Die Zahlungsübersicht steht grundsätzlich für alle Kunden zur Verfügung. Auch dann, wenn der Parameter zum Arbeiten mit der Zahlungsübersicht nicht aktiviert wurde.

Es gibt daher zwei verschiedene Varianten, wie die Zahlungsübersicht angewandt wird.

1.1. Arbeiten "ohne" Zahlungsübersicht

Wenn die Telebankingdateien direkt in die Bankauszugsverbuchung eingelesen und abgearbeitet werden, dann ist es nicht notwendig, das Arbeiten mit der Zahlungsübersicht zu aktivieren. Die Dateien werden eingelesen, abgearbeitet und verbucht. Bei diesen Vorgängen ist die Zahlungsübersicht nicht direkt betroffen und hat auch keinen Einfluss auf das tägliche Arbeiten.

Erst bei der Verbuchung werden die einzelnen Zahlungen in die Zahlungsübersicht eingetragen. Pro Bankverbindung wird dabei eine eigene Zahlungsübersicht angelegt und dient als Information über die Einnahmen und Ausgaben der einzelnen Konten.

In diesem Zusammenhang dient die Zahlungsübersicht als reines Informationsinstrument, mit dem Sie Ihre Bankumsätze sehr einfach nachverfolgen können.

Sie finden die Zahlungsübersicht entweder im Menü unter Finanzbuchhaltung → Zahlungsverkehr → Zahlungsübersicht, oder direkt in der Bankauszugsverbuchung unter Bildschirmansichten.

1.1.1. Bildschirmansicht Zahlungsübersicht

In der Bildschirmansicht haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die gewünschten Informationen anzuzeigen:

Firma	Geben Sie in diesem Feld jene Firma an, für die Sie die Zahlungsübersicht aufrufen wollen.
FIBU	Hier kann die gewünschte FIBU ausgewählt werden. Je FIBU wird eine eigene Zahlungsübersicht angelegt.
IBAN	In diesem Feld können Sie die gewünschte Bankverbindung auswählen. Angezeigt werden die jeweilige IBAN und der Bankname als Infotext.
FIBU-Bankkonto	Hier wird die Kontonummer des zur Bankverbindung gehörenden FIBU-Bankkontos angezeigt.
Von-Datum	Dient zur Auswahl jenes Datums, ab dem die Umsätze angezeigt werden sollen.
Bis-Datum	Dient zur Auswahl jenes Datums, bis zu dem die Umsätze angezeigt werden sollen.
Gesamtsaldo	In diesem Feld wird der Gesamtsaldo des FIBU-Bankkontos angezeigt.
Saldo zum Bis-Datum	Hier wird der Saldo des FIBU-Bankkontos zum angegebenen "Bis-Datum" angeführt.
Eingänge gesamt	Gesamtsumme aller Eingänge in der Zahlungsübersicht
Ausgänge gesamt	Gesamtsumme aller Ausgänge in der Zahlungsübersicht

Hinweis

Die Umsätze werden erst bei der Verbuchung aus der Bankauszugsverbuchung in die Zahlungsübersicht eingetragen und erhalten automatisch den Status "Verbucht". Solange die Zahlungen noch nicht verbucht wurden, scheinen diese daher nicht in der Zahlungsübersicht auf.

Manuelle Buchungen auf das Bankkonto können nicht in der Zahlungsübersicht angezeigt werden!

Die Zahlungsübersicht dient als reines Informationsinstrument, daher ist auch keine weitere Bearbeitung der Positionen notwendig bzw. möglich.

1.1.2. Gesperrte Buchungen

Werden Buchungen in der Bankauszugsverbuchung für die Verbuchung gesperrt, dann werden diese Zahlungen trotzdem nach der Verbuchung der restlichen Zahlungen dieser Datei in die Zahlungsübersicht eingetragen. Damit ist gewährleistet, dass alle Zahlungen aus der Datei in der Zahlungsübersicht aufscheinen.

Diesbezüglich gibt es jedoch eine Ausnahme:

Werden Zahlungen gesperrt, die ein höheres Datum als die zu verbuchenden Zahlungen haben, dann werden diese Zahlungen nicht in die Zahlungsübersicht übernommen. Dies wird dann benötigt, wenn in einer Datei Zahlungen aus zwei unterschiedlichen Monaten vorhanden sind und die Zahlungen des höheren Monats werden vorerst gesperrt (um zu einem späteren Zeitpunkt gesondert verbucht zu werden).

Beispiel

Es wird eine Datei mit Umsätzen vom 01.06. bis 01.07. eingelesen. Verbucht werden alle Zahlungen bis 30.06. die Zahlungen vom 01.07. werden vorerst gesperrt. Die gesperrten Zahlungen vom 01.07. werden in diesem Fall nicht in die Zahlungsübersicht eingetragen. Damit können diese Zahlungen zu einem späteren Zeitpunkt erneut eingelesen, kontiert und verbucht werden.

1.2. Arbeiten mit der Zahlungsübersicht

Die Zahlungsübersicht ermöglicht ein Einlesen der Telebankingdateien in die Bankauszugsverbuchung, ohne dass die Zahlungen sofort bearbeitet bzw. verbucht werden müssen.

Dies wird dann benötigt, wenn zwar die Telebankingdateien täglich zur Verfügung stehen, aber noch nicht alle Rechnungen in die Buchhaltung übernommen wurden. Dann ist eine sofortige Verarbeitung in der Bankauszugsverbuchung nicht sinnvoll, da nicht alle Auszifferungen richtig durchgeführt werden können und entsprechende manuelle Nacharbeiten notwendig wären.

Aus diesem Grund können die Telebankingdateien in die Zahlungsübersicht eingelesen und erst bei Bedarf nach Datum abgearbeitet werden.

Diese Vorgangsweise kann zum Beispiel in folgenden Fällen hilfreich sein:

Klientenbuchhaltungen beim Steuerberater: Die Telebankingdateien werden täglich direkt von der Kanzlei abgerufen; die Rechnungen werden erst später vom Klienten geliefert und eingebucht.
Onlineshops: Die Rechnungen werden erst dann erzeugt (und in weiterer Folge verbucht), wenn die Zahlungen vollständig geleistet wurden.
Wenn sehr große Zahlungsdateien eingelesen werden, die nicht vollständig direkt in der Bankauszugsverbuchung verarbeitet werden können.
Wenn Telebankingdateien automatisch (z. B. mittels EBICS) abgerufen und eingelesen werden.
...

1.2.1. Programmeinstellungen

Damit mit der Zahlungsübersicht gearbeitet werden kann, sind folgende Parametereinstellungen in der Bankauszugsverbuchung notwendig.

Allgemeine Einstellungen für Bankauszugsverbuchung → Allgemein → Automatisches Einlesen → "1 - in die Zahlungsübersicht"

Die Dateien können ausschließlich dann in die Zahlungsübersicht übernommen werden, wenn diese gesammelt über die Zahlungsplattform (oder Stapel) eingelesen werden. Daher muss in den Parametern jenes Verzeichnis hinterlegt werden, in dem alle Telebankingdateien abgelegt werden, die mit der Zahlungsübersicht verarbeitet werden sollen.

Dazu steht der Parameter "Verzeichnis Telebankingdateien" unter FIBU → Zahlungsverkehr → Zahlungsplattform → Allgemeine Einstellungen für Bankauszugsverbuchung → Rechenzentrum zur Verfügung.

In diesem Verzeichnis werden die Dateien aller Buchhaltungen abgelegt, die über die Zahlungsübersicht eingelesen werden. Ob die Dateien dort manuell abgespeichert werden, oder mittels EBICS oder eurodata abgerufen werden, spielt dabei keine Rolle.

In der Zahlungsplattform wird nach dem Einlesen unter "Bankauszugsverbuchung" folgender Eintrag angezeigt:

1.2.2. Einlesen der Telebankingdateien

Das Einlesen der Telebankingdateien in die Zahlungsübersicht erfolgt über die Zahlungsplattform. Entweder über die Funktion "Telebankingdateien abholen" (und dann einlesen), oder über "Telebankingdateien einlesen". Das Einlesen im Hintergrund über Stapel ist ebenfalls möglich.

Beim Einlesen der Telebankingdateien werden im Hintergrund folgende Prüfungen durchgeführt:

Die Bankverbindungen werden aus der Datei ausgelesen und dann wird geprüft, in welcher Firma diese Bankverbindung angelegt ist. Danach werden die Dateien automatisch in einen Unterordner mit der jeweiligen Firmennummer verschoben.
Durch die sofortige Übernahme der Zahlungen in die Zahlungsübersicht werden die Dateien im nächsten Schritt in einen weiteren Unterordner mit der Bezeichnung "Archiv" verschoben.
Sind Dateien aus einem Jahr vorhanden, zu dem noch keine neue Buchhaltung angelegt wurde (und damit auch noch keine Zahlungsübersicht für das betreffende Jahr existiert), dann können die betroffenen Daten nicht eingelesen werden. Die Dateien werden im Firmenordner zwischengespeichert und später im Zuge der Jahresübernahme automatisch in die neue Zahlungsübersicht eingelesen.

Achtung! Beim Einlesen der Dateien wird weiters geprüft, ob die Daten bereits in der Zahlungsübersicht vorhanden sind. Wenn ja, dann werden die Daten nicht erneut eingelesen. D. h. im Hintergrund erfolgt zusätzlich eine Prüfung auf doppelte Datensätze. Damit ist es nicht möglich, die gleichen Daten mehrmals in die Zahlungsübersicht einzulesen (dies ist dann Vorteilhaft, wenn in den Dateien beispielsweise Vormonatsumsätze angeliefert werden, die bereits zuvor verarbeitet wurden).

Ihre Bankverbindungen sind alle pro Firma angelegt und nicht pro Fibu. Daher ist es nicht möglich, Bankdaten in unterschiedliche Fibus einer Firma einzulesen - die Bankdateien werden immer in die als "aktuelle Fibu" gekennzeichnete Buchhaltung eingelesen.

Es besteht jedoch die Möglichkeit, eine andere Fibu als die "aktuelle Fibu" für das Einlesen der Bankdaten zu definieren. Dazu müssen Sie die gewünschte Fibu-Unternummer im Feld "Fibu-Unter-Nr." auf der gewünschten Bankverbindung hinterlegen.

Geben Sie z. B. "2" an, wenn Sie die Dateien in die Fibu 2024/02 einlesen möchten.

Achtung!

Werden Zahlungen für die Verbuchung gesperrt, dann werden die gesperrten Zahlungen ebenfalls in die Zahlungsübersicht eingetragen. Diese Zahlungen können nicht mehr nachträglich in die Zahlungsübersicht eingelesen werden und müssen daher ggf. manuell nachgebucht werden.

Einzige Ausnahme:

Werden Zahlungen gesperrt, die ein höheres Datum als die Buchungen haben (es werden z. B. alle Buchungen vom 01.06. bis 30.06. verbucht und eine Zahlung vom 01.07. gesperrt), dann werden die gesperrten Zahlungen nicht in die Zahlungsübersicht eingetragen und können daher nochmals eingelesen und verarbeitet werden.

Grundlegende Informationen zum Arbeiten mit der Zahlungsplattform finden Sie unter Zahlungsplattform/Bankauszugsverbuchung.

1.2.2.1. Meldungen beim Einlesen in die Zahlungsübersicht

Wenn Sie mit der Zahlungsübersicht arbeiten, dann muss gewährleistet sein, dass bestehende Daten nicht ungewollt überschrieben werden. Aus diesem Grund wird bei jedem Einlesevorgang geprüft, ob bereits Daten in der Zahlungsübersicht vorhanden sind bzw. ob die neuen Daten eingelesen werden dürfen.

In folgenden Fällen können die Zahlungen nicht in die Zahlungsübersicht eingelesen werden:

Wenn Sie die Funktion "Telebankingdateien einlesen historisch" auswählen und dabei einen Zeitraum wählen, für den bereits Zahlungen in die Bankauszugsverbuchung übernommen wurden (Status: "in Bearbeitung) bzw. welche bereits verbucht wurden, wird in der Logdatei in diesem Fall Folgendes angeführt:
"In der ausgewählten Telebankingdatei sind Zahlungen vorhanden, die bereits verbucht worden sind oder den Status „in Bearbeitung“ haben."
Wenn Sie die Funktion "Telebankingdateien einlesen historisch" auswählen und dabei einen Zeitraum wählen, für den keine Daten vorhanden sind:
"Im angegebenen Zeitraum konnten keine Zahlungen gefunden werden. Bitte korrigieren Sie im Einstiegsfenster das angegebene ab/bis Zahlungsdatum und lesen Sie die Datei neu ein."
Wenn Sie die Funktion "Telebankingdateien abholen historisch" auswählen und dabei einen Zeitraum wählen, für den bereits Zahlungen in die Bankauszugsverbuchung übernommen wurden (Status: "in Bearbeitung"):
"Es ist bereits ein Arbeitskreis mit Zahlungen des angegebenen Datums vorhanden. Um die Daten historisch abrufen zu können, verbuchen oder schließen Sie den betroffenen Bankauszugskreis."

1.2.3. Zahlungsprüfung

Wenn Sie eine Camt.053 oder MT940-Datei in die Zahlungsübersicht einlesen, dann wird die Summe der eingelesenen Zahlungen mit der Differenz zwischen "Anfangssaldo lt. Datei" und "Endsaldo lt. Datei" (diese beiden Werte werden direkt in der Telebankingdatei angegeben) gegengeprüft. Damit wird sichergestellt, dass sämtliche Zahlungen richtig aus der Datei ausgelesen und verarbeitet wurden. Dies ist z. B. im Zusammenhang mit Bankspesen (die von den einzelnen Banken sehr unterschiedlich angeliefert werden) wichtig. Die Prüfung erfolgt automatisch und muss nicht gesondert aktiviert werden.

Das Ergebnis der Prüfung wird im Feld "Zahlungsprüfung" angezeigt.

Stimmt die Summe der eingelesenen Zahlungen mit der Differenz aus Anfangs- und Endsaldo überein, wird keine weitere Meldung angezeigt. Der Status im Feld "Zahlungsprüfung" ist grün.

Stimmt die Summe der eingelesenen Zahlungen nicht mit dem Gesamtbetrag der Zahlungen in der Telebankingdatei überein, wird im Feld "Zahlungsprüfung" der Status in Rot angezeigt: "Die Summe der Zahlungen stimmt nicht mit dem Saldo der Telebankingdatei überein."

In solchen Fällen müssen die einzelnen Zahlungen mit dem Kontoauszug der Bank verglichen werden. Achten Sie dabei insbesondere auf Fremdwährungsbeträge, Spesen o. Ä. Bei Problemen mit Spesen passen Sie das Feld Spesenberechnung am Bankauszugskreis an und lesen Sie die Datei neu ein. Die Zahlungen sollten nicht verarbeitet werden, solange die Summe nicht korrekt ist!
Die Saldoprüfung kann nur beim Einlesen von Camt.053 oder MT940-Dateien durchgeführt werden. Wenn Sie mit anderen Dateiformaten arbeiten, wird keine Prüfung durchgeführt und im Feld "Zahlungsprüfung" wird ein "x" dargestellt.

1.2.4. Verarbeiten der Dateien in der Bankauszugsverbuchung

Beim Einstieg in die Bankauszugsverbuchung wird vorerst nichts angezeigt.

Die Zahlungen wurden jedoch im Hintergrund in die Zahlungsübersicht(en) eingelesen und "warten" dort auf die Weiterverarbeitung.

In der Zahlungsübersicht wird zusätzlich zu den Zahlungsdaten eine Zeile "Anpassung Saldo Zahlungsübersicht" angezeigt. In dieser Zeile wird der Differenzbetrag zwischen den Einträgen in der Zahlungsübersicht und dem aktuellen Saldo des FIBU-Bankkontos angezeigt. Der Anpassungsbetrag setzt sich aus EB-Buchungen und manuellen Buchungen am Bankkonto zusammen.

Pro Bankverbindung wird eine eigene Zahlungsübersicht angelegt. Die Zahlungsübersichten werden in eigenen Kreisen abgespeichert und können unter Funktionen → Stammdaten → Bankauszugskreise durch Umschalten der Combobox angezeigt werden.

Die Zahlungsübersichten können nur dann gelöscht werden, wenn es noch keine verbuchten Zahlungen zu dieser Zahlungsübersicht gibt. Ist dies der Fall, wird die Meldung "Die Zahlungsübersicht kann nicht gelöscht werden, da bereits verbuchte Zahlungen in der Zahlungsübersicht vorhanden sind" angezeigt.

Hinweis

Alle Bankauszugskreise, in denen tatsächlich gearbeitet wird werden als "Arbeitskreis" bezeichnet. Bankauszugskreise mit dem Typ "Zahlungsübersicht" werden nur für die Verspeicherung der Zahlungsübersichten angelegt. Diese Kreise können in der Bankauszugs-Übersicht nicht ausgewählt werden.

1.2.4.1. Funktionen in der Zahlungsübersicht

Zum Bearbeiten der Positionen stehen Ihnen in der Zahlungsübersicht folgende Funktionen zur Verfügung:

Zahlungsübersicht
Bearbeiten	Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, eine Zeile zu bearbeiten um beispielsweise ein Dokument zu einer Zahlung zuzuordnen. Zahlungen, die bereits den Status "verbucht" haben, können nicht mehr bearbeitet werden
Vorerfassung Buchungen	Diese Funktion steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn mit der Option Bankauszugsverbuchung mit Vorerfassungsbelegen gearbeitet wird.
Dokumente automatisch zuordnen	Wenn Sie entweder die Option Bankauszugsverbuchung mit Vorerfassungsbelegen oder Bankauszugsverbuchung mit ER-Kontrolle-Belegen verwenden, dann kann mit dieser Funktion die automatische Zuordnung der Dokumente gestartet werden.
Dokumentenzuordnung entfernen	Mit dieser Funktion entfernen Sie Belege die aus der Vorerfassung oder der ER-Kontrolle automatisch zugeordnet wurden.
Zuordnung auflösen	Diese Funktion steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn entweder mit der Option Bankauszugsverbuchung mit Vorerfassbelegen oder Bankauszugsverbuchung mit ER-Kontrolle-Belegen gearbeitet wird.
Prüfkennzeichen setzen	Mit dem Prüfkennzeichen hat der Steuerberater die Möglichkeit, Zahlungen und Dokumente zu kontrollieren (wenn diese z. B. vom Klienten über BMD Com hochgeladen wurden) und dann als "geprüft" zu markieren. Nach dem Aufruf der Funktion kann angegeben werden, bis zu welchem Datum die einzelnen Zahlungen als geprüft markiert werden sollen. Das Setzen des Prüfkennzeichens kann auch manuell durch Bearbeiten der einzelnen Zahlungen erfolgen.
Kontoumsätze aktualisieren	Diese Funktion steht für den Abruf der aktuellen Kontodaten zur Verfügung. Damit die aktuellen Zahlungen abgerufen/eingelesen werden können, muss ein EBICS, eurodata oder finAPI-Zugang zum jeweiligen Konto vorhanden sein. Ist das gewählte Konto nicht freigeschaltet, wird folgende Meldung angezeigt: "Die Kontoumsätze können nur dann aktualisiert werden, wenn die Banken über eine Schnittstelle (z. B. EBICS, finAPI oder Eurodata) aufgerufen werden können. Weitere Informationen zu dieser Schnittstelle erhalten Sie in der NTCS Hilfe zur Zahlungsplattform oder Sie wenden sich an verkauf@bmd.at".
Telebankingdateien neu einlesen	Mit dieser Funktion kann die Telebankingdatei neu eingelesen werden, wenn bei der Zahlungsprüfung Fehler aufgetreten sind. Wurden die Daten korrekt verarbeitet und der Status im Feld "Zahlungsprüfung" ist grün, dann kann die Datei nicht mehr neu eingelesen werden. Der Hinweis "Die Telebankingdatei kann nicht neu eingelesen werden, da die Zahlungsprüfung korrekt ist" wird angezeigt.
Einstellungen bearbeiten	Mit dieser Funktion können die Einstellungen am Bankauszugskreis der Zahlungsübersicht geändert werden. Dies benötigen Sie beispielsweise dann, wenn die Spesen- oder Archivierungseinstellungen für die Zahlungsübersicht geändert werden müssen.

Funktionen
Zahlung löschen	Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, einzelne Zahlungen aus der Zahlungsübersicht herauszulöschen (wenn beispielsweise falsche Daten eingelesen wurden). Sobald eine Zahlung in die FIBU verbucht wurde, kann diese nicht gelöscht werden, solange die entsprechende Buchung in der FIBU vorhanden ist! Hat eine Zahlung den Status "in Bearbeitung", kann diese ebenfalls nicht gelöscht werden.
Zahlungen für Zeitraum löschen	Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, mehrere Zahlungen einer gewissen Zeitspanne aus der Zahlungsübersicht herauszulöschen (wenn beispielsweise falsche Dateien eingelesen wurden). Sobald Zahlungen in die FIBU verbucht wurden, können diese nicht gelöscht werden, solange die entsprechenden Buchungen in der FIBU vorhanden sind! Zahlungen mit dem Status "in Bearbeitung" können ebenfalls nicht aus der Zahlungsübersicht gelöscht werden.
Status zurücksetzen	Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn die gewählte Buchung bereits als "verbucht" gekennzeichnet wurde. Damit haben Sie die Möglichkeit, den Status der Buchung von "verbucht" auf "eingelesen" zurückzusetzen. Dies benötigen Sie z. B. dann, wenn eine Datei erneut eingelesen und verbucht werden muss. Der Status kann nur dann zurückgesetzt werden, wenn die entsprechenden Buchungen nicht in der FIBU vorhanden sind!
Banksaldo prüfen	Wenn Sie diese Funktion starten, dann wird der aktuelle Saldo des FIBU-Bankkontos mit den Einträgen in der Zahlungsübersicht verglichen. Stimmen die Summen nicht überein, wird in der Zahlungsübersicht eine eigene Zeile "Anpassung Saldo Zahlungsübersicht" mit dem Differenzbetrag erstellt. Der Anpassungsbetrag setzt sich zusammen aus EB-Buchungen am Bankkonto und ev. vorgenommenen manuellen Buchungen.

DMS
Dokument ansehen	Das Dokument wird zum Ansehen geöffnet und kann nicht bearbeitet werden.
Dokument bearbeiten	Öffnen des Dokuments zur Bearbeitung. Dieses Dokument bleibt während der Bearbeitung für alle anderen Benutzer gesperrt.
Dokumente in Vorschau anzeigen	Die zugeordneten Dokumente werden in einem eigenen Vorschaufenster angezeigt.
Dokumente zuordnen	Mit dieser Funktion können ein oder mehrere Dokumente aus dem Archiv zugeordnet werden.
Zu Dokument in DMS	Das zugeordnete Dokument wird aus der Dokumentenliste geöffnet.
Dokument versenden	Mit dieser Funktion wird eine neue E-Mail geöffnet und das Dokument als Anhang angefügt.
Neues Dokument	Mit dieser Funktion ist es möglich, einer Zahlung ein neues Dokument zuzuordnen.

