FAQ Auftragserstellung (Kopfdaten)
In diesem Dokument finden Sie die FAQ zum Thema "Kopfdaten (Auftragserstellung)". Einen Überblick über alle FAQ-Themen zur Auftragserstellung finden Sie unter FAQ Auftragserstellung.
Kunde
Wie kann ein Kunde am Auftrag im Nachhinein geändert werden?
Sobald eine Position angelegt und gespeichert wird, kann das Feld "Kunde" in den Kopfdaten des Auftrags nicht mehr geändert werden. In diesem Fall muss die Position gelöscht und nach der Änderung des Kunden neu angelegt werden.
Andere Möglichkeiten, den Kunden zu ändern, sind folgende:
- Der Auftrag kann auch dupliziert oder kopiert werden und beim Einfügen ist der neue Kunde auszuwählen.
- Über die Funktion "Erfassungskennzeichen ändern": Dabei kann das gleiche Erfassungskennzeichen wie im Auftrag eingegeben, aber der neue Kunde eingetragen werden.
Kann beim Kunden eine Chronik hinterlegt werden, die vor der Erfassung des Auftrags angezeigt wird?
Ja, es ist möglich, beim Kunden eine Chronik zu hinterlegen, die vor der Erfassung eines Auftrags angezeigt wird. Dafür gibt es den Parameter "Kunden-Chronik anzeigen". Sie finden diesen unter:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Kopfdaten
Ist am Personenstamm eine Chronik hinterlegt, kann definiert werden, ob nach Auswahl/Eingabe des Kunden in der Angebots-/Auftragserfassung diese angezeigt werden soll. |
Kann ich den Auftrag weitererfassen, während die Chronik geöffnet ist?
Das kommt auf die Einstellung des folgenden Parameters an.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Kopfdaten
Definition, ob die Chronik als eigenständiges Fenster oder als Dialogfenster geöffnet werden soll. 0 - Eigenständiges Fenster: Die Chronik wird als eigenes Fenster geöffnet. Es kann in die Auftragserfassung zurückgewechselt werden, ohne dass das Fenster geschlossen werden muss. Damit dieses Fenster auf einen weiteren Bildschirm verschoben werden kann, kann in der Chronik über das Menü → Ansicht die Fensteroption "Als eigenständiges Fenster öffnen“ aktiviert werden. In diesem Fall wird die Chronik als eigenständiges Fenster geöffnet und ist nicht Teil des Hauptfensters. Dadurch kann die Chronik auf einem weiteren Bildschirm geöffnet bleiben, während der Auftrag weiter angelegt wird. 1 - Dialogfenster (Standard): Die Chronik wird als Dialogfenster geöffnet und muss geschlossen werden, damit die Auftragserfassung fortgesetzt werden kann. |
Nur wenn die Ausprägung "0 - Eigenständiges Fenster" aktiviert ist, kann die Chronik während der Auftragserfassung geöffnet bleiben.
Möchten Sie die Chronik auf einen weiteren Bildschirm verschieben, kann in der Chronik unter "Ansicht" die Fensteroption "Als eigenständiges Fenster öffnen" aktiviert werden.
Dadurch ist die Chronik nicht mehr Teil des Hauptfensters und kann auf einen weiteren Bildschirm verschoben werden, während z. B. der Auftrag erfasst wird.
Können die Freifelder vom Kundenstamm auch im Auftrag verwendet werden?
Freifelder sind nicht fensterübergreifend! Freifelder sind je Fenster unterschiedlich. Je Fenster sind es eigene Felder, d. h., in unterschiedlichen Fenstern, wie z. B. im Kundenstamm oder in den Aufträgen, ist Freifeld 1 nicht das gleiche Feld. Die Daten werden im Hintergrund in unterschiedlichen Tabellen gespeichert.
Beispiel
 | Freifeld 1 in Kundenstamm und Kopfdaten des Auftrags: Im Kundenstamm ist das Feld in der Tabelle "PER_PERSON" gespeichert. Im Auftragskopf wird das Feld in der Tabelle "EFK_ERFASSKOPF" gespeichert. |
Inhalte von Freifeldern aus anderen Tabellen können meist über Datenverknüpfungen angezeigt, aber nicht bearbeitet werden.
Im Fenster Aufträge ist bereits eine Datenverknüpfung für die Freifelder des Kundenstamms vorhanden. Diese ist in der Feldauswahl zu finden unter: Weitere Felder → Person
Hinweis
 | Sollen Freifelder vom Kundenstamm im Auftragskopf in der Auftragserfassung angezeigt werden, müssen diese zuerst im Auftragskopf im Fenster Aufträge eingeblendet werden. Danach stehen diese auch in der Feldauswahl für den Auftragskopf zur Auswahl. |
Soll der Inhalt eines Freifeldes vom Kundenstamm auf ein Freifeld am Auftragskopf übernommen werden, damit dieses weiterbearbeitet werden kann, ist dies nur über eine kostenpflichtige Makrolösung möglich!
Projekt
Wie können Aufträge einem Projekt zugeordnet werden?
Projekte können im Auftragskopf über das Feld "Projekt" mit der Funktion F4 
zugeordnet werden.
zugeordnet werden. Wie können Projekte nur aus der Firma der Auftragserfassung ausgewählt werden?
Die Einstellung des folgenden Parameters wirkt sich auf die Auswahl des Projekts in der Auftragserfassung aus. Dabei kann definiert werden, ob in der Erfassung nur Projekte der aktuellen Firma oder Projekte der gesamten Firmengruppe auszuwählen sind.
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Allgemein
Definition, ob auf Angebots-/Auftragskopf und -position nur Projekte der aktuellen Firma oder Projekte der gesamten Firmengruppe eingegeben werden dürfen. Hinweis Dieser Parameter hat nur dann eine Auswirkung, wenn der CRM Parameter "Projekterfassung unter Hauptfirma" auf "Nein" steht. Der Parameter ist zu finden im Bereich CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → CRM → Allgemein. Achtung: Bei firmenbezogener Einstellung des CRM Parameters muss die Firmengruppennummer gewählt werden. |
Hinweis
| Der Parameter wirkt sich nur aus, wenn der folgende Parameter aus dem Bereich CRM auf "Nein" steht. Bereich CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein
|
Werden die am Projekt hinterlegten Adressen in den Auftrag übernommen?
Am Projekt können der Lieferempfänger und die Lieferadresse sowie der Rechnungsempfänger und die Rechnungsadresse hinterlegt werden. Alternativ kann die Eingabe ebenso über "Personen zuordnen" (F8 beim Feld "Kunde/Lieferant") mit Eingabe eines Personenkennzeichens (Lieferempfänger, Rechnungsempfänger) und einer Adresse erfolgen. Dabei ist Folgendes zu beachten:
- Die Person, die mit dem Standard-Personen-Kennz. "104 - Lieferempfänger" gekennzeichnet ist, wird bei der Projekteingabe am Auftrag als Lieferempfänger übernommen.
- Die Person, die mit dem Standard-Personen-Kennz. "103 - Rechnungsempfänger" gekennzeichnet ist, wird auf den Auftrag als Rechnungsempfänger übernommen.
Sind am Projektstamm diese Informationen hinterlegt, so werden diese im Zuge der Auftragsanlage in das dafür vorgesehene Feld übernommen, sobald das Projekt eingegeben worden ist.
Empfänger und Adressen
Wie wird der Lieferempfänger im Auftrag ermittelt?
Die Ermittlungsreihenfolge für den Lieferempfänger lautet:
- Lager
- Erfassungskennzeichen
- Projekt
- Kundenstamm
- Lieferempfänger = Kunde
Diese Ermittlungsreihenfolge gilt auch bei Angeboten.
Wie wird die Lieferadresse im Auftrag ermittelt?
