Erlöskontenfindung
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte.
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte.Allgemein
Die Kontoermittlung bei Aufträgen erfolgt standarmäßig aufgrund des hinterlegten Lieferempfängers und der Hinterlegung der Kontentabelle beim Artikel.
Sind der Kunde und der Rechnungsempfänger Inländer, der Lieferempfänger aber beispielsweise aus der EU, dann wird ein EU-Konto ermittelt und auf den Auftragspositionen eingetragen. Der Lieferempfänger muss in den Stammdaten korrekt angelegt werden (d. h. mit UID-Nummer, falls keine Privatperson, und mit richtigem Ort und Land).
Neben dem Lieferempfänger kann die Kontoermittlung auch nach dem Rechnungsempfänger oder dem Kunden erfolgen. Die Einstellung für die Kontofindung erfolgt entweder über ein mögliches, auf dem Auftrag hinterlegtes Erlöskennzeichen oder über die folgende Parametereinstellung:
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Allgemein:
Definition, welche Person des Auftragskopfes für die Ermittlung des Erlöskontos ausschlaggebend sein soll. Durch diese Person wird ermittelt, ob es sich um eine Inlands-, EU- oder Auslands-Lieferung handelt. Außerdem wird bei der Rechnungserstellung die UID von dieser Person ermittelt (falls am Auftragskopf keine UID eingegeben wurde). Weiteres werden die Kontofindungs-relevanten Felder, wie das Bestimmungsland oder die Kundenart, von dieser Person ermittelt. Hinweis: Dieser Parameter kann am Auftragskopf durch das Erlös-Kennzeichen (Feld "Person für Kontofindung") übersteuert werden. |
Hinweis
 | Standardmäßig gilt der Lieferempfänger als Person für die Kontofindung. |
Stammdaten
Lieferempfänger
Im Kundenstamm (Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Kunden/Lieferanten → WWS Kunden) kann ein zum Kunden abweichender Lieferempfänger hinterlegt werden. Wird kein abweichender Lieferempfänger hinterlegt, ist der Kunde zugleich Lieferempfänger. Für die Kontenfindung ist es notwendig, dass die UID-Nummer des Kunden (falls dieser keine Privatperson ist) und das Land hinterlegt werden.
UID-Nummer
In den Kundenstammdaten werden zu den Adressdaten die UID-Nummer des Kunden (falls dieser keine Privatperson ist) und das Land hinterlegt.
Weitere UID-Nummern
Zu einem Kunden können auch weitere UID-Nummern hinterlegt werden. Das Fenster für die Anlage von weiteren UID-Nummern kann direkt über das EU-Symbol 
neben dem Feld "UID-Nummer" aufgerufen werden.
neben dem Feld "UID-Nummer" aufgerufen werden.Mit der F5-Funktion können weitere UID-Nummern zum Kunden angelegt werden.
Prüfung UID-Nummer
Die Richtigkeit von UID-Nummern kann mittels zweier Bestätigungsverfahren geprüft werden.
Prüfung der UID-Nummer im Stufe-1- Verfahren:
Die Prüfung der UID-Nummer im Stufe-1-Verfahren entspricht einem einfachen Bestätigungsverfahren. Hier wird lediglich die Gültigkeit einer UID-Nummer geprüft und kein Bezug zu einem bestimmten Unternehmen hergestellt.
Eine Prüfung im Stufe-1-Verfahren erfolgt automatisch im Hintergrund, wenn eine neue UID-Nummer zu einer Person (Kunde, Lieferant, Diverse Person) oder zu einer Firma im Feld "UID-Nummer" erfasst wird. Eine entsprechende Meldung wird nur dann ausgegeben, wenn die UID-Nummer im Rahmen des einfachen Bestätigungsverfahrens ungültig ist.
