Grundlegende Informationen zum Buchen finden Sie unter Buchen.

1. Allgemeines

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1.1. Verfügbare Formate

 Telebankingformate Österreich

• SEPA RB 6.0 (pain.001.001.03) Österreich
• SEPA RB 6.0 (pain.001.001.03) International
• SEPA RB 7.0-9.0 (pain.001.001.03) Österreich
• ISO-Datenformat 20022 (pain.001.001.09) Österreich (Standard)
• SEPA (pain.001.001.02) Österreich (altes Format)
• EPC132-08 SCT C2B IG 2019 V1.0 (pain.001.001.03) International
• EDIFACT Österreich (Dieses Format wird grundsätzlich nicht mehr verwendet. In Ausnahmefällen verlangen z. B. ungarische Telebankingprogramme eine EDIFACT-Datei bei Drittlandszahlungen!)
• DG-Diskontbank (kostenpflichtiges Zusatzmodul)
• Bank of Amerika CSV
• CONVERA CSV-Datei (individuell programmiertes Datenformat)

 Telebankingformate Deutschland

• SEPA RB 6.0 (pain.001.001.03) Deutschland
• ISO-Datenformat 20022 (pain.001.001.09) (Standard)
• EPC132-08 SCT C2B IG 2019 V1.0 (pain.001.001.03) International
• CCT_SEPA_DK3.1-3.3 (pain.001.001.03) Deutschland
• SEPA RB 6.0 (pain.001.001.03) International
• SEPA (pain.001.002.02) Deutschland (altes Format)
• DTA Deutschland (altes Format)

,  Telebankingformate Schweiz, Liechtenstein

• ISO-Datenformat 20021 (pain.001.001.03) Schweiz
• ISO-Datenformat 20023 (pain.001.001.09) Schweiz
• DTA Banken
• DTA Post

 Telebankingformate Ungarn

• SEPA RB 6.0 (pain.001.001.03) International
• SEPA (pain 001.001.03) Ungarn
• MULTICASH Erste Bank Ungarn
• Raiffeisenbank Ungarn
• MKB Ungarn
• Spectra
• Electra Version 7
• Citybank Ungarn Inland/EU

 Telebankingformate Tschechien

• SEPA RB 6.0 (pain.001.001.03) International
• MULTICASH Tschechien
• BEST KB/M BEST Tschechien
• ABO Format Tschechien

 Telebankingformate Slowakei

• SEPA RB 6.0 (pain.001.001.03) International
• SEPA (pain.001.001.03) Slowakei
• MULTICASH
• MULTICASH Slowakei
• GEMINI Slowakei

 Telebankingformate Slowenien

• SEPA RB 6.0 (pain.001.001.03) International

 Telebankingformate Italien

• SEPA RB 6.0 (pain.001.001.03) International

 Telebankingformate Frankreich

• SEPA RB 6.0 (pain.001.001.03) International

 Telebankingformate Großbritannien

• Bank of Scottland ZV Standard

• Handelsbanken Schweden
• SEPA RB 6.0 (pain.001.001.03) Schweden

• SEPA RB 6.0 (pain.001.001.03) Estland

• SEPA RB 6.0 Inland Heimatwährung
  
  

Hinweis 

Wenn Sie den Zahlungsvorschlag erworben haben, dann können Sie Telebankingdateien für jene Länder erstellen, für die Sie die Rechtsversion der FIBU erworben haben. Das bedeutet, wenn Sie eine Rechtsversion der FIBU für Österreich haben, dann können Telebankingdateien für österreichische Banken erstellt werden. Haben Sie zusätzlich die Rechtsversion FIBU für Deutschland, dann kann der Zahlungsvorschlag auch für deutsche Banken durchgeführt werden. Wenn Sie auch Zahlbanken in anderen Ländern haben, dann benötigen Sie zusätzlich das Modul "Zahlungsverkehr Ausland". Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an verkauf@bmd.at, um ein unverbindliches Angebot einzuholen.

1.2. Vorbereitungen

1.2.1. Hinterlegung Bankverbindung am Firmenstamm

Bankleitzahl	Das Feld Bankleitzahl bildet mit den Feldern Bankkontonummer, IBAN, SWIFT/BIC die Bankverbindung.  Wählen Sie mittels  F4 eine gewünschte Bank aus der Bankenliste aus. Hinweis Das Feld kann im Zuge des Updates von Person auf Firma vom Kundenstamm auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang die Besonderheiten bezüglich Bankverbindungen. Bei der Eingabe einer IBAN werden aus dieser die Bankkontonummer und die Bankleitzahl ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen. Sobald Bankleitzahl und Bankkontonummer eingegeben worden sind, wird auch die IBAN automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. (Beachten Sie dort den Hinweis zur IBAN-Berechnung). Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis.
Bankkontonummer	Hinterlegung der Bankkontonummer Sobald Bankleitzahl und Bankkontonummer eingegeben worden sind, wird auch die IBAN automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. (Beachten Sie dort den Hinweis zur IBAN-Berechnung). Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis. Bei der Eingabe einer IBAN wird aus dieser die Bankkontonummer und die Bankleitzahl ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen. Hinweis Das Feld kann im Zuge des Updates von Person auf Firma vom Kundenstamm auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang die Besonderheiten bezüglich Bankverbindungen. Betrugsbekämpfung: In folgenden Parametern können Sie einen CRM Workflow hinterlegen, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn eine IBAN oder Kontonummer auf einem Mitarbeiter, Lieferanten oder einer Institution geändert wird: Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Kunden → Workflow: Um eine Benachrichtigung zu erhalten, reicht es, einen einfachen Workflow mit einer Aufgabenaktion und der Spezialfunktion "Aufgabe zur Kenntnis" bzw. "E-Mail zur Kenntnis" zu aktivieren. Folgender Text wird als Standard bei der Aufgabe verwendet: "Beim Lieferanten 30000 Musterlieferant (Firma 1) wurde die IBAN geändert von AT79 3456 0000 0123 3456 auf AT79 3456 0000 9876 6666" Möchten Sie eine neue/geänderte Bankverbindung automatisch über den Workflow für den Zahlungsverkehr sperren, solange bis sie vom Vorgesetzten freigegeben wird, können Sie z. B. folgenden Workflowaufbau verwenden: Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Die Hauptbankverbindung der eigenen Firma wird als Rückfallebene für die Mahnung, den Avisobrief, die Saldenbestätigung und die OP-Benachrichtigung verwendet. Dieses Feld wird auch für den automatischen Zahlungsverkehr benötigt. Besonderheiten Prüfung für Ungarn Bei der Eingabe wird geprüft, ob die Kombination aus Bankkontonummer und Bankleitzahl die erlaubten 16 oder 24 Stellen besitzt. Ebenso wird eine Prüfsumme berechnet. Fällt die Prüfung negativ aus, erfolgt eine Meldung.
SWIFT/BIC	Internationale Bankenkennung: Sollten Sie im Feld Bankleitzahl bereits eine Bank mit SWIFT/BIC ausgewählt haben, wird dieser in dieses Feld übernommen. Über F4 kann auch in diesem Feld eine Bank ausgewählt werden. Es kann auch ein SWIFT hinterlegt werden, zu dem in der NTCS keine Bank existiert. Hinweis Das Feld kann im Zuge des Updates von Person auf Firma vom Kundenstamm auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang die Besonderheiten bezüglich Bankverbindungen. Weitere Informationen zum Feldverhalten: Wenn ein SWIFT eingegeben wird, wird überprüft, ob dieser die korrekte Länge hat (8- oder 11-stellig), und ob das Land im SWIFT ermittelt werden kann (= 5. und 6. Stelle des SWIFT-Codes, z. B. VKBLAT2L →  AT = Österreich). Bei einem nicht korrekten SWIFT (falsche Länge oder ungültiges Land) erfolgt ein Hinweis, dass der SWIFT nicht korrekt ist. Die Eingabe wird aber zugelassen. Handelt es sich bei dem ermittelten Land um ein Land, für das BMD einen Bankenstandard ausliefert, dann erscheint ergänzend ein Hinweis, dass der SWIFT nicht im Bankenstamm enthalten ist. Die Eingabe wird auch hier zugelassen. Bei allen anderen Ländern erfolgt kein Hinweis. Wenn ein SWIFT im Bankenstamm enthalten ist, wird er immer für gültig befunden und es erfolgen keine Prüfungen. Ist der SWIFT zum Zeitpunkt der IBAN-Eingabe leer und aus der eingegebenen IBAN kann eine Bank mit einem eindeutigen SWIFT ermittelt werden, wird dieser automatisch befüllt. Ist der SWIFT zum Zeitpunkt der IBAN-Eingabe befüllt, wird er gelöscht, wenn der SWIFT nicht in den Banken der ermittelten Bankleitzahl existiert. Sonst bleibt er bestehen. Bei der Eingabe einer IBAN wird ein bestehender SWIFT nur bei österreichischen Banken automatisch aktualisiert. Bei allen anderen Ländern erfolgt ein Hinweis, wenn sich durch die IBAN ein anderer SWIFT ergeben würde. Es ist technisch leider nicht möglich, einen SWIFT automatisch anhand der IBAN länderübergreifend eindeutig zu ermitteln.
IBAN	Die IBAN wird aufgrund der hinterlegten Bankkontonummer und Bankleitzahl automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis. Da IBANs, abhängig vom Land, unterschiedlich lang sind, passt sich die Eingabemaske nach der Eingabe der ersten beiden Zeichen (= Landkürzel) entsprechend an, wenn die IBAN manuell eingegeben wird.  Bei der Eingabe einer IBAN wird von der IBAN die Kontonummer und die Bankleitzahl ermittelt und in die entsprechenden Felder übernommen. Achtung!  Wir weisen darauf hin, dass die NTCS-internen Funktionen zur Berechnung der IBAN in Österreich und Deutschland zwar die offiziellen IBAN-Berechnungsregeln anwenden, es aber Ausnahmen geben kann, bei denen es zu einer Abweichung der berechneten IBAN von der tatsächlichen IBAN kommen kann, da u. a. einige Banken im Rahmen der Umstellung auch Zusammenlegungen etc. vorgenommen haben. Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, die Korrektheit der IBAN nach der Eingabe von Bankverbindungen selbst zu prüfen. BMD kann also keine Garantie dafür übernehmen, dass die erfasste oder vom Programm berechnete IBAN auch tatsächlich die für diese Bankverbindung gültige und richtige ist. Hinweis Das Feld kann im Zuge des Updates von Person auf Firma vom Kundenstamm auf die zugehörige eigene Firma oder Mandantenfirma weitergeschrieben werden. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang die Besonderheiten bezüglich Bankverbindungen. IBAN-Prüfung bei Eingabe: Bei der Eingabe wird in jedem Land die Länge und Übereinstimmung mit der Prüfziffer kontrolliert. Das heißt, die Prüfung bestätigt, dass eine IBAN die formalen, länderbezogenen Kriterien erfüllt, nicht jedoch, dass die IBAN insgesamt für diese Bank korrekt ist. Wenn eine IBAN nicht den Kriterien entspricht, erfolgt ein Hinweis. Bei der Eingabe einer neuen IBAN erfolgt für folgende Personenarten eine automatische Dublettenprüfung: Kunde/Lieferant: Wenn auf einem Kunden, Lieferanten, Interessenten oder möglichen Lieferanten eine IBAN eingegeben wird, erfolgt automatisch eine Prüfung, ob die jeweilige IBAN bereits bei einem bestehenden Kunden, Lieferanten, Interessenten oder möglichen Lieferanten existiert. Mitarbeiter: Wenn auf einem Mitarbeiter, Bewerber oder Vertreter eine IBAN eingegeben wird, erfolgt automatisch eine Prüfung, ob die jeweilige IBAN bereits bei einem bestehenden Mitarbeiter, Bewerber oder Vertreter existiert. Werden Dubletten gefunden, werden Sie mit einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Die Bankverbindung kann dennoch gespeichert werden! Es werden sowohl aktive, als auch inaktive Personen innerhalb der Firmengruppe geprüft. Betrugsbekämpfung: In folgenden Parametern können Sie einen CRM Workflow hinterlegen, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn eine IBAN oder Kontonummer auf einem Mitarbeiter, Lieferanten oder einer Institution geändert wird: Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Kunden → Workflow: Um eine Benachrichtigung zu erhalten, reicht es, einen einfachen Workflow mit einer Aufgabenaktion und der Spezialfunktion "Aufgabe zur Kenntnis" bzw. "E-Mail zur Kenntnis" zu aktivieren. Folgender Text wird als Standard bei der Aufgabe verwendet: "Beim Lieferanten 30000 Musterlieferant (Firma 1) wurde die IBAN geändert von AT79 3456 0000 0123 3456 auf AT79 3456 0000 9876 6666" Möchten Sie eine neue/geänderte Bankverbindung automatisch über den Workflow für den Zahlungsverkehr sperren, solange bis sie vom Vorgesetzten freigegeben wird, können Sie z. B. folgenden Workflowaufbau verwenden:
FIBU-Bankkonto	FIBU-Kontonummer des Bankkontos.
Telebankingdatei Inland/EU FIBU	Hinterlegung von Pfad und Bezeichnung.xml der SEPA Telebankingdatei im Lieferantenzahlungsverkehr. Die Datei wird im hinterlegten Verzeichnis mit dem angegebenen Namen erzeugt. Wenn Sie mit Zahlungskreisen arbeiten, wird die Nummer des Zahlungskreises an den Namen der Telebankingdatei angehängt. Die Datei "Telebankingdatei.xml" wird damit zu "Telebankingdatei_KR1.xml. Somit können Sie bereits am Dateinamen erkennen, für welchen Kreis die betreffende Datei erstellt worden ist. Der Dateiname kann auch mittels variablen Texten erzeugt werden. Folgende Variable stehen zur Verfügung:   $JahrKurz: Das Jahr wird in Kurzform angegeben (z. B. 14) $Jahr: Das Jahr wird angegeben (z. B. 2014) $MonatBezKurz: Die Monatsbezeichnung wird in Kurzform dargestellt (z. B. Sep) $MonatBez: Die Monatsbezeichnung wird angegeben (z. B. September) $Monat: Das Monat wird als Zahl dargestellt (z. B. 9) $Tag: Der Tag wird angegeben (z. B. 24)   Bei der Hinterlegung "U:\Muster$Tag$MonatBez$Jahr" würde die Telebankingdatei am 30.09.2014 so erzeugt: U:\Muster30September2014.xml Verwenden Sie unterschiedliche Bezeichnungen für die Telebankingdateien Inland, Ausland etc.!
Telebankingdatei Ausland FIBU	In diesem Feld werden Pfad und Dateiname.xml für die Drittlandsdatei im Lieferantenzahlungsverkehr hinterlegt. Wenn Sie mit Zahlungskreisen arbeiten, wird die Nummer des Zahlungskreises an den Namen der Telebankingdatei angehängt. Die Datei "Telebankingdatei.xml" wird damit zu "Telebankingdatei_KR1.xml. Somit können Sie bereits am Dateinamen erkennen, für welchen Kreis die betreffende Datei erstellt worden ist. Damit die Datei erstellt werden kann, müssen sowohl der Pfad als auch der Dateiname vollständig angegeben werden. Wird kein Dateiname angegeben, wird folgende Fehlermeldung ausgegeben und die Bankverbindung kann nicht abgespeichert werden:   Der Dateiname kann auch mittels variablen Texten erzeugt werden. Folgende Variable stehen zur Verfügung:   $JahrKurz: Das Jahr wird in Kurzform angegeben (z. B. 18). $Jahr: Das Jahr wird angegeben (z. B. 2018). $MonatBezKurz: Die Monatsbezeichnung wird in Kurzform dargestellt (z. B. Sep). $MonatBez: Die Monatsbezeichnung wird angegeben (z. B. September). $Monat: Der Monat wird als Zahl dargestellt (z. B. 9). $Tag: Der Tag wird angegeben (z. B. 24).   Bei der Hinterlegung "U:\Muster$Tag$MonatBez$Jahr" würde die Telebankingdatei am 30.09.2018 so erzeugt: U:\Muster30September2018.xml  Verwenden Sie unterschiedliche Bezeichnungen für die Telebankingdateien Inland, Ausland etc.!
Verr.Konto Telebanking Inland/EU	Hinterlegung des Telebankingverrechnungskontos für SEPA-Zahlungen. Auf dieses Konto wird der Zahlungsvorschlag "zwischengebucht". Erst beim Buchen des Bankauszuges erfolgt die Umbuchung auf das Bankkonto. (In unserem Standardkontorahmen "100" wäre dies z. B. die Kontonummer 2890 - Verrechnungskonto Telebanking.)
Verr.Konto Telebanking Ausland	Hinterlegung des Telebankingverrechnungskontos für Drittlandszahlungen. Auf dieses Konto wird der Zahlungsvorschlag zwischengebucht. Erst bei der Verbuchung des Bankauszuges erfolgt die Umbuchung auf das Bankkonto. Als Verrechnungskonto kann ein eigenes Konto angelegt werden, es kann aber auch das gleiche Konto wie für den Inlandszahlungsverkehr verwendet werden.
Bu-Symbol Telebanking Inland/EU	Buchungssymbol Telebanking Wird hier nichts hinterlegt, dann wird automatisch "ZV" als Buchungssymbol herangezogen.
Bu-Symbol Telebanking Ausland	Hinterlegung des Buchungssymbols für das Verbuchen des Drittlandszahlungsverkehrs Wird hier nichts hinterlegt, dann wird automatisch "ZV" als Buchungssymbol herangezogen.
Bel-Nr Telebanking Inland/EU	Hier wird nach der Verbuchung der EU-Zahlungen automatisch die letzte Belegnummer zurückgespeichert. Bei der nächsten Verbuchung wird die erste Belegnummer um +1 erhöht. Ein manuelles Eingreifen ist nur im Einzelfall notwendig.
Bel-Nr Telebanking Ausland	Hier wird nach der Verbuchung der Drittlandszahlungen automatisch die letzte Belegnummer zurückgespeichert. Bei der nächsten Verbuchung wird die erste Belegnummer um +1 erhöht. Ein manuelles Eingreifen ist nur im Einzelfall notwendig.

 

 Bankverbindungen Zahlungsverkehr

Achtung! 

Wenn Sie die Bankverbindung direkt aus dem Programm "Zahlungsvorschlag" anlegen, dann werden automatisch nur die Felder angezeigt, die für den Lieferantenzahlungsverkehr benötigt werden. Starten Sie dazu im Programm Zahlungsvorschlag unter "Funktionen" den Punkt "Bankverbindungen".

1.2.2. Hinterlegung Technisches Gegenkonto in den Fixkonten

Hinweis 

Standardmäßig erfolgt die Verbuchung der Zahlungen mittels Einzelgegenbuchung ohne Zwischenkonto. Um die Sammelbuchungen zu aktivieren, ist der Parameter "Gegenbuchung auf Verrechnungskonto" im Zahlungsverkehr auf "0 - Sammelbuchungen auf Verrechnungskonto" zu setzen.

1.2.3. Hinterlegung Bankverbindung auf dem Lieferanten

1.2.3.1. SEPA-Zahlungen

Achtung! 

Wir weisen darauf hin, dass die NTCS-internen Funktionen zur Berechnung der IBAN in Österreich und Deutschland zwar die offiziellen IBAN-Berechnungsregeln anwenden. Es kann aber Ausnahmen geben, bei denen es zu einer Abweichung der berechneten IBAN von der tatsächlichen IBAN kommen kann, da u. a. einige Banken im Rahmen der Umstellung auch Zusammenlegungen etc. vorgenommen haben. Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, die Korrektheit der IBAN nach der Eingabe von Bankverbindungen selbst zu prüfen. BMD kann also keine Garantie dafür übernehmen, dass die erfasste oder vom Programm berechnete IBAN auch tatsächlich die für diese Bankverbindung gültige und richtige ist.

Hinweis 

IBAN only Überweisungen innerhalb eines SEPA-Landes (d. h., die Zahl- und Empfängerbank haben ihren Sitz im gleichen Land) können auch ohne Angabe des SWIFT/BIC durchgeführt werden. Handelt es sich um eine österreichische oder deutsche Zahlbank, dann können alle SEPA-Zahlungen ohne SWIFT/BIC durchgeführt werden. Bei dieser Regelung handelt es sich um eine Vereinfachung des Zahlungsverkehrs - ist der BIC ohnehin bekannt (bzw. hinterlegt), dann sollte dieser weiterhin in der Datei mitgeliefert werden.

  Bei Zahlungen mit einer strukturierten QR-Referenz muss die QR-IBAN zur Angabe des Gutschriftskontos verwendet werden. Das Zahlverfahren mit Referenz wird über eine spezielle Identifikation des Finanzinstituts (QR-IID) erkannt. Die QR-IBAN enthält zur Kennzeichnung des Verfahrens die QR-IID des kontoführenden Instituts (ab Pos. 5 - Werte im Bereich 30000 - 31999).

1.2.3.2. Drittlandszahlungen

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Standardmäßig wird bei der Überweisung die externe Kontonummer, d. h. die eigene Kundennummer beim Lieferanten mitgeschickt. Daher sollte das Feld "Externe Kontonummer" am Reiter "FIBU-Konto" des Lieferantenkontos ausgefüllt werden.

Hinweis 

In bestimmten Fällen, z. B. bei Factoring, kann es vorkommen, dass der bebuchte Lieferant nicht der Zahlungsempfänger ist. Dann ist es notwendig, den Empfänger der Zahlung, d. h. den Inhaber der angegebenen Bankverbindung, zu hinterlegen. Dazu ist auf der Bankverbindung das Feld "Kontoinhaber" zu aktivieren und der Name des Zahlungsempfängers anzugeben.     In der Telebankingdatei wird dann anstelle des Lieferantennamens der Name des Kontoinhabers als Empfänger der Zahlung angegeben.

1.2.3.3. Überweisungen in Drittländer mittels Korrespondenzbank

1.2.3.4. Bankverbindungen Schweiz 

Hinweis 

Wenn bei einem Konto mehrere Bankverbindungen benötigt werden, wird die erste erfasste Bank als "Hauptbankverbindung" gekennzeichnet. Diese Hauptbankverbindung wird im Zahlungsvorschlag vorrangig für die Überweisungen herangezogen. Um standardmäßig eine andere Bankverbindung zu verwenden, kann die Hauptbankverbindung manuell umgesetzt werden. Dazu stellen Sie sich auf jene Bankverbindung die zur neuen Hauptbankverbindung werden soll und wählen Sie "Hauptbankverbindung umstellen" über die rechte Maustaste. Das Kennzeichen wird automatisch umgesetzt.

1.2.4. Sperre von Lieferantenkonten für den elektronischen Zahlungsverkehr

• Unter "Lieferant (Bearbeiten)" am Lieferantenstamm kann die Zahlungssperre aktiviert werden.
  
  
  
  
• Konten, die auf diese Weise gesperrt worden sind, scheinen im Zahlungsvorschlag unter den gesperrten Konten ohne nähere Angabe des Sperrgrundes auf.
  
  
• Unter "Personenkonto (Bearbeiten) am Lieferantenstamm kann im Feld "Zahlsperre" hinterlegt werden, ob das Konto gesperrt ist, wobei auch weitere Angaben zum Grund der Zahlsperre getroffen werden können.
  
  
  
  Konten, die auf diese Weise gesperrt worden sind, scheinen im Zahlungsvorschlag ebenfalls unter den gesperrten Konten auf. Im Feld "Zahlsperre" wird jedoch zusätzlich noch der Grund für die jeweilige Sperre (Bankeinzug, Barzahlung ...) angezeigt. 
  
  
• Als zusätzliche Option haben Sie unter "Personenkonto (Bearbeiten)" die Möglichkeit, das Bis-Datum für die Zahlsperre zu hinterlegen. Im Zahlungsvorschlag wird dieses Datum dann zusätzlich angezeigt, es dient jedoch nur der Information. Soll das Konto dann für den Zahlungsverkehr freigegeben werden, muss dies manuell geschehen.
  
  
  
  

1.2.4.1. Betrugsbekämpfung

1.2.4.2. Freigabe von einzelnen Buchungen bei gesperrten Konten

1.2.5. Sperre von einzelnen Buchungen für den elektronischen Zahlungsverkehr

• Setzen der Zahlsperre direkt beim Einbuchen der Rechnungen im Programm Buchen im Feld "ZV-Sperre". Dieses Feld kann auch beim nachträglichen Bearbeiten von Buchungen mit F6 jederzeit geändert werden.
  
  
  
  Der gewählte Grund für die Sperre wird im Bearbeiten Zahlungsvorschlag im Feld "ZV-Sperre" als Information angezeigt.
  
  
• Setzen der Zahlsperre mittels der Funktion "Buchungen ändern (eingeschränkt)", nachdem der Buchungskreis mit der betreffenden Rechnung bereits abgeschlossen wurde. Diese Funktion steht sowohl im Buchungsjournal als auch am Kontoblatt zur Verfügung.
  
   
  
  Der gewählte Grund für die Sperre wird im Bearbeiten Zahlungsvorschlag im Feld "ZV-Sperre" als Information angezeigt.
  
  
• Die Zahlsperre kann aber auch direkt unter Bearbeiten Zahlungsvorschlag durch Bearbeiten der einzelnen Position gesetzt werden.

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1.2.6. Einzelüberweisungen 

1.2.6.1. Einzelüberweisung gesamter Zahlungsvorschlag

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Für diese Ausnahme steht der Parameter Allgemein → Telebankingfile je Zahlung erzeugen zur Verfügung. Wenn Sie diesen Parameter auf "1 - Ja" setzen, dann wird für jede Zahlung eine eigene Datei erzeugt. Dazu muss beim Erstellen des Zahlungsvorschlags das Kennzeichen Einzelüberweisung gesetzt werden.

Die so erstellten Dateien werden durch eine fortlaufende Nummer am Ende des Dateinamens unterschieden (z. B. inl+Datum+fortlaufende Nummer). Ein Protokoll wird in diesen Fällen nicht ausgegeben.

 

 

Beachten Sie unbedingt, dass für Gutschriften keine Einzelüberweisungen durchgeführt werden können. Diese müssen daher zuvor mit einer Rechnung ausgeziffert werden!