Die Ermittlungsreihenfolge für die Lieferadresse lautet:
- Lager
- Erfassungskennzeichen
- Projekt
- Kundenstamm
- Hauptadresse des Lieferempfängers
Diese Ermittlungsreihenfolge gilt auch bei Angeboten.
Wie kann der Lieferempfänger bzw. die Lieferadresse vom Lager ermittelt werden?
Über das Erfassungskennzeichen (sowohl Verkauf als auch Einkauf) kann gesteuert werden, ob der Lieferempfänger bzw. die Lieferadresse vom Lager ermittelt werden soll.
Am Lager wird ein Lieferempfänger bzw. eine Lieferadresse fix hinterlegt.
Am Erfassungskennzeichen ist zu definieren, dass der Lieferempfänger bzw. die Lieferadresse vom Lager ermittelt werden soll.
Steht die Checkbox auf "Ja", so werden Lieferempfänger und Lieferadresse vorrangig vom Lager ermittelt.
Die Ermittlungsreihenfolge für den Lieferempfänger lautet:
- Lager
- Erfassungskennzeichen
- Projekt
- Kundenstamm
- Lieferempfänger = Kunde
Die Ermittlungsreihenfolge für die Lieferadresse lautet:
- Lager
- Erfassungskennzeichen
- Projekt
- Kundenstamm
- Hauptadresse des Lieferempfängers
Beispiel
| Für die Filiale eines Kunden wird die Ware gesondert auf ein Lager gelegt. Damit beim Auftrag des Kunden automatisch der richtige Lieferempfänger bzw. die richtige Lieferadresse zieht, werden diese am Lager hinterlegt. Wird nun ein Auftrag zu diesem Kunden angelegt, ohne ein Lager zu hinterlegen, zieht der Lieferempfänger laut der oben angeführten Ermittlungsreihenfolge auf Basis der Kundenstammdaten.  Wird nun das Lager mit abweichendem Lieferempfänger hinterlegt, ändert sich der Lieferempfänger bzw. die Lieferadresse auf jenen/jene des Lagers ab.  Wird der Auftrag kopiert und im Kopierdialog das Lager geändert, wird der Lieferempfänger wieder neu auf Basis des Lagers ermittelt.   Bei der Kopie eines Auftrags auf ein anderes Erfassungskennzeichen, bei der Übernahme des Angebots in einen Auftrag bzw. beim Ändern des Erfassungskennzeichens mit unterschiedlicher Einstellung erfolgt immer eine vollständige Neuermittlung. |
Wie wird der Rechnungsempfänger im Auftrag ermittelt?
Die Ermittlungsreihenfolge für den Rechnungsempfänger lautet:
- Projekt
- Kundenstamm
- Rechnungsempfänger = Kunde
Diese Ermittlungsreihenfolge gilt auch bei Angeboten.
Wie kann für Diverskunden die Adresseingabe aktiviert werden?
Mit folgendem Parameter kann definiert werden, dass bei der Eingabe der Kopfdaten (Kunde/Lieferant) bei der Hinterlegung eines Diverskunden/-lieferanten die Adressabfrage erfolgen soll:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Kopfdaten