Hinweis
| Über den folgenden CRM Parameter wird eingestellt, ob die Prüfung der UID-Nummer im Stufe-1-Verfahren online oder offline durchgeführt werden soll. Es wird ausdrücklich empfohlen, eine Onlineprüfung zu verwenden. Bereich CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Allgemein
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Prüfung der UID-Nummer im Stufe-2-Verfahren:
Die Prüfung der UID-Nummer im Stufe-2-Verfahren entspricht einem qualifizierten Bestätigungsverfahren. Der Unterschied zur Stufe-1-Prüfung besteht darin, dass zusätzlich zur Gültigkeit der UID-Nummer auch noch der Bezug zu Name und Anschrift der jeweiligen Person beim Prüfservice abgefragt wird. Eine UID-Prüfung im Stufe-2-Verfahren kann wahlweise über FinanzOnline oder über das EU-Service durchgeführt werden. Im Fenster "UID-Nummer" steht Ihnen über das Fenstermenü → Funktionen eine Funktion für die Prüfung der UID-Nummer im Stufe-2-Verfahren zur Verfügung:
 Prüfung UID-Nummer Stufe 2-Verfahren | Hier kann die UID Nummern-Prüfung Stufe 2 für die markierte UID-Nummer gestartet werden. Hinweis
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Hinweis
| Für weitere Informationen sehen Sie auch Prüfmöglichkeiten für UID-Nummern und UID-Nummern-Prüfung Stufe 2. |
Kontentabelle
Im Paket WWS → Stammdaten → Konten/Steuern/Abgaben → Kontentabellen werden die Konten für die Bereiche Verkauf, Wareneinsatz und Einkauf gewartet.
Die Kontentabelle beinhaltet die Reiter "Verkauf" (Erlöskonten), "Wareneinsatz" (Aufwandskonten) und "Einkauf" (Bestandskonten).
Die Kontenarten werden in folgenden Bereichen ermittelt:
- Erlöskonten → Verkauf (Angebot, Auftrag ...)
- Aufwandskonten → Wareneinsatzermittlung
Die Kontentabelle wird einem Artikel zugeordnet. Wird beim Artikel nicht direkt eine Kontentabelle zugeordnet, wird auf die Einstellung von Warenuntergruppe, Warenhauptgruppe oder Parameter geschaut. Der Parameter ist zu finden im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Standard-Artikelkennzeichen:
Definition des Standard-/Rückfallwertes für das Feld "Kontentabelle" am Artikelstamm. |
Die Anlage der Kontentabelle setzt das Vorhandensein von Sachkonten in der Finanzbuchhaltung voraus. Gibt es keine Anbindung zu einer BMD Finanzbuchhaltung, können entweder die Konten aus dem Standardkontenrahmen verwendet werden oder die Konten werden direkt in der Tabelle hinterlegt.
Hinweis
| Ist die Anbindung zu einer BMD 5.5 Buchhaltung vorhanden, müssen die Erlöskonten ebenso in der BMD 5.5 vorhanden sein. Wird nur ein einzelnes Sachkonto in der NTCS benötigt, welches bereits in der 5.5 FIBU angelegt ist, dann legen Sie das Konto manuell im Bereich Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Konten an. Sollen mehrere Konten aus der 5.5 FIBU in die NTCS FIBU importiert werden, empfiehlt es sich, im Fenster "Konten" über die Menüleiste → Konto → "Abgleich geänderter Konten aus BMD 5.5" aufzurufen. Im Fenster "Abgleich aus BMD 5.5" klicken Sie auf "Konten und Salden", um daraufhin die neuen und abgeänderten Konten in die NTCS zu übertragen. |
Hinweis
| Im Reiter "Verkauf" wird für Erlöse im Inland, in der EU und im Ausland standardmäßig ein eigenes Konto bebucht. Auf den jeweiligen Konten in der FIBU sind die Steuerprozentsätze und Steuercodes hinterlegt, die auf die Auftragspositionen übernommen werden. Dies ist auch unsere Empfehlung, da die Steuerprozentsätze und Steuercodes nicht auf den Kontentabellen hinterlegt werden müssen und immer aktuell von den Konten der FIBU genommen werden. Im Standard ist dies auch gesperrt, wenn mit der BMD FIBU gearbeitet wird. Sollte dies in Ausnahmefällen notwendig sein, kann der folgende Parameter entsprechend eingestellt werden: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Kontentabelle
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Artikel
Die Kontentabelle wird einem Artikel zugeordnet.
Die Kontentabelle kann direkt am Artikelstamm, auf der Warenuntergruppe oder -hauptgruppe oder im Parameter erfolgen.