1.2.6.2. Einzelüberweisung bei einzelnen Konten

 

 

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1.2.6.3. Einzelüberweisung bei Verwendung ZV-Zahlungsreferenz

Beispiel 

In diesem Beispiel wurde die ZV-Zahlungsreferenz bei zwei Rechnungen eingegeben, bei zwei weiteren blieb das Feld leer:     Wenn der Parameter auf ja gesetzt ist, dann werden die Überweisungen so durchgeführt: Die beiden Rechnungen ohne Zahlungsreferenz werden in einer Zahlung überwiesen, die anderen beiden jeweils einzeln.

  Bei deutschen Banken steht ausschließlich das Feld "Verwendungszweck" zur Verfügung. Daher wird die Zahlungsreferenz in jedem Fall ignoriert und die oben angeführte Option kann nicht verwendet werden!

Achtung! 

Gutschriften können mit der Option "Einzelüberweisung" nicht freigegeben werden. Diese werden automatisch beim Erstellen des Zahlungsvorschlages auf "keine Freigabe" gesetzt.

• Wenn der Parameter "Allgemein" → Übergabe Verwendungszweck/Zahlungsreferenz auf die Ausprägung 0 - Verwendungszweck/Zahlungsreferenz gesetzt ist, dann wird bei der ersten Rechnung der Wert aus dem Feld "ZV-Zahlungsreferenz" in der Datei übermittelt. Die Rechnungsdaten der anderen Rechnungen werden nicht mitgeschickt.
  
  
• Wenn der Parameter "Allgemein" → Übergabe Verwendungszweck/Zahlungsreferenz auf die Ausprägung 1 - Nur Verwendungszweck gesetzt ist, dann wird bei der ersten Rechnung der Wert aus dem Feld "ZV-Zahlungsreferenz" in der Datei übermittelt. Die Rechnungsdaten der anderen Rechnungen werden nicht mitgeschickt (wie Ausprägung "0").
  
  
• Wenn der Parameter "Allgemein" → Übergabe Verwendungszweck/Zahlungsreferenz auf die Ausprägung 2 - Nur Verwendungszweck bei Sammelüberweisungen gesetzt ist, dann wird bei allen Rechnungen das Feld "ZV-Zahlungsreferenz" ignoriert und die Daten der einzelnen Rechnungen als "Verwendungszweck" in der Überweisung angegeben.

1.2.6.4. Überweisungen aufschlüsseln

Achtung! 

Da diese Einstellung direkt auf der eigenen Zahlbank getroffen wird, gilt diese auch für alle Dateien aus Bankeinzug und Zahlungsvorschlag. Damit diese Zahlungen nicht als Einzelüberweisung gekennzeichnet werden, ändern Sie das Feld Überweisung aufschlüsseln auf Ihren Zahlungskreisen!

1.2.7. Gegenverrechnung im Zahlungsverkehr

• Gegenverrechnung durch Kennzeichnung als KuLi
• Gegenverrechnung durch Hinterlegung des Gegenverrechnungskontos
  
  

Hinweis 

Kennzeichnung als KuLi und Hinterlegung des Gegenverrechnungskontos schließen sich gegenseitig aus! Wird eine Person als KuLi gekennzeichnet, dann wird das Feld "Gegenverrechnungskonto" nicht mehr berücksichtigt!

1.2.7.1. Gegenverrechnung durch Kennzeichnung als KuLi

Ansonsten sind keine weiteren Hinterlegungen mehr notwendig. Sowohl die auf diesem Konto gebuchten Eingangsrechnungen als auch die Ausgangsrechnungen werden im Zahlungsvorschlag berücksichtigt.

Seitenanfang 

Im Zahlungsvorschlag werden sowohl die Eingangsrechnungen als auch die dazugehörenden Ausgangsrechnungen angezeigt.

Ergibt sich aufgrund der Ausgangsrechnungen ein Guthaben, dann werden die Rechnungen nicht für die Zahlung freigegeben und als Grund wird "Zahlungsbetrag nicht positiv" angezeigt.

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1.2.7.2. Gegenverrechnung durch Hinterlegung des Gegenverrechnungskontos

 Seitenanfang 

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1.2.8. Auftraggeberhaftung im Zahlungsverkehr

• das beauftragte Unternehmen zum Zeitpunkt der Zahlung in der Gesamtliste der haftungsfreistellenden Unternehmen (HFU-Liste) aufscheint oder
• das auftraggebende Unternehmen 25 % (bzw. 40 %) des Werklohnes an das Dienstleistungszentrum Auftraggeberhaftung (DLZ-AGH) der GK überweist.

Hinweis 

Mittels Parameter AGH-Prozentsatz kann eingestellt werden, ob 40 %, 32 %, 25 %, 20 %, 8 % oder 5 % an die DLZ-AGH überwiesen werden sollen.

1.2.8.1. Hinterlegung eigene Dienstgebernummer am Firmenstamm

Dienstgebernummer

Hinterlegen Sie hier Ihre eigene Dienstgebernummer, wenn Sie von der Auftraggeberhaftung betroffen sind.

UID-Nummer

Umsatzsteueridentifikationsnummer   Update von Person auf Firma Bitte beachten Sie die Besonderheiten zum Update von Person auf Firma in der entsprechenden Themendokumentation. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Die Hinterlegung der UID-Nummer ist bereits für das Buchen wichtig, damit der Steuercode i.g. Erwerbe richtig vorgeschlagen werden kann. Die hier eingetragene UID-Nummer wird mit der des Personenkontos verglichen (handelt es sich z. B. in beiden Fällen um eine österreichische UID-Nummer, wird kein innergemeinschaftlicher Erwerb verbucht). Weiters ist die Hinterlegung der UID-Nummer auch für die Zusammenfassende Meldung notwendig.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Information zur UID-Nummer der Verrechnungsfirma wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt. Konkret wird dabei das Landkürzel (z. B. ATU) der UID-Nummer mit dem Landkürzel der UID-Nummer des Rechnungsempfängers verglichen. Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Logik Erlöskontenermittlung aus dem Erlöskontensatz der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung. Das Feld "UID-Nummer" muss vor dem erstmaligen Ansehen/Druck der Honorarnote korrekt gewartet sein.    Besonderheiten dieses Feldes in der  Schweiz Dieses Feld ist für die Eingabe einer Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) der EU vorgesehen! Die Schweizer Unternehmens-Identifikationsnummer wird im Feld UnternehmensID-Schweiz eingegeben. Um Falscheingaben zu verhindern, ist im Feld UID-Nummer die Eingabe von Nummern, die mit "CHE" beginnen, nicht möglich.

