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A_TREE1.bmp CRM und DMS → CRM → Kommunikation → Standardbrief → Bereich "Briefvorlagen" → Funktionen → Briefeinstellungen
 
In diesem Fenster können Sie Briefeinstellungen für die selektierte Briefvorlage vornehmen.

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Bitte beachten Sie, dass sich die verfügbaren Einstellungen je Vorlagentyp (RTF, Word, HTML) unterscheiden.

Einstellungen


Daten aus Bilanz und Steuern verwenden
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen markieren, können Daten aus der NTCS Bilanz verwendet werden.

Hinweis
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Diese Option ist bei Word-Vorlagen nicht verfügbar.

Nach Aufbereitung schreibgeschützt
Der Brief kann nach dem Ausdruck in der Ausdrucksvorschau nicht mehr verändert werden.

Hinweis
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Diese Option ist bei Word- bzw. HTML-Vorlagen nicht verfügbar. 

Absenderkopf und Fuß dazu laden
Die Kopf- und Fußzeilen der Firma werden entsprechend den Einstellungen der Felder "Absenderkopf positionieren" und "Absenderfuß positionieren" verwendet. Beachten Sie, dass dieser Absenderfuß eine eventuell direkt in der Briefvorlage hinterlegte Kopf-/Fußzeile übersteuert!
Absenderkopf positionieren
Diese Einstellung bezieht sich auf die Kopfzeile, die Sie am Firmenstamm in der Bearbeitungsmaske unter Extras → "Standardbrief Kopftext" bzw. "Standarbrief Kopftext Folgeseiten" hinterlegen.

Damit sich diese Einstellung auswirkt, muss die Verwendung in den Briefeinstellungen zuerst im Feld "Absenderkopf und Fuß dazuladen" aktiviert werden. Stellen Sie anschließend ein, ob bzw. wo welcher Absenderkopf in dieser Vorlage verwendet werden soll:
  • Erste-Seite-Kopf auf allen Seiten
  • Erste-Seite-Kopf auf erster Seite
  • Erste-Seite-Kopf und Folgeseitenkopf
  • Nur Folgeseitenkopf ab zweiter Seite
  • Nicht verwenden
Hinweis
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Ist die Verwendung des Absenderkopfs über diese Einstellung aktiviert, wird damit ein direkt in der Vorlage hinterlegter Absenderkopf übersteuert. Möchten Sie, dass der Kopf aus der Vorlage verwendet wird, muss diese Einstellung auf "Nicht verwenden" gestellt werden.

Absenderfuß positionieren
Diese Einstellung bezieht sich auf die Fußzeile, die Sie am Firmenstamm in der Bearbeitungsmaske unter Extras → "Standardbrief Fußtext" bzw. "Standarbrief Fußtext Folgeseiten" hinterlegen.

Damit sich diese Einstellung auswirkt, muss die Verwendung in den Briefeinstellungen zuerst im Feld "Absenderkopf und Fuß dazuladen" aktiviert werden. Stellen Sie anschließend ein, ob bzw. wo welcher Absenderfuß in dieser Vorlage verwendet werden soll:
  • Erste-Seite-Fuß auf allen Seiten
  • Erste-Seite-Fuß auf erster Seite
  • Erste-Seite-Fuß und Folgeseitenfuß
  • Nur Folgeseitenfuß ab zweiter Seite
  • Nicht verwenden
Hinweis
Hinweis.png
Ist die Verwendung des Absenderfußes über diese Einstellung aktiviert, wird damit ein direkt in der Vorlage hinterlegter Absenderfuß übersteuert. Möchten Sie, dass der Fuß aus der Vorlage verwendet wird, muss diese Einstellung auf "Nicht verwenden" gestellt werden.

Adressart
Hier kann die Adressart für die Vorlage eingestellt werden. Diese Einstellung wird als Vorschlagswert in die Adressatenliste übernommen, kann dort jedoch manuell übersteuert werden.
Finanzamtstyp
Dieses Feld hat folgende Ausprägungen:
  • keine Angabe
  • Schweiz: Beim Aufbereiten des Briefs erscheint eine Abfrage, welcher Schweizer Finanzamtstyp geladen werden soll.

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    Diese Ausprägung wird verwendet, wenn mehrere Schweizer Finanzämter auf der Person hinterlegt sind.

  • Finanzamt abfragen: Sind bei einem Kunden mehrere Finanzämter hinterlegt, erscheint beim Aufbereiten des Briefs ein Suchdialog, wo Sie das gewünschte Finanzamt auswählen können.
Sprache 
Hinterlegen Sie eine Sprache, in der diese Briefvorlage aufbereitet werden soll. Durch diese Hinterlegung wird der Brief nicht automatisch in die hinterlegte Sprache übersetzt, sondern es ist notwendig, in den Stammdaten die Übersetzungen zu hinterlegen. Welche Daten in einer anderen Sprache ermittelt werden können bzw. eine detaillierte Beschreibung dazu, erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardbrief Fremdsprache.
 

Archivieren


Archivnummer
Das Dokument wird in das angegebene Archiv gespeichert. Ist kein Archiv eingetragen, wird das Dokument im Standardarchiv abgelegt.
Kategorie beim Archivieren
Die hier eingetragene Kategorie wird beim Speichern des Dokuments im BMD DMS verwendet. Ist hier keine Kategorie eingetragen, wird die Kategorie lt. Parameter (siehe Parameter zum Standardbrief) verwendet.
Postkennzeichen
Definiert, ob ein Poststück erstellt werden soll und welche Art von Poststück.
Betreff
Geben Sie hier einen Betrefftext für die Archivierung ein. Über F8 können Sie den Makro-Editor öffnen und ein Makro für den Betrefftext hinterlegen. Ist ein Makro hinterlegt, wird im Feld "Betreff wird per Makro erstellt" angezeigt.
Institution übergeben 
In dieser Combobox können Sie entscheiden, welche Institution des Adressaten in die Archivierungsmaske übergeben werden soll. Sie können unterscheiden zwischen Finanzamt, Gemeinde, Gericht, Bank oder Keine. Für die Übergabe in die Archivierungsmaske sind die Stammdaten des Adressaten relevant, welche Institution im Standardbrief angesprochen wird, hat darauf keinen Einfluss.
 

Mailen


Betreff
Betrefftext, der beim Versenden der Mail verwendet wird. Über F8 können Sie den Makro-Editor öffnen und ein Makro für den Betrefftext hinterlegen. Ist ein Makro hinterlegt, wird im Feld "Betreff wird per Makro erstellt" angezeigt.
Text (HTML-Vorlage)
Wenn Sie einen Standardbrief als PDF Anhang via Standardbrief verschicken möchten, muss der Mailtext (z. B. Sehr geehrte/r BewerberIn, bitte beachten Sie folgenden Anhang) erfasst werden. Dies können Sie umgehen, indem Sie hier eine Briefvorlage eingeben, die an die E-Mail übergeben wird.
Dazu erstellen Sie in den HTML-Vorlagen eine Briefvorlage (Typ Standardbrief) und hinterlegen diese hier.
 
Achtung! 
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Die Standardbrief-HTML-Vorlage unterstützt keine Steuerzeichen, sondern ist eine Texterfassung, die in den Textbereich (Body) der E-Mail übergeben (kopiert) wird.
Text (HTML Standardbrief)
Wenn Sie eine Vorlage als PDF-Anhang via Standardbrief verschicken möchten, muss der Mailtext (z. B. Sehr geehrte/r BewerberIn, bitte beachten Sie folgenden Anhang) erfasst werden.

In diesem Feld können Sie eine andere Vorlage auswählen, an die der Anhang übergeben wird.
Anhänge für E-Mail
Sie können der Briefvorlage Dokumente aus dem DMS als E-Mail-Anhang zuordnen. Öffnen Sie dazu mit F8 den Zuordnungsdialog.

Bei jedem Versand der Vorlage werden dann die zugeordneten Dokumente automatisch als E-Mail-Anhang eingefügt. Dies eignet sich z. B., um einer Briefvorlage Dokumente mit Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Anfahrtsplänen, Imagefoldern etc. anzufügen.
Absenderadresse
Eingabe der gewünschten Absenderadresse, von der der Standardbrief verschickt werden soll.

Hinweis
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Diese Feld wird nur berücksichtigt, wenn der Versand im Hintergrund über SMTP erfolgt.

Unabhängig vom tatsächlich verwendeten Absender-Account, wird die hier eingetragene E-Mail-Adresse als Absenderadresse in Outlook angezeigt.
E-Mail-AccountStandardmäßig werden E-Mails von Ihrem eigenen Account versendet. Wünschen Sie dies nicht, so tragen Sie hier einen alternativen Account ein.
Dateiname für AnhangWird der Brief als PDF an die E-Mail angehängt, so kann hier ein Dateiname für den Anhang eingegeben werden. Bleibt dieses Feld leer, so wird der Name der Briefvorlage verwendet.
 

Schacht


Schacht für Papier der ersten Seite
Auswahl eines Druckerschachts für die erste Seite.
 
Achtung! 
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Wenn bei späterem Ausdruck auf einem anderen Drucker gedruckt wird, muss diese Einstellung gegebenenfalls aktualisiert werden!
Schacht für Papier der restlichen Seiten
Auswahl eines Druckerschachts für die Folgeseiten.
 