Der Parameter ist zu finden im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Standard-Artikelkennzeichen:
Definition des Standard-/Rückfallwertes für das Feld "Kontentabelle" am Artikelstamm. |
Erlös- und Aufwandskennzeichen
Im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Konten/Steuern/Abgaben → ErlösAufwands-Kz. werden die Erlös- und Aufwandskennzeichen angelegt.
Erlös- und Aufwandskennzeichen werden verwendet, um bei Aufträgen und Bestellungen abhängig vom Geschäftsfall unterschiedliche Konten anzusteuern. Einem Artikel wird immer nur eine Kontentabelle in den Stammdaten (bzw. Parametern) zugeordnet. Innerhalb dieser Kontentabelle ist es aber möglich, abweichend zum Standardkonto weitere Konten zu hinterlegen, die mit einem Erlös- oder Aufwandskennzeichen gekennzeichnet sind. Wird nun bei einem Auftrag oder bei einer Bestellung am Kopf dieses Erlös- bzw. Aufwandskennzeichen eingetragen, wird für die Positionen jenes Konto ermittelt, welches in der Kontentabelle mit diesem Kennzeichen versehen worden ist.
In der Praxis finden Erlös- und Aufwandskennzeichen für spezielle Geschäftsfälle wie beispielsweise Bauleistungen, Reverse Charge usw. Anwendung.
Das Erlös- bzw. Aufwandskennzeichen kann u. a. direkt beim Kunden oder beim Lieferanten in den Stammdaten oder in den Erfassungskennzeichen Verkauf bzw. Erfassungskennzeichen Einkauf hinterlegt werden. Dieses gilt als Vorschlagswert und wird in die Auftrags- oder Bestellerfassung mitgegeben. Eine Änderung ist bis zur Rechnungslegung möglich.
Achtung!
 | Damit das Erlöskennzeichen am Auftrag automatisch gezogen wird, muss folgender Parameter eingestellt werden: Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Kopfdaten:
Mit dem blauen Pfeil  neben dem Parameter öffnet sich das Fenster "Parameter-Reihenfolge", in dem die Reihenfolge definiert werden kann. Das Erlöskennzeichen für den Auftrag kann aus folgenden Stammdaten ermittelt werden:
 Mit den Symbolen über rechte Maustaste auf eine der Ausprägungen (Kunde, Erfassungskennzeichen ...) in der Datenreihenfolge sind folgende Optionen möglich:
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Kontenfindung auf Basis Erfassungskennzeichen
Neben der Steuerung der Erlöskonten auf Basis von Erlöskennzeichen (für unterschiedliche Geschäftsfälle) können diese auch auf Basis von Erfassungskennzeichen gesteuert werden.
Damit ist es z. B. möglich, Gutschriften direkt auf Aufwandskonten in der FIBU zu verbuchen.
Beispiel
 | Provisionen an Dritte sollen auf das Konto 7540 gebucht werden. Voraussetzung dafür ist, dass zusätzlich zu den Konten- und Steuerdaten in der Kontentabelle ein Erfassungskennzeichen mit der Erfassungsart "Gutschrift" (Standard GUT, KOR oder DGU) hinterlegt wird. In der entsprechenden Kontentabelle werden für das Erfassungskennzeichen (zusätzliche) Einträge im Reiter "Verkauf" vorgenommen. Ist am entsprechenden FIBU-Konto noch kein Steuersatz und Steuercode hinterlegt, so können diese ebenfalls in der Kontentabelle (über die Felder "Steuer %", "St.Code Inl.", "St.Code EU" und "St.Code Ausland") erfasst werden.  |
Hinweis
| Damit das Erfassungskennzeichen in der Kontentabellenposition hinterlegt werden kann, muss dies in der Reihenfolge Kontofindung aktiviert werden. |
Exkurs Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnung
Bei Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnungen können in den Kontentabellenpositionen eigene Konten hinterlegt werden, die sich über das Feld "Rechnungsart" von den "normalen" Kontentabellenpositionen von Standardrechnungen unterscheiden.
Informationen zu den Einstellungen für Kontentabellen für Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnung finden Sie hier.