1.2.8.2. Hinterlegung der Dienstgebernummer am Lieferanten

Dienstgebernummer	Die Dienstgebernummer muss hinterlegt werden, wenn Sie von der Auftraggeberhaftung betroffen sind. Über das F8--Symbol starten Sie die HFU-Listen-Prüfung. Details lesen Sie unter Prüfung HFU-Liste (Auftraggeberhaftung) bzw. Auftraggeberhaftung im Zahlungsverkehr.
UID-Nummer	UID-Nummer: z. B. ATU43387009 Zu einer Person können mittels F8 beliebig viele UID-Nummern erfasst werden. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Hilfe zum Fenster Weitere UID-Nummern. Hat eine Person keine UID-Nummer, kann der Wert "-" oder "KEINEUID" hinterlegt werden. In diesen Fällen wird keine UID-Nummernprüfung durchgeführt. Wird eine UID-Nummer aus diesem Feld gelöscht, erfolgt im Hintergrund eine Prüfung, ob zu dieser UID-Nummer Prüfprotokolle von der UID-Nummern-Prüfung vorhanden sind. Sind keine Prüfprotokolle vorhanden, wird die UID-Nummer tatsächlich gelöscht. Sind welche vorhanden, wird die UID-Nummer nur aus diesem Feld entfernt und auf inaktiv gesetzt. Sie ist im F8-Fenster (Weitere UID-Nummern) weiterhin aufrufbar. Dublettenprüfung: Bei der manuellen Neuanlage/Änderung von Kunden erfolgt bei der Eingabe der UID-Nummer eine automatische Dublettenprüfung. Wird die eingegebene Nummer bei einem anderen Kunden gefunden, werden Sie in einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Es werden sowohl aktive, als auch inaktive Kunden der jeweiligen Firma/Firmengruppe geprüft. Update von Person auf Firma Bitte beachten Sie die Besonderheiten zum Update von Person auf Firma in der entsprechenden Themendokumentation. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Die UID-Nummer ist für die USt-Ermittlung und für das Ansprechen der richtigen Konten bei der FIBU-Verbuchung wichtig.   Bei Eingangsrechnungen wird automatisch ein innergemeinschaftlicher Erwerb, bei Ausgangsrechnungen automatisch eine innergemeinschaftliche Lieferung gebucht, wenn die UID-Nummer des Personenkontos nicht mit der UID-Nummer der Firma, in der gebucht wird, übereinstimmt.   Dabei wird die UID-Nummer vom Personenkonto in die Buchung übernommen und überprüft, wenn für die Buchhaltung eine Zusammenfassende Meldung abgegeben werden muss.   Weiters ist die UID-Nummer für die Auftraggeberhaftung im Zahlungsverkehr notwendig. Hat der Lieferant keine UID-Nummer (z. B. Kleinunternehmer), dann müssen die Steuernummer und das Finanzamt des leistenden Unternehmers mitgegeben werden.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Information zur UID-Nummer des Rechnungsempfängers wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt. Sollte es sich bei dieser Person um eine Privatperson handeln, die Honorarnoten von Ihnen erhält, so ist es nötig, in diesem Feld zu dokumentieren, dass keine UID-Nummer erforderlich ist. Dies können Sie umsetzen, indem Sie hier den Wert "KEINEUID" oder "-" hinterlegen. Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Logik Erlöskontenermittlung aus dem Erlöskontensatz der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung. Nur UID-Nummern, die der Norm entsprechen, werden auf dem Rechnungsdokument im Feld UID-Nummer angedruckt (siehe Regelungen zum Andruck der UID-Nummer im Rechnungsdokument).  Das Feld "UID-Nummer" muss vor dem erstmaligen Ansehen/Druck der Honorarnote korrekt gewartet sein. Beim Aufbereiten der Honorarnote wird die UID-Nummer der Honorarnote nach bestimmten Regeln ermittelt, kann aber bewusst übersteuert werden, da nicht nur die Haupt-UID-Nummer, sondern auch alle weiteren UID-Nummern des Rechnungsempfängers zur Verfügung stehen (siehe UID-Nummer für Rechnung festlegen in der Fensterhilfe Honorarnoten). Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Handelt es sich beim Kunden um einen Kunden aus dem EU-Raum, wird trotzdem das inländische Konto aus der Kontentabelle herangezogen, wenn die UID-Nummer beim Kunden nicht befüllt ist oder das Länderkürzel (z. B. ATU) der UID-Nummer des Kunden mit dem Länderkürzel der UID-Nummer der eigenen Firma übereinstimmt (siehe Kontentabellen). Informationen zur UID-Nummernprüfung finden Sie unter UID-Nummern-Prüfung Stufe 2. Besonderheiten dieses Feldes in der  Schweiz Dieses Feld ist für die Eingabe einer Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) der EU vorgesehen! Die Schweizer Unternehmens-Identifikationsnummer wird im Feld UnternehmensID-Schweiz eingegeben. Um Falscheingaben zu verhindern, ist im Feld "UID-Nummer" die Eingabe von Nummern, die mit "CHE" beginnen, nicht möglich.
Steuernummer	Eingabe der Steuernummer beim jeweiligen Finanzamt.   Ist am Kundenstamm noch kein Land hinterlegt bzw. als Land Österreich oder Schweiz eingetragen, kann eine Steuernummer erst nach Eingabe eines Finanzamts erfasst werden. Ohne vorherige Hinterlegung des Finanzamts ist die Eingabe der Steuernummer nicht möglich. Sie werden in der Zusatzinformation neben dem Feld "Steuernummer" entsprechend darauf hingewiesen, sollte die Eingabe bei einem Kunden aus diesem Grund gesperrt sein. Motiv: Bei der Eingabe einer österreichischen oder Schweizer Steuernummer wird diese auf Gültigkeit geprüft. Damit diese Prüfung korrekt durchgeführt werden kann, muss das Finanzamt hinterlegt sein. Besonderheiten des Feldes im  CRM in Österreich Eingabeformat: Voraussetzung, damit eine Steuernummer als österreichische Steuernummer erkannt wird, ist die Eingabe eines österreichischen Finanzamts. Die Eingabe einer falschen österreichischen Steuernummer ist nicht zulässig. XX XXX/XXXX-XX: Steuernummern können mit oder ohne Teamnummer erfasst werden (z. B. 51 123/1234 bzw. 51 123/1234-22). NTCS prüft bei der Eingabe einer Steuernummer automatisch, ob diese im richtigen Format eingegeben worden ist, und korrigiert die Eingabe ggf. automatisch. Beispiele: XX XXX-XXXX → XX XXX/XXXX oder XXXXXXXXX → XX XXX/XXXX Möchten Sie zusätzliche Steuernummern zu einer Person erfassen, verwenden Sie bitte die F8-Funktion beim Feld "Finanzamt". Im sich öffnenden Fenster Finanzamt zuordnen können Sie weitere Finanzamtszuordnungen zur Person mit jeweils einer Steuernummer erfassen. Am Kunden bzw. Gesellschafter stellt das Feld ein Kriterium für die Berücksichtigung in der Quotenverwaltung dar. Beachten Sie in diesem Zusammenhang folgenden Parameter:  Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Quotenfälle aktualisieren: Quotenfälle aktualisieren Möchten Sie bei der Änderung des Finanzamts bzw. der Steuernummer am Kundenstamm eine Abfrage erhalten, ob die Änderung in die Quote upgedatet werden soll? 0 - Nein 1 - Ja Hinweis    Dieser Parameter hat keine Auswirkung, wenn der Parameter Quote je Steuernummer (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Quotenverwaltung → Allgemeine Einstellungen → Allgemein → Quote je Steuernummer) auf "1 - Ja" steht. Hinweis Wenn eine österreichische Steuernummer mit einer zugehörigen Teamnummer erfasst wird, kann im Telefonprotokoll in weiterer Folge neben der Haupttelefonnummer des österreichischen Finanzamts auch direkt die für Steuerberater relevante Finanzamts-Telefonnummer gebildet werden. Weitere Informationen finden Sie in der Feldhilfe zum Feld "Rufnummer" im Telefonprotokoll. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Dieses Feld ist für den automatischen Zahlungsverkehr von Bedeutung, wenn Sie Bauleistungen bezahlen möchten oder die Vorsteuerrückerstattung durchführen. Zahlungsverkehr: Hat ein Lieferant keine UID-Nummer (z. B. Kleinunternehmer), müssen das Finanzamt und die Steuernummer des leistenden Unternehmers in der Telebankingdatei mitgegeben werden. Vorsteuerrückerstattung: Gilt nur für Einreichungen in Deutschland. Ist die UID-Nummer des Lieferanten unbekannt, geben Sie bitte hier die Steuernummer ein (Vorrangig ist die UID-Nummer, wenn eingetragen.). Besonderheiten  deutsche Steuernummer Die formatierte Eingabe der deutschen Steuernummer wird mit einer ELSTER-Schnittstelle auf Korrektheit geprüft. Dabei gilt: Wird zuerst ein Finanzamt und danach eine Steuernummer erfasst, wird die Steuernummer direkt bei der Eingabe auf Gültigkeit überprüft Wird die Steuernummer ohne Finanzamt erfasst, wird im ersten Schritt keine Prüfung der Steuernummer durchgeführt. Wird später ein Finanzamt auf der Person hinterlegt, wird dadurch die Prüfung der Steuernummer angestoßen. Wird die Steuernummer von dieser als gültig befunden, wird sie unformatiert auch in das Feld ELSTER-Steuernummer übertragen, um dort für den elektronischen Datenaustausch mit ELSTER herangezogen zu werden. Hinweis Zusammenspiel der Felder "Steuernummer" und "ELSTER-Steuernummer" Wenn die Finanzamtnummer gelöscht wird, wird zusätzlich zur Steuernummer auch die ELSTER-Steuernummer gelöscht. Wenn die Steuernummer gelöscht wird, wird auch die ELSTER-Steuernummer gelöscht. Wenn eine gültige deutsche Finanzamtnummer und eine Steuernummer eingegeben werden, wird automatisch auch die ELSTER-Steuernummer berechnet und befüllt. Wenn die ELSTER-Steuernummer befüllt wird, wird geprüft, ob diese korrekt ist. Die ELSTER-Steuernummer wird beim Update von Person auf Firma übernommen. Eingabeformat : In Deutschland gibt es abhängig vom Bundesland unterschiedliche Steuernummernformate. Für Details schlagen Sie bitte in diversen Quellen im Internet (z. B. Aufbau Deutsche Steuernummer) nach. Wir übernehmen für die Angaben in diesen Quellen keine Gewähr, jedenfalls liefert die ELSTER-Schnittstelle bei Eingabe der Steuernummer eine korrekte Prüfung der Eingabe. Besonderheiten ungarische Steuernummer Bei Eingabe einer ungarischen Steuernummer wird diese entsprechend den ungarischen Regeln zur Zusammensetzung einer korrekten Steuernummer geprüft. Damit die Prüfung erfolgt, muss vor Eingabe der Steuernummer ein ungarisches Finanzamt ausgewählt werden. Eine Steuernummer ist korrekt, wenn: die Anzahl der Ziffern 11 beträgt, die Stelle 9 eine Nummer zwischen 1 und 5 ist, die Prüfziffer korrekt ist. Ist diese Prüfung erfolgreich, kann in einem zweiten Schritt über NAV-Online eine Gültigkeitsprüfung durchgeführt werden. Beachten Sie dazu folgenden Parameter: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Steuernummer Ungarn prüfen: Steuernummer Ungarn prüfen Bei der Eingabe einer ungarischen Steuernummer kann eine Gültigkeitsprüfung über NAV-Online durchgeführt werden. Die Prüfung wird nur ausgelöst, wenn die Steuernummer entsprechend der Offlineprüfung über einen korrekten Aufbau verfügt. Soll eine Onlineprüfung durchgeführt werden? 0 - Nein 1 - Ja Zusätzliche Voraussetzung dafür ist, dass die entsprechenden Zugangsdaten für das NAV-Onlinerechnungssystem unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → "Zugangsdaten" hinterlegt sind. Wenn die Onlineprüfung meldet, dass die Steuernummer ungültig ist, erhält der Anwender einen Hinweis. Bei gültigen Steuernummern erfolgt keine Benachrichtigung. Jede durchgeführte Onlineprüfung wird im BMDBUERO.LOG dokumentiert. Weitere Informationen zum Thema lesen Sie in der Hilfe zum Feld Steuernummer. Besonderheiten dieses Feldes in der  Schweiz In der Schweizer Rechtsversion heißt dieses Feld "Mehrwertsteuernummer" und wird über das Feld Unternehmens-ID Schweiz gewartet! Es erfolgt ein automatisches Update in die Felder "Handelsregisternummer" und "Mehrwertsteuernummer". Details lesen Sie unter Unternehmens-ID Schweiz. Bei Eingabe einer Schweizer Mehrwertsteuernummer wird diese entsprechend den Schweizer Regeln zur Zusammensetzung einer korrekten Mehrwertsteuernummer geprüft. Voraussetzung ist, dass vor Eingabe der Mehrwertsteuernummer eine Schweizer Steuerverwaltung (Finanzamt) auf der Person ausgewählt wird. Geprüft werden ausschließlich die Ziffern. Wenn als Mehrwertsteuernummer beispielsweise "CHE-999.999.999 HR/MWST" eingegeben wird, prüft das Programm, ob die 8 Ziffern mit der zusätzlichen Prüfziffer übereinstimmen. Zusätze wie CHE, HR, MWST werden bei der Prüfung nicht berücksichtigt. Weicht die eingegebene Nummer von diesen Regeln ab, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.

Bei Einzelunternehmen ohne Dienstgebernummer erfolgt die Prüfung über die UID- und Sozialversicherungsnummer. Die Felder befinden sich ebenfalls am Reiter "Allgemein" des Personenkontos.

UID-Nummer

UID-Nummer: z. B. ATU43387009 Zu einer Person können mittels F8 beliebig viele UID-Nummern erfasst werden. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Hilfe zum Fenster Weitere UID-Nummern. Hat eine Person keine UID-Nummer, kann der Wert "-" oder "KEINEUID" hinterlegt werden. In diesen Fällen wird keine UID-Nummernprüfung durchgeführt. Wird eine UID-Nummer aus diesem Feld gelöscht, erfolgt im Hintergrund eine Prüfung, ob zu dieser UID-Nummer Prüfprotokolle von der UID-Nummern-Prüfung vorhanden sind. Sind keine Prüfprotokolle vorhanden, wird die UID-Nummer tatsächlich gelöscht. Sind welche vorhanden, wird die UID-Nummer nur aus diesem Feld entfernt und auf inaktiv gesetzt. Sie ist im F8-Fenster (Weitere UID-Nummern) weiterhin aufrufbar. Dublettenprüfung: Bei der manuellen Neuanlage/Änderung von Kunden erfolgt bei der Eingabe der UID-Nummer eine automatische Dublettenprüfung. Wird die eingegebene Nummer bei einem anderen Kunden gefunden, werden Sie in einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Es werden sowohl aktive, als auch inaktive Kunden der jeweiligen Firma/Firmengruppe geprüft. Update von Person auf Firma Bitte beachten Sie die Besonderheiten zum Update von Person auf Firma in der entsprechenden Themendokumentation. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Die UID-Nummer ist für die USt-Ermittlung und für das Ansprechen der richtigen Konten bei der FIBU-Verbuchung wichtig.   Bei Eingangsrechnungen wird automatisch ein innergemeinschaftlicher Erwerb, bei Ausgangsrechnungen automatisch eine innergemeinschaftliche Lieferung gebucht, wenn die UID-Nummer des Personenkontos nicht mit der UID-Nummer der Firma, in der gebucht wird, übereinstimmt.   Dabei wird die UID-Nummer vom Personenkonto in die Buchung übernommen und überprüft, wenn für die Buchhaltung eine Zusammenfassende Meldung abgegeben werden muss.   Weiters ist die UID-Nummer für die Auftraggeberhaftung im Zahlungsverkehr notwendig. Hat der Lieferant keine UID-Nummer (z. B. Kleinunternehmer), dann müssen die Steuernummer und das Finanzamt des leistenden Unternehmers mitgegeben werden.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Information zur UID-Nummer des Rechnungsempfängers wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt. Sollte es sich bei dieser Person um eine Privatperson handeln, die Honorarnoten von Ihnen erhält, so ist es nötig, in diesem Feld zu dokumentieren, dass keine UID-Nummer erforderlich ist. Dies können Sie umsetzen, indem Sie hier den Wert "KEINEUID" oder "-" hinterlegen. Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Logik Erlöskontenermittlung aus dem Erlöskontensatz der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung. Nur UID-Nummern, die der Norm entsprechen, werden auf dem Rechnungsdokument im Feld UID-Nummer angedruckt (siehe Regelungen zum Andruck der UID-Nummer im Rechnungsdokument).  Das Feld "UID-Nummer" muss vor dem erstmaligen Ansehen/Druck der Honorarnote korrekt gewartet sein. Beim Aufbereiten der Honorarnote wird die UID-Nummer der Honorarnote nach bestimmten Regeln ermittelt, kann aber bewusst übersteuert werden, da nicht nur die Haupt-UID-Nummer, sondern auch alle weiteren UID-Nummern des Rechnungsempfängers zur Verfügung stehen (siehe UID-Nummer für Rechnung festlegen in der Fensterhilfe Honorarnoten). Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Handelt es sich beim Kunden um einen Kunden aus dem EU-Raum, wird trotzdem das inländische Konto aus der Kontentabelle herangezogen, wenn die UID-Nummer beim Kunden nicht befüllt ist oder das Länderkürzel (z. B. ATU) der UID-Nummer des Kunden mit dem Länderkürzel der UID-Nummer der eigenen Firma übereinstimmt (siehe Kontentabellen). Informationen zur UID-Nummernprüfung finden Sie unter UID-Nummern-Prüfung Stufe 2. Besonderheiten dieses Feldes in der  Schweiz Dieses Feld ist für die Eingabe einer Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) der EU vorgesehen! Die Schweizer Unternehmens-Identifikationsnummer wird im Feld UnternehmensID-Schweiz eingegeben. Um Falscheingaben zu verhindern, ist im Feld "UID-Nummer" die Eingabe von Nummern, die mit "CHE" beginnen, nicht möglich.

SVNR

Sozialversicherungsnummer der Person. Relevanz hat das Feld vor allem für Personen, für die Arbeitnehmerveranlagungen im Paket Steuern durchgeführt werden, sowie generell für Dienstnehmer (Personalinformationssystem, Lohnverrechnung ...). Bei der Eingabe einer österreichischen, deutschen oder Schweizer Sozialversicherungsnummer, wird diese anhand der jeweils gültigen Prüfregeln für das jeweilige Land auf korrekte Zusammensetzung geprüft. Das Land für die Regeln, nach der eine Sozialversicherungsnummer bei der Eingabe geprüft wird, ermittelt sich wie folgt: Dienstnehmer: Das Land ermittelt sich vom Feld "Land" bzw. "Land Rechtsversion" im Firmenstamm der Firma, unter der der Dienstnehmer angelegt wird. Ist z. B. am Firmenstamm im Feld "Land" bzw. im Feld "Land Rechtsversion" das Land Österreich angegeben und der Dienstnehmer hat die Staatsangehörigkeit Deutschland, wird eine Österreichische Sozialversicherungsnummer dennoch als korrekt angezeigt. Dieses Verhalten ist erforderlich, da nicht-österreichische Staatsbürger eine österreichische Sozialversicherungsnummer erhalten, wenn Sie bei einem österreichischen Unternehmen arbeiten. Andere Personenarten: Das Land ermittelt sich vom Feld "Land" der jeweiligen Person.  Feldverhalten bei österreichischen Personen Wurde das Feld Geburtsdatum bereits befüllt, müssen nur die ersten vier Stellen der Sozialversicherungsnummer eingegeben und bestätigt werden. Das Programm vervollständigt die Nummer danach automatisch. Wird zuerst die Sozialversicherungsnummer (SVNR) vollständig erfasst, wird automatisch auch das Feld "Geburtsdatum" befüllt. Nur am Dienstnehmerstamm gilt zusätzlich: Wurde die SVNR bisher nur 4-Stellig eingetragen und wird später im Feld "Geburtsdatum" ein Datum eingegeben, wird die SVNR (sofern es sich um eine gültige Nummer handelt) auch automatisch vervollständigt. Nach Bestätigung der Eingabe erfolgt eine Prüfung, ob die Sozialversicherungsnummer korrekt ist. Wenn nicht, erfolgt ein Hinweis: "SV-Nummer ist nicht korrekt!"  Feldverhalten bei deutschen Personen Hier wird nach Bestätigung der Eingabe eine für Deutschland maßgebliche Prüfung durchgeführt. Die Prüfung erfolgt ausschließlich anhand der Prüfziffer, d. h., die über eine vorgegebene Formel errechnete Prüfziffer muss mit der letzten Stelle der Sozialversicherungsnummer übereinstimmen. Die deutsche Sozialversicherungsnummer wird nicht automatisch in Kombination mit dem Geburtsdatum generiert (vgl. österreichische SVNR), da diese wesentlich mehr Elemente und Zeichen beinhaltet.  Feldverhalten bei Schweizer Personen Hier wird nach Bestätigung der Eingabe eine für die Schweiz maßgebliche Prüfung durchgeführt. Eine Schweizer Sozialversicherungsnummer ist korrekt, wenn: die Länge 13 Stellen aufweist die ersten drei Stellen aus 756 bestehen (Code für CH) die letzte Ziffer der korrekten Prüfziffer entspricht - die Prüfziffer wird über eine vorgegebene Formel errechnet Die Schweizer Sozialversicherungsnummer wird nicht automatisch in Kombination mit dem Geburtsdatum generiert (vgl. österreichische SVNR), da diese wesentlich mehr Elemente und Zeichen beinhaltet. Dublettenprüfung Bei der manuellen Neuanlage/Änderung von Mitarbeitern erfolgt bei der Eingabe der Sozialversicherungsnummer eine automatische Dublettenprüfung. Wird die eingegebene Nummer bei einem anderen Mitarbeiter gefunden, werden Sie in einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen: "Zu dieser Sozialversicherungsnummer sind bereits Stammdaten vorhanden. Wiedereintritt, Dienstverhältnis (Nummer X in Firma XXXXXX)" Es werden sowohl aktive, als auch inaktive Mitarbeiter der jeweiligen Firma/Firmengruppe geprüft. Damit die Prüfung erfolgt, muss es sich um eine gültige Sozialversicherungsnummer handeln - mit ungültigen Sozialversicherungsnummern wird keine Dublettenprüfung durchgeführt.

Hinweis 

In Ausnahmefällen kann es notwendig sein, einen Lieferanten für die Überprüfung AGH zu sperren. Dazu ist am Reiter "FIBU-Konto" des Lieferanten das Feld "AGH-Prüfung ausschalten" zu aktivieren.

1.2.8.3. Hinterlegung der Bankverbindung GKK

Hinweis 

Ist die Bankverbindung für die GKK nicht angelegt, dann werden die Haftungsbeträge trotzdem automatisch an die Raiffeisenlandesbank/DL-Zentrum überwiesen!

1.2.8.4. Manuelles aktivieren der AGH-Prüfung

Hinweis 

Das Kennzeichen für die AGH-Prüfung kann auch nachträglich mit der Funktion "Buchung ändern (eingeschränkt)" gesetzt werden. Seitenanfang

1.3. Einstieg

Hinweis 

Wechseln Sie im Zahlungsverkehr auf eine Fibu, in welcher noch keine Zahlungskreise angelegt wurden - im Vorjahr jedoch Zahlungskreise vorhanden sind - dann kommt eine Abfrage, ob die Zahlungskreise des Vorjahres auf die ausgewählte Fibu übernommen werden sollen.     Dabei werden nur die Kreiseinstellungen übernommen. D. h., die Zahlungskreise werden nicht neu erstellt und es sind keine Buchungen/Offene Posten vorhanden.

  Seitenanfang 

Hinweis 

Wird beim Erstellen des Zahlungsvorschlags ein Datum ausgewählt, das bereits im nächsten Wirtschaftsjahr liegt, kann der Zahlungsvorschlag nicht erstellt werden. Sie erhalten dann folgende Meldung:     Nach erfolgreicher Jahresübernahme FIBU kann der Zahlungsvorschlag in der NEUEN Buchhaltung durchgeführt werden.

Seitenanfang 

Achtung! 

Sobald ein Zahlungsvorschlag erstellt wurde, sollten die betroffenen Rechnungen nicht mehr in anderen Programmen (z. B. Buchungsprogramm, Manuelle Auszifferung) bearbeitet werden. Eventuelle Änderungen bei OP-Beträgen etc. werden in bestehende Zahlungsvorschläge nicht übernommen!

Hinweis 

Für die Neuanlage bzw. das Bearbeiten von Zahlungskreisen stehen eigene Berechtigungen zur Verfügung. Diese finden Sie im Berechtigungsmenü unter Finanzbuchhaltung → Zahlungsverkehr → Zahlungsverkehr - weitere Funktionen → Zahlungskreis.

2.1.1. Überprüfung HFU-Liste

Bei Gutschriften zu Bauleistungen erfolgt kein Einbehalt bzw. keine Umbuchung auf das GKK-Verrechnungskonto. Bei der Überprüfung der HFU-Liste erhalten Sie den Hinweis "Keine Umbuchung auf das GKK Konto bei Gutschriften". Im Zahlungsvorschlag werden solche Gutschriften im Feld "AGH-Status" mit "keine Bauleistung/Bauleistungsgutschrift" gekennzeichnet.  Seitenanfang

Achtung! 

Die Protokolle (Logdateien) für die AGH-Prüfung müssen 7 Jahre aufbewahrt werden. Ist jedoch ein Stapel zum automatischen Löschen der Logverzeichnisse hinterlegt, werden diese Daten auch mitgelöscht. Damit die AGH-Logdateien gesondert gespeichert werden können, kann ein eigenes Verzeichnis im Parameter Verzeichnis AGH-Log hinterlegt werden!

2.2. Ansicht Zahlungsvorschlag

 Seitenanfang 

Kto-Nr	In diesem Feld wird die Kontonummer des Lieferantenkontos angezeigt.
Nachname	Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person. Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Hinweis    Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname" Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname). Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert!
Beleg-Dat	Belegdatum der zu zahlenden Rechnung bzw. des offenen Postens
BS	Belegsymbol der Buchung
Beleg-Nr	Belegnummer der zu zahlenden Rechnung bzw. des offenen Postens
Ext. Beleg-Nr.	Externe Belegnummer der zu zahlenden Rechnung bzw. des offenen Postens
Text	Buchungstext der zu zahlenden Rechnung bzw. des offenen Postens
WAE	Währung, in der die Buchung erfasst wurde.
Zlg-Betrag	Der Zahlungsbetrag ist jener Betrag, der tatsächlich überwiesen wird.
Skonto	Skontobetrag der Zahlung
SktoProz	Skontoprozentsatz lt. Konditionen. Die Zahlungskonditionen werden vom Lieferantenstamm herangezogen. Wurde jedoch bei der betreffenden Buchung ein abweichender Skontoprozentsatz eingegeben, ist dieser vorrangig. Wird der Skontoprozentsatz manuell geändert, wird der Skontobetrag automatisch neu berechnet und angepasst. Die Änderung erfolgt nur im Zahlungsvorschlag, die ursprüngliche Buchung wird nicht geändert.
Skontofälligkeit	Skontofälligkeitsdatum
Nettofälligkeit	In diesem Feld wird das Nettofälligkeitsdatum angezeigt.
Notiz	In diesem Feld können Sie eine Notiz zur Buchung erfassen. Abhängig von der Einstellung im Buchen-Parameter Allgemein  → Notiz auf gesamte Buchung, wird die Notiz nur auf eine oder auf alle Zeilen der Buchung verteilt. Soll die Notiz auch in der KORE ersichtlich sein, dann ist es notwendig, dass die Notiz auf alle Zeilen der Buchung verteilt wird.
Freigabeart	In diesem Feld wird angezeigt, wie die Rechnung freigegeben wurde. Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:   keine Freigabe Die betreffende Rechnung wurde für den aktuellen Zahlungsvorschlag nicht freigegeben. Telebanking Die betreffende Rechnung wurde für das Telebanking freigegeben. Scheck Die betreffende Rechnung wurde für Scheckzahlung freigegeben. gesperrt Die betreffende Rechnung wurde gesperrt.
Grund für keine Freigabe	Wird eine Rechnung nicht automatisch für die Zahlung freigegeben, dann wird in diesem Feld der Grund dafür angegeben.   Folgende Ausprägungen sind möglich:   keine Bank (Person) Auf der betreffenden Person wurde keine Bankverbindung hinterlegt. Unvollständigkeit Bank (Person) Die auf der Person hinterlegte Bankverbindung ist unvollständig. Währung Zahlungsbank Wird auf der Zahlungsbank eine Währung hinterlegt, mit der die gewählte Überweisungsart nicht durchgeführt werden kann (z. B. USD bei SEPA-Überweisung), erhalten Sie diesen Hinweis. Zahlungsbetrag nicht positiv Die Gesamtsumme für die Überweisung an den betreffenden Lieferanten wäre durch Freigabe dieser Position nicht mehr positiv, d. h. es sind mehr Gutschriften als Rechnungen freigegeben. Fälligkeit Die betreffende Position ist zum angegebenen Zahlungsdatum noch nicht fällig. keine IBAN Bank (Firma) Auf der eigenen Zahlbank wurde keine IBAN hinterlegt. keine IBAN Bank (Person) Auf der Bankverbindung der Person wurde keine IBAN hinterlegt. kein SWIFT Bank (Person) Auf der Bankverbindung der Person wurde kein SWIFT/BIC angegeben. Zahlungssperre Person Auf der Person wurde das Kennzeichen "Zahlsperre" gesetzt. Manuelle Eingabe Diese Position wurde manuell auf "keine Freigabe" gesetzt. Bank (Person) aus Kontostamm Ist beim Erstellen des Zahlungsvorschlags keine Bankverbindung am Personenkonto hinterlegt, erhalten Sie die Meldung "keine Bank Person". Wenn daraufhin in den Kontenstammdaten eine Bankverbindung hinterlegt wird, wird dieser Hinweis angezeigt.  derzeit nicht unterstützt Die erforderliche Überweisungsart für diese Zahlung wird nicht unterstützt. AGH DGN Die Überprüfung der AGH bei Bauleistungen konnte nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden, da am Lieferantenkonto keine bzw. eine fehlerhafte Dienstgebernummer hinterlegt wurde. AGH Proxy Die Überprüfung der AGH bei Bauleistungen konnte nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden, da keine Internetverbindung hergestellt werden konnte. BLZ/KontoNr Bank (Firma) Auf der eigenen Zahlbank wurde keine Bankleitzahl oder Kontonummer hinterlegt. Unvollständigkeit Bank (Firma) Die eigene Zahlbank ist unvollständig angelegt. Telebanking erforderlich (AGH) Die gewählte Freigabeart kann für diese Position nicht durchgeführt werden. Bei Bauleistungen mit Auftraggeberhaftung muss zwingend "Telebanking" als Freigabeart gewählt werden. Überweisungsart Die beim Erstellen des Zahlungsvorschlags angegebene Überweisungsart ist für die angegebene Rechnung nicht möglich. ergänzte Gutschrift Bei dieser Position handelt es sich um eine Gutschrift, die durch die Funktion "ergänzen" eingefügt wurde. Einzelüberweisung Da es nicht möglich ist, mittels Überweisungsdatei ein Guthaben bei Lieferanten einzufordern, können Gutschriften nicht als Einzelüberweisung durchgeführt werden. Dieser Hinweis wird dann angezeigt, wenn eine Gutschrift als Einzelüberweisung definiert wurde. Dies kann z. B. passieren, wenn das Feld "ZV-Zahlungsreferenz" bei der Gutschrift einen Wert enthält und der Parameter Allgemein → Einzelüberweisung bei Zahlungsreferenz auf "1 - Ja" gesetzt ist. , ,  Gilt für Bankverbindungen in Tschechien, der Slowakei und Ungarn: Wird angezeigt, wenn einzelne Gutschriften für den Zahlungsvorschlag freigegeben werden sollten. Bankname (Person) Bei Drittlandsüberweisungen ist es zwingend notwendig, den Namen der Empfängerbank in der Telebankingdatei mitzugeben. Aus diesem Grund muss bei der Neuanlage einer Bank unbedingt der Bankname angegeben werden. Fehlt dieser, wird die Rechnung nicht freigegeben.  QRIBAN ohne Zahlungsreferenz oder ohne SWIFT-Code Bei Überweisungen mit QR-IBAN muss die Referenznummer im Feld "Referenz-Nr Schweiz" (bzw. "ZV-Zahlungsreferenz" bei österreichischem oder deutschem Installationsland) mit 27 Stellen (ohne Leerzeichen) angegeben werden. Fehlt diese, dann kann die Zahlung nicht freigegeben werden und die angegebene Meldung wird angezeigt. Die Referenznummer kann mit der Funktion Buchung ändern (eingeschränkt) nachgetragen werden.
Status	Zahlungsstatus. In diesem Feld wird der aktuelle Status der jeweiligen Position dargestellt.   Dabei gibt es folgende Möglichkeiten:   offen Für diese Position wurde noch kein Datenträger (Telebankingdatei, Scheck) erstellt. Änderungen dieser Position können vorgenommen werden. durchgeführt Für diese Position wurde bereits ein Datenträger (Telebankingdatei, Scheck) erstellt. Diese Position kann erst wieder bearbeitet werden, wenn der Zahlungsstatus zurückgesetzt wurde. Der Status wird dabei auf "offen" zurückgestellt und die gewünschten Änderungen können vorgenommen werden. Der Datenträger muss danach neu erstellt werden! verbucht Diese Positionen wurden bereits in die FIBU verbucht. Es können keine Änderungen mehr vorgenommen werden.
Überweisungsart	Überweisungsart, mit der die Zahlung durchgeführt wird. Die Überweisungsart wird vom Programm automatisch aufgrund des Landes der Zahlbank, des Landes der Empfängerbank und der Zahlungswährung ermittelt.   Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:   Inland Kennzeichnet Inlandsüberweisungen, d. h. Überweisungen in der jeweiligen Landeswährung (wenn nicht Euro). Beispielsweise Überweisungen, die in CHF von einem Bankkonto getätigt werden, welches auch in CHF geführt wird. Diese Überweisungsart steht in Österreich nicht zur Verfügung. EU Alle Überweisungen, die im SEPA-Format durchgeführt werden. Drittland Alle Überweisungen in Fremdwährung bzw. in Nicht-SEPA-Ländern. Diese Überweisungsart wird auch dann angezeigt, wenn die Bankverbindung nicht korrekt angelegt ist und daher nicht vom Programm erkannt wird. Beachten Sie, dass Sie bei der Neuanlage einer Bankverbindung die Banken vollständig und korrekt erfassen. Achten Sie speziell bei Banken außerhalb von Österreich, Deutschland und der Schweiz darauf, dass die Bank im richtigen Land mit der vollständigen Adresse angelegt wird. Zusätzlich ist die richtige Hinterlegung des BIC notwendig.
Eigene Bank	Durch ein grünes Häkchen wird in diesem Feld dargestellt, ob die Bankverbindung der eigenen Firma hinterlegt wurde. Mittels F8 kann eine andere Zahlbank zugewiesen werden.
Bank	Durch ein grünes Häkchen wird in diesem Feld dargestellt, ob am Personenkonto eine Bankverbindung hinterlegt wurde. Mittels F8 kann eine andere Empfängerbank zugewiesen werden.

 

 Zahlungsvorschlag Buchungen 

Hinweis 

Um die Kontrolle der Auftraggeberhaftung zu erleichtern, kann im Zahlungsvorschlag die Spalte "AGH-Status" eingeblendet werden.

Wenn Sie über das Auswahlmenü auf "Konten" umschalten, werden folgende Informationen angezeigt:

 

Kto-Nr	In diesem Feld wird die Kontonummer des Lieferantenkontos angezeigt.
Nachname	Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person. Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Hinweis    Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname" Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname). Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert!
WAE	Währung
Zahlungssumme	Zahlungssumme
Skontosumme	Skontosumme
Konto-Zahlsperre	Dieses Feld ist in der Kontoübersicht und in der Übersicht "Gesperrte Konten" verfügbar. Hier wird angegeben, ob bzw. welche Zahlsperre am Lieferantenkonto hinterlegt wurde.
Zahlsperre Bis Datum	Zahlsperre Bis Datum

 

 Zahlungsvorschlag Konten

Hinweis 

Soll ein Lieferantenkonto für den Zahlungsvorschlag gesperrt werden, dann kann die gewünschte Sperre direkt in der Kontenansicht mit der Funktion "Konto sperren" umgesetzt werden. Das Konto wird aus der Übersichtsliste herausgenommen und scheint automatisch im Menü "Gesperrte Konten" auf.

 

Kto-Nr	In diesem Feld wird die Kontonummer des Lieferantenkontos angezeigt.
Nachname	Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person. Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Hinweis    Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname" Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname). Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert!
WAE	Währung
Zahlungssumme	Zahlungssumme
Skontosumme	Skontosumme
Konto-Zahlsperre	Dieses Feld ist in der Kontoübersicht und in der Übersicht "Gesperrte Konten" verfügbar. Hier wird angegeben, ob bzw. welche Zahlsperre am Lieferantenkonto hinterlegt wurde.
Zahlsperre Bis Datum	Zahlsperre Bis Datum

 

 Zahlungsvorschlag Gesperrte Konten

Hinweis 

Mit der Funktion "Bearbeiten (F6)" kann in diesem Fenster auch die Zahlsperre am Konto umgesetzt werden. Wird die Konto-Zahlsperre aufgehoben, dann werden nach dem Speichern die Rechnungen des betreffenden Kontos sofort in den Zahlungsvorschlag aufgenommen. Diese Rechnungen werden jedoch auf "keine Freigabe" gesetzt und müssen manuell für den Zahlungslauf freigegeben werden.

2.3. Arbeiten mit verschiedenen Zahlungskreisen

Achtung! 

Eine Rechnung kann immer nur in einem Zahlungskreis aufscheinen. Das bedeutet: Sobald eine Rechnung in einen Zahlungskreis fällt, wird diese solange in keinen neuen Zahlungskreis mehr übernommen, bis der Kreis abgeschlossen oder neu erstellt wird.

Hinweis 

In manchen Fällen werden nicht alle offenen Rechnungen eines Zahlungskreises freigegeben. Damit diese Rechnungen für einen anderen Zahlungskreis zur Verfügung stehen, muss der betreffende Zahlungskreis geschlossen werden. Erst dann können die offenen Positionen in einen neuen Kreis übernommen werden. Beim Schließen eines Zahlungskreises wird geprüft, ob die Zahlungen nach Erstellen der Telebankingdatei verbucht worden sind. Wenn nicht, dann wird folgende Meldung ausgegeben:

3. Bearbeiten Zahlungsvorschlag

3.1. Fensterbereiche

Funktionen

Zahlungskreise schließen	Wenn mit verschiedenen Zahlungskreisen gearbeitet wird, dann können die Kreise mit dieser Funktion geschlossen werden. Wird die Funktion gestartet, kann ausgewählt werden, ob alle offenen Zahlungskreise oder nur der aktuelle Zahlungskreis geschlossen werden soll(en).
ÖGK Bank für AGH	Hier wird die Bankverbindung für die Überweisung der AGH an die GKK hinterlegt. Ist hier nichts hinterlegt, wird an jene Bank überwiesen, die bei der Institution GKK Wien als Hauptbank hinterlegt ist. Da das Verrechnungskonto für die Verrechnung der AGH nur auf der allgemeinen Bankverbindung hinterlegt werden kann, gibt es die Möglichkeit, in den Parametern ein eigenes Verrechnungskonto für die AGH zu hinterlegen. AGH-Zahlungen werden dann auf dieses Verrechnungskonto gebucht. Das AGH Verrechnungskonto der Bank der GKK wird damit übersteuert.
Bankverbindungen	Verzweigt in die Bankkontenverwaltung. Dort können weitere Bankverbindungen der Firma erfasst bzw. bestehende Banken bearbeitet werden.
Zahlungskreis	Mit dieser Funktion öffnen Sie die Stammdaten des aktuellen Zahlungskreises zur Kontrolle. Änderungen am Kreis wirken sich erst dann aus, wenn dieser neu erstellt wird.
Verwendungszwecke	Hinterlegung der Kundendaten und Verwendungszwecke, die dem Zahlungsempfänger in der Telebankingdatei übermittelt werden sollen.
Zahlungsplattform	Mit dieser Funktion verzweigen Sie in die Zahlungsplattform.
Homepage Telebankingsoftware	Wenn Sie in der Zahlungsplattform im Parameter Homepage Telebankingsoftware den Pfad zu Ihrer Telebankingsoftware hinterlegt haben, dann können Sie mit dieser Funktion in Ihr Telebankingprogramm einsteigen. Die Homepage wird über den Browser geöffnet.

Ausdruck

DT-Protokoll	Zum nachträglichen Ausdruck des Datenträgerprotokolls.
Zahlungsvorschlag drucken	Mit dieser Funktion wird die bestehende Zahlungsvorschlagsliste gedruckt. Eine automatische Archivierung des Zahlungsvorschlags ist nicht möglich. Um den Zahlungsvorschlag zu archivieren, muss die Ausdrucksvorschau gestartet und danach die Archivierung durch Anklicken des Symbols ausgelöst werden. Danach öffnet sich das Fenster zur Eingabe der Daten für die Archivierung.
Avisobrief drucken	Der Avisobrief dient dazu, dem Lieferanten eine detaillierte Aufstellung über die bezahlten Rechnungen zu schicken. Grundsätzlich würde der Avisobrief für alle getätigten Zahlungen gedruckt werden. Wird jedoch der Parameter "Ausdruck Avisobrief bei Gesamtsumme" gesetzt, werden die Avisobriefe nur bei jenen Lieferanten gedruckt, bei denen in der Datei eine Gesamtsumme erstellt wurde. Der Ausdruck des Avisobriefes kann nur erfolgen, nachdem bereits ein Zahlungsvorschlag erstellt wurde und bevor ein neuer Zahlungsvorschlag erstellt wird. Nach dem Aufruf dieser Funktion haben Sie noch die Möglichkeit, die Kontonummern für den Ausdruck einzugrenzen.
Textbausteinverwaltung	Die Textbausteinverwaltung wird zum Bearbeiten der einzelnen Textbausteine des Avisobriefes geöffnet.
Firmenbez. Formular bearbeiten	Mit dieser Funktion kann ein firmenbezogenes Formular für den Avisobrief angelegt werden. Existiert bereits ein Formular, kann dieses zur Bearbeitung geöffnet werden. Existieren mehrere Formulare, können diese nur über die Ausdrucskmodelle bearbeitet werden. Beim Aufruf der Funktion erhalten Sie folgenden Hinweis: Durch Anklicken des Wortes Ausdrucksmodelle gelangen Sie direkt in die Ausdrucksmodelle. Details zur Ausdrucksgestaltung finden Sie unter Ausdrucksgestaltung.
Firmenbez. Druckereinstellungen bearbeiten	Mit dieser Funktion können die Druckereinstellungen für das firmenbezogene Formular geöffnet werden. Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn bereits ein firmenbezogenes Formular angelegt wurde. Existieren mehrere Formulare, können die Druckeinstellungen nur über die Ausdrucksmodelle bearbeitet werden. Beim Aufruf der Funktion erhalten Sie folgenden Hinweis: Durch Anklicken des Wortes Ausdrucksmodelle gelangen Sie direkt in die Ausdrucksmodelle.Details zu den Druckeinstellungen finden Sie unter Druckeinstellungen.

Extras

Fibu-bezogene Einstellungen für Zahlungsverkehr	Öffnen Sie hier die Fibu-bezogenen Paramter für individuelle Einstellungen im Zahlungsvorschlag.
Globale Einstellungen für Zahlungsverkehr	Mit dieser Funktion werden die allgemeinen Parameter für den Zahlungsvorschlag geöffnet.

Zahlungsvorschlag

Neue Zahlung	Dient zur manuellen Erfassung einer Zahlung. Diese Funktion wird benötigt, wenn zusätzliche Überweisungen an Lieferanten erfasst werden, zu denen es in der Buchhaltung keinen offenen Posten gibt.
Bearbeiten	Öffnet die betreffende Zeile zur Bearbeitung.
Löschen	Löscht die betreffende Zeile aus dem Zahlungsvorschlag.
Freigabe TB	Mit dieser Funktion kann eine Rechnung manuell für das Telebanking freigegeben werden.
Keine Freigabe	Über diese Funktion kann eine für das Telebanking freigegebene Rechnung wieder auf "keine Freigabe" gesetzt werden. Diese Einstellung gilt jedoch nur für den aktuellen Zahlungsvorschlag. Beim neuerlichen Erstellen eines Zahlungsvorschlages wird die Freigabe für diese Buchung neu berechnet und der Beleg - je nach Auswahl beim Erstellen - eventuell wieder freigegeben.
Freigabe sperren	Mit dieser Funktion kann eine Rechnung für das Telebanking gesperrt werden. Diese Sperre bleibt auch beim neuerlichen Erstellen des Zahlungsvorschlages erhalten und muss manuell aufgehoben werden.
Neu erstellen/ ergänzen	Ein bestehender Zahlungsvorschlag kann mit dieser Funktion gänzlich neu erstellt oder um neu dazugekommene Buchungen ergänzt werden: Neu erstellen: Der Zahlungsvorschlag wird vollkommen neu erstellt. Manuell überarbeitete Daten werden dabei überschrieben und die Fälligkeiten und Freigaben neu berechnet. Ergänzen: Der Zahlungsvorschlag bleibt inkl. aller manuellen Änderungen erhalten und wird nur um neu dazugekommene Buchungen ergänzt. Die Fälligkeiten und Freigaben werden dabei nur für die dazugekommenen Daten neu berechnet. Wird die Funktion "Ergänzen" ausgewählt, dann wird für die neu dazugekommenen Lieferanten auch die AGH-Prüfung durchgeführt (wenn es sich um Bauleistungen handelt). Beachten Sie, dass der Punkt "Ergänzen" wegfällt, wenn die Parameter Vorerfassung/BaKaWa Daten einlesen oder ER-Kontrolle-Daten einlesen auf "1 - Ja" gesetzt sind. In solchen Fällen wird nur die Option "Neu erstellen" in der Meldung angezeigt.
Skonto	Mit dieser Funktion kann der Skontoabzug bei einer Rechnung, unabhängig von der Skontofälligkeit, ein-/ausgeschaltet werden. Der Skontobetrag wird aus den hinterlegten Konditionen ermittelt.
Datenträger erstellen	Mit dieser Funktion wird die Telebankingdatei im hinterlegten Pfad erzeugt. Diese Funktion kann in den Berechtigungen → Finanzbuchhaltung → Zahlungsverkehr → Zahlungsvorschlag → Datenträger erstellenfreigegeben bzw. gesperrt werden!
Zahlungsstatus rücksetzen	Sobald die Telebankingdatei erzeugt wurde, werden die bearbeiteten Rechnungen als "durchgeführt" gekennzeichnet. Mit dieser Funktion kann der Status wieder auf "offen" zurückgesetzt werden, damit die Datei neu erstellt werden kann. Diese Funktion wird z. B. dann benötigt, wenn beim Import der Datei in das Telebankingprogramm ein Fehler auftritt → durch das Rücksetzen kann die fehlerhafte Position korrigiert werden, ohne den gesamten Zahlungsvorschlag neu erstellen zu müssen. Danach kann der Datenträger nochmals erzeugt werden.
Verbuchen	Über diese Funktion werden der Zahlungsvorschlag verbucht und die offenen Posten auf dem Lieferantenkonto ausgeziffert. Vor dem Verbuchen müssen die Dateien in das Telebankingprogramm importiert werden, da erst beim Import die Bankverbindungen geprüft werden. Nach dem Verbuchen können die Datenträger für diese Positionen nicht mehr neu erzeugt werden. Die Verbuchung des Zahlungsvorschlages kann mittels Berechtigungen gesperrt werden. Hat ein Benutzer nicht die erforderliche Berechtigung, wird die Funktion auf inaktiv gesetzt.
Funktionen	Quelldaten ansehen Mit dieser Funktion verzweigen Sie auf die Quelldaten der Buchung, beispielsweise auf die Rechnungserfassung bzw. das Dokument in der Eingangsrechnungs-Kontrolle. Der Punkt ist nur dann aktiv, wenn Quelldaten vorhanden sind! Manuelle AGH-Prüfung Mit dieser Funktion kann die AGH-Prüfung für den bestehenden Zahlungsvorschlag manuell gestartet werden. Die Verbindung zur HFU-Liste wird hergestellt, eine erneute Prüfung der Lieferanten durchgeführt und der AGH-Status ggf. geändert. Freigabe Scheck Mit dieser Funktion kann eine Rechnung für den Ausdruck eines Schecks freigegeben werden. Zahlungen ohne Freigabe löschen Wird diese Funktion gestartet, werden alle Zahlungen mit der Freigabeart keine Freigabe aus dem Zahlungsvorschlag gelöscht. Damit haben Sie die Möglichkeit, mehrere Zahlungsvorschläge vorzubereiten, da die gelöschten Zahlungen für den nächsten Zahlungskreis wieder zur Verfügung stehen. Zahlungen mit anderen Freigabearten werden nicht verändert.

DMS - Dokument

Dokument ansehen	Mit dieser Funktion können Sie jenes Dokument ansehen, das der Rechnungsbuchung zugeordnet wurde.
Dokument bearbeiten	Damit können Sie das Rechnungsdokument bearbeiten.
Dokumente in Vorschau anzeigen	Mit dieser Funktion öffnen Sie das Rechnungsdokument in der Vorschau. Wenn Sie im Zahlungsvorschlag die Rechnung wechseln, wird das jeweils zugeordnete Dokument angezeigt
Dokumente zuordnen	Diese Funktion steht im Zahlungsvorschlag nicht zur Verfügung.
Zu Dokument in DMS	Wechselt in die Dokumentenliste im DMS.
Dokument versenden	Damit können Sie die Rechnungsdokumente versenden.

DMS - Dokument Avisobrief

Dokument ansehen	Mit dieser Funktion können Sie den Avisobrief ansehen, der dem Lieferanten ausgestellt wurde.
Dokument bearbeiten	Damit können Sie den Avisobrief bearbeiten.
Dokumente in Vorschau anzeigen	Mit dieser Funktion öffnen Sie den Avisobrief in der Vorschau. Wenn Sie im Zahlungsvorschlag die Zeilen wechseln, wird der jeweils zugeordnete Avisobrief angezeigt.
Dokumente zuordnen	Diese Funktion steht im Zahlungsvorschlag nicht zur Verfügung.
Zu Dokument in DMS	Wechselt in die Dokumentenliste im DMS.
Dokument versenden	Damit können Sie die Avisobriefe versenden.
Neues Dokument	Diese Funktion steht im Zahlungsvorschlag nicht zur Verfügung.

Hinweis 

Die Funktionen zu den Dokumenten (DMS → Dokument) bzw. Dokumenten Avisobrief (DMS → Dokument Avisobrief) stehen erst dann zur Verfügung, wenn die Avisobriefe erstellt und archiviert wurden!

Werden mehrere Rechnungen gemeinsam markiert, dann können einige Funktionen (wie z. B. Sperren, Freigaben etc.) mittels rechter Maustaste gleichzeitig für diese Rechnungen durchgeführt werden.

3.2. Neu erstellen/ergänzen Zahlungsvorschlag

 

Neu erstellen: Mit der Auswahl "Neu erstellen" wird der Zahlungsvorschlag vollkommen neu erstellt. Manuell überarbeitete Daten werden dabei überschrieben und die Fälligkeiten und Freigaben neu berechnet.

 

Ergänzen: Wird die Funktion "Ergänzen" ausgewählt, dann bleibt der Zahlungsvorschlag inkl. aller manuellen Änderungen erhalten und wird nur um neu dazugekommene Buchungen ergänzt. Die Fälligkeiten und Freigaben werden dabei nur für die dazugekommenen Daten neu berechnet. Sobald "Ergänzen" ausgewählt wurde, öffnet sich folgendes Eingabefenster:

  

Zusätzlich zu den ursprünglichen Eingaben am Zahlungskreis kann hier die Zahlungsbank angegeben werden, mit welcher die neu dazugekommenen Zahlungen freigegeben werden sollen. Weiters kann mittels "Von Konto-Nr" und "Bis Konto-Nr" ausgewählt werden, welche Konten zusätzlich in den Zahlungsvorschlag aufgenommen werden sollen. Diese Eingaben übersteuern die ursprüngliche Auswahl am Zahlungskreis.

 

3.3. Manuelles Erfassen von Zahlungen

Im Zahlungsvorschlag haben Sie auch die Möglichkeit, Zahlungen an Lieferanten manuell zu erfassen, wenn dazu keine Rechnung in der Buchhaltung erfasst wurde. Durch Anklicken der Schaltfläche  (F5) öffnet sich das Eingabefenster zur Erfassung der Zahlungsdaten.

 Standardfeldauswahl Manuelle Zahlungserfassung

 Feldbeschreibung aller Felder Manuelle Zahlungserfassung

Beim manuellen Erfassen einer Zahlung wird geprüft, ob auf dem eingegebenen Lieferantenkonto eine Zahlsperre hinterlegt wurde. Ist das der Fall, dann wird bei der Eingabe des Lieferantenkontos folgende Meldung ausgegeben: "Es ist eine Zahlsperre am Konto hinterlegt. Um diese Zahlung freigeben zu können, entfernen Sie bitte die Zahlsperre am Kontenstamm."

 

 

Die Zahlung kann trotzdem erfasst werden und wird dann im Zahlungsvorschlag unter Gesperrte Konten angezeigt.

3.4. Anzahlungen

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3.5. Fremdwährungen

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Achtung! 

Damit Fremdwährungszahlungen korrekt durchgeführt werden können, müssen die Einstellungen zum Arbeiten mit Fremdwährung richtig getroffen sein. Wenn z. B. kein Kurs in der Kurstabelle hinterlegt wurde, kann nicht richtig verbucht werden. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Buchen mit Fremdwährung.

4. Zahlungsvorschlag drucken

Hinweis 

Mit der Funktion "Excel-Export" kann der Zahlungsvorschlag auch ins Excel exportiert werden!

Firma	Firma, für die der Zahlungsvorschlag erstellt wurde.
FIBU	Buchhaltung der ausgewählten Firma
Ausdruck	Geben Sie hier den gewünschten Ausdruck an: Für die angeführten Ausdrucke steht eine Musterauswertung zur Ansicht zur Verfügung. Öffnen Sie den Musterausdruck am jeweiligen Ausdruck mittels rechter Maustaste.
Sortierung	Hier können Sie auswählen, welche Sortierung für den Ausdruck verwendet werden soll:
Zahlungskreis	Zahlungskreis, für den der Zahlungsvorschlag erstellt wurde.
Zahlungen	Ausdruck aller bzw. aller freigegebenen Rechnungen
Notiz	Hier können Sie auswählen, ob bzw. welche Notizen und Chroniken am Zahlungsvorschlag angedruckt werden sollen.

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5. Zahllauf durchführen

• Im Verwendungszweck werden die externe Kontonummer, die externe Belegnummer (fehlt diese, wird die interne Belegnummer verwendet) sowie das Belegdatum und der Zahlungsbetrag übermittelt.
  
  
• In der Zahlungsreferenz werden die externe Kontonummer und die externe Belegnummer (fehlt diese, wird die interne Belegnummer verwendet) mitgegeben.

• "AGH", "AGH-SV" oder "AGH-LSt" (gibt an, ob der Betrag 40 %, 32 %, 25 %, 20 %, 8 % oder 5 % der Rechnung entspricht)
  
  
• Dienstgebernummer bzw. Name des Auftraggebers + UID-Nummer des Auftraggebers
  
  
• Dienstgebernummer bzw. Name des Auftragnehmers +UID-Nummer des Auftragnehmers bzw. Steuernummer des Auftragnehmers
  
  
• ODER: Sozialversicherungsnummer des Auftragnehmers + UID-Nummer des Auftragnehmers
  
  
• Rechnungsdatum + Rechnungsnummer

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5.1. Datenträger erstellen

 

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Hinweis 

Wenn Sie bei der Erstellung des Datenträgers ein Telebankingformat ausgewählt haben, welches nicht mehr der aktuellen Norm entspricht, wird der Hinweistext "Bitte beachten Sie, dass es bereits aktuellere Telebankingformate gibt. Sie können das gewählte Format aber weiterhin verwenden, solange Ihre Bank dieses unterstützt." angezeigt.

Hinweis 

Ändern Sie das ausgewählte "Standard SEPA-Format" nur dann ab, wenn mit Ihrer Bank geklärt worden ist, dass das neue Format problemlos ins Telebankingprogramm importiert bzw. verarbeitet werden kann. Fragen Sie zuvor konkret nach, welche Telebankingformate (SEPA-Zahlungsformate) von der Bank aktuell unterstützt werden. Lassen Sie sich diese Information am besten schriftlich zukommen.

Ist auf der eigenen Zahlungsbank bereits ein Telebankingformat fixiert worden, dann wird das hinterlegte Format beim Erstellen der Datei angezeigt und kann nicht umgestellt werden. Wir empfehlen, eine Fixierung des Formates nur in speziellen Ausnahmefällen nach Absprache mit dem FIBU Support vorzunehmen! Ist das Telebankingformat auf der Bank fixiert worden, muss dieses bei Normanpassungen immer manuell geändert werden.     Um das Format zu ändern, muss die Hinterlegung auf der Zahlungsbank bearbeitet/entfernt werden. Dazu stehen auf der eigenen Bankverbindung die Felder "Telebankingformat ..." zur Verfügung:

Hinweis 

Für die Bezeichnung der Telebankingdatei können auch variable Texte (wie z. B. Erstelldatum) hinterlegt werden. Dazu stehen bei der Bankverbindung im Feld "Telebankingdatei ..." zusätzlich zum Datenpfad variable Texte für den Dateinamen zur Verfügung.

Das Erstellen einer Datei ist nur dann möglich, wenn Zahlungen für das Telebanking freigegeben wurden. Gibt es keine freigegebenen Rechnungen oder die Datei wurde bereits erstellt, dann wird die Hinweismeldung "Es wurden keine Zahlungen freigegeben oder die Datenträger wurden schon erstellt." angezeigt.

Hinweis 

Wenn die Datei nicht erstellt werden kann, weil im Hintergrund ein anderer Prozess (Programmdateien, Virenscanner o. ä.) auf den gewählten Pfad zugreift, dann erscheint folgende Fehlermeldung: "Die Datei "xxx.xml" kann nicht erstellt werden. Der Prozess kann nicht auf die Datei zugreifen, da sie von einem anderen Prozess verwendet wird." Um dies zu verhindern, stellen Sie diesen Parameter auf "1 - Erstellung über Temp-Verzeichnis": FIBU → Zahlungsverkehr → Zahlungsplattform → Extras → Allgemeine Einstellungen → Zusätzliche Einstellungen → Erzeugung Telebankingfiles

5.2. Verification of Payee - Empfängerprüfung

 Grundlegende Informationen zum Ablauf der Verification of Payee finden Sie unter Verification of Payee - Empfängerprüfung.

Achtung! 

Bei SEPA-Einzelüberweisungen ist die Empfängerüberprüfung verpflichtend. Dies gilt auch dann, wenn die Zahlung mittels Datenträger oder EBICS an die Bank übermittelt wird. Wird nur eine Zahlung im Datenträger übermittelt, wird die Empfängerprüfung daher immer durchgeführt - unabhängig von der Einstellung auf der eigenen Zahlbank.

5.3. SEPA-Echtzeitüberweisung ("Instant Payment")

• Zahlung innerhalb des SEPA-Raums (EU-Mitgliedstaaten, Island, Liechtenstein, Norwegen, Schweiz, San Marino, Andorra und Vatikan)
• Überweisung ausschließlich in Euro
  
  

Hinweis 

Beachten Sie dabei, dass auch bei Echtzeitüberweisungen die Verification of Payee durchgeführt wird. Da jede einzelne Überweisung geprüft und das Protokoll danach (bei der Bank) bestätigt werden muss, können sich die Zahlungen dadurch verzögern.

Achtung! 

Wenn Sie Fragen zum Import in Ihr Telebankingprogramm haben (Vorgangsweise, Fehlermeldungen, Format etc.) wenden Sie sich an die Hotline des jeweiligen Programms oder an Ihren Bankberater. Da die Vorgangsweise in sämtlichen Telebankingprogrammen unterschiedlich ist, können Fragen dazu nicht im BMD Support beantwortet werden.

5.4. Sonstige Funktionen

5.4.1. Prüfung Bankverbindungen

5.4.2. Datenträgerprotokoll

Hinweis 

Mit dem Parameter Ausdruck DT-Protokoll/Begleitzettel können Sie einstellen, ob das Datenträgerprotokoll bzw. der Datenträgerbegleitzettel ausgedruckt werden sollen.

 

Kommt die Auftraggeberhaftung bei einem Lieferanten zur Anwendung, so werden die beiden Überweisungen am DT-Protokoll gesondert dargestellt.

 

 

Sind im angegebenen Dateipfad bereits Dateien mit dem gleichen Namen vorhanden, werden diese beim Erstellen der Telebankingdateien in einen Unterordner mit der jeweiligen Firmennummer verschoben. Dieser Ordner wird vom Programm automatisch erstellt und die alten Dateien werden mit den Angaben Name + Datum (JJJJMMTT) + Zeit (HHMMSS) im Dateinamen in dieses Verzeichnis verschoben. Wird mit Zahlungskreisen gearbeitet, wird dem Dateinamen auch die Kreisnummer hinzugefügt. Damit ist gewährleistet, dass sich im TB-Ordner immer die aktuellen Dateien befinden, die alten Daten aber nicht verloren gehen.

 

Zusätzlich zu jedem DT-Protokoll erhalten Sie auch den entsprechenden Datenträgerbegleitzettel, auf dem noch einmal der Dateipfad, Ansprechpartner und Gesamtsumme angegeben sind.

5.4.2.1. Nachträglicher Ausdruck DT-Protokoll

Hinweis 

Wenn Sie mit dem Archiv arbeiten, können Sie das DT-Protokoll ebenfalls archivieren. Dazu setzen Sie den Parameter Archivieren DT-Protokoll auf "Ja".

5.4.3. Nachrichtenreferenz

• BMD
• Datum (J/MM/TT)
• Uhrzeit (HH/MM/SS/MilSMilS)
• Firma (50800)
• Abteilung (FIBU)
• Telebankingart (ZVEU)

5.4.4. Auftraggeberreferenz

5.4.5. Bestandskontrollnummer

• Bei Einzelgegenbuchung auf alle Buchungen
• Bei Sammelbuchung über das Verrechnungskonto auf die Sammelbuchungen
  

Dies ermöglicht eine automatische Zuordnung mittels "Volltextsuche Zahlungsreferenz" in der Bankauszugsverbuchung.

Auch bei der Verbuchung von AGH-Zahlungen wird diese Nummer in das Feld "ZV-Zahlungsreferenz" übernommen. Damit können auch solche Buchungen in der Bankauszugsverbuchung automatisch zugeordnet werden.

 

5.4.6. DT-Protokoll

Sie können dann noch entscheiden, für welche Einzugsbank und Telebankingart Sie das Protokoll drucken möchten. Der Dateiname/-pfad wird automatisch aufgrund der Bank vorgeschlagen.

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5.5. Ausdruck Scheck

Hinweis 

Schecks können nur erstellt werden, wenn es sich um Zahlungen handelt, die von einer österreichischen Bank (eigene Zahlbank muss in Österreich sein) innerhalb des SEPA-Raumes in Euro durchgeführt werden. Ergänzend dazu ist es möglich, Schecks für Inlandszahlungen in GBP auszudrucken, wenn die eigene Zahlbank den Sitz in Großbritannien hat.

5.5.1. Hinterlegung Druckeinstellungen für Scheck

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5.5.2. Scheck erstellen

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Achtung! 

Damit der Hinweis "siehe Zahlungsaviso" am Scheck richtig angedruckt wird, müssen Sie das Scheckformular entsprechend anpassen. (Das Band Verwendungszweck-Avisoband muss am Formular eingefügt werden.)

5.5.3. Verbuchung Scheckzahlungen

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5.6. Verwendungszwecke 

Achtung! 

Bei Überweisungen im Format SEPA RB 6.0 kann nur der Verwendungszweck ODER die Zahlungsreferenz mitgeschickt werden. Bitte hinterlegen Sie im Parameter Übergabe Übergabe Verwendungszweck/Zahlungsreferenz, welches der beiden Felder Sie an den Lieferanten übergeben wollen.

  Bei deutschen Banken steht ausschließlich das Feld "Verwendungszweck" zur Verfügung. Daher wird die Zahlungsreferenz in jedem Fall ignoriert und nur der Verwendungszweck in der Datei übermittelt.

Hinweis 

Mit der rechten Maustaste kann ein Verwendungszweck auf eine andere Firma kopiert werden. Damit können Verwendungszwecke firmenbezogen angelegt bzw. bearbeitet werden.

 

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5.6.1. Zahlungsreferenz (Felder 1 - 7)

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5.6.2. Verwendungszweck (Felder 1-7)

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Hinweis 

Nicht alle Banken übermitteln bei SEPA-Überweisungen sowohl die Zahlungsreferenz als auch den Verwendungszweck. Bei einigen Banken wird der Verwendungszweck verworfen, sobald die Zahlungsreferenz befüllt wird (unbedingt mit der eigenen Bank abklären, wie die Daten übermittelt werden). Für diese Fälle kann im Zahlungsverkehr der Parameter "Übergabe Verwendungszweck/Kundendaten" auf "1 - In der Telebankingdatei wird nur der Verwendungszweck übergeben" umgestellt werden. Durch diese Einstellung wird in der Telebankingdatei nur der Verwendungszweck übermittelt, die Zahlungsreferenz wird nicht mehr mitgegeben. Ausnahme: Ist das Feld "ZV-Zahlungsreferenz" beim Buchen befüllt worden, dann wird dieses auf jeden Fall in der Zahlungsreferenz übermittelt.

5.6.3. Hinweistexte, QR-Code Felder CZ, Auftraggeberinformation

6. Avisobrief drucken

Firma	Firma, für die der Zahlungsvorschlag erstellt wurde.
FIBU	FIBU, für die der Zahlungsvorschlag erstellt wurde.
Gesamtvorschau	Bei der Auswahl "Gesamtvorschau" gibt es im Vorschaufenster den Button "Avisobrief drucken". Wird dieser Button gedrückt, wird die Vorschau geschlossen und der Ausdruck der Avisobriefe mit Druck, Mail, Archivierung (lt. jeweiligen Druckereinstellungen) gestartet. Wird die Vorschau geschlossen, ohne den Button "Avisobrief drucken" ausgeführt zu haben, erhalten Sie einen Hinweis, dass die Funktion noch nicht durchgeführt wurde.
von Konto-Nr	Dient zum Einschränken der gewünschten Lieferantenkonten.
bis Konto-Nr	Dient zum Einschränken der gewünschten Lieferantenkonten.

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Hinweis 

Ist der Parameter Ausdruck Avisobrief bei Gesamtsumme im Zahlungsverkehr auf "1 - Nur Zahlungen, bei denen die Gesamtsumme bei Telebanking oder Überweisung ausgewiesen wurde" gesetzt, dann wird der Avisobrief nur für jene Lieferanten gedruckt, bei denen in der Datei eine Gesamtsumme ausgewiesen wurde (ausgenommen Lieferanten, bei denen der AGH-Prozentsatz abgezogen wurde – für diese wird der Avisobrief immer gedruckt). Bei einzelnen Lieferanten kann es jedoch notwendig sein, trotzdem einen Avisobrief zu senden. Daher kann bei diesen Lieferanten am Kontenstamm das Feld "Avisobrief" unter "Personenkonto (Bearbeiten)" gesetzt werden. Mit der Einstellung "wird gedruckt", wird bei diesen Lieferanten immer ein Avisobrief ausgedruckt - unabhängig von der Parametereinstellung im Zahlungsverkehr. Standardmäßig ist dieses Feld auf "lt. Parametereinstellung" gesetzt.   Soll der Avisobrief an eine Kontaktperson des Lieferanten geschickt werden, kann dies im Parameter Personenkennzeichen zur Ermittlung Kontaktperson hinterlegt werden.

 Soll das Formular für den Avisobrief angepasst bzw. verändert werden, finden Sie grundlegende Informationen zur Gestaltung von Ausdrucken unter Ausdrucksgestaltung.

6.1. Ausdruck Sachbearbeiter

Hinweis 

Wenn Sie Ihre Avisobriefe archivieren und zu den Zahlungsbuchungen zuordnen möchten, dann setzen Sie den Parameter Archivierte Avisobriefe bei Zahlungsbuchung zuordnen auf "Ja". Bitte beachten Sie dabei, dass die Avisobriefe vor der Verbuchung des Zahlungsvorschlages gedruckt bzw. archiviert werden müssen. Eine nachträgliche Zuordnung ist nicht möglich.

6.2. Firmenbezogenes Formular anlegen/bearbeiten

Hinweis 

Ist am Firmenstamm eine E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adressart "Finanzbuchhaltung" angelegt worden, dann wird diese E-Mail-Adresse als Absenderadresse am Ausdruck des Avisobriefs verwendet.

7. Verbuchen

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Wird im Zahlungsverkehr mit Filialen oder IC-Codes gearbeitet, dann werden die Sammelbuchungen nach Filialen bzw. IC-Codes getrennt durchgeführt.

7.1. Fehlerhafte Buchungen

• Allen
• Fehlerhaften
• Fehlerhaften Buchungszeilen
• Hinweisen
• Hinweisen Buchungszeilen
• Noch nicht verbuchten
• Fertige Buchungszeilen 
  
  

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Bei der Verbuchung wird geprüft, ob der benötigte Buchungskreis zur Verfügung steht bzw. bebucht werden darf. Kann auf den Kreis nicht zugegriffen werden (z. B. wegen Datenbesitzergruppen, Kreis bereits abgeschlossen u.ä.) wird eine entsprechende Meldung ausgegeben.   Beispiel: bei Periodensperre    Seitenanfang

7.2. Fehlendes Verrechnungskonto

Das Verrechnungskonto kann durch Anklicken der Zeile "Bankverbindungen bearbeiten" direkt hinterlegt werden. Sobald das Konto richtig hinterlegt ist, kann die Verbuchung erneut gestartet werden.

​7.3. Sonderfall: Zahlsperre statt Verbuchung

 

 

Wählen Sie diese Funktion aus, dann wird auf den Rechnungen automatisch eine Zahlsperre gesetzt. Es werden keine Zahlungen in die Fibu verbucht, die Rechnungen scheinen daher weiter als offen in der Buchhaltung auf!

 

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8. FAQ

Welche Hinterlegungen werden bei Schweizer Bankverbindungen benötigt?  

Wie ist die richtige Vorgangsweise, wenn ich eine Rechnung mit QR-Code und QR-IBAN bekomme, bisher jedoch mit "normaler" IBAN gearbeitet habe? 

Wie ist die richtige Vorgangsweise, wenn ich bisher mit der Teilnehmernummer überwiesen habe, jetzt jedoch eine Rechnung mit einer IBAN erhalte?  

Siehe auch:      Ausdrucksgestaltung Auftraggeberhaftung im Zahlungsverkehr

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