UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

A_TREE1.bmp CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise
 
In diesem Fenster werden Nummernkreise für Personen verwaltet. Nummernkreise werden für die Plausibilitätsprüfung bei der Neuanlage von Personendaten (Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Vertreter usw.) benötigt. Basierend auf dem jeweiligen Nummernkreis können bei Neuanlage von Personen vom Programm freie Nummern vorgeschlagen werden.

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Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

In diesem Bereich wählen Sie die Nummer der eigenen Firma oder der Mandantenfirma, deren Nummerkreise Sie unterhalb gelistet haben möchten.

Nummernkreise

In diesem Bereich finden Sie die Liste der Nummernkreise. Nummernkreise werden je Firma und je Personenart eingestellt.

Hintergrundinformationen

Datentyp
Nummernkreise für Personen sind bei allen Personenarten immer numerisch und maximal 10-stellig. Es ist nicht möglich, einen alphanumerischen Nummernkreis zu erstellen!

Besonderheiten bei Diversen Personen
Bei Diversen Personen ist es möglich, für jedes der vorhandenen Personenkennzeichen einen eigenen Nummernkreis zu definieren. Dazu werden Ihnen bei der Neuanlage eines Nummernkreises in der Combobox "Gruppe" auch die Personenkennzeichen in der Liste angezeigt. Wird bei der Neuanlage einer Diversen Person ein Personenkennzeichen gewählt, welches einen eigenen Nummernkreis besitzt, wird aus diesem eine Nummer vorgeschlagen, sonst wird auf den allgemeinen Nummernkreis für Diverse Personen zugegriffen.

Nummernvergabe
Im Zusammenhang mit der Vergabe von Personennummern (Personenanlage) sind folgende CRM Parameter relevant: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein:

 
Mit diesem Parameter kann eingestellt werden, ob die Nummern ausgeschiedener Personen wiederverwendbar sind. Diese Einstellung gilt immer für Kunden UND Lieferanten.

Hinweis bei Firmengruppe  
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Wird der Parameter firmenbezogen gesetzt, ist als Firma die Nummer der Firmengruppen zu verwenden.

 
Bei einer Neuanlage wird geprüft, ob die Nummer der Person (Kunde, Lieferant ...) innerhalb einer Firmengruppe eindeutig ist.

Dieser Parameter ist nur bei Firmengruppen relevant! Wird der Parameter firmenbezogen gesetzt, ist als Firma die Nummer der Firmengruppe zu verwenden. Die Einstellung dieses Parameters kann nur dann manuell geändert werden, wenn der Parameter Personenwartung in der Firmengruppe auf "4 - Expertenmodus" eingestellt ist.

Hinweis   
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Diese Einstellung wirkt sich NICHT auf Mitarbeiter aus! Für Mitarbeiter wird folgender Parameter verwendet: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Eindeutige Mitarbeiternummern. Motiv: In manchen Fällen sind eindeutige Personennummern aufgrund von externen führenden Systemen bei Kundennummern nicht umsetzbar. Bei nicht eindeutigen Personennummern kann es in NTCS, vor allem im Lohn, zu Problemen mit der Personenerkennung kommen. Mitarbeiter können daher unabhängig von anderen Personenarten eingestellt werden.

0 - Nein (Standard): Innerhalb der Firmengruppe kann eine Personennummer mehrmals, d. h. für verschiedene Personen, vergeben werden.
Beispiel: Kunde 200000 ist in Firma 1 Max Mustermann und in Firma 2 Mia Maier.

1 - Ja: Innerhalb der Firmengruppe gibt es eindeutige Personennummern - d. h., bei der Neuanlage einer Person wird geprüft, ob die Nummer der Person innerhalb der Firmengruppe bereits existiert.
Beispiel: Kunde 200000 ist in Firma 1 Max Mustermann. In Firma 2 kann kein Kunde mehr mit dieser Nummer angelegt werden, da die Nummer bereits in Firma 1 verwendet wird.

