XRechnung (UBL)
Grundlegende Informationen zu elektronischen Rechnungen finden Sie in der Themenhilfe unter Elektronische Rechnung.
Allgemein
Der Schematyp XRechnung (UBL) stellt ein standardisiertes XML-Format für Deutschland (z. B. für die Deutsche Bahn) dar.
Hinweis
 | Wichtige Informationen zu den Einstellungen in den Stammdaten, die zum Teil zwingend notwendig sind, sowie Informationen zu den weiteren Bestandteilen der XML-Rechnung finden Sie hier: Informationen zur elektronischen Rechnung |
Die Einstellungen der XRechnung erfolgen vorzugsweise über den EDI-Assistenten.
Einstellungen der XRechnung
Nutzen Sie den EDI-Assistenten, um die notwendigen Einstellungen zur elektronischen Rechnung durchzuführen. Der EDI-Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch alle notwendigen Einstellungen.
Im ersten Schritt wählen Sie die Firma aus, in der Sie die E-Rechnungen ausgeben möchten und geben eine Bezeichnung/Beschreibung der anzulegenden E-Rechnung an.
Im zweiten Schritt wählen Sie mit dem Feld Schematyp den Schematyp XRechnung (UBL) aus:
Im Schritt 3 werden die Details zur Schnittstelle angegeben.
Beim Schematyp XRechnung (UBL) wird beim XML-Dateinamen *xml vorgeschlagen, da beim Ausdruck der Rechnung eine XML-Datei erstellt wird.
Bei der Auswahl der Datenquelle gibt es drei Möglichkeiten:
- Es soll ein neues Ausdrucksmodell (inklusive Details wie Druckereinstellungen) angelegt werden.
- Es soll ein neues Detail zu einem bereits bestehenden Ausdrucksmodell angelegt werden.
- Es soll ein bestehendes Ausdrucksmodell (inklusive Details und der bestehenden Druckereinstellungen) kopiert werden. Bei dieser Option wird der Kopie noch ein zusätzliches neues Detail für weitere mögliche individuelle Einstellungen hinzugefügt.
Hinweis
| In den Ausdrucksmodellen wird im Hintergrund das Ausdrucksmodell für die X-Rechnung mit dem dazugehörigen XML-Report im UBL-Format angelegt.  |
Im Schritt 7 können zusätzlich individuelle Anforderungen an die EDI-Formate mit entsprechender Konvertierung umgesetzt werden. Dieser Schritt ist für verschiedene Anwendungsfälle relevant, für die elektronische Rechnung kann dieser Schritt allerdings mit "Weiter" übersprungen werden.
Mit "Weiter" erscheint im Schritt 8 die Meldung, dass ein neuer Nachrichtentyp für die EDI-Rechnung angelegt worden ist.
Im Schritt 8 kann bei Bedarf mit der Abfrage "Automatischer Datentransfer erwünscht?" ein Stapel für den automatischen Export der EDI-Rechnung angelegt werden.
Wird der automatische Datentransfer via Stapel gewünscht, kommt es am Ende des EDI-Assistenten zu einer Erfolgsmeldung und der Assistent kann anschließend geschlossen werden.
Hinweis
| Mit dem Ausführen des EDI-Assistenten wird im Hintergrund im EDI-Einheitenmapping eine EDI-Einheitentabelle "Invoice UBL" geladen, die für das Einheitenmapping bei der EDI-Rechnung mittels ZUGFeRD oder XRechnung notwendig sein kann.  |
Einstellungen für die automatische Validierung und den Export der Datei mit einem Stapel
Wird im Schritt 8 des EDI-Assistenten der automatische Datentransfer via Stapel gewünscht, können die Stapeleinstellungen über Tools → Tools → Administration → Stapelverarbeitung → Stapeldefinition kontrolliert werden.
Hinweis
| Bei den Stapelschritten erfolgt mit dem Validieren der Daten die Prüfung der XML-Datei auf deren korrekten Aufbau und anschließend erfolgt der Export der Datei. |
Im Bereich der Stapelparameter wird ein Vorschlagswert zum Stapelschritt gespeichert, über welchen nähere Informationen über die Nachrichtentypen kontrolliert werden können.
Der angelegte Nachrichtentyp ist über TOOLS → Tools → Administration → EDI → Nachrichtentypen zu finden.
Darin werden die Einstellungen gespeichert, wohin die Dateien abgelegt werden, welchen Dateinamen diese erhalten und welcher Modus (z. B. Verzeichnis) gewählt worden ist.
Hinweis
| Mit "Bearbeiten" könnte z. B. der Modus auf "FTP" oder "SFTP" geändert werden und die dazugehörigen Daten wie "Servername", "Benutzername", "Passwort", "FTP-Pfad" könnten eingetragen werden.  |
Erstellen der elektronischen Rechnung
Nach dem Sie den EDI-Assistenten zu Ende geführt haben und gegebenenfalls die Stapel-Einstellungen, die Ausdrucksmodelle bzw. die möglichen Zuordnungen zu bestimmten Kunden, Kundengruppen etc. im Ausdrucksmodellmanagement kontrolliert haben, können Sie mit dem Ausdruck der elektronischen Rechnungen im UBL-Format starten.
Hinweis
| Erfolgt keine Zuordnung im Ausdrucksmodellmanagement, müssen Sie direkt beim Ausrucksdialog der Rechnung das entsprechende Ausdrucksmodell für die X-Rechnung auswählen. Wichtig für den Ausdruck der elektronischen Rechnung ist, dass ein Originalausdruck erfolgt.  |
Die generierte XML-Datei ist nach dem Originalausdruck in der Übersicht der Nachrichten mit dem Status "Generiert" ersichtlich.
Der Inhalt der Datei kann entweder mit rechter Maustaste → Inhalt anzeigen oder im Verzeichnis, das im EDI-Assistenten angegeben wurde, angesehen werden.
Hinweis
| Mit dem Durchführen des angelegten Stapels erfolgt die Validierung und der Export dieser Datei. Danach erhält die Datei den Status "Exportiert". |
Hinweis
| Die EDI-Rechnung kann auch ohne Lizenz erstellt werden: Übersicht der Rechnungen oder Aufträge mit der rechten Maustaste → Ausdruck → EDI-Rechnung (Standard)  Anschließend können der gewünschte Rechnungstyp und die Version ausgewählt werden. Vorgeschlagen wird hierbei die aktuellste Version.  Nach dem Original-Ausdruck kann die Datei dorthin gespeichert werden, von wo aus diese weiterverarbeitet werden soll. |
