BMD Adressmakros im Standardbrief
Allgemein
BMD stellt für den Standardbrief Adressmakros zur Verfügung. Statt den Briefkopf bzw. die Anrede aus den einzelnen Feldern und Formeln zusammenzubauen, können Sie mit den Makros, bei entsprechender Wartung der Stammdaten, im Handumdrehen Schreiben mit perfektem Briefkopf und perfekter Anrede erstellen. In dieser Dokumentation erhalten Sie einen Überblick über die Anwendung dieser Adressmakros im Standardbrief. Grundlagen zur Verwendung des Standardbriefs finden Sie in der Themendokumentation Standardbrief kurz und bündig.
Makros werden für die Standardbrief-Datenbereiche "Alle Personen" und "Mitarbeiter/Bewerber/Vertreter" ausgeliefert. Sie können grundsätzlich in zwei Arten unterteilt werden:
- Adressmakros für die Adressierung an Personen: Diese werden verwendet, um Ihre Korrespondenzen mit automatisch generiertem Briefkopf, sowie einer passenden Anrede direkt an (natürliche oder juristische) Personen zu adressieren.
- Adressmakros für die Adressierung an Institutionen: Diese werden verwendet, um Ihre Korrespondenzen, die Sie im Auftrag Ihrer Kunden an Institutionen senden, automatisch korrekt zu adressieren und mit einem Betreff zu versehen.
Hinweis
 | Diese Dokumentation bezieht sich primär auf jene Makros, die für eine Adressierung an Personen verwendet werden. Details und Hintergrundinformationen für die Adressierung an Institutionen finden Sie in der Dokumentation Adressmakros für Institutionen. Die allgemeinen Informationen, sowie die allgemeinen Hinweise zur Anwendung gelten aber gleichermaßen für beide Arten von Adressmakros. |
Import von Adressmakros
Aktualisierungen der BMD Adressmakros werden in der Regel mit der Installation der entsprechenden NTCS Version automatisch importiert. Wenn Sie sichergehen möchten, dass Sie den aktuellsten Standard verwenden, können Sie den Import auch manuell starten. Öffnen Sie dazu im Paket CRM das Menü Stammdaten → Import und Export → Import. Aktivieren Sie anschließend im Punkt 6 (Importe Standards) auf der rechten Seite die Adressmakros und bestätigen Sie mit "OK".
Einfügen von Adressmakros in Standardbrief-Briefvorlagen
Um Adressmakros in Briefvorlagen einzufügen, öffnen Sie zuerst den Standardbrief: Paket CRM → CRM → Kommunikation → Standardbrief. Stellen Sie sicher, dass im Standardbrief die Combobox rechts oben auf "Alle Personen" bzw. "Mitarbeiter/Vertreter/Bewerber" eingestellt ist. Nur in diesen Bereichen sind die Adressmakros verfügbar.
Gehen Sie anschließend wie folgt vor:
- Wählen Sie die gewünschte Briefvorlage und starten Sie die Bearbeitung mit F6.
- Klicken Sie im Editor in der Menüleiste auf Einfügen → Feld (
). - Suchen Sie das Feld "Adressmakro".
- Nachdem Sie das Feld ausgewählt haben, öffnet sich eine Liste mit allen verfügbaren Adressmakros. Wählen Sie das gewünschte Makro und fügen Sie es in die Briefvorlage ein.
- Adressmakros werden in der Briefvorlage wie folgt dargestellt:
Überblick über die BMD Adressmakros
Folgende Adressmakros werden von BMD ausgeliefert:
| Bezeichnung des Makros | Art des Makros | Anwendungszweck | Beispiel des Makros in Verwendung |
| Std_Briefkopf | Adressierung an Personen | Bildung eines Briefkopfes |  |
| Std_Briefkopf (Etikett) | Adressierung an Personen | Bildung eines Briefkopfes für Etiketten |  |
| Std_Briefkopf mit Beruf | Adressierung an Personen | Bildung eines Briefkopfes mit zusätzlicher Führung des Feldes "Beruf" |  |
| Std_Geschäftliche Anrede | Adressierung an Personen | Geschäftliche Anrede des Adressaten |  |
| Std_Persönliche Anrede | Adressierung an Personen | Persönliche Anrede des Adressaten |  |
Std_Briefkopf_Institution | Adressierung an Institutionen - Details siehe Adressmakros für Institutionen | Bildung eines Briefkopfes für die Adressierung an eine Institution im Auftrag eines Kunden |  |
| Std_Name_für_Betreff | Adressierung an Institutionen - Details siehe Adressmakros für Institutionen | Einfügen einer Betreffzeile. Wird im Zusammenhang mit dem Makro "Std_Briefkopf_Institution" verwendet. |  |
Allgemeine Informationen zur Anwendung der Adressmakros
Die Verwendung der Adressmakros setzt eine gute Wartung der Personenstammdaten voraus. Alle Informationen zur Bildung eines korrekten Briefkopfes bzw. einer Anrede müssen vorhanden sein. Die wichtigsten Felder auf der Person sind:
| Felder | Zusatzinformation | ||
| Nachname und gegebenenfalls Vorname | |||
| Alle relevanten Adress-Felder: Straße, Postleitzahl, Postfach | Bei der Adressierung an Postfächer kann im Briefkopf das Wort "Postfach" automatisch angedruckt werden. Am Personenstamm muss im entsprechenden Feld nur die Postfachnummer geführt werden. Sollten Sie dennoch die Postfachnummer inklusive der Bezeichnung "Postfach" am Personenstamm führen, erkennt das Makro das automatisch und vermeidet einen doppelten Andruck. | ||
| Alle Anrede-Felder: Anrede (für Briefkopf Makros), Persönliche Anrede (für Anrede Makros), Geschäftliche Anrede (für Anrede Makros) | |||
| Geschlecht | Das Geschlecht wird für die Unterscheidung zwischen einer natürlichen und einer juristischen Person verwendet.
Durch die unterschiedliche Ermittlung des Geschlechts ist es z. B. möglich, die Hauptadresse als juristische Person einzustellen und zusätzlich in den weitere Adressen eine Privatadresse zu hinterlegen, die als natürliche Person eingestellt ist. Hinweis
| ||
ev. Titel, Titel hinten bzw. Berufstitel | |||
| Ehegatte/Partner | Wird für den Ehepaarmodus verwendet. |
Spezielle Funktionen für die Adressierung an Personen
Neben der Bildung eines Basis-Briefkopfes bzw. einer Basis-Anrede stehen in den Adressmakros einige besondere Funktionen zur Verfügung. In der Folge erhalten Sie einen Überblick:
Fremdsprachen
Falls Sie den Standardbrief in einer Fremdsprache verwenden, können auch die Adressmakros Anreden und Postfach-Bezeichnungen in der entsprechenden Sprache ausgeben. Die Sprache wird auf der Briefvorlage eingestellt. Rechte Maustaste auf Briefvorlage → Briefeinstellungen.
Zustellanweisungen für Kontaktpersonen (z. H., c/o ...)
Um den offiziellen Korrespondenz-Standards im Hinblick auf Zustellanweisungen an Kontaktpersonen Rechnung zu tragen, existieren im Programm verschiedene Einstellungsmöglichkeiten. Diese sollen eine aus Ihrer Sicht korrekte Adressierung ermöglichen.
Hinweis
| Die Regeln für Zustellanweisungen wie c/o, p.A., z. H. usw. sind weder in den Adressvorschriften der österreichischen, der deutschen, der Schweizer Post noch in Ö-Norm und DIN ausführlich definiert und werden unserer Meinung nach am besten auf Wikipedia unter "Zustellanweisungen" erklärt. Die richtige Verwendung obliegt dennoch Ihrer Kenntnis der Zustellanweisungen. BMD kann nur die technischen Möglichkeiten zur Verfügung stellen, um diese abzubilden. |
Die in der Folge erwähnten Einstellungsmöglichkeiten können mit den von BMD ausgelieferten Standardbrief-Adressmakros in den Briefvorlagen und den Honorarnoten-Adressmakros in den Rechnungsformularen verwendet werden!
Zustellanweisungen können auf der Kontaktperson bzw. auf der Kontaktzuordnung im Feld "Zustellanweisung" hinterlegt werden.
Wie soll in Korrespondenzen an die Kontaktperson im betreffenden Kontaktzuordnungskontext adressiert werden? (z.H., c/o,..). Wählen Sie zwischen folgenden Ausprägungen:
Die hier hinterlegte Zustellanweisung wird als Vorschlagswert an die Adressatenliste im Standardbrief übergeben, wenn Sie dort einen Adressaten mit der entsprechenden Kontaktperson einfügen. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, die Zustellanweisung im gleichnamigen Feld direkt in der Adressatenliste manuell abzuändern, wenn Sie im Einzelfall eine abweichende Zustellanweisung verwenden möchten.  Eine Änderung der Zustellanweisung in der Adressatenliste gilt nur für den einen Fall und wird nicht in die Kontaktzuordnung zurückgeschrieben. Details zur Verwendung von Zustellanweisungen lesen Sie in der Dokumentation BMD-Adressmakros für den Standardbrief unter dem Punkt "Zustellanweisungen für Kontaktpersonen". |
Zustellanweisungen wirken sich in folgender Weise auf den Briefkopf aus: Die Beispiele sind nicht erschöpfend und sollen nur eine Orientierung für die Verwendungsmöglichkeiten bieten.
| zu Handen | Vor die Kontaktperson wird die Zeichenfolge "zH" gestellt. Sollten Sie das "zH" in einer anderen Form andrucken wollen (z. B. "z. H." oder "zu Händen"), so können Sie in folgendem Parameter eine abweichende Schreibweise hinterlegen: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Post → Zustellanweisungen:
Beispiel: Allinger GmbH zH Dr. Ernst Mustermann GmbH-Straße 45 4400 Steyr | ||
| c/o | Vor die Kontaktperson wird die Zeichenfolge "c/o" gestellt. Sollten Sie das "c/o" in einer anderen Form andrucken wollen (z. B. "C/O", "care of" oder "p.A."), so können Sie in folgendem Parameter eine abweichende Schreibweise hinterlegen: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Post → Zustellanweisungen:
Beispiel: Der Mandant lässt sich die Korrespondenz, seine Firma betreffend, an seine Privatadresse senden. Da das Unternehmen bei der Privatadresse keinen eigenen Briefkasten hat, drückt c/o aus, wohin der Brief von der Post zugestellt werden soll. Allinger GmbH c/o Dr. Ernst Allinger Privatstraße 45 4400 Steyr | ||
| nur namentlich (ohne "zu Handen") | Vor die Kontaktperson wird keine Zustellanweisung gestellt. Beispiel: Allinger GmbH Dr. Ernst Mustermann GmbH-Straße 45 4400 Steyr | ||
| c/o Umkehrung | Wie bei der Ausprägung c/o wird die entsprechende Schreibweise laut Parameter herangezogen. Hier tauschen jedoch Person und Kontaktperson im Adresskopf die Plätze. Beispiel: Eine Kontaktperson bekommt Post ins Unternehmen, welche nur für sie bestimmt ist und auch nur von ihr geöffnet werden soll. Da die Person im Unternehmen keinen eigenen Briefkasten hat, drückt die c/o-Umkehrung aus, dass der Brief primär an die Kontaktperson geht, die aber an der Adresse des Unternehmens sitzt. Dr. Ernst Mustermann c/o Allinger GmbH GmbH-Straße 45 4400 Steyr |
Hinweis
| Bitte beachten Sie im Zusammenhang mit den Zustellanweisungen auch das Feld "Standardbrief-Adresse" auf der Kontaktperson bzw. auf der Kontaktzuordnung. Für eine korrekte Funktion nach obiger Auflistung stellen Sie das Feld auf die Ausprägung "Standard".  Nur bei dieser Einstellung ist gewährleistet, dass für die gewählte Zustellanweisung die richtige Adresse herangezogen wird. Setzen Sie in diesem Feld die Einstellung "Adresse der Zugehörigkeit" oder "Adresse der Hauptzuordnung" wird die eigentliche Adressierung der Zustellanweisungen übersteuert und immer die Adresse der jeweiligen Zugehörigkeit bzw. Hauptzuordnung herangezogen. |
Ehepaarmodus
In manchen Fällen ist es erforderlich, dass Briefe - wie z. B. Steuerbescheide - an beide Ehegatten gemeinsam gerichtet werden. Mithilfe des Ehepaarmodus ist es möglich, dass eine einzige Briefvorlage gleichzeitig an Empfänger mit Ehepartner und an Empfänger ohne Ehepartner gesendet werden kann. Zudem können über die Verwendung von speziellen Datenfeldern direkt weitere Inhalte vom Personenstamm des Ehepartners in die Vorlage eingefügt werden. Weitere Infomationen finden Sie unter Standardbrief Ehepaarmodus
Ortschaft drucken
Auf der Adresse der Person gibt es das Feld "Ortschaft drucken". Dieses Feld wird ausschließlich in den von BMD ausgelieferten Standardbrief-Adressmakros verwendet.
Über dieses Feld kann, sofern in Ihren Briefvorlagen Adressmakros verwenden werden, die Adressierung im Briefkopf beeinflusst werden.
Je nachdem, welche Ausprägung dieses Feld auf der Adresse besitzt, kann damit gesteuert werden, ob bei dieser Adresse neben einem Ort auch die Ortschaft im Adresskopf eines Briefes angedruckt werden soll.
Das Feld besitzt folgende Ausprägungen:
| Nein | Die Ortschaft wird vom Adressmakro nicht angedruckt. |
| Ja | Die Ortschaft wird vom Adressmakro immer angedruckt. |
| Nur wenn ungleich Ort | Die Ortschaft wird nur dann vom Adressmakro angedruckt, wenn die Bezeichnung der Ortschaft vom Ort abweicht. |
MOTIV
| Es gibt oftmals Orte in denen es mehrere Ortschaften gibt. Darüber hinaus treten in diesen Ortschaften teilweise redundante, nicht eindeutige Straßenbezeichnungen auf. Aus Sicht der Post kommt es dadurch immer wieder zu Problemen bei der Zustellung. Über die Ortschaft im Adresskopf kann aus Sicht der Post für jede Adresse eine Eindeutigkeit hergestellt werden. Ein Beispiel für einen Ort mit mehreren Ortschaften ist St. Georgen bei Salzburg:  |
Bei österreichischen Adressen wird die Ortschaft zwischen Straße und Gemeinde angedruckt.
Bei deutschen Adressen wird die Ortschaft entsprechend der üblichen deutschen Adressierung zwischen Name und Straße angedruckt.
Verwendung in Etiketten
Es besteht auch die Möglichkeit, diese Funktionen in Etiketten zu verwenden.
Prüfen Sie zuerst die Einstellungen vom Parameter "Etikettenmodus" unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Standardbrief - Einstellungen.
Damit Sie in den Etiketten Adressmakros verwenden können, muss dieser Parameter auf "Erweitert" gestellt sein.
Beim Etikettenmodus "Standard" steht eine geringere Menge an Datenfeldern zur Verfügung als beim Modus "Erweitert". Außerdem werden im erweiterten Modus die Datenfelder bezüglich Datenlogik gleich wie in einer Briefvorlage befüllt. |
Öffnen Sie anschließend den Standardbrief unter CRM → Kommunikation → Standardbrief.
Achten Sie darauf, dass die Combobox rechts oben die Einstellung "Alle Personen" aufweist.
Fügen Sie die gewünschten Personen zur Adressatenliste hinzu und öffnen Sie anschließend im Menü den Punkt Standardbrief → Etiketten.
Sie haben nun die Möglichkeit, Adressmakros in den Etikettentext einzufügen.
Weitere Informationen zur Verwendung von Etiketten finden Sie unter Etikettendruck.
Dazu bieten wir auch das kostenlose Lernvideo 
Wie erstelle ich Etiketten?
Wie erstelle ich Etiketten?