FAQ Rechnung
In diesem Dokument finden Sie die FAQ zum Thema "Rechnung". Einen Überblick über alle FAQ-Themen zur Auftragserstellung finden Sie unter FAQ Auftragserstellung.
Ausdruck
Wie kann eine Rechnung gedruckt werden?
Die Erstellung bzw. der Ausdruck einer Rechnung ist bei Aufträgen möglich, deren Erfassungsart dies erlaubt, z. B. bei "Dienstleistungsrechnung", "Faktura (mit internem Lieferschein)" oder "Auftrag (mit Lieferschein)".
Sobald alle Rechnungsvorschläge vorhanden sind, kann die Rechnung gedruckt werden. Handelt es sich um einen Auftrag mit der Erfassungsart "Auftrag (mit Lieferschein)" muss der Lieferschein gedruckt und verbucht sein, damit Rechnungsvorschläge vorhanden sind und die Rechnung erstellt werden kann.
In der Auftragserfassung oder in den Aufträgen kann der Druck über die Funktion "Rechnung" gestartet werden.
Beispiel
 |   |
Weitere Informationen zum Rechnungsdruck finden Sie hier.
Wie kann ich eine Vorschau einer Rechnung erstellen?
Um eine Vorschau der nächsten Rechnung zu erstellen, ohne dass die Rechnung sofort im Original gedruckt werden muss, kann ein Kontrollausdruck der Rechnung angefertigt werden.
Dazu den Druck der Rechnung starten und im Druckdialog beim Feld "Druckart" die Ausprägung "Kontrollausdruck - Vorschau nächste Rechnung" einstellen. Die anderen Felder wie gewünscht befüllen. Soll die Vorschau nur am Bildschirm geöffnet werden, kann zusätzlich das Feld "Ausdrucksvorschau" aktiviert werden.
Nachdem mit "Ok" bestätigt worden ist, erscheint die Vorschau der nächsten Rechnung am Bildschirm.
Mit einem Kontrollausdruck wird noch keine Rechnung mit Nummer erstellt. Dies geschieht erst beim Druck der Rechnung mit der Druckart "Originalausdruck". Auch Archivierung, Versand per E-Mail etc. (lt. Ausdrucksmodell) werden erst beim Druck der Originalrechnung ausgeführt.
Hinweis
 | Wird nicht nur eine Vorschau, sondern eine Originalrechnung ohne Rechnungsnummer, aber mit Archivierung und Freigabeprozess benötigt, kann dies mit der Rechnungsfreigabe ohne Workflow bzw. Rechnungsfreigabe mit Workflow abgebildet werden. |
Wie kann eine Rechnung nachgedruckt werden?
Im Fenster Rechnungen wird zunächst die gewünschte Rechnung markiert. Über das Fenstermenü → Ausdruck → Drucken kann die ausgewählte Rechnung im Kontrollausdruck nachgedruckt werden. Dazu ist im Druckdialog bei der Druckart die Option "Kontrollausdruck (Nachdruck)" zu wählen.
Wie kann eine PDF-Datei beim Kontrollausdruck der Rechnung erzeugt werden?
Soll auch beim Nachdruck einer Rechnung eine PDF-Datei erzeugt werden, kann folgender Parameter gesetzt werden.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, ob auch bei einer Kontrollrechnung ein PDF erzeugt werden soll, was normalerweise unterdrückt wird. Hinweis Dies wirkt sich auf die Kontrollausdrucksvorschau als auch beim Nachdruck einer bereits Original gedruckten Rechnung aus. Wichtig dabei ist, daß in den Druckereinstellungen des Ausdrucksmodells "PDF Name" und "PDF Ausgabeverzeichnis" angegeben sind. |
Wie kann die Sortierung der Positionen auf der Rechnung festgelegt werden?
Die Sortierung der Positionen kann im Ausdrucksmodelldetail im Feld "Ausdruckssortierung (Positionen)" eingestellt werden.
Ist beim Feld "Ausdruckssortierung (Positionen)" die Ausprägung "lt. Parameter "Ausdruckssortierung (Positionen)"" ausgewählt, wird die Einstellung des folgenden Parameters berücksichtigt.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, nach welchen Kriterien die Positionen auf der Einzel-/Sammelrechnung sortiert werden sollen. 0 - Ohne spezielle Sortierung 1 - Sortierung nach Erfassungsgruppen 2 - Sortierung nach LFS/Rechnungs-Gruppen 3 - Sortierung nach Warengruppen: Sortierungsreihenfolge Warenhauptgruppe - Warenuntergruppe 4 - Sortierung nach Artikelnummer 5 - Sortierung nach Erfassungsgr. + Artikelnummer 6 - Sortierung nach LFS/Rechnungs-Gruppen + Artikelnummer 7 - Sortierung nach Warengruppen + Artikelnummer: Sortierungsreihenfolge Warenhauptgruppe - Warenuntergruppe - Artikelnummer 8 - Sortierung nach Erfassungsgr. + Warengruppe: Sortierungsreihenfolge Erfassungsgruppennummer - Warenhauptgruppe - Warenuntergruppe 9 - Sortierung nach Erfassungsgr. + Warenhauptgruppe: Sortierungsreihenfolge Erfassungsgruppennummer - Warenhauptgruppe 12 - Sortierung nach Liefertermin 13 - Sortierung nach Erfassungsgr. + Liefertermin 19 - Sortierung nach LFS-/Rechnungsgruppe und Lieferscheindatum 20 - Sortierung nach LFS-/Rechnungsgruppe und Lieferscheindatum (intern + extern) 21 - Sortierung nach Warengruppe + Ausdruck Sortierfeld: Auf der Position kann hierfür das Feld "Ausdruck Sortierfeld" per Makro zum Beispiel mit dem Artikelmatchcode oder der Artikelbezeichnung befüllt werden. Hinweise Bei den Ausprägungen "2", "6", "19" und "20" kann eine Überschrift je Lieferschein gedruckt werden, jedoch keine Summe. Die Einstellung des Parameters kann mit dem Feld "Ausdruckssortierung (Positionen)" am Ausdrucksmodelldetail übersteuert werden. Somit hat der Parameter nur dann Auswirkung, wenn beim Feld am Ausdrucksmodelldetail die Option "lt. Parameter "Ausdruckssortierung (Positionen)"" ausgewählt ist. |
Beim Rechnungsdruck kann im Druckdialog die Einstellung übersteuert werden. Im Feld "Ausdruckssortierung" wird die Ausprägung "lt. Parameter "Ausdruckssortierung (Positionen)"" vorgeschlagen. Diese kann aber auch für eine einzelne Rechnung umgestellt werden.
Kann beim Rechnungsdruck ein Kopftext eingegeben werden?
Wird der folgende Parameter auf "Ja" gestellt, kann im Druckdialog beim Rechnungsdruck mittels F8-Funktion ein Kopftext eingetragen werden.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Am Erfassungskennzeichen bzw. am Kunden kann der Kopftext (Rechnung) analog zu den bereits bestehenden Rechnungstexten als Vorschlag hinterlegt werden. Definition, ob diese Texte beim Rechnungsdruck noch bearbeitet werden können bzw. das Programm bei Fehlen der Texte (Rechnung) auf den Kopftext lt. Auftrag zurückgefallen wird. |
Ist im Auftrag das Feld "Koptext (Rechnung)" befüllt, kann dieses im Druckdialog unter "Kopftext" abgeändert werden. Der geänderte Text wird nicht auf den Auftrag zurückgeschrieben, sondern ist lediglich in der Rechnung ersichtlich!
Gibt es im Auftrag einen "Koptext" und einen "Kopftext (Rechnung)", wird bei Änderungen im Feld "Kopftext" im Druckdialog der Rechnung nur der "Kopftext (Rechnung)" überschrieben. Das Feld "Kopftext" bleibt gleich.
Gibt es im Auftrag einen "Koptext" und einen "Kopftext (Rechnung)", wird bei Änderungen im Feld "Kopftext" im Druckdialog der Rechnung nur der "Kopftext (Rechnung)" überschrieben. Das Feld "Kopftext" bleibt gleich.
Warum kann für den Auftrag keine Einzelrechnung gedruckt werden?
Dafür können mehrere Gründe verantwortlich sein:
- Für einen Auftrag kann nur dann eine Rechnung gedruckt werden, wenn Rechnungsvorschläge vorhanden sind.
- Ist auf den Rechnungsvorschlägen ein "Verrechenbar ab"-Datum enthalten, kann die Rechnung erst ab diesem Datum gedruckt bzw. kann die Rechnung nur mit einem Rechnungsdatum nach dem "Verrechenbar ab"-Datum ausgestellt werden.
- Kommt die Meldung, dass für diesen Auftrag keine Einzelrechnung gedruckt werden kann, da am Auftragskopf das Feld "Nur Sammelrechnung" auf "Ja" steht, sind nur Sammelrechnungen für den Auftrag erlaubt.
Soll ein Auftrag davon ausgenommen werden, kann das Feld "Nur Sammelrechnung" in den Kopfdaten der Auftragserfassung für den gewünschten Auftrag auf "Nein" umgestellt werden.
Welcher Name wird im Standard im QR-Code auf der Rechnung angedruckt?
Im Standard wird in Österreich beim Feld "QR-Code Zahlungsinformationen" das STUZZA-Format für den QR-Code auf der Rechnung verwendet.
Der Name ergibt sich dabei wie folgt:
- Ist bei der eigenen Bankverbindung ein Kontoinhaber hinterlegt, so wird dieser im QR-Code verwendet.
- Ist bei der Bankverbindung das Feld "Kontoinhaber" leer, werden als Name die Felder "Name" und "Name 2" des Firmenstamms verwendet.
Fenster "Rechnungen"
Wo finde ich die Rechnungen?
Sobald die Rechnung im Original gedruckt worden ist, gibt es mehrere Möglichkeiten, wo die Rechnungen zu finden sind:
- Im Reiter Rechnungen in der Auftragserfassung
- Im Fenster Aufträge über das Fenstermenü → Funktionen → Detailinfo → Rechnungen
- Im Fenster Rechnungen
Kann ich das Fenster "Rechnungspositionen" zum Hauptmenü/Startmenü hinzufügen?
Über das NTCS Hauptmenü können beliebige Fenster mit rechter Maustaste und der Funktion "Zu BMD Start hinzufügen" zum Startfenster hinzugefügt werden.
Wie markiert man mehrere Datensätze in den Rechnungen?
Um mehrere Datensätze in diesem Fenster zu markieren, können mit gedrückter UMSCHALT-Taste ganze Bereiche markiert werden. Einzelne Datensätze können durch Anklicken mit gedrückter STRG-Taste ausgewählt werden.
Wie können Rechnungen summiert werden?
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen für die Summierung von Rechnungen zur Verfügung:
- Im Fenster Rechnungen kann gefiltert werden, wenn dies gewünscht ist. Danach kann z. B. beim Feld "Summe exkl. USt" eine Summe gebildet werden (über rechte Maustaste auf das Feld → Extras → Statistik/Summen anzeigen).
- Im Fenster Rechnungen kann eine Bildschirmliste mit Summe erstellt werden. Die Bildschirmliste finden Sie über das Fenstermenü → Ausdruck → Bildschirmliste.
- Im Fenster Auswertungen kann eine Auswertung auf Basis der Rechnungspositionen erstellt werden. Informationen zu den Auswertungen finden Sie in Auswertungen in der WWS.
Wo kann ich sehen, mit welchem Ausdrucksmodell eine Rechnung erzeugt worden ist?
Im Fenster Rechnungen kann das Feld "Ausdr-Mod-Nr" (Ausdrucksmodellnummer) eingeblendet werden. In diesem Feld wird die Nummer des Ausdrucksmodells gespeichert, mit dem der Originalausdruck der Rechnung erfolgt ist.
Wie sehe ich im Fenster "Rechnungen", von welchem Auftrag die Rechnung stammt?
Im Fenster "Rechnungen" ist im Bereich der Rechnungspositionen in den Feldern "Erf.-Kennz." (Erfassungskennzeichen) und "Erf.-Nr." (Erfassungsnummer) ersichtlich, von welchem Auftrag eine Rechnungsposition stammt.
Da mehrere Aufträge zu einer Rechnung zusammengefasst werden können (Sammelrechnung), ist eine Ansicht am Rechnungskopf nicht möglich, sondern nur auf der Rechnungsposition.
Warum ist in den Rechnungspositionen die Artikelbezeichnung des Artikelstamms zu sehen?
In den Rechnungspositionen ist in der Standardfeldauswahl die Artikelbezeichnung des Artikelstamms (ARL_ARTIKELBEZ) eingeblendet, da nach dieser Artikelbezeichnung gefiltert werden kann.
Möchten Sie die Artikelbezeichnung der Rechnungsposition sehen, kann diese über die Feldauswahl eingeblendet werden (RNP_ARTIKELBEZ), z. B., wenn die Artikelbezeichnung oft in der Auftragsposition angepasst wird oder wenn mit Diversartikeln gearbeitet wird.
Warum ist der Reiter "Journal" bei der Rechnung leer, obwohl ich die Rechnung nachermittelt habe und diese in der FIBU finde?
Ist der Reiter "Journal" leer, obwohl die Rechnung in der FIBU vorhanden ist, kann es daran liegen, dass hier nur Buchungen angezeigt werden, die mit der Originalverbuchung in die FIBU ausgelöst werden. Ist die FIBU Buchung erst durch die Nachermittlung einer Rechnung entstanden, wird diese FIBU Buchung hier nicht angezeigt. Daher kann es dazu kommen, dass der Reiter "Journal" trotz vorhandener Buchung in der FIBU leer bleibt.
Wo finde ich im Fenster "Rechnungen" die Lieferscheinnummer?
Im Fenster Rechnungen kann über das Burger-Menü → Layout der Reiter Lieferscheinpositionen eingeblendet werden.
Außerdem kann die Spalte "Lfs-Nr" (RNG_LIEFERSCHEINNR) eingefügt werden.
Lieferschein und Rechnung
Warum ist ein bestimmter Lieferschein nicht auf der Rechnung?
Bitte kontrollieren Sie, ob der gewünschte Lieferschein verbucht ist (Feld "Verbuch-Kz" in den Lieferscheinen).
Nur verbuchte Lieferscheine werden auf der Rechnung berücksichtigt.
Ist der Lieferschein verbucht, aber nicht auf der Rechnung, kontrollieren Sie, ob der Lieferschein schon mit einer anderen Rechnung verrechnet worden sind (Felder "verrechnet" und "RechNr" auf dem Lieferscheinkopf in den Lieferscheinen).
Können mehrere Lieferscheinnummern auf einer Rechnung angedruckt werden?
Ja, am Rechnungsreport werden über das Feld "Lieferschein-Nr-Aufstellung" alle Lieferscheinnummern zu einer Rechnung angedruckt.
Werden nicht alle Lieferscheinnummern auf der Rechnung angedruckt, kontrollieren Sie bitte am Report das Feld "Lieferschein-Nr-Aufstellung".
Dies ist aus dem Ordner "Rechnungs-Kopf-Daten" zu nehmen (MCU_RNG_LIEFERSCHEINNR_AUFSTELLUNG).
Wird nur eine Lieferscheinnummer angedruckt, obwohl es mehrere Lieferscheine zur Rechnung gibt, kontrollieren Sie bitte das Format des Feldes. Dazu öffnen Sie mit rechter Maustaste die Funktion "Formatieren..." auf dem Feld "Lieferschein-Nr-Aufstellung".
Bei "Typ" muss die Ausprägung "Standard Text" ausgewählt sein. Nur dann werden alle Lieferscheine angedruckt. Ist hier Zahl ausgewählt, wird nur die erste Lieferscheinnummer angedruckt.
Falls Feld und Format des Feldes am Report korrekt sind, kontrollieren Sie bitte, ob die gewünschten Lieferscheine verbucht sind und nicht bereits mit einer früheren Rechnung des Auftrags verrechnet worden sind.
Warum ist der Rechnungsdruck trotz vorhandenen Lieferscheins nicht möglich?
Wenn die Meldung kommt, dass der Druck aufgrund eines Fehlers abgebrochen worden ist, werden in der Meldung selbst schon einige mögliche Ursachen aufgezählt.
Mögliche Ursachen und was Sie dabei kontrollieren können:
| keine Positionen vorhanden | Bitte kontrollieren Sie, ob Auftragspositionen vorhanden sind, die zwar geliefert, aber noch nicht verrechnet sind. | ||
| keine Rechnungsvorschläge vorhanden | Bitte kontrollieren Sie im Reiter Rechnungsvorschläge in der Auftragserfassung, ob dort Rechnungsvorschläge vorhanden sind. Diese entstehen u. a. mit der Verbuchung des Lieferscheins. Falls keine Rechnungsvorschläge vorhanden sind, kontrollieren Sie im Reiter Lieferscheine, ob der Lieferschein verbucht ist. Wenn nicht, kann dieser manuell verbucht werden (Fenstermenü → Funktionen → Verbuchen). Eine weitere Möglichkeit zur Korrektur ist das Ausführen der Funktion Neu ermitteln. Dabei kann die Option "Werte, Mengen, Kennzeichen" ausgewählt werden.  | ||
| Verrechenbar ab - Datum noch nicht erreicht | In den Rechnungsvorschlägen kann das Feld "Verrechenbar ab" kontrolliert werden. Erst wenn dieses Datum erreicht ist bzw. wenn ein Rechnungsdatum nach diesem ausgewählt wird, kann die Rechnung gedruckt werden. | ||
| Fehler bei der Prüfung des Leistungszeitraums | Prüfen Sie bitte, ob der Leistungszeitraum der Rechnungsvorschläge mit dem eingegebenen Leistungszeitraum im Druckdialog zusammenstimmt. Die Prüfung des Leistungszeitraums wird mit folgendem Parameter aktiviert. Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck
| ||
| Ziellager fehlt bei Umbuchungsauftrag | Bitte kontrollieren Sie das Feld "Ziellager" auf der Auftragsposition. Nähere Informationen finden Sie in der Themenhilfe Umbuchungsauftrag. | ||
| vorangegangene Fehlermeldung (aus Kontrolle Lager, Charge etc.) | Falls eine vorangegangene Meldung erschienen ist und Sie diese zu schnell übersprungen haben, starten Sie bitte nochmals den Rechnungsdruck und achten Sie bitte auf die erste Meldung, die erscheint. Eventuell gibt diese schon Aufschluss darüber, warum die Rechnung nicht gedruckt werden kann. |
Wie kann ich zu einem Lieferschein zwei Rechnungen erstellen?
Möchten Sie zu einem Lieferschein mehrere Rechnungen drucken, gehen Sie bitte wie folgt vor:
In der Auftragserfassung kann im Reiter "Rechnungsvorschläge" der Bereich "Ausgewählte Rechnungsvorschläge" aktiviert werden. Dieser steht im Standard nicht zur Verfügung. Der Bereich kann über das Burger-Menü → Layout eingeblendet werden. Dort finden Sie unter "Rechnungsvorschläge" den Punkt "Ausgewählte Rechnungsvorschläge".
Im Bereich "Rechnungsvorschläge" sind alle Positionen vorhanden, die verrechnet werden können. Soll nur ein Teil davon verrechnet werden, können die gewünschten Positionen mittels der Pfeile ausgewählt werden.
Die Pfeile haben dabei folgende Funktionen:
 | Hinzufügen Der Rechnungsvorschlag, der markiert ist, wird zu den ausgewählten Rechnungsvorschlägen hinzugefügt. |
 | Alle hinzufügen Alle Rechnungsvorschläge werden zu den ausgewählten Rechnungsvorschlägen hinzugefügt. |
 | Entfernen Der markierte Rechnungsvorschlag im Bereich "Ausgewählte Rechnungsvorschläge" wird entfernt. |
 | Alle entfernen Alle Rechnungsvorschläge aus dem Bereich "Ausgewählte Rechnungsvorschläge" werden entfernt. |
Sind alle Rechnungsvorschläge, die verrechnet werden sollen, ausgewählt, kann die Rechnung für die Auswahl gedruckt werden, indem die Funktion "Rechnung" für den Rechnungsdruck ausgeführt wird.
Sollen Teilmengen von einzelnen Positionen verrechnet werden, kann der gewünschte Rechnungsvorschlag bearbeitet und die Rechnungsmenge aufgeteilt werden, indem die gewünschte Menge eingegeben und gespeichert wird.
Beispiel
| Von 10 Stk. sollen nur 3 Stk. verrechnet werden. Die restlichen 7 Stk. werden erst mit der nächsten Rechnung verrechnet. Dazu wird die Rechnungsmenge von 10 auf 3 Stk. geändert.  Mit dem Speichern sind die daraus entstandenen Rechnungsvorschläge ersichtlich.  Der Rechnungsvorschlag mit den 3 Stk. kann nun mithilfe des Pfeils nach unten in den Bereich "Ausgewählte Rechnungsvorschläge" verschoben werden.  Wird nun die Rechnung gedruckt, wird der ausgewählte Rechnungsvorschlag verrechnet.  Der Rechnungsvorschlag mit den 7 Stk. verbleibt in den Rechnungsvorschlägen, bis auch hier die Rechnung gedruckt wird.  |
Rechnung im Fenster "Aufträge"
Kann ich alle Rechnungen zu einem Auftrag im Fenster "Aufträge" anzeigen lassen?
Nein, direkt im Fenster Aufträge kann ausschließlich die letzte Rechnungsnummer und das letzte Rechnungsdatum angezeigt werden (Felder "LtztRechNr" und "Ltzt-Re-Dat").
Gibt es zu einem Auftrag mehrere Rechnungen, so können diese wie folgt angesehen werden:
- Im Fenster Aufträge können die Rechnungen zum markierten Auftrag über das Fenstermenü → Funktionen → Detailinfo aufgerufen werden.
- Im Reiter Rechnungen in der Auftragserfassung
- Im Fenster Rechnungspositionen können in den Einstiegsfeldern die Felder "Erfassungskennzeichen" und "Erfassungsnummer" hinzugefügt werden. Wird dort ein bestimmter Auftrag ausgewählt, sind alle Rechnungspositionen zu diesem Auftrag ersichtlich.
Wann wird das Feld "LtztRechNr" (Letzte Rechnungsnummer) im Fenster "Aufträge" befüllt?
Sobald die Rechnung verbucht ist, wird das Feld "LtztRechNr" mit der letzten Rechnungsnummer im Fenster Aufträge befüllt.
Wird die Rechnung im Original gedruckt, aber noch nicht verbucht, bleibt dieses Feld leer.
Verbuchung von Rechnungen
Wie kann eine Rechnung verbucht werden?
Im Standard werden Rechnungen automatisch nach dem Druck der Originalrechnung verbucht.
Werden Rechnungen beim Originalausdruck nicht automatisch verbucht, kann die Verbuchung in die Fibu auch manuell im Fenster Rechnungen über die Funktion Rechnungen verbuchen erfolgen. Die Funktion finden Sie im Fenster Rechnungen über das Fenstermenü → Funktionen.
Was passiert bei der Verbuchung einer Rechnung?
Mit der Verbuchung der Rechnung werden die Daten für die Fibu zur Verfügung gestellt. Handelt es sich um einen Auftrag mit der Erfassungsart "Faktura (mit internem Lieferschein)" entstehen mit der Verbuchung der Rechnung zusätzlich auch die Lagerbuchungen bei lagergeführten Artikeln.
Kann ich die Buchungen zu einer Ausgangsrechnung auch in der WWS sehen?
Ja, die FIBU-Buchungen von Rechnungen sind im Journal ersichtlich. Der Reiter "Journal" kann über das Burger-Menü eingeblendet werden. Dies ist sowohl im Fenster Rechnungen als auch in der Auftragserfassung im Reiter Rechnungen möglich.
Warum konnte die Rechnung nicht verbucht werden?
Bitte lesen Sie die Meldung, die beim Ausführen der Funktion "Verbuchen" erscheint. Diese Meldung gibt oft Aufschluss darüber, warum eine Rechnung nicht verbucht werden konnte. Die Meldung können Sie erneut aufrufen, indem Sie die Verbuchung noch einmal anstoßen. Dies ist im Fenster Rechnungen möglich. Markieren Sie dort die gewünschte Rechnung und führen Sie mittels rechter Maustaste die Funktion "Verbuchen" erneut aus.
Was bedeutet es, wenn beim Verbuchen der Rechnung eine Meldung kommt, dass das Konto nicht vorhanden ist?
Bitte überprüfen Sie im Bereich FIBU → Stammdaten → Konten, ob das Kundenkonto im entsprechenden Fibu-Jahr vorhanden ist.
Existiert dort kein Kundenkonto, dann sind folgende Kontrollen vorzunehmen:
- Ist in den Firmen- und FIBU-Stammdaten der Firma das aktuelle Fibu-Jahr eingestellt (Feld "Aktuelle FIBU")?
- Werden in der Warenwirtschaft Kunden bzw. Lieferanten erfasst, kontrollieren Sie bitte, ob die Personenkonten im entsprechenden Fibu-Jahr angelegt werden.
Beispiel
| Aktuelles Fibu-Jahr ist 20xx/01. Es wird ein neuer Kunde erfasst und es soll eine Rechnung für das Jahr vor 20xx für diesen Kunden erstellt werden. Da das aktuelle Fibu-Jahr aber 20xx ist, wurde das Kundenkonto für die Fibu 20xx erstellt und es würde beim Rechnungsdruck bzw. bei der Verbuchung der Rechnung die Meldung erscheinen, dass das Konto (Kundennummer) nicht vorhanden ist. Lösung: Das Kundenkonto muss in der entsprechenden Fibu manuell erfasst oder übernommen werden, damit die Rechnung im Anschluss manuell verbucht werden kann. |
Was bedeutet die Meldung "Für die Periode konnte kein Buchungskreis ermittelt werden. Buchungskreis wird von anderem Benutzer verwendet." beim Verbuchen der Rechnung?
Die Meldung sagt aus, dass aktuell in diesem Buchungskreis (in der Fibu) gearbeitet wird und daher die Rechnungsverbuchung nicht möglich ist. Um diese Blockierung zu vermeiden, kann im Bereich FIBU folgender Parameter umgestellt werden, damit 1 Kreis je Benutzer und Monat erstellt wird.
Paket FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → Allgemein
Einstellung, ob mit Buchungsmonat oder Buchungskreisen gebucht wird. 0 – Buchungsmonat (1 Kreis je Monat) 1 – Buchungsmonat (1 Kreis je Benutzer und Monat): Diese Einstellung ist notwendig, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig buchen. 2 – Buchungskreis: Mit dieser Einstellung können beliebig viele Kreise je Monat angelegt werden. Die Kreise müssen dabei manuell angelegt werden.
|
Hinweis
| Falls Sie Unterstützung bei der Einstellung des Parameters benötigen, wenden Sie sich bitte an den FIBU Support. |
Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.Wie kann eine Rechnung bei verzögerter Fibu-Verbuchung verbucht werden?
Die Buchung in die Fibu erfolgt standardmäßig im Zuge der Verbuchung der Rechnung.
Wird allerdings der folgende Parameter aktiviert, wird mit der Verbuchung "nicht automatisch" in die Fibu gebucht.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Erfassungsdatei
Definition, ob eine verzögerte Fibu-Verbuchung erfolgen soll. 0 - Nein (Standard): Im Zuge der Verbuchung der Rechnungen werden die Buchungssätze erzeugt und in die Buchungserfassungsdatei geschrieben oder direkt in die Fibu gebucht. 1 - Ja: Das Schreiben der Fibu-Buchungssätze erfolgt in einem nachgelagerten, vom Anwender angesteuerten Schritt: Rechnungen → Kontextfunktion "In Fibu verbuchen" Hinweis: Die Kontextfunktion "In Fibu verbuchen" wird erst mit der Ausprägung "1 - Ja" im Fenster "Rechnungen" verfügbar. Hinweis: Der Parameter ist ausschließlich für Ausgangsrechnungen wirksam. |
Wenn der Parameter aktiviert ist, gibt es eine eigene Funktion "Rechnungen in FIBU verbuchen". Diese Funktion ist zu finden im Fenster Rechnungen über das Fenstermenü → Funktionen.
Die Funktion kann ebenso über das Kontextmenü mit rechter Maustaste zu einer ausgewählten Rechnung ausgeführt werden. Die Funktion "In Fibu verbuchen" öffnet die Abfrage "Rechnung in die Fibu verbuchen?".
Hinweis
| Das Kennzeichen "FIBU verbucht" am Rechnungskopf zeigt an, ob die Rechnung in die FIBU verbucht worden ist.  |
Wie können Ausgangsrechnungen automatisch in die FIBU übergeleitet werden?
Mit dem Verbuchen von Rechnungen werden diese der FIBU zur Verfügung gestellt.
Siehe dazu folgende FAQ:
- Wie kann eine Rechnung verbucht werden?
- Wie kann eine Rechnung bei verzögerter Fibu-Verbuchung verbucht werden?
Voraussetzung für eine automatische Überleitung der Ausgangsrechnungen in die FIBU ist, dass der folgende Parameter aktiviert ist:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Warenwirtschaft allgemein → Allgemein
Definition, ob beim Verbuchen von Ausgangsrechnungen und Ankaufsrechnungen Buchungen für die Fibu erzeugt werden bzw. ob bei Bonus und Packstoffauswertung Buchungen für die Fibu erzeugt werden können. |
Zusätzlich ist es notwendig, dass folgender Parameter leer ist:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Warenwirtschaft allgemein → Buchungserfassungsdateien
Hinterlegung des Dateinamens der Buchungserfassungsdatei. Hinweis: Gilt nur für Ausgangsrechnungen. Zusammengefasst unser Beratungsansatz: a) Direktverbuchung ist immer unsere Empfehlung b) Wenn die Buchhaltung den Zeitpunkt der Verbuchung entscheiden möchte "Verzögerte Fibu-Verbuchung" c) BuErf nur wenn Fibu extern geführt wird! 5x-BuErf a) Bei Nachermittlungen wird zu dem Dateinamen am ENDE fix ein "N" hinzugefügt. b) Sind Platzhalter im Dateinamen definiert, so werden diese ersetzt. c) Sind keine Platzhalter vorhanden, so wird das WJ-Beginn-Jahr 2stellig hinten ergänzt. NTCS BuErf a) Bei Nachermittlungen wird zu dem Dateinamen am ENDE fix ein "N" hinzugefügt. b) Sind Platzhalter im Dateinamen definiert, so werden diese ersetzt. c) Sind keine Platzhalter vorhanden, so wird der Dateiname mit der Firmennummer und der Fibunummer in Form von "_FIRMENNR_FIBUNR" hinten ergänzt. Platzhalter können Sie mittels rechter Maustaste aufrufen und auswählen. Folgende stehen Ihnen zur Verfügung: - BMD User-ID - Systembenutzer - Computername - Firmennummer - Fibu-Nummer - Filialnummer |
Falls im Parameter ein Pfad vorhanden ist, werden die Buchungen nicht automatisch in die FIBU übergeleitet, sondern die Buchungen müssen mittels entstandener Buchungserfassungsdatei (BuErf) in die FIBU importiert werden.
Warum findet sich die verbuchte Rechnung nicht in der Fibu?
Wenn das Verbuchungskennzeichen (Feld "Verbuch-Kz") auf der Rechnung gesetzt ist, die Rechnung aber nicht automatisch in die Fibu gebucht worden ist, kann dies folgende Gründe haben:
- Die verzögerte Fibu-Verbuchung ist durch folgenden Parameter aktiviert.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → ErfassungsdateiDefinition, ob eine verzögerte Fibu-Verbuchung erfolgen soll.
0 - Nein (Standard): Im Zuge der Verbuchung der Rechnungen werden die Buchungssätze erzeugt und in die Buchungserfassungsdatei geschrieben oder direkt in die Fibu gebucht.
1 - Ja: Das Schreiben der Fibu-Buchungssätze erfolgt in einem nachgelagerten, vom Anwender angesteuerten Schritt: Rechnungen → Kontextfunktion "In Fibu verbuchen"Hinweis: Die Kontextfunktion "In Fibu verbuchen" wird erst mit der Ausprägung "1 - Ja" im Fenster "Rechnungen" verfügbar.
Hinweis: Der Parameter ist ausschließlich für Ausgangsrechnungen wirksam.
Wenn dieser Parameter aktiviert ist, muss das Feld "Fibu verbucht" auf der Rechnung (im Fenster Rechnungen) kontrolliert werden.
Ist die Rechnung nicht in die Fibu verbucht, kann dies über die Funktion "In Fibu verbuchen" über die rechte Maustaste oder über die Funktion "Rechnungen in Fibu verbuchen" über das Fenstermenü → Funktionen durchgeführt werden. - Im folgenden Parameter ist eine Buchungserfassungsdatei hinterlegt.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Warenwirtschaft allgemein → BuchungserfassungsdateienHinterlegung des Dateinamens der Buchungserfassungsdatei.
Hinweis: Gilt nur für Ausgangsrechnungen.Zusammengefasst unser Beratungsansatz:
a) Direktverbuchung ist immer unsere Empfehlung
b) Wenn die Buchhaltung den Zeitpunkt der Verbuchung entscheiden möchte "Verzögerte Fibu-Verbuchung"
c) BuErf nur wenn Fibu extern geführt wird!
5x-BuErf
a) Bei Nachermittlungen wird zu dem Dateinamen am ENDE fix ein "N" hinzugefügt.
b) Sind Platzhalter im Dateinamen definiert, so werden diese ersetzt.
c) Sind keine Platzhalter vorhanden, so wird das WJ-Beginn-Jahr 2stellig hinten ergänzt.
