspreiseinheit lt. Artikelstammdaten NTCS verwendet. Unit = Einheit, auf die sich der Verkaufspreis bezieht, z. B. Unit=kg Die übergebene Einheit wird in der NTCS lt. Einheitenmapping/-management in die Einheit lt. NTCS übersetzt. Wird für die Einheit kein Einheitenmapping gefunden, dann wird die Einheit 1:1 übernommen. Die übergebene Einheit muss entweder im Einheitenmapping oder bei den Einheiten angelegt sein.	VKP Einheit	Verkaufspreiseinheit: vom Feld Einheit abweichende Einheit auf welche sich der Verkaufspreis bezieht Der Preis bezieht sich normalerweise auf das Feld Einheit und das Feld Verkaufseinheit bleibt leer. Hier kann jedoch eine abweichende Einheit zum übergebenen Preis übergeben werden. Die übergebene Einheit muss lt. Einheitentabelle des Artikels gültig sein.
	Optional kann Preis per übergeben werden. Wird Preis per nicht übergeben, dann bezieht sich der Preis auf Menge 1. PricePer = Preis per: Menge, auf die sich der Verkaufspreis bezieht, z. B. PricePer=1000	Preis per VK	Preis per Verkaufspreis Muss nur übergeben werden, wenn sich der übergebene Verkaufspreis z. B. nicht auf 1 Stk, sondern z. B. auf 100 Stk bezieht.
	Optional kann die Währung übergeben werden, ansonsten wird die Währung lt. Kunde bzw. Firmenstamm verwendet. Wird die Währung übergeben, so ist zu berücksichtigen, dass bei allen Auftragspositionen die gleiche Währung zu übergeben ist. Currency = ISO-Code der Auftragswährung, z. B. Currency=EUR	Währung	Auftragswährung
<RebateAmount Currency=[...]>	Rabattbetrag	Pos. Rabattbertrag	Positionsrabatt Betrag
	Optional kann die Währung übergeben werden, ansonsten wird die Währung lt. Kunde bzw. Firmenstamm verwendet. Wird die Währung übergeben, so ist zu berücksichtigen, dass bei allen Auftragspositionen die gleiche Währung zu übergeben ist. Currency = ISO-Code der Währung, z. B. Currency=EUR	Währung	Auftragswährung
<DiscountPercentage>	Positionsrabatt 1 %	Pos. Rabatt 1 in %	Positionsrabatt Prozentsatz 1
<DiscountPercentage2>	Positionsrabatt 2 %	Pos. Rabatt 2 in %	Positionsrabatt Prozentsatz 2
<DiscountPercentage3>	Positionsrabatt 3 %	Pos. Rabatt 3 in %	Positionsrabatt Prozentsatz 3
<DiscountPercentage4>	Positionsrabatt 4 %	Pos. Rabatt 4 in %	Positionsrabatt Prozentsatz 4
<PieceListVariations> <PieceListVariationItem Key=[...]>	Bei Verwendung von Variantenstücklisten besteht hier die Möglichkeit über einen Variantenschlüssel die gewünschte Variante festzulegen.

<ItemList> <EmptyListLineItem> Auftrag ohne Auftragspositionen

Spezialfall: Soll ein Auftrag ohne Auftragspositionen importiert werden, so ist im Bereich <ItemList> das Tag <EmptyLineItem> zu übergeben.

6.3. Extended Field List Auftragsimport (Auftragskopf und -positionen)

Über den XML-Import besteht die Möglichkeit, Auftragsdaten zu importieren, die im Schema der XML-Datei nicht spezifiziert sind.

Dafür steht im XML-Schema der Bereich <ExtendedOrderFieldList> zur Verfügung. Der Tag-Name in diesem Bereich entspricht dabei dem Constantennamen des Felder in der Auftragsvorerfassung.

Frei definierbare Felder Auftragskopf

XML-Tag	Feld Auftragsvorerfassung	Anmerkungen zum Feld
<Order>
<ExtendedOrderFieldList> <MCA_AVE_IHR_ZEICHEN>	Ihr Zeichen	Sachbearbeiter-Kürzel des Kunden
<ExtendedOrderFieldList> <MCU_AVE_KOPF_ERFASSTEXT>	Kopftext (Plaintext)	Kopftext
<ExtendedOrderFieldList> <MCU_AVE_FUSS_ERFASSTEXT>	Fußtext (Plaintext)	Fußtext
<ExtendedOrderFieldList> <MCA_AVE_AUFTRKOPF_FREIFELDN1>	Freifeld Kopf 01	Freifeld, numerisch, 5 Stellen
<ExtendedOrderFieldList> <MCA_AVE_AUFTRKOPF_FREIFELDN2>	Freifeld Kopf 02	Freifeld, numerisch, 5 Stellen
...	...	...

Frei definierbare Felder Auftragsposition

XML-Tag	Feld Auftragsvorerfassung	Anmerkungen zum Feld
<Order> <ItemList>
<ExtendedItemFieldList> <MCU_AVE_ERP_VOR_ERFASSTEXT>	VorTxt	Vortext (Text vor der Position)
<ExtendedItemFieldList> <MCU_AVE_ERP_NACH_ERFASSTEXT>	NachTxt	Nachtext (Text nach der Position)
<ExtendedItemFieldList> <MCA_AVE_FREIFELDN1>	Freifeld Pos 01	Freifeld numerisch, 5 Stellen
<ExtendedItemFieldList> <MCA_AVE_FREIFELDN2>	Freifeld Pos 02	Freifeld numerisch, 5 Stellen
...	...	...

Frei definierbare Felder Auftraggeber

XML-Tag	Feld Auftragsvorerfassung	Anmerkungen zum Feld
<OrderingParty>
<ExtendedOrderFieldList> <MCA_WAD_VERSANDARTNR>	Versandart	Pro Kunde kann eine enstprechende Versandart am Kunden hinterlegt werden.
<ExtendedOrderFieldList> <MCA_WAD_IST_BRUTTONETTO>	Brutto/Netto	Legt fest, ob beim ausgewählten Kunden mit Brutto- bzw. Nettopreisen gearbeitet wird. Als Rückfallebene gelten die Einstellungen auf den Kundengruppen.
<ExtendedOrderFieldList> <MCA_WAD_TRANSPORTTYPENVERW>	Gebindeverwaltung	Pro Kunde wird festgelegt, ob mit der Transporttypenverwaltung bzw. mit den Transporteinheiten gearbeitet werden soll.
...	...	...

6.3.1. Dokumentenimport Auftragskopf und -positionen

Es besteht die Möglichkeit, Dokumente für Auftragskopf und -positionen zu importieren.

In der Order.xml bzw. Orderchg.xml kann es im Kopfbereich und je Position ein Element geben. Das Element kann mehrere weitere Elemente beinhalten.

Folgende Elemente können beinhaltend sein:

Dateiname des zu archivierenden Dokuments (Pflichtfeld)
Betreff für das Dokument im Archiv (optional)
Datum des Dokuments im Archiv (optional)
Base64 codierte Daten (optional)

Beim XML-Import wird geprüft, ob ein Element vorhanden ist. Werden Elemente gefunden, werden diese in eine Datei mit dem vorgegebenen Namen im selben Verzeichnis wie die XML-Datei gespeichert. Anschließend werden diese Dateien ins Archiv übernommen.

Fehlt das Element, wird im selben Verzeichnis (von der XML-Datei) danach gesucht.

Alternativ können die XML-Datei und die zugehörigen Dokumente in einer Zipdatei gespeichert werden. Der Import der Zipdatei kann sowohl direkt (über das Auftragsvorerfassungsdialogfenster) als auch über die EDI-Nachrichtenverwaltung erfolgen.

Beispiel

Beispiel Auftragspositionsdokument direkt in XML eingebettet:

<Order>
<OrderingParty>
  <bmd:OrderingPartyGLN>1001</bmd:OrderingPartyGLN>
</OrderingParty>
<ItemList>
  <ListLineItem>
   <OrderPosReferenceSupplier>1</OrderPosReferenceSupplier>
   <DistributorsArticleNo>10</DistributorsArticleNo>
   <OrderQuantity>100.00</OrderQuantity>
   <Documents>
    <Document>
     <DocumentFileName>AuftragPosInfo.txt</DocumentFileName>
     <DocumentSubject>Auftragspositionsinfo</DocumentSubject>
     <DocumentBinaryData>RGFzIGlzdCBkaWUgQXVmdHJhZ1Bvc0luZm8=</DocumentBinaryData>
    </Document>
   </Documents>
  </ListLineItem>
</ItemList>
</Order>

Beispiel Auftragskopfdokumentendatei muss im selben Verzeichnis wie XML vorhanden sein:

<Order>
<OrderingParty>
  <bmd:OrderingPartyGLN>1001</bmd:OrderingPartyGLN>
</OrderingParty>
<Documents>
  <Document>
   <DocumentFileName>Auftragsinfo.pdf</DocumentFileName>
  </Document>
</Documents>
<ItemList>
  <ListLineItem>
   <OrderPosReferenceSupplier>1</OrderPosReferenceSupplier>
   <DistributorsArticleNo>10</DistributorsArticleNo>
   <OrderQuantity>100.00</OrderQuantity>
  </ListLineItem>
</ItemList>
</Order>

6.4. Mapping XML-Tags zu AVE Felder für Personenimport (während Auftragsimport)

Beim XML-Import können auch Personen in den Stammdaten angelegt bzw. geändert werden. Nachfolgend werden die XML-Tags bzw. die zugehörigen Stammdatenfelder der NTCS dargestellt.

<OrderingParty> Auftraggeber (Kunde)

XML-Tag

Feld Stammdaten Person und Adresse

Anmerkungen

Personennummer

Die Personennummer wird bei der Anlage einer Person vergeben. Sie wird anhand des entsprechenden Nummernkreises für die jeweilige Personenart ermittelt. Personennummernkreise werden im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise verwaltet.

Hinweis

Eine nachträgliche Änderung der Personennummer ist nur mit Hilfe der entsprechenden Hilfsprogramme möglich. Sie finden diese im Paket CRM unter Stammdaten → Hilfsprogramme. Bitte beachten Sie vor dem Ausführen einer Umstellung unbedingt die Hilfe zum Fenster im Umstellprogramm!

GUID

Die GUID kann am Personenkonto mit der Funktionstaste F8 errechnet werden. Dieses Feld können Sie sich in der Personensaldenliste einblenden und andrucken lassen.

Besonderheiten im Paket WWS

Für Webshops wird hier auch die externe Kundennummer für eine spätere Identifizierung hinterlegt.

GLN-Code

Jede Firma und dort jeder Standort benötigt eine GLN (Global Location Number). Die GLN (Globale Location Nummer) ist eine 13-stellige Nummer mit fester Länge und beginnt links mit dem Länderpräfix der jeweiligen EAN-Nummerierungsorganisation.

Die GLN (Globale Location Nummer, früher BBN-13, BBS), wird im Rahmen des elektronischen Datenaustausches (Electronic Data Interchange - EDI) zur weltweit eindeutigen und unverwechselbaren Identifikation von

Unternehmen
funktionalen Unternehmensteilen (Abteilungen ...)
physischen Unternehmensteilen (Filialen, Lägern etc. )

eingesetzt.

Der Gebrauch codierter Adressinformationen anstelle von Langtexten für Namen und Adressen ist Voraussetzung für den Einsatz von EDI. Die GLN wird dafür weltweit von über hunderttausend Unternehmen im elektronischen Datenaustausch verwendet, wobei es aufgrund ihrer standardisierten Struktur zu keinen Nummernüberschneidungen kommen kann. (Siehe http://www.ecodex.at) z. B. 90 07981 20015

Bei Eingabe eines GLN-Codes erfolgt automatisch eine Prüfung, ob der GLN-Code eindeutig ist. Über einen Parameter können Sie einstellen, ob die Prüfung nur innerhalb der Firma oder der gesamten Firmengruppe erfolgen soll:

Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein

GLN-Code prüfen

Bei Eingabe eines GLN-Codes erfolgt eine automatische Prüfung, ob der GLN-Code eindeutig ist. Soll diese Prüfung innerhalb der gesamten Firmengruppe erfolgen, oder nur innerhalb der jeweiligen Firma?

1 - Firmengruppe

2 - Firma

Im Standard wird innerhalb der gesamten Firmengruppe geprüft. Motiv für eine Suche nur innerhalb der Firma: Personen existieren in der Firmengruppe mehrfach, weil die Personenverwaltung nicht unter der Hauptfirma erfolgt, aber die Personen in mehreren Firmen der Firmengruppe benötigt werden (wird nicht empfohlen).

UID-Nummer

UID-Nummer: z. B. ATU43387009

Zu einer Person können mittels F8 beliebig viele UID-Nummern erfasst werden.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Hilfe zum Fenster Weitere UID-Nummern.

Hat eine Person keine UID-Nummer, kann der Wert "-" oder "KEINEUID" hinterlegt werden. In diesen Fällen wird keine UID-Nummernprüfung durchgeführt.

Wird eine UID-Nummer aus diesem Feld gelöscht, erfolgt im Hintergrund eine Prüfung, ob zu dieser UID-Nummer Prüfprotokolle von der UID-Nummern-Prüfung vorhanden sind. Sind keine Prüfprotokolle vorhanden, wird die UID-Nummer tatsächlich gelöscht. Sind welche vorhanden, wird die UID-Nummer nur aus diesem Feld entfernt und auf inaktiv gesetzt. Sie ist im F8-Fenster (Weitere UID-Nummern) weiterhin aufrufbar.

Dublettenprüfung:

Bei der manuellen Neuanlage/Änderung von Kunden erfolgt bei der Eingabe der UID-Nummer eine automatische Dublettenprüfung. Wird die eingegebene Nummer bei einem anderen Kunden gefunden, werden Sie in einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Es werden sowohl aktive, als auch inaktive Kunden der jeweiligen Firma/Firmengruppe geprüft.

Update von Person auf Firma

Bitte beachten Sie die Besonderheiten zum Update von Person auf Firma in der entsprechenden Themendokumentation.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Die UID-Nummer ist für die USt-Ermittlung und für das Ansprechen der richtigen Konten bei der FIBU-Verbuchung wichtig.

Bei Eingangsrechnungen wird automatisch ein innergemeinschaftlicher Erwerb, bei Ausgangsrechnungen automatisch eine innergemeinschaftliche Lieferung gebucht, wenn die UID-Nummer des Personenkontos nicht mit der UID-Nummer der Firma, in der gebucht wird, übereinstimmt.

Dabei wird die UID-Nummer vom Personenkonto in die Buchung übernommen und überprüft, wenn für die Buchhaltung eine Zusammenfassende Meldung abgegeben werden muss.

Weiters ist die UID-Nummer für die Auftraggeberhaftung im Zahlungsverkehr notwendig. Hat der Lieferant keine UID-Nummer (z. B. Kleinunternehmer), dann müssen die Steuernummer und das Finanzamt des leistenden Unternehmers mitgegeben werden.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Die Information zur UID-Nummer des Rechnungsempfängers wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt.

Sollte es sich bei dieser Person um eine Privatperson handeln, die Honorarnoten von Ihnen erhält, so ist es nötig, in diesem Feld zu dokumentieren, dass keine UID-Nummer erforderlich ist. Dies können Sie umsetzen, indem Sie hier den Wert "KEINEUID" oder "-" hinterlegen. Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Logik Erlöskontenermittlung aus dem Erlöskontensatz der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung.

Nur UID-Nummern, die der Norm entsprechen, werden auf dem Rechnungsdokument im Feld UID-Nummer angedruckt (siehe Regelungen zum Andruck der UID-Nummer im Rechnungsdokument).

Das Feld "UID-Nummer" muss vor dem erstmaligen Ansehen/Druck der Honorarnote korrekt gewartet sein. Beim Aufbereiten der Honorarnote wird die UID-Nummer der Honorarnote nach bestimmten Regeln ermittelt, kann aber bewusst übersteuert werden, da nicht nur die Haupt-UID-Nummer, sondern auch alle weiteren UID-Nummern des Rechnungsempfängers zur Verfügung stehen (siehe UID-Nummer für Rechnung festlegen in der Fensterhilfe Honorarnoten).

Besonderheiten dieses Feldes in der WWS

Handelt es sich beim Kunden um einen Kunden aus dem EU-Raum, wird trotzdem das inländische Konto aus der Kontentabelle herangezogen, wenn

die UID-Nummer beim Kunden nicht befüllt ist oder
das Länderkürzel (z. B. ATU) der UID-Nummer des Kunden mit dem Länderkürzel der UID-Nummer der eigenen Firma übereinstimmt (siehe Kontentabellen).

Informationen zur UID-Nummernprüfung finden Sie unter UID-Nummern-Prüfung Stufe 2.

Besonderheiten dieses Feldes in der Schweiz

Dieses Feld ist für die Eingabe einer Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) der EU vorgesehen! Die Schweizer Unternehmens-Identifikationsnummer wird im Feld UnternehmensID-Schweiz eingegeben. Um Falscheingaben zu verhindern, ist im Feld "UID-Nummer" die Eingabe von Nummern, die mit "CHE" beginnen, nicht möglich.

Kundenhauptgruppe

Die Kundenhaupt- und -untergruppe ermöglicht Ihnen, die Kunden in Gruppen (z. B. eine Unterteilung in Groß-, Privatkunden und Versicherungen) aufzuteilen. Diesen Gruppen können dann z. B. in der Mahnung verschiedene Formulare zugewiesen werden. Die Gruppen können auch in der WWS verwendet werden.

Kundenuntergruppe

Währung

Währung, in der die Person geführt wird.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Wird ohne Fremdwährungskonten gebucht, wird beim Buchen im Feld "Währung" immer die am FIBU-Stamm hinterlegte Währung angezeigt.

Bei Personenkonten siehe auch Währungsfeld am FIBU-Konto, wenn im FIBU-Stamm eingestellt ist, dass mit Fremdwährungskonten gearbeitet wird. Die beiden Felder werden abgeglichen.

Wird in diesem Feld eine Währung eingetragen, hat das zur Folge, dass das Feld Mehr-Währungs-Kz am FIBU-Konto-Reiter automatisch auf "fixe Währung" gestellt wird.

Ist im FIBU-Stamm eingestellt, dass ohne Fremdwährungskonten gearbeitet wird, wird die Eingabe EUR (bei Grundwährung = EUR) nicht durchgeschrieben. Bei Eingabe einer Fremdwährung erscheint ein Hinweis, dass die Währung nicht auf das FIBU-Konto übernommen wurde:

Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum Buchen mit Fremdwährung.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
In jener Währung, die im Feld "Währung" eingetragen ist, werden die Honorarnote und die Zahlungsart erstellt. Auf diese Währung werden auch die Honorarbeträge umgerechnet.

Das Feld "Währung" sollte für die LEA vor der Aufbereitung der Honorarnote im Stamm des Rechnungsempfängers hinterlegt sein, da es für Ansehen/Druck der Rechnung bzw. der Zahlungsart von Bedeutung ist. Das Feld kann auch noch direkt bei der einzelnen Rechnungsposition bearbeitet werden.

<Phone>

Telefonnummer

Die Haupt-Telefonnummer und die Haupt-E-Mailadresse werden beim Personenimport immer aktualisiert.

Ausnahme: Wenn in einer Order DeliveryRecipient (oder InvoiceRecipient) mit der OrderingParty übereinstimmt, aber im Element DeliveryRecipient (oder InvoiceRecipient) eine abweichende Telefonnummer oder E-Mail angegeben ist, wird diese Telefonnummer oder E-Mail vom DeliveryRecipient (oder InvoiceRecipient) zusätzlich im Personenstamm eingetragen.

Telefonnummer

Die Mobiltelefonnummer wird als Telefonnummer zum Kunden angelgt, und zwar mit der Telefonart, welche im diesbezüglichen Parameter "Personenimport Telefonart Mobil hinterlegt ist, siehe Allgemeine Parameter.

<Email>

E-Mail

Geben Sie hier die Haupt-E-Mail-Adresse ein (z. B. bmd@bmd.at).

Für jegliche Kommunikation per E-Mail in den verschiedenen NTCS Paketen, ist es erforderlich auf den Personen E-Mail-Adressen zu hinterlegen. Weitere relevante E-Mail-Adressen hinterlegen Sie über das

F8-Symbol im Fenster Verwaltung E-Mail-Adressen.

Besondere Funktionen zu diesem Feld:

Domäne automatisch ergänzen

Bei der Eingabe von E-Mail-Adressen bei Mitarbeitern oder Kontaktpersonen kann die E-Mail-Domäne der Haupt-E-Mail-Adresse automatisch ergänzt werden. Es muss dann nur mehr der erste Teil einer E-Mail-Adresse eingegeben werden (der Teil vor dem @-Symbol).

Voraussetzung ist, dass die erforderliche Domäne über einen zugehörigen Datensatz ermittelt werden kann:

Für die automatische Vervollständigung der E-Mail-Adressen von Mitarbeitern muss auf der Firma, unter der der Mitarbeiter erfasst wurde, eine Mailadresse hinterlegt sein.
Für die Vervollständigung bei Kontaktpersonen muss die E-Mail-Adresse entsprechend bei der jeweiligen zugehörigen Person bzw. Institution hinterlegt sein.

Um eine E-Mail-Adresse automatisch zu vervollständigen, geben Sie direkt im Feld "E-Mail" einfach den ersten Teil der Adresse ein und bestätigen Sie mit Enter. Die Domäne inkl. @-Symbol wird automatisch ergänzt.

Beispiel

Bei einem Kunden ist die E-Mail-Adresse office@allinger.at hinterlegt. Sie erstellen zu diesem Kunden eine Kontaktperson.

Die Kontaktperson hat die E-Mail-Adresse m.mueller@allinger.at. Bei der Eingabe brauchen sie im Feld "E-Mail" nicht die komplette Adresse eingeben, sondern nur "m.mueller". Nach der Bestätigung mit Enter wird die Eingabe automatisch vervollständigt.

Diese Funktion ist nur bei Eingabe der Haupt-E-Mail-Adresse am Personenstamm verfügbar. Weitere E-Mail-Adressen werden nicht automatisch vervollständigt.

Domänenprüfung

Bei der Eingabe von E-Mail-Adressen erfolgt eine Prüfung, um die Wahrscheinlichkeit von ungültigen Eingaben zu reduzieren. Es wird geprüft, ob die Zusammensetzung der eingegebenen E-Mail-Adresse dem üblichen Aufbau entspricht (z. B. ein "@" enthält). Wird eine Abweichung festgestellt, werden Sie mit einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Über folgenden Parameter kann die Prüfung deaktiviert werden: TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Mail Einstellungen → Domäne prüfen:

Domäne prüfen

Stellen Sie ein, ob bei der Anlage einer E-Mail-Adresse die Domäne geprüft werden soll.

0 - Nein: Es erfolgt keine Prüfung. Das Feld "E-Mail-Adresse" kann auch mit ungültigen Eingaben befüllt werden.

1 - Ja: Bei der Anlage einer E-Mail-Adresse erfolgt im entsprechenden Feld eine Prüfung der Domäne.

Weitere Informationen zu E-Mail-Adressen erhalten Sie unter Verwaltung E-Mail-Adressen.

Hinweis

Die Domänenprüfung unterstützt auch die Eingabe von mehreren E-Mail-Adressen im Feld oder die zusätzliche Eingabe von Namen. Verwenden Sie dabei folgendes Format:

Mehrere E-Mail-Adressen werden mit einem Semikolon ";" getrennt erfasst:

Eingabe mit Namen:

Robinsonliste

Über das

-Lupensymbol können Sie anschließend prüfen, ob sich die E-Mail-Adresse in der Robinsonliste befindet. Dabei wird ausschließlich die Liste der RTR (Rundfunk und Telekom Regulierungs GmbH) abgefragt. An in der Robinson-Liste enthaltene E-Mail-Adressen darf keine Werbung versendet werden.

Stapel

Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel "Robinsonliste prüfen" bei E-Mail-Adressen.

Klicklink

Wenn Sie in einer Liste auf eine E-Mail-Adresse klicken, wird automatisch Outlook geöffnet und die entsprechende E-Mail-Adresse übergeben.

Besonderheiten dieses Feldes am Mitarbeiterstamm

Beachten Sie den Parameter unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Mail Einstellungen → Absender prüfen.

Absender prüfen

Aktivieren sie diesen Parameter, wenn Sie prüfen wollen, ob der aktuelle BMD Benutzer die Absenderadresse verwenden darf. Die Absenderadresse muss dann zwingend am Mitarbeiterstamm hinterlegt sein, damit sie verwendet werden kann. Abweichende Eingaben zwischen der E-Mail-Adresse am Mitarbeiterstamm und jener im TOOLS Parameter "Absenderadresse" sind bei eigenen Firmen nicht mehr möglich.

Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter mit einer User-ID verknüpft ist.

Besonderheiten dieses Feldes im CRM

Der gesamte Informationsfluss im Rahmen von Terminen, Aufgaben, Fristen u. v. m. kann mittels automatisch versendeter E-Mails erfolgen, wofür die E-Mail-Adresse beim Mitarbeiter unerlässlich ist.
E-Mail Mitarbeiter: Bei einer Änderung der E-Mail-Adresse beim Mitarbeiter erhalten Sie unter Umständen folgende Meldung: "Die E-Mail-Adresse ist für die CRM Synchronisierung nicht korrekt." Ursache: Wenn die Synchronisierung aktiviert ist und der Zugangsdatenmodus (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem → "Synchronisation aktivieren" und "Zugangsdatenmodus") auf "Zugriff mit Administrator" oder "Zugriff mit DNC" eingestellt ist, wird geprüft, ob die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters mit jener der am Mitarbeiter hinterlegten User-ID im Exchange zusammenpasst. Dabei handelt es sich um eine Sicherheitsprüfung, um ein Synchronisieren mit falschen Daten zu verhindern. Bei anderen Einstellungen im Zugangsdatenmodus erfolgt in dieser Hinsicht keine Prüfung der E-Mail-Adresse.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

E-Mail Mitarbeiter: Wird der Mitarbeiter über fehlerhafte Leistungseingaben per E-Mail informiert (siehe Funktion Korrektur anfordern), muss die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters eingetragen sein. Weiters spielt die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters eine Rolle beim Rechnungsversand per E-Mail.
E-Mail Kunde: Die E-Mail-Adresse des Kunden spielt eine wichtige Rolle beim Rechnungsversand per E-Mail. Das Feld "E-Mail" kann daher sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen gewartet werden und gleicht sich gegenseitig ab.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

In der Mahnung greift nie die E-Mail-Adresse der Kontaktperson. Wenn in den Parametern der Mahnung nichts hinterlegt ist, greift die E-Mail-Adresse vom Kunden.

Besonderheiten dieses Feldes im Zusammenhang mit dem BMD 5.5. LOHN

Durch einen Mitarbeiterabgleich wird die E-Mail-Adresse des BMD 5.5 Dienstnehmers in den CRM Mitarbeiterstamm geschrieben. Für den Fall, dass im CRM eine Firmen-E-Mail-Adresse und zum Versand der Lohnsets eine private E-Mail-Adresse hinterlegt sind, muss erstmalig die private E-Mail-Adresse im CRM Mitarbeiterstamm als weitere E-Mail-Adresse erfasst werden. Zusätzlich ist bei der privaten E-Mail-Adresse im Feld "E-Mail-Adressart" die Ausprägung "Lohnverrechnung" zu hinterlegen. Die Haupt-E-Mail-Adresse ist im CRM Mitarbeiterstamm die Firmen-E-Mail-Adresse. Dadurch wird verhindert, dass die private E-Mail-Adresse durch einen Mitarbeiterabgleich die Firmen-E-Mail-Adresse überschreibt.

Hinweis

Die am Mitarbeiterstamm hinterlegte E-Mail-Adresse kann automatisch benutzerbezogen in den TOOLS Parameter "Absenderadresse" übergeben werden. Beachten Sie dazu folgenden Parameter:

CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Standard-E-Mail Absenderadresse aktualisieren

Standard-E-Mail Absenderadresse aktualisieren

Die am Mitarbeiterstamm hinterlegte E-Mail-Adresse kann automatisch benutzerbezogen in den TOOLS Parameter "Absenderadresse" unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Standard-E-Mail übergeben werden.

0 - Nein: Die E-Mail-Adresse wird nicht übergeben.

1 - Ja: Die E-Mail-Adresse wird übergeben. (Standard)

Damit die E-Mail-Adresse übernommen wird, muss der Mitarbeiter mit einer User-ID verknüpft sein.

SWIFT/BIC

Internationale Bankenkennung: Sollten Sie im Feld Bankleitzahl bereits eine Bank mit SWIFT/BIC ausgewählt haben, wird dieser in dieses Feld übernommen.

Über

F4 kann auch in diesem Feld eine Bank ausgewählt werden. Es kann auch ein SWIFT hinterlegt werden, zu dem in der NTCS keine Bank existiert.

Hinweis

Das Feld kann im Zuge des Updates von Person auf Firma vom Kundenstamm auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang die Besonderheiten bezüglich Bankverbindungen.

Weitere Informationen zum Feldverhalten:

Wenn ein SWIFT eingegeben wird, wird überprüft, ob dieser die korrekte Länge hat (8- oder 11-stellig), und ob das Land im SWIFT ermittelt werden kann (= 5. und 6. Stelle des SWIFT-Codes, z. B. VKBLAT2L → AT = Österreich). Bei einem nicht korrekten SWIFT (falsche Länge oder ungültiges Land) erfolgt ein Hinweis, dass der SWIFT nicht korrekt ist. Die Eingabe wird aber zugelassen.
Handelt es sich bei dem ermittelten Land um ein Land, für das BMD einen Bankenstandard ausliefert, dann erscheint ergänzend ein Hinweis, dass der SWIFT nicht im Bankenstamm enthalten ist. Die Eingabe wird auch hier zugelassen. Bei allen anderen Ländern erfolgt kein Hinweis.
Wenn ein SWIFT im Bankenstamm enthalten ist, wird er immer für gültig befunden und es erfolgen keine Prüfungen.
Ist der SWIFT zum Zeitpunkt der IBAN-Eingabe leer und aus der eingegebenen IBAN kann eine Bank mit einem eindeutigen SWIFT ermittelt werden, wird dieser automatisch befüllt.
Ist der SWIFT zum Zeitpunkt der IBAN-Eingabe befüllt, wird er gelöscht, wenn der SWIFT nicht in den Banken der ermittelten Bankleitzahl existiert. Sonst bleibt er bestehen.
Bei der Eingabe einer IBAN wird ein bestehender SWIFT nur bei österreichischen Banken automatisch aktualisiert. Bei allen anderen Ländern erfolgt ein Hinweis, wenn sich durch die IBAN ein anderer SWIFT ergeben würde. Es ist technisch leider nicht möglich, einen SWIFT automatisch anhand der IBAN länderübergreifend eindeutig zu ermitteln.

IBAN

Die IBAN wird aufgrund der hinterlegten Bankkontonummer und Bankleitzahl automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis.

Da IBANs, abhängig vom Land, unterschiedlich lang sind, passt sich die Eingabemaske nach der Eingabe der ersten beiden Zeichen (= Landkürzel) entsprechend an, wenn die IBAN manuell eingegeben wird.

Bei der Eingabe einer IBAN wird von der IBAN die Kontonummer und die Bankleitzahl ermittelt und in die entsprechenden Felder übernommen.

Achtung!

Wir weisen darauf hin, dass die NTCS-internen Funktionen zur Berechnung der IBAN in Österreich und Deutschland zwar die offiziellen IBAN-Berechnungsregeln anwenden, es aber Ausnahmen geben kann, bei denen es zu einer Abweichung der berechneten IBAN von der tatsächlichen IBAN kommen kann, da u. a. einige Banken im Rahmen der Umstellung auch Zusammenlegungen etc. vorgenommen haben. Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, die Korrektheit der IBAN nach der Eingabe von Bankverbindungen selbst zu prüfen. BMD kann also keine Garantie dafür übernehmen, dass die erfasste oder vom Programm berechnete IBAN auch tatsächlich die für diese Bankverbindung gültige und richtige ist.

Hinweis

IBAN-Prüfung bei Eingabe:

Bei der Eingabe wird in jedem Land die Länge und Übereinstimmung mit der Prüfziffer kontrolliert. Das heißt, die Prüfung bestätigt, dass eine IBAN die formalen, länderbezogenen Kriterien erfüllt, nicht jedoch, dass die IBAN insgesamt für diese Bank korrekt ist. Wenn eine IBAN nicht den Kriterien entspricht, erfolgt ein Hinweis.
Bei der Eingabe einer neuen IBAN erfolgt für folgende Personenarten eine automatische Dublettenprüfung:

Kunde/Lieferant: Wenn auf einem Kunden, Lieferanten, Interessenten oder möglichen Lieferanten eine IBAN eingegeben wird, erfolgt automatisch eine Prüfung, ob die jeweilige IBAN bereits bei einem bestehenden Kunden, Lieferanten, Interessenten oder möglichen Lieferanten existiert.

Mitarbeiter: Wenn auf einem Mitarbeiter, Bewerber oder Vertreter eine IBAN eingegeben wird, erfolgt automatisch eine Prüfung, ob die jeweilige IBAN bereits bei einem bestehenden Mitarbeiter, Bewerber oder Vertreter existiert.
Werden Dubletten gefunden, werden Sie mit einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Die Bankverbindung kann dennoch gespeichert werden! Es werden sowohl aktive, als auch inaktive Personen innerhalb der Firmengruppe geprüft.

Betrugsbekämpfung:

In folgenden Parametern können Sie einen CRM Workflow hinterlegen, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn eine IBAN oder Kontonummer auf einem Mitarbeiter, Lieferanten oder einer Institution geändert wird: Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Kunden → Workflow:

Bankverbindung Mitarbeiter	Hinterlegen Sie einen CRM Workflow, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn auf einem Mitarbeiter eine Bankverbindung geändert wird. Sie können geänderte Bankverbindungen auch automatisch für den Zahlungsverkehr sperren, bis diese von einem Vorgesetzten freigegeben werden. Diese Maßnahme soll Überweisungen auf Bankkonten verhindern, die nicht dem tatsächlichen Mitarbeiter gehören. Die Kontrolle ist sowohl bei einer manuellen Änderung als auch bei einer manuellen Neuanlage aktiv. Ein Workflow wird ausgelöst, wenn eine geänderte IBAN oder Kontonummer gespeichert wird. Wird die IBAN oder Kontonummer gelöscht (Feld leer), erfolgt keine Aktion. Über den Workflow kann für den zuständigen Vorgesetzten entweder eine Aufgabe angelegt, oder eine E-Mail geschickt werden. Es ist mithilfe von Workflowaktionen auch möglich, geänderte Bankverbindungen für den Zahlungsverkehr zu sperren - solange, bis sie von einem Verantwortlichen kontrolliert und freigegeben werden. Verwenden Sie dazu im Workflow die folgenden beiden Hintergrundfunktionen: Bankverbindung sperren: Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine gerade neu erfasste oder geänderte Bankverbindung zu sperren. Dabei wird auf der Bankverbindung das Feld "ZV-Sperre" aktiviert, das ausschließlich über Workflowaktionen bearbeitet werden kann. Bankverbindung freigeben: Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine für den Zahlungsverkehr gesperrte Bankverbindung wieder freigeben zu können. Wird eine ZV-Sperre durch den Workflow nicht entfernt, z. B. weil die Freigabe durch den Verantwortlichen abgelehnt wird, bleibt die Bankverbindung gesperrt. Mit einer erneuten Bearbeitung der Bankverbindung wird der Workflow wieder gestartet und es besteht erneut die Möglichkeit, die Bankverbindung freizugeben. Beachten Sie folgende Hinweise, wenn Sie den Parameter firmenbezogen einstellen möchten: Der Parameter wird mit der Firma des Benutzers ausgelesen, der die Bankverbindung bearbeitet. Wenn Sie eine Firmengruppe verwenden, muss der Parameter nur für die Hauptfirma eingestellt werden. Es werden automatisch alle Firmen der Firmengruppe mitgeprüft. Wenn Sie keine Firmengruppe haben, muss der Parameter für jede Firma eingestellt werden, für die Sie eine Benachrichtigung aktivieren möchten. Tipp: Im Workflow für "Bankverbindung Mitarbeiter" können Sie auf der Aufgabenaktion die Menüfunktion "Mitarbeiter-Navigator" hinterlegen. Bei Ausführen der Workflowaufgabe öffnet sich dann der Mitarbeiter-Navigator mit dem jeweiligen Mitarbeiter und Sie können dort wiederum über die Funktion "Stammdaten" auf schnellem Weg auf den Mitarbeiterstamm zugreifen.
Bankverbindung Lieferant	Hinterlegen Sie einen CRM Workflow, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn auf einem Lieferanten eine Bankverbindung geändert wird. Sie können geänderte Bankverbindungen auch automatisch für den Zahlungsverkehr sperren, bis diese von einem Vorgesetzten freigegeben werden. Diese Maßnahme soll Überweisungen auf Bankkonten verhindern, die nicht dem tatsächlichen Lieferanten gehören. Die Kontrolle ist sowohl bei einer manuellen Änderung als auch bei einer manuellen Neuanlage aktiv. Ein Workflow wird ausgelöst, wenn eine geänderte IBAN oder Kontonummer gespeichert wird. Wird die IBAN oder Kontonummer gelöscht (Feld leer), erfolgt keine Aktion. Über den Workflow kann für den zuständigen Vorgesetzten entweder eine Aufgabe angelegt oder eine E-Mail geschickt werden. Es ist mithilfe von Workflowaktionen auch möglich, geänderte Bankverbindungen für den Zahlungsverkehr zu sperren - solange, bis sie von einem Verantwortlichen kontrolliert und freigegeben werden. Verwenden Sie dazu im Workflow die folgenden beiden Hintergrundfunktionen: Bankverbindung sperren: Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine gerade neu erfasste oder geänderte Bankverbindung zu sperren. Dabei wird auf der Bankverbindung das Feld "ZV-Sperre" aktiviert, das ausschließlich über Workflowaktionen bearbeitet werden kann. Bankverbindung freigeben: Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine für den Zahlungsverkehr gesperrte Bankverbindung wieder freigeben zu können. Wird eine ZV-Sperre durch den Workflow nicht entfernt, z. B. weil die Freigabe durch den Verantwortlichen abgelehnt wird, bleibt die Bankverbindung gesperrt. Mit einer erneuten Bearbeitung der Bankverbindung wird der Workflow wieder gestartet und es besteht erneut die Möglichkeit, die Bankverbindung freizugeben. Beachten Sie folgende Hinweise, wenn Sie den Parameter firmenbezogen einstellen möchten: Der Parameter wird mit der Firma des Benutzers ausgelesen, der die Bankverbindung bearbeitet. Wenn Sie eine Firmengruppe verwenden, muss der Parameter nur für die Hauptfirma eingestellt werden. Es werden automatisch alle Firmen der Firmengruppe mitgeprüft. Wenn Sie keine Firmengruppe haben, muss der Parameter für jede Firma eingestellt werden, für die Sie eine Benachrichtigung aktivieren möchten. Tipp: Im Workflow für "Bankverbindung Lieferant" können Sie auf der Aufgabenaktion die Menüfunktion "Kunden-Navigator" hinterlegen. Bei Ausführen der Workflowaufgabe öffnet sich dann der Kunden-Navigator mit dem jeweiligen Lieferanten und Sie können dort wiederum über die Funktion "Stammdaten" auf schnellem Weg auf den Lieferantenstamm zugreifen.
Bankverbindung Institution	Hinterlegen Sie einen CRM Workflow, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn auf einer Institution eine Bankverbindung geändert wird. Sie können geänderte Bankverbindungen auch automatisch für den Zahlungsverkehr sperren, bis diese von einem Vorgesetzten freigegeben werden. Diese Maßnahme soll Überweisungen auf Bankkonten verhindern, die nicht der tatsächlichen Institution gehören. Die Kontrolle ist sowohl bei einer manuellen Änderung als auch bei einer manuellen Neuanlage aktiv. Ein Workflow wird ausgelöst, wenn eine geänderte IBAN oder Kontonummer gespeichert wird. Wird die IBAN oder Kontonummer gelöscht (Feld leer), erfolgt keine Aktion. Über den Workflow kann für den zuständigen Vorgesetzten entweder eine Aufgabe angelegt oder eine E-Mail geschickt werden. Es ist mithilfe von Workflowaktionen auch möglich, geänderte Bankverbindungen für den Zahlungsverkehr zu sperren - solange, bis sie von einem Verantwortlichen kontrolliert und freigegeben werden. Verwenden Sie dazu im Workflow die folgenden beiden Hintergrundfunktionen: Bankverbindung sperren: Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine gerade neu erfasste oder geänderte Bankverbindung zu sperren. Dabei wird auf der Bankverbindung das Feld "ZV-Sperre" aktiviert, das ausschließlich über Workflowaktionen bearbeitet werden kann. Bankverbindung freigeben: Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine für den Zahlungsverkehr gesperrte Bankverbindung wieder freigeben zu können. Wird eine ZV-Sperre durch den Workflow nicht entfernt, z. B. weil die Freigabe durch den Verantwortlichen abgelehnt wird, bleibt die Bankverbindung gesperrt. Mit einer erneuten Bearbeitung der Bankverbindung wird der Workflow wieder gestartet und es besteht erneut die Möglichkeit, die Bankverbindung freizugeben. Beachten Sie folgende Hinweise, wenn Sie den Parameter firmenbezogen einstellen möchten: Der Parameter wird mit der Firma des Benutzers ausgelesen, der die Bankverbindung bearbeitet. Wenn Sie eine Firmengruppe verwenden, muss der Parameter nur für die Hauptfirma eingestellt werden. Es werden automatisch alle Firmen der Firmengruppe mitgeprüft. Wenn Sie keine Firmengruppe haben, muss der Parameter für jede Firma eingestellt werden, für die Sie eine Benachrichtigung aktivieren möchten.

Um eine Benachrichtigung zu erhalten, reicht es, einen einfachen Workflow mit einer Aufgabenaktion und der Spezialfunktion "Aufgabe zur Kenntnis" bzw. "E-Mail zur Kenntnis" zu aktivieren. Folgender Text wird als Standard bei der Aufgabe verwendet: "Beim Lieferanten 30000 Musterlieferant (Firma 1) wurde die IBAN geändert von AT79 3456 0000 0123 3456 auf AT79 3456 0000 9876 6666"

Möchten Sie eine neue/geänderte Bankverbindung automatisch über den Workflow für den Zahlungsverkehr sperren, solange bis sie vom Vorgesetzten freigegeben wird, können Sie z. B. folgenden Workflowaufbau verwenden:

Mandats-ID

Als Mandats-ID wird im BMD standardmäßig die Kundennummer + Mandatsdatum verwendet. Daher muss das Feld nur dann befüllt werden, wenn diese von der Einstellung des Parameters Zusammensetzung Mandats-ID abweicht. (Paket FIBU → Stammdaten → Allgemeine FIBU Parameter → Bankeinzug → Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein).

Die Mandatsreferenz (Mandats-ID) ist ein vom Zahlungsempfänger individuell vergebenes Kennzeichen eines Mandates und ermöglicht in Verbindung mit der Creditor-ID dessen eindeutige Identifizierung. Die Mandats-ID muss bei jeder SEPA-Lastschrift übergeben werden.

Mandatsdatum

Erfassen Sie hier das Datum, an dem das Mandat unterzeichnet wurde. Das Datum muss zwingend hinterlegt werden, ansonsten kann der Bankeinzug nicht durchgeführt werden.

Ein Mandat verliert seine Gültigkeit, wenn 36 Monate lang kein Einzug mit diesem Mandat erfolgt ist. Soll danach wieder eingezogen werden, ist ein neues Mandat erforderlich. Beim Erstellen des Einzugsvorschlages wird aufgrund des Mandatsdatums bzw. des letzten Einzugsdatums automatisch geprüft, ob diese Frist eingehalten wurde. Ist diese abgelaufen oder das Datum liegt nach dem Einzugsdatum, wird der Einzug nicht freigegeben und der entsprechende Grund im Feld Grund für keine Freigabe angegeben.

Wird das Mandatsdatum geändert oder gelöscht, dann wird automatisch das letzte Einzugsdatum gelöscht bzw. das Mandatskennzeichen (auf Erster Einzug) zurückgesetzt.

Mandatskennzeichen

Bei der Durchführung des Bankeinzugs muss die Information mitgegeben werden, ob es sich um einen ersten, weiteren oder einmaligen Einzug handelt oder ob der Einzug bereits abgelaufen ist.

Jede Lastschrift hat ein vom Zahlungsempfänger vorgegebenes Fälligkeitsdatum, welches gleichzeitig das Belastungsdatum für den Zahlungspflichtigen ist. Grundsätzlich gilt, dass Lastschriften vor Fälligkeit beim Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen einzureichen sind. Aufgrund der Bearbeitungs- und Transferzeit ist die Einreichung von SEPA Lastschriften an bestimmte Fristen gebunden. Diese Fristen sind auch abhängig davon, ob es sich um einen neuen Auftrag oder einen weiteren Einzug handelt.

Aus diesem Grund ist es notwendig, die entsprechende Information hier einzutragen. Dieses Kennzeichen ist unbedingt notwendig und wird in der Datei übermittelt.
Beim Erstellen der Telebankingdatei wird das Mandatskennzeichen automatisch aktualisiert. Dabei wird aus:

Erster Einzug → Weiterer Einzug
Weiterer Einzug → bleibt unverändert
Einmaliger Einzug → Einzug abgelaufen
Letzter Einzug → Einzug abgelaufen

Ist auf dem Konto das Kennzeichen Einzug abgelaufen gesetzt, dann kann für dieses Konto kein Bankeinzug mehr erstellt werden.

Beim Import Personenkonten in der FIBU stehen Ihnen folgende Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:

0 - Erster Einzug
1 - Weiterer Einzug
2 - Einmaliger Einzug
3 - Einzug abgelaufen
4 - Letzter Einzug

GUID

Globally Unique Identifier

Persönliche Anrede

Persönliche Anrede. Siehe Persönliche Anrede.