Tägliches Arbeiten
Auftrag anlegen
Kopfdaten
Im Zuge der Auftragsanlage wird das Konto in der Positionserfassung aufgrund der hinterlegten Kontentabelle des Artikels und des hinterlegten Lieferempfängers ermittelt.
Hinweis | Am Auftragskopf sind die Felder "UID-Nummer" und "Konto Info" interessant für die Kontofindung:   Sind am Kunden bzw. am Lieferempfänger mehrere UID-Nummern hinterlegt worden , kann bei der Auftragsanlage zwischen diesen mit der Funktion F4 (blauer Pfeil neben dem Feld "UID-Nummer"  ) gewählt werden.Im Feld "Konto Info" wird zusätzlich die Kontoart (Inland, EU, Ausland) angezeigt. Ob Inland, EU oder Ausland verwendet wird, zeigt Ihnen die folgende Grafik:  |
Kontrolle UID-Nummer bei EU-Lieferungen
Mit dem folgenden Parameter können Sie einstellen, ob die UID-Nummern bei EU-Lieferungen (Lieferscheindruck) auf Gültigkeit kontrolliert werden sollen:
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Lieferscheine:
Definition, ob die UID-Nummer auf Gültigkeit geprüft werden soll. Hinweis: Es wird eine Prüfung nach dem Stufe-2-Prüfverfahren durchgeführt. |
Kontrolle der UID-Nummer bei EU-Rechnungen
Mit dem folgenden Parameter können Sie einstellen, ob die UID-Nummern bei EU-Rechnungen (Rechnungsdruck) auf Gültigkeit kontrolliert werden sollen:
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck:
Definition, ob die UID-Nummer auf Gültigkeit geprüft werden soll. 0 - Nein 1 - Ja: Es wird eine Prüfung nach dem Stufe-1-Prüfverfahren durchgeführt. Ist die UID-Nummer fehlerhaft, kommt es zu einer Hinweismeldung. Aus der Meldung heraus können direkt die Kundendaten bearbeitet werden, um die USt-ID-Nummer zu korrigieren. Hinweis: Ändert sich die UID-Nummer von einem EU-Mitgliedsland in eine inländische, muss die Kontoneuermittlung für den Auftrag durchgeführt werden, um die korrekten Konten und Steuersätze zu erhalten. |
Prüfung UID-Nummer laut Lieferempfänger/Rechnungsempfänger
Mit dem folgenden Parameter kann eingestellt werden, ob die UID-Nummer bei bestimmten Geschäftsfällen geprüft werden soll.
Hinweis
| Das Feld für die UID-Nummer wird dann zum Pflichtfeld. |
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Kopfdaten:
Steht dieser Parameter auf "Ja", so wird die UID-Nummer in folgendem Geschäftsfall zu einem Pflichtfeld. Und zwar dann, wenn:
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| Die Prüfung wird bei aktiviertem Parameter dann gestartet, wenn:
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Person für Kontofindung
Die Kontofindung zum jeweiligen Geschäftsfall kann entweder nach dem Rechnungsempfänger, dem Lieferempfänger oder dem Kunden erfolgen.
Die Einstellung erfolgt entweder über ein mögliches, auf dem Auftrag hinterlegtes Erlöskennzeichen im Feld "Person Kto-Findung" oder über Parametereinstellung:
Erlöskennzeichen:
Parameter: Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Allgemein
Definition, welche Person des Auftragskopfes für die Ermittlung des Erlöskontos ausschlaggebend sein soll. Durch diese Person wird ermittelt, ob es sich um eine Inlands-, EU- oder Auslands-Lieferung handelt. Außerdem wird bei der Rechnungserstellung die UID von dieser Person ermittelt (falls am Auftragskopf keine UID eingegeben wurde). Weiteres werden die Kontofindungs-relevanten Felder, wie das Bestimmungsland oder die Kundenart, von dieser Person ermittelt. Hinweis: Dieser Parameter kann am Auftragskopf durch das Erlös-Kennzeichen (Feld "Person für Kontofindung") übersteuert werden. |
Hinweis
| Als Standard-Einstellung gilt der Lieferempfänger als Person für die Kontofindung. |
Kontrolle und Neuermittlung bei Rechnungsdruck
Beim Druck der Originalrechnung können folgende Parameter eingestellt werden.
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck
Definition, ob und wie das Erlöskonto beim Rechnungsdruck kontrolliert werden soll. | |
Definition, ob und nach welchem Kriterium die "Steuerdaten" im Zuge des Rechnungsdrucks neu ermittelt werden sollen. 0 - Nein (Standard) 1 - Ja - nach Rechnungsdatum 2 - Ja - nach Leistungsdatum Hinweise Dieser Parameter sollte nur in Ausnahmefällen aktiviert werden, wenn sich z. B. die Steuersätze auf den Konten ab einem Stichtag ändern. Die Neuermittlung erfolgt sowohl beim Kontroll- als auch Original-Rechnungsdruck, wenn sich das Erlöskonto oder der Umsatzsteuerprozentsatz geändert haben. Wurden Konten manuell auf den Auftragspositionen eingegeben und der Parameter ist aktiviert, werden nicht die Konten von den Auftragspositionen beim Rechnungsdruck verwendet, sondern jene Konten, die neu ermittelt werden. Da die Neuermittlung die Performanz des Rechnungsdrucks verschlechtert, da beim Druck die Konten neu ermittelt werden, wird empfohlen, die Aktivierung nur dann vorzunehmen, wenn z. B. eine Umsatzsteuerprozentsatzänderung per Stichtag erfolgt. |
Hinweis
| Wird der Parameter "Neu ermitteln der Steuerdaten beim (Original-)Rechnungsdruck" aktiviert, hat das Erlöskonto auf der Auftragsposition keine Auswirkung (auch wenn es manuell auf der Auftragsposition eingegeben worden ist). Die Konten werden beim Rechnungsdruck immer neu ermittelt! |
Beispiel | Per Stichtag wird der Umsatzsteuerprozentsatz geändert. Dazu kann in den Kontentabellen eine neue Kontentabellenposition mit Ab-Datum erstellt werden. Hier kann auch ein Bis-Datum eingetragen werden, wenn die Änderung des Umsatzsteuersatzes nur für einen bestimmten Zeitraum gilt. Wird nun eine Rechnung zu einem Auftrag gedruckt, wird das Erlöskonto beim Rechnungsdruck nach Rechnungsdatum bzw. Leistungsdatum lt. Parametereinstellung ermittelt. |
Hinweis
| Für nähere Informationen zur Auftragsanlage sehen Sie auch: Auftragserstellung |
Neu ermitteln der Konten
Ändern sich die Konten nach der Auftragserfassung, kann eine Nachermittlung für offene und bereits fertigen Aufträge durchgeführt werden. Eine Änderung kann z. B. erfolgen, indem ein anderes Konto in der Kontentabelle hinterlegt wird oder beispielsweise die UID-Nummer im Kundenstamm nachträglich eingetragen bzw. abgeändert worden ist.
Die Funktion Neu ermitteln führen Sie im Bereich Warenwirtschaft → Verkauf → Aufträge über die Menüleiste → Funktionen für den gewünschten Auftrag aus.
Im Fenster den Punkt "Konten" anhaken. Um für bereits fertige Aufträge/Auftragspositionen eine Neuermittlung durchzuführen, ist es zusätzlich notwendig, das Feld "Fertiggemeldete" im Nachermittlungsfenster anzuhaken. Eine Auftragsselektion ist über die Felder "Erfassungs-Kz" und "Erfassungs-Nr" möglich. Mit "Ok" bestätigen Sie Ihre Eingabe und die Neuermittlung wird gestartet.
Änderung Lieferempfänger/Lieferadresse am Auftrag
Wird der Lieferempfänger am Auftragskopf nach der Anlage von Auftragspositionen geändert, kommt eine Abfrage, ob die Konten neu ermittelt werden sollen:
Hinweis
| Bei Änderung der Lieferadresse erfolgt ebenso eine Abfrage, da das Bestimmungsland von der Lieferadresse abhängig ist. In der Kontentabelle können für das Bestimmungsland eigene Konten als Kontentabellenpositionen hinterlegt werden. |
 | Siehe auch:  Lernvideo: Kontentabelle anlegen Lernvideo: Erlöskennzeichen verwenden Lernvideo: Auftrag erfassen |