NTCS BuErf
a) Bei Nachermittlungen wird zu dem Dateinamen am ENDE fix ein "N" hinzugefügt.
b) Sind Platzhalter im Dateinamen definiert, so werden diese ersetzt.
c) Sind keine Platzhalter vorhanden, so wird der Dateiname mit der Firmennummer und der Fibunummer in Form von "_FIRMENNR_FIBUNR" hinten ergänzt.Platzhalter können Sie mittels rechter Maustaste aufrufen und auswählen. Folgende stehen Ihnen zur Verfügung:- BMD User-ID- Systembenutzer- Computername- Firmennummer- Fibu-Nummer- Filialnummer
Erst wenn die Buchungserfassungsdatei in die Fibu importiert wird, ist diese Rechnung in der Fibu ersichtlich. - Der Parameter Verbuchung Fibu steht auf "Nein". Beim Verbuchen der Rechnung wird daher keine Buchung erzeugt.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Warenwirtschaft allgemein → AllgemeinDefinition, ob beim Verbuchen von Ausgangsrechnungen und Ankaufsrechnungen Buchungen für die Fibu erzeugt werden bzw. ob bei Bonus und Packstoffauswertung Buchungen für die Fibu erzeugt werden können.
Was ist zu tun, wenn Rechnungen in der Fibu fehlen?
Fehlen Rechnungen in der Fibu, welche aber in den Rechnungen vorhanden sind, kontrollieren Sie bitte wie folgt:
- Ist die Rechnung verbucht? Kontrollieren Sie bitte das Feld "Verbuch-Kz" in den Rechnungen. Ist die Rechnung nicht verbucht, können Sie dies mittels der Funktion "Rechnungen verbuchen" (Fenstermenü → Funktionen) nachholen.
- Ist die Rechnung bereits verbucht, kann eine Nachermittlung durchgeführt werden. Siehe FAQ Wie können Rechnungen nachermittelt werden?
Wie können Rechnungen nachermittelt werden?
Ist die Rechnung bereits verbucht, aber nicht in der Fibu zu finden, kann eine Nachermittlung durchgeführt werden.
Dafür die Funktion "Rechnungen verbuchen" auswählen und im Fenster "Rechnungen verbuchen" über das Fenstermenü → Extras die Funktion "Nachermittlung" aufrufen.
Das Fenster heißt nun "Nachermittlung Rechnung".
Danach geben Sie die gewünschte(n) Rechnung(en) ein und mit "Ok" wird die Nachermittlung gestartet.
Hinweise zur Nachermittlung
| Bitte kontrollieren Sie in der Fibu, bevor Sie die Nachermittlung durchführen, ob die Rechnung wirklich nicht vorhanden ist. Denn wenn diese mittels Nachermittlung der Fibu zur Verfügung gestellt ist, wird beim Importieren der Buchungen nicht geprüft, ob die Rechnung bereits vorhanden ist und könnte dann doppelt vorhanden sein. Ist die Direktverbuchung eingestellt, wird die Rechnung automatisch an die Fibu übergeben. Bei der Verbuchung über eine Buchungserfassungsdatei (BuErf) wird diese mit dem Namen "buerfN" erstellt und kann darauffolgend in die Fibu übernommen werden. |
Können Auftragspositionen, die das gleiche Konto hinterlegt haben (z. B. Erlöskonto 4000), auch in der FIBU jeweils als eigene Position gebucht bzw. dargestellt werden?
Einzelne Auftrags- bzw. Rechnungspositionen eines Rechnungsbelegs, welche die gleiche Kontonummer aufweisen, können mit dem Feld "Buchungstext (Position)" als eigene Zeile in die FIBU übergeben bzw. gebucht werden.
Weiters führt auch das Feld "Skontofähig" (Feld im Artikelstamm: Ja/Nein) zu einer separaten Buchungszeile, wenn dieses bei den einzelnen Auftragspositionen abweichend voneinander eingestellt ist. (Beispiel: Eine Auftragsposition ist skontofähig, die andere Position ist nicht skontofähig.)
Bei Sammelrechnungen gilt Folgendes: Wenn das Leistungsdatum der Rechnungspositionen voneinander abweicht und der folgende Parameter auf "0 - Rechnungsposition/Rechnungskopf" eingestellt ist, werden die Positionen auch jeweils separat in die FIBU gebucht.
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Erfassungsdatei
Definition, ob das Leistungsdatum der Rechnungsposition oder des Rechnungskopfes auf die Rechnung übergeben werden soll. 0 - Rechnungsposition/Rechnungskopf (Standard): Ist auf der Rechnungsposition kein Leistungsdatum vorhanden, wird auf das Leistungsdatum lt. Rechnungskopf zurückgefallen. 1 - Rechnungskopf: In diesem Fall erfolgt keine Splittbuchung, da es nur ein Leistungsdatum gibt. Hintergrundinformation Durch die Steuersenkung in Deutschland, ist es notwendig geworden, das Leistungsdatum auf der Positionsebene zu ermitteln, um die korrekten Steuerprozentsätze auf die Rechnung übergeben zu können. Dadurch kommt es in bestimmten Fällen zu Splittbuchungen nach Leistungsdatum in der Fibu. Beispiel Es wird jeweils ein Lieferschein per 15.10.20xx und ein Lieferschein per 31.10.20xx verrechnet. Die Rechnung wird mit demselben Konto und Steuerprozentsatz ausgestellt. Das Leistungsdatum wird anhand des Lieferscheindatums der Rechnungsposition ermittelt und mittels Splittbuchung an die Fibu übergeben. |
Warum wird eine Rechnung nach Leistungsdatum in der Fibu gesplittet?
Durch die Änderung von Steuersätzen ist es notwendig geworden, das Leistungsdatum auf Rechnungspositionsebene zu ermitteln, um die korrekten Steuerprozentsätze auf die Rechnung zu übergeben. In bestimmten Fällen führt das nun in der Fibu zu Splittbuchungen nach Leistungsdatum, obwohl dasselbe Konto mit demselben Steuerprozentsatz bebucht wird.
Beispiel
| Drei Lieferscheine mit unterschiedlichem Datum (10.10., 15.10. und 31.10.) werden mit demselben Konto und Steuerprozentsatz verrechnet. Das Leistungsdatum wird anhand des Lieferscheindatums auf der Rechnungsposition ermittelt und mittels Splittbuchung an die Fibu übergeben. |
Da diese Splittbuchungen nicht immer erwünscht sind, kann über den folgenden Parameter gesteuert werden, ob das Leistungsdatum der Rechnungsposition oder des Rechnungskopfs auf die Rechnung übergeben wird.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Erfassungsdatei
Definition, ob das Leistungsdatum der Rechnungsposition oder des Rechnungskopfes auf die Rechnung übergeben werden soll. 0 - Rechnungsposition/Rechnungskopf (Standard): Ist auf der Rechnungsposition kein Leistungsdatum vorhanden, wird auf das Leistungsdatum lt. Rechnungskopf zurückgefallen. 1 - Rechnungskopf: In diesem Fall erfolgt keine Splittbuchung, da es nur ein Leistungsdatum gibt. Hintergrundinformation Durch die Steuersenkung in Deutschland, ist es notwendig geworden, das Leistungsdatum auf der Positionsebene zu ermitteln, um die korrekten Steuerprozentsätze auf die Rechnung übergeben zu können. Dadurch kommt es in bestimmten Fällen zu Splittbuchungen nach Leistungsdatum in der Fibu. Beispiel Es wird jeweils ein Lieferschein per 15.10.20xx und ein Lieferschein per 31.10.20xx verrechnet. Die Rechnung wird mit demselben Konto und Steuerprozentsatz ausgestellt. Das Leistungsdatum wird anhand des Lieferscheindatums der Rechnungsposition ermittelt und mittels Splittbuchung an die Fibu übergeben. |
Wann ist die Rechnung der WWS als Dokument in der FIBU ersichtlich?
Wenn die Archivierung der Rechnung in der Warenwirtschaft eingestellt ist, ist dieses Dokument auch auf der Buchung in der Finanzbuchhaltung ersichtlich.
Die Einstellungen für die Archivierung finden Sie in der Druckereinstellung im Ausdrucksmodelldetail.
Hinweis
| Dies funktioniert nur, wenn die Ausgangsrechnung in der WWS verbucht worden und in der FIBU vorhanden ist. |
Sollen auch weitere Dokumente, die dem Auftrag zugeordnet sind, direkt in der FIBU zu öffnen sein, kann dies mittels Einstellung des folgenden Feldes in den Ausdrucksmodelldetails aktiviert werden:
Hier kann man einstellen, ob beim Rechnungsdruck nur das Hauptdokument in die Dokumentenzuordnung der Rechnung gespeichert wird oder auch alle anderen Dokumente, die mitgedruckt werden (z. B. Zusatzdokumente). |
Bei diesem Feld kann zwischen den Ausprägungen "Nur Hauptdokument" und "Auch Zusatzdokumente" gewählt werden. Das Rechnungsdokument ist das Hauptdokument. Zusatzdokumente sind Dokumente, die dem Auftragskopf oder den Auftragspositionen zugeordnet sind. Über die Einstellung "Auch Zusatzdokumente" können somit auch Zusatzdokumente in die Rechnungs-Dokumentenzuordnung aufgenommen werden. Diese werden an die FIBU übergeben und alle Dokumente sind somit direkt auf der Buchung in der FIBU ersichtlich.
Weiters kann am Ausdrucksmodelldetail das folgende Feld eingestellt werden:
Bei Aktivierung dieser Option wird das archivierte Dokument beim Originalausdruck automatisch in die Dokumentenzuordnung des Auftrags (des Angebots, der Anfrage, der Bestellung etc. - je nach Ausdrucksart) gespeichert. Folgende Optionen stehen bei diesem Feld zur Auswahl:
Alternativ zur Dokumentenzuordnung ist bei Lieferscheinen und Rechnung auch eine Anzeige von Lieferschein- und Rechnungsdokumenten in der Auftragserfassung möglich. Diese kann über Parameter eingestellt werden: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Allgemein → Lieferscheindokumente anzeigen Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Allgemein → Rechnungsdokumente anzeigen Dabei ist zu beachten, wenn sowohl die Einstellung "Archivierte Ausdrucksdokumente in Dokumentenzuordnung aufnehmen" als auch jene für das Anzeigen aktiviert ist, werden Lieferscheine bzw. Rechnungen doppelt bei den Aufträgen angezeigt. |
Mit diesem Feld erfolgt zusätzlich zur Archivierung eine Dokumentenzuordnung zum Auftrag. Somit kann z. B. das Rechnungsdokument zum Auftrag zugeordnet werden. Als Rückfallebene dient der folgende Parameter.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Allgemein
Definition, ob beim Originalbelegdruck mit aktiver Archivierung (Angebot, Auftragsbestätigung, interner Auftragsschein, Lieferschein, Rechnung …) das Dokument zugleich am Angebot/Auftrag zugeordnet werden soll. 0 - Nein (Standard): Der Originalbeleg wird lediglich im Archiv mit der entsprechenden Dokumentenkategorie (lt. Ausdrucksmodell) abgelegt. Es erfolgt keine Dokumentenzuordnung am Angebot/Auftrag. 1 - Ja: Der Originalbeleg wird im Archiv mit der entsprechenden Dokumentenkategorie (lt. Ausdrucksmodell) abgelegt. Zusätzlich erfolgt eine Dokumentenzuordnung am Angebot/Auftrag. Hinweise Dieser Parameter gilt als Rückfallebene für die Einstellung "Archivierte Ausdrucksdokumente in Dokumentenzuordnung aufnehmen" je Ausdrucksmodelldetail. Alternativ zur Dokumentenzuordnung ist bei Lieferscheinen und Rechnungen auch eine Anzeige von Lieferschein- und Rechnungsdokumenten in der Auftragserfassung möglich. Diese kann über Parameter eingestellt werden: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Allgemein → Lieferscheindokumente anzeigen Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Allgemein → Rechnungsdokumente anzeigen Dabei ist zu beachten, wenn sowohl der Parameter "Dokumentenzuordnung von archivierten Verkaufs-Ausdrucksdokumenten vornehmen" als auch jener für das Anzeigen aktiviert ist, werden Lieferscheine bzw. Rechnungen doppelt bei den Aufträgen angezeigt. |
Können Rechnungsdokumente mitexportiert werden, wenn die Rechnungen in eine Buchungserfassungsdatei gespeichert werden?
Über den folgenden Parameter kann definiert werden, ob die Rechnungsdokumente mitexportiert und die Dokumentenzuordnungen in der Buchungserfassungsdatei zur Verfügung gestellt werden.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Warenwirtschaft allgemein → Buchungserfassungsdateien
Definition, ob die Buchungsdokumente mitexportiert werden, wenn die Rechnungen in eine Buchungserfassungsdatei (BuErf) gespeichert werden. 0 - Nein (Standard) 1 - Ja Hinweis Die Dokumente werden im selben Verzeichnis gespeichert wie die Buchungserfassungsdatei. Dafür wird im Verzeichnis automatisch der Ordner "documents" angelegt. In der Buchungserfassungsdatei ist die Dokumentenzuordnung vorhanden. Voraussetzung dabei ist, dass die Rechnung archiviert wird. Dafür muss die Archivierung in der Druckereinstellung des Ausdrucksmodells aktiviert sein. Am Archiv muss die Firma hinterlegt sein. |
Die Dokumente werden bei aktivem Parameter im selben Verzeichnis gespeichert wie die Buchungserfassungsdatei. Dafür wird im Verzeichnis automatisch der Ordner "documents" angelegt. In der Buchungsdatei ist die Dokumentenzuordnung enthalten.
Können nicht verbuchte Rechnungen gelöscht werden?
Nein, erstellte Rechnungen können nicht gelöscht werden. Dies gilt sowohl für verbuchte als auch nicht verbuchte Rechnungen. Ist eine Rechnung falsch ausgestellt worden, ist diese Rechnung zu stornieren. Vor dem Stornieren muss die Rechnung verbucht sein.
Können Rechnungen aus der Warenwirtschaft direkt aus dem Buchungsprogramm in der Fibu verbucht werden?
Ja, im Fenster Buchen kann die Funktion "WWS-Rechnungen verbuchen" über das Fenstermenü → Buchen geöffnet werden.
Mit dieser Funktion öffnet sich das Fenster Rechnungen verbuchen.
Mit den Funktionen "Rechnungen verbuchen" und "Rechnungen in FIBU verbuchen" über das Fenstermenü → Funktionen sind die Rechnungen zu verbuchen.
Hinweis
| Die Funktion "Rechnungen in FIBU verbuchen" ist nur dann verfügbar, wenn mit verzögerter Fibu-Verbuchung gearbeitet wird. Bei verzögerter Fibu-Verbuchung kann die Rechnung zwar schon in der Warenwirtschaft verbucht sein und damit in den Statistikdaten oder der Kundenkartei zur Verfügung stehen, aber noch nicht in der FIBU zur Verfügung stehen. Die verzögerte Fibu-Verbuchung ist mittels Parameter aktivierbar. Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Erfassungsdatei
|
Über die Auswahl kann im Fenster Rechnungen verbuchen zwischen folgenden Anzeigeoptionen gewählt werden:
- Nicht verbucht: Alle nicht verbuchten Rechnungen werden angezeigt.
- Verbucht/nicht in FIBU verbucht: Alle Rechnungen, die in der Warenwirtschaft verbucht, aber noch nicht in der Fibu verbucht sind, werden angezeigt. Dies kann der Fall sein, wenn mit verzögerter Fibu-Verbuchung gearbeitet wird.
- Alle: Alle Rechnungen werden angezeigt, egal ob sie schon verbucht sind oder noch nicht.
Zahlungseingänge zu Rechnungen
Wo sind die Zahlungseingänge zu meiner Rechnung ersichtlich?
Die Zahlungseingänge können an mehreren Stellen in der Warenwirtschaft eingesehen werden:
Im Fenster Rechnungen sind die Informationen im Reiter "Zahlungseingänge" sichtbar. Falls der Reiter nicht eingeblendet ist, kann dieser über das Burger-Menü → Layout eingeblendet werden.
Im Fenster Aufträge können die Zahlungseingänge zu einem Auftrag entweder über das Fenstermenü → Funktionen → Detailinfo → Zahlungseingänge oder über das Kontextmenü mit rechter Maustaste auf den gewünschten Auftrag → Detailinfo → Zahlungseingänge geöffnet werden.
In der Auftragserfassung sind die Informationen im Reiter "Zahlungseingänge" zum gesamten Auftrag ersichtlich. Im Reiter "Rechnungen" sind die Zahlungseingänge ähnlich wie im Fenster Rechnungen zur gewählten Rechnung ersichtlich.
Im Fenster Rechnungen sind die Informationen im Reiter "Zahlungseingänge" sichtbar. Falls der Reiter nicht eingeblendet ist, kann dieser über das Burger-Menü → Layout eingeblendet werden.
Im Fenster Aufträge können die Zahlungseingänge zu einem Auftrag entweder über das Fenstermenü → Funktionen → Detailinfo → Zahlungseingänge oder über das Kontextmenü mit rechter Maustaste auf den gewünschten Auftrag → Detailinfo → Zahlungseingänge geöffnet werden.
In der Auftragserfassung sind die Informationen im Reiter "Zahlungseingänge" zum gesamten Auftrag ersichtlich. Im Reiter "Rechnungen" sind die Zahlungseingänge ähnlich wie im Fenster Rechnungen zur gewählten Rechnung ersichtlich.
Wie sehe ich im Fenster "Rechnungen", welche Rechnungen bezahlt worden sind?
Dafür kann im Fenster Rechnungen wie folgt vorgegangen werden:
- Das Feld "bez." im Fenster Rechnungen einblenden.
- Die Funktion Bezahlt-Kennzeichen ermitteln aufrufen. Die Funktion ist zu finden im Fenster Rechnungen → Fenstermenü → Funktionen → (Nach-)Ermittlungsfunktionen Rechnung.
Beim Feld "Bezahlt-Kennz. neu ermitteln für" kann ausgewählt werden, ob nur Rechnungen ohne Bezahlt-Kennzeichen oder alle Rechnungen neuermittelt werden sollen.
Hinweise
| Voraussetzung ist eine eigene FIBU und die korrekte Abstattung der Rechnung in der FIBU. Eine automatische Ermittlung gibt es nicht. Diese wird es aus Performancegründen nicht geben. Allerdings kann die Funktion über Stapel ausgeführt werden. |
Warum ist das Bezahlt-Kennzeichen gesetzt, aber im Bereich Zahlungseingänge kein Wert?
Bei folgenden Rechnungen wird – ohne Abgleich in der Fibu – das Bezahlt-Kennzeichen gesetzt, weil diese Rechnungsarten nicht bezahlt werden:
- 0-Betrags Rechnungen
- Gutschriften
- Stornos
Weitere Fälle mit gesetztem Bezahlt-Kennzeichen, aber ohne Werte im Bereich Zahlungseingänge wären, dass die Rechnung gegen ein Storno oder eine Gutschrift abgestattet worden ist. Dadurch ist keine Zahlung mehr notwendig. Jedoch ist die Abstattung nicht gegen einen Zahlungsbetrag erfolgt, daher kann diese nicht als Zahlungseingang angezeigt werden.
Das Bezahlt-Kennzeichen sagt aus:
- Wenn leer, dann ist noch nichts oder nicht alles bezahlt.
- Wenn gesetzt, dann wurde die Rechnung abgestattet oder kann nicht bezahlt werden, da der Betrag 0 oder negativ ist.
Storno von Rechnungen
Können bei einer bereits erstellten Rechnung noch Positionen ergänzt oder Mengen geändert werden?
Nein, auf einer bereits erstellten Rechnung können weder Positionen ergänzt noch Mengen verändert werden.
Die Änderung ist nur durch ein Storno der Rechnung möglich.
Nachdem die Rechnungsvorschläge kontrolliert und im Bedarfsfall angepasst worden sind, kann die Rechnung neu ausgestellt werden.
Die Rechnungsvorschläge werden je nach Erfassungsart automatisch erzeugt oder sind erst nach der Verbuchung der Lieferscheine vorhanden.
Informationen zum Storno von Rechnungen finden Sie in der FAQ Wie kann eine Rechnung storniert werden?
Wie kann eine Rechnung storniert werden?
Für das Storno einer Rechnung wird der Ausdruck der Rechnung erneut aufgerufen.
Im Druckdialog muss dabei die Druckart "Storno-Ausdruck" ausgewählt werden.
Bei der Frage "Welche Rechnung soll gedruckt werden (bei Kontrollausdruck bzw. Storno)?" wird die Rechnungsnummer der letzten ausgestellten Rechnung vorgeschlagen. Falls diese Nummer nicht die Rechnungsnummer ist, die storniert werden soll, kann diese mittels der F4-Funktion oder manueller Eingabe auf jene Rechnungsnummer geändert werden, die tatsächlich storniert werden soll.
Wird der Druckdialog mit "Ok" bestätigt, öffnet sich das Fenster "Begründung für Storno":
Hier kann eine Begründung eingegeben werden. Diese Begründung ist als Notiz auf der Rechnung verfügbar.
Die Storno-Rechnung wird mit einer neuen fortlaufenden Rechnungsnummer oder mit der gleichen Nummer wie die Original-Rechnung gedruckt, wenn das Storno-Datum gleich dem Rechnungsdatum ist. Wie sich die Ermittlung der Rechnungsnummer bei Storno-Rechnungen verhält, ist von folgendem Parameter abhängig.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, wie die Vergabe der Stornorechnungsnummer erfolgen soll. 0 - eigene Rechnungs-Nr. lt. Nummernkreis (Standard) 1 - gleiche Nummer wie Original, wenn Stornodatum = Rechnungsdatum Hinweis: Die Ausprägung "1 - gleiche Nummer wie Original, wenn Stornodatum = Rechnungsdatum" ist nur für Firmen mit Unternehmenssitz außerhalb von Ungarn möglich. Die Hinterlegung des Firmensitzes ist hier ersichtlich: CRM → Stammdaten → Firmen → Firmen → Feld "Land" (FIR_FIRMA_LANDNR) Ist hier Ungarn (16) hinterlegt, hat die Ausprägung 1 keine Auswirkung und für die Rechnungsnummer der Stornorechnung wird eine eigene Rechnungsnummer laut Nummernkreis vergeben. |
Die Storno-Rechnung wird mit den Minus-Positionen erstellt. Die Original-Rechnung wird durch die Storno-Rechnung wieder aufgehoben und das Rechnungs-Kennzeichen (Rng-Kz) wieder zurückgestellt. Weiters werden die ursprünglichen Rechnungsvorschläge erneut generiert. Das Stornieren oder Löschen eines Rechnungsstornos ist nicht möglich.
Die Storno-Buchung der Ausgangsrechnung wird auch in die Finanzbuchhaltung gebucht.
Hinweis
| Nur verbuchte Rechnungen können storniert werden. Möchten Sie eine noch nicht verbuchte Rechnung stornieren, kommt die Meldung: "Storno nicht möglich, da Rechnung noch nicht verbucht ist!"  In diesem Fall muss die Rechnung zuerst verbucht werden und erst dann kann die Storno-Rechnung erstellt werden. |
Können mehrere Rechnungen gleichzeitig storniert werden?
Ja, über eine Mehrfachauswahl von Datensätzen mit gedrückter STRG-Taste im Fenster Rechnungen können über den Ausdruck auch mehrere Rechnungen gleichzeitig storniert werden.
Im Rechnungsnummern-Bereich werden die ausgewählten Rechnungsnummern übernommen. Diese Rechnungsnummern können mit der F8-Funktion 
noch abgeändert werden bzw. lassen sich noch weitere Rechnungsnummern zuordnen.
noch abgeändert werden bzw. lassen sich noch weitere Rechnungsnummern zuordnen.Im Druckdialog muss dabei die Druckart "Storno-Ausdruck" ausgewählt werden.
Kann man eine Stornorechnung ohne Steuer erstellen?
Der Steuersatz der Stornorechnung wird immer von der Originalrechnung übernommen. Eine Änderung ist nicht möglich.
Kann die Stornorechnung storniert werden?
Nein, Stornorechnungen können nicht storniert werden.
Ist eine Stornorechnung versehentlich erstellt worden und die Rechnung wird wieder benötigt, kann dies nur mit dem Druck einer neuen Originalrechnung gelöst werden.
Wie entferne ich stornierte Rechnungen aus der Verrechnungsliste?
Mit dem Storno einer Rechnung entsteht wieder ein Rechnungsvorschlag in der Verrechnungsliste. Dieser Rechnungsvorschlag verbleibt in der Verrechnungsliste, bis die Rechnung erneut gedruckt wird.
Soll zu einem Auftrag mit stornierter Rechnung keine neue Rechnung erstellt werden, ist der Auftrag manuell fertig zu melden. Mit der Fertigmeldung des Auftrags wird auch der Rechnungsvorschlag aus der Verrechnungsliste entfernt. Siehe dazu auch die FAQ Wie kann ein nicht benötigter Auftrag fertig gemeldet werden?.
Gutschrift zur Rechnung
Wie kann eine Gutschrift zu einer Rechnung erstellt werden?
Für die Erstellung einer Gutschrift gibt es mehrere Varianten:
- Gutschrift aus Rechnung (Bereich Warenwirtschaft → Verkauf → Rechnungen → Rechnungen → Funktionen → Gutschrift erstellen)
- Gutschrift manuell erfassen (Bereich Warenwirtschaft → Verkauf → Auftragserfassung)
Bei der Variante "Gutschrift aus Rechnung" wird anschließend das Erfassungskennzeichen abgefragt.
Bei der manuellen Erfassung einer Gutschrift muss das gewünschte Erfassungskennzeichen bei der Neuanlage eines Auftrags ausgewählt werden.
Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Gutschriften und Stornos unter dem Punkt Gutschrift zu einer Rechnung.
Kann ein Storno einer Gutschrift storniert werden?
Grundsätzlich können Gutschriften storniert werden. Ein Storno eines Stornos von Gutschriften ist aber nicht möglich.
Ist eine Gutschrift versehentlich storniert worden, obwohl sie noch benötigt wird, kann dies nur mit einem erneuten Rechnungsdruck der Gutschrift behoben werden.
Rechnungsnummer
Können Rechnungsnummer und Rechnungsdatum in der Warenwirtschaft chronologisch geführt werden?
Ja, mit dem folgenden Parameter kann geprüft werden, ob die Rechnungsnummern innerhalb des Nummernkreises chronologisch sind.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Prüfung Rechnungsnummer/-datum chronologisch. Definition, ob beim Rechnungsdruck im Druckdialog (z. B. bei der Datumseingabe) geprüft wird, ob das Rechnungsdatum (ohne Uhrzeit) der zu erstellenden Rechnung größer als oder gleich wie das Rechnungsdatum der bestehenden Rechnung des Nummernkreises ist. 0 - Warnung: Wird eine Rechnung rückdatiert, kommt ein Hinweis, dass die Rechnungsnummern nicht mehr chronologisch sind. 1 - Sperre: Ein Rückdatieren ist nicht möglich, wenn die Rechnungsnummern dadurch nicht mehr chronologisch sind. 2 - Keine Sperre: Es erfolgt keine Prüfung. Hinweis: Stornorechnungen und stornierte Rechnungen sind von dieser Prüfung ausgenommen. |
Beispiel
| Die letzte Rechnung wurde mit der Rechnungsnummer 1000 am 14.12. erstellt. Wird die nächste Rechnung mit Nummer 1001 auf den 13.12. oder früher zurückdatiert, erfolgt mit der Standardausprägung "0 - Warnung" des Parameters der Hinweis: "Es wurde eine Rechnung mit Rechnungsdatum 14.12.20xx gefunden. Das Rechnungsdatum sollte jedoch innerhalb eines Nummernkreises chronologisch sein."  |
Hinweis
| Bei der Parameterausprägung 0 - Warnung gibt es eine Schaltfläche zum Ignorieren der Hinweismeldung. Wird "Ignorieren" gewählt, wird die Rechnung mit dem eingegebenen Rechnungsdatum erstellt. Bei der Ausprägung 1 - Sperre erscheint die Meldung "Rechnungsdatum ungültig!" mit der Begründung: "Es wurde eine Rechnung mit Rechnungsdatum 14.12.20xx gefunden. Das Rechnungsdatum muss jedoch innerhalb eines Nummernkreises chronologisch sein."  Ein Rechnungsdruck mit dem gewählten Rechnungsdatum ist bei der Sperre nicht möglich. Um die Rechnung drucken zu können, muss ein Rechnungsdatum gewählt werden, das nach dem letzten Rechnungsdatum des Nummernkreises liegt. |
Wie können Rechnungsnummern manuell vergeben werden?
Damit Rechnungsnummern manuell vergeben werden können, muss der folgende Parameter aktiviert sein.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, ob die manuelle Rechnungsnummernvergabe aktiviert werden soll. 0 - Nein 1 - Ja: Die Rechnungsnummer kann manuell vergeben werden. Ist die Nummer schon vorhanden, kommt eine Meldung. Die Eingabe wird protokolliert! |
Jede manuelle Eingabe einer Rechnungsnummer wird protokolliert, um Probleme bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.
Die manuelle Eingabe ist nur beim Druck von Originalrechnungen möglich. Bei Stornorechnungen ist keine manuelle Eingabe der Rechnungsnummer möglich.
Ist der Parameter aktiviert, steht im Druckdialog das Feld "Rechnungs-Nr. manuell" zur Verfügung.
Kann eine Rechnung mit gleicher Nummer wie die Originalrechnung storniert werden?
Ja, wenn der folgende Parameter aktiviert ist und wenn das Rechnungsdatum der Stornorechnung gleich dem Rechnungsdatum der Originalrechnung ist.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, wie die Vergabe der Stornorechnungsnummer erfolgen soll. 0 - eigene Rechnungs-Nr. lt. Nummernkreis (Standard) 1 - gleiche Nummer wie Original, wenn Stornodatum = Rechnungsdatum Hinweis: Die Ausprägung "1 - gleiche Nummer wie Original, wenn Stornodatum = Rechnungsdatum" ist nur für Firmen mit Unternehmenssitz außerhalb von Ungarn möglich. Die Hinterlegung des Firmensitzes ist hier ersichtlich: CRM → Stammdaten → Firmen → Firmen → Feld "Land" (FIR_FIRMA_LANDNR) Ist hier Ungarn (16) hinterlegt, hat die Ausprägung 1 keine Auswirkung und für die Rechnungsnummer der Stornorechnung wird eine eigene Rechnungsnummer laut Nummernkreis vergeben. |
Buchungstext
Wie kann ein Buchungstext von der WWS in die FIBU übermittelt werden?
Die Ermittlung des Buchungstextes wird über den folgenden Parameter gesteuert.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Erfassungsdatei
Definition, welcher Buchungstext bei der Originalrechnung verwendet werden soll. 0 - Buchungstext laut Auftragskopf: Der Buchungstext lt. Auftrag (MCA_EFK_INFOTEXT) wird an die Rechnung als Buchungstext übergeben. Soll auf einer Schlussrechnung ein abweichender Buchungstext mitgegeben werden, kann das Feld "Buchungstext (für Schlussrechnung)" verwendet werden. 1 - Makro: Die Zusammensetzung des Buchungstextes kann automatisiert über ein Makro gesteuert werden. Das Makro kann über das Fenster "Rechnungen" unter Fenstermenü → Funktionen → Rechnungen verbuchen → Weitere Funktionen → Makro → Makros definiert werden. 2 - laut Auftrag mit Rückfall auf Parameter "Buchungstext": Im Parameter "Buchungstext" kann ein flexibler Buchungstext hinterlegt werden. Ist dort kein Text hinterlegt, zieht der Buchungstext lt. Auftrag (MCA_EFK_INFOTEXT). |
Bei Ausprägung "2 - laut Auftrag mit Rückfall auf Parameter "Buchungstext"" ist der folgende Parameter ausschlaggebend:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Erfassungsdatei
Hier kann ein flexibler Buchungstext hinterlegt werden. Der Buchungstext kann aus einfachen Texten und Feldern zusammengesetzt werden. Die Auswahl der Felder ist über die rechte Maustaste beim Wert des Parameters aufrufbar. Beispiel Rechnungsnummer: $RNG_NR$ |
Soll beim Ausdruck der Rechnung der Buchungstext einzugeben sein, kann dies über folgenden Parameter aktiviert werden.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe des "Buchungstext" möglich sein soll. |
Bei Gutschriften wird automatisch "Gutschrift zu Rechnung Nr." mit der dazugehörigen Rechnungsnummer im Buchungstext vom Auftragskopf vorgeschlagen.
Bei Stornorechnungen kann ein fixer Buchungstext lt. folgendem Parameter mitgegeben werden.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Erfassungsdatei
Definition, ob und welcher Buchungstext für Stornorechnung verwendet werden soll. Hinweis: Ist hier kein Buchungstext hinterlegt, wird der Buchungstext der Originalrechnung verwendet. |
Kann der Buchungstext automatisch über ein Makro ermittelt werden?
Ob der Buchungstext bei der Originalrechnung über ein Makro ermittelt und dann an die FIBU gesendet wird, hängt von der Einstellung des folgenden Parameters ab.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Erfassungsdatei
Definition, welcher Buchungstext bei der Originalrechnung verwendet werden soll. 0 - Buchungstext laut Auftragskopf: Der Buchungstext lt. Auftrag (MCA_EFK_INFOTEXT) wird an die Rechnung als Buchungstext übergeben. Soll auf einer Schlussrechnung ein abweichender Buchungstext mitgegeben werden, kann das Feld "Buchungstext (für Schlussrechnung)" verwendet werden. 1 - Makro: Die Zusammensetzung des Buchungstextes kann automatisiert über ein Makro gesteuert werden. Das Makro kann über das Fenster "Rechnungen" unter Fenstermenü → Funktionen → Rechnungen verbuchen → Weitere Funktionen → Makro → Makros definiert werden. 2 - laut Auftrag mit Rückfall auf Parameter "Buchungstext": Im Parameter "Buchungstext" kann ein flexibler Buchungstext hinterlegt werden. Ist dort kein Text hinterlegt, zieht der Buchungstext lt. Auftrag (MCA_EFK_INFOTEXT). |
Lesen Sie dazu auch die FAQ Wie kann ein Buchungstext von der WWS in die FIBU übermittelt werden?.
Rechnungslauf und Sammelrechnung
Können Rechnungen zu mehreren Aufträgen gleichzeitig gedruckt werden?