Definition, ob bei Divers-Kunden die Adresseingabe geöffnet werden soll. 0 - Nein 1 - Ja, Eingabe abweichender Liefer-/Rechnungsadresse möglich: Nach Eingabe eines Divers-Kunden im Feld "Kunde" öffnet sich Fenster zur Eingabe der Adresse. Die eingegebene Adresse wird als Kunden-, Liefer- und Rechnungsadresse übernommen. Weitere Änderungen der Liefer- oder Rechnungsadresse (mittels F8-Funktion bei den Feldern "Lieferadresse" oder "Rechnungsadresse") wirken sich nur auf die jeweiligen Felder der Lieferadresse oder Rechnungsadresse aus, nicht aber auf das Feld "Kunde". 2 - Ja, Kundenadresse = Liefer-/Rechnungsadresse: Nach Eingabe eines Divers-Kunden im Feld "Kunde" öffnet sich Fenster zur Eingabe der Adresse. Die eingegebene Adresse wird als Kunden-, Liefer- und Rechnungsadresse übernommen. Die Adresse kann anschließend mittels der F8-Funktion beim Feld "Kunde" bearbeitet werden. Weitere Änderungen der Kundenadresse wirken sich auf alle drei Adressfelder (Kundenadresse, Lieferadresse und Rechnungsadresse) aus, sofern in den Feldern "Lieferadresse" oder "Rechnungsadresse" nichts Abweichendes mittels F8 hinterlegt worden ist. Hinweis Erfolgt die Auftragsanlage durch Import, wird bei der Ausprägung 2 die Kundenadresse als Rechnungsadresse und Lieferadresse übergeben, sofern nichts Abweichendes hinterlegt ist. Ist eine abweichende Rechnungsadresse oder Lieferadresse hinterlegt, wird diese auch in die Auftragskopfdaten in die Felder "Rechnungsadresse" und "Lieferadresse" übergeben und kann in den Auftragskopfdaten bei Bedarf geändert werden. Achtung Der CRM Parameter CRM → Allgemein → "Erfassen Adressen" muss dafür auf "Je Adressart mehrere Adressen" stehen. |
Kontenfindung
Welche Person am Auftrag ist ausschlaggebend für die Kontofindung?
Dafür kann folgender Parameter eingestellt werden:
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Allgemein
Definition, welche Person des Auftragskopfes für die Ermittlung des Erlöskontos ausschlaggebend sein soll. Durch diese Person wird ermittelt, ob es sich um eine Inlands-, EU- oder Auslands-Lieferung handelt. Außerdem wird bei der Rechnungserstellung die UID von dieser Person ermittelt (falls am Auftragskopf keine UID eingegeben wurde). Weiteres werden die Kontofindungs-relevanten Felder, wie das Bestimmungsland oder die Kundenart, von dieser Person ermittelt. Hinweis: Dieser Parameter kann am Auftragskopf durch das Erlös-Kennzeichen (Feld "Person für Kontofindung") übersteuert werden. |
Weiters kann am Erlöskennzeichen im Feld "Person für Kontofindung" eine abweichende Einstellung getroffen werden, wenn mit Erlöskennzeichen gearbeitet wird.
Wozu dient ein Erlös- und Aufwandskennzeichen und wo kann es hinterlegt werden?
Erlös- und Aufwandskennzeichen können in den Kontentabellen hinterlegt werden. So besteht die Möglichkeit, unterschiedliche Erlös-, Bestands- oder Aufwandskonten für unterschiedliche Geschäftsfälle zu hinterlegen.
Ein Erlös- und Aufwandskennzeichen kann u. a. am Erfassungskennzeichen, in den Kopfdaten (z. B. Auftrag, Bestellung etc.) oder direkt am Kunden/Lieferanten hinterlegt werden. Bei der Hinterlegung in Firmengruppen mit zentraler Personenverwaltung können die Erlöskennzeichen nicht in den Kundenstammdaten hinterlegt werden. Siehe dazu die FAQ Wie können unterschiedliche Erlöskennzeichen für den gleichen Kunden, aber in unterschiedlichen operativen Unterfirmen hinterlegt werden?
Die Reihenfolge für die Ermittlung der Erlös- und Aufwandskennzeichen wird über folgende Parameter eingestellt:
Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten
Definition, ob bei der Anfragen-/Bestellerfassung die Ermittlung des Aufwandskennzeichens bzw. wie die Reihenfolge der Findung erfolgen soll. Über den blauen Pfeil im Parameter kann die Parameter-Reihenfolge aufgerufen und definiert werden. Beispiel Das Aufwandskennzeichen soll vom Projekt ermittelt werden. Wird kein Aufwandskennzeichen gefunden, so soll die Ermittlung vom Erfassungskennzeichen erfolgen. In diesem Fall ist das Projekt und das Erfassungskennzeichen in der Parameter-Reihenfolge zu definieren, wobei das Projekt an oberster Stelle zu stehen hat. |
Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Kopfdaten
Definition, ob bei der Angebots-/Auftragserfassung die Ermittlung des Erlöskennzeichens bzw. wie die Reihenfolge der Findung erfolgen soll. Über den blauen Pfeil im Parameter kann die Parameter-Reihenfolge aufgerufen und definiert werden. Beispiel Das Erlöskennzeichen soll vom Projekt ermittelt werden. Wird kein Erlöskennzeichen gefunden, so soll die Ermittlung vom Erfassungskennzeichen erfolgen. In diesem Fall ist das Projekt und das Erfassungskennzeichen in der Parameter-Reihenfolge zu definieren, wobei das Projekt an oberster Stelle zu stehen hat. Hinweis Definition "Rechnungsempfänger/Kunde/Erfassungskennzeichen": Hätte in diesem Fall nur der Lieferempfänger ein Erlöskennzeichen hinterlegt, wird für den Auftrag "kein" Erlöskennzeichen ermittelt. |
Rabatte und Aufschläge
Wie kann ein einmaliger Rabatt für den gesamten Auftrag hinterlegt werden?
Soll ein Schlussrabatt nur für einen einzelnen Auftrag gewährt werden, kann dieser Rabatt im Feld "Schlussrabatt 1 in %" am Auftragskopf eingegeben werden.
Sollen weitere Schlussrabatte im gleichen Auftrag gewährt werden, sind die Felder "Schlussrabatt 2 in %" bis "Schlussrabatt 4 in %" zu verwenden.
Alternativ zum Rabatt in Prozenten kann ein Schlussrabattbetrag für den gesamten Auftrag vergeben werden.
Diese am Auftragskopf hinterlegten Schlussrabatte (in Prozent bzw. als Betrag) gelten nur für die Auftragspositionen, die schlussrabattfähig sind. Dies ist am Feld "SchlussRab-Kz" auf den Auftragspositionen erkennbar.
Wie wird ein Rabatt automatisch ab einem bestimmten Auftragswert vergeben?
Ein Auftragshöhenrabatt gilt als Sonderrabatt. Die Ermittlung muss zunächst per Parameter aktiviert werden.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Preis-/Rabatt-/Aufschlagsermittlung
Definition, ob eine Ermittlung von Sonderrabatten erfolgen soll. Hinweis Unter Sonderrabatte fällt: - Ermitteln von Auftragshöhenrabatten (Schlussrabatt der lt. Staffel abhängig vom Auftragswert ermittelt wird) - Ermitteln von Mindermengenzuschlägen |
Danach kann in der Rabatttabelle eingestellt werden, wie bzw. wann der Rabatt gezogen werden soll. Relevant dafür sind die Felder "Staffelbasis", "Art" und "StaffelArt". Danach kann noch die gewünschte Staffel erfasst werden.
Hier ein Beispiel, wie die Einstellungen aussehen könnten:
Hier ein Beispiel, wie die Einstellungen aussehen könnten:
Beispiel
| In der Rabatttabellenposition werden folgende Einstellungen vorgenommen: 
In der Staffel werden folgende Rabattprozentsätze festgelegt: 
Mit diesen Einstellungen wird z. B. ab einem gesamten Auftragswert von 10 EUR 10 % Schlussrabatt abgezogen. |
Wie kann ein Aufschlag bis zu einem bestimmten Auftragswert vergeben werden (Mindermengenzuschlag)?
Der Mindermengenzuschlag gilt als Sonderrabatt. Die Ermittlung von Sonderrabatten muss zunächst per Parameter aktiviert werden. Weiters sind die Aufschläge für die Auftragserfassung zu aktivieren.