Achtung! 
Achtung.png
Wenn bei späterem Ausdruck auf einem anderen Drucker gedruckt wird, muss diese Einstellung gegebenenfalls aktualisiert werden!
 

Diverses


Briefpapier simulieren
Auswahl einer Bilddatei (z. B. eingescanntes Briefpapier), die als Hintergrundbild für die Briefvorlage dient.

Die Grafik wird auf eine Seite skaliert, daher ist es empfehlenswert, ein Format mit Größen zu verwenden, welche den Proportionen eines A4-Formats (210mm : 297mm) entsprechen. Bei 300 dpi entspricht das einer Auflösung von 2480 x 3508 Pixel. Zulässige Dateitypen sind Jpeg (jpg), Bitmap (bmp), TIF (tif), Metafile (wmf), Enhanced Metafile (emf).
Druckart für Briefpapier
Stellen Sie ein, wie das simulierte Briefpapier gedruckt werden soll. Für die Anzeige in der NTCS und für die Erstellung eines PDF (für Versand per Mail bzw. Archivierung) können Sie jeweils abweichende Einstellungen treffen.
  • Briefpapier nicht drucken
  • Nur auf erster Seite drucken
  • Auf allen Seiten drucken
  • Ab zweiter Seite drucken
Anzeigeart für Briefpapier
Stellen Sie ein, wie das simulierte Briefpapier in der Briefvorschau bzw. beim Bearbeiten der Vorlage angezeigt werden soll. Für den Druck und für die Erstellung eines PDF können Sie jeweils abweichende Einstellungen treffen.
  • Briefpapier nicht anzeigen
  • Nur auf erster Seite anzeigen
  • Auf allen Seiten anzeigen
  • Ab zweiter Seite anzeigen
  • Anzeigen wie bei Druckeinstellung
Hinweis 
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Bitte beachten Sie, dass sich diese Einstellung nur dann auswirkt, wenn in der Briefvorlage ein Text enthalten ist. Briefvorlagen ohne Textinhalt werden als leere Vorlagen erkannt. In der Folge werden solche Briefvorlagen nicht geladen und dadurch wird, unabhängig von der Einstellung in diesem Feld, auch kein Briefpapier angezeigt.

Briefpapier bei PDF-Erstellung
Stellen Sie ein, wie das simulierte Briefpapier bei der Erstellung eines PDF (für Versand per Mail bzw. Archivierung) verwendet werden soll. Für den Druck und die Anzeige in der NTCS können Sie abweichende Einstellungen treffen.
  • Briefpapier nicht anzeigen
  • Nur auf erster Seite anzeigen
  • Auf allen Seiten anzeigen
  • Ab zweiter Seite anzeigen
  • Anzeigen wie bei Druckeinstellung

Hinweis
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Sie haben auch die Möglichkeit je Firma im Firmenstamm ein eigenes Briefpapier zu hinterlegen, welches beim Aufbereiten von Standardbriefvorlagen berücksichtigt wird. Das Briefpapier kann im Bearbeitungsfenster der Firmenstammdaten unter Extras bei jeder Firma hinterlegt werden. Wenn Sie in den oben genannten Comboboxen Druckart für Briefpapier, Anzeigeart für Briefpapier, Briefpapier bei PDF-Erstellung eingestellt haben, dass Sie mit Briefpapier arbeiten, dann wird das Briefpapier je hinterlegter Absenderfirma am Adressaten ermittelt.

Sollten Sie aber im oben genannten Feld Briefpapier simulieren direkt ein Briefpapier hinterlegen, wird dieses herangezogen. Das heißt, ein auf der Briefvorlage direkt hinterlegtes Briefpapier zieht immer mit höherer Priorität als ein am Firmenstamm hinterlegtes.

Berechtigung


Datenbesitzer für Ansehen
 
Hier können Sie eine Datenbesitzergruppe für das Ansehen der Briefvorlage hinterlegen.
Datenbesitzer für Bearbeiten
Hier können Sie eine Datenbesitzergruppe für das Bearbeiten der Briefvorlage hinterlegen.
 

Info


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Erstellt am
Erstelldatum
Letzter Benutzer
Benutzer, der die Vorlage zuletzt gespeichert hat.
Geändert am
Datum, an dem die Vorlage zuletzt gespeichert wurde.
Zuletzt verwendet von
Benutzer, der die Vorlage zuletzt verwendet hat.
Zuletzt verwendet am
Datum, an dem die Vorlage zuletzt verwendet wurde.
Schlüssel
Interne Speichernummer
 
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Siehe auch: