UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

In diesem Fenster können Sie:
  • zusätzliche Bankverbindungen (neben der Hauptbankverbindung) erfassen.
  • Daten von Kreditkarten erfassen.
  • weitere Informationen bzw. Eigenschaften auf den bestehenden Bankverbindungen hinterlegen, welche für verschiedene NTCS-Pakete von Bedeutung sind.
  • die Hauptbankverbindung wechseln.

Fensterelemente

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Liste der Bankverbindungen
In diesem Bereich sehen Sie alle gespeicherten Bankverbindungen und Kreditkarten zu dieser Person/Firma. Bitte beachten Sie:
  • Die Hauptbankverbindung ist mit einem grünen Häkchen in der Spalte "Haupt-BV" markiert. Die Hauptbankverbindung entspricht immer jener BV, die direkt am Personenstamm bzw. Firmenstamm in den Feldern IBAN, SWIFT/BIC, Bankkontonummer und Bankleitzahl hinterlegt ist. Wenn Sie die Hauptbankverbindung wechseln möchten, beachten Sie bitte die Hinweise in der Funktionsbeschreibung.

  • Ein Löschen der Hauptbankverbindung ist in diesem Fenster nicht möglich! Wenn Sie eine Haupt-BV löschen möchten, leeren Sie die entsprechenden Felder am Personenstamm bzw. Firmenstamm.

  • Die Speicherung von Kreditkartennummern und Kreditkartenprüfnummern erfolgt aus Datenschutzgründen immer verschlüsselt. In Listen bzw. Eingaben werden die Kreditkartendaten von NTCS entschlüsselt, aber teilweise verdeckt angezeigt. Zum Ansehen und Bearbeiten wird ein Passwort benötigt. Details lesen Sie in der Feldhilfe.
 
Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

A_STDBRF.bmp Standardbrief
Diese Funktion steht nur bei Bankverbindungen von Kunden, Lieferanten, Interessenten, möglichen Lieferanten und Diversen Personen zur Verfügung! Damit wird der Standardbrief direkt aus der Liste der Bankverbindungen gestartet. Die markierte Bankverbindung wird dabei automatisch in das Feld "Bankverbindung" der Adressatenliste übergeben. Eine dort eingetragene Bankverbindung wird im Standardbrief bei den Feldern des Ordners "Bank", sowie bei den Bankfeldern der Person, anstatt der Hauptbankverbindung verwendet.
A_True.bmp Hauptbankverbindung umstellen
Hier können Sie eine andere Bankverbindung zur Hauptbankverbindung machen.

Wenn die Funktion inaktiv ist, können folgende Ursachen vorliegen:
  • Sie haben eine Bankverbindung selektiert, die bereits die Hauptbankverbindung ist.
  • Sie haben nicht die erforderlichen Berechtigungen z. B. zum Bearbeiten der Person/Institution/Firma, Firmenberechtigungen, Datenbesitzergruppen.
Hinweis 
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Am Firmenstamm können Bankverbindungen nur dann umgestellt werden, wenn es sich nicht um eine Mandantenfirma handelt. Wenn Sie die Hauptbankverbindung auf einer Mandantenfirma wechseln möchten, verwenden Sie bitte die entsprechende Funktion im Kundenstamm. Durch das Update von Person auf Firma wird die geänderte Bankverbindung automatisch auf den Stamm der zugehörigen Mandantenfirma upgedatet.


Funktionen
 
 Nur aktive Daten anzeigenZeigt alle aktiven Bankverbindungen der Person an.
 Nur inaktive Daten anzeigenZeigt alle inaktiven Bankverbindungen der Person an.
 Alle Daten anzeigenZeigt alle aktiven und inaktiven Bankverbindungen der Person an.
Ansicht

Hintergrundinformationen

Bankverbindungen aktiv/inaktiv setzen

Über das Feld "Aktiv" können Bankverbindungen von Personen und Institutionen aktiviert bzw. deaktiviert werden.

Über dieses Feld können Bankverbindungen von Personen und Institutionen als aktiv/inaktiv gekennzeichnet werden. Auf "inaktiv" setzen ist nicht möglich, wenn es sich um eine Hauptbankverbindung handelt. Ebenso ist es NICHT möglich, eine bereits inaktive Bankverbindung zur Hauptbankverbindung zu machen.

Ist die Bankverbindung aktiv, ist sie aktuell gültig und sichtbar. Bankverbindungen, die inaktiv sind, werden in der Liste der Bankverbindungen automatisch ausgeblendet. Über das Fenstermenü → "Ansicht" können Sie in der Liste zwischen aktiven, inaktiven und allen Bankverbindungen umschalten.

Inaktive Bankverbindungen werden in Suchdialogen standardmäßig nicht angezeigt, um unbeabsichtigte falsche Überweisungen zu verhindern. Das Auswählen einer inaktiven Bankverbindung wird aber zugelassen, wenn Sie im Suchdialog unter "Ansicht" auf inaktive Bankverbindungen umschalten.

Achtung! 
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Beim Deaktivieren einer Bankverbindung erfolgt keine Prüfung, ob/wo diese Bankverbindung bereits hinterlegt ist. Das Kennzeichen dient dazu, inaktive Bankverbindungen bei zukünftigen Zuordnungen nicht mehr zu verwenden.


Achtung! 
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Wartung von Bankverbindungen: Bankverbindungen sind über die laufende Nummer auf Bewegungsdaten hinterlegt. Wenn sich eine Bankverbindung ändert, Sie die alte Bankverbindung deaktivieren und eine neue anlegen, hat die neue Bankverbindung eine andere laufende Nummer. Sie müssen folglich die gewählte Bankverbindung auf allen relevanten Bewegungsdaten manuell austauschen! Wenn Sie diesen Schritt vermeiden möchten, können Sie stattdessen die bestehende Bankverbindung bearbeiten. Dadurch bleibt die ID erhalten und die geänderte Bankverbindung wird automatisch herangezogen.

Betrugsbekämpfung

In folgenden Parametern können Sie einen CRM Workflow hinterlegen, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn eine IBAN oder Kontonummer auf einem Mitarbeiter, Lieferanten oder einer Institution geändert wird: Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Kunden → Workflow:

 
Hinterlegen Sie einen CRM Workflow, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn auf einem Mitarbeiter eine Bankverbindung geändert wird. Sie können geänderte Bankverbindungen auch automatisch für den Zahlungsverkehr sperren, bis diese von einem Vorgesetzten freigegeben werden. Diese Maßnahme soll Überweisungen auf Bankkonten verhindern, die nicht dem tatsächlichen Mitarbeiter gehören.

Die Kontrolle ist sowohl bei einer manuellen Änderung als auch bei einer manuellen Neuanlage aktiv. Ein Workflow wird ausgelöst, wenn eine geänderte IBAN oder Kontonummer gespeichert wird. Wird die IBAN oder Kontonummer gelöscht (Feld leer), erfolgt keine Aktion. Über den Workflow kann für den zuständigen Vorgesetzten entweder eine Aufgabe angelegt, oder eine E-Mail geschickt werden.

Es ist mithilfe von Workflowaktionen auch möglich, geänderte Bankverbindungen für den Zahlungsverkehr zu sperren - solange, bis sie von einem Verantwortlichen kontrolliert und freigegeben werden. Verwenden Sie dazu im Workflow die folgenden beiden Hintergrundfunktionen:
  • Bankverbindung sperren: Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine gerade neu erfasste oder geänderte Bankverbindung zu sperren. Dabei wird auf der Bankverbindung das Feld "ZV-Sperre" aktiviert, das ausschließlich über Workflowaktionen bearbeitet werden kann.

  • Bankverbindung freigeben: Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine für den Zahlungsverkehr gesperrte Bankverbindung wieder freigeben zu können. Wird eine ZV-Sperre durch den Workflow nicht entfernt, z. B. weil die Freigabe durch den Verantwortlichen abgelehnt wird, bleibt die Bankverbindung gesperrt. Mit einer erneuten Bearbeitung der Bankverbindung wird der Workflow wieder gestartet und es besteht erneut die Möglichkeit, die Bankverbindung freizugeben.
Beachten Sie folgende Hinweise, wenn Sie den Parameter firmenbezogen einstellen möchten:
  • Der Parameter wird mit der Firma des Benutzers ausgelesen, der die Bankverbindung bearbeitet.

  • Wenn Sie eine Firmengruppe verwenden, muss der Parameter nur für die Hauptfirma eingestellt werden. Es werden automatisch alle Firmen der Firmengruppe mitgeprüft.

  • Wenn Sie keine Firmengruppe haben, muss der Parameter für jede Firma eingestellt werden, für die Sie eine Benachrichtigung aktivieren möchten.
Tipp: Im Workflow für "Bankverbindung Mitarbeiter" können Sie auf der Aufgabenaktion die Menüfunktion "Mitarbeiter-Navigator" hinterlegen. Bei Ausführen der Workflowaufgabe öffnet sich dann der Mitarbeiter-Navigator mit dem jeweiligen Mitarbeiter und Sie können dort wiederum über die Funktion "Stammdaten" auf schnellem Weg auf den Mitarbeiterstamm zugreifen.
 
Hinterlegen Sie einen CRM Workflow, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn auf einem Lieferanten eine Bankverbindung geändert wird. Sie können geänderte Bankverbindungen auch automatisch für den Zahlungsverkehr sperren, bis diese von einem Vorgesetzten freigegeben werden. Diese Maßnahme soll Überweisungen auf Bankkonten verhindern, die nicht dem tatsächlichen Lieferanten gehören.

Die Kontrolle ist sowohl bei einer manuellen Änderung als auch bei einer manuellen Neuanlage aktiv. Ein Workflow wird ausgelöst, wenn eine geänderte IBAN oder Kontonummer gespeichert wird. Wird die IBAN oder Kontonummer gelöscht (Feld leer), erfolgt keine Aktion. Über den Workflow kann für den zuständigen Vorgesetzten entweder eine Aufgabe angelegt oder eine E-Mail geschickt werden.

Es ist mithilfe von Workflowaktionen auch möglich, geänderte Bankverbindungen für den Zahlungsverkehr zu sperren - solange, bis sie von einem Verantwortlichen kontrolliert und freigegeben werden. Verwenden Sie dazu im Workflow die folgenden beiden Hintergrundfunktionen:
  • Bankverbindung sperren: Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine gerade neu erfasste oder geänderte Bankverbindung zu sperren. Dabei wird auf der Bankverbindung das Feld "ZV-Sperre" aktiviert, das ausschließlich über Workflowaktionen bearbeitet werden kann.

  • Bankverbindung freigeben: Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine für den Zahlungsverkehr gesperrte Bankverbindung wieder freigeben zu können. Wird eine ZV-Sperre durch den Workflow nicht entfernt, z. B. weil die Freigabe durch den Verantwortlichen abgelehnt wird, bleibt die Bankverbindung gesperrt. Mit einer erneuten Bearbeitung der Bankverbindung wird der Workflow wieder gestartet und es besteht erneut die Möglichkeit, die Bankverbindung freizugeben.
Beachten Sie folgende Hinweise, wenn Sie den Parameter firmenbezogen einstellen möchten:
  • Der Parameter wird mit der Firma des Benutzers ausgelesen, der die Bankverbindung bearbeitet.

  • Wenn Sie eine Firmengruppe verwenden, muss der Parameter nur für die Hauptfirma eingestellt werden. Es werden automatisch alle Firmen der Firmengruppe mitgeprüft.

  • Wenn Sie keine Firmengruppe haben, muss der Parameter für jede Firma eingestellt werden, für die Sie eine Benachrichtigung aktivieren möchten.
Tipp: Im Workflow für "Bankverbindung Lieferant" können Sie auf der Aufgabenaktion die Menüfunktion "Kunden-Navigator" hinterlegen. Bei Ausführen der Workflowaufgabe öffnet sich dann der Kunden-Navigator mit dem jeweiligen Lieferanten und Sie können dort wiederum über die Funktion "Stammdaten" auf schnellem Weg auf den Lieferantenstamm zugreifen.
 
Hinterlegen Sie einen CRM Workflow, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn auf einer Institution eine Bankverbindung geändert wird. Sie können geänderte Bankverbindungen auch automatisch für den Zahlungsverkehr sperren, bis diese von einem Vorgesetzten freigegeben werden. Diese Maßnahme soll Überweisungen auf Bankkonten verhindern, die nicht der tatsächlichen Institution gehören.

Die Kontrolle ist sowohl bei einer manuellen Änderung als auch bei einer manuellen Neuanlage aktiv. Ein Workflow wird ausgelöst, wenn eine geänderte IBAN oder Kontonummer gespeichert wird. Wird die IBAN oder Kontonummer gelöscht (Feld leer), erfolgt keine Aktion. Über den Workflow kann für den zuständigen Vorgesetzten entweder eine Aufgabe angelegt oder eine E-Mail geschickt werden.

Es ist mithilfe von Workflowaktionen auch möglich, geänderte Bankverbindungen für den Zahlungsverkehr zu sperren - solange, bis sie von einem Verantwortlichen kontrolliert und freigegeben werden. Verwenden Sie dazu im Workflow die folgenden beiden Hintergrundfunktionen:
  • Bankverbindung sperren: Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine gerade neu erfasste oder geänderte Bankverbindung zu sperren. Dabei wird auf der Bankverbindung das Feld "ZV-Sperre" aktiviert, das ausschließlich über Workflowaktionen bearbeitet werden kann.

  • Bankverbindung freigeben: Diese Hintergrundfunktion muss im Workflow gesetzt sein, um eine für den Zahlungsverkehr gesperrte Bankverbindung wieder freigeben zu können. Wird eine ZV-Sperre durch den Workflow nicht entfernt, z. B. weil die Freigabe durch den Verantwortlichen abgelehnt wird, bleibt die Bankverbindung gesperrt. Mit einer erneuten Bearbeitung der Bankverbindung wird der Workflow wieder gestartet und es besteht erneut die Möglichkeit, die Bankverbindung freizugeben.
Beachten Sie folgende Hinweise, wenn Sie den Parameter firmenbezogen einstellen möchten:
  • Der Parameter wird mit der Firma des Benutzers ausgelesen, der die Bankverbindung bearbeitet.

  • Wenn Sie eine Firmengruppe verwenden, muss der Parameter nur für die Hauptfirma eingestellt werden. Es werden automatisch alle Firmen der Firmengruppe mitgeprüft.

  • Wenn Sie keine Firmengruppe haben, muss der Parameter für jede Firma eingestellt werden, für die Sie eine Benachrichtigung aktivieren möchten.

Um eine Benachrichtigung zu erhalten, reicht es, einen einfachen Workflow mit einer Aufgabenaktion und der Spezialfunktion "Aufgabe zur Kenntnis" bzw. "E-Mail zur Kenntnis" zu aktivieren. Folgender Text wird als Standard bei der Aufgabe verwendet: "Beim Lieferanten 30000 Musterlieferant (Firma 1) wurde die IBAN geändert von AT79 3456 0000 0123 3456 auf AT79 3456 0000 9876 6666"

Möchten Sie eine neue/geänderte Bankverbindung automatisch über den Workflow für den Zahlungsverkehr sperren, solange bis sie vom Vorgesetzten freigegeben wird, können Sie z. B. folgenden Workflowaufbau verwenden:

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Folgende Felder stehen auf der Bankverbindung zur Verfügung:
 
Feldauswahl.png Feldauswahl Bank - Zuordnung

Weiterführende Informationen:
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