Soll nicht nur eine Rechnung für einen Auftrag gedruckt werden, sondern Rechnungen für mehrere Aufträge, gibt es zwei zusätzliche Funktionen im Fenster "Aufträge" über das Fenstermenü → Ausdruck:
- Rechnungslauf: Für mehrere Aufträge können gleichzeitig einzelne Rechnungen über den Rechnungslauf gedruckt werden.
- Sammelrechnung: Für mehrere Aufträge kann eine gemeinsame Sammelrechnung gedruckt werden.
Kann ein Rechnungslauf auch für Anzahlungen, Teilrechnungen und Schlussrechnungen durchgeführt werden?
Ja, es ist möglich, einen Rechnungslauf auch für Anzahlungen, Teilrechnungen und Schlussrechnungen zu starten, wenn der folgende Parameter aktiviert ist.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, ob beim Ausdruck eines Rechnungslaufs das Feld "Rechnungsart" zur Verfügung steht und somit auch Anzahlungen, Teilrechnungen und Schlussrechnungen gedruckt werden können. 0 - Nein (Standard): Das Feld "Rechnungsart" steht im Druckdialog nicht zur Auswahl. 1 - Ja: Die Rechnungsart steht im Druckdialog als Eingabefeld zur Auswahl, mit dem entschieden werden kann, welche Art von Rechnungen gedruckt werden soll. Neben Standardrechnungen können auch Anzahlungen, Teilrechnungen und Schlussrechnungen ausgewählt werden. Hinweis: Bei Anzahlungen muss der Anzahlungsauftrag bereits existieren (Import, manuelle Anlage etc.). |
Mit der Aktivierung steht im Druckdialog des Rechnungslaufs das Feld "Rechnungsart" zur Verfügung.
Bei Anzahlungsrechnungen funktioniert der Rechnungslauf nur, wenn die Anzahlungsaufträge bereits vorhanden sind. Das heißt, die Anzahlungsaufträge müssen zuvor manuell angelegt werden. Damit dies überhaupt möglich ist, muss der folgende Parameter aktiviert sein.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Kopfdaten
Definition, ob eine manuelle Anlage eines Anzahlungsauftrag möglich sein soll. 0 - Nein: Auswahl der Erfassungskennzeichen mit Erfassungsart "Anzahlung" werden nicht angeführt und somit nicht auswählbar. 1 - Ja Hinweis Im Normalfall wird der Anzahlungsauftrag bei Druck der Anzahlungsrechnung automatisch aus dem Hauptauftrag erstellt. Damit nicht versehentlich manuell ein Anzahlungsauftrag angelegt wird, sollte dieser Parameter auf "0 - Nein" stehen. Nur in besonderen Fällen ist die manuelle Anlage von Anzahlungsaufträgen notwendig. In einem solchen Fall kann der Parameter auf "1 - Ja" gestellt werden. Die Kopfdaten eines manuell angelegten Anzahlungsauftrags können nur gespeichert werden, wenn ein Rechnungsschema eingetragen ist. |
Wird ein Abrechnungsmodell für den Druck von Sammelrechnungen benötigt?
Nein, Sammelrechnungen können auch ohne hinterlegtem Abrechnungsmodell für Sammelrechnung gedruckt werden.
Der Ausdruck der Sammelrechnung kann z. B. im Fenster Aufträge über das Fenstermenü → Ausdruck gestartet werden.
Der Vorteil von Abrechnungsmodellen für Sammelrechnung ist, dass alle Aufträge, die dieses Abrechnungsmodell hinterlegt haben, schnell gefiltert und gedruckt werden können (z. B. in der Verrechnungsliste/Rechnungsvorschläge).
Welche Felder müssen auf den Aufträgen gleich sein, damit die Aufträge bei einer Sammelrechnung zusammengefasst werden?
Folgende Felder müssen auf den Aufträgen identisch sein, damit die Aufträge auf der Sammelrechnung zusammengefasst werden:
- Zahlungskondition: Dabei werden alle Felder wie "Skonto-Prozent", "Skonto-Tage", "Zahlungsziel", "Projekt", "Skonto-Toleranz" etc. berücksichtigt. Die Felder können auch einzeln am Auftragskopf kontrolliert werden.
- Währung
- Währungskurs
- Währungskursdatum
- Schlussrabatt
- Valutadatum (Parameter "Valutadatum (der Rechung)" zu finden im Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen)
- Ermittlung Leistungsdatum
- Rechnungsempfänger/Rechnungsadresse (Nummer)
- Lieferempfänger/Lieferadresse (Nummer)
- Abgaben
- Projekt
- Bankverbindung am Erfassungskennzeichen
Wenn alle Felder identisch sind, aber trotzdem keine gemeinsame Sammelrechnung erstellt wird, kontrollieren Sie bitte im Druckdialog der Sammelrechnung, ob folgende Felder befüllt sind:
- Rechnungsempfänger
- Lieferempfänger
- Auftraggeber
- Modell-ID
- Rechnung pro Lieferschein
Wie kann man eine Sammelrechnung mit unterschiedlichen Leistungszeiträumen drucken?
Möchten Sie Wiederholfakturen mit unterschiedlichen Leistungszeiträumen auf einer Sammelrechnung drucken, muss im Druckdialog der Sammelrechnung das Feld "Rechnung pro Leistungszeitraum" deaktiviert werden.
Das Feld "Rechnung pro Leistungszeitraum" steht im Druckdialog nur zur Verfügung, wenn man im Fenster Aufträge im Bereich "Aufträge" eine Wiederholfaktura markiert hat und dann den Ausdruck der Sammelrechnung startet. Wenn man aber z. B. auf einer Dienstleistungsrechnung steht und dann den Sammelausdruck startet, ist dieses Feld nicht im Druckdialog vorhanden.
Können Dienstleistungsrechnungen und Wiederholfakturen gemeinsam auf eine Sammelrechnung gedruckt werden?
Ja, im Druckdialog ist jedoch darauf zu achten, dass bei den Zusatzeingaben nicht auf ein Erfassungskennzeichen eingeschränkt wird.
Warum finden sich die Verrechnungsartikel nicht auf der Sammelrechnung?
Werden beim Ausdruck der Sammelrechnung Lieferscheine ausgewählt, so werden Verrechnungsartikel, die bei den entsprechenden Aufträgen dazu erfasst worden sind, nicht mitgedruckt.
Sollen Verrechnungsartikel mitgedruckt werden, darf beim Ausdruck nur mit der Auswahl der Erfassungsnummern gearbeitet werden.
Sollen Verrechnungsartikel mitgedruckt werden, darf beim Ausdruck nur mit der Auswahl der Erfassungsnummern gearbeitet werden.
Freigabe
Was versteht man unter Rechnungsfreigabe?
Allgemeines Ziel ist es, Originalrechnungen ohne Rechnungsnummer inklusive Archivdokument zu erzeugen und in einen Freigabeprozess zu schicken, damit ein dafür zuständiger Mitarbeiter die Rechnung kontrollieren, freigeben bzw. auch die Freigabe ablehnen kann.
Der Ablauf kann mit einem oder ohne einen Workflow abgebildet werden. Informationen zu beiden Varianten finden Sie in folgenden Themenhilfen:
Was versteht man unter Freigabe zur Verrechnung?
Wenn vor dem Originalausdruck der Rechnung erst eine Freigabe erfolgt, spricht man von Freigabe zur Verrechnung.
Beim Druck der Originalrechnung eines Auftrags, bei dem die Freigabe zur Verrechnung noch nicht gesetzt ist, kommt die Meldung "Dieser Auftrag ist nicht zur Verrechnung freigegeben.".
Um in der Warenwirtschaft mit der Freigabe zur Verrechnung arbeiten zu können, muss das Feld "Freigabe zur Verrechnung erforderlich" am Erfassungskennzeichen für Verkauf aktiviert werden.
Hier können Sie definieren, ob Sie mit einer Freigabe zur Verrechnung arbeiten möchten. Aus folgenden Optionen kann gewählt werden:
|
Wird mit Freigabe zur Verrechnung gearbeitet, ist dies im Feld "Freigabe zur Verrechnung" im Fenster Aufträge zu sehen.
Mit der Funktion "Zur Verrechnung freigeben" kann die Sperre des Rechnungsdrucks aufgehoben werden, wenn mit Freigabe zur Verrechnung gearbeitet wird. Die Funktion ist zu finden im Kontextmenü über die rechte Maustaste bzw. über das Fenstermenü → Funktionen.
Die Rechnung kann nun gedruckt werden, da das Feld "Freigabe zur Verrechnung" auf "freigegeben" gesetzt ist.
Mit der Funktion "Freigabe zur Verrechnung aufheben" kann die Freigabe wieder rückgängig gemacht werden. Nach dem Ausführen dieser Funktion ist der Druck der Rechnung wieder gesperrt. Die Funktion ist über das Kontextmenü oder über das Fenstermenü → Funktionen zu finden.
Nach dem Aufheben erhält das Feld "Freigabe zur Verrechnung" die Ausprägung "gesperrt".
Mehrfachauswahl ist bei den Funktionen möglich.
Die Ausprägung "ohne Freigabe" bedeutet, dass dies ein Auftrag ist, bei dem keine Freigabe zur Verrechnung notwendig ist.
Hinweis
| Wenn mit der Freigabe gearbeitet wird, empfiehlt es sich, auch den manuellen Erfassungsabschluss zu aktivieren, damit entschieden werden kann, ab wann ein Auftrag vollständig erfasst ist und zur Freigabe weitergeleitet wird. Der manuelle Erfassungsabschluss kann mittels folgendem Parameter aktiviert werden, indem die Ausprägung "3 - Abschluss manuell" eingestellt wird. Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Allgemein
|
Wie kann ein Auftrag zur Verrechnung freigegeben werden?
Mit der Funktion "Zur Verrechnung freigeben" kann die Sperre des Rechnungsdrucks aufgehoben werden, wenn mit Freigabe zur Verrechnung gearbeitet wird. Die Funktion ist zu finden im Kontextmenü über die rechte Maustaste bzw. über das Fenstermenü → Funktionen.
Die Rechnung kann nun gedruckt werden, da das Feld "Freigabe zur Verrechnung" auf "freigegeben" gesetzt ist.
Wie kann die Freigabe zur Verrechnung aufgehoben werden?
Mit der Funktion "Freigabe zur Verrechnung aufheben" kann die Freigabe wieder rückgängig gemacht werden. Nach dem Ausführen dieser Funktion ist der Druck der Rechnung wieder gesperrt. Die Funktion ist über das Kontextmenü oder über das Fenstermenü → Funktionen zu finden.
Nach dem Aufheben erhält das Feld "Freigabe zur Verrechnung" die Ausprägung "gesperrt".
Was bedeutet "ohne Freigabe" beim Feld "Freigabe zur Verrechnung"?
Die Ausprägung "ohne Freigabe" bedeutet, dass dies ein Auftrag ist, bei dem keine Freigabe zur Verrechnung notwendig ist.
Änderung bzw. Korrektur
Was kann bei einer Rechnung bearbeitet werden?
Bei einer bestehenden Rechnung können nur wenige Felder im Fenster Rechnungen bearbeitet werden.
Sowohl auf dem Rechnungskopf als auch auf den Rechnungspositionen können z. B. Freifelder bearbeitet werden. Auf dem Rechnungskopf können weiters Felder wie z. B. "Notiz", "Geschäftsart", "Leistungsdatum" und "Verkehrszweig" geändert werden. Auf der Rechnungsposition können Felder wie z. B. "BMD Warenverzeichnisnummer", "Buchungstext (Position)", "Einstandspreis", "EP fixiert", "Farbcode", "Frachtwert", "Spesen" und "Ursprungsland" bearbeitet werden.
Sollen andere Felder angepasst werden, weil diese nicht korrekt auf dem Auftrag eingegeben worden sind, ist die Rechnung zu stornieren, der Auftrag zu bearbeiten und danach kann die Rechnung neu gedruckt werden.
Wie können Erlöskonten auf einer bereits gedruckten Rechnung geändert werden?
Erstellte Originalrechnungen können nicht mehr bearbeitet werden, wenn sie bereits verbucht sind. Diese müssen storniert werden.
Nach dem Druck der Stornorechnung kontrollieren Sie bitte zunächst die Stammdaten (UID-Nummer, Lieferempfänger) im Auftragskopf und die hinterlegte Kontentabelle des Artikels. Sobald diese korrekt sind, markieren Sie im Fenster Aufträge den gewünschten Auftrag und führen die Funktion Neu ermitteln aus. Dabei aktivieren Sie bitte das Feld "Konten".
Mit "Ok" bestätigen Sie Ihre Eingabe und die Neuermittlung beginnt. Danach können auf den Auftragspositionen die neu ermittelten Konten kontrolliert werden. Sind diese korrekt, kann die Rechnung gedruckt werden.
Hinweis
| Werden die Konten erst im Zuge des Rechnungsdrucks ermittelt, haben die Erlöskonten auf den Auftragspositionen keine Auswirkung auf die Konten auf der Rechnung. Dies ist der Fall bei Anzahlungen, Teil- und Schlussrechnungen sowie wenn der folgende Parameter gesetzt ist. Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
|
Falls die Rechnung aufgrund eines falschen Erlöskontos nicht verbucht werden kann, gibt es noch die Möglichkeit, das Erlöskonto (Erl.Kto) in den Rechnungspositionen einzugeben. Steuercode und Steuerprozentsatz müssen allerdings mit der erstellten Rechnungsposition übereinstimmen.
Können Kostentypen auf Rechnungen nachträglich erfasst werden?
Bei noch nicht verbuchten Rechnungen können die Kostentypen (z. B. Kostenstelle) auf den Rechnungspositionen geändert bzw. ergänzt werden.
Dazu können die Rechnungspositionen entweder zeilenweise ...
... oder über F6 bearbeitet werden.
Die gewünschten Felder (z. B. Kostenstelle) müssen im Bedarfsfall in der Feldauswahl aktiviert werden.
Nach der Änderung der Rechnungsposition kommt die Abfrage "Sollen die geänderten Daten der Rechnungsposition auf die Auftragsposition zurückgespeichert werden?".
Hinweis
| Bei verbuchten Rechnungen ist eine Änderung der Kostentypen nicht möglich! |
Wo fehlen die Kostendaten für die Verbuchung, wenn sie in den Rechnungspositionen vorhanden sind?
Erscheint beim Verbuchen die Meldung, dass Kostendaten fehlen, obwohl sie in den Rechnungspositionen vorhanden sind, kann es daran liegen, dass mit Set-/Stücklisten gearbeitet wird.
Ist eine Set-/Stückliste in Verwendung, die Erfassung der Kostendaten zwingend und folgender Parameter auf "Ja" gestellt, müssen die Kostendaten in der Stückliste vorhanden sein.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Erfassungsdatei → Einzelteilerlösbuchung
Definition, ob bei Verwendung von Set-/Stücklisten die Einzelteile für die "Erlösbuchung und Kostendatenübergabe" ausschlaggebend sein sollen. Hinweis Für die Ermittlung der Kostentypen auf Set/Stücklisten-Einzelteil-Ebene ist eine entsprechende Hinterlegung in der Kostentypenfindung notwendig (Funktionsart Materialeinsatz). Werden für die Set-Einzelteile unterschiedliche Steuersätze verwendet, so muss der Parameter "Gemischte Steuersätze für Sets möglich" im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Warenwirtschaft allgemein → Gemischte Steuersätze für Sets möglich auf "Ja" eingestellt sein. |
Wie kann ein Kunde auf einer Rechnung geändert werden?
Ist am Auftrag der falsche Kunde ausgewählt und die Rechnung daher für diesen ausgestellt worden, muss die Rechnung storniert und für den richtigen Kunden neu ausgestellt werden. Dabei sind folgende Schritte durchzuführen:
- Rechnung stornieren
- Auftrag fertigmelden
- Auftrag auf den richtigen Kunden kopieren
- Rechnung zum neuen Auftrag drucken
Handelt es sich nur um eine Änderung, z. B. Name oder Adresse, siehe dazu die folgenden FAQ:
Was passiert, wenn bei einem Kunden, für den es bereits Rechnungen gibt, der Name etc. geändert wird?
Wird bei einem Kunden etwas an den Stammdaten z. B. Name, Zusatzname, Adresse geändert, überträgt sich diese Änderung automatisch auf bereits erstellte Aufträge. Das bedeutet, bei einem Nachdruck einer Rechnung etc. werden die aktuellen Daten aus den Personenstammdaten ermittelt und gedruckt.
Wie kann die Adresse auf einer bereits erstellten Rechnung geändert werden?
Ist zu einem Auftrag bereits die Rechnung erstellt, ist die Adresse am Auftrag nicht mehr veränderbar. Erst nach der Stornierung der Rechnung kann die Adresse am Auftrag geändert werden. Bitte beachten Sie, dass die Rechnung verbucht sein muss, bevor sie storniert werden kann.
