Adressmakros für Institutionen

Die von BMD zur Verfügung gestellten Adressmakros für Institutionen sind die perfekte Lösung, wenn Sie im Auftrag Ihrer Kunden Korrespondenzen an Institutionen versenden möchten. Sie fügen lediglich den Kunden in die Adressatenliste des Standardbriefs ein und ermitteln die Kontaktperson der Institution über ein eigenes Personenkennzeichen. Beim Erstellen des Briefes generiert das Briefkopf-Makro automatisch die erforderliche Adressierung für die jeweilige Institution. Über ein zusätzliches Betreff-Makro können Sie eine eigene Betreff-Zeile einfügen.

In dieser Dokumentation finden Sie eine Anleitung zur Verwendung dieser Adressmakros für Institutionen im Standardbrief, sowie Hinweise zur Pflege Ihrer Stammdaten. 

Allgemeine Informationen zur Verwendung von Adressmakros im Standardbrief, finden Sie in der Dokumentation Standardbrief kurz und bündig unter Punkt 7: BMD Makros für die Perfekte Adressierung.

Der Briefkopf bzw. der Betreff kann nur dann korrekt gebildet werden, wenn Sie die Stammdaten entsprechend den Voraussetzungen warten.

Wir unterscheiden dabei drei Fälle:

Für die spätere Anwendung im Standarbrief unterscheiden sich diese Fälle nicht. Sie sind aber für die Organisation der Stammdaten von Bedeutung.

Das zentrale Element der Stammdatenwartung stellt in diesem Fall die Pflege der Kontaktpersonen dar.

BMD empfiehlt, für jede Institutionsart und für den jeweiligen Verwendungzweck eigene eindeutige Personenkennzeichen anzulegen. Über diese Personenkennzeichen kann die Ermittlung der benötigten Kontaktpersonen in der Adressatenliste des Standardbriefes automatisiert werden.

Unter den folgenden Punkten finden Sie beispielhafte Szenarien, und eine Beschreibung der für diesen Zweck erforderlichen Stammdatenpflege. Als Beispiel dient die Institutionsart "Finanzamt", das auch für die anderen Institutionsarten gilt.

Sie möchten ein Schreiben bezüglich Einkommenssteuer für Ihren Kunden an das entsprechende Finanzamt senden. Der Kunde ist dem "Finanzamt Kirchdorf Perg Steyr" zugehörig.

Der Sachbearbeiter für Einkommenssteuer beim "Finanzamt Kirchdorf Perg Steyr" ist Ihnen bekannt. Sie möchten daher direkt an diesen Sachbearbeiter adressieren.

Sofern nicht bereits vorhanden, legen Sie als erstes ein eindeutiges Personenkennzeichen MIT Bereichsbezeichnung an.
Stammdaten → Diverse Stammdaten → Personenkennzeichen.

Dieses Personenkennzeichen ist für alle Finanzämter verwendbar, wo Ihnen der Sachbearbeiter für den entsprechenden Bereich bekannt ist.



Hinweis 

Der Sachbearbeiter (in diesem Fall vom Finanzamt) wird zuerst als Kontaktperson bei der Institution angelegt. In diesem Zuge können Sie auch prüfen, ob die Kontaktperson bei der Institution vieleicht schon angelegt worden ist.

Stammdaten → Institutionen → Finanzämter.

Selektieren Sie das enstprechende Finanzamt (in unserem Beispiel "Finanzamt Kirchdorf Perg Steyr") und wählen Sie im gelben Menü unter Extras → Kontaktpersonen.

Falls die Kontaktperson noch nicht existiert, starten Sie mit F5 die Neuanlage der Kontaktperson. Verwenden Sie dabei das vorhin erstellte Personenkennzeichen!

Achtung! 

Die Kontaktperson muss zur Institution als Hauptzuordnung angelegt werden!

Im Anschluss muss die Kontaktperson zusätzlich bei den jeweiligen Kunden als Kontakt zugeordnet werden. Verwenden Sie hier ebenfalls wieder das entsprechende Personenkennzeichen!

Wie Sie eine Person als Kontakt zuordnen, lesen Sie hier.

Bei der Kontaktzuordnung zum Kunden muss es sich NICHT um eine Hauptzuordnung handeln.

Sie möchten ein Schreiben für Ihren Kunden an das entsprechende Finanzamt senden. Der Kunde ist dem "Finanzamt Kirchdorf Perg Steyr" zugehörig.

In diesem Fall ist Ihnen der Sachbearbeiter für Ihr Anliegen nicht bekannt. Sie möchten das Schreiben daher allgemein adressieren.

Sofern nicht bereits vorhanden, legen Sie als erstes ein eindeutiges Personenkennzeichen OHNE Bereichsbezeichnung an.

Da Ihnen die richtige Kontaktperson bei dieser Institution nicht bekannt ist, müssen Sie den Briefkopf allgemein halten.

Damit das Makro beide Varianten abdecken kann, wird dennoch eine eigene Kontaktperson benötigt.

Zuordnung zur Institution:

Achtung! 

In diesem Fall muss der Name der Kontaktperson mit dem Namen der Institution identisch sein. Das Makro ist so programmiert, dass eine Kontaktperson im Briefkopf nicht angedruckt wird, wenn sich die Namen nicht unterscheiden. Die Kontaktperson muss zur Institution als Hauptzuordnung angelegt werden!

Bei Adressaten muss es sich nicht zwangsläufig um eine Institution im Rahmen der von BMD vordefinierten Institutionen handeln (Menü Stammdaten → Institutionen). Es gibt auch Schriftverkehr für den Kunden an z. B. einen Rechtsanwalt, oder an einen Notar etc.

In einem solchen Fall legen Sie z. B. die Rechtsanwaltskanzlei als Diverse Person an. Behandeln Sie diese Diverse Person dann in weiterer Folge wie eine Institution und führen Sie die Schritte von 2.1.1 oder 2.1.2 durch.

Für das Makro entspricht diese Diverse Person dann einer Institution. Als Ansprechperson wird eine Kontaktperson oder eine weitere diverse Person angelegt. Diese Ansprechperson wird der Pseudoinstitution als Hauptzuordnung, und dem Kunden als normale Kontaktzuordnung zugeordnet.

Öffnen Sie den Standardbrief und erstellen Sie eine Vorlage mit den entsprechenden Adressmakros.

Stellen Sie sicher, dass Sie im Standardbrief die Combobox auf "Alle Personen" gestellt haben (rechts oben). Adressmakros können nur unter dieser Ausprägung verwendet werden!

Wie Sie ein Adressmakro in eine Standardbrief-Vorlage einfügen, lesen Sie unter Standardbrief kurz und bündig.

Folgende Makros stehen Ihnen zur Adressierung an Institutionen zur Verfügung:

Hinweis 

Sollten die jeweiligen Adressmakros bei Ihnen fehlen, müssen diese eventuell zuerst importiert werden. Informationen finden Sie unter Import beim Punkt Importe Standards.

Fügen Sie die gewünschten Kunden in die Adressatenliste ein. Im Anschluss wählen Sie über die Funktion Kontaktperson ermitteln (Strg + K) die entsprechenden Kontaktpersonen nach den definierten Personenkennzeichen aus. Beachten Sie dazu bitte den Parameter unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Standardbrief-Einstellungen → Kontaktermittlung mit Personen-Kennz.

Hinweis 

Damit der Briefkopf vom Makro korrekt gebildet werden kann, muss die Zustellanweisung "z.H." verwendet werden. Diese Zustellanweisung wird automatisch als Standard verwendet, sofern in der Kontaktzuordnung keine abweichende Einstellung vorgenommen worden ist.

Die Adressmakros für Institutionen werden nach folgender Struktur gebildet:

Das Makro "Std_Briefkopf_Institutionen" bildet den Briefkopf für Ihr Schreiben. Der Briefkopf richtet die Adressierung direkt an die jeweilige Institution bzw. falls vorhanden, an die Kontaktperson der Institution.

Beispiel 

Sie schreiben im Auftrag Ihres Kunden Allinger an das Finanzamt Kirchdorf Perg Steyr. Die Stammdaten sind entprechend gewartet. Sie fügen Herrn Allinger in die Adressatenliste ein und ermitteln die Kontaktperson mit dem Personenkennzeichen "Finanzamt_Einkommenssteuer". Der Briefkopf wird vom Makro wie folgt gebildet:

Das Makro "Std_Name_für_Betreff" dient als Unterstützung, um einen Betreff zu generieren.

Es bildet eine Zeile mit folgendem Aufbau: Titel des Kunden_Vorname des Kunden_Nachname des Kunden_Titel hinten des Kunden.

Wenn Sie das Makro in Kombination mit dem Ehepaarmodus verwenden, werden zusätzlich die Felder des Ehepartners ergänzt.

Beispiel 

Beispiel einer Anrede: Beispiel einer Anrede mit aktivem Ehepaarmodus:

Da sich die Anforderungen für einen Betreff je nach Institutionsart und Ihren individuellen Bedürfnissen unterscheiden, wurde das Betreff-Makro sehr allgemein gehalten. Sie haben die Möglichkeit, entsprechende Funktionsfelder in der Briefvorlage vor und nach dem Makro zu ergänzen. Für ein Schreiben am Beispiel Finanzamt würde sich z. B. folgender Aufbau empfehlen:

Beispiel Finanzamt  

Für ein Schreiben an eine ÖGK könnten Sie folgenden Aufbau verwenden: