Standard CSV-Import für Aufträge
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Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte.Allgemein
Bereich Warenwirtschaft → Verkauf → Weitere Funktionen → Auftragsvorerfassung → Fenstermenü → Extras → Textdatei importieren - Auftragsvorerfassung
In der Auftragsvorerfassung steht, wie in den meisten Fenstern, die Möglichkeit zur Verfügung, Daten aus einer CSV-Datei zu importieren. Diese Standardfunktionalität kann für den Import von Auftragsdaten auch in der Auftragsvorerfassung genutzt werden.
Der Import von Auftragsdaten über den Standard-CSV-Import ist meist dann die geeignete Variante, wenn nur einmalig Auftragsdaten importiert werden sollen, die im Excel oder bereits im CSV-Format vorliegen.
Die Auftragsdaten müssen in der Importdatei zeilenweise vorliegen, eine Zeile entspricht einer Auftragsposition. Die Spalten entsprechen den unterschiedlichen Feldern, die importiert werden sollen.
Damit ein Datensatz aus der Auftragsvorerfassung sinnvoll in einen Auftrag übergeführt werden kann, sind zumindest folgende Informationen notwendig:
| Feld/Spalte | Details | Beispiel | Anmerkung zur Importdatei |
| Firma (Firmennummer) | Eigene Firma, in welcher der Auftrag angelegt werden soll. | 1 | Kann im Importfile entfallen, wenn alle Auftragspositionen in die gleiche eigene Firma importiert werden sollen, in diesem Fall wird beim Import in die Firma lt. Einstiegsfeld Auftragsvorerfassung importiert. |
| Erfassungskennzeichen | Erfassungskennzeichen, mit dem der Auftrag angelegt werden soll; Erfassungskennzeichen muss in der NTCS bereits angelegt/vorhanden sein | AUF | Kann im Importfile entfallen, wenn immer mit dem gleichen Erfassungskennzeichen importiert werden soll und daher der Allgemeine Parameter der Auftragsvorerfassung "Erfassungskennzeichen für Auftragserstellung" entsprechend befüllt worden ist. |
| Kunde (Kundennumer) | Auftraggeber des Auftrages, Kunde muss in der NTCS bereits angelegt sein | 211388 | Kann im Importfile entfallen, wenn alle Auftragspositionen für den gleichen Kunden importiert werden sollen, in diesem Fall wird beim Import für den Kunden lt. Einstiegsfeld Auftragsvorerfassung importiert. |
Artikel (Artikelnummer) | Artikel/Leistung, die verkauft wird; Artikel muss in der NTCS bereits angelegt/vorhanden sein | 220k | |
| Menge | Menge | 3 | |
Einheit | Einheit | Stk | Kann im Importfile entfallen, wenn Einheit immer die Verkaufseinheit lt. Artikel in der NTCS ist. |
In der Praxis ist es meist sinnvoll, folgende Felder in der Importdatei vorzusehen:
- Erfassungskennzeichen
- Kundennummer
- Artikelnummer
- Menge
- Einheit
Die Importfunktion kann wie folgt aufgerufen werden:
Der Import funktioniert wie alle Importe der Textdateien im Programm. Es muss im Importfenster eine Importdatei ausgewählt werden. Danach wird die Datei bzw. die Feldauswahl angepasst und die Daten werden importiert.
Eine Importvorlage für den Import von Positionen in der Auftragsvorerfassung finden Sie hier: Importvorlage Auftragsvorerfassung
Hinweis
 | Beim Import über die Funktion "Textdatei importieren - Auftragsvorerfassung" können im Zuge des Imports der Auftragsdaten keine neuen Kunden oder Artikel angelegt werden. Sollen beim Import neue Kunden angelegt werden, kann die Funktion CSV-Auftragsdatei importieren verwendet werden. Nähere Informationen zu dieser Funktion finden Sie in der Themenhilfe Funktion "CSV-Auftragsdatei importieren". |
Beispiel: Erzeugung Importdatei in Excel und Import in Auftragsvorerfassung
Die notwendigen Erstellung bzw. Anpassungen der Spalten und Daten für den Import können z. B. in Microsoft Excel erfolgen.
Schritt 1: Erstellung bzw. Anpassung der Daten in Excel
In Excel werden die gewünschten Daten erfasst bzw. für den Import angepasst. In der ersten Zeile sollte jeweils die Überschrift zu den Daten der nachfolgenden Zeilen erfasst werden.
Die Kunden bzw. die Artikel, die für den Import benötigt werden (jene Kunden und Artikel, die ins Excel-File eingetragen werden), müssen bereits im System vorhanden sein oder sonst vor dem Import angelegt werden.
Schritt 2: Speicherung als CSV-Datei
Ist die Erfassung bzw. Anpassung der Daten abgeschlossen, so muss das Excel-Datenblatt nun als CSV-Datei gespeichert werden. Dazu ist in Excel der Befehl "Speichern unter" auszuführen und beim Dateityp "CSV (Trennzeichen-getrennt") (*.csv)" auszuwählen.
Anschließend muss die Datei in Excel geschlossen werden.
Achtung!
 | Bleibt die Datei in Excel geöffnet, so behält Excel Zugriff auf die Datei und blockiert Zugriffsversuche von anderen Programmen. Infolgedessen kommt es beim anschließenden Import der Daten in die NTCS zu einer Fehlermeldung, da nicht auf die Importdatei zugegriffen werden kann. |
Schritt 3: Import der CSV-Datei in die Auftragsvorerfassung
In der Auftragsvorerfassung kann nun der Import der erzeugten CSV-Datei mit den Importdaten erfolgen.
Dazu ist in der Auftragsvorerfassung aus dem Fenstermenü → Extras → die Funktion "Textdatei importieren - Auftragsvorerfassung" aufzurufen.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Import-Datei (also die vorbereitete CSV-Datei) ausgewählt werden muss bzw. die letzten Anpassungen ans System vorgenommen werden.
Beim Feld "Importdatei" wählen Sie die zu importierende Datei aus. Sind in der CSV-Datei Spaltenüberschriften vorhanden, muss beim Feld "Erste Zeile ignorieren" "Ja" ausgewählt werden.
Im Bereich "Vorschau" werden die ersten Zeilen der Importdatei angezeigt. Hier ist es jetzt noch wichtig, die Überschriften aus der Datei mit den Spaltenüberschriften lt. NTCS in Übereinstimmung zu bringen, damit die richtigen Werte in die richtigen Felder importiert werden. Dies erfolgt über die Feldauswahl. Dazu auf die Schaltfläche "Feldauswahl" klicken.
Es öffnet sich nun das Fenster "Feldauswahl". Im linken Bereich werden allen möglichen Felder angezeigt. Im rechten Bereich werden die aktiven Felder angezeigt. Felder können nun zu den aktiven Feldern hinzugefügt oder entfernt werden. Mittels verschieben der Felder kann die Reihenfolge angepasst werden. Mit "Ok" kann die Feldauswahl dann übernommen werden.
Hinweis
| Befinden sich in der Importdatei Spalten, die nicht in Felder der NTCS importiert werden sollen, dann können diesen Spalten in der Feldauswahl Platzhalter zugeordnet werden. So ist gewährleistet, dass die gewünschten Spalten in die gewünschten Felder importiert werden und ungewünschte Spalten durch Platzhaltern quasi übersprungen werden. |
Mit "Ok" wird der Import der Auftragspositionen ins System gestartet.
Sobald der Import erfolgreich durchgelaufen ist, werden die importierten Aufträge bzw. Auftragspositionen in der Auftragsvorerfassung angezeigt.
Hinweis
| Wird ein Artikel importiert, welcher für den Verkauf gesperrt ist, kann über folgenden Parameter definiert werden, ob die Daten zwar in die Auftragsvorerfassung importiert, diese danach aber nicht verarbeitet werden dürfen.
Ist im Parameter aktiviert worden, dass die Daten importiert werden dürfen, wird der Datensatz zwar in die Auftragsvorerfassung importiert, bleibt dort jedoch auch nach der Verarbeitung der Daten bestehen. Er wird mit einer Notiz versehen, dass dieser Artikel nicht verarbeitet werden kann, da er für den Verkauf gesperrt ist.  |
Spezial: Standardwerte ermittlen
Bereich Warenwirtschaft → Verkauf → Weitere Funktionen → Auftragsvorerfassung → Fenstermenü → Extras → Textdatei importieren - Auftragsvorerfassung → Fenstermenü → Ansicht → Parameter
Im Importfenster wird dadurch der Bereich "Standardwerte ermitteln" angezeigt.
Grundsätzlich sind bei Standardwerte ermitteln alle Bereiche angehakt. Das bedeutet, dass bereits beim Import einer CSV-Datei gewisse Daten aus den NTCS Stammdaten ermittelt und auf die Position in der Auftragsvorerfassung übernommen (z. B. Liefer-/Rechnungsadresse zum übergebenen Kunden) bzw. dort angezeigt werden (z. B. Preise).
Bei Import von großen Datenmengen (d. h. vielen Auftragspositionen) kann es aus Performancegründen (Dauer des Imports) sinnvoll sein, die Ermittlung von gewissen Standardwerten beim CSV-Import zu deaktivieren. Fehlende Standardwerte werden dann gegenenfalls bei der Auftragserstellung nachermittelt.
Die Ermittlung der Standardwerte kann für folgende Bereiche deaktiviert werden:
- Artikel
- Kundenartikel
- Preisfindung
- Adressfindung
- Tourfindung
- Zahlungsart
Für welche Bereiche die Ermittlung der Standardwerte beim Import abgeschaltet werden kann, hängt vor allem auch von den Importdaten ab. Enthält z. B. das Importfile neben der Kunden- und Artikelnummer nur die Menge, aber nicht die Einheit, dann muss bereits beim Import die Einheit aus dem NTCS Artikelstamm ermittelt werden. Wird nun für Artikel die Ermittlung der Standardwerte deaktiviert, so schlägt der Import fehl. Andererseits kann z. B. die Adressfindung deaktiviert werden, da dann die Ermittlung der Liefer-/Rechnungsadresse beim Auftragserstellung durchgeführt wird.
Spezial: Aufträge mittels CSV-Import aktualisieren
Bereits bestehende Aufträge können mittels CSV-Import in die Auftragsvorerfassung aktualisiert werden.
Es können diverse zusätzliche Kopf- und Positionsdaten ergänzt oder aber auch bestehende Positionen manuell fertiggemeldet oder gelöscht werden.
Dafür sind mindestens folgende Felder zu übergeben:
- Aktion (Änderung-Neu, Änderung-Bearbeiten, Änderung-Löschen)
- Auftrag Erf-Kz
- Auftrag Erf-Nr
- Auftrag Pos.LfdNr (wenn für eine Position eine Änderung vorgenommen werden soll)
- F-Kz (wenn ein Auftrag oder eine Position manuell fertiggemeldet werden soll)
In der CSV-Datei muss (am besten an erster Stelle) das Feld "Aktion" (MCA_AVE_MENGENKZ) mit folgenden Werten enthalten sein:
0 ... neuer Auftrag (= Standardwert bzw. Rückfallebene)
2 ... neue Position zu bestehenden Auftrag
3 ... Änderung zu bestehender Position
4 ... Löschen einer Auftragsposition
Zusätzlich ist es notwendig eine Referenz auf die bestehende Auftragsposition einzutragen:
Kunde;Kundenbestellnr;Kd-BestPosNr oder
Erf-Kz;Auftrag Erf-Nr;Auftrag Pos.LfdNr
0 ... neuer Auftrag (= Standardwert bzw. Rückfallebene)
2 ... neue Position zu bestehenden Auftrag
3 ... Änderung zu bestehender Position
4 ... Löschen einer Auftragsposition
Zusätzlich ist es notwendig eine Referenz auf die bestehende Auftragsposition einzutragen:
Kunde;Kundenbestellnr;Kd-BestPosNr oder
Erf-Kz;Auftrag Erf-Nr;Auftrag Pos.LfdNr
Beispiele
 | Beispiel 1 - Neuer Auftrag: NTCS_CONSTID_INFO%5%MCU_AVE_AUFTRAGGEB_KNR% MCA_AVE_KUNDENBESTELLNR%MCA_AVE_KDBESTPOSNR% MCA_AVE_ARL_ARTIKELNR%MCA_AVE_MENGE% Kunde;Kundenbestellnr;Kd-BestPosNr;Artikel;Menge 200002;20231210-2;1;s1;1 Beispiel 2 - Update per "Kd-BestPosNr": NTCS_CONSTID_INFO%6%MCA_AVE_MENGENKZ% MCU_AVE_AUFTRAGGEB_KNR%MCA_AVE_KUNDENBESTELLNR% MCA_AVE_KDBESTPOSNR%MCA_AVE_PREIS%MCA_AVE_LIEFERTERMIN Aktion;Kunde;Kundenbestellnr;Kd-BestPosNr;Preis;Liefertermin 3;200002;20231210-2;1;24,99;23.12.2023 Beispiel 3 - Update per "Auftrag Pos.LfdNr": NTCS_CONSTID_INFO%6%MCA_AVE_MENGENKZ% MCA_AVE_ERZ_ERFASSUNGSKZ%MCA_AVE_AUFTRAG_ERFASSUNGSNR% MCA_AVE_AUFTRAG_ERFASSPOSLFDN%MCA_AVE_PREIS% MCA_AVE_LIEFERTERMIN Aktion;Erf-Kz;Auftrag Erf-Nr;Auftrag Pos.LfdNr;Preis;Liefertermin 3;AUF;15;1;19,99;25.12.2023 |
Hinweis
| Ist die Erfassungsnummer eindeutig, kann über folgenden Parameter gesteuert werden, ob bestehende Aufträge auch ohne Übergabe des Erfassungskennzeichens upgedatet werden.
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Spezial: Automatisierung Standard-CSV-Import
Die Funktion "Textdatei importieren - Auftragsvorerfassung" kann auch über Stapelaufruf automatisiert werden:
