Die Zahlungsplattform in der FIBU
Grundlegende Informationen zu den einzelnen Paketen finden Sie unter Bankauszugsverbuchung, Bankeinzug, UVA, ZahlungsverkehrAllgemeines
Mit der Zahlungsplattform steht Ihnen ein Programm zur Verwaltung und Protokollierung aller Zahlungsvorgänge in den Bereichen Bankauszugsverbuchung, Bankeinzug, UVA und Zahlungsverkehr zur Verfügung.
Über die Zahlungsplattform können Telebankingdateien erstellt und versandt werden bzw. umgekehrt in die Bankauszugsverbuchung eingelesen werden.
Hinweis
 | Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Dateien direkt über EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) oder finAPI an die Banken zu übermitteln bzw. von dort abzurufen. Auch die Daten für den PayData-Abruf werden hier hinterlegt. Dies bedeutet, die Zahlungen werden digital übermittelt und es werden keine Dateien mehr erzeugt, die manuell in ein Telebankingprogramm importiert werden müssen. Gleichzeitig können auch Dateien für die Bankauszugsverbuchung (Camt, MT940) abgerufen werden, ohne in das Telebankingprogramm einsteigen zu müssen. Achtung! Um die Datenübertragung mittels EBICS oder finAPI nutzen zu können, benötigen Sie eine zusätzliche Lizenz. Wenden Sie sich direkt an den Verkauf für ein unverbindliches Angebot. Die Einrichtung der EBICS-Zugänge in der Zahlungsplattform erfolgt im Rahmen eines gemeinsamen Termins mit BMD. |
Arbeiten mit der Zahlungsplattform
Übersicht Zahlungsplattform
Der Programmeinstieg erfolgt unter FIBU → Zahlungsverkehr → Zahlungsplattform.
Der Bildschirm in der Zahlungsplattform ist unterteilt nach den verschiedenen Programmen. Wurden Datenträger in diesen Programmen erstellt bzw. Dateien in die Bankauszugsverbuchung eingelesen, werden die Informationen im entsprechenden Fenster angezeigt.
In den Einstiegsfeldern können Sie auf eine bestimmte Firma und ein beliebiges Ab-Datum einschränken. Diese Eingaben sind optional, wenn nichts eingegeben wird, werden alle Daten angezeigt.
Im Folgenden erfahren Sie die Möglichkeiten, die Ihnen die Zahlungsplattform im Zusammenhang mit den einzelnen Programmen bietet.
Administration
Unter "Administration" werden sämtliche Benutzer und Bankzugänge für die automatischen Abrufe (z. B. finAPI, EBICS, PayData) angelegt und verwaltet.
Mittels Combobox können Sie zwischen allen, aktiven und inaktiven Daten umschalten.
Hinweis
| Wenn der Reiter "Administration" nicht angezeigt wird, dann kann dies an einer fehlenden Berechtigung liegen. Für die Anzeige ist die Berechtigung unter FIBU → Zahlungsplattform → "Zahlungsplattform EBICS" (MCS_FRMSERVICERECHENZENTRUM_CREATE_EBICS) notwendig. |
PGP-Verschlüsselung
PGP (Pretty Good Privacy) ist ein Verschlüsselungsverfahren für E-Mails und Dateien. Es nutzt ein System aus zwei Schlüsseln.
Zum Verschlüsseln wird ein öffentlicher Schlüssel "Public Key" verwendet, zum Entschlüsseln gibt es einen privaten Schlüssel "Private Key".
- Der Public Key wird an die Kontakte weitergegeben. Wird dort eine Telebankingdatei erstellt und an Sie übermittelt, wird diese Datei mit dem "Public Key" verschlüsselt.
- Wenn Sie die Datei erhalten, wird diese mit dem "Private Key" entschlüsselt. Dieser private Schlüssel bleibt ausschließlich bei Ihnen und dient dazu, die erhaltenen Daten wieder lesbar zu machen.
Eine detaillierte Information zu diesem Thema finden Sie hier.
Übersicht Bankkonten
Unter "Übersicht Bankkonten" werden alle Bankverbindungen angezeigt. Hier werden die Bankverbindungen an- und abgemeldet. Zusätzlich wird im Feld "Zahlungsplattform" angezeigt, bei welchem Zahlungsdienstleister (z. B. finAPI, EBICS, PayJoe) die Bank angemeldet wurde.
Mittels Combobox können Sie zwischen allen, an- und abgemeldeten und abgelaufenen Bankkonten wechseln.
Um Verträge, Vereinbarungen o. ä. zu Ihrem Bankkonto zuzuordnen, stehen Ihnen mittels rechter Maustaste diverse DMS Funktionen zur Verfügung.
Sobald Sie ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses durch ein Dokumentensymbol im Feld "Dokument" dargestellt und kann mittels Doppelklick auf das Symbol geöffnet werden.
Beachten Sie, dass Dokumente nur auf an- bzw. abgemeldete Bankkonten archiviert werden können. Bei allen anderen Banken wird folgender Hinweistext angezeigt: "Dokumente können nur auf ein an- bzw. abgemeldetes Bankkonto archiviert werden."
Bankeinzug
Sobald im Bankeinzug eine Telebankingdatei erstellt wird, wird dies in der Zahlungsplattform protokolliert. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Daten im Hintergrund an die Zahlungsplattform zu übergeben und erst dort die Datei zu erstellen bzw. in das Telebankingprogramm zu importieren/übermitteln.
Vorbereitungen
Damit Sie die Zahlungsplattform optimal nutzen können, sollten vorab die Berechtigungen geprüft werden. Dabei sollten Sie überlegen, welche Benutzer in der Zahlungsplattform → Bankeinzug arbeiten sollen bzw. ob die Informationen zu den erstellten Dateien für alle Benutzer ersichtlich sein dürfen.
Damit ein Mitarbeiter die Bankeinzugsdaten ansehen bzw. bearbeiten kann, muss folgende Berechtigung gesetzt sein:
Finanzbuchhaltung → Zahlungsverkehr → Zahlungsplattform → Zahlungsplattform Bankeinzug
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, dass beim Erstellen der Telebankingdatei im Bankeinzug automatisch eine Datenbesitzergruppe angelegt wird. Dieser Datenbesitzergruppe wird jener Benutzer zugeordnet, der den Bankeinzug erstellt hat. Für alle anderen Benutzer ist der Datensatz in der Zahlungsplattform nicht ersichtlich.
Wenn der Eintrag für mehrere Benutzer ersichtlich sein soll, dann müssen die betreffenden Benutzer der Datenbesitzergruppe zugeordnet werden.
Weiters wird automatisch ein Datenbesitzervorschlagswert erstellt.
Sie können die automatische Anlage der Datenbesitzergruppen ausschalten, indem Sie folgenden Parameter auf "0 - Nein" stellen.
FIBU → Zahlungsverkehr → Zahlungsplattform → Berechtigungen → Automatische Anlage Datenbesitzergruppe für den Bankeinzug.
Achtung!
 | Wenn Sie den Parameter auf "0-Nein" setzen, kontrollieren Sie, ob bereits zuvor Datenbesitzergruppen angelegt wurden. Diese Datenbesitzergruppen müssen gelöscht werden. Zusätzlich ist es notwendig, die Datenbesitzervorschlagswerte ebenfalls zu löschen! Bereits bestehende Einträge werden nicht verändert und die Datenbesitzergruppe bleibt am Datensatz eingetragen! |
Wenn Sie mit der Zahlungsplattform arbeiten, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, wie die Telebankingdateien im Bankeinzug erstellt werden sollen.
Dazu stehen Ihnen in den Parametern im Bankeinzug unter Zahlungsversand → "Erstellen Telebankingdatei" folgende Optionen zur Verfügung:
Je nach Parametereinstellung wird die Datei wie gewohnt erzeugt oder kann über die Zahlungsplattform bzw. EBICS- oder finAPI-Schnittstelle hochgeladen werden.
Hinweis
| Der Standardablauf im Bankeinzug bleibt grundsätzlich unverändert. Der einzige Unterschied besteht darin, wo die Telebankingdateien erzeugt bzw. gespeichert werden. |
Datei im Verzeichnis speichern
Mit dieser Einstellung werden die Telebankingdateien im Bankeinzug erstellt und in dem (auf der Zahlungsbank) hinterlegten Verzeichnis abgelegt. Wird die Funktion "Datenträger erstellen" gestartet, können Kontaktdaten und SEPA-Format ausgewählt werden.
Die Datei wird erzeugt und im angegebenen Verzeichnis gespeichert.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, das Datenträgerprotokoll auszudrucken.
Nach der Erstellung der Telebankingdatei muss die Datei manuell in das Telebankingprogramm importiert werden. Danach können die Einzüge in die Buchhaltung verbucht werden.
Hinweis
| Wenn Sie den Einzugsstatus im Bankeinzug rücksetzen, wird der Eintrag in der Zahlungsplattform gelöscht! |
Sobald im Bankeinzug eine Datei erstellt worden ist, wird in der Zahlungsplattform unter "Bankeinzug" ein entsprechender Eintrag vorgenommen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, jederzeit zu prüfen, welche Beträge eingezogen bzw. wann welche Dateien erzeugt worden sind.
Um die Zahlungen besser nachvollziehen zu können, kann das Datenträgerprotokoll auch aus der Zahlungsplattform aufgerufen werden. Dazu steht die Schaltfläche "DT-Protokoll" zur Verfügung.
Nach der Verbuchung der Telebankingdatei im Bankeinzug wird der Eintrag in der Zahlungsplattform automatisch als abgeschlossen gekennzeichnet. Die Verbuchung wird ebenfalls protokolliert.
Werden im Bankeinzug mehrere Dateien gleichzeitig erzeugt, dann wird für jede Datei ein eigener Eintrag in der Zahlungsplattform erzeugt!
Achtung!
| Unabhängig von der Zahlungsplattform bleibt der Standardablauf im Bankeinzug unverändert. Die erstellte Telebankingdatei muss manuell in das Telebankingprogramm eingelesen werden. Danach wird der Einzugsvorschlag wie gewohnt verbucht. Die Zahlungsplattform wird in diesem Fall hauptsächlich zur Protokollierung der Einzüge verwendet. |
Übermittlung über die Zahlungsplattform
Mit dieser Einstellung werden die Daten im Hintergrund an die Zahlungsplattform übergeben. Es wird keine Telebankingdatei erzeugt!
Wird die Funktion "Datenträger erstellen" gestartet, können Kontaktdaten und SEPA-Format ausgewählt werden.
Die Daten werden im Hintergrund in die Zahlungsplattform übernommen - ohne, dass eine Telebankingdatei erstellt wird. Ein entsprechender Hinweis wird ausgegeben:
Das Datenträgerprotokoll wird automatisch angezeigt.
Die Zahlungen werden danach mittels EBICS an die Bank übermittelt. Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit EBICS finden Sie unter Zahlungsverkehr mit EBICS.
Dateierstellung über Zahlungsplattform
Mit dieser Einstellung werden die Daten im Hintergrund an die Zahlungsplattform übergeben. Es wird keine Telebankingdatei erzeugt! Wird die Funktion "Datenträger erstellen" gestartet, können Kontaktdaten und SEPA-Format ausgewählt werden.
Die Daten werden im Hintergrund in die Zahlungsplattform übernommen - ohne, dass eine Telebankingdatei erstellt wird. Ein entsprechender Hinweis wird ausgegeben:
Das Datenträgerprotokoll wird automatisch angezeigt.
Wenn die Telebankingdatei in der Zahlungsplattform erstellt und in das Telebankingprogramm hochgeladen worden ist, können die Einzüge in die Buchhaltung verbucht werden.
Sobald im Bankeinzug die Funktion "Datenträger erstellen" ausgeführt worden ist, wird in der Zahlungsplattform unter "Bankeinzug" ein entsprechender Eintrag vorgenommen. Bevor Sie die Telebankingdatei erstellen, können Sie das Datenträgerprotokoll aus der Zahlungsplattform aufrufen. Dazu steht die Schaltfläche "DT-Protokoll" zur Verfügung.
Danach kann die Telebankingdatei direkt aus der Zahlungsplattform erstellt werden. Dazu wählen Sie die Schaltfläche "Datei im Verzeichnis speichern" und geben im folgenden Fenster den gewünschten Pfad an.
Die Datei wird im angegebenen Verzeichnis abgelegt und muss manuell in das Telebankingprogramm importiert werden. Nach dem Erstellen der Telebankingdatei wird der Eintrag in der Zahlungsplattform automatisch als abgeschlossen gekennzeichnet.
Unabhängig von der Zahlungsplattform bleibt der Standardablauf im Bankeinzug unverändert. Der Unterschied besteht vor allem darin, dass die Telebankingdatei nicht im Bankeinzug, sondern von einem anderen Benutzer direkt aus der Zahlungsplattform erstellt ("4-Augen-Prinzip") und in das Telebankingprogramm importiert wird. Danach wird der Einzugsvorschlag wie gewohnt verbucht.
Hinweis
| In den meisten Fällen sind bei dieser Vorgangsweise zwei oder mehr Mitarbeiter beteiligt. Ein Mitarbeiter erstellt den Einzugsvorschlag, der zweite Mitarbeiter überprüft den Vorschlag in der Zahlungsplattform und erzeugt danach die Telebankingdatei für den Import in das Telebankingprogramm. Wenn mehrere Mitarbeiter in diesen Ablauf involviert sind, dann können Sie Benachrichtigungen für die einzelnen Mitarbeiter erstellen. - Damit der zweite Mitarbeiter darüber informiert wird, dass der Bankeinzug aufbereitet wurde und damit freigegeben und übermittelt werden kann, haben Sie die Möglichkeit, eine entsprechende Benachrichtigung mittels Parameter zu hinterlegen (z. B. eine Aufgabe mit dem Text "Telebankingdateien übermitteln Datum". Beim Ausführen der Aufgabe öffnet das Programm automatisch die Zahlungsplattform mit dem dazugehörenden Datensatz. - Damit der erste Mitarbeiter darüber informiert wird, dass der Bankeinzug fertiggestellt wurde und damit verbucht werden kann, haben Sie die Möglichkeit eine entsprechende Benachrichtigung mittels Parameter zu hinterlegen (z. B. eine Aufgabe mit dem Text "Verbuchen des Bankeinzugs für Firma/FIBUxxx").Beim Verbuchen des Bankeinzugs wird die Aufgabe automatisch auf erledigt gesetzt! |
Direkte Übermittlung
Mit dieser Einstellung können die Zahlungen direkt aus dem Bankeinzug mittels EBICS übermittelt werden.
Eine detaillierte Beschreibung zur Vorgangsweise finden Sie unter Zahlungsverkehr mit EBICS.
Übermittlung über Zahlungsplattform und automatisches Öffnen
Wenn Sie diese Parametereinstellung wählen, dann ist der Ablauf genau wie unter 5.3 Übermittlung über Zahlungsplattformbeschrieben. Der einzige Unterschied besteht darin, dass sich die Zahlungsplattform automatisch nach dem Datenträgerprotokoll öffnet.
Hinweis
| Um den aktuellen Bankeinzug kontrollieren zu können, steht Ihnen unter "Funktionen" der Punkt "Quelldaten - Bankeinzug" zur Verfügung. Durch Starten dieser Funktion öffnet sich der betroffene Bankeinzug.  |
Hinweis
| Zur besseren Kontrolle, wann die Zahlungen durchgeführt werden, können Sie sich das Feld "Durchführungsdatum" einblenden. In diesem Feld wird jenes Datum angezeigt, welches Sie beim Erstellen des Datenträgers als "Durchführungsdatum" angegeben haben. |
Zahlungsvorschlag
Sobald im Zahlungsvorschlag eine Telebankingdatei erstellt wird, wird dies in der Zahlungsplattform protokolliert. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Daten im Hintergrund an die Zahlungsplattform zu übergeben und erst dort die Datei zu erstellen bzw. in das Telebankingprogramm zu importieren/übermitteln.
Vorbereitungen
Damit Sie die Zahlungsplattform optimal nutzen können, sollten vorab die Berechtigungen geprüft werden. Dabei sollten Sie überlegen, welche Benutzer in der Zahlungsplattform → Zahlungsverkehr arbeiten sollen bzw. ob die Informationen zu den erstellten Dateien für alle Benutzer ersichtlich sein dürfen.
Damit ein Mitarbeiter die Zahlungsvorschlagsdaten ansehen bzw. bearbeiten kann, muss folgende Berechtigung gesetzt sein:
Finanzbuchhaltung → Zahlungsverkehr → Zahlungsplattform → Zahlungsplattform Zahlungsverkehr
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, dass beim Erstellen der Telebankingdatei im Zahlungsvorschlag automatisch eine Datenbesitzergruppe angelegt wird. Dieser Datenbesitzergruppe wird jener Benutzer zugeordnet, der den Zahlungsvorschlag erstellt hat. Für alle anderen Benutzer ist der Datensatz in der Zahlungsplattform nicht ersichtlich.
Wenn der Eintrag für mehrere Benutzer ersichtlich sein soll, dann müssen die betreffenden Benutzer der Datenbesitzergruppe zugeordnet werden.
Weiters wird automatisch ein Datenbesitzervorschlagswert erstellt.
Sie können die automatische Anlage der Datenbesitzergruppen ausschalten, indem Sie folgenden Parameter auf "0 - Nein" stellen.
FIBU → Zahlungsverkehr → Zahlungsplattform → Berechtigungen → Automatische Anlage Datenbesitzergruppe für den Zahlungsvorschlag.
Achtung!
| Wenn Sie den Parameter auf "0-Nein" setzen, kontrollieren Sie, ob bereits zuvor Datenbesitzergruppen angelegt wurden. Diese Datenbesitzergruppen müssen gelöscht werden. Zusätzlich ist es notwendig, die Datenbesitzervorschlagswerte ebenfalls zu löschen! Bereits bestehende Einträge werden nicht verändert und die Datenbesitzergruppe bleibt am Datensatz eingetragen! |
Wenn Sie mit der Zahlungsplattform arbeiten, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, wie die Telebankingdateien im Zahlungsvorschlag erstellt werden sollen.
Dazu stehen Ihnen im Zahlungsvorschlag unter Zahlungsversand → "Erstellen Telebankingdatei" folgende Optionen zur Verfügung:
Je nach Parametereinstellung wird die Datei wie gewohnt erzeugt oder kann über die Zahlungsplattform bzw. EBICS- oder finAPI-Schnittstelle hochgeladen werden.
Hinweis
| Der Standardablauf im Zahlungsvorschlag bleibt grundsätzlich unverändert. Der einzige Unterschied besteht darin, wo die Telebankingdateien erzeugt bzw. gespeichert werden. |
Datei im Verzeichnis speichern
Mit dieser Einstellung werden die Telebankingdateien im Zahlungsvorschlag erstellt und in dem (auf der Zahlungsbank) hinterlegten Verzeichnis abgelegt. Wird die Funktion "Datenträger erstellen" gestartet, können Kontaktdaten und SEPA-Format ausgewählt werden.
Die Datei wird erzeugt und im angegebenen Verzeichnis gespeichert.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, das Datenträgerprotokoll auszudrucken.
Nach der Erstellung der Telebankingdatei muss die Datei manuell in das Telebankingprogramm importiert werden. Danach können die Zahlungen in die Buchhaltung verbucht werden.
Hinweis
| Wenn Sie den Zahlungsstatus im Zahlungsvorschlag rücksetzen, wird der Eintrag in der Zahlungsplattform gelöscht! |
Sobald im Zahlungsvorschlag eine Datei erstellt worden ist, wird in der Zahlungsplattform unter "Zahlungsverkehr" ein entsprechender Eintrag vorgenommen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, jederzeit zu prüfen, welche Beträge überwiesen bzw. wann welche Dateien erzeugt worden sind.
Um die Zahlungen besser nachvollziehen zu können, kann das Datenträgerprotokoll auch aus der Zahlungsplattform aufgerufen werden. Dazu steht die Schaltfläche "DT-Protokoll" zur Verfügung.
Nach der Verbuchung der Telebankingdatei im Zahlungsvorschlag wird der Eintrag in der Zahlungsplattform automatisch als abgeschlossen gekennzeichnet. Die Verbuchung wird ebenfalls protokolliert.
Werden im Zahlungsvorschlag mehrere Dateien gleichzeitig erzeugt (z. B. bei SEPA- und Drittlandsüberweisungen), dann wird für jede Datei ein eigener Eintrag in der Zahlungsplattform erzeugt!
Achtung!
| Unabhängig von der Zahlungsplattform bleibt der Standardablauf im Zahlungsvorschlag unverändert. Die erstellte Telebankingdatei muss manuell in das Telebankingprogramm eingelesen werden. Danach wird der Zahlungsvorschlag wie gewohnt verbucht. Die Zahlungsplattform wird in diesem Fall hauptsächlich zur Protokollierung der Zahlungen verwendet. |
Übermittlung über Zahlungsplattform
Mit dieser Einstellung werden die Daten im Hintergrund an die Zahlungsplattform übergeben. Es wird keine Telebankingdatei erzeugt!
Wird die Funktion "Datenträger erstellen" gestartet, können Kontaktdaten und SEPA-Format ausgewählt werden.
Die Daten werden im Hintergrund in die Zahlungsplattform übernommen - ohne, dass eine Telebankingdatei erstellt wird. Ein entsprechender Hinweis wird ausgegeben:
Das Datenträgerprotokoll wird automatisch angezeigt.
Die Zahlungen werden danach mittels EBICS oder finAPI an die Bank übermittelt.
Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit EBICS finden Sie unter Zahlungsverkehr mit EBICS.
Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit finAPI finden Sie unter Zahlungsverkehr mit finAPI.
Dateierstellung über Zahlungsplattform
Mit dieser Einstellung werden die Daten im Hintergrund an die Zahlungsplattform übergeben. Es wird keine Telebankingdatei erzeugt! Wird die Funktion "Datenträger erstellen" gestartet, können Kontaktdaten und SEPA-Format ausgewählt werden.
Die Daten werden im Hintergrund in die Zahlungsplattform übernommen - ohne, dass eine Telebankingdatei erstellt wird. Ein entsprechender Hinweis wird ausgegeben:
Das Datenträgerprotokoll wird automatisch angezeigt.
Wenn die Telebankingdatei in der Zahlungsplattform erstellt und in das Telebankingprogramm hochgeladen worden ist, können die Zahlungen in die Buchhaltung verbucht werden.
Sobald im Zahlungsvorschlag die Funktion "Datenträger erstellen" ausgeführt worden ist, wird in der Zahlungsplattform unter "Zahlungsverkehr" ein entsprechender Eintrag vorgenommen. Bevor Sie die Telebankingdatei erstellen, können Sie das Datenträgerprotokoll aus der Zahlungsplattform aufrufen. Dazu steht die Schaltfläche "DT-Protokoll" zur Verfügung.
Danach kann die Telebankingdatei direkt aus der Zahlungsplattform erstellt werden. Dazu wählen Sie die Schaltfläche "Datei im Verzeichnis speichern" und geben im folgenden Fenster den gewünschten Pfad an.
Die Datei wird im angegebenen Verzeichnis abgelegt und muss manuell in das Telebankingprogramm importiert werden. Nach dem Erstellen der Telebankingdatei wird der Eintrag in der Zahlungsplattform automatisch als abgeschlossen gekennzeichnet.
Unabhängig von der Zahlungsplattform bleibt der Standardablauf im Zahlungsvorschlag unverändert. Der Unterschied besteht vor allem darin, dass die Telebankingdatei nicht im Zahlungsvorschlag, sondern von einem anderen Benutzer direkt aus der Zahlungsplattform erstellt ("4-Augen-Prinzip") und in das Telebankingprogramm importiert wird. Danach wird der Zahlungsvorschlag wie gewohnt verbucht.
Hinweis
| In den meisten Fällen sind bei dieser Vorgangsweise zwei oder mehr Mitarbeiter beteiligt. Ein Mitarbeiter stellt den Zahlungsvorschlag, der zweite Mitarbeiter überprüft den Vorschlag in der Zahlungsplattform und erzeugt danach die Telebankingdatei für den Import in das Telebankingprogramm. Damit der erste Mitarbeiter darüber informiert wird, dass der Zahlungsvorschlag fertiggestellt wurde und damit verbucht werden kann, haben Sie die Möglichkeit, eine entsprechende Benachrichtigung mittels Parameter zu hinterlegen (z. B. eine Aufgabe mit dem Text "Verbuchen des Zahlungsvorschlags für Firma/Fibu xxx"). Beim Verbuchen des Zahlungsvorschlags wird die angelegte Aufgabe automatisch auf erledigt gesetzt! |
Direkte Übermittlung
Mit dieser Einstellung können die Zahlungen direkt aus dem Zahlungsvorschlag oder der Zahlungsplattform mittels EBICS oder finAPI übermittelt werden.
Eine detaillierte Beschreibung zur EBICS-Übermittlung finden Sie unter Zahlungsverkehr mit EBICS.
Eine detaillierte Beschreibung zur finAPI-Übermittlung finden Sie unter Zahlungsverkehr mit finAPI.
Übermittlung über Zahlungsplattform und automatisches Öffnen
Wenn Sie diese Parametereinstellung wählen, dann ist der Ablauf genau wie unter 6.3 Übermittlung über Zahlungsplattform beschrieben. Der einzige Unterschied besteht darin, dass sich die Zahlungsplattform automatisch nach dem Datenträgerprotokoll öffnet.
Hinweis
| Um den aktuellen Zahlungsvorschlag kontrollieren zu können, steht Ihnen unter "Funktionen" der Punkt "Quelldaten - Zahlungsvorschlag" zur Verfügung. Durch Starten dieser Funktion öffnet sich der betroffene Zahlungsvorschlag.  |
Hinweis
| Zur besseren Kontrolle, wann die Zahlungen durchgeführt werden, können Sie sich das Feld "Durchführungsdatum" einblenden. In diesem Feld wird jenes Datum angezeigt, welches Sie beim Erstellen des Datenträgers als "Durchführungsdatum" angegeben haben. |
UVA
Sobald in der UVA eine Telebankingdatei erstellt wird, wird dies in der Zahlungsplattform protokolliert. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Daten im Hintergrund an die Zahlungsplattform zu übergeben und erst dort die Datei zu erstellen bzw. in das Telebankingprogramm zu importieren/übermitteln.
Vorbereitungen
Damit Sie die Zahlungsplattform optimal nutzen können, sollten vorab die Berechtigungen geprüft werden. Dabei sollten Sie überlegen, welche Benutzer in der Zahlungsplattform → UVA arbeiten sollen bzw. ob die Informationen zu den erstellten Dateien für alle Benutzer ersichtlich sein dürfen.
Damit ein Mitarbeiter die UVA-Daten ansehen bzw. bearbeiten kann, muss folgende Berechtigung gesetzt sein:
Finanzbuchhaltung → Zahlungsverkehr → Zahlungsplattform → Zahlungsplattform UVA
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, dass beim Erstellen der Telebankingdatei in der UVA automatisch eine Datenbesitzergruppe angelegt wird. Dieser Datenbesitzergruppe wird jener Benutzer zugeordnet, der die Telebankingdatei in der UVA erstellt hat. Für alle anderen Benutzer ist der Datensatz in der Zahlungsplattform nicht ersichtlich.
Wenn der Eintrag für mehrere Benutzer ersichtlich sein soll, dann müssen die betreffenden Benutzer der Datenbesitzergruppe zugeordnet werden.
Weiters wird automatisch ein Datenbesitzervorschlagswert erstellt.
Sie können die automatische Anlage der Datenbesitzergruppen ausschalten, indem Sie folgenden Parameter auf "0 - Nein" stellen.
FIBU → Zahlungsverkehr → Zahlungsplattform → Berechtigungen → Automatische Anlage Datenbesitzergruppe für die Telebankingdatei UVA.
Achtung!
| Wenn Sie den Parameter auf "0-Nein" setzen, kontrollieren Sie, ob bereits zuvor Datenbesitzergruppen angelegt wurden. Diese Datenbesitzergruppen müssen gelöscht werden. Zusätzlich ist es notwendig, die Datenbesitzervorschlagswerte ebenfalls zu löschen! Bereits bestehende Einträge werden nicht verändert und die Datenbesitzergruppe bleibt am Datensatz eingetragen! |
Wenn Sie mit der Zahlungsplattform arbeiten, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, wie die Telebankingdateien in der UVA erstellt werden sollen.
Dazu stehen Ihnen in der UVA unter Zahlungsversand → "Erstellen Telebankingdatei" folgende Optionen zur Verfügung:
Je nach Parametereinstellung wird die Datei wie gewohnt erzeugt oder kann über die Zahlungsplattform bzw. EBICS- oder finAPI-Schnittstelle hochgeladen werden.
Hinweis
| Der Standardablauf in der UVA bleibt grundsätzlich unverändert. Der einzige Unterschied besteht darin, wo die Telebankingdateien erzeugt bzw. gespeichert werden. |
Datei im Verzeichnis speichern
Mit dieser Einstellung werden die Telebankingdateien in der UVA erstellt und in dem (im Parameter) hinterlegten Verzeichnis abgelegt.
Wenn Sie beim Erstellen der XML-Datei zusätzlich die Option "Telebanking" auswählen, wird die Datei im hinterlegten Verzeichnis abgelegt. Nach Aufruf der Funktion können Kontaktdaten und SEPA-Format ausgewählt werden.
Die Datei wird erzeugt und im angegebenen Verzeichnis gespeichert.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, das Datenträgerprotokoll auszudrucken.
Nach Erstellung der Telebankingdatei muss die Datei manuell in das Telebankingprogramm importiert werden.
Sobald in der UVA eine Telebankingdatei erzeugt worden ist, wird in der Zahlungsplattform unter "UVA/Meldungen" ein entsprechender Eintrag erzeugt. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, jederzeit zu prüfen, welche Beträge überwiesen bzw. wann welche Dateien erzeugt worden sind.
Um die Zahlungen besser nachvollziehen zu können, kann das Datenträgerprotokoll auch aus der Zahlungsplattform aufgerufen werden. Dazu steht die Schaltfläche "DT-Protokoll" zur Verfügung.
Da nach Erstellung der Telebankingdatei in der UVA keine Verbuchung in die Fibu erfolgt, kann der Eintrag in der Zahlungsplattform mit der Funktion "Datei abschließen" als abgeschlossen gekennzeichnet werden.
Übermittlung über Zahlungsplattform
Mit dieser Einstellung werden die Daten im Hintergrund an die Zahlungsplattform übergeben. Es wird keine Telebankingdatei erzeugt!
Wird die Option "Telebankingdatei" gewählt, können Kontaktdaten und SEPA-Format ausgewählt werden.
Die Daten werden im Hintergrund in die Zahlungsplattform übernommen - ohne, dass eine Telebankingdatei erstellt wird. Ein entsprechender Hinweis wird ausgegeben:
Das Datenträgerprotokoll wird automatisch angezeigt.
Die Zahlungen werden danach mittels EBICS oder finAPI an die Bank übermittelt.
Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit EBICS finden Sie unter Zahlungsverkehr mit EBICS.
Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit finAPI finden Sie unter Zahlungsverkehr mit finAPI.
Dateierstellung über Zahlungsplattform
Mit dieser Einstellung werden die Daten im Hintergrund an die Zahlungsplattform übergeben. Es wird keine Telebankingdatei erzeugt! Wenn Sie beim Erstellen der XML-Datei zusätzlich die Option "Telebanking" auswählen, können Kontaktdaten und SEPA-Format ausgewählt werden.
Die Daten werden im Hintergrund in die Zahlungsplattform übernommen - ohne, dass eine Telebankingdatei erstellt wird. Ein entsprechender Hinweis wird ausgegeben:
Das Datenträgerprotokoll wird automatisch angezeigt.
Sobald in der UVA die Option "Telebanking" ausgewählt worden ist, wird in der Zahlungsplattform unter "UVA/Meldungen" ein entsprechender Eintrag vorgenommen. Bevor Sie die Telebankingdatei erstellen, können Sie das Datenträgerprotokoll aus der Zahlungsplattform aufrufen. Dazu steht die Schaltfläche "DT-Protokoll" zur Verfügung.
Danach kann die Telebankingdatei direkt aus der Zahlungsplattform erstellt werden. Dazu wählen Sie die Schaltfläche "Datei im Verzeichnis speichern" und geben im folgenden Fenster den gewünschten Pfad an.
Die Datei wird im angegebenen Verzeichnis abgelegt und muss manuell in das Telebankingprogramm importiert werden. Nach dem Erstellen der Telebankingdatei wird der Eintrag in der Zahlungsplattform automatisch als abgeschlossen gekennzeichnet.
Unabhängig von der Zahlungsplattform bleibt der Standardablauf in der UVA unverändert. Der Unterschied besteht vor allem darin, dass die Telebankingdatei nicht in der UVA, sondern von einem anderen Benutzer direkt aus der Zahlungsplattform erstellt ("4-Augen-Prinzip") und in das Telebankingprogramm importiert wird.
Übermittlung mittels EBICS oder finAPI
Eine detaillierte Beschreibung zur Übermittlung mittels EBICS finden Sie unter Zahlungsverkehr mit EBICS.
Eine detaillierte Beschreibung zur Übermittlung mittels finAPI finden Sie unter Zahlungsverkehr mit finAPI.
Übermittlung über Zahlungsplattform und automatisches Öffnen
Wenn Sie diese Parametereinstellung wählen, dann ist der Ablauf genau wie unter 7.3 Übermittlung über Zahlungsplattform beschrieben. Der einzige Unterschied besteht darin, dass sich die Zahlungsplattform automatisch nach dem Datenträgerprotokoll öffnet.
Hinweis
| Zur besseren Kontrolle, wann die Zahlungen durchgeführt werden, können Sie sich das Feld "Durchführungsdatum" einblenden. In diesem Feld wird jenes Datum angezeigt, welches Sie beim Erstellen des Datenträgers als "Durchführungsdatum" angegeben haben. |
Bankauszugsverbuchung
Die Zahlungsplattform bietet für die Bankauszugsverbuchung einerseits die Möglichkeit einer umfassenden Protokollierung, andererseits können Telebankingdateien verschiedener Firmen gleichzeitig im Hintergrund eingelesen werden.
Vorbereitungen
Damit Sie die Zahlungsplattform optimal nutzen können, sollten vorab die Berechtigungen geprüft werden. Dabei sollten Sie überlegen, welche Benutzer in der Zahlungsplattform → Bankauszugsverbuchung arbeiten sollen bzw. ob die Informationen zu den erstellten Dateien für alle Benutzer ersichtlich sein dürfen.
Damit ein Mitarbeiter die Bankauszugsdaten ansehen bzw. bearbeiten kann, muss folgende Berechtigung gesetzt sein:
Finanzbuchhaltung → Zahlungsverkehr → Zahlungsplattform → Zahlungsplattform Kontoauszug
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, dass beim Einlesen der Telebankingdateien automatisch eine Datenbesitzergruppe angelegt wird. Diese Datenbesitzergruppe wird jenem Benutzer zugeordnet, der die Datei in die Bankauszugsverbuchung eingelesen hat. Für alle anderen Benutzer ist der Datensatz in der Zahlungsplattform nicht ersichtlich.
Wenn der Eintrag für mehrere Benutzer ersichtlich sein soll, dann müssen die betreffenden Benutzer der Datenbesitzergruppe zugeordnet werden.
Weiters wird automatisch ein Datenbesitzervorschlagswert erstellt.
Sie können die automatische Anlage der Datenbesitzergruppen ausschalten, indem Sie folgenden Parameter auf "0 - Nein" stellen.
FIBU → Zahlungsverkehr → Zahlungsplattform → Berechtigungen → Automatische Anlage Datenbesitzergruppe für Bankauszugsverbuchung.
Achtung!
| Wenn Sie den Parameter auf "0-Nein" setzen, kontrollieren Sie, ob bereits zuvor Datenbesitzergruppen angelegt wurden. Diese Datenbesitzergruppen müssen gelöscht werden. Zusätzlich ist es notwendig, die Datenbesitzervorschlagswerte ebenfalls zu löschen! Bereits bestehende Einträge werden nicht verändert und die Datenbesitzergruppe bleibt am Datensatz eingetragen! |
Übersicht
Wenn Sie in der Zahlungsplattform auf die Ansicht "Bankauszugsverbuchung" wechseln, dann werden die Daten am Bildschirm wie folgt dargestellt:
Manuelles Einlesen Telebankingdateien
Wenn Sie wie bisher in der Bankauszugsverbuchung arbeiten, dann dient die Zahlungsplattform in erster Linie der Protokollierung. Sobald Sie manuell eine Datei in die Bankauszugsverbuchung einlesen, wird ein Eintrag in der Zahlungsplattform vorgenommen.
Sie sehen in der Zahlungsplattform z. B. in welche Firma und Fibu eingelesen wurde, den Gesamtbetrag der Datei und die Anzahl der Zahlungen. Weitere Felder stehen über die "Feldauswahl" zur Verfügung.
Hinweis
| Wird die Datei neu eingelesen oder der Bankauszugskreis gelöscht, wird der Eintrag auch aus der Zahlungsplattform entfernt. |
Wenn die Auszifferungen oder Zuordnungen in der Bankauszugsverbuchung bearbeitet werden, wird dies ebenfalls in der Zahlungsplattform dokumentiert:
Nach der Verbuchung in der Bankauszugsverbuchung wird der Eintrag in der Zahlungsplattform unter "Abgeschlossen" angezeigt.
Automatisches Einlesen Telebankingdateien
Mit der Zahlungsplattform haben Sie die Möglichkeit, alle Telebankingdateien Ihrer Fibus im Hintergrund in die Bankauszugsverbuchung einzulesen. Sie können alle Dateien und Dokumente in einem Gesamtverzeichnis ablegen und automatisch auf die jeweiligen Buchhaltungen aufteilen bzw. einlesen.
Zusätzlich werden die Zahlungen in die Zahlungsübersicht eingelesen. Es kann eingestellt werden, ob die Telebankingdateien nur in die Zahlungsübersicht oder auch gleich in die Bankauszugsverbuchung übernommen werden sollen.
Weitere Informationen zur Zahlungsübersicht finden Sie in der Dokumentation zur Bankauszugsverbuchung im Punkt Zahlungsübersicht.
Hinweis
| CSV-Dateien können nur in die richtigen Verzeichnisse verteilt, aber nicht automatisch eingelesen werden, da das Format keiner Norm entspricht und daher nicht erkannt wird! |
Ablage der Dateien
Beim Einlesen der Dateien über die Zahlungsplattform werden die Bankverbindungen automatisch ermittelt und mit den - auf den jeweiligen Firmen - hinterlegten Banken verglichen. Aus diesem Grund können Sie alle Bankdateien in einem einzigen Verzeichnis sammeln und müssen keine Aufteilung nach IBAN etc. vornehmen.
Legen Sie sich dazu ein leeres Verzeichnis an (der Name des Verzeichnisses spielt dabei keine Rolle) und legen Sie alle Dateien dort ab.
Hinweis
| Wenn eine Bankverbindung bei zwei verschiedenen Firmen angelegt ist, dann werden die Dateien in jener Firma eingelesen, für die die EBICS-Anmeldung bzw. Anbindung der Bank erfolgt ist. |
Parametereinstellungen
Damit die Dateien richtig erkannt bzw. eingelesen werden, müssen folgende Parameter in der in der Zahlungsplattform richtig hinterlegt werden:
Finanzbuchhaltung → Zahlungsverkehr → Zahlungsplattform → Extras → Allgemeine Einstellungen → Rechenzentrum
Durch die richtige Hinterlegung in den Parametern definieren Sie, wo die Dateien abgelegt werden; welche Dateien eingelesen werden; welche Zahlungen berücksichtigt werden etc. Es ist daher unbedingt notwendig, die Parameter durchzugehen und bei Bedarf richtig einzustellen!
| Verzeichnis Telebankingdateien | Hinterlegen Sie in diesem Parameter den Pfad und Namen des Ordners, in dem Sie die Dateien gesammelt ablegen. Alle Dateien aus diesem Verzeichnis werden über die Zahlungsplattform eingelesen. Beim Abruf der Telebankingdateien über EBICS werden die Dateien in diesem Ordner gespeichert und automatisch in die jeweiligen Buchhaltungen eingelesen. Achten Sie bei der Angabe des Pfades immer darauf, dass beim Arbeiten in einem Netzwerk der Pfad "aus Serversicht" angeführt werden muss. Das heißt, in solchen Fällen geben Sie den richtigen UNC-Pfad an (Bsp. \\Client\D$\Zahlungsplattform) |
Verzeichnis Telebankingdateien STB | Dieser Parameter steht für Steuerberatungskanzleien zur Verfügung und kann zur Hinterlegung eines eigenen Verzeichnisses für die Telebankingdateien der kanzlei-eigenen Buchhaltung genutzt werden. Grundsätzlich kann dieser Parameter daher leer bleiben. In Steuerberatungskanzleien kann es vorkommen, dass die Telebankingdateien der eigenen Buchhaltung in einem anderen Verzeichnis als die Klientendateien gespeichert werden, um diese vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Für diese Fälle besteht die Möglichkeit, hier ein eigenes Verzeichnis für die kanzlei-internen Dateien zu hinterlegen. Beim Abruf der Telebankingdateien über EBICS wird geprüft, ob ein eigenes Steuerberater-Verzeichnis hinterlegt wurde. Wenn ja, dann werden die Dateien der kanzlei-eigenen Buchhaltung in diesem Verzeichnis abgelegt bzw. von dort in die Bankauszugsverbuchung eingelesen. Manche Banken übermitteln die Telebankingdatei in komprimierter Form als Zip-Verzeichnis. In diesen Fällen werden die Dateien entpackt und in die richtigen Unterordner verschoben. Das Original-Zip-Verzeichnis wird im STB-Verzeichnis im Ordner _Unbekannt abgelegt. Die Steuerberater-Dateien werden anhand der Bankverbindungen am Firmenstamm erkannt: Wenn die Bankverbindung in den Telebankingdateien auf eine Firma verweist, bei der am Firmenstamm das Kennzeichen "Ist eigene Firma" gesetzt wurde, dann werden diese Dateien als Kanzleidateien identifiziert. Wird kein Verzeichnis Telebankingdateien STB eingetragen, dann werden alle Telebankingdateien im allgemeinen Verzeichnis abgelegt. |
Werden zusätzlich zu den Telebankingdateien auch PDF-Dokumente abgerufen, dann werden diese ebenfalls im STB-Verzeichnis abgelegt. Dabei wird die IBAN in der Bezeichnung der PDF-Datei geprüft. Entspricht diese der Bankverbindung des Steuerberaters, dann werden die Dokumente richtig erkannt und verschoben. |
Zusätzlich stehen Ihnen in der Bankauszugsverbuchung folgende Parameter zur genaueren Definition der einzulesenden Datenmenge zur Verfügung:
Die Parametereinstellungen finden Sie unter FIBU → Zahlungsverkehr → Bankauszugsverbuchung → Extras → Allgemeine/Fibu-bezogene Einstellungen → EBICS
| Automatisches Einlesen Bis-Datum | In diesem Parameter können Sie hinterlegen, bis zu welchem Datum die Umsätze aus den Dateien eingelesen werden. 0 - Alle Zahlungen: Beim Einlesen der Dateien werden alle Umsätze berücksichtigt und in die Bankauszugsverbuchung übernommen. 1 - Tagesdatum: Es werden alle Zahlungen bis zum aktuellen Zahlungsdatum eingelesen. Das Tagesdatum wird auf der Bank verspeichert und beim nächsten Einlesen als neues Von-Datum am Kreis vorgeschlagen. 2 - Monatsletzter: Aus den Dateien werden alle Umsätze bis zum Monatsletzten des aktuellen Monats eingelesen. Diese Einstellung ist dann sinnvoll, wenn die Umsätze monatsweise eingelesen werden sollen. Dazu ist es notwendig, auch den Parameter "Abzüglich Monate" zu befüllen. |
| Abzüglich Monate | Für das monatsgenaue Einlesen der Umsätze muss beim Parameter "Einlesen bis Datum" die Auswahl "Monatsletzter" getroffen werden. Hinterlegen Sie in diesem Parameter die Anzahl der Monate, die noch nicht eingelesen werden sollen. |
Beispiel
 | Aktuelles Tagesdatum: 18.02.2026 Einstellung im Parameter "Automatisches Einlesen Bis-Datum": Monatsletzter (es werden alle Zahlungen mit Zahlungsdatum bis 29.02.2026 berücksichtigt). Einstellung im Parameter "Abzüglich Monate": 1 (es werden alle Zahlungen mit Zahlungsdatum Februar -1 d. h. bis 31.01.2026 berücksichtigt). |
| Abfrage Bis-Datum | Dieser Parameter hat noch keine Auswirkung und muss daher nicht umgestellt werden. |
Einlesen der Dateien
Das Einlesen der Telebankingdateien können Sie auf verschiedene Arten starten:
- Unter FIBU → Firmen- und FIBU-Stammdaten → Funktionen→ Telebankingdateien einlesen
- In der Zahlungsplattform → Bankauszugsverbuchung starten Sie die Funktion "Telebankingdateien einlesen"
- Oder Sie lassen die Funktion mittels Stapel automatisch zum gewünschten Zeitpunkt durchlaufen.
Dafür steht Ihnen die Funktion "Telebankingdateien abholen/einlesen" bei der Stapelanlage zur Verfügung:
Achtung!
| Beim Einlesen in die Bankauszugsverbuchung werden die Bankauszugsverbuchungskreise automatisch angelegt! Sie müssen daher keine entsprechenden Vorbereitungen treffen. Sind in der Bankauszugsverbuchung bereits Kreise vorhanden, dann werden diese herangezogen (wenn die Hinterlegungen passen). |
Nach dem Einlesen der Telebankingdateien wird eine Logdatei erzeugt, in der die Aktionen angeführt werden.
In der Zahlungsplattform werden alle zugeordneten bzw. eingelesenen Dateien protokolliert:
Folgendes passiert beim Einlesen der Dateien:
- Aus den MT940 und Camt.053-Dateien wird die Bankverbindung ausgelesen (diese wird in der Datei mitgeschickt) und danach die Bankverbindung auf den Firmenstammdaten gesucht.
Wird die Bankverbindung auf einer Firma gefunden, wird die Datei in die Bankauszugsverbuchung der dazugehörenden Fibu eingelesen. Der Bankauszugskreis wird (wenn nicht vorhanden) automatisch angelegt und die Regeln überprüft. Berücksichtigt wird beim Einlesen auch das Jahr, in welches die Zahlungen fallen (Dateien aus 2025 werden in die Fibu 2025 eingelesen; Dateien aus 2026 in die Fibu 2026). - Sind Dateien aus einem Jahr vorhanden, zu dem noch keine neue Buchhaltung angelegt wurde, dann können die betroffenen Dateien nicht eingelesen werden. Die Dateien werden im Firmenordner gespeichert und später im Zuge der Jahresübernahme automatisch in die neue Fibu eingelesen.
Die Dateien werden aus dem ursprünglichen Verzeichnis in einen Unterordner mit der Firmennummer verschoben.
- Ist eine Bankverbindung in mehreren Firmen vorhanden, dann wird geprüft, bei welcher Firma das Bankkonto angemeldet wurde und die Datei dieser Firma zugeordnet.
- Wird die Bankverbindung nicht gefunden, dann werden die Dateien in einen Unterordner mit der ermittelten IBAN verschoben.
- Bei Dokumenten und CSV-Dateien kann die Bankverbindung nicht aus der Datei selbst ausgelesen werden. Daher wird der Dateiname überprüft:
Enthält der Dateiname eine Bankverbindung, die gefunden wird (Prüfung wieder über Firma), dann wird das Dokument (bzw. die CSV-Datei) ebenfalls in den Unterordner mit der Firmennummer verschoben.
Die Prüfung erfolgt für IBANs, die mit den Länderkennzeichen AT, DE, CH, HU, SK oder SL beginnen.
Enthält der Dateiname keine Bankverbindung oder die Bankverbindung ist nicht vorhanden, dann wird das Dokument (bzw. die CSV-Datei) in einen Ordner mit dem Namen _Unbekannt verschoben.
In der Zahlungsplattform wird dies ebenfalls protokolliert und die betroffenen Dateien angezeigt.
- Manche Banken übermitteln die Telebankingdatei in komprimierter Form als Zip-Verzeichnis. In diesen Fällen werden die Dateien entpackt und in die richtigen Unterordner verschoben. Das Original-Zip-Verzeichnis wird im Ordner _Unbekannt abgelegt.
- Die Dateien werden mit folgenden Bezeichnungen abgelegt:
Camt.53+Datum.xml
Camt.54+Datum.xml
MT940+Datum.dat
Auszug+Datum.zip (PDF-Kontoauszüge)
Prot+Datum.txt (Übermittlungsprotokoll) - Camt.052-Dateien werden nicht eingelesen und im Verzeichnis _Unbekannt abgelegt.
Hinweis
| Ihre Bankverbindungen sind alle pro Firma angelegt und nicht pro Fibu. Daher ist es nicht möglich, Bankdaten in unterschiedliche Fibus einer Firma einzulesen - die Bankdateien werden immer in die als "aktuelle Fibu" gekennzeichnete Buchhaltung eingelesen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, eine andere Fibu als die "aktuelle FIBU" für das Einlesen der Bankdaten zu definieren. Dazu müssen Sie die gewünschte Fibu-Unternummer im Feld "Fibu-Unter-Nr." auf der gewünschten Bankverbindung hinterlegen.  Geben Sie z. B. "2" an, wenn Sie die Dateien in die Fibu 2024/02 einlesen möchten. |
Bei manchen deutschen Telebankingprogrammen (z. B. SFirm) wird eine gesamte MT940-Datei erstellt, in welcher alle Zahlungen von allen berechtigen Bankkonten angeführt sind. In dieser Form kann die Datei nicht über die Zahlungsplattform auf die Fibus aufgeteilt bzw. eingelesen werden.Um die Datei zu trennen, steht in der Zahlungsplattform unter "Bankauszugsverbuchung" die Funktion "Telebankingdateien aufteilen" zur Verfügung.
Wenn Sie diese Funktion starten, dann wird die MT940-Datei durchsucht und die einzelnen Bankverbindungen ermittelt.
Danach wird für jede einzelne Bankverbindung eine eigene Datei erzeugt und diese Dateien werden im hinterlegten eurodata- oder EBICS-Verzeichnis nach Firmennummer (oder IBAN, wenn die Firma nicht ermittelt werden konnte) abgelegt.
Hinweis
| In den meisten Fällen sind bei dieser Vorgangsweise mehrere Mitarbeiter beteiligt, da das Einlesen für alle Firmen gleichzeitig durchgeführt wird. Damit die zuständigen Sachbearbeiter darüber informiert werden, dass die Telebankingdateien in die Bankauszugsverbuchung eingelesen wurden damit kontiert werden kann, haben Sie die Möglichkeit, eine entsprechende Benachrichtigung mittels Parameter zu hinterlegen (z. B. eine Aufgabe mit dem Text "Kontierung Telebankingdateien für Firma/Fibu xxx"). |
Abholen und Einlesen über EBICS
Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit EBICS finden Sie unter Zahlungsverkehr mit EBICS.
Abholen und Einlesen über finAPI
Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit finAPI finden Sie unter Zahlungsverkehr mit finAPI.
EBICS
Bei EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) handelt es sich um eine Schnittstelle zwischen der Software und den Banken. Dies ermöglicht eine digitale Übermittlung von z. B. Überweisungsdaten ohne, dass eine Telebankingdatei erstellt und manuell in ein Telebankingprogramm importiert werden muss. Umgekehrt ist es auch möglich, Dateien für die Bankauszugsverbuchung herunterzuladen ohne in ein Telebankingprogramm einsteigen zu müssen.
Um EBICS nutzen zu können, benötigen Sie eine kostenpflichtige Zusatzlizenz (Erweiterung EBICS für Zahlungsverkehr). Bei Interesse wenden Sie sich direkt an unseren Verkauf für ein unverbindliches Angebot!
EBICS-Verfüger
EBICS-Verfüger werden bei den Banken beantragt und freigeschaltet. Für diesen Verfüger erhalten Sie von der Bank eine Kundennummer, eine Teilnehmernummer und ein Passwort.
Die Verfüger gibt es nicht bankenübergreifend, Sie müssen daher für jede Bank einen eigenen Verfüger beantragen.
Das Verfügersystem ist von Bank zu Bank unterschiedlich - es kommt darauf an, auf welche Daten die Banken zugreifen können.
- Es gibt z. B. Banken, bei denen ein Verfüger pro Bundesland benötigt wird - dies bedeutet, dass für alle Konten der XX-Bank Niederösterreich ein einziger Verfüger für die XX-Bank Niederösterreich genügt.
- Bei anderen Banken genügt ein Verfüger österreichweit - dies bedeutet, dass bei dieser Bank ein einziger Verfüger für alle Konten dieser Bank angelegt werden muss.
- Teilweise gibt es aber auch Banken, bei denen ein Verfüger pro Bankleitzahl angelegt werden muss.
Bei der Beantragung eines Verfügers müssen Sie diese Punkte daher mit Ihrem Bankberater abklären!
Bei der Anlage eines Verfügers werden die berechtigten Konten zugeordnet und die Lese- und Überweisungsrechte separat gesteuert. So kann z. B. auch definiert werden, ob Überweisungen sofort nach der Übermittlung der Daten ausgeführt werden sollen (eine Bestätigung mittels TAN im Telebankingprogramm ist dann nicht mehr notwendig) oder ob die Daten nur an die Bank übermittelt werden und die Freigabe separat erfolgt.
Gibt es einen Verfüger, der für mehrere Bankkonten berechtigt ist, werden die abgerufenen Dateien pro Bankkonto angeliefert!
Hinweis
| Steuerberater müssen kein eigenes Konto bei der Bank ihrer Kunden haben, damit sie einen EBICS-Zugang bekommen. Für den Steuerberater wird ein EBICS-Verfüger angelegt und die berechtigten Konten zugeordnet. |
Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit EBICS finden Sie unter Zahlungsverkehr mit EBICS.
finAPI
Bei finAPI handelt es sich um einen Zahlungsdienstleister, der die Kommunikation zwischen der Software und den Banken übernimmt. Dies ermöglicht eine direkte Übermittlung von z. B. Überweisungsdaten, ohne dass eine Telebankingdatei erstellt und manuell in ein Telebankingprogramm importiert werden muss. Umgekehrt ist es auch möglich, Dateien für die Bankauszugsverbuchung herunterzuladen ohne in ein Telebankingprogramm einsteigen zu müssen.
