FAQ Zahlungsvorschlag
Grundlegende Informationen zum Zahlungsvorschlag finden Sie unter Zahlungsvorschlag.5.2. Warum wird statt der Funktion "Verbuchen" die Funktion "Bezahlte Rechnungen sperren" angezeigt?
Anlage Stammdaten
Welche Hinterlegungen werden bei schweizer Bankverbindungen benötigt? 
In der Schweiz gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Bankverbindung richtig zu erfassen. Eine detaillierte Information dazu finden Sie unter Bankverbindungen Schweiz.
Wie ist die richtige Vorgangsweise, wenn ich eine Rechnung mit QR-Code und QR-IBAN bekomme, bisher jedoch mit "normaler" IBAN gearbeitet habe?
In solchen Fällen muss eine zweite Bankverbindung mit der QR-IBAN am Kreditorenstamm angelegt werden. Je nachdem, in welcher Form die meisten Rechnungen ausgestellt werden, können Sie die Hauptbankverbindung umsetzen.
Detaillierte Informationen zur Anlage von Bankverbindungen am Kreditorenstamm finden Sie unter Bankverbindungen Schweiz.
Um eine korrekte Verarbeitung zu gewährleisten, muss bei Rechnungen mit QR-Code in der Buchung die Referenznummer Schweiz zwingend erfasst werden!
Wie ist die richtige Vorgangsweise, wenn ich bisher mit der Teilnehmernummer überwiesen habe, jetzt jedoch eine Rechnung mit einer IBAN erhalte?
Die gemeinsame Hinterlegung von IBAN und Teilnehmernummer auf einer Bankverbindung ist nicht möglich. Aus diesem Grund sollten Sie eine zweite Bankverbindung am Kreditorenstamm anlegen (die bestehende Bankverbindung sollte nicht geändert werden, da die Teilnehmernummer eventuell noch benötigt wird). Je nachdem, in welcher Form die meisten Rechnungen ausgestellt werden, können Sie die Hauptbankverbindung umsetzen.
Detaillierte Informationen zur Anlage von Bankverbindungen am Kreditorenstamm finden Sie unter Bankverbindungen Schweiz.
Diese Zahlungsart wird voraussichtlich ab 2021 nur mehr 2 Jahre unterstützt!
Wie muss ich vorgehen, wenn ich auf eine ausländische IBAN überweisen möchte?
Mit dem Zahlungsvorschlag können auch Überweisungen an ausländische Bankverbindungen vorgenommen werden.
Dabei müssen Sie unterscheiden, ob es sich um eine SEPA-Zahlung (Zahlung in Euro an SEPA-Länder) oder um eine Drittlandszahlung handelt. Davon abhängig sind in der Bankverbindung des Lieferanten unterschiedliche Daten zu erfassen.
Details zur SEPA-Zahlung finden Sie unter SEPA-Zahlungen.
Details zur Drittlandszahlung finden Sie unter Drittlandszahlungen.
Wo kann ich einen abweichenden Kontoinhaber hinterlegen?
Wenn der Name des Kontoinhabers vom Namen am Personenstamm abweicht, dann können Sie den Kontoinhaber direkt im Feld Kontoinhaber auf der Bankverbindung des Lieferanten hinterlegen.
Erstellen Zahlungsvorschlag
Wie kann die Hauptbankverbindung umgestellt werden?
Um die Hauptbankverbindung zu ändern, wählen Sie unter Funktionen → Stammdaten → Bankverbindungen die Bank aus, die zukünftig als Hauptbankverbindung dienen soll. Mit der rechten Maustaste starten Sie den Punkt Hauptbankverbindung umstellen. Damit wird das Kennzeichen umgesetzt und die markierte Bank als Hauptbankverbindung gekennzeichnet.
Warum wird der Lieferant nicht im Zahlungsvorschlag angezeigt?
Scheint ein Lieferant (oder die Rechnung) trotz offener Posten nicht im Zahlungsvorschlag auf, dann schalten Sie im Zahlungsvorschlag mittels Combobox auf "Gesperrte Konten" um. In dieser Ansicht werden Ihnen alle Lieferanten angezeigt, bei denen eine Zahlsperre am Konto gesetzt wurde.
Die Zahlsperre für einen Lieferanten kann auf zwei verschiedene Arten gesetzt werden:
- Auf dem Allgemein-Reiter des Lieferantenkontos. Hier steht das Feld Zahlungssperre zur Verfügung.
- Auf dem FIBU-Konto-Reiter des Lieferantenkontos. Hier wird die Zahlsperre im Feld Zahlsperre gesetzt.
- Der Parameter Kontrolle Gutschrift, Saldo ist auf "0 - Lieferant mit mehr Guthaben als Rechnungen wird nicht in den Zahlungsvorschlag aufgenommen" gesetzt.
Scheint der gesuchte Lieferant auch dort nicht auf, können Sie zusätzlich folgende Punkte kontrollieren:
- Ist die Rechnung tatsächlich noch offen oder wurde diese bereits mit einer Zahlung/Gutschrift ausgeziffert?
- Kontrollieren Sie auf der Buchung das Feld "ZV-Sperre". Ist dort eine Sperre gesetzt, dann wird die betroffene Rechnung nicht in den Zahlungsvorschlag aufgenommen.
- Wurde die Rechnung mit dem Buchungstyp "Rechnung" gebucht? Kontrollieren Sie dazu das Feld "Typ" am verwendeten Buchungssymbol.
- Eine Rechnung kann immer nur in einem Zahlungskreis aufscheinen. Das bedeutet: Sobald eine Rechnung in einen Zahlungskreis fällt, wird diese so lange in keinen neuen Zahlungskreis mehr übernommen, bis der Kreis abgeschlossen oder neu erstellt wird. Wird mit Zahlungskreisen gearbeitet, dann wird der aktuelle Zahlungskreis am rechten oberen Bildschirmrand angezeigt.
Wie können Rechnungen einzeln an die Lieferanten überwiesen werden?
Standardmäßig werden alle Zahlungen, die an den gleichen Lieferanten überwiesen werden, in der Datei zusammengefasst und in einer Gesamtsumme überwiesen.
Um die Rechnungen alle einzeln zu überweisen (d. h. als eigene Buchungszeilen), gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Sollen die Rechnungen aller Lieferanten einzeln überwiesen werden, dann setzen Sie beim Erstellen des Zahlungskreises das Kennzeichen Einzelüberweisung in den Zahlungskreisdaten.
- Wenn nur bei einem bestimmten Lieferanten die einzelne Überweisung der Zahlungen notwendig ist, dann treffen Sie die Einstellung pro Lieferantenkonto. Dazu setzen Sie am FIBU-Konto-Reiter des Lieferanten das Kennzeichen Einzelüberweisung.
- Mit dem Parameter Allgemein → Einzelüberweisung bei Zahlungsreferenz können jene Rechnungen einzeln überwiesen werden, bei denen bei der Rechnungsbuchung das Feld ZV-Zahlungsreferenz befüllt wurde. Alle anderen Zahlungen an diesen Lieferanten werden weiterhin als Sammelüberweisung durchgeführt.
Warum werden die Zahlungskonditionen nicht in den Zahlungsvorschlag übernommen, wenn diese auf dem Personenkonto hinterlegt oder geändert werden?
Beim Erstellen des Zahlungsvorschlages werden die Konditionen aus den Rechnungsbuchungen übernommen. Das heißt, wenn zum Zeitpunkt der Rechnungsbuchung noch keine (oder eine andere) Kondition am Personenkonto hinterlegt war, dann ist in der Rechnungsbuchung auch keine Kondition eingetragen. Durch eine Änderung am Personenkonto werden bereits bestehende Buchungen nicht verändert.
Die Zahlungskonditionen können im Zahlungsvorschlag mit der Funktion Buchung ändern (eingeschränkt) pro Rechnung bearbeitet werden.
Aus welchem Grund wird im Zahlungsvorschlag ein von der Kondition abweichendes (Skonto-)Fälligkeitsdatum angezeigt?
Im Zahlungsvorschlag werden die Konditionen aus der Rechnungsbuchung übernommen und die Fälligkeiten daraus berechnet. Zusätzlich dazu können einige Einstellungen getroffen werden, die das Fälligkeitsdatum beeinflussen.
- Mittels Parametereinstellung können Sie definieren, ob die Fälligkeiten vom Belegdatum oder vom Valutadatum der Rechnung ermittelt werden.
Unter Allgemein → Datum zur Berechnung der Fälligkeit können Sie die gewünschte Auswahl treffen. - In den Parametern können Sie zusätzliche Skontofälligkeitstage hinterlegen. Diese werden bei der Berechnung der Skontofälligkeit berücksichtigt.
Unter Allgemein → Zusätzliche Skontofälligkeitstage können Sie die zusätzlichen Tage eintragen. - In den Parametern können Sie zusätzliche Nettofälligkeitstage hinterlegen. Diese werden bei der Berechnung der Nettofälligkeit berücksichtigt.
Unter Allgemein → Zusätzliche Nettofälligkeitstage können Sie die zusätzlichen Tage eintragen.
Wie kann eine Rücküberweisung an einen Kunden durchgeführt werden?
Mit dem Lieferantenzahlungsverkehr können Sie auch Rücküberweisungen an Kunden durchführen. Dazu ist es notwendig, bei der Erstellung des Zahlungsvorschlags am Zahlungskreis das Feld Kundenrückerstattung zu aktivieren. Damit werden in diesem Zahllauf nur Kundenkonten mit Guthabensaldo berücksichtigt und in den Zahlungsvorschlag aufgenommen (keine Lieferantenzahlungen!). Der restliche Ablauf unterscheidet sich nicht von der Vorgangsweise bei Lieferantenzahlungen.
Gegenverrechnung und Kundenrückerstattung schließen sich gegenseitig aus und können daher nicht gleichzeitig aktiviert werden!
Warum wird meine Rechnung nicht freigegeben?
Wenn eine Rechnung nicht zur Zahlung freigegeben wird, kontrollieren Sie die Spalte Grund für keine Freigabe. In dieser Spalte finden Sie die genauen Informationen, warum eine Rechnung nicht zur Zahlung freigegeben werden kann.
Warum bekomme ich die Meldung, dass der Zahlungsbetrag negativ ist?
Wenn Sie eine Rechnung zur Zahlung freigeben möchten, dann wird geprüft, ob der Zahlungsbetrag positiv ist. Das heißt, das Programm ermittelt, ob die Summe aus freigegebenen Rechnungen höher ist als die Summe der freigegebenen Gutschriften. Wenn der Gutschriftsbetrag den Rechnungsbetrag überschreitet, dann können keine Zahlungen durchgeführt werden (Guthaben können nicht an die Bank übermittelt werden).
Warum kommt trotz niedrigerem Gutschriftsbetrag die Meldung, dass der Zahlungsbetrag negativ ist?
Wenn Sie eine Gutschrift zur Zahlung freigeben möchten und die Meldung erhalten, dass es Konten mit negativem Zahlungsbetrag gibt, dann prüfen Sie folgende Punkte:
- Sind die Rechnungsbeträge tatsächlich höher als die Gutschriftsbeträge (Gutschriften können nicht an die Bank übermittelt werden)?
- Haben Sie am Zahlungskreis oder am Lieferantenkonto "Einzelüberweisung" eingestellt? Bei Einzelüberweisung können Gutschriften nicht freigegeben werden.
- Prüfen Sie, ob für die Rechnung und die Gutschrift die gleiche Lieferantenbankverbindung eingetragen ist (Feld Bank im Zahlungsvorschlag). Sind die Bankverbindungen unterschiedlich, dann würde die Gutschrift wieder als Einzelüberweisung durchgeführt - und dies ist programmtechnisch nicht möglich.
- Prüfen Sie, ob Sie mit diversen Personen arbeiten. Sind bei den Gutschriften andere Personennummern als bei den Rechnungen erfasst, dann ergibt sich ggf. ebenfalls ein Guthaben.
Datenträger erstellen
Wo muss ich den Pfad für die Telebankingdatei hinterlegen?
Der Pfad für die Telebankingdateien wird direkt auf der eigenen Bankverbindung hinterlegt. In den Feldern Telebankingdatei Inland/EU FIBU bzw. Telebankingdatei Ausland FIBU hinterlegen Sie den Pfad sowie den gewünschten Dateinamen.
Beim Erstellen des Datenträgers wird geprüft, ob der Pfad für die Dateierstellung richtig hinterlegt wurde. Kann auf dieses Verzeichnis nicht zugegriffen werden, dann wird die Meldung ausgegeben, dass der Pfad zum Erstellen der Telebankingdateien geprüft werden soll.
Klicken Sie in dieser Meldung auf Bankverbindungen bearbeiten. Damit gelangen Sie direkt aus der Meldung auf die Bankverbindung und können den Pfad und Dateinamen im Feld Telebankingdatei Inland/EU FIBU (bzw. Telebankingdatei Ausland FIBU bei Drittlandsüberweisungen) hinterlegen.
Warum werden am Datenträgerprotokoll nicht alle bezahlten Rechnungen angedruckt?
Am Datenträgerprotokoll werden jene Informationen angedruckt, die in der Datei mitgeschickt werden. Sie können bei der Zahlung entweder die Zahlungsreferenz oder den Verwendungszweck an den Lieferanten übermitteln – diese Informationen werden dann auch am Protokoll angedruckt.
Im Verwendungszweck stehen insgesamt 140 Zeichen zur Verfügung, in der Zahlungsreferenz nur 35 Zeichen. Beachten Sie zusätzlich, dass in der Zahlungsreferenz nur die Daten der ersten Rechnung übergeben werden. Wenn Sie also mehrere Rechnungen bezahlen, erhält der Lieferant nicht alle Informationen. Deswegen empfehlen wir Ihnen, mit dem Verwendungszweck zu arbeiten. Dies erleichtert dem Zahlungsempfänger die Zuordnung der Zahlungen und vermeidet Rückfragen.
Die notwendige Einstellung treffen Sie in den Parametern → Allgemein → Übergabe Verwendungszweck/Zahlungsreferenz. Wählen Sie dort die Einstellung 1 - nur Verwendungszweck.
Warum werden im Verwendungszweck nicht alle bezahlten Rechnungen übergeben?
Sie können bei der Zahlung entweder die Zahlungsreferenz oder den Verwendungszweck an den Lieferanten übermitteln. Welches dieser Felder bei der Zahlung mitgeschickt wird, muss in den Parametern hinterlegt werden.
Die notwendige Einstellung finden Sie in den Parametern → Allgemein → Übergabe Verwendungszweck/Zahlungsreferenz. Wählen Sie dort die Einstellung 1 - nur Verwendungszweck.
Wo kann ich einstellen, welche Informationen im Verwendungszweck mitgeschickt werden?
Die Verwendungszwecke finden Sie im Zahlungsvorschlag unter Funktionen → Stammdaten → Verwendungszwecke.
Sie können die Standardverwendungszwecke bearbeiten oder für einzelne Firmen einen neuen Verwendungszweck anlegen.
Beachten Sie bitte, dass für SEPA (EU) und Drittland getrennte Einstellungen getroffen werden müssen.
Beim Erstellen der Telebankingdatei erhalte ich die Meldung, dass der Prozess nicht auf die Datei zugreifen kann. Was kann ich tun?
Wenn die Telebankingdatei nicht erstellt werden kann, weil im Hintergrund ein anderer Prozess (meistens beim Arbeiten über Server; z. B. andere Programmteile, Virenscanner o. ä.) auf den gewählten Pfad zugreift, dann erscheint folgende Fehlermeldung:
"Die Datei "xxx.xml" kann nicht erstellt werden. Der Prozess kann nicht auf die Datei zugreifen, da sie von einem anderen Prozess verwendet wird."
Um dies zu verhindern, stellen Sie den Parameter FIBU → Zahlungsverkehr → Zahlungsplattform → Extras → Allgemeine Einstellungen → Zusätzliche Einstellungen → Erzeugung Telebankingfiles auf "1 - Erstellung über Temp-Verzeichnis".
Wo kann das Format der Telebankingdatei hinterlegt werden?
Das Telebankingformat wird aufgrund des Landes der Zahlbank automatisch vorgeschlagen. Standardmäßig wird das aktuell gültige Format ausgewählt (von BMD gewartet). Aus diesem Grund sollte das Telebankingformat nur dann geändert werden, wenn Sie von Ihrer Bank ausdrücklich dazu aufgefordert werden.
Das gewählte Telebankingformat wird direkt bei der Datenträgererstellung im Fenster "Kontaktdaten/Durchführungsdatum" vorgeschlagen und kann dort bei Bedarf geändert werden.
Nur in Sonderfällen bei manchen Banken ist es notwendig, das Telebankingformat zu ändern. In diesen Fällen hinterlegen Sie das gewünschte Format direkt auf der jeweiligen Bankverbindung.
Sie finden diese unter Funktionen → Stammdaten → Bankverbindungen. Auf der Bankverbindung wählen Sie das gewünschte Format in den Feldern "Telebankingformat Inland/EU" bzw. "Telebankingformat Drittland."
Wir empfehlen dies jedoch wirklich nur in Ausnahmefällen. Sollte sich das von BMD ausgelieferte Standardformat ändern, kann dies bei Fixierung auf der Zahlbank nicht automatisch richtig vorgeschlagen werden!
Import ins Telebankingprogramm
Was mache ich, wenn beim Import in das Telebankingprogramm Fehler auftreten?
Wenn beim Import in das Telebankingprogramm Fehler auftreten, kann dies verschiedenste Ursachen haben. In den meisten Fällen handelt es sich um fehlerhafte Bankverbindungen oder fehlende Daten. Die falschen Positionen sind meist in der Fehlermeldung angeführt und müssen im Zahlungsverkehr entsprechend korrigiert werden.
Wenn Sie das Problem anhand der Fehlermeldung nicht erkennen können, wenden Sie sich an Ihre Bank oder Telebankinghotline. Die Mitarbeiter dort können Ihnen die genaue Fehlerursache mitteilen.
Um die Dateien so anliefern zu können, wie diese von der Bank benötigt werden, ist es zwingend notwendig, eine genaue Fehlerbeschreibung (inkl. Ursache und korrekte Lösung) von der Bank zu erhalten. Nur mit diesen Informationen ist es möglich, eine programmtechnische Lösung anzubieten.
Wenn beim Import in das Telebankingprogramm Fehler auftreten, wie kann ich die Zahlungen korrigieren?
Sobald die Telebankingdatei erstellt wird, werden die freigegebenen Zahlungen als durchgeführt gekennzeichnet. Damit Sie die fehlerhaften Zahlungen bearbeiten können, müssen diese wieder als offen aufscheinen.
Verwenden Sie zum Ändern des Status die Schaltfläche Zahlungsstatus rücksetzen (der aktuelle Status wird im Zahlungsvorschlag in der Spalte Status angezeigt).
Sobald die Zahlungen wieder offen sind, können Sie diese bearbeiten und die Fehler korrigieren. Erstellen Sie danach den Datenträger neu und lesen Sie die Datei in ihr Telebankingprogramm ein.
Was mache ich, wenn die Bank den Datenträger wegen eines fehlerhaften Formats ablehnt?
Wenn Sie beim Import der Datei ins Telebankingprogramm die Fehlermeldung erhalten, dass das Format falsch ist, dann muss Folgendes mit der Bank geklärt werden:
- Ist das verwendete Format (pain.xxx) grundsätzlich falsch, oder ist der Dateiinhalt fehlerhaft?
- Welches Format (pain.xxx) wird von der Bank benötigt, um die Daten verarbeiten zu können. Wählen Sie bei der Erstellung des Datenträgers das entsprechende Format aus.
- Wenn die Dateiinhalte fehlerhaft sind, was genau benötigt die Bank in den fehlerhaften Feldern?
Um die Daten so anliefern zu können, wie diese von der Bank benötigt werden, ist es zwingend notwendig, eine genaue Fehlerbeschreibung (inkl. Ursache und korrekte Lösung) von der Bank zu erhalten. Nur mit diesen Informationen ist es möglich, eine programmtechnische Lösung anzubieten.
Verbuchen
Warum wird statt der Funktion "Verbuchen" die Funktion "Übernahme in die Vorerfassung" angezeigt?
- Eingangsrechnungen können auch dann über den Zahlungsvorschlag bezahlt werden, wenn diese in der "Vorerfassung Buchungen" eingegeben und noch nicht in die Buchhaltung übergeleitet worden sind. Die Zahlungen werden dann nicht in die Buchhaltung verbucht, sondern in die "Vorerfassung Buchungen" bzw. ins "BaKaWa BMD Com" übernommen.
Dazu muss der Parameter Vorerfassung/BaKaWa Daten einlesen im Zahlungsvorschlag auf "1 - Ja" gesetzt sein. Ist dies der Fall, wird anstelle der Funktion "Verbuchen" die Funktion "Übernahme in die Vorerfassung" angezeigt. - Eingangsrechnungen können auch dann über den Zahlungsvorschlag bezahlt werden, wenn diese in der "ER-Kontrolle" eingegeben und noch nicht in die Buchhaltung übergeleitet worden sind. Die Zahlungen werden dann nicht in die Buchhaltung verbucht, sondern in die "Vorerfassung Buchungen" bzw. ins "BaKaWa BMD Com" übernommen.
Dazu muss der Parameter ER-Kontrolle-Daten einlesen im Zahlungsvorschlag auf "1 - Ja" gesetzt sein. Ist dies der Fall, wird anstelle der Funktion "Verbuchen" die Funktion "Übernahme in die Vorerfassung" angezeigt.
Warum wird statt der Funktion "Verbuchen" die Funktion "Bezahlte Rechnungen sperren" angezeigt?
In seltenen Ausnahmefällen werden die Zahlungen aus dem Zahlungsvorschlag nicht in die Buchhaltung verbucht.
Damit diese Rechnungen nicht mehr in den Zahlungsvorschlag aufgenommen werden, steht der Parameter Zahlsperre setzen ohne Verbuchung zur Verfügung. Wird dieser auf "1 - Ja" gesetzt, dann wird anstelle der Funktion "Verbuchen" die Funktion "Bezahlte Rechnungen sperren" angezeigt.
Können die Zahlungen in ein anderes Wirtschaftsjahr verbucht werden?
Nein. Die Verbuchung der Zahlungen kann nur in jene Fibu erfolgen, in welcher der Zahlungsvorschlag erstellt worden ist.
Bereits bei der Erstellung des Zahlungsvorschlags mit abweichendem Datum wird folgender Hinweis angezeigt:
"Das Zahlungsdatum liegt außerhalb des Wirtschaftsjahrs. Führen Sie die Jahresübernahme durch und erstellen Sie den Zahlungsvorschlag im neuen Wirtschaftsjahr".
Ein Wechsel zwischen den Wirtschaftsjahren ist nicht möglich, da bei der Erstellung des Zahlungsvorschlags die offenen Posten aus der angegebenen Fibu ermittelt und bei der Verbuchung ausgeziffert werden.
Kann ich einen bereits verbuchten Zahlungsvorschlag verändern?
Sobald der Zahlungsvorschlag in die Fibu verbucht worden ist, kann dieser nicht mehr geändert werden. Da die offenen Posten im Zuge der Verbuchung ausgeziffert werden, ist ein neuerliches Erstellen des Zahlungsvorschlags mit diesen Positionen nicht mehr möglich. Die Verbuchung in die Fibu sollte daher erst nach Freigabe der Zahlungen bei der Bank erfolgen.
Kann man einen verbuchten Zahlungsvorschlag löschen?
Wenn der Zahlungsvorschlag in die Fibu verbucht worden ist, können die betroffenen Buchungen nicht gleichzeitig gelöscht werden. Die Verbuchung in die Fibu sollte daher erst nach Freigabe der Zahlungen bei der Bank erfolgen.
Fehlerhafte Buchungen können nur einzeln bearbeitet, storniert oder gelöscht werden.
Avisobriefe
Kann ein Avisobrief auch nachträglich ausgedruckt werden?
Avisobriefe können so lange ausgedruckt werden, bis der Zahlungsvorschlag neu erstellt wird (auch dann, wenn der ZV bereits verbucht wurde).
 | Siehe auch: |