BMD empfiehlt, diesen Parameter mit der Einstellung "1 - Ja" zu verwenden. Es kann ansonsten in manchen Programmbereichen zu Problemen mit der Personenerkennung kommen. Die Einstellung "0 - Nein" sollte in jedem Fall mit einem BMD Berater abgesprochen werden, da sie nur in wenigen Ausnahmefällen verwendet werden kann. Sofern der Parameter "Personenerfassung unter Hauptfirma" auf "JA" eingestellt ist, hat die Einstellung in diesem Parameter allerdings keine Auswirkung.

Besonderheit Paket FIBU
Umstellen des Parameters nur nach Absprache mit dem Support!
Wenn FIBUs für Firmen innerhalb von Firmengruppen importiert werden sollen, dann muss bei Einstellung "1 - ja" darauf geachtet werden, dass die Kunden und Lieferanten der zu importierenden FIBUs zum Zeitpunkt des Imports "eindeutige"  Nummern aufweisen. (z. B. der Kunde 200000 ist in allen Fibus - sofern vorhanden - Max Mustermann). In so einem Fall müssen also VOR dem Import der FIBUs die Personennummern angepasst werden, soweit sie nicht eindeutig sind. Ist das nicht möglich (etwa weil die Firmengruppe gerade eingerichtet wurde und die FIBUs, die bisher der STB gebucht hat, zügig weitergeführt werden sollen), dann muss der Parameter auf "2 - Nein" gestellt sein. Falls mittelfristig eindeutige Nummern von Kunden und Lieferanten angestrebt werden, müssen diese dann innerhalb der Firmengruppe nach und nach umgestellt bzw. bereinigt werden (Termin im Support).


Auslieferungsstandard
Grundsätzlich werden für alle in der NTCS vorhandenen Personenarten Standard-Nummernkreise ausgeliefert, welche manuell angepasst werden können. Diese Standard-Nummerkreise werden automatisch unter jeder neu angelegten Firma erzeugt. Bei österreichischen Installationen gilt für Kunden und Lieferanten folgender Standard:
  • Kunden: 200.000 bis 299.999
  • Lieferanten: 300.000 bis 399.999
Für deutsche und slowakische Installationen gelten andere Standards. Dafür ist das eingestellte Betriebsland ausschlaggebend: Tools → Überblick über alle TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Land & Sprache → Betriebsland.

Das Betriebsland wird für alle landabhängigen Stammdaten und Importe verwendet. Bei der Installation wird das Betreibsland einmal bekannt gegeben und kann nur durch einen BMD Supportmitarbeiter geändert werden. Anschließend ist ein Datenbank Update mit der Option "Default importieren" notwendig, damit auch alle nötigen Standards verfügbar sind. 

1270391685000007370.png Betriebsland = Deutschland:
  • Kunden: 10.000 bis 69.999
  • Lieferanten: 70.000 bis 99.999
L_SLOVAKIA.bmp Betriebsland = Slowakei:
  • Kunden: 2.000.000 bis 2.999.999
  • Lieferanten: 3.000.000 bis 3.999.999

Hinweis 
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Die Anlage der Nummernkreise muss vor dem Import von Personen erfolgen!


Mögliche Strukturen für Kunden-/Lieferentennummernkreise
Um verschiedene Kundennummernkreise und Kontenkreise zu führen, müssen in den Kontenkreisen entsprechende Ausprägungen angelegt werden. Diese Kontenkreise können dann wiederum auf den einzelnen Kundennummernkreisen im Feld "Kontenkreis" hinterlegt werden.

Beispiel 
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Kundennummernkreise und Kontenkreise nach Inland/Ausland

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Beispiel 
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Kundennummernkreise und Kontenkreise nach Standorten

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Beispiel 
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Kundennummernkreise und Kontenkreise nach Anfangsbuchstaben

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Achtung! 
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Diese Variante stellt keine Empfehlung von BMD dar! Aufgrund der vielfältigen Filterinstrumente findet man Kunden ohnehin sehr leicht, auch ohne eine derartige Struktur zu pflegen.

Besondere Felder:
 
Erste Nummer des Nummernkreises.

Datentyp
Nummernkreise für Personen sind bei allen Personenarten immer numerisch und maximal 10-stellig. Es ist nicht möglich, einen alphanumerischen Nummernkreis zu erstellen!
Letzte Nummer des Nummernkreises.

Datentyp
Nummernkreise für Personen sind bei allen Personenarten immer numerisch und maximal 10-stellig. Es ist nicht möglich, einen alphanumerischen Nummernkreis zu erstellen!
Kennzeichnet, ob dieser Nummernkreis für manuelle Neuanlagen verwendet werden kann.

Wenn Sie also mittels F5 eine Person anlegen und F8 wählen, werden nur jene Nummernkreise zur Auswahl vorgeschlagen, die in diesem Feld die Einstellung "Ja" haben. Alle anderen Nummernkreise können nicht für manuelle Neuanlagen verwendet werden.

Soll ein Nummernkreis nur für den Import von Personenkonten verwendet werden, so setzen Sie dieses Kennzeichen auf "Nein" um manuelle Neuanlagen zu vermeiden.
Bei der Einstellung JA wird die nächste freie Nummer bei der Neuanlage automatisch, ohne Drücken der F8-Taste, vorgeschlagen.
Der Vorschlag der nächsten freien Nummer hängt von der Einstellung der Ermittlungsart ab. Eine manuelle Vergabe der Personennummer ist mit dieser Einstellung nicht möglich.

Diese Einstellung ist nur wirksam, wenn Sie für die entsprechende Personenart nur einen Nummernkreis haben.
Hinterlegen Sie hier den Kontenkreis aus der Finanzbuchhaltung, dem dieser Kunden-/Lieferantenkreis entspricht. Das Feld ist nur bei Kunden und Lieferanten aktiv.
Stellen Sie ein, nach welcher Methode die nächste freie Nummer im Feld Personennummer vorgeschlagen werden soll, wenn Sie die automatische Ermittlung (F8) verwenden:
 
Standard
Die bisher höchste vergebene Nummer wird ermittelt. Die nächste darauffolgende freie Nummer wird vorgeschlagen.
Sequentiell
Das Programm sucht vom Beginn des Nummernkreises weg die erste freie Nummer. So können auch Lücken gefüllt werden.
Bei Nummernkreisen, die automatisch durch die Neuanlage einer Firma entstehen (auch bei Erstellung der Firma aus einem Kunden), wird dieses Feld standardmäßig auf sequentiell gestellt.
Konto für Mitarbeiter
Mit dieser Einstellung kennzeichnen Sie einen Nummernkreis, der verwendet werden soll, wenn aus Mitarbeitern automatisch Kunden- oder Lieferantenkonten erstellt werden sollen. 

Hinweis
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Diese Ausprägung steht nur bei Nummernkreisen der Gruppe "Kunden" bzw. "Lieferanten" zur Verfügung! 

Weitere Informationen zur Anlage von Kundenkonten aus Mitarbeitern finden Sie in der Hilfe zum Fenster Mitarbeiter unter dem Punkt Besonderheiten im Paket FIBU.
 
Datenbesitzergruppe, deren Mitglieder bei Neuanlagen auf diesen Nummernkreis zugreifen können, bzw. diesen Nummernkreis in der Liste der Nummernkreise sehen können.
 
Der Anwender hat folglich bei der Neuerfassung von Kunden/Lieferanten nur noch jene Nummernkreise zur Auswahl, für die er eine Berechtigung besitzt. Die Berechtigung wirkt sich sowohl bei der manuellen, als auch bei der automatischen Nummernvergabe aus. Der "Datenbesitzer-Ansehen" kann nur bei den Nummernkreisen für Kunden und Lieferanten definiert werden.
 

Achtung! 
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Die Kontenkreise müssen mit der FIBU übereinstimmen, wenn Sie ein Stammdatenupdate in die FIBU aktiviert haben!

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Siehe auch: