Bei finAPI handelt es sich um einen Zahlungsdienstleister, der die Kommunikation zwischen der Software und den Banken übernimmt. Dies ermöglicht eine direkte Übermittlung von z. B. Überweisungsdaten, ohne dass eine Telebankingdatei erstellt und manuell in ein Telebankingprogramm importiert werden muss. Umgekehrt ist es auch möglich, Dateien für die Bankauszugsverbuchung herunterzuladen ohne in ein Telebankingprogramm einsteigen zu müssen.

Um finAPI nutzen zu können, benötigen Sie eine kostenpflichtige Zusatzlizenz (finAPI-Anbindung Zahlungsverkehr). Bei Interesse wenden Sie sich direkt an unseren Verkauf für ein unverbindliches Angebot!

1.1. Leistungsumfang

Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht über die Funktionalitäten und Einsatzmöglichkeiten von finAPI.

1.1.1. Grundsätzliche Informationen

Die Anlage von finAPI-Benutzern und die Anbindung der Bankkonten erfolgt direkt aus der NTCS FIBU. Die Anmeldung des Bankkontos bzw. die Übertragung der Daten erfolgt über den Aufruf des eigenen Telebankingprogramms.

Beim Einstieg in das Telebankingprogramm müssen die bereits vorhandenen Zugangsdaten eingegeben werden. Der finAPI-User wird dadurch mit dem bestehenden Verfüger Ihres Bankkontos verknüpft. Die Verwaltung des Verfügers (und damit einhergehende Rechte) erfolgt wie gewohnt bei Ihrer Bank.

Mittels finAPI haben Sie die Möglichkeit, Telebankingdateien aus verschiedenen NTCS Programmen an die Bank zu übermitteln bzw. direkt von der Bank abzurufen.

Beachten Sie dabei, dass finAPI nicht den gesamten Zahlungsbereich einer Firma abdeckt (z. B. Überweisungen von einem Bankkonto an das andere) und daher nicht das Telebankingprogramm Ihrer Bank ersetzt!

finAPI-Übertragungen stehen in folgenden FIBU Programmen zur Verfügung:

Bankauszugsverbuchung

Der Abruf von Kontobewegungen über finAPI ist bei österreichischen, deutschen und slowakischen Banken, unabhängig von der Kontowährung, möglich. Voraussetzung dafür ist, dass die jeweilige Bank die XS2A-Schnittstelle zur Verfügung stellt.

Die Umsätze des gewünschten Zeitraums werden abgerufen und in elektronischer Form in die NTCS Bankauszugsverbuchung übernommen. Dabei ist zu beachten, dass es sich bei den übernommenen Daten nicht um einen abgeschlossenen Kontoauszug handelt (wie beispielsweise bei Camt.053-Dateien) und daher keine Kontoauszugsnummern oder Kontoauszugs-Dokumente (z. B. PDF) übermittelt werden können.

Zahlungsvorschlag

Die Übertragung von Zahlungsdateien aus dem Zahlungsvorschlag ist bei österreichischen, deutschen und slowakischen Banken möglich. Überweisungen sind jedoch nur in der Währung des jeweiligen Bankkontos möglich. Das heßt, Überweisungen von einem Euro-Bankkonto sind nur in Euro möglich.

Bitte klären Sie in diesem Zusammenhang mit Ihrer Bank, ob Sammelüberweisungen über die Schnittstelle möglich sind. Manche Banken erlauben über XS2A (dies ist die verwendete Schnittstelle) nur Einzelüberweisungen.

Überweisungen via finAPI sind ausschließlich in SEPA-Länder möglich!

Bankeinzug

Bankeinzüge sind mittels finAPI-Direktzugriff nicht möglich.

UVA

Die Übermittlung von Telebankingdateien aus der UVA ist für österreichische und deutsche Banken möglich.

2. Einrichtung

Die Verwaltung und Abrechnung erfolgt direkt über BMD. Sobald Sie die Lizenz erworben haben, können die gewünschten Banken direkt über die NTCS an finAPI angebunden werden.

Die Abrechnung erfolgt pro finAPI-User, diese erhalten Sie direkt von BMD.

2.1. Anlage des finAPI-Users

Als erster Schritt muss ein neuer finAPI-Benutzer angelegt werden.

Beachten Sie bei der Anlage eines finAPI-Users folgende Punkte:

Die Zuordnung der berechtigten Konten erfolgt durch die Bank. Das heißt, auf welche Daten zugegriffen werden darf, wird ausschließlich durch Ihren Bank-Verfüger geregelt.
Pro Bank-Verfüger muss ein eigener finAPI-User angelegt werden. Beachten Sie, dass es pro Bank-Verfüger ausschließlich einen finAPI-User geben darf!
Haben Sie Konten bei unterschiedlichen Banken, dann muss auch pro Bank ein eigener finAPI-User angelegt werden.
Es ist jedoch möglich, einen einzigen, gemeinsamen finAPI-User bei verschiedenen Firmen anzulegen bzw. zu verwenden. Dies wird dann benötigt, wenn Sie einen gemeinsamen Bank-Verfüger für Konten mehrerer Firmen verwenden.

Die Anlage erfolgt unter Finanzbuchhaltung → Zahlungsverkehr → Zahlungsplattform.

Die Funktion dazu finden Sie unter Administration → finAPI → "finAPI-User anlegen".

Danach öffnet sich das Fenster zur Anlage des finAPI-Users. Geben Sie dort die gewünschten Zugangs- und Kontaktdaten an. Da die Anlage des finAPI-Users direkt aus der NTCS erfolgt, können Sie die Zugangsdaten frei wählen.

Firma	Geben Sie hier die Firma an, in der Sie den User anlegen möchten.
finAPI-User	In diesem Feld vergeben Sie den gewünschten Namen Ihres Users. Mit diesem User werden die Übertragungen durchgeführt. Beachten Sie, dass der finAPI-User keine Leerzeichen oder Sonderzeichen (",/()?!' etc.) enthalten darf.
finAPI-Passwort	Das finAPI-Passwort kann frei vergeben werden. Dieses Passwort wird in der NTCS verschlüsselt gespeichert und kann daher nachträglich nicht mehr ausgelesen werden! Achten Sie daher gezielt auf Groß- und Kleinschreibung und notieren Sie das Passwort an sicherer Stelle. Sie können das eingegebene Passwort durch Anklicken des Schlüssel-Symbols anzeigen lassen (dies funktioniert jedoch nur so lange, bis Sie in die nächste Zeile wechseln). Beachten Sie, dass das finAPI-Passwort aus mindestens 6 bis höchstens 128 Zeichen bestehen darf.
finAPI-Passwort wiederholen	Wiederholung des Passwortes um Tippfehler zu vermeiden.
finAPI-Telefonnummer	Die Telefonnummer wird ggf. zu Kommunikationszwecken benötigt.
finAPI-E-Mail	Die E-Mail wird ggf. zu Kommunikationszwecken benötigt.

Achtung!

Bei der Anlage eines neuen finAPI-Users wird eine Verknüpfung zum jeweiligen Verfüger bei der Bank hergestellt. Um Probleme mit Zugriffsrechten, Kontoberechtigungen etc. zu vermeiden, muss pro Verfüger ein eigener finAPI-User angelegt werden.

Haben Sie Konten bei verschiedenen Banken, dann muss auch pro Bank ein eigener finAPI-User angelegt werden.

Sie können den gleichen finAPI-User (mit dem gleichen Passwort) bei verschiedenen Firmen anlegen und verwenden - dies wird dann benötigt, wenn Ihrem Bank-Verfüger Konten zu unterschiedlichen Firmen zugeordnet sind.

Beispiel 1

Sie haben zwei Konten (Konto "AT123" und Konto "AT456") bei Ihrer Bank. Für diese beiden Konten haben Sie einen gemeinsamen Verfüger bei der Bank angelegt.

Beide Konten sind in der NTCS bei der Firma 200000 hinterlegt.

Sie benötigen daher einen finAPI-User. Den User legen Sie in der Firma 200000 an. Damit wird die Verknüpfung zu dem Bank-Verfüger hergestellt und Sie erhalten beim Abruf die Daten für beide (bei der Bank) zugeordneten Konten.

Beispiel 2

Sie haben zwei Konten (Konto "AT123" und Konto "AT456") bei Ihrer Bank. Für jedes dieser beiden Konten haben Sie einen eigenen Verfüger bei der Bank angelegt.

Beide Konten sind in der NTCS bei der Firma 200000 hinterlegt.

Sie benötigen daher zwei finAPI-User (für jeden Bankverfüger einen eigenen). Beide User legen Sie in der Firma 200000 an. Je nachdem, mit welchem finAPI-User Sie abrufen, erhalten Sie entweder die Daten für Konto "AT123" oder Konto "AT456".

Beispiel 3

Sie haben zwei Konten (Konto "AT123" und Konto "AT456") bei Ihrer Bank. Für diese beiden Konten haben Sie einen gemeinsamen Verfüger bei der Bank angelegt.

Konto "AT123" ist in der NTCS bei der Firma 200000 hinterlegt, das Konto "AT456" bei der Firma 200001.

Sie benötigen einen einzigen finAPI-User (jedem Bankverfüger darf nur ein einziger finAPI-User zugeordnet werden). Diesen User legen Sie in der Firma 200000 an.

Zusätzlich legen Sie den gleichen (gleiche Zugangsdaten, gleiches Passwort) finAPI-User bei der Firma 200001 an. Beim Abruf mit dem betroffenen finAPI-User erhalten Sie die Daten für beide (bei der Bank) zugeordneten Konten. Die Daten werden der Bankverbindung entsprechend in die richtigen Firmen (Fibus) eingelesen.

Nachdem Sie Ihre Angaben übernommen haben, erhalten Sie die Bestätigung, dass der User erfolgreich angelegt worden ist.

In der Zahlungsplattform wird ein entsprechender Eintrag angezeigt:

Hinweis

Der finAPI-User dient nur zur Datenübertragung, daher wird bei der Übermittlung der Telebankingdatei auch kein finAPI-Passwort mehr abgefragt. Zur Freigabe der Zahlungen öffnet sich Ihr eigenes Telebankingprogramm und dort müssen die jeweiligen Zugangsdaten eingegeben werden.

2.1.1. Löschen finAPI-User

Wenn Sie einen finAPI-User nicht mehr benötigen, dann muss dieser User gelöscht werden. Dazu steht Ihnen in der Zahlungsplattform unter "Bankzugang" die Funktion "finAPI-User löschen" zur Verfügung.

Verwenden Sie zum Löschen des Users ausschließlich diese Funktion. Nur dann ist gewährleistet, dass der User auch direkt bei finAPI gelöscht wird und alle dazugehörenden Bankverbindungen abgemeldet werden. Beim Löschen des Users werden alle Bankverbindungen, die mit diesem User angemeldet wurden, bei finAPI abgemeldet.

Wenn Sie die Funktion "finAPI-User löschen" starten, wird folgende Meldung angezeigt:

Bestätigen Sie diese Meldung mit "Ok" um sämtliche (zum User gehörende) Daten zu bereinigen.

Um den User endgültig zu löschen, müssen finAPI-User und finAPI-Passwort eingegeben werden.

Danach wird eine Verbindung zu finAPI hergestellt und der User aus dem finAPI-System entfernt.

In der Zahlungsplattform wird unter "Inaktiv" folgender Eintrag vorgenommen:

Achtung!

Wenn Sie den finAPI-User nur mit der Funktion "löschen" entfernen wollen, dann wird folgende Meldung angezeigt:

"Der ausgewählte User kann nicht gelöscht werden, da dieser bereits über finAPI aktiviert worden ist. Damit der User auch bei finAPI abgemeldet wird, starten Sie die Funktion "finAPI-User löschen"."

2.2. Anbindung Bank an finAPI

Um die Verbindung zwischen finAPI und der Bank herstellen zu können, muss die Bank über die Zahlungsplattform an finAPI angebunden werden. Steigen Sie dazu unter Finanzbuchhaltung → Zahlungsverkehr → Zahlungsplattform in die Zahlungsplattform ein. Unter "Übersicht Bankkonten" stellen Sie sich auf die betroffene Bankverbindung und wählen über die rechte Maustaste finAPI → Bankkonto anmelden.

Um das Bankkonto anzumelden, müssen Sie den zuvor angelegten finAPI-User sowie das Passwort angeben.

Durch die Eingabe der Zugangsdaten wird die Verbindung mit finAPI hergestellt. Zur Anmeldung bei Ihrer Bank wird der Internetbrowser geöffnet.

Je nach Bank öffnet sich direkt die Anmeldeseite Ihres Telebankingprogrammes, oder die Verbindung wird über ein finAPI-Webformular hergestellt.

In beiden Fällen ist es jedoch wichtig, dass Sie sich Ihren Bankzugangsdaten (Zugangsdaten des gewünschten Bankverfügers im Onlinebanking) anmelden.

Nach der Anmeldung wird der Authentifizierungsprozess bei Ihrer Bank gestartet.

Je nach Sicherheitseinstellung Ihres Bankkontos wird Ihnen danach z. B. eine TAN auf Ihr Handy zur Bestätigung gesendet.

Wie genau die Freigabe erfolgt, wird direkt von Ihrer Bank gesteuert

Angemeldet werden ALLE Konten, die Ihrem Verfüger bei der Bank zugeordnet sind (jener Verfüger, mit dem Sie sich in Ihrem Telebankingprogramm angemeldet haben).

Sie erhalten nach der Anmeldung eine Info darüber, welche Konten angemeldet wurden.

Wenn dem Verfüger Konten (bei der Bank) zugewiesen sind, die in der NTCS nicht angelegt wurden, dann werden diese Konten in der Meldung ebenfalls angezeigt.

Nach erfolgreicher Anmeldung wird folgender Eintrag in der Zahlungsplattform angezeigt:

Achtung!

Bei der Übertragung von Daten über finAPI wird mit der XS2A-Schnittstelle gearbeitet. Stellen Sie sicher, dass diese Schnittstelle auch bei Ihrer Bank verfügbar und freigeschaltet wurde!

Manche Banken benötigen für die Freischaltung der Schnittstelle eine Unterschrift des Kontoberechtigten. Dies muss mit dem zuständigen Bankberater geklärt werden.

Wenn die Schnittstelle nicht freigeschaltet ist, dann kann die Bank nicht an finAPI angebunden werden. In solchen Fällen öffnet sich das Fenster für die Eingabe der Bankdaten nicht bzw. erhalten Sie keine TAN zur Freigabe.

2.2.1. Angemeldete Bankkonten prüfen

Um festzustellen, welche Bankkonten an finAPI angemeldet wurden, können Sie die Funktion "finAPI angemeldete Bankkonten prüfen" unter "Bankzugang" ausführen.

Ihnen werden alle Bankverbindungen (inkl. der jeweiligen Firma) angezeigt, die bei finAPI angemeldet wurden.

2.2.2. Zusätzliche Bankkonten anmelden

Wenn zu Ihrem Bankverfüger ein weiteres Konto freigegeben wurde, dann muss dieses Bankkonto auch über finAPI angemeldet werden. Damit die bestehenden Anmeldungen nicht verändert werden müssen, können solche Konten zusätzlich angemeldet werden. Dazu wählen Sie unter "Übersicht Bankkonten" die Funktion "finAPI-Bankkonten aktualisieren".

Wenn Sie die Funktion starten, wählen Sie im Eingabefenster die Option "Zusätzliche Bankkonten anmelden".

Danach öffnet sich der Webbrowser mit dem Anmelde- bzw. Bestätigungsfenster Ihrer Bank. Geben Sie dort die benötigte TAN (je nach Freigabeverfahren) ein und kehren Sie danach in die NTCS zurück.

Wenn Sie die Meldung am Bildschirm bestätigen, erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Konten angemeldet wurden. Angemeldet werden immer alle Konten, die dem Verfüger bei der Bank zugeordnet sind - die neu dazugekommenen Bankverbindungen scheinen jetzt ebenfalls in der Meldung als angemeldet auf.

2.2.3. Bankkonten aktualisieren

Die Freigabe des Kontos für die Zugriffe über finAPI wird von der Bank geregelt. In den meisten Fällen wird die Zugriffsberechtigung für 90 Tage erteilt. Danach ist eine erneute Freigabe des Kontozugriffs notwendig.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass manche Banken nur Freigaben für einzelne Tage gewähren. Dies muss mit der jeweiligen Bank geklärt werden.

Wenn die Authentifizierung des Kontos abgelaufen ist, erhalten Sie eine entsprechende Meldung (z. B. beim "Banksaldo Ansehen" in der Zahlungsplattform oder beim "Kontoumsätze aktualisieren" in der Zahlungsübersicht).

Um zu kontrollieren, welche Konten betroffen sind, öffnen Sie in der Zahlungsplattform den Reiter "Übersicht Bankkonten" und wählen die Ansicht "Abgelaufene Bankkonten".

Die Konten werden zusätzlich mit dem Status

"Das Bankkonto ist abgelaufen" gekennzeichnet.

Damit Sie wieder Zugriff auf das Konto haben, muss die Authentifizierung erneut durchgeführt werden. Starten Sie dazu die Funktion "finAPI-Bankkonten aktualisieren" unter "Übersicht Bankkonten".

Nach Eingabe der finAPI-Zugangsdaten öffnet sich der Webbrowser zur Bestätigung der Authentifizierung.

Danach kehren Sie zur NTCS zurück und bestätigen die Meldung.

Welche Konten aktualisiert wurden, wird Ihnen danach angezeigt:

Seitenanfang

Sie haben die Möglichkeit, eine Benachrichtigung per E-Mail zu versenden, wenn der finAPI-Bankzugang abgelaufen ist.

Dazu steht Ihnen der Parameter "Benachrichtigungen Bankzugang" in der Zahlungsplattform zur Verfügung. Hinterlegen Sie dort, welcher Mitarbeiter - in welcher Form - benachrichtigt werden soll.

Die Anlage und Verwaltung der Zuständigkeitsbereiche erfolgt im CRM → Stammdaten → Zuständigkeiten.

Wenn beim Abruf der Telebankingdateien festgestellt wird, dass die Authentifizierung des Kontos abgelaufen ist "Die Authentifizierung eines oder mehrerer Konten ist abgelaufen", dann wird (je nach Parametereinstellung) eine E-Mail an den hinterlegten Mitarbeiter versendet, oder eine Aufgabe angelegt.

2.2.4. Bankkonten abmelden

Wird ein Bankkonto nicht mehr über finAPI benötigt, dann kann dieses Konto mit der Funktion "Bankkonto abmelden" abgemeldet werden.

Zur Abmeldung des Kontos müssen die Zugangsdaten eingegeben werden. Nach erfolgreicher Abmeldung wird der Status auf "Bankkonto abgemeldet" geändert.

Hinweis

Wenn ein finAPI-User gelöscht wird, dann werden alle Konten, die mit diesem Benutzer angemeldet wurden, automatisch abgemeldet!

2.3. Banksaldo ansehen

Wenn Sie Ihre Konten an finAPI angebunden haben, können Sie sich den aktuellen Kontosaldo direkt in der Zahlungsplattform anzeigen lassen. Starten Sie dazu im Reiter "Übersicht Bankkonten" auf der gewünschten Zeile die Funktion "finAPI-Banksaldo ansehen".

Um den Saldo zu erhalten, müssen Sie Ihre finAPI-Zugangsdaten eingeben. Zusätzlich dazu haben Sie die Möglichkeit, den Saldo zu einem bestimmten Stichtag abzurufen.

Sie erhalten folgende Information:

Bei dem angeführten Kontostand handelt es sich um den aktuell bei finAPI hinterlegten Kontensaldo. Der Abgleich zwischen finAPI und Ihrer Bank findet vier Mal täglich statt - d. h. der angezeigte Saldo ist der Kontostand nach dem letzten Abgleich.

Gleichzeitig wird jedoch ein neuer Abgleich zwischen finAPI und Ihrer Bank angestoßen – damit erfolgt eine Aktualisierung des Kontostandes bei finAPI.

Wenn Sie die Funktion wenige Minuten nach dem ersten Abruf erneut starten, erhalten sie den zum jeweiligen Abrufzeitpunkt aktuellen Saldo.

Geben Sie als Stichtag ein höheres Datum als das aktuelle Tagesdatum an, wird der Hinweis "Der Saldo per Stichtag kann nicht mit einem höheren Datum als dem Tagesdatum abgerufen werden" angezeigt und das Datum auf die Einstellung lt. Parameter Ermittlung Bis-Abrufdatum zurückgesetzt.

Seitenanfang

Hinweis

Welches Datum für den Abruf des Banksaldos vorgeschlagen wird, können Sie mit dem Parameter Ermittlung Bis-Abrufdatum einstellen:

Bankauszugsverbuchung → Extras → Allgemeine Einstellungen für Bankauszugsverbuchung → finAPI

3. Bankauszugsverbuchung

Über finAPI haben Sie die Möglichkeit, Kontobewegungen in einem Schritt abzurufen und in die Bankauszugsverbuchung einzulesen.

Über finAPI werden KEINE Telebankingdateien abgerufen, sondern die Daten werden im Hintergrund elektronisch übergeben und direkt in die Bankauszugsverbuchung eingelesen.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass es sich bei den erhaltenen Daten nicht um einen abgeschlossenen Kontoauszug (wie z. B. bei Camt.053) handelt, sondern die Bewegungsdaten des Kontos abgerufen werden.

Dies bedeutet:

Angeführt sind die Bewegungsdaten bis zum Zeitpunkt des Abrufes. Es könnten daher am gleichen Tag noch weitere Bewegungen am Konto stattfinden.
Es wird keine Kontoauszugsnummer angeführt.
Die Aufschlüsselung der Daten (Sammelüberweisungen) kann nicht über die Datei geregelt werden wie bei Camt.053. Die Daten werden so angeführt, wie am Konto ersichtlich.
Es stehen keine PDF-Dateien zur Verfügung.

Hinweis

Über finAPI können auch Kontobewegungen in Fremdwährungen verarbeitet werden. Die Zahlungen werden mit jener Währung eingelesen, die am Kontoauszug aufscheint.
Die richtige Vorgangsweise zum Arbeiten mit Fremdwährung in der Bankauszugsverbuchung finden Sie unter Fremdwährung.

3.1. Parametereinstellungen

Grundsätzlich sind für das Einlesen der Telebankingdateien über finAPI keine gesonderten Parametereinstellungen notwendig.

Es ist jedoch möglich, die Standardeinstellung für den Abrufzeitpunkt zu ändern. Dazu steht Ihnen in der Bankauszugsverbuchung unter "Allgemeine Einstellungen für Bankauszugsverbuchung" → "finAPI" der Parameter "Ermittlung Bis-Abrufdatum" zur Verfügung.

Die empfohlene Einstellung für das Abrufdatum lautet "0 - Tagesdatum - 1 Tag".

Mit dieser Einstellung werden die Umsätze des jeweils vorhergehenden Tages abgerufen. Damit ist sichergestellt, dass sämtliche Kontobewegungen bereits bei finAPI aktualisiert wurden.

Wird mit dem Tagesdatum abgerufen, dann kann es vorkommen, dass noch nicht alle Umsätze des aktuellen Tages enthalten sind und Ihnen diese Bewegungen daher in der Bankauszugsverbuchung fehlen!

3.2. Telebankingdateien abholen manuell

Mit dem finAPI-Zugang können die Daten direkt aus der Zahlungsplattform abgerufen und in die Bankauszugsverbuchung eingelesen werden.

Dazu steht Ihnen in der Zahlungsplattform unter Bankauszugsverbuchung die Schaltfläche "Telebankingdateien abholen" zur Verfügung.

Wenn Sie die Funktion starten, wählen Sie die Abrufart "finAPI" aus. Je nachdem, welche Bankschnittstellen in Ihrem System eingerichtet wurden, stehen unterschiedliche Schaltflächen zur Verfügung.

Die Verbindung mit finAPI wird im Hintergrund hergestellt und die verfügbaren Daten abgerufen. Diese Bewegungsdaten werden direkt in die Bankauszugsverbuchung eingelesen.

Im Anschluss erhalten Sie eine entsprechende Erfolgsmeldung.

Damit Sie einen Überblick über die durchgeführten Aktionen und Abrufe erhalten, wird die Logdatei mit sämtlichen Protokollen zu Ihrer Information geöffnet.

In dieser Datei wird genau angeführt, welche Banken abgerufen wurden bzw. welche Umsätze Sie erhalten haben. Nach der Kontrolle kann die Datei einfach geschlossen werden.

In der Zahlungsplattform wird danach eingetragen, welche Daten - in welche Fibu - eingelesen wurden.

Felder Zahlungsplattform Bankauszugsverbuchung

Die Zuordnung der Daten zu den richtigen Firmen erfolgt anhand der – in den erhaltenen Daten angegebenen – Bankverbindungen.

Das heißt, das Programm prüft die Bankverbindung aus den erhaltenen Daten und vergleicht mit den Bankverbindungen je Firma. Konnte eine Bank einer Firma zugeordnet werden, dann wird zusätzlich anhand des Zahlungsdatums die richtige Fibu ermittelt.

Achtung!

Ihre Bankverbindungen sind alle pro Firma angelegt und nicht pro Fibu. Daher ist es nicht möglich, Bankdaten in unterschiedliche Fibus einer Firma einzulesen – die Bankdateien werden immer in die als "aktuelle FIBU" gekennzeichnete Buchhaltung eingelesen.

Es besteht jedoch die Möglichkeit, eine andere Fibu als die "aktuelle FIBU" für das Einlesen der Bankdaten zu definieren. Dazu müssen Sie die gewünschte Fibu-Unternummer im Feld "Fibu-Untern-Nr.:" auf der gewünschten Bankverbindung hinterlegen.

Geben Sie z. B. "2" an, wenn Sie die Daten in die Fibu 2023/02 einlesen möchten.

3.3. Telebankingdateien abholen über Stapel

Zum Abholen und Einlesen der finAPI-Daten kann auch ein Stapel eingerichtet werden. Dazu steht Ihnen in der Stapelanlage die Funktion "MCS_MDFIBUBANKRUECKVERBUCHUNGMGR_KONTOAUSZUG" zur Verfügung.

Eine detaillierte Beschreibung zur Anlage von Stapeln finden Sie hier.

Das Einlesen der Daten erfolgt, abhängig von den bereits hinterlegten Daten, unterschiedlich.

Wenn es noch keinen einzigen Bankauszugskreis in der Fibu gibt, dann wird ein neuer "Automatikkreis" mit der IBAN der abgerufenen Bankverbindung angelegt und die Daten in diesen Kreis eingelesen.
Gibt es bereits einen bestehenden Kreis mit den passenden Einstellungen, dann werden die Zahlungen im bestehenden Kreis ergänzt.
Gibt es einen Bankauszugskreis mit abweichenden Einstellungen (z. B. anderes Telebankingformat etc.), dann wird ein neuer Kreis angelegt und die Daten in den neuen Kreis eingelesen.

Nach dem Einlesen in die Bankauszugsverbuchung können Sie die Zahlungen wie gewohnt bearbeiten. Sämtliche Regeln und Parametereinstellungen sind - unabhängig von der Datenherkunft - uneingeschränkt verwendbar.

Wenn Sie den automatisch angelegten Bankauszugskreis bearbeiten möchten, dann ist es notwendig, im Feld "Telebankingformat" das Format Drittanbieter über Zahlungsplattform zu hinterlegen. Nur dann können die Dateien auch zukünftig richtig in den betroffenen Kreis eingelesen werden. Wenn Sie den Kreis so verwenden möchten, wie dieser angelegt wurde, ist eine zusätzliche Hinterlegung des Telebankingformats nicht notwendig.

Hinweis

Nach dem Einlesen der finAPI-Daten sollten Sie unbedingt den Saldo am Bankkonto prüfen! Blenden Sie sich dazu die Felder "Anfangssaldo lt. Datei" und "Endsaldo lt. Datei" im Konteninfo-Bereich ein.

In diesen Felder werden Anfangs- und Endsaldo lt. finAPI-Abruf angezeigt. Vergleichen Sie den "Anfangssaldo lt. Datei" mit dem "Saldo" (aktueller Saldo des Bankkontos) bzw. den "Endsaldo lt. Datei" mit dem "Saldo nach Verbuchung". Wenn diese Werte übereinstimmen, dann können Sie sichergehen, alle Daten eingelesen zu haben.

Hinweis

Da in den Zahlungsdaten keine Belegnummer übermittelt wird, wird beim Einlesen das Feld Bel-Nr Bankauszugsverbuchung aus der eigenen Bankverbindung geprüft und die Belegnummer gemäß Parameter Belegnummer für die Verbuchung erhöht.

3.4. finAPI in der Zahlungsübersicht

Wenn Sie mit der Zahlungsübersicht arbeiten, werden die Zahlungen aus finAPI automatisch in die Zahlungsübersicht eingelesen. Die Weiterverarbeitung erfolgt wie gewohnt, es sind keine zusätzlichen Einstellungen für finAPI zu treffen.

Hinweis

Über die finAPI-Schnittstelle können bei einem Abruf maximal 500 Zahlungen abgerufen werden. Wird diese Zahl überschritten, dann wird von der NTCS automatisch ein neuer Abruf gestartet und die restlichen Zahlungen abgeholt. In solchen Fällen werden zwei Einträge in der Zahlungsplattform vorgenommen.

3.4.1. Mögliche Duplikate

Beim Abholen der Bankbewegungen über finAPI kann es vorkommen, dass Zahlungen doppelt von der Bank übermittelt werden. Diese Daten werden von finAPI als "mögliches Duplikat" ("potential Duplicate") gekennzeichnet.

Beim Einlesen der Daten in die Zahlungsübersicht wird auf dieses Kennzeichen geprüft und die Zahlungen entsprechend gekennzeichnet.

Werden solche Zahlungen über die Zahlungsübersicht verarbeitet, dann wird beim Einstieg in die "Zahlungsübersicht" folgender Hinweis angezeigt:

Die betroffenen Zahlungen werden im Feld "Hinweise" markiert und ein entsprechender Text angezeigt.

Wird bei der manuellen Prüfung der Zahlungen festgestellt, dass es sich nicht um ein Duplikat handelt, dann kann die Zahlung unter "Funktionen" mit "Duplikat ok" freigegeben werden.

Bei der Übernahme der Zahlungen in die Arbeitskreise werden mögliche Duplikate automatisch gesperrt.

4. Zahlungsvorschlag

Ihre Zahlungen aus dem Zahlungsvorschlag können direkt über finAPI an die Bank übermittelt werden. Es ist dann nicht mehr notwendig, eine Telebankingdatei zu erstellen und diese manuell in ein Telebankingprogramm hochzuladen.

Beachten Sie im Zusammenhang mit finAPI-Zahlungen folgende Einschränkungen:

Zahlungen können ausschließlich von österreichischen oder deutschen Banken beauftragt werden.
Überweisungen sind nur in der Grundwährung des Bankkontos möglich. Das heißt, Überweisungen von einem Euro-Bankkonto sind nur in Euro möglich.
Machen Banken erlauben ausschließlich Einzelüberweisungen über die XS2A-Schnittstelle. Bitte klären Sie vorab mit Ihrer Bank, ob Sammelüberweisungen erlaubt sind.
Überweisungen sind ausschließlich in SEPA-Länder möglich!

Die Erstellung und das Bearbeiten des Zahlungsvorschlags erfolgt wie gewohnt. Den genauen Ablauf bis zur Dateierstellung finden Sie unter Zahlungsvorschlag.

Wenn der Zahlungsvorschlag fertiggestellt wurde, dann können die Daten an finAPI übermittelt werden.

Ob die Daten direkt aus dem Zahlungsvorschlag übermittelt werden oder ob die Freigabe und Übertragung über die Zahlungsplattform erfolgt, können Sie mit folgendem Parameter einstellen:

Finanzbuchhaltung → Zahlungsverkehr → Zahlungsvorschlag → Extras → Einstellungen für Zahlungsverkehr → Zahlungsversand → Erstellen Telebankingdatei

4.1. Direkte Übermittlung mit finAPI

Wenn Sie die Funktion "Datenträger erstellen" starten, dann geben Sie die Kontaktdaten und das gewünschte SEPA-Format an.

Verwenden Sie jenes Format, das Sie auch für die bisherigen Überweisungen bei dieser Bank verwendet haben. Es gibt kein eigenes Format für die finAPI-Übertragung.

Sobald die Daten eingegeben bzw. übernommen worden sind, wird die Datei im Hintergrund übertragen. Danach öffnet sich das Datenträgerprotokoll und Sie erhalten eine Meldung, dass die Zahlungen erfolgreich übermittelt wurden.

Wenn Sie diese Meldung bestätigen, öffnet sich der Webbrowser zur Freigabe der Zahlungen.

In welcher Form die Anmeldung erfolgt bzw. ob Sie danach eine TAN (Authentifizierungscode, o. ä.) erhalten, hängt von Ihrer jeweiligen Bank ab.

Wenn die Zahlungen freigegeben wurden, kann der Webbrowser geschlossen werden.

Danach kann die Meldung im Zahlungsvorschlag ebenfalls bestätigt werden.

Nach der erfolgreichen Übermittlung der Zahlungen an die Bank können Sie den Zahlungsvorschlag in die Buchhaltung verbuchen.

Seitenanfang

Achtung!

Wenn die Zahlungen an die Bank übermittelt und freigegeben wurden, dann sollte der Zahlungsvorschlag nicht mehr bearbeitet werden.

Wenn Sie den Zahlungsstatus rücksetzen, wird folgende Meldung angezeigt:

Starten Sie diese Funktion daher ausschließlich dann, wenn bei der Freigabe der Zahlungen Probleme aufgetaucht sind und die Daten neu eingereicht werden müssen!