Geschlecht

Geschlecht der Person:

männlich
weiblich
keine Angabe
divers
offen
inter

Hinweis

Wenn Sie im Standardbrief mit den Standard-Adressmakros von BMD arbeiten, wird über das Feld "Geschlecht" entschieden, ob es sich bei dem Adressaten/der Kontaktperson um eine natürliche Person bzw. ein Unternehmen handelt. Dementsprechend wird die geschäftliche Anrede den Anforderungen automatisch angepasst und entweder mit Namen (natürliche Person) oder ohne Namen (Unternehmen) erstellt.

Sehr geehrter Herr Allinger
Sehr geehrte Damen und Herren

Details lesen Sie in der Dokumentation BMD Adressmakros im Standardbrief.

Besonderheiten Paket LOHN

Das Geschlecht "divers" kann ab dem Jahr 2021 auf allen ELDA-Meldungen, die das Geschlecht enthalten, gemeldet werden. Das betrifft insbesondere:

Familienhospiz/Pflegekarenz (E.12)
Anmeldung Fallw. Besch. (E.18)
VSNR-Anforderung (E.30)
Gesundheitsberuferegistermeldung (E.35)

Am L16 (Lohnzettel Finanz) ist das Geschlecht "divers" bereits ab dem Jahr 2020 möglich.

Das Geschlecht "divers" wird am Einkommensbericht nicht berücksichtigt. In der Konjunkturstatistik, der Schwerarbeitsmeldung und für die Altersbefreiungen wird es wie das Geschlecht "männlich" interpretiert. Für die Konjunkturstatistik kann übrigens eine Programmsperre im Programm "Dienstnehmer" hinterlegt werden.

Hinweis: Die Übernahme erfolgt entweder auf das Feld der Person (Hauptadresse) oder auf das Feld der weiteren Adresse.

Vorname

Erfassen Sie den Vornamen der Person.

Hinweis: Die Übernahme erfolgt entweder auf das Feld der Person (Hauptadresse) oder auf das Feld der weiteren Adresse.

Nachname

Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person.

Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort.

Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert.

Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"

Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname).

Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert!

Hinweis: Die Übernahme erfolgt entweder auf das Feld der Person (Hauptadresse) oder auf das Feld der weiteren Adresse.

Zusatzname

Ist der Wortlaut im Feld Nachname sehr lange, kann man diesen in diesem Feld fortsetzen.

Das Feld "Zusatzname" kann im Zuge des Updates von Person auf Firma auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma in das Feld Name 2 weitergeschrieben werden.

Ebenso können Sie das Feld in verschiedensten Korrespondenzen in der gesamten NTCS verwenden.

Im Bereich des Standardbriefs wird der Zusatzname auch von den Standardbrief-Adressmakros (siehe auch Makros) berücksichtigt.

Hinweis: Die Übernahme erfolgt entweder auf das Feld der Person (Hauptadresse) oder auf das Feld der weiteren Adresse.

Titel

In diesem Feld werden Titel hinterlegt, die VOR dem Namen geführt werden (z. B. Mag., Dr.). Titel, die HINTER dem Namen geführt werden, werden im Feld Titel hinten hinterlegt.

Beachten Sie folgenden Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Parameter: "Überprüfung Titeleingabe"

Überprüfung Titeleingabe

Stellen Sie ein, ob am Personenstamm beim Feld "Titel" bzw. "Titel hinten" eine Überprüfung der Titeleingabe erfolgen soll.

0 - Nein: Es erfolgt keine Überprüfung. Sie können jeden beliebigen Text als Titel eingeben.

1 - Ja: Sie können nur jene Titel eingeben, die zuvor unter CRM → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Titel erfasst worden sind. Wird ein Titel neu angelegt, können Sie festlegen, ob dieser Titel für die Eingabe im Feld "Titel" oder "Titel hinten" zur Auswahl stehen soll. Es wird aber nur die Bezeichnung des Titels übernommen. Das heißt, es besteht danach keine Verbindung zu den in den diversen Stammdaten erfassten Titeln.

Hinweis

Beim Update von Person auf Firma wird sowohl der "Titel" als auch der "Titel hinten" aus den Kundenstammdaten am Firmenstamm im Feld "Name" vor bzw. hinter dem Firmennamen ergänzt.

Beispiel: Am Kundenstamm ist als Titel "Dr.", als Titel hinten "MA.", und als Name "Huber" hinterlegt. Durch das Update von Person auf Firma wird am Firmenstamm das Feld "Name" mit "Dr. Huber MA." befüllt.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Der Titel hinten kann in der FIBU z. B. auf der Mahnung und der Saldenbestätigung hinter dem Namen angedruckt werden.

Hinweis: Die Übernahme erfolgt entweder auf das Feld der Person (Hauptadresse) oder auf das Feld der weiteren Adresse.

Titel hinten

In diesem Feld werden Titel hinterlegt, die HINTER dem Namen geführt werden (z. B. MA, BSc). Titel, die VOR dem Namen geführt werden, werden im Feld Titel hinterlegt.

Beachten Sie folgende Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Parameter "Überprüfung Titeleingabe" und "Start 'Titel hinten' mit 'Häufig'"

Überprüfung Titeleingabe

Stellen Sie ein, ob am Personenstamm beim Feld "Titel" bzw. "Titel hinten" eine Überprüfung der Titeleingabe erfolgen soll.

0 - Nein: Es erfolgt keine Überprüfung. Sie können jeden beliebigen Text als Titel eingeben.

Start "Titel hinten" mit "Häufig"

Soll der Suchdialog für die Eingabe beim Feld "Titel hinten" mit der Combobox-Einstellung "Häufige Titel" gestartet werden?

0 - Nein

1 - Ja

Hinweis

Beim Update von Person auf Firma wird sowohl der "Titel" als auch der "Titel hinten" aus den Kundenstammdaten am Firmenstamm im Feld "Name" vor bzw. hinter dem Firmennamen ergänzt.

Beispiel: Am Kundenstamm ist als Titel "Dr.", als Titel hinten "MA.", und als Name "Huber" hinterlegt. Durch das Update von Person auf Firma, wird am Firmenstamm das Feld "Name" mit "Dr. Huber MA." befüllt.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Der Titel hinten kann in der FIBU z. B. auf der Mahnung und der Saldenbestätigung hinter dem Namen angedruckt werden.

Straße

Tragen Sie hier die Straße ein.

Besonderheiten dieses Feldes in Ungarn

In Ungarn ist es gesetzlich erforderlich, dass im Zuge der Fakturierung bestimmte Daten zu jedem Rechnungsempfänger separat in einem eigenen Dateiformat exportiert werden. Die Adresse muss dabei auf vorgegebene Felder aufgeteilt werden. Es ist daher notwendig, die Adresse auch in der NTCS in separaten Feldern zu pflegen.

Eine ungarische Adresse setzt sich aus den Feldern Bezirk, Straßenname, Straßen-Art, Hausnummer, Gebäude, Treppenhaus, Etage und Tür zusammen. Diese Felder sind ausschließlich im Betriebsland Ungarn editierbar!

Werden diese Adressfelder befüllt, wird im Feld "Straße" automatisch eine korrekte ungarische Adressierung erstellt. Bestehende Eingaben im Feld "Straße" werden dabei überschrieben.

Um bestehende Adressen, bei denen die Adressierung bisher nur über das Feld "Straße" hinterlegt ist, auf die neuen Adressfelder umzustellen, kann aus der Kundenliste, Lieferantenliste bzw. in der Zentralen Personenverwaltung im Fenstermenü unter Person → "Ungarische Straßennamen umstellen" ein Umstellprogramm gestartet werden. Zusätzliche Informationen zum Umstellprogramm finden Sie auch in der jeweiligen Hilfe zum Fenster.

Postfach

Geben Sie die Bezeichnung und die Nummer eines Postfachs an.

Sie können in diesem Feld bis zu 40 Zeichen eingeben. Damit verfügt das Feld über ausreichend Zeichen, um das Wort "Postfach" in verschiedenen Sprachen abbilden zu können.

Beispiele:

Postfach 40
Case Postale 2219
P.O. Box 3212

Wenn Sie im Standardbrief die BMD Adressmakros verwenden, reicht es, in diesem Feld nur die Nummer des Postfachs zu führen. Das Wort "Postfach" wird in der entsprechenden Sprache automatisch angedruckt. Details lesen Sie in der Themendokumentation BMD Adressmakros im Standardbrief.

Ort

Ort der Adresse. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden. Der Ort wird über das Feld Postleitzahl eingestellt.

Postleitzahl

Bitte wählen Sie mit F4 in der Suchroutine die richtige Postleitzahl aus. Über dieses Feld werden der Ort und die Ortschaft bestimmt.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Die Postleitzahl kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief mit angedruckt werden.

Laut Postvorschriften: Bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt.

Hinweis

Wenn das Feld "Postleitzahl" auf der Adresse von Kunden, Lieferanten oder Gesellschaftern mit einer deutschen Postleitzahl befüllt wird, wird im Feld Gemeinde automatisch die zugehörige Gemeinde hinterlegt. Die Gemeinde wird in Deutschland für Steuererklärungen benötigt.

Hinweis: Es ist der ISO-Code des Landes zu übergeben. Beim Import wird dann die Landnummer lt. NTCS übernommen.

Land-Nr

Nummer des Landes, zu dem der Ort der Adresse gehört.

Zu Handen

In diesem Feld kann ein Text hinterlegt werden.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

In diesem Feld der Adresse kann ein Text hinterlegt werden, der bei Verwendung des Feldes Zuhandeninfo des Rechnungsformulares am Rechnungsdokument angezeigt wird.

<InvoiceRecipient> Rechnungsempfänger

XML-Tag

Feld Stammdaten Person und Adresse

Anmerkungen

Personennummer

Hinweis

GUID

Die GUID kann am Personenkonto mit der Funktionstaste F8 errechnet werden. Dieses Feld können Sie sich in der Personensaldenliste einblenden und andrucken lassen.

Besonderheiten im Paket WWS

Für Webshops wird hier auch die externe Kundennummer für eine spätere Identifizierung hinterlegt.

GLN-Code

Unternehmen
funktionalen Unternehmensteilen (Abteilungen ...)
physischen Unternehmensteilen (Filialen, Lägern etc. )

eingesetzt.

Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein

GLN-Code prüfen

1 - Firmengruppe

2 - Firma

UID-Nummer

UID-Nummer: z. B. ATU43387009

Zu einer Person können mittels F8 beliebig viele UID-Nummern erfasst werden.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Hilfe zum Fenster Weitere UID-Nummern.

Hat eine Person keine UID-Nummer, kann der Wert "-" oder "KEINEUID" hinterlegt werden. In diesen Fällen wird keine UID-Nummernprüfung durchgeführt.

Dublettenprüfung:

Update von Person auf Firma

Bitte beachten Sie die Besonderheiten zum Update von Person auf Firma in der entsprechenden Themendokumentation.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Die UID-Nummer ist für die USt-Ermittlung und für das Ansprechen der richtigen Konten bei der FIBU-Verbuchung wichtig.

Dabei wird die UID-Nummer vom Personenkonto in die Buchung übernommen und überprüft, wenn für die Buchhaltung eine Zusammenfassende Meldung abgegeben werden muss.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Die Information zur UID-Nummer des Rechnungsempfängers wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt.

Nur UID-Nummern, die der Norm entsprechen, werden auf dem Rechnungsdokument im Feld UID-Nummer angedruckt (siehe Regelungen zum Andruck der UID-Nummer im Rechnungsdokument).

Besonderheiten dieses Feldes in der WWS

Handelt es sich beim Kunden um einen Kunden aus dem EU-Raum, wird trotzdem das inländische Konto aus der Kontentabelle herangezogen, wenn

die UID-Nummer beim Kunden nicht befüllt ist oder
das Länderkürzel (z. B. ATU) der UID-Nummer des Kunden mit dem Länderkürzel der UID-Nummer der eigenen Firma übereinstimmt (siehe Kontentabellen).

Informationen zur UID-Nummernprüfung finden Sie unter UID-Nummern-Prüfung Stufe 2.

Besonderheiten dieses Feldes in der Schweiz

Die Personen- und Adressfelder entsrpechen den Feldern, die bei <OrderingParty> bereits angeführt sind.

<Delivery Recipient> Lieferempfänger

XML-Tag

Feld Stammdaten Person und Adresse

Anmerkungen

Personennummer

Hinweis

GUID

Die GUID kann am Personenkonto mit der Funktionstaste F8 errechnet werden. Dieses Feld können Sie sich in der Personensaldenliste einblenden und andrucken lassen.

Besonderheiten im Paket WWS

Für Webshops wird hier auch die externe Kundennummer für eine spätere Identifizierung hinterlegt.

GLN-Code

Unternehmen
funktionalen Unternehmensteilen (Abteilungen ...)
physischen Unternehmensteilen (Filialen, Lägern etc. )

eingesetzt.

Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein

GLN-Code prüfen

1 - Firmengruppe

2 - Firma

UID-Nummer

UID-Nummer: z. B. ATU43387009

Zu einer Person können mittels F8 beliebig viele UID-Nummern erfasst werden.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Hilfe zum Fenster Weitere UID-Nummern.

Hat eine Person keine UID-Nummer, kann der Wert "-" oder "KEINEUID" hinterlegt werden. In diesen Fällen wird keine UID-Nummernprüfung durchgeführt.

Dublettenprüfung:

Update von Person auf Firma

Bitte beachten Sie die Besonderheiten zum Update von Person auf Firma in der entsprechenden Themendokumentation.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Die UID-Nummer ist für die USt-Ermittlung und für das Ansprechen der richtigen Konten bei der FIBU-Verbuchung wichtig.

Dabei wird die UID-Nummer vom Personenkonto in die Buchung übernommen und überprüft, wenn für die Buchhaltung eine Zusammenfassende Meldung abgegeben werden muss.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Die Information zur UID-Nummer des Rechnungsempfängers wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt.

Nur UID-Nummern, die der Norm entsprechen, werden auf dem Rechnungsdokument im Feld UID-Nummer angedruckt (siehe Regelungen zum Andruck der UID-Nummer im Rechnungsdokument).

Besonderheiten dieses Feldes in der WWS

Handelt es sich beim Kunden um einen Kunden aus dem EU-Raum, wird trotzdem das inländische Konto aus der Kontentabelle herangezogen, wenn

die UID-Nummer beim Kunden nicht befüllt ist oder
das Länderkürzel (z. B. ATU) der UID-Nummer des Kunden mit dem Länderkürzel der UID-Nummer der eigenen Firma übereinstimmt (siehe Kontentabellen).

Informationen zur UID-Nummernprüfung finden Sie unter UID-Nummern-Prüfung Stufe 2.

Besonderheiten dieses Feldes in der Schweiz

Die Personen- und Adressfelder entsrpechen den Feldern, die bei <OrderingParty> bereits angeführt sind.

<Shipper> Spedition

XML-Tag

Feld Stammdaten Person und Adresse

Anmerkungen

Personennummer

Hinweis

GUID

Die GUID kann am Personenkonto mit der Funktionstaste F8 errechnet werden. Dieses Feld können Sie sich in der Personensaldenliste einblenden und andrucken lassen.

Besonderheiten im Paket WWS

Für Webshops wird hier auch die externe Kundennummer für eine spätere Identifizierung hinterlegt.

GLN-Code

Unternehmen
funktionalen Unternehmensteilen (Abteilungen ...)
physischen Unternehmensteilen (Filialen, Lägern etc. )

eingesetzt.

Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein

GLN-Code prüfen

1 - Firmengruppe

2 - Firma

UID-Nummer

UID-Nummer: z. B. ATU43387009

Zu einer Person können mittels F8 beliebig viele UID-Nummern erfasst werden.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Hilfe zum Fenster Weitere UID-Nummern.

Hat eine Person keine UID-Nummer, kann der Wert "-" oder "KEINEUID" hinterlegt werden. In diesen Fällen wird keine UID-Nummernprüfung durchgeführt.

Dublettenprüfung:

Update von Person auf Firma

Bitte beachten Sie die Besonderheiten zum Update von Person auf Firma in der entsprechenden Themendokumentation.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Die UID-Nummer ist für die USt-Ermittlung und für das Ansprechen der richtigen Konten bei der FIBU-Verbuchung wichtig.

Dabei wird die UID-Nummer vom Personenkonto in die Buchung übernommen und überprüft, wenn für die Buchhaltung eine Zusammenfassende Meldung abgegeben werden muss.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Die Information zur UID-Nummer des Rechnungsempfängers wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt.

Nur UID-Nummern, die der Norm entsprechen, werden auf dem Rechnungsdokument im Feld UID-Nummer angedruckt (siehe Regelungen zum Andruck der UID-Nummer im Rechnungsdokument).

Besonderheiten dieses Feldes in der WWS

Handelt es sich beim Kunden um einen Kunden aus dem EU-Raum, wird trotzdem das inländische Konto aus der Kontentabelle herangezogen, wenn

die UID-Nummer beim Kunden nicht befüllt ist oder
das Länderkürzel (z. B. ATU) der UID-Nummer des Kunden mit dem Länderkürzel der UID-Nummer der eigenen Firma übereinstimmt (siehe Kontentabellen).

Informationen zur UID-Nummernprüfung finden Sie unter UID-Nummern-Prüfung Stufe 2.

Besonderheiten dieses Feldes in der Schweiz

Die Personen- und Adressfelder entsrpechen den Feldern, die bei <OrderingParty> bereits angeführt sind.

6.5. Extended Field List Personenimport

Über den XML-Import besteht die Möglichkeit, Personendaten zu importieren, die im Schema der XML-Datei nicht spezifiziert sind.

Dafür steht im XML-Schema der Bereich <ExtendedFieldList> zur Verfügung. Der Tag-Name in diesem Bereich entspricht dabei dem Constantennamen des Feldes in der NTCS.

XML-Tag

Feld Stammdaten Person

Anmerkungen zum Feld

Matchcode

Wiederholung der Bezeichnung. Der Matchcode wird in allen Suchroutinen verwendet und kann theoretisch abgeändert werden, wenn Sie die Person unter einem anderen Begriff finden möchten.

In den TOOLS Parametern kann eingestellt werden, in welchen Fällen sich der Matchcode eines Datensatzes aktualisieren soll:

TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Gesamtsystem → Matchcodeverhalten

Für Kunden können Sie zusätzlich ein abweichendes Matchcode-Verhalten einstellen:

Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein:

Update Kundenmatchcode

In den TOOLS Parametern kann eingestellt werden, in welchen Fällen sich der Matchcode eines Datensatzes aktualisieren soll. (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Gesamtsystem → Matchcodeverhalten)

Hier können Sie einstellen, ob für den Kundenmatchcode ein abweichendes Verhalten zum Standard-Matchcode-Verhalten angewendet werden soll:

1 - Laut Standardverhalten: Es wird die Einstellung vom TOOLS Parameter verwendet.