1.2.5. Datums- und Duplikatsprüfung

Damit sichergestellt werden kann, dass keine Zahlungen doppelt in der Zahlungsübersicht aufscheinen, werden beim Einlesen der Zahlungsdaten diverse Prüfungen durchgeführt.

Beim Einlesen der Dateien wird z. B. geprüft, ob die Daten bereits in der Zahlungsübersicht vorhanden sind. Wenn ja, dann werden die Daten nicht erneut eingelesen. D. h. im Hintergrund erfolgt zusätzlich eine Prüfung auf doppelte Datensätze. Damit ist es nicht möglich, die gleichen Daten mehrmals in die Zahlungsübersicht einzulesen (dies ist dann vorteilhaft, wenn in den Dateien beispielsweise Vormonatsumsätze angeliefert werden, die bereits zuvor verarbeitet wurden).

Wenn Daten nicht eingelesen werden konnten, dann werden diese Vorgänge in der Zahlungsplattform unter "Bankauszugsverbuchung" mit einem entsprechenden Eintrag gekennzeichnet.

1.2.5.1. EBICS

Wenn Sie die Telebankingdateien über EBICS abrufen, dann werden beim Einlesen der Dateien in die Zahlungsübersicht folgende Parameter geprüft:

"Bankauszugsverbuchung" → "Einstellungen für Bankauszugsverbuchung" → "EBICS":

Mit diesen Parametern können Sie definieren, bis zu welchem Datum die Zahlungen in die Zahlungsübersicht eingelesen werden sollen. Dateien, die nicht eingelesen werden bleiben im EBICS-Verzeichnis bis diese ebenfalls eingelesen werden.

Sämtliche Zahlungen können in der Zahlungsübersicht anhand einer eindeutigen "Bankreferenz Bankrechner" identifiziert werden. Sollte irrtümlich die gleiche Datei nochmals eingelesen werden, dann können Duplikate anhand dieser Bankreferenz identifiziert und ausgeschlossen werden.

1.2.5.2. Manuell abgespeicherte Telebankingdateien

Wenn Sie die Telebankingdateien manuell in einem Verzeichnis sammeln und diese in die Zahlungsübersicht einlesen, dann werden die Zahlungen anhand einer eindeutigen "Bankreferenz Bankrechner" identifiziert. Sollte irrtümlich die gleiche Datei nochmals eingelesen werden, dann können Duplikate anhand dieser Bankreferenz identifiziert und ausgeschlossen werden.

1.2.5.3. eurodata

Wenn Sie die Telebankingdateien über eurodata abrufen, dann werden alle abgerufenen Dateien in die Zahlungsübersicht eingelesen.

1.2.5.4. finAPI

Wenn die Zahlungen über finAPI abgeholt werden, dann werden jene Daten in die Zahlungsübersicht eingelesen, die seit dem letzten Abruf dazugekommen sind. Geprüft wird dabei das Feld "Letztes Abholdatum" in der Zahlungsplattform (Übersicht Bankkonten). Alle Zahlungen mit einem höheren Datum werden eingelesen.

1.2.6. Telebankingdateien einlesen historisch

Wenn Zahlungen aus der Zahlungsübersicht gelöscht werden (nicht empfohlen) oder Zahlungen eines bestimmten Datums in der Zahlungsübersicht fehlen, dann können diese Zahlungen mit der Funktion "Telebankingdateien einlesen historisch" nachträglich eingelesen werden. Nach dem Start der Funktion haben Sie die Möglichkeit, den gewünschten Abrufzeitraum anzugeben.

Beachten Sie dabei, dass die Zahlungen nur dann eingelesen werden können, wenn mit dem angegeben Datum weder Zahlungen mit dem Status "in Bearbeitung" oder "verbucht" in der Zahlungsübersicht vorhanden sind.

In solchen Fällen erhalten Sie in der Logdatei bzw. der Zahlungsplattform folgenden Hinweis: "In der ausgewählten Telebankingdatei sind Zahlungen vorhanden, die bereits verbucht worden sind oder den Status "in Bearbeitung" haben.

eurodata

Wenn Sie Ihre Dateien über eurodata historisch abholen, wird nicht nur der angegebene Tag abgerufen.

