Standardbrief Ehepaarmodus
Allgemein
In manchen Fällen ist es erforderlich, dass Korrespondenzen an beide Ehegatten gemeinsam gerichtet werden. Mithilfe des Ehepaarmodus und Adressmakros ist es im Standardbrief möglich, dass eine einzige Briefvorlage gleichzeitig an Empfänger mit Ehepartner und an Empfänger ohne Ehepartner gesendet werden kann. Zudem können über die Verwendung von speziellen Datenfeldern direkt weitere Inhalte vom Personenstamm des Ehepartners in die Vorlage eingefügt werden.
Voraussetzungen
Für die Verwendung des Ehepaarmodus sind Einstellungen in folgenden Punkten erforderlich:
Feld "Ehegatte/Partner" am Personenstamm
Um für Ehepaare eine gemeinsame Adressierung bzw. Anrede zu bilden, ist es erforderlich, am Personenstamm einen Ehegatten zu hinterlegen.
Wählen Sie hier aus der Liste aller Personen den Ehegatten/Partner aus. Ehepartner müssen immer gegenseitig in diesem Feld hinterlegt sein. Das heißt, wird das Feld bei einer Person befüllt, wird es vom Programm automatisch auch beim Ehepartner befüllt. Beispiel
Das Feld "Ehegatte/Partner" ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn Sie den Standardbrief Ehepaarmodus verwenden möchten. Besonderheiten dieses Feldes in Bilanzierung und Steuererklärungen Der eingetragene Ehegatte kann automatisch in die Steuererklärungen E1/L1 übernommen werden. Durch diese Verknüpfung wird der Name, Versicherungsnummer und Geburtsdatum des Ehegatten automatisch in die Erklärung übernommen und dessen Einkünfte beim Familieneinkommen für den Mehrkindzuschlag und den Alleinverdienerabsetzbetrag berücksichtigt. Besonderheiten dieses Feld in der Lohnverrechnung für Pensionskassen Falls in der Exportschnittstelle für Pensionskassen Ehegatten bzw. Partner ausgegeben werden sollen, müssen die Ehegatten/Partner in diesem Feld ausgewählt sein. Zur Auswahl stehen die angelegten Angehörigen zur Verfügung. Besonderheiten dieses Feldes in der deutschen LEA  Wird das Feld "Ehepaarmodus" in den Rechnungsvorlagen angehakt, so wird die Honorarnote automatisch an beide Ehepartner adressiert, wenn das Honorarnoten-Adressmakro verwendet wird. |
Feld "Ehepaarmodus" in der Adressatenliste
Im Standardbrief kann in der Adressatenliste über die Feldauswahl das Feld "Ehepaarmodus" hinzugefügt werden.
Dieses Feld kann spaltenweise bearbeitet werden oder pro Adressat individuell gesetzt werden. Ist der Ehepaarmodus aktiv, wird am Personenstamm des jeweiligen Adressaten das Feld "Ehegatte/Partner" auf einen Eintrag geprüft. Anhand dessen wird dann entschieden, ob das Adressmakro die normale Anrede oder die Anrede für Ehepaare verwendet. Ist der Ehepaarmodus deaktiviert, wird immer die normale Anrede herangezogen.
Adressmakros
Um den Ehepaarmodus zu verwenden, benötigen Sie die von BMD zur Verfügung gestellten Adressmakros.
Sollten Sie bisher nicht mit Adressmakros gearbeitet haben, ist es auf jeden Fall empfehlenswert, zuerst den aktuellsten Stand der Adressmakros zu importieren.
Verwenden Sie dazu "Importe Standards" im Paket CRM unter Stammdaten → Import und Export → Import. Wählen Sie Punkt 6 "Importe Standards" und markieren Sie dann "Adressmakros".
Erstellen Sie anschließend die gewünschte Briefvorlage bzw. verwenden Sie die von BMD angebotenen Briefvorlagen.
Briefkopf
Um eine korrekte Zusammenstellung des Briefkopfes zu gewährleisten, beachten Sie bitte, dass die Adresse im Makro Standard Briefkopf bzw. Standard Briefkopf mit Beruf von jener Person ermittelt wird, welche sich in der Adressatenliste vom Standardbrief befindet.
Im Briefkopf wird zuerst der Ehegatte genannt und in zweiter Zeile die Person in der Adressatenliste.
Beispiel
 | Sie möchten einen Brief an Herrn Allinger und an seine Gattin Frau Allinger adressieren. Herr Allinger wird in die Adressatenliste eingefügt und der Ehepaarmodus wird aktiviert.  Der Briefkopf wird wie folgt gebildet:
Frau Emma Allinger Herrn Heinrich Allinger Zellergasse 13 4400 Steyr |
Geschäftliche und persönliche Anrede
Die Zusammenstellung der Anrede im Makro "Standard geschäftliche Anrede" bzw. "Standard persönliche Anrede" gestaltet sich wie auch im Briefkopf so, dass zuerst der Ehegatte genannt wird.
Beispiel
| Sie möchten einen Brief an Herrn Allinger und an seine Gattin Frau Allinger senden. Die Anrede soll an beide Personen gerichtet sein. Sie verwenden daher das Makro "Standard geschäftliche Anrede".  Die Anrede wird wie folgt gebildet:
Sehr geehrte Frau Allinger, sehr geehrter Herr Allinger |
Felder in den Briefvorlagen
In allen Briefvorlagen des Typs "Person" gibt es zusätzliche Datenfelder für Ehegatten. Diese sind unter dem eigenen Ordner "Ehegatte" zu finden und dienen als Ergänzung zum Ehepaarmodus.
Ist am Personenstamm des Adressaten ein Ehepartner im Feld "Ehegatte/Partner" eingetragen, dann werden diese Felder automatisch mit den jeweiligen Daten des Ehepartners befüllt. Ist kein Ehepartner eingetragen, dann bleiben diese Felder leer. Die Felder sind immer für jene Person des Ehepaares vorgesehen, welche nicht in der Adressatenliste steht. Steht der Mann in der Adressatenliste, beziehen sich die Felder aus dem Ordner Ehegatte auf die Frau. Steht die Frau in der Adressatenliste, beziehen sich diese Felder auf den Mann.
Hinweis
 | Werden diese Felder benutzt, werden Sie immer dann befüllt, wenn am Personenstamm das Feld "Ehegatte/Partner" befüllt ist. Das gilt auch dann, wenn der "Ehepaarmodus" deaktiviert ist. Werden in der Briefvorlage Felder aus diesem Ordner "Ehegatte" verwendet und beim Adressat ist kein Ehegatte eingetragen, dann bleiben diese Felder leer. Programmtechnisch ist die Verwendung dieser Felder daher nur dann sinnvoll, wenn man sie in einer speziellen Briefvorlage für Ehepaare verwendet. |
Verwendung
Sie möchten einen Brief an ein Ehepaar richten und haben die Stammdaten bereits entsprechend gepflegt. Sie erstellen eine Briefvorlage mit den Adressmakros und möchten diese jetzt verwenden. Zuerst fügen Sie dazu alle beliebigen Adressaten in die Adressatenliste ein. Das geschieht unabhängig davon, ob die jeweiligen Adressaten einzeln oder als Ehepaar angeschrieben werden sollen. Anschließend wird die Spalte "Ehepaarmodus" bearbeitet und der Modus je Adressat aktiviert oder deaktiviert.
Hinweis
| Es besteht auch die Möglichkeit, den Ehepaarmodus gleichzeitig für die gesamte Adressatenliste zu aktivieren. Wenn Sie oben auf der Spalte Ehepaarmodus mit der rechten Maustaste klicken und dann die Funktion Spalte bearbeiten ausführen.  |
Beispiele zur Abbildung:
- Alle drei Personen in der Adressatenliste haben einen Ehegatten in den Personenstammdaten eingetragen: In diesem Fall wird Person 1 und Person 3 persönlich angeschrieben. Person 2 wird als Ehepaar angeschrieben.
- Keine der drei Personen in der Adressatenliste hat einen Ehegatten in den Personenstammdaten eingetragen: In diesem Fall werden alle drei Personen persönlich angeschrieben.
- Person 1 und Person 2 haben einen Ehegatten in den Personenstammdaten eingetragen, Person 3 aber nicht: In diesem Fall wird Person 1 und Person 3 persönlich angeschrieben. Person 2 wird als Ehepaar angeschrieben.
Hinweis
| Ist der Ehepaarmodus deaktiviert, verwendet das Adressmakro immer die Anrede für die Einzelperson. Ist der Ehepaarmodus aktiv, wird das Feld "Ehegatte/Partner" am Personenstamm geprüft. Nur wenn der Ehepaarmodus aktiv ist und dieses Feld in den Stammdaten bei beiden Ehegatten befüllt ist, verwendet das Adressmakro die Anrede für Ehepaare. |
 |