4.2. Übermittlung finAPI über die Zahlungsplattform

Mit dieser Einstellung werden die Daten im Hintergrund an die Zahlungsplattform übergeben. Es wird keine Telebankingdatei erzeugt!

Wird im Zahlungsvorschlag die Funktion "Datenträger erstellen" gestartet, können Kontaktdaten und SEPA-Format ausgewählt werden.

Die Daten werden im Hintergrund in die Zahlungsplattform übernommen - ohne, dass eine Telebankingdatei erstellt wird. Ein entsprechender Hinweis wird ausgegeben.

Das Datenträgerprotokoll wird automatisch angezeigt.

In der Zahlungsplattform wird unter "Zahlungsverkehr" ein entsprechender Eintrag vorgenommen und in der Spalte "Text" folgender Hinweis eingetragen: "Die Datei wurde erfolgreich erstellt aber noch nicht übermittelt".

Bevor Sie die Zahlungen über die Schaltfläche "finAPI-Datei Übermittlung" an die Bank übermitteln, können Sie das Datenträgerprotokoll aus der Zahlungsplattform aufrufen. Dazu steht die Schaltfläche "DT-Protokoll" zur Verfügung.

Danach kann der Zahlungsvorschlag direkt über die finAPI-Schnittstelle an die Bank übermittelt werden. Es ist nicht notwendig, eine zusätzliche Telebankingdatei zu erzeugen.

Der folgende Ablauf ist im Grunde gleich wie bei der direkten Übermittlung. Die Anmeldung erfolgt - wie bei der direkten Übermittlung beschrieben - über Ihre Bank und die Zahlungen können eingereicht werden.

Wenn die Zahlungen erfolgreich übermittelt wurden, wird der Status im Feld "Text" automatisch angepasst: "Zahlungsübermittlung Freigabe OK noch nicht verbucht: Die Zahlungen wurden erfolgreich übermittelt und freigegeben, jedoch nicht in die Buchhaltung verbucht."

Danach können die Zahlungen im Zahlungsvorschlag wie gewohnt verbucht werden.

Der Eintrag in der Zahlungsplattform wird bei der Verbuchung automatisch unter "Abgeschlossen" verschoben und der Text auf "Die Datei wurde erfolgreich übermittelt und verbucht" geändert.

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5. Bankeinzug

Beachten Sie im Zusammenhang mit finAPI-Einzügen folgende Einschränkungen:

Die Durchführung von Bankeinzügen über finAPI ist in Österreich nicht möglich.
In Deutschland gibt es ebenfalls keine Möglichkeit, die Einzüge über XS2A durchzuführen. Unter Umständen (je nach Bank) gäbe es die Möglichkeit, Einzüge innerhalb Deutschlands mittels WEB-Browser-Scraping oder HBCI-Schnittstelle durchzuführen. Dies ist jedoch von den einzelnen Banken abhängig und kann daher nicht garantiert werden!

Einzüge können ausschließlich auf deutsche Banken vorgenommen werden!
Einzüge in Fremdwährung sind in der NTCS generell nicht möglich.

Die Erstellung und das Bearbeiten des Bankeinzugs erfolgt wie gewohnt. Den genauen Ablauf bis zur Dateierstellung finden Sie unter Bankeinzug.

Wenn der Bankeinzug fertiggestellt wurde, dann können die Daten an finAPI übermittelt werden.

Ob die Daten direkt aus dem Zahlungsvorschlag übermittelt werden, oder ob die Freigabe und Übertragung über die Zahlungsplattform erfolgt, können Sie mit folgendem Parameter einstellen:

Finanzbuchhaltung → Zahlungsverkehr → Bankeinzug → Extras → Einstellungen für Bankeinzug → Zahlungsversand → Erstellen Telebankingdatei

5.1. Direkte Übermittlung mit finAPI

Wenn Sie die Funktion "Datenträger erstellen" starten, dann geben Sie die Kontaktdaten und das gewünschte SEPA-Format an.

Verwenden Sie jenes Format, das Sie auch für die bisherigen Einzüger bei dieser Bank verwendet haben. Es gibt kein eigenes Format für die finAPI-Übertragung

Wenn Sie diese Meldung bestätigen, öffnet sich der Webbrowser zur Freigabe der Einzüge.

In welcher Form die Anmeldung erfolgt bzw. ob Sie danach eine TAN (Authentifizierungscode, o. ä.) erhalten, hängt von Ihrer jeweiligen Bank ab.

Wenn die Einzüge freigegeben wurden, kann der Webbrowser geschlossen werden.

Danach kann die Meldung im Bankeinzug ebenfalls bestätigt werden.

Nach der erfolgreichen Übermittlung der Zahlungen an die Bank können Sie den Einzugsvorschlag in die Buchhaltung verbuchen.

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5.2. Übermittlung finAPI über die Zahlungsplattform

Mit dieser Einstellung werden die Daten im Hintergrund an die Zahlungsplattform übergeben. Es wird keine Telebankingdatei erzeugt!

Wird im Bankeinzug die Funktion "Datenträger erstellen" gestartet, können Kontaktdaten und SEPA-Format ausgewählt werden.

Die Daten werden im Hintergrund in die Zahlungsplattform übernommen - ohne, dass eine Telebankingdatei erstellt wird. Ein entsprechender Hinweis wird ausgegeben.

Das Datenträgerprotokoll wird automatisch angezeigt.

In der Zahlungsplattform wird unter "Bankeinzug" ein entsprechender Eintrag vorgenommen und in der Spalte "Text" folgender Hinweis eingetragen: "Die Datei wurde erfolgreich erstellt aber noch nicht übermittelt".

Bevor Sie die Einzüge über die Schaltfläche "finAPI-Datei Übermittlung" an die Bank übermitteln, können Sie das Datenträgerprotokoll aus der Zahlungsplattform aufrufen. Dazu steht die Schaltfläche "DT-Protokoll" zur Verfügung.

Danach kann der Einzug direkt über die finAPI-Schnittstelle an die Bank übermittelt werden. Es ist nicht notwendig, eine zusätzliche Telebankingdatei zu erzeugen.

Der folgende Ablauf ist im Grunde gleich wie bei der direkten Übermittlung. Die Anmeldung erfolgt - wie bei der direkten Übermittlung beschrieben - über Ihre Bank und die Einzüge können eingereicht werden.

Wenn die Einzüge erfolgreich übermittelt wurden, wird der Status im Feld "Text" automatisch angepasst: "Zahlungsübermittlung OK noch nicht verbucht: Die Zahlungen wurden erfolgreich übermittelt und freigegeben, jedoch nicht in die Buchhaltung verbucht."

Danach können die Einzüge im Bankeinzug wie gewohnt verbucht werden.

Der Eintrag in der Zahlungsplattform wird bei der Verbuchung automatisch unter "Abgeschlossen" verschoben und der Text auf "Die Datei wurde erfolgreich übermittelt und verbucht" geändert.

Achtung!

Wenn Sie Ihre Kontoauszüge über eurodata abrufen, dann achten Sie darauf, dass keine doppelten Abrufe der Telebankingdateien erfolgen.

Dies können Sie verhindern, indem Sie Ihren finAPI-User anpassen. Wählen Sie dazu in der Zahlungsplattform den Reiter "Bankzugang" und markieren Sie Ihren finAPI-User. Danach starten Sie die Funktion "Bankzugang anpassen".

Wählen Sie bei "Verwendete Programme" die Ausprägung "Zahlungsverkehr ohne Bankauszugsverbuchung".

Damit stellen Sie sicher, dass die Telebankingdateien ausschließlich über eurodata abgerufen werden. Den Zahlungsvorschlag übermitteln Sie jedoch weiterhin mittels finAPI.

6. Umsatzsteuervoranmeldung

Ihre Zahlungen aus der Umsatzsteuervoranmeldung können direkt über finAPI an die Bank übermittelt werden. Es ist dann nicht mehr notwendig, eine Telebankingdatei zu erstellen und diese manuell in ein Telebankingprogramm hochzuladen.

Beachten Sie im Zusammenhang mit finAPI-Zahlungen, dass diese ausschließlich von österreichischen oder deutschen Banken beauftragt werden können.

Die Erstellung der Dateien erfolgt wie gewohnt. Den genauen Ablauf bis zur Dateierstellung finden Sie unter Erstellung Telebankingdatei.

Wenn die Datei aus der Umsatzsteuervoranmeldung fertiggestellt haben, dann können die Daten an finAPI übermittelt werden.

Ob die Daten direkt aus der Umsatzsteuervoranmeldung übermittelt werden, oder ob die Freigabe über die Zahlungsplattform erfolgt, können Sie mit folgendem Parameter einstellen:

Finanzbuchhaltung → UVA und Meldungen → UVA → Extras → Einstellungen für UVA/Meldungen → Zahlungsversand → Erstellen Telebankingdatei

6.1. Direkte Übermittlung mit finAPI

Wenn Sie die Funktion "Telebanking" in der Umsatzsteuervoranmeldung auswählen, geben Sie die Kontaktdaten und das gewünschte SEPA-Format an.

Verwenden Sie jenes Format, das Sie auch für die bisherigen Überweisungen bei dieser Bank verwendet haben. Es gibt kein eigenes Format für die finAPI-Übertragung.

Wenn Sie diese Meldung bestätigen, öffne sich der Webbrowser zur Freigabe der Zahlungen.

In welcher Form die Anmeldung erfolgt bzw. ob Sie danach eine TAN (Authentifizierungscode, o. ä.) erhalten, hängt von Ihrer jeweiligen Bank ab.

Wenn die Zahlungen freigegeben wurden, kann der Webbrowser geschlossen werden.

Nach der erfolgreichen Übermittlung der Zahlungen an die Bank, können Sie die Umsatzsteuervoranmeldung abschließen.

6.2. Übermittlung finAPI über die Zahlungsplattform

Mit dieser Einstellung werden die Daten im Hintergrund and die Zahlungsplattform übergeben. Es wird keine Telebankingdatei erzeugt!

Wenn Sie die Funktion "Telebanking" in der Umsatzsteuervoranmeldung auswählen, geben Sie die Kontaktdaten und das gewünschte SEPA-Format an.

Die Daten werden im Hintergrund in die Zahlungsplattform übernommen - ohne, dass eine Telebankingdatei erstellt wird. Ein entsprechender Hinweis wird ausgegeben.

Das Datenträgerprotokoll wird automatisch angezeigt.

In der Zahlungsplattform wird unter "UVA/Meldungen" ein entsprechender Eintrag vorgenommen und in der Spalte "Text" folgender Hinweis eingetragen: "Die Datei für die UVA wurde erfolgreich erstellt aber noch nicht übermittelt."

Bevor Sie die Zahlung über die Schaltfläche "finAPI-Datei Übermittlung" an die Bank übermittelt, können Sie das Datenträgerprotokoll aus der Zahlungsplattform aufrufen. Dazu steht die Schaltfläche "DT-Protokoll" zur Verfügung.

Danach kann die Zahlung direkt über die finAPI-Schnittstelle an die Bank übermittelt werden. Es ist nicht notwendig, eine zusätzliche Telebankingdatei zu erzeugen.

Wenn die Zahlung erfolgreich übermittelt wurde, wird der Eintrag in der Zahlungsplattform automatisch unter "Abgeschlossen" verschoben und der Text auf "Die Datei wurde erfolgreich übermittelt und von der Bank freigegeben." geändert.