Um finAPI nutzen zu können, benötigen Sie eine kostenpflichtige Zusatzlizenz (finAPI-Anbindung Zahlungsverkehr). Bei Interesse wenden Sie sich direkt an unseren Verkauf für ein unverbindliches Angebot!
Einrichtung des finAPI-Zugangs
Die Verwaltung und Abrechnung erfolgt direkt über BMD. Sobald Sie die Lizenz erworben haben, können die gewünschten Banken direkt über die NTCS an finAPI angebunden werden. Die Abrechnung erfolgt pro Benutzer, diese erhalten Sie direkt von BMD.
Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten mit finAPI finden Sie unter Zahlungsverkehr mit finAPI.
Gegenüberstellung Zahlungssysteme
Eine kurze Zusammenfassung der Vor- und Nachteile von EBICS bzw. finAPI finden Sie in folgenden Tabellen:
Grundsätzliche Informationen:
| EBICS | finAPI | |
Anlage Verfüger | Um mit EBICS arbeiten zu können, muss bei der eigenen Bank ein eigener EBICS-Verfüger beantragt werden. Die Details und Kosten für die Einrichtung sind mit der Bank abzuklären. | Zum Arbeiten mit finAPI wird kein eigener Verfüger benötigt, da die Übermittlung über Direkteinstieg in das jeweilige Telebankingprogramm erfolgt. Es wird ein eigener Benutzer für finAPI angelegt - dies erfolgt direkt in der Zahlungsplattform in der NTCS. Die Freigabe für diesen Benutzer erfolgt durch direkten Aufruf des eigenen Telebankingprogrammes. |
Verfügerberechtigungen, Zeichnungsberechtigung | Die Rechte des EBICS-Verfügers werden bei der Bank eingestellt und verwaltet. Die Zeichnungsrechte für Überweisungen o. ä. werden ebenfalls bei der Bank verwaltet. Eine "verteilte elektronische Unterschrift" kann nur über ein EBICS-fähiges Bankprogramm erfolgen. Über die NTCS ist dies nicht möglich. | Die Übertragung durch finAPI erfolgt über eine direkte Anmeldung in das Telebankingprogramm durch Eingabe des jeweiligen Verfügers bei der Bank. Die Verfügerverwaltung selbst liegt bei der Bank. Mit der Anmeldung im Telebankingprogramm wird der Freigabeprozess durch die Bank gestartet. |
Freigabe Verfüger | Die Freigabe des EBICS-Verfügers in der NTCS erfolgt über Abruf des (von der Bank bereitgestellten Bankschlüssels). | Die Anlage des Benutzers erfolgt in der NTCS. Keine Freigabe durch dir Bank erforderlich. |
Anbindung Konten | Die Bankkonten müssen von der Bank dem jeweiligen EBICS-Verfüger zugeordnet werden. Die Verwaltung erfolgt ebenfalls über die Bank. Eventuell werden mehrere EBICS-Verfüger pro Firma benötigt. | Pro Firma wird nur ein finAPI-Benutzer benötigt. Die Anbindung der Bankkonten erfolgt über die Zahlungsplattform in der NTCS und Freigabe der Konten über das Telebankingprogramm. |
Freigabe für STB | Der Steuerberater benötigt Zugriffsrechte auf die Daten des Klienten - diese Rechte werden mit der Bank vereinbart. Danach wird das Klientenkonto (bis auf Widerruf) beim EBICS-Verfüger angebunden. | Die Zugriffrechte für den Steuerberater müssen durch den Klienten bei der Anbindung des Bankkontos bestätigt werden. Danach gilt diese Vereinbarung für 90 Tage und muss dann bei Bedarf erneut bestätigt werden. |
Datenimport/Datenqualität:
Mit beiden Schnittstellen ist ein Abruf von Bankdaten möglich. Die Qualität der angelieferten Daten ist jedoch sehr unterschiedlich.
Bankauszugsverbuchung
Die Verarbeitung der abgerufenen Daten ist bei beiden Schnittstellen möglich.
Länder, Währungen
| EBICS | finAPI | |
| Land Bankverbindung | Für alle Banken möglich, bei denen EBICS angeboten wird. Beispielsweise auch in der Schweiz. | Nur für Bankverbindungen in Österreich und Deutschland möglich. |
| Fremdwährungen | Alle Währungen können verarbeitet werden. | Alle Währungen können verarbeitet werden. |
Datenimport
| EBICS | finAPI | |
| Abruf Kontoauszugsdateien | MT940, Camt.053 | Nur Übersicht der aktuellen Bankbewegungen des Kontos. Es handelt sich nicht um einen abgeschlossenen Kontoauszug! |
| Abruf PDF-Kontoauszüge | Problemlos möglich durch Hinterlegung der Ablaufart. | Es ist kein Abruf von Dokumenten möglich. |
| Abruf Dateien über Stapel | ja | ja - es werden jedoch keine Dateien erzeugt, sondern die Kontoinformationen direkt in die Bankauszugsverbuchung eingelesen. |
| Abruf Daten historisch | ja | ja |
| Abruf aktueller Banksaldo | nein | ja |
Dateiinhalte, Anzeige in BAV
| EBICS | finAPI | |
| Belegnummer Kontoauszug | Kann aus der Camt.053 oder MT940-Datei ausgelesen werden. | Nein, da es sich nicht um einen abgeschlossenen Kontoauszug handelt. |
| Detailgrad der Information | Alle Informationen aus dem Kontoauszug, da Camt.053 oder MT940. | Vergleichbar mit einer erweiterten CSV-Datei. Bankinterne Informationen und Einstellungen stehen nicht zur Verfügung - wie z. B. die Aufschlüsselung von Sammelüberweisungen. |
| Archivierung PDF-Kontoauszüge | Ja, lt. Parametereinstellung | Nein, da kein Abruf möglich. |
| Neu Einlesen | Jederzeit möglich | Nicht möglich, da keine Dateien sondern Daten übermittelt werden. Ggf. müssen Daten historisch erneut abgerufen werden. |
Zahlungsvorschlag
| EBICS | finAPI | |
| Land Bankverbindung | Für alle Banken möglich, bei denen EBICS angeboten wird (z. B. auch Schweiz). | Nur bei österreichischen und deutschen Zahlbanken. |
| Fremdwährungen | Alle Währungen möglich. Überweisungen auch in Drittländer. | Überweisungen sind nur in der Währung des Bankkontos möglich. D. h. Überweisungen von einem Euro-Bankkonto sind nur in Euro möglich. Überweisungen sind nur im SEPA-Raum möglich. |
Bankeinzug
| EBICS | finAPI | |
| Land Bankverbindung | Für alle Banken möglich, bei denen EBICS angeboten wird (z.B. auch Schweiz). | Einzüge sind derzeit über die XS2A-Schnittstelle nicht möglich. Theoretisch bestünde für Einzüge in Deutschland die Möglichkeit, WEB-Browser-Scraping oder HBCI zu nutzen. Bisher ist uns keine Bank bekannt, die diese Option anbietet. |
| Einzugsarten | Verschiedene Einzugsarten können gemeinsam in einer Datei übermittelt werden. | |
| Fremdwährungen | Einzüge in Fremdwährung sind in der NTCS generell nicht möglich. |
UVA
| EBICS | finAPI | |
Land Bankverbindung | Für alle Länder möglich, bei denen eine Erzeugung der Telebankingdatei für Finanzamtzahlungen in NTCS vorgesehen ist. Vorausgesetzt, in den betroffenen Ländern wird EBICS angeboten. | Nur für Österreich und Deutschland möglich. Der Verwendungszweck bei der Überweisung in Österreich entspricht jedoch nicht der Vorgabe des Finanzamtes - daher Zahlung möglich, aber eventuell keine richtige Zuordnung bei der Finanz möglich. |
Systemvergleich
| ELBA (MBS) | EBICS | finAPI (XS2A - PSD2) | |
| Steuerberater |
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| Mandant |
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Bank |
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