Wird die Adresse am Kundenstamm geändert, wird diese Änderung auch beim Nachdruck jedes Ausdrucks übernommen. Ausgenommen davon sind die Lieferadresse und die Rechnungsadresse. Eine weitere Ausnahme ist, wenn der folgende Parameter vor dem Druck der Originalrechnung aktiviert worden ist:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, ob bei einem Kontrollausdruck die aktuellen Personenstammdaten verwendet werden sollen. 0 - Nein 1 - Ja: Es werden beim Originalausdruck folgende Daten gespeichert: Steuernummer/UID/Nummer/Name/PLZ/Ort/Bezirk/Straßenname/Staßenart/Hausnummer/Gebäude/Treppenhaus/Etage/Tür 2 - Standard: Bei Firmen mit Land "Ungarn" ist der Standard = "Ja", ansonsten ist der Standard = "Nein". Hinweis Bei einem Storno werden die aktuellen Stammdaten verwendet, da die Stornorechnung bei einer möglichen Adressänderung auch an die aktuelle Adresse gesendet werden soll. Für ungarische Kunden ist der Parameter standardgemäß für die Verwendung der XML-Rechnungsliste aktiviert. |
Rechnungen innerhalb bzw. außerhalb der EU
Welche Einstellungen werden für die Verrechnung von innergemeinschaftlichen Lieferungen benötigt?
Folgende Einstellungen sind nötig, um innergemeinschaftliche Lieferungen bzw. Rechnungen für Lieferungen innerhalb des EU-Raums korrekt auszustellen:
- Die Stammdaten der Verrechnungsfirma müssen korrekt erfasst sein: UID-Nummer, Land und PLZ
- Die Daten am Kundenstamm müssen korrekt erfasst sein: UID-Nummer, Land und PLZ
Basierend darauf erfolgt die Erlöskontenfindung für ein EU-Konto aus der Kontentabelle und die Ermittlung der Steuer-Text-Zuordnung für den entsprechenden Steuertext für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter:
Kann die UID-Nummer bei EU-Rechnungen kontrolliert werden?
Mit dem folgenden Parameter können Sie einstellen, ob die UID-Nummern bei EU-Rechnungen auf Gültigkeit kontrolliert werden sollen:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, ob die UID-Nummer auf Gültigkeit geprüft werden soll. 0 - Nein 1 - Ja: Es wird eine Prüfung nach dem Stufe-1-Prüfverfahren durchgeführt. Ist die UID-Nummer fehlerhaft, kommt es zu einer Hinweismeldung. Aus der Meldung heraus können direkt die Kundendaten bearbeitet werden, um die USt-ID-Nummer zu korrigieren. Hinweis: Ändert sich die UID-Nummer von einem EU-Mitgliedsland in eine inländische, muss die Kontoneuermittlung für den Auftrag durchgeführt werden, um die korrekten Konten und Steuersätze zu erhalten. |
Wie können Rechnungen mit ausländischer USt ausgestellt werden?
Damit Rechnungen z. B. mit deutscher Umsatzsteuer erstellt werden können, müssen eine FIBU-Filiale mit den entsprechenden Einstellungen und die jeweils gültigen USt-Prozentsätze angelegt werden.
In der Warenwirtschaft werden anschließend die Kontentabellen um jeweils eine zusätzliche Zeile mit der Filiale und dem Erlöskonto (Inland) ergänzt.
Bitte prüfen Sie in der Reihenfolge Kontofindung (zu finden in den Kontentabellen → Fenstermenü → Extras), dass der Eintrag "Filialnummer" aktiviert ist.
Die Filiale kann direkt beim Kunden hinterlegt oder manuell am Auftrag eingetragen werden.
Weitere Informationen finden Sie unter One-Stop-Shop (OSS).
Kann eine Rechnung ins Ausland auch ohne Filiale mit USt verrechnet werden?
Ja, dies ist bei folgenden Varianten möglich:
- Wenn die Lieferung im Inland erfolgt, der Rechnungsempfänger aber im Ausland ist, wird automatisch das Inlandskonto gezogen und somit die USt berechnet. Voraussetzung: Der Lieferempfänger ist die Person, die ausschlaggebend für die Kontofindung ist. Dies trifft im Standard zu. Siehe dazu auch die FAQ Welche Person am Auftrag ist ausschlaggebend für die Kontofindung?
- Am Kundenstamm kann im Feld "Kundenart" die Ausprägung "Privatkunde" gewählt werden. Damit die Kundenart bei der Kontenfindung berücksichtigt wird, muss die "Kundenart" in der Reihenfolge Kontofindung aktiviert werden. Dann wird bei ausländischen Kunden, die als Privatkunde gekennzeichnet sind, die USt wie bei Inlandskunden berechnet.
Datum
Ist bei der Erstellung einer Originalrechnung eine manuelle Änderung des Datums möglich?
Beim Druck der Originalrechnung kann im Druckdialog im Feld "Rechnungsdatum" das gewünschte Rechnungsdatum eingetragen werden, wenn der folgende Parameter auf die Option "0 - man. Eingabe des Rechnungsdatums" eingestellt ist.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, ob das Rechnungsdatum sich "automatisch" ermittelt oder "manuell" eingegeben wird. 0 - man. Eingabe des Rechnungsdatums: Das Rechnungsdatum kann im Ausdrucksdialog manuell übersteuert werden. 1 - Rechnungsdatum = Erfassungsdatum: Das Rechnungsdatum ist gleich dem Erfassungsdatum lt. Auftragskopf. 2 - Rechnungsdatum = Liefertermin (Auftrag): Das Rechnungsdatum ist gleich dem Liefertermin lt. Auftragskopf. 3 - Rechnungsdatum = Tagesdatum: Das Rechnungsdatum ist gleich dem Tagesdatum. Hinweis: Bei den Ausprägungen "1", "2" und "3" ist das Feld "Rechnungsdatum" im Ausdrucksdialog nicht vorhanden und somit nicht editierbar. |
Hinweis
| Für bereits erstellte Originalrechnungen ist keine Änderung möglich! |
Sofern die Daten in die Fibu übergeleitet werden, ist es notwendig, dass das Datum in einer offenen Buchungsperiode liegt.
Mit dem folgenden Parameter kann festgelegt werden, ob eine Warnung oder Sperre erfolgen soll, wenn ein ungültiges Rechnungsdatum eingegeben wird.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, wie das Verhalten bei Eingabe eines ungültigen Rechnungsdatums sein soll. 0 - Warnung (Standard): Es erscheint eine Hinweismeldung, der Ausdruck mit dem eingegebenen Datum kann trotzdem erfolgen. 1 - Sperre: Es erscheint eine Hinweismeldung, der Ausdruck wird gesperrt. Hinweis Geprüft werden die Parameter "Maximale Tage RE-Datum in Vergangenheit" und "Maximale Tage RE-Datum in Zukunft" (Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck). Zusätzlich werden in der aktuellen Fibu die Felder "Sperre bis Periode" und "Jahresabschluss Sperre" geprüft. |
Dabei werden in der aktuellen Fibu die Felder "Sperre bis Periode" und "Jahresabschluss Sperre", und in der WWS folgende beiden Parameter geprüft.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, wie viele Tage in der Vergangenheit das Rechnungsdatum zurückdatiert werden darf. Hinweise Ist hier kein Wert definiert, so gelten 365 Tage. Ob bei Eingabe eines Datums außerhalb des Bereichs nur eine Warnung kommt oder ob der Ausdruck tatsächlich gesperrt wird, hängt von der Einstellung des Parameters "Verhalten bei ungültigem Rechnungsdatum" ab. | |
Definition, wie viele Tage in der Zukunft das Rechnungsdatum vordatiert werden darf. Hinweise Ist hier kein Wert definiert, so gelten 365 Tage. Ob bei Eingabe eines Datums außerhalb des Bereichs nur eine Warnung kommt oder ob der Ausdruck tatsächlich gesperrt wird, hängt von der Einstellung des Parameters "Verhalten bei ungültigem Rechnungsdatum" ab. |
Kann das Erfassungsdatum als Rechnungsdatum verwendet werden?
Ja, wenn der folgende Parameter entsprechend eingestellt ist.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, ob das Rechnungsdatum sich "automatisch" ermittelt oder "manuell" eingegeben wird. 0 - man. Eingabe des Rechnungsdatums: Das Rechnungsdatum kann im Ausdrucksdialog manuell übersteuert werden. 1 - Rechnungsdatum = Erfassungsdatum: Das Rechnungsdatum ist gleich dem Erfassungsdatum lt. Auftragskopf. 2 - Rechnungsdatum = Liefertermin (Auftrag): Das Rechnungsdatum ist gleich dem Liefertermin lt. Auftragskopf. 3 - Rechnungsdatum = Tagesdatum: Das Rechnungsdatum ist gleich dem Tagesdatum. Hinweis: Bei den Ausprägungen "1", "2" und "3" ist das Feld "Rechnungsdatum" im Ausdrucksdialog nicht vorhanden und somit nicht editierbar. |
Kann der Liefertermin vom Auftrag als Rechnungsdatum verwendet werden?
Ja, wenn der folgende Parameter entsprechend eingestellt ist.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, ob das Rechnungsdatum sich "automatisch" ermittelt oder "manuell" eingegeben wird. 0 - man. Eingabe des Rechnungsdatums: Das Rechnungsdatum kann im Ausdrucksdialog manuell übersteuert werden. 1 - Rechnungsdatum = Erfassungsdatum: Das Rechnungsdatum ist gleich dem Erfassungsdatum lt. Auftragskopf. 2 - Rechnungsdatum = Liefertermin (Auftrag): Das Rechnungsdatum ist gleich dem Liefertermin lt. Auftragskopf. 3 - Rechnungsdatum = Tagesdatum: Das Rechnungsdatum ist gleich dem Tagesdatum. Hinweis: Bei den Ausprägungen "1", "2" und "3" ist das Feld "Rechnungsdatum" im Ausdrucksdialog nicht vorhanden und somit nicht editierbar. |
Kann das Tagesdatum als Rechnungsdatum verwendet werden?
Ja, wenn der folgende Parameter entsprechend eingestellt ist.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, ob das Rechnungsdatum sich "automatisch" ermittelt oder "manuell" eingegeben wird. 0 - man. Eingabe des Rechnungsdatums: Das Rechnungsdatum kann im Ausdrucksdialog manuell übersteuert werden. 1 - Rechnungsdatum = Erfassungsdatum: Das Rechnungsdatum ist gleich dem Erfassungsdatum lt. Auftragskopf. 2 - Rechnungsdatum = Liefertermin (Auftrag): Das Rechnungsdatum ist gleich dem Liefertermin lt. Auftragskopf. 3 - Rechnungsdatum = Tagesdatum: Das Rechnungsdatum ist gleich dem Tagesdatum. Hinweis: Bei den Ausprägungen "1", "2" und "3" ist das Feld "Rechnungsdatum" im Ausdrucksdialog nicht vorhanden und somit nicht editierbar. |
Was bedeutet die Meldung "Dieses Rechnungsdatum ist nicht erlaubt, da für dieses Datum kein Wirtschaftsjahr ermittelt werden konnte!"?
Wird beim Rechnungsdruck bzw. beim Verbuchen die Meldung "Dieses Rechnungsdatum ist nicht erlaubt, da für dieses Datum kein Wirtschaftsjahr ermittelt werden konnte!" angezeigt, so ist in der Firma keine Fibu für das betreffende Wirtschaftsjahr vorhanden.
Bitte kontrollieren Sie zuerst, ob das eingegebene Rechnungsdatum korrekt ist.
Wenn ja, kontrollieren Sie bitte im Paket FIBU → Stammdaten in den Firmen- und FIBU-Stammdaten, ob für das Wirtschaftsjahr eine Fibu vorhanden ist. Wenn nicht, kann z. B. eine Jahresübernahme durchgeführt werden.
Wenn Sie bei der Durchführung Hilfe benötigen, können wir Sie im Rahmen eines kostenpflichtigen Supportgesprächs gerne unterstützen.
Kann eine Warnung oder Sperre bei ungültigem Rechnungsdatum erfolgen?
Mit dem folgenden Parameter kann festgelegt werden, ob eine Warnung oder Sperre erfolgen soll, wenn ein ungültiges Rechnungsdatum eingegeben wird.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, wie das Verhalten bei Eingabe eines ungültigen Rechnungsdatums sein soll. 0 - Warnung (Standard): Es erscheint eine Hinweismeldung, der Ausdruck mit dem eingegebenen Datum kann trotzdem erfolgen. 1 - Sperre: Es erscheint eine Hinweismeldung, der Ausdruck wird gesperrt. Hinweis Geprüft werden die Parameter "Maximale Tage RE-Datum in Vergangenheit" und "Maximale Tage RE-Datum in Zukunft" (Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck). Zusätzlich werden in der aktuellen Fibu die Felder "Sperre bis Periode" und "Jahresabschluss Sperre" geprüft. |
Dabei werden in der aktuellen Fibu die Felder "Sperre bis Periode" und "Jahresabschluss Sperre", und in der WWS folgende beiden Parameter geprüft.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, wie viele Tage in der Vergangenheit das Rechnungsdatum zurückdatiert werden darf. Hinweise Ist hier kein Wert definiert, so gelten 365 Tage. Ob bei Eingabe eines Datums außerhalb des Bereichs nur eine Warnung kommt oder ob der Ausdruck tatsächlich gesperrt wird, hängt von der Einstellung des Parameters "Verhalten bei ungültigem Rechnungsdatum" ab. | |
Definition, wie viele Tage in der Zukunft das Rechnungsdatum vordatiert werden darf. Hinweise Ist hier kein Wert definiert, so gelten 365 Tage. Ob bei Eingabe eines Datums außerhalb des Bereichs nur eine Warnung kommt oder ob der Ausdruck tatsächlich gesperrt wird, hängt von der Einstellung des Parameters "Verhalten bei ungültigem Rechnungsdatum" ab. |
Kann in der WWS verhindert werden, dass eine Ausgangsrechnung in eine Periode verbucht wird, für die bereits eine UVA erstellt worden ist?
In der Warenwirtschaft wird die Periodensperre beachtet, die in der FIBU gesetzt wird.
Zusätzlich können in der WWS folgende Einstellungen dazu beitragen, dass nicht versehentlich ein Rechnungsdatum gewählt wird, das zu weit in der Vergangenheit liegt.
Bei folgendem Parameter kann bspw. der Wert "45" hinterlegt werden. Dadurch wird ein Rechnungsdatum, das vor den 45 Tagen liegt, als ungültig betrachtet.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, wie viele Tage in der Vergangenheit das Rechnungsdatum zurückdatiert werden darf. Hinweise Ist hier kein Wert definiert, so gelten 365 Tage. Ob bei Eingabe eines Datums außerhalb des Bereichs nur eine Warnung kommt oder ob der Ausdruck tatsächlich gesperrt wird, hängt von der Einstellung des Parameters "Verhalten bei ungültigem Rechnungsdatum" ab. |
Zusätzlich kann mit folgendem Parameter eine Sperre gesetzt werden, wenn ein Rechnungsdatum ungültig ist (wenn ein Rechnungsdatum früher als z. B. 45 Tage eingegeben wird).
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, wie das Verhalten bei Eingabe eines ungültigen Rechnungsdatums sein soll. 0 - Warnung (Standard): Es erscheint eine Hinweismeldung, der Ausdruck mit dem eingegebenen Datum kann trotzdem erfolgen. 1 - Sperre: Es erscheint eine Hinweismeldung, der Ausdruck wird gesperrt. Hinweis Geprüft werden die Parameter "Maximale Tage RE-Datum in Vergangenheit" und "Maximale Tage RE-Datum in Zukunft" (Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck). Zusätzlich werden in der aktuellen Fibu die Felder "Sperre bis Periode" und "Jahresabschluss Sperre" geprüft. |
Wie kann nach der Jahresübernahme eine Rechnung mit Datum des Vorjahres ausgestellt werden?
Beim Rechnungsdruck für eine Vorjahresrechnung muss beim Druckdialog das Rechnungsdatum auf das gewünschte Datum abgeändert werden. Die Rechnung wird somit automatisch in die Fibu des Vorjahres übernommen.
Hinweise
| Dies funktioniert nur, solange der Monat keine Buchungssperre gesetzt hat. Ob die Eingabe des Rechnungsdatums im Druckdialog erlaubt ist, hängt davon ab, ob der folgende Parameter auf die Ausprägung "0 - man. Eingabe des Rechnungsdatums" eingestellt ist. Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
|
Was versteht man in der Warenwirtschaft unter Belegdatum?
Das Belegdatum ist das Datum, an dem z. B. eine Rechnung erstellt wird.
Das Belegdatum einer Rechnung ist das Rechnungsdatum. Das Buchungsdatum einer Rechnung gibt an, wann die Buchung tatsächlich in die Fibu gebucht worden ist.
Hinweis
| Belegdatum und Buchungsdatum müssen nicht immer zusammenstimmen! |
Dies kann dazu führen, dass beim Verbuchen der Rechnung folgende Meldung kommt: "Das Belegdatum ist größer als das Buchungsdatum!"
Beispiel
| Liegt das Buchungsdatum vor dem Belegdatum, kann die Rechnung nicht verbucht werden, wenn der folgende Parameter auf "Prüfung mit Sperre" gesetzt ist. Paket FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → GoB-Richtlinien → Allgemein
Rechnungsdatum (= Belegdatum) = 2.10. Buchungsdatum = 30.9. Die Rechnung kann nicht verbucht werden und es erscheint die Meldung "Das Belegdatum ist größer als das Buchungsdatum!" |
Lesen Sie dazu auch die FAQ Wie kann eine Rechnung trotz der Meldung "Das Belegdatum ist größer als das Buchungsdatum!" verbucht werden?
Folgende FIBU Parameter sind für die Prüfung des Buchungsdatums beim Verbuchen verantwortlich:
Paket FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → GoB-Richtlinien → Allgemein
Diese Einstellung gibt an, ob das Buchungsdatum größer als das Tagesdatum sein darf. 0 - Hinweis, wenn Buchungsdatum > Tagesdatum 1 - Sperre, wenn Buchungsdatum > Tagesdatum 2 - keine Prüfung 3 - Buchungsdatum zwingend Tagesdatum (BMD Standard): Die Finanz verlangt zunehmend eine Information, an welchem Tag die Buchung erfasst wurde, um hier Anomalien feststellen zu können. Dies kann über das Buchungsdatum erreicht werden. 4 - Buchungsdatum zwingend Tagesdatum auch beim Buchungsimport (Import CSV-Datei, WWS, WWS Kasse, usw.) Hinweis
| |||
Diese Einstellung gibt an, ob das Belegdatum größer als das Buchungsdatum sein darf. 0 - Prüfung mit Hinweis 1 - Prüfung mit Sperre 2 - keine Prüfung |
Hinweis
| Die Umstellung des Parameters "Prüfung Belegdatum > Buchungsdatum" ist von BMD nicht empfohlen, da die FIBU ansonsten nicht mehr den GoB-Richtlinien entspricht! |
Wie kann eine Rechnung trotz der Meldung "Das Belegdatum ist größer als das Buchungsdatum!" verbucht werden?
Tritt ein solcher Fall auf, sind zunächst die folgenden Parameter in der Warenwirtschaft zu kontrollieren:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Erfassungsdatei
Definition, welches Datum als "Buchungsdatum der Rechnung" gelten soll. 0 - Rechnungsdatum: Als Buchungsdatum wird das Rechnungsdatum verwendet. 1 - Leistungsdatum: Als Buchungsdatum wird das Leistungsdatum verwendet. Hinweise In Kombination mit dem Parameter "Fibu-Buchungsdatum" mit der Ausprägung "0" verwendbar. Der Parameter ist zu finden im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Erfassungsdatei. Das Leistungsdatum der Rechnung wird über das Feld "Ermittlung Leistungsdatum" vom Auftragskopf bzw. über die Einstellung vom Erfassungskennzeichen ermittelt. Das Feld "Ermittlung Leistungsdatum" hat folgende Ausprägungen:
| |
Definition, welches Datum der Rechnung als "Buchungsdatum" in der Finanzbuchhaltung gelten soll. 0 - Buchungsdatum der Rechnung: In Kombination mit dem Parameter "Buchungsdatum der Rechnung" verwendbar. Der Parameter ist zu finden unter WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Erfassungsdatei. 1 - Tagesdatum: Für das Buchungsdatum wird das Tagesdatum der Erstellung der Rechnung herangezogen. 2 - Rechnungsdatum: Für das Buchungsdatum wird das im Ausdrucksdialog hinterlegte Rechnungsdatum verwendet. Die Ausprägung "Buchungsdatum der Rechnung" ist die Standardeinstellung. Ausnahme ist z. B. eine Buchhaltung nach deutschem Recht. Hier gibt es mitunter eine andere Logik (UVA- und Leistungsdatum weicht vom Rechnungsdatum ab) der Verbuchung. Die genaue Anforderung ist mit dem Steuerberater abzuklären. Beispiel Rechnung wird per September ausgestellt, das Leistungsdatum und die UVA-Periode sind jedoch im Oktober. In diesem Fall sind die Parameter wie folgt einzustellen: Fibu-Buchungsdatum = 2 - Rechnungsdatum UVA-Periode = 0 - UVA-Datum / Fibu-Standard Buchungsdatum der Rechnung = Leistungsdatum (die Definition des Leistungsdatums erfolgt über den Auftrag selbst) Buchungsdatum für Stornos und Gutschriften = 0 - Rechnungsdatum Buchungsperiode = 0 - WWS Buchungsdatum |
- Nach Abklärung mit dem Steuerberater kann der Parameter "FIBU Buchungsdatum" auf die Standardausprägung "0 - Buchungsdatum der Rechnung" umgestellt werden.
- Danach kann die Rechnung manuell verbucht werden.
- Wenn nötig, ist nun die Erstellung einer Stornorechnung möglich. Danach kann eine neue Rechnung erstellt werden.
- Abschließend kann der Parameter "FIBU Buchungsdatum" wieder auf die ursprüngliche Ausprägung geändert werden.
Was wird unter Valutadatum verstanden?
Das Valutadatum ist das Datum, ab dem das Zahlungsziel bzw. die Skontofrist zu laufen beginnt.
Normalerweise entspricht das Valutadatum dem Rechnungsdatum. Das Valutadatum einer Rechnung kann jedoch auch erst nach dem Rechnungsdatum liegen, da z. B. die Rechnung eine gewisse Zeit braucht, falls diese mit der Post zugestellt wird.
Normalerweise entspricht das Valutadatum dem Rechnungsdatum. Das Valutadatum einer Rechnung kann jedoch auch erst nach dem Rechnungsdatum liegen, da z. B. die Rechnung eine gewisse Zeit braucht, falls diese mit der Post zugestellt wird.
Zunächst hängt die Berechnung des Valutadatums der Rechnung von der Einstellung des folgenden Parameters ab.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, welches Datum beim Originalausdruck der Rechnung als "Valutadatum" gelten soll. 0 - Rechnungsdatum bzw. man. Eingabe: Das Valutadatum ist gleich dem Rechnungsdatum oder kann im Ausdrucksdialog manuell eingegeben werden. 1 - Letzter Tag des Leistungszeitraums: Das Valutadatum ist gleich dem "Leistungszeitraum bis". 2 - Letzter Arbeitstag vor dem Ende des Leistungszeitraums: Arbeitstag lt. Werktagprüfung 3 - Letzter Tag des Vormonats, wenn das Rechnungsdatum in der ersten Woche des aktuellen Monats liegt Hinweise Um die Eingabe im Druckdialog zu aktivieren ist, muss der folgende Parameter aktiviert werden. Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → Ausdrucke → Rechnungen → Eingabe Valutadatum Die manuelle Eingabe beim Ausdruck zieht nur, wenn der Parameter "Valutadatum (der Rechnung)" auf "0 - Rechnungsdatum oder man. Eingabe" steht oder wenn eine Rückfallebene erforderlich ist. Wenn z. B. der letzte Tag des Leistungszeitraums als Valutadatum verwendet wird, aber z. B. am Auftrag kein Leistungszeitraum eingegeben worden ist, wird das Valutadatum nach der untenstehenden Reihenfolge ermittelt und auch nur dann zieht die manuelle Eingabe des Valutadatums beim Rechnungsdruck. Steht der Parameter "Valutadatum (der Rechnung)" auf "0 - Rechnungsdatum oder man. Eingabe" oder muss eine Rückfallebene verwendet werden, wird das Valutadatum der Rechnung nach folgender Reihenfolge ermittelt: 1. Manuelle Eingabe des Valutadatums beim Rechnungsdruck 2. Auftragserfassung: Feld "Valutadatum" 3. Auftragserfassung: Feld "Tage Valutadatum" 4. Projekt: Felder "Tage Valutadatum", "Tage Valutadatum (Anzahlungsrechnung)", "Tage Valutadatum (Teilrechnung)" und "Tage Valutadatum 'Schlussrechnung'" 5. Rechnungsschema: Felder "Tage Valutadatum (Anzahlungsrechnung)", "Tage Valutadatum (Teilrechnung)" und "Tage Valutadatum 'Schlussrechnung'" 6. Erfassungskennzeichen: Feld "Tage Valutadatum" |
Steht der Parameter z. B. auf "1 - Letzter Tag des Leistungszeitraums" und ein Leistungszeitraum ist am Auftrag hinterlegt, wird der letzte Tag (z. B. 31.07.) als Valutadatum verwendet, egal ob ein Valutadatum z. B. am Auftrag mitgegeben wird. Ist kein Leistungszeitraum am Auftrag vorhanden, wird das Valutadatum der Rechnung über die unten beschriebene Reihenfolge ermittelt.
Steht der Parameter auf "0 - Rechnungsdatum bzw. man. Eingabe" oder ist eine Rückfallebene notwendig, erfolgt die Berechnung des Valutadatums der Rechnung lt. Hinterlegungen in der folgenden Reihenfolge:
- Rechnungsdruck: Eingabe des Valutadatums beim Ausdruck, wenn der folgende Parameter aktiviert ist.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → RechnungenDefinition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe des "Valutadatums" möglich sein soll.0 - Nein (Standard)1 - Ja, ohne Vorschlag2 - Ja, mit Tagesdatum als Vorschlag3 - Ja - Valutadatum laut Vorschlag: Der Vorschlag ergibt sich aus den Feldern "Valutadatum" und "Tage Valutadatum" am Auftragskopf mit entsprechenden Rückfallebenen.HinweisDie Eingabe des Valutadatums beim Ausdruck hat nur Auswirkung, wenn der Parameter "Valutadatum (der Rechnung)" auf "0 - Rechnungsdatum bzw. man. Eingabe" steht oder eine Rückfallebene notwendig ist.Steht der Parameter "Valutadatum (der Rechnung)" auf z. B. "1 - Letzter Tag des Leistungszeitraums" und ein Leistungszeitraum ist am Auftragskopf vorhanden, wird der letzte Tag des Leistungszeitraums genommen, egal was beim Ausdruck eingegeben worden ist.Wird beim Druck kein Valutadatum eingegeben und steht der Parameter "Valutadatum (der Rechnung)" auf "0 - Rechnungsdatum bzw. man. Eingabe", wird das Valutadatum nach folgender Reihenfolge ermittelt:1. Auftragserfassung: Feld "Valutadatum"2. Auftragserfassung: Feld "Tage Valutadatum"3. Projekt: Felder "Tage Valutadatum", "Tage Valutadatum (Anzahlungsrechnung)", "Tage Valutadatum (Teilrechnung)" und "Tage Valutadatum 'Schlussrechnung'"4. Rechnungsschema: Felder "Tage Valutadatum (Anzahlungsrechnung)", "Tage Valutadatum (Teilrechnung)" und "Tage Valutadatum 'Schlussrechnung'"5. Erfassungskennzeichen: Feld "Tage Valutadatum" - Auftragserfassung: Feld "Valutadatum"
- Auftragserfassung: Feld "Tage Valutadatum"
Wird am Auftragskopf das Feld "Tage Valutadatum" leer gelassen, ziehen die weiteren Hinterlegungen (z. B. Projekt). Dies ist auch neben dem Feld in der Auftragserfassung ersichtlich.
- Projekt: Felder "Tage Valutadatum", "Tage Valutadatum (Anzahlungsrechnung)", "Tage Valutadatum (Teilrechnung)" und "Tage Valutadatum "Schlussrechnung".
- Rechnungsschema: Felder "Tagesanzahl für Valutadatum (Anzahlungsrechnung)", "Tagesanzahl für Valutadatum (Teilrechnung)" oder "Tagesanzahl für Valutadatum (Schlussrechnung)"
- Erfassungskennzeichen: Feld "Tage Valutadatum"
Archiv und Dokumente
Ist eine nachträgliche Archivierung von Rechnungen möglich?
Im Fenster Rechnungen kann die Funktion Rechnung(en) archivieren unter Fenstermenü → Ausdruck aufgerufen werden.
Wie kann ich einen eingescannten Lieferschein gleich zur Rechnung hinzufügen?
Ist die Rechnung bereits ausgestellt worden, kann der Lieferschein, wenn dieser im Archiv gespeichert ist, über die Funktion "Dokumente zuordnen" der Rechnung zugeordnet werden. Die Funktion finden Sie im Fenster Rechnungen. Dort können Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Rechnung → DMS → "Dokumente zuordnen" auswählen.
Ist die Rechnung noch nicht erstellt worden, kann der Lieferschein auch schon dem Auftrag zugeordnet werden. Dann kann dieser Lieferschein mit der Rechnung z. B. per E-Mail versendet werden. Informationen dazu finden Sie in der FAQ Können beim Rechnungsdruck weitere Dokumente des Auftrags mitgedruckt werden?.
Können beim Rechnungsdruck weitere Dokumente des Auftrags mitgedruckt werden?
Wird am Ausdrucksmodelldetail das Feld "Zugeordnete Dokumente drucken" aktiviert, können beim Druck Dokumente mitgedruckt werden, die dem Auftrag (Auftragskopf) zugeordnet sind.
Zur Auswahl stehen folgende Ausprägungen:
- Nein
- Alle
- Markierte
Die Ausprägung "Markierte" bedeutet, dass nur Dokumente, die für den Ausdruck markiert sind, gedruckt werden. Diese Markierung kann bei der Zuordnung eines Dokuments über das Feld "Markiert für Ausdruck" erfolgen.
Sollen Dokumente von Auftragspositionen mitgedruckt werden, kann dies ebenfalls im Ausdrucksmodelldetail aktiviert werden. Das Feld "positionsbezog. zugeordnete Dokumente drucken" kann wie gewünscht aktiviert werden.
Wenn Dokumente automatisch bei der Zuordnung für den Ausdruck markiert werden sollen, kann dies mittels folgender Parameter aktiviert werden.
Für Auftragsausdrucke:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Allgemein
Definition des Vorschlagswertes für das Feld "Markiert für Ausdruck" bei der Zuordnung eines Dokumentes auf Auftragskopf- oder Auftragspositionsebene. 0 - Nein: Dokumente werden beim Zuordnen nicht für den Ausdruck markiert. 1 - Ja (Standard): Dokumente werden beim Zuordnen automatisch für den Ausdruck markiert. 2 - Ja, laut definierten Kategorien: Nur Dokumente der definierten Kategorien werden automatisch für den Ausdruck markiert. Diese Kategorien können im Parameter "Dokumentenzuordnung: DMS-Kategorien" festgelegt werden. Dieser ist zu finden im Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Allgemein. Hinweis: Zusätzlich gibt es im Fenster "Dokumente zuordnen" die Möglichkeit, das Feld "Markiert für Ausdruck" in der Listung zu bearbeiten. |
Für Bestellausdrucke:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Allgemein
Definition des Vorschlagswertes für das Feld "Markiert für Ausdruck" bei der Zuordnung eines Dokumentes auf Bestellkopf- oder Bestellpositionsebene. 0 - Nein: Dokumente werden beim Zuordnen nicht für den Ausdruck markiert. 1 - Ja (Standard): Dokumente werden beim Zuordnen automatisch für den Ausdruck markiert. 2 - Ja, laut definierten Kategorien: Nur Dokumente der definierten Kategorien werden automatisch für den Ausdruck markiert. Diese Kategorien können im Parameter "Dokumentenzuordnung: DMS-Kategorien" festgelegt werden. Dieser ist zu finden im Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Allgemein. Hinweis: Zusätzlich gibt es im Fenster "Dokumente zuordnen" die Möglichkeit, das Feld "Markiert für Ausdruck" in der Liste zu bearbeiten. |
Können nur bestimmte Dokumente einer Archivkategorie des Auftrags mit der Rechnung mitgedruckt werden?
Sollen nur Dokumente einer bestimmten Kategorie gedruckt werden, kann am Ausdrucksmodelldetail im Feld "Kategorie" die gewünschte Archivkategorie hinterlegt werden.
Dies gilt für alle Ausdrucke, bei denen das Feld "Zugeordnete Dokumente drucken" aktiviert ist ("Alle" oder "Markierte").
Die Prüfung der Kategorie erfolgt nur für Dokumente, die am Auftragskopf zugeordnet sind, und nicht auf Positionsebene.
Beispiel
| Nur Dokumente mit der Kategorie "AGB", die dem Auftragskopf zugeordnet sind, sollen gedruckt werden. Dazu wird das Feld "Zugeordnete Dokumente drucken" auf "Alle" und das Feld "Kategorie" auf "AGB" gestellt.  |
Können Dokumente beim Rechnungsdruck ausgewählt werden, damit diese dann mit der Rechnung per E-Mail versandt werden?
Ja, wenn der folgende Parameter aktiviert ist, können im Druckdialog beim Druck der Originalrechnung zusätzliche Dokumente zugeordnet werden.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe von "Zusatzdokumenten" möglich sein soll. Die Zuordnung ist nur beim Originalausdruck der Rechnung möglich. 0 - Nein (Standard) 1 - Ja: Im Druckdialog steht das Feld "Zusatzdokumente" zur Verfügung. Mit der F8-Funktion können die gewünschten Dokumente ausgewählt werden. Dabei öffnet sich das Fenster "Dokumente zuordnen". Hinweis Der Parameter gilt sowohl beim Einzel- als auch beim Sammelrechnungsdruck. Die Eingabe von Zusatzdokumenten ist bei Rechnungsfreigabe mit Workflow und beim Druck im Hintergrund nicht möglich. Die zugeordneten Dokumente werden gleich wie andere mögliche Zusatzdokumente weiterverarbeitet (Versand per E-Mail, Archivierung, Drucken, Erstellung von PDF). Diese Dokumente werden auch zur Dokumentenzuordnung der Rechnung hinzugefügt. |
Ist der Parameter aktiviert, steht das Feld "Zusatzdokumente" im Druckdialog zur Verfügung. Mit der F8-Funktion können Dokumente zugeordnet werden.
