Bankauszugsverbuchung mit ER-Kontrolle-Belegen

 Grundlegende Informationen zur Bankauszugsverbuchung bzw. ER-Kontrolle finden Sie unter Bankauszugsverbuchung bzw. ER-Kontrolle - flexibles Layout.

Wenn Sie in Ihrer Buchhaltung ohne Offene-Posten-Verwaltung arbeiten, können Sie durch Setzen des Kennzeichens "ER-Kontrolle-Belege für Bankauszugsverbuchung" am FIBU-Stamm die Verarbeitung Ihrer Zahlungsausgänge optimieren, indem Sie die Vorteile der ER-Kontrolle und der automatischen Bankauszugsverbuchung kombinieren.

Die Erfassung der Rechnungen erfolgt nicht im Buchungsprogramm, sondern in der ER-Kontrolle. Die in der ER-Kontrolle erfassten Rechnungen werden nicht in die FIBU verbucht, sondern erst bei der Zahlung in der Bankauszugsverbuchung verarbeitet und somit erfolgt die eigentliche Buchung des Aufwands erst bei der Zahlung.

In der Bankauszugsverbuchung wird durch das Kennzeichen "ER-Kontrolle-Belege für Bankauszugsverbuchung" am FIBU-Stamm die Kontierung (Sachkonto) samt Rechnungsdokument weitgehend automatisch aus der ER-Kontrolle übernommen. Ebenso können über eine manuelle Zordnungsfunktion Buchungen aus der ER-Kontrolle angezeigt und der Zahlung in der Bankauszugsverbuchung zugeordnet werden.

Die Einstellung des Kennzeichens "ER-Kontrolle-Belege für Bankauszugsverbuchung"wird dann verwendet, wenn Sie die Rechnungen in der ER-Kontrolle auf Personenkonten erfassen möchten, jedoch in der Buchhaltung direkt der Aufwand oder Erlös bei der Zahlung gebucht werden soll.

Unter FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten setzen Sie am FIBU-Stamm im Feld "ER-Kontrolle-Belege für Bankauszugsverbuchung" ein Häkchen, damit die Belege über die ER-Kontrolle in der Bankauszugsverbuchung zugeordnet werden können.

Beachten Sie dabei, dass diese Einstellung nur dann verwendet werden darf, wenn Sie in Ihrer Buchhaltung ohne Offene-Posten-Verwaltung arbeiten!

Hinweis 

Sobald dieses Kennzeichen gesetzt ist, können in der ER-Kontrolle keine Rechnungen mehr verbucht werden. Die Funktion "Verbuchen" ist ausgegraut, und es wird ein entsprechender Hinweis im Mouseover-Text angezeigt: "Es ist keine Verbuchung möglich, da am FIBU-Stamm das Feld "ER-Kontrolle-Belege für Bankauszugsverbuchung" aktiviert ist.

Die Eingangsrechnungen werden im Programm "ER-Kontrolle" inklusive Dokument erfasst, kontiert und fertig verarbeitet.

Nähere Informationen zu den verschiedenen Erfassungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten finden Sie in der Onlinhilfe ER-Kontrolle - flexibles Layout.

Hinweis 

Eine Verbuchung der Eingangsrechnungen ist nicht möglich, da die Kontierungen in weiterer Folge in die Bankauszugsverbuchung geladen werden.

Wenn Sie am FIBU-Stamm die Einstellung für die Übernahme aus der ER-Kontrolle getroffen haben, benötigen Sie in der Bankauszugsverbuchung keine weiteren Einstellungen dazu. Beim Einlesen werden die Belege aus der ER-Kontrolle überprüft und – wenn möglich – automatisch auf die entsprechenden Erfolgskonten zugeordnet. Dokumente aus der ER-Kontrolle werden dabei ebenfalls auf die zugeordneten Zahlungen übernommen.

Die Erfassung Ihrer Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen) erfolgt nicht im Buchungsprogramm, sondern in der ER-Kontrolle.

Die Überprüfung wird auch dann durchgeführt, wenn keine Kontierungen in der ER-Kontrolle vorhanden sind. In solchen Fällen wird trotzdem versucht, die Zahlung anhand von Volltextsuche bzw. bestehenden Regeln auf ein Konto zuzuordnen.