Da beim Abruf von eurodata auf das "Prozessdatum" (Verarbeitungsdatum bei eurodata) zugegriffen wird, werden beim historischen Abruf die Dateien mit folgendem Zeitraum abgerufen: 3 Tage vor dem angegebenen Datum bis 3 Tage nach dem angegebenen Datum. Damit ist sichergestellt, dass alle notwendigen Zahlungen abgeholt und verarbeitet werden. Das Einlesen der Zahlungen in die Zahlungsübersicht erfolgt wie oben beschrieben.

1.2.7. Übernahme der Zahlungen in die Arbeitskreise

Wenn die Zahlungen schließlich verarbeitet werden können, dann übernehmen Sie die gewünschten Daten aus der Zahlungsübersicht in den "Arbeitskreis". D. h. in jenen Bankauszugskreis, in dem die tatsächliche Bearbeitung erfolgt.

Die Zahlungen werden mit der Funktion "Neu erstellen/einlesen" → "Aus Zahlungsübersicht" übernommen.

Es ist nicht notwendig, manuell einen Bankauszugskreis anzulegen. Die Anlage der Kreise erfolgt in jedem Fall automatisch. Gibt es bereits einen Kreis, dann werden die Zahlungen in jenen Arbeitskreis übernommen, in dem man sich beim Starten der Funktion befindet (außer, Sie wählen bei der Übernahme der Zahlungen die Option "Neuen Kreis anlegen").

Danach öffnet sich ein Fenster in dem Sie angeben können, aus welcher Zahlungsübersicht (Bank) die Zahlungen in den Kreis übernommen werden sollen.

Übernommen werden die Daten der markierten Bankverbindung. Wenn Sie mehrere Banken gleichzeitig einlesen möchten, dann können Sie diese mittels Multiselect auswählen und übernehmen.

Zusätzlich haben Sie in diesem Fenster eine Übersicht darüber, welche Daten bei welcher Bank bereits verarbeitet wurden.

Nach der Auswahl der gewünschten Zahlungsübersicht können Sie noch genauer definieren, welche Daten übernommen werden sollen.

Einlesen Von-Datum:	Tragen Sie hier ein, ab welchem Datum die Zahlungen aus der Zahlungsübersicht in den Arbeitskreis übernommen werden sollen. Sind in der Zahlungsübersicht Zahlungen vor dem angegebenen Datum vorhanden, die noch nicht in die Buchhaltung verbucht wurden, dann wird folgende Hinweismeldung angezeigt:
Einlesen Bis-Datum:	Geben Sie hier an, bis zu welchem Datum die Zahlungen übernommen werden sollen. Alle Zahlungen bis zum angegebenen "Bis-Datum" werden in den Arbeitskreis übernommen. Durch entsprechende Hinterlegung im Parameter Automatisches Einlesen Bis-Datum können Sie definieren, welches Datum Ihnen als Vorschlagswert angezeigt wird.
Auswahl Zahlungsübersicht:	Hier wird jene Zahlungsübersicht angegeben, aus der die Zahlungen eingelesen werden sollen. Die zuvor ausgewählte Bankverbindung wird angezeigt. Mit F4 oder durch Drücken der Pfeiltaste öffnet sich das Auswahlfenster mit den Zahlungsübersichten.
Neuen Kreis anlegen:	Grundsätzlich werden die Zahlungen in jenen Arbeitskreis übernommen, aus dem die Übernahme aus Zahlungsübersicht gestartet wird. Dies bedeutet auch, dass alle bereits eingelesenen Daten dieses Kreises wieder überschrieben werden. Wenn für die ausgewählten Zahlungen ein neuer Arbeitskreis angelegt werden soll, dann kann in diesem Feld ein Häkchen gesetzt werden.
Bezeichnung Arbeitskreis:	Wenn Sie sich entschieden haben, für die Übernahme der Zahlungen einen neuen Arbeitskreis anzulegen, dann können Sie in diesem Feld den gewünschten Namen für den neuen Kreis angeben. Wenn Sie keinen Namen anführen, dann wird die Bankverbindung der gewählten Bank als Bezeichnung herangezogen.

Hinweis

Die Abfrage "Aus Zahlungsübersicht" kann nur dann erfolgen, wenn bereits Zahlungen in die Zahlungsübersicht eingelesen wurden. Erscheint diese Meldung nicht, prüfen Sie, ob Sie bereits Daten in die Zahlungsübersicht der jeweiligen Bank eingelesen haben.

Sobald die Zahlungen in die Bankauszugsverbuchung übernommen worden sind, kann die Verarbeitung wie gewohnt erfolgen.

Jene Zahlungen, die Sie in den Arbeitskreis eingelesen haben, werden in der Zahlungsübersicht mit dem Status "in Bearbeitung" versehen.

Hinweis

Haben Sie irrtümlich falsche Zahlungen in den Arbeitskreis übernommen, dann können die gewünschten Daten mit der Funktion "Neu erstellen/einlesen" → "Aus Zahlungsübersicht" jederzeit neu aus der Zahlungsübersicht übernommen werden. Die zuvor eingelesenen Zahlungen werden dabei einfach überschrieben (nicht ergänzt!)

Bei der Bearbeitung und Verbuchung der Daten gibt es keine weiteren Besonderheiten. Nachdem Sie die Zahlungen kontiert und verbucht haben, wird der Status dieser Zahlungen in der Zahlungsübersicht auf "Verbucht" umgesetzt.

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1.2.8. Manuelles Einlesen von zusätzlichen Dateien

Zusätzlich zur Verarbeitung der Daten über die Zahlungsübersicht, können auch einzelne Dateien direkt in die Bankauszugsverbuchung eingelesen werden. Diese Dateien werden dann völlig unabhängig von der Zahlungsübersicht direkt in den aktuellen Arbeitskreis eingelesen (d. h. eventuell vorhandene Zahlungen werden überschrieben). Beachten Sie daher beim Starten der Funktion unbedingt, in welchem Arbeitskreis Sie sich gerade befinden.

Diese Funktion kann aus folgenden Gründen notwendig sein:

Wenn die Bankverbindung zu einer Datei beim Einlesen aus der Zahlungsplattform noch nicht in der Firma angelegt war, dann konnte diese Datei nicht zugeordnet d. h. auch nicht eingelesen werden. Nachdem die Bankverbindung angelegt wurde, muss die betroffene Datei manuell eingelesen werden.
Wenn Dateien mit Sonderformaten (CSV, Digitale Konten etc.) in der Bankauszugsverbuchung verarbeitet werden. Diese Formate können nicht automatisch über die Zahlungsplattform übernommen werden und müssen daher manuell eingelesen werden. Achtung: Beim erstmaligen Einlesen einer solchen Datei müssen Sie einmalig einen neuen Bankauszugskreis anlegen! Sobald der Kreis angelegt wurde, können Sie Ihre Datei zukünftig manuell in diesen Arbeitskreis einlesen.

Zum manuellen Einlesen einer Telebankingdatei wählen Sie die Funktion "Neu erstellen/einlesen" → "Neu einlesen". Wenn Sie die Funktion starten, dann öffnen Sie die Stammdaten des aktuellen Bankauszugskreises.

Geben Sie in diesem Fenster die gewünschte Datei (oder das gewünschte Verzeichnis) an und lesen Sie die Daten ein. Die Zahlungen werden - wie beim Arbeiten ohne Zahlungsübersicht - in die Bankauszugsverbuchung eingelesen und abgearbeitet. Erst bei der Verbuchung der Zahlungen werden diese in die Zahlungsübersicht der betreffenden Bank eingetragen.

1.2.8.1. Neuen Kreis anlegen

Diese Funktion verwenden Sie dann, wenn Sie zusätzlich zu den Dateien die über die Zahlungsplattform eingelesen werden, noch Sonderformate verwenden (z. B. CSV-Dateien, Amazon, etc.). In solchen Fällen benötigen Sie einen zusätzlichen Arbeitskreis, in den Sie zukünftig die Dateien manuell einlesen können.

Dazu starten Sie die Funktion "Neu erstellen/einlesen" → "Neuen Kreis anlegen". Wenn Sie die Funktion starten, dann öffnet sich das Fenster für die Anlage eines neuen Bankauszugskreises.

1.3. Dokumente

Wenn Sie die Parameter für die Archivierung von Kontoauszügen aktiviert haben, dann werden die Kontoauszugsdokumente beim Einlesen in die Zahlungsübersicht in den Dokumentenpool verschoben. Diese Dokumente sind jedoch nicht in der Zahlungsübersicht ersichtlich. Die Kontoauszüge werden erst bei der Übernahme der Zahlungen in die Arbeitskreise angezeigt.

Wenn Sie entweder mit Bankauszugsverbuchung mit Vorerfassungsbelegen oder Bankauszugsverbuchung mit ER-Kontrolle-Belegen arbeiten, dann werden die Rechnungsbelege bereits in der Zahlungsübersicht angezeigt.

2. FAQ

Allgemein

Wann verwende ich die Zahlungsübersicht?

Ansicht Zahlungsübersicht

Woher kommt die Zeile "Anpassung Saldo Zahlungsübersicht"?

Einlesen in die Bankauszugsverbuchung

Warum wird beim "Neu erstellen/einlesen" die Abfrage "Aus Zahlungsübersicht" nicht angezeigt?

Siehe auch:

Zahlungsplattform

Bankauszugsverbuchung