Meldungen und Lösungen
Kann der Druck einer Rechnung nach einem abgebrochenen Rechnungsdruck nochmals angestoßen werden?
Bitte kontrollieren Sie im betroffenen Auftrag im Reiter Rechnungen, ob eine Rechnung vorhanden ist und ob der Eintrag eine Rechnungsnummer hat.
Ist eine Rechnung ohne Nummer vorhanden, kann diese im Fenster Rechnungen gelöscht werden.
Dazu gehen Sie im Fenster "Rechnungen" über das Fenstermenü → Ansicht auf "Nur unvollständige Rechnungen". Datensätze ohne Rechnungsnummer (Feld "Rng-Nr" ist leer) sind so ersichtlich.
Mit der F7-Funktion kann der gewünschte Datensatz gelöscht werden.
Eventuell muss danach noch die Drucksperre im Fenster Aufträge zurückgesetzt werden.
Was bedeutet die Meldung "Für den Auftrag ist bereits ein Ausdruck gestartet worden und es kann daher im Moment kein weiterer Ausdruck gestartet werden."?
Wenn z. B. eine Rechnung nicht gedruckt werden kann, weil die Meldung "Für den Auftrag ist bereits ein Ausdruck gestartet worden und es kann daher im Moment kein weiterer Ausdruck gestartet werden." erscheint, handelt es sich um eine Drucksperre.
Siehe dazu die FAQ Wie kann die Drucksperre zurückgesetzt werden?.
Wie kann die Drucksperre zurückgesetzt werden?
Die Drucksperre kann im Fenster Aufträge über die Funktion "Drucksperre zurücksetzen" aufgehoben werden. Die Funktion ist im Fenster "Aufträge" über das Fenstermenü → Funktionen → Kennzeichen zurücksetzen → "Drucksperre zurücksetzen" zu finden.
Was bedeutet die Meldung "Der Auftrag ist noch nicht abgeschlossen, deswegen kann noch kein z. B. Rechnungsdruck erfolgen"?
Bevor ein Ausdruck erfolgen kann, muss der Auftrag abgeschlossen sein. Erfolgt der Erfassungsabschluss nicht automatisch, können Sie diesen über die Funktion Erfassung abschließen durchführen. Die Funktion kann entweder über das Fenstermenü → Funktionen oder die rechte Maustaste ausgeführt werden.
Was bedeutet es, wenn beim Rechnungsdruck nicht auf den Pfad zugegriffen werden kann?
Wenn beim Rechnungsdruck bzw. bei der Verbuchung einer Rechnung nicht auf die Buchungserfassungsdatei (BuErf) zugegriffen werden kann, kontrollieren Sie bitte die Pfadeinstellungen im folgenden Parameter:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Warenwirtschaft allgemein → Buchungserfassungsdateien
Hinterlegung des Dateinamens der Buchungserfassungsdatei. Hinweis: Gilt nur für Ausgangsrechnungen. Zusammengefasst unser Beratungsansatz: a) Direktverbuchung ist immer unsere Empfehlung b) Wenn die Buchhaltung den Zeitpunkt der Verbuchung entscheiden möchte "Verzögerte Fibu-Verbuchung" c) BuErf nur wenn Fibu extern geführt wird! 5x-BuErf a) Bei Nachermittlungen wird zu dem Dateinamen am ENDE fix ein "N" hinzugefügt. b) Sind Platzhalter im Dateinamen definiert, so werden diese ersetzt. c) Sind keine Platzhalter vorhanden, so wird das WJ-Beginn-Jahr 2stellig hinten ergänzt. NTCS BuErf a) Bei Nachermittlungen wird zu dem Dateinamen am ENDE fix ein "N" hinzugefügt. b) Sind Platzhalter im Dateinamen definiert, so werden diese ersetzt. c) Sind keine Platzhalter vorhanden, so wird der Dateiname mit der Firmennummer und der Fibunummer in Form von "_FIRMENNR_FIBUNR" hinten ergänzt. Platzhalter können Sie mittels rechter Maustaste aufrufen und auswählen. Folgende stehen Ihnen zur Verfügung: - BMD User-ID - Systembenutzer - Computername - Firmennummer - Fibu-Nummer - Filialnummer |
Hinweis für Fibu 5.5:
| Der Pfad für die Buchungserfassungsdateien kann im Fibu-Verzeichnis hinterlegt sein. Dieses Verzeichnis finden Sie im Paket FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten. Im Bereich "Dazugehörige Buchhaltungen" finden Sie im Feld "FIBU Verzeichnis BMD 5.5" den Pfad. |
Der Pfad muss für jenen Mitarbeiter, der die Rechnung druckt und verbucht, erreichbar sein und ohne Schreibschutz zur Verfügung stehen!
Lösungen zu falschem Steuersatz
Was kann kontrolliert werden, wenn keine Steuer auf der Rechnung angedruckt wird?
Falls keine Steuer auf der Rechnung angedruckt wird, können folgende Punkte kontrolliert werden:
- Stellen Sie fest, welches Erlöskonto auf der Auftragsposition ermittelt worden ist.
- Im Paket FIBU → Stammdaten → Konten kann am Sachkonto kontrolliert werden, ob der entsprechende Steuercode eingetragen ist.
- Kontrollieren Sie nun noch in den Stammdaten des Steuercodes (FIBU → Stammdaten → Buchungseinstellungen → Steuercodes), ob das Feld "Steuer auf Rng" aktiv ist.
Hinweis
| Wenn das Feld "Steuer auf Rng" erst aktiviert wird, muss die NTCS neu gestartet werden, damit die Änderung am Rechnungsdruck ersichtlich ist. |
Was kann kontrolliert werden, wenn der falsche Steuerprozentsatz auf der Rechnung angedruckt wird?
Falls der falsche Steuerprozentsatz auf der Rechnung angedruckt wird, kann Folgendes kontrolliert werden:
- Kontrollieren Sie das Erlöskonto auf der Auftragsposition. Sind der richtige Steuercode und Steuerprozentsatz hinterlegt? Diese Daten sind am Sachkonto in der Fibu (FIBU → Stammdaten → Konten) zu finden und werden vom Konto auf die Auftragsposition übernommen.
- Ist ein "falsches" Konto ermittelt worden, kontrollieren Sie, wie der folgende Parameter eingestellt ist.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → AllgemeinDefinition, welche Person des Auftragskopfes für die Ermittlung des Erlöskontos ausschlaggebend sein soll.
Durch diese Person wird ermittelt, ob es sich um eine Inlands-, EU- oder Auslands-Lieferung handelt. Außerdem wird bei der Rechnungserstellung die UID von dieser Person ermittelt (falls am Auftragskopf keine UID eingegeben wurde).
Weiteres werden die Kontofindungs-relevanten Felder, wie das Bestimmungsland oder die Kundenart, von dieser Person ermittelt.
Hinweis: Dieser Parameter kann am Auftragskopf durch das Erlös-Kennzeichen (Feld "Person für Kontofindung") übersteuert werden. - Bitte kontrollieren Sie, ob die Person, die für die Kontofindung ausschlaggebend ist, auch korrekt im Kundenstamm angelegt ist (UID-Nummer, PLZ, Land).
- Ist am Firmenstamm das richtige Land hinterlegt?
- Gegebenenfalls berichtigen Sie bitte die Stammdaten bzw. Auftragskopfdaten. Führen Sie bitte im Fenster Aufträge die Funktion Neu ermitteln (Fenstermenü → Funktionen) für die Konten durch.
Diverses
Wie kann eine Rechnung ohne Auftrag erstellt werden?
Dies ist nicht möglich. Als Basis dient immer ein Auftrag. Wählen Sie bei der Auftragserstellung eine Erfassungsart mit Rechnung aus, z. B. Dienstleistungsrechnung.
Kann für eine Rechnung ein anderes Buchungssymbol anstatt AR verwendet werden?
Ja, am Erfassungskennzeichen für Verkauf kann ein abweichendes Buchungssymbol hinterlegt werden. Mit der F4-Funktion kann beim Feld "Buchungssymbol" aus den Buchungssymbolen ausgewählt werden.
Warum wird bei der Rechnung keine Umsatzsteuer angeführt?
Wenn bei der Rechnung keine Umsatzsteuer angeführt wird, kontrollieren Sie bitte zunächst den Steuercode und den Steuerprozentsatz auf den Auftrags- bzw. Rechnungspositionen.
Wird die Zeile mit den USt-Daten nicht auf dem Ausdruck angedruckt, kann am Steuercode kontrolliert werden, ob dort das Feld "Steuer auf Rng" aktiviert ist.
Wenn das Feld beim gewünschten Steuercode erst aktiviert werden muss, muss BMD NTCS neu gestartet werden, bevor sich die Änderung auswirkt.
Wie kann ein Betrag auf der Rechnung nach der USt abgezogen werden, der aber keine Auswirkung auf die Buchung in der Fibu hat?
Ist es der Wunsch, dass nach der USt (Umsatzsteuer) ein Betrag auf der Rechnung abgezogen wird, so kann dieser im Auftragskopffeld "Abzugsbetrag nach USt" eingetragen werden. Um diesen Betrag auf der Rechnung anzudrucken, muss im Rechnungsreport das Feld "Abzugsbetrag nach USt" eingeblendet werden.
Der eingegebene Betrag wird auf der Rechnung abgezogen. In die Fibu wird der gesamte Rechnungsbetrag (Summe inkl. USt) verbucht. Der Abzugsbetrag hat somit keine Auswirkung auf die Buchung.
Der eingegebene Betrag wird auf der Rechnung abgezogen. In die Fibu wird der gesamte Rechnungsbetrag (Summe inkl. USt) verbucht. Der Abzugsbetrag hat somit keine Auswirkung auf die Buchung.
Wo kann die eigene Bankverbindung für die Rechnung hinterlegt werden?
Grundsätzlich ist die Bankverbindung auf der Firma zu finden. In den Bankverbindungen der eigenen Firma kann jeweils eine Währung hinterlegt werden. Stimmt die Währung mit der Auftragswährung überein, wird diese Bankverbindung am Auftrag ermittelt.
Im Standard wird die eigene Bankverbindung nur mit Währung ermittelt. Der folgende Parameter steuert, ob in der Auftragserfassung und beim Rechnungsdruck die eigene Bankverbindung auch ohne Währung ermittelt wird.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Allgemein
Definition, ob die eigene Bankverbindung abhängig von der Auftrags- bzw. Rechnungswährung ermittelt werden soll. 0 - Mit Währung (Standard): Die eigene Bankverbindung wird in der Auftragserfassung bzw. beim Rechnungsdruck nur ermittelt, wenn die Währung auf der eigenen Bankverbindung mit der Auftragswährung übereinstimmt. 1 - Ohne Währung: Auch wenn keine Währung auf der Bankverbindung ist, wird die Bankverbindung in der Auftragserfassung bzw. beim Rechnungsdruck ermittelt. Hinweis Die Einstellung dieses Parameters hat keine Auswirkung, wenn die Bankverbindung direkt beim Erfassungskennzeichen hinterlegt ist (Feld "Eigene Bankverbindung"). |
Soll eine von der Firma abweichende eigene Bankverbindung für einen Kunden hinterlegt werden, kann dies am Kunden im Feld "Eigene Bankverbindung" erfolgen. Voraussetzung dafür ist, dass auf der eigenen Bankverbindung des Kunden eine Währung hinterlegt ist. Stimmt diese mit der Auftragswährung überein, wird die eigene Bankverbindung ermittelt.
Für die Hinterlegung einer eigenen Bankverbindung für einen Auftrag bzw. für ein Angebot kann diese am Auftrags- bzw. Angebotskopf im Feld "Eigene Bankverbindung" ausgewählt werden.
Soll die "Eigene Bankverbindung" im Druckdialog beim Rechnungsdruck auswählbar sein, kann der folgende Parameter aktiviert werden.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, ob im Ausdrucksdialog die Eingabe der "Eigenen Bankverbindung" möglich sein soll. |
Die Abfrage beim Rechnungsdruck ist dann in den Zusatzeingaben ersichtlich.
Wie kann ich eine Rechnung in einer Fremdwährung ausstellen?
Damit eine Rechnung in einer anderen Währung als der Firmenwährung ausgestellt werden kann, sind einige Einstellungen notwendig. Diese finden Sie in der Themenhilfe Fremdwährung.
Sind die Einstellungen vorgenommen worden, kann die gewünschte Währung am Auftragskopf eingetragen und so eine Rechnung in Fremdwährung gestellt werden.
Wird die Datenbesitzergruppe für Ansehen vom Auftrag auf die Rechnung übernommen?
Ob die Datenbesitzergruppe für Ansehen auf die Rechnung übernommen wird, ist abhängig von der Einstellung des folgenden Parameters:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, ob das Feld "Datenbesitzer für Ansehen" vom Auftrag auf die Rechnung übernommen werden soll. 0 - Nein 1 - Ja 2 - Standard (Standard): Wird "Standard" ausgewählt, gilt für die Rechnung die Parameterausprägung des Parameters "Datenbesitzergruppe übernehmen (Verkauf)". Dieser ist zu finden im Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Allgemein. Hinweise Der Parameter kann nur allgemein aktiviert werden. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Reiter "Allgemeine Einstellungen" befinden. Das Feld dient auch als Trennkriterium für Sammelrechnungen. Die Datenbesitzergruppe wird auch auf das Archivdokument übernommen. |
Steht der Parameter auf "2 - Standard", zieht die Einstellung des folgenden Parameters:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Allgemein
Definition, ob das Feld "Datenbesitzer für Ansehen" vom Auftrag auf alle Verkaufsausdrucke (Auftragsbestätigungen, Interne Auftragsscheine, Lieferscheine und Rechnungen) und vom Angebot auf Angebote im Archiv übernommen wird. 0 - Nein 1 - Ja (Standard) Hinweis Lieferscheine und Rechnungen haben noch jeweils einen eigenen Parameter. Lieferscheine: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Lieferscheine → Datenbesitzergruppe vom Auftrag übernehmen Rechnungen: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen → Datenbesitzergruppe vom Auftrag übernehmen |
Wie kann eine Rechnungssperre für einen Kunden eingestellt werden?
Am Kunden kann im Feld "Rechnungssperre" eine Sperre für den Druck einer Originalrechnung gesetzt werden.
Ist die Rechnungssperre aktiviert, ist beim Rechnungsdruck nur ein Kontrollausdruck möglich. Das heißt, dass im Druckdialog nur die Druckart "Kontrollausdruck" auswählbar ist.
Warum sind keine Daten in der Kundenkartei nach dem Rechnungsdruck vorhanden?
Ob die Kundenkartei im Zuge der Rechnungsverbuchung befüllt wird, steuert folgender Parameter.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Kundenkartei
Definition, ob im Zuge der Rechnungsverbuchung die Kundenkartei automatisch befüllt werden soll. 0 - Nein (Standard): Die Kundenkartei wird nicht automatisch befüllt. Die Funktion "Ermitteln" muss in der Kundenkartei manuell ausgeführt werden. Dies kann auch regelmäßig mit der Stapelfunktion "Kundenkartei ermitteln" durchgeführt werden. 1 - Ja: Die Kundenkartei wird automatisch mit der Verbuchung der Rechnung befüllt. Hinweis Der Aufruf erfolgt über das Paket WWS → Verkauf → Rechnungen → "Kundenkartei" oder über den Reiter zur Position im Verkauf (z. B. kann in der Auftragserfassung im Reiter "Positionen" der Reiter "Kundenkartei" eingeblendet werden). |
Weiters muss am Artikel das Feld "Mit Kundenkartei" auf "Ja" eingestellt sein.
Im Fenster Kundenkartei kann die Funktion "Kundenkartei ermitteln" über das Fenstermenü → Funktionen ausgeführt werden.
Wie werden Rechnungen in der WWS gemahnt?
Die Mahnung von Rechnungen erfolgt nicht in der Warenwirtschaft, sondern über die Finanzbuchhaltung.
Was versteht man unter Dauerrechnung?
Dauerrechnung bedeutet, dass eine Rechnung immer wieder mit gleicher Rechnungsnummer gestellt wird.
Wie die Dauerrechnung in der WWS abgebildet ist, finden Sie in der Themenhilfe Dauerrechnung in der WWS.
Kann eine Rechnung mit 3 Nachkommastellen ausgestellt werden?
Nein, für Endbeträge in Rechnungen gibt es in der Warenwirtschaft dafür keine Möglichkeit.
Es gibt die Möglichkeit, Steuersätze mit 3 Nachkommastellen (z. B für die USA) einzustellen und in die Fibu zu verbuchen.
Einzelbeträge können mit 3 Nachkommastellen dargestellt werden. Die Endbeträge werden jedoch immer auf 2 Nachkommastellen gerundet und so auch angedruckt.