Das Einlesen der Telebankingdateien erfolgt wie gewohnt in der Bankauszugsverbuchung. Am Bankauszugskreis oder in den Parametern sind keine zusätzlichen Einstellungen notwendig.

Beim Prüfen der Regeln bzw. bei der Volltextsuche werden die Belege nicht in der FIBU im Journal gesucht, sondern es wird auf die ER-Kontrolle zugegriffen. Dabei werden die Belege des aktuellen Wirtschaftsjahres überprüft und es wird versucht, die Zahlungen den jeweiligen Belegen zuzuordnen. Danach wird auch im Vorjahr nach offenen Belegen in der ER-Kontrolle gesucht und diese werden ggf. zugeordnet. Die Prüfung des Vorjahres ist notwendig, weil die Zahlungen teilweise wesentlich später erfolgen und andernfalls die Vorjahresbelege nicht zugeordnet werden würden.

Um die Belege in der ER-Kontrolle richtig zu ermittelt, empfehlen wir das Arbeiten mit der Volltextsuche. Dabei werden die Belegnummern aus dem Verwendungszweck mit jenen aus der ER-Kontrolle verglichen.

Um die Volltextsuche zu aktivieren, müssen die Parameter Volltextsuche Lieferantenzahlungen und Beleglänge für Volltextsuche Lieferantenzahlungen angepasst werden.

Um fehlerhafte Zuordnungen zu vermeiden, geben Sie die Beleglänge unbedingt richtig an!

Hinweis 

Über die Volltextsuche werden auch Mehrfachzahlungen und Skontoabzüge erkannt! Eine detaillierte Beschreibung zur Volltextsuche finden Sie in der Dokumentation zur Bankauszugsverbuchung unter Volltextsuche.

Die Volltextsuche wird automatisch beim Einlesen der Telebankingdatei durchgeführt. Bei der Volltextsuche werden die Belegnummern (mit der im Parameter hinterlegten Stellenanzahl) aus dem Verwendungszweck der Zahlung ausgelesen und mit den Belegnummern in der ER-Kontrolle verglichen. Wenn eine Rechnungsnummer in der ER-Kontrolle gefunden wird, dann wird das entsprechende Erfolgskonto als Kontierung in die Bankauszugsverbuchung übernommen.

Wenn eine Zahlung anhand der ER-Kontrolle kontiert worden ist, dann wird dies in der Zahlungsinformation angeführt. Als zusätzliche Info wird das ursprüngliche Personenkonto ebenfalls angegeben.

Hinweis 

Ist in der ER-Kontrolle kein Sachkonto angegeben, dann wird die Buchung ebenfalls zugeordnet – jedoch in der Bankauszugsverbuchung auf das "Technische Gegenkonto" (9900) kontiert und als "unvollständig" gekennzeichnet. Um die Bankauszugsverbuchung in die Fibu verbuchen zu können, müssen solche Zahlungen in der Bankauszugsverbuchung manuell korrigiert und auf das richtige Konto kontiert werden.

Wenn mittels Volltextsuche kein Konto ermittelt worden ist, dann wird versucht, die Zahlung anhand des angegebenen Betrages zuzuordnen. Verglichen wird dabei der "Zlg-Betrag" aus der Bankauszugsverbuchung mit dem "Betrag" aus der ER-Kontrolle. Eine zusätzliche Parametereinstellung ist dafür nicht notwendig. Die Zuordnung erfolgt in diesem Fall unabhängig von der Parametereinstellung "Auszifferung nach Zahlungsbetrag" immer nach Betragsgleichheit.

Gibt es allerdings zwei (oder mehr) Belege mit dem gleichen Betrag in der ER-Kontrolle, dann kann keine automatische Zuordnung erfolgen.

Grundsätzlich empfehlen wir die Zuordnung der Rechnungen über die Volltextsuche. Die Anlage von Regeln ist für diese Rechnungen nicht notwendig.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass zuerst immer versucht wird, die Zahlungen anhand der Volltextsuchen zuzuordnen. Nur wenn damit keine Zuordnung möglich ist, werden die Regeln herangezogen.