2 - Ja: Es erfolgt immer ein Update auf den Matchcode.

3 - Nicht ändern: Der Matchcode wird nur dann aktualisiert, wenn er bisher leer gewesen ist oder wenn vor der Bearbeitung des Kunden der Matchcode mit dem Nachnamen vollständig übereingestimmt hat.

Rechnung per E-Mail

Stellen Sie ein, ob Honorarnoten gedruckt, oder doch über E-Mail bzw. BMD Com an den Kunden versendet werden sollen.

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Nein	Der Versand der Honorarnoten erfolgt postalisch. Aus diesem Grund wird keine E-Mail erzeugt, sondern ein Ausdruck der Honorarnote angefertigt. Die Ausprägung "Nein" ist der Standard, wenn ein Kunde unter einer Mandantenfirma neu angelegt wird, um keine unerwünschten Wartungseffekte in der Mandanten-Fibu zu erzeugen.
E-Mail (PDF mit Signatur)	Der Versand der Honorarnoten erfolgt per E-Mail mit elektronischer Signatur.
E-Mail (PDF ohne Signatur)	Der Versand der Honorarnoten erfolgt per E-Mail ohne elektronische Signatur. Die Ausprägung "E-Mail (PDF ohne Signatur)" ist der Standard, wenn ein Kunde unter der eigenen Firma neu angelegt wird. Das ist der Fall, wenn die Firma als Ist eigene Firma gekennzeichnet ist. Voraussetzung dafür ist weiters das Vorhandensein des Lizenzpakets 16 "Leistungserfassung und Abrechnung" und/oder des Lizenzpakets 13 "BMD NTCS Warenwirtschaft".
BMD Com (PDF ohne Signatur)	Die Zustellung der Honorarnoten erfolgt via BMD Com. Die Ausprägung "BMD Com (PDF ohne Signatur)" steht nur dann zur Verfügung, wenn die Firma, unter welcher der Kunde angelegt ist, als Ist eigene Firma am Firmenstamm gekennzeichnet ist.

Ist der Versand per E-Mail in diesem Feld aktiviert, erfolgt eine Prüfung, ob eine entsprechende E-Mail-Adresse am Kunden hinterlegt ist, die für den Rechnungsversand per E-Mail verwendet werden kann. Es wird eine E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adressart "3-Rechnung" bzw. zumindest eine Haupt-E-Mail-Adresse benötigt. Sind beide E-Mail-Adressen nicht vorhanden, erhalten Sie einen Hinweis, dass eine E-Mail-Adresse erforderlich ist.

Dieser Hinweis erscheint in folgenden Fällen:

Wenn weder eine Rechnungs-E-Mail-Adresse noch eine Haupt-E-Mail-Adresse am Kundenstamm hinterlegt ist und das Feld "Rechnung per E-Mail" auf "Ja" gesetzt worden ist.
Wenn der Rechnungsversand per E-Mail bereits aktiv ist und nachträglich die Haupt- sowie die Rechnungs-E-Mail-Adresse gelöscht werden.

Bitte beachten Sie, dass es sich dabei nur um einen Hinweis handelt. Die Änderungen können trotzdem gespeichert werden.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Beachten Sie, dass nicht nur dieses Feld, sondern auch generell die Druckereinstellungen für Ablaufarten entscheidend dafür sind, ob ein Druck oder ein E-Mail-Versand von Honorarnoten angestoßen wird.

Das Feld "Rechnung per E-Mail" können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten – die Information wird wechselweise aktuell gehalten.

Näheres zu diesem Thema finden Sie in den Themendokumentationen Rechnungsversand per E-Mail, Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) und Honorarnoten-Zustellung via BMD Com.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA – Fenster Honorarnoten

In der Verwaltung der Honorarnoten zeigt diese Spalte an, ob der Kunde eine Rechnung per E-Mail oder via BMD Com erhalten soll. Es wird also angezeigt, welche Einstellung das Feld "Rechnung per E-Mail" am Kundenstamm aktuell hat. Daher ist an dieser Stelle keine Übersteuerung je einzelner Honorarnote möglich.

Freifeld 01

Freifeld 01

Datentyp: Numerisch / 5 Zeichen

Freifeld 02

Freifeld 02

Datentyp: Numerisch / 5 Zeichen

Freifeld 03

Freifeld 03

Datentyp: Numerisch / 5 Zeichen

...

Freifeld 27

Freifeld 27

Datentyp: Alphanumerisch / 10 Zeichen

Freifeld 28

Freifeld 28

Datentyp: Numerisch / 15 Zeichen

Freifeld 29

Freifeld 29

Datentyp: Numerisch / 15 Zeichen

6.6. AVE Import Order Change

Über eine Order Change Importdatei können bestehende Aufträge abgeändert werden.

Statt "OrderReference" werden die Elemente "OrderReferenceCustomer" oder "OrderReferenceSupplier" und statt "OrderPosNumber" werden "OrderPosReferenceCustomer" oder "OrderPosReferenceSupplier" importiert.

"xxxCustomer" wird für die Kundenbestell(positions)nummer verwendet.

"xxxSupplier" wird für die Erfasskopfnummer bzw. die Erfasspositionsnummer verwendet.

Im Element kann eine Kombination aus Erfassungskennzeichen und Erfassungsnummer stehen, wobei die Werte durch ein beliebiges Zeichen (z. B. "/" oder ",") zu trennen sind.

Hinweis

Für Neuanlagen darf die "OrderPosReferenceSupplier" nicht verwendet werden, da die Erfasspositionsnummer nicht importiert werden kann.

Beispiel

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<n0:OrdChg xmlns:n0=" http://www.bmd.at/xsd/ORDCHG/2.0/ " xmlns:bmd ="http://www.bmd.at/xsd/COMMONTYPES/2.0/ " xmlns:xsi=" http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance " n0:GeneratingSystem ="String " n0:DocumentType ="Orderchange " xsi:schemaLocation=" http://www.bmd.at/xsd/ORDCHG/2.0/ ORDCHG.xsd ">
         <n0:OrdChgRequest >Update </n0:OrdChgRequest >
         <n0:OrderingParty >
                 <bmd:DistributorsOrderingPartyID >200115 </bmd:DistributorsOrderingPartyID >
         </n0:OrderingParty >
         <n0: OrderReferenceSupplier >FAK/2239 </n0: OrderReferenceSupplier >
         <n0:ItemList >
                 <n0:ListLineItem >
                         <n0:OrdChgItemRequest >Update </n0:OrdChgItemRequest >
                         <n0: OrderPosReferenceSupplier >1 </n0: OrderPosReferenceSupplier >
                         <n0:EANCode >4031553040423 </n0:EANCode >
                         <n0:OrderQuantity bmd:Unit=" Pkg"> 25</ n0:OrderQuantity>
                 </n0:ListLineItem >
         </n0:ItemList >
</n0:OrdChg >

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<n0:OrdChg xmlns:n0=" http://www.bmd.at/xsd/ORDCHG/2.0/ " xmlns:bmd ="http://www.bmd.at/xsd/COMMONTYPES/2.0/ " xmlns:xsi=" http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance " n0:GeneratingSystem ="String " n0:DocumentType ="Orderchange " xsi:schemaLocation=" http://www.bmd.at/xsd/ORDCHG/2.0/ http://www.bmd.at/xsd/ORDCHG/2.0/ORDCHG.xsd ">
         <n0:OrdChgRequest >Update </n0:OrdChgRequest >
         <n0:OrderingParty >
                 <bmd:DistributorsOrderingPartyID >200115 </bmd:DistributorsOrderingPartyID >
         </n0:OrderingParty >
         <n0: OrderReferenceCustomer >2016000999 </n0: OrderReferenceCustomer >
         <n0:ItemList >
                 <n0:ListLineItem >
                         <n0:OrdChgItemRequest >Update </n0:OrdChgItemRequest >
                         <n0: OrderPosReferenceCustomer >1 </n0: OrderPosReferenceCustomer >
                         <n0:EANCode >4031553040423 </n0:EANCode >
                         <n0:OrderQuantity bmd:Unit=" Pkg"> 25</ n0:OrderQuantity>
                 </n0:ListLineItem >
         </n0:ItemList >
</n0:OrdChg >

7. ERPEL

Es wird auch der Import von XML-Aufträgen im ERPEL-Format unterstützt (ERPEL Order). ERPEL steht für e-Business Registry Permitting Enterprise Liaisons bzw. ERP Exchange Language und ist eine Entwicklung der TU Wien.

Die Schema-Datei für den Aufbau von ERPEL Dokument findet sich unter http://schemas.ecosio.com/erpel-1p0/Document.xsd

8. Spezial: XML-Auftragsdatei importieren über Stapel automatisieren

Der Aufruf "XML-Auftragsdatei importieren" kann auch über Stapelaufruf automatisiert werden:

XML-Auftragsdatei importieren über Stapel aufrufen

Seitenanfang

Siehe auch:

Importmöglichkeiten Auftragsvorerfassung

Standard CSV-Import

Funktion CSV-Auftragsdatei importieren

Funktion Externe Auftragsdaten (BMD 5.5) importieren

Funktion BMD 5.5 Aufträge übernehmen

Funktion 'XML-Auftragsdatei importieren'