Gibt es Regeln in der Bankauszugsverbuchung, dann werden diese für die Prüfung herangezogen. In solchen Fällen erfolgt die Zuordnung in mehreren Schritten:

Hinweis 

Um den Buchungstext der zugeordneten Belege auf die Zahlungen in der Bankauszugsverbuchung zu übernehmen, steht Ihnen die Textvariable "$RechnungsText$" zur Verfügung. Hinterlegen Sie die Variable in der Bankauszugsverbuchung → FIBU-bezogene Einstellungen für Bankauszugsverbuchung → Verbuchung im Parameter Variabler Buchungstext für Sachkontobuchungen.

Können die Rechnungen und Zahlungen nicht automatisch zugeordnet werden, dann haben Sie die Möglichkeit, eine manuelle Zuordnung vorzunehmen.

Dazu steht Ihnen unter "Funktionen" der Punkt "ER-Kontrolle" zur Verfügung.

Wenn Sie eine Rechnung manuell zuordnen möchten, dann stellen Sie sich auf die entsprechende Zahlung und starten Sie die Funktion. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem Ihnen alle noch nicht zugeordneten Rechnungen angezeigt werden. Wählen Sie die gewünschte Rechnung durch Doppelklick in der Spalte "Auswahl" aus und übernehmen Sie diese auf die Zahlung.

Wie bei der automatischen Zuordnung wird das Erfolgskonto auf die Zahlungsbuchung übernommen.

Ist in der ER-Kontrolle kein Konto angeführt, dann können Sie die Buchung ebenfalls (inkl. Dokument) in die Bankauszugsverbuchung übernehmen.

Die betroffene Zahlung wird als unvollständig gekennzeichnet und als Kontonummer vorübergehend das technische Gegenkonto 9900 eingetragen.

Bei der manuellen Zuordnung von Belegen aus der "ER-Kontrolle" wird geprüft, ob der ausgewählte Betrag lt. Beleg(en) mit dem Zahlbetrag in der Bankauszugsverbuchung übereinstimmt.

Wenn Sie eine oder mehrere Rechnungen manuell zu einer Zahlung zuordnen, dann kann es vorkommen, dass der Zahlbetrag niedriger ist als der Gesamtbetrag aller ausgewählten Belege. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn die Rechnungen mit Skontoabzug bezahlt worden sind.

Wenn die Beträge nicht übereinstimmen, erscheint die Meldung "Zahlungsbetrag stimmt nicht mit dem Betrag aus der "ER-Kontrolle" überein! Sollen die Belege in der "ER-Kontrolle" als vollständig bezahlt gekennzeichnet werden?".

Auswahl "Vollständig bezahlt" 

 

Beispiel 

Stimmen die Beträge nicht überein und man trifft die Auswahl "Rest bleibt offen", wird der Zahlungsbetrag aliquot in die ER-Kontrolle in das Feld "Zlg-Betrag (BAV)" übernommen, die Rechnungen erhalten jedoch nicht den Status "verbucht".

In der Bankauszugsverbuchung wird die Zahlungsaufteilung als korrekt gekennzeichnet, weil der Zahlungsbetrag vollständig zugeordnet worden ist, und es kann die Bankauszugsverbuchung verbucht werden.

Solange eine Rechnung in der ER-Kontrolle nicht als vollständig bezahlt gekennzeichnet wird, scheint sie bei einer manuellen Zuordnung immer wieder in der Zurodnungsliste auf.

Ist der Abzug ausgebucht worden, kann später manuell in der ER-Kontrolle die Rechnung als bezahlt bzw. mit dem Status "verbucht" gekennzeichnet werden. Dazu gibt es in der ER-Kontrolle, wenn Sie die betroffene Rechnung markieren, im Kontextmenü (Klick mit rechter Maustaste) die Funktion "Als bezahlt kennzeichnen".

Sehr häufig kommt es vor, dass mehrere Rechnungen gemeinsam bezahlt werden. Sind die Rechnungsnummern beispielsweise im Verwendungszweck angegeben, dann können auch solche Zahlungen kontiert werden. In diesen Fällen werden alle Rechnungen aus der ER-Kontrolle zugeordnet und es wird automatisch eine Zahlungsaufteilung in der Bankauszugsverbuchung erzeugt.

Rechnungen in der ER-Kontrolle:

Zahlung in der Bankauszugsverbuchung:

Achtung! 

Aufteilungszeilen, die aufgrund von Zuordnungen aus der ER-Kontrolle erzeugt wurden, dürfen nicht manuell gelöscht werden. Wenn Sie die Löschfunktion dennoch starten, erhalten Sie folgenden Hinweis: "Zu dieser Zahlung wurden Buchungen aus der ER-Kontrolle zugeordnet. Um die Aufteilungen zu löschen, führen Sie bitte die Funktion "Zuordnung auflösen" aus". Zusätzliche manuell erfasste Aufteilungszeilen können wie gewohnt gelöscht werden.

Wenn eine Zahlung zu einer falschen Rechnungsposition aus der ER-Kontrolle zugeordnet worden ist, dann können Sie diese Zuordnung mit der Funktion "Zuordnung auflösen" trennen.

Durch Starten der Funktion wird die Zuordnung aufgelöst und in der ER-Kontrolle das Feld "Zlg-Betrag (BAV) geleert.

Wenn die Zuordnung der Rechnungen zur Zahlung aufgelöst wird, dann wird auch die Dokumentenzuordnung verworfen. Wenn dem Datensatz ein Dokument aus der ER-Kontrolle zugeordnet ist, dann erscheint nach Aufruf der Funktion folgende Meldung:

"Wenn die Zuordnung der Rechnungen zur Zahlung aufgelöst wird, wird auch die Dokumentenzuordnung verworfen."

Mit der Option "Dokumentenzuordnung verwerfen" können Sie entscheiden, ob das Dokument zur Zahlung zugeordnet bleibt oder ob diese Zuordnung ebenfalls verworfen wird.

Wurden in der ER-Kontrolle Dokumente zu den entsprechenden Buchungen erfasst, dann werden diese Dokumente auch in die Bankauszugsverbuchung übernommen. Sie erkennen ein solches Dokument am Symbol  mit dem gelben Pfeil und dem grünen Häkchen in der Spalte "Dokumententyp Zahlung". Wenn Sie den Mauszeiger über das Symbol bewegen, wird der Text "Dokument aus der ER-Kontrolle" angezeigt.

Die Übernahme des Dokuments funktioniert auch dann, wenn aufgrund der Einstellungen in der Bankauszugsverbuchung auch ein Kontoauszugsdokument zu den Zahlungen zugeordnet worden ist. Beide Dokumente können durch Anklicken des Dokumentensymbols geöffnet werden.

Hinweis 

Werden Dokumente aus der ER-Kontrolle übernommen, dann kann die Beschreibung des Dokuments auch in der Bankauszugsverbuchung angezeigt werden. Blenden Sie sich dazu das Feld "Beschreibung" in der Bankauszugsverbuchung ein. Damit können Sie beispielsweise nachlesen, was beim Hochladen des Dokuments als Beschreibung angegeben worden ist

Die erfassten Rechnungen in der ER-Kontrolle werden nicht in die FIBU verbucht. Um ein irrtümliches Verbuchen zu vermeiden, steht die Funktion "Verbuchen" nicht zur Verfügung und ist ausgegraut. Im Mouseover-Text wird die Meldung angezeigt: "Es ist keine Verbuchung möglich, da am Fibu-Stamm das Feld "ER-Kontrolle-Belege für Bankauszugsverbuchung" aktiviert ist."

Jene Rechnungen, die bereits in die Bankauszugsverbuchung vollständig zugeordnet/übernommen worden sind, erhalten automatisch in der ER-Kontrolle den Status  "Rechnung wurde verbucht" und werden daher bei der nächsten automatischen Zuordnung nicht berücksichtigt und bei einer manuellen Zuordnung nicht mehr im Auswahlfenster angezeigt.

Die weitere Verarbeitung der Bankauszugsverbuchung erfolgt wie gewohnt. Um die Verbuchung der Zahlungen in die FIBU zu starten, müssen alle Zahlungen kontiert werden. Jene Zahlungen, die zusätzlich in der Datei angegeben sind (z. B. Zinsen etc.) können Sie manuell oder mittels Regeln kontieren.

Danach kann die Verbuchung gestartet werden. 

Im Journal sind nach der Verbuchung die Sachkontenbuchungen inklusive Rechnungsdokumenten aus der Bankauszugsverbuchung abgebildet.

In der ER-Kontrolle sollten zu diesem Zeitpunkt dann nur mehr die offenen Rechnungen in der Rechnungsübersicht zu sehen sein, wenn die Combobox auf "Alle nicht verbuchten" eingestellt worden ist.