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Preis-/Rabatt-/Aufschlagsermittlung
Definition, ob eine Ermittlung von Sonderrabatten erfolgen soll. Hinweis Unter Sonderrabatte fällt: - Ermitteln von Auftragshöhenrabatten (Schlussrabatt der lt. Staffel abhängig vom Auftragswert ermittelt wird) - Ermitteln von Mindermengenzuschlägen | |
Definition, ob eine Ermittlung von Aufschlägen erfolgen soll. 0 - Nein: Es werden bei der Angebots-/Auftragspositionserfassung keine Aufschläge aus den Stammdaten ermittelt. Die Aufschlagsfelder sind in der Feldauswahl nicht vorhanden und können somit auch nicht manuell erfasst werden. 1 - Ja |
Danach kann in der Rabatttabellenposition eingestellt werden, wie der Aufschlag ermittelt werden soll. Relevant sind dabei die Felder "Ist Rabatt?", "Staffelbasis", "Art" und "StaffelArt":
Nach Anlage der Rabatttabellenposition kann die gewünschte Staffel erfasst werden:
Mit dieser Einstellung kann z. B. bis zu einem Auftragswert von 50 EUR ein Zuschlag von 5 EUR verrechnet werden.
Texte
Wo können E-Mail-Texte hinterlegt werden?
Ein E-Mail-Textbaustein kann am Kunden, Lieferanten, auf einer Kundengruppe, Lieferantengruppe und am Erfassungskennzeichen im Feld "E-Mail-Textnummer" hinterlegt werden.
Durch die Hinterlegung wird der E-Mail-Text in den Kopfdaten der Bewegungsdaten ermittelt und kann dort ggf. noch adaptiert werden. Der Text wird in der daraus erzeugten E-Mail automatisch eingefügt.
Weiters kann ein HTML-Text oder unformatierter Text in der Druckereinstellung im Ausdrucksmodelldetail im Feld "E-Mail-Text" erfasst werden.
Hinweis
| Wenn in den Kopfdaten ein E-Mail-Text enthalten ist, zieht dieser vor dem E-Mail-Text lt. Druckereinstellung im Ausdrucksmodelldetail. |
Was ist der Unterschied zwischen F4 und F8 bei der Auswahl von Kopftext und Fußtext in der Erfassung?
Mit der F4-Funktion öffnet sich das Auswahlfenster der Textbausteine, in dem das Ändern, Löschen oder Auswählen von Textbausteinen möglich ist. Bei der Auswahl kann entweder ein Textbaustein oder über Multiselect können mehrere bereits gespeicherte Textbausteine gewählt werden. Bei Multiselect werden diese dann in der Reihenfolge der Listung übernommen. Durch den mehrmaligen Aufruf der F4-Funktion können einzelne Textbausteine in der gewünschten Reihenfolge gewählt und aneinandergereiht werden.
Mit der F8-Funktion wird der Text nur für diesen Datensatz erfasst oder es wird der zuvor mit F4 ausgewählte Datensatz geändert und nicht in den Textbausteinen gespeichert.
Kann ich für eine Filiale einen bestimmten Kopftext hinterlegen?
Über ein eigenes Erfassungskennzeichen kann dies umgesetzt werden. Dazu sind im eigenen Erfassungskennzeichen Filiale und Kopftext zu hinterlegen.
Wird nun ein Auftrag mit diesem Erfassungskennzeichen erstellt, werden Filiale und Kopftext automatisch am Auftragskopf befüllt.
Wie kann ich einen Text in der Erfassung verändern?
In der Erfassung (z. B. Auftragserfassung, Angebotserfassung, Bestellerfassung) können Texte (z. B. Kopftext, Fußtext, Vortext) über die entsprechenden Felder mit der F8-Funktion im Editor geändert werden. Oder mit der F4-Funktion kann ein weiterer Textbaustein zum bestehenden Text ausgewählt werden.
Eine andere Möglichkeit bietet der Reiter "Texte" in den Erfassungen. In diesem Reiter sind alle Texte z. B. eines Auftrags vorhanden. Dort kann der gewünschte Text ausgewählt und bearbeitet werden.
Falls der Reiter "Texte" in der Erfassung nicht eingeblendet ist, können Sie diesen über das Burger-Menü → Layout aktivieren.
Kann in den Aufträgen bzw. Bestellungen nach dem Text im Kopftext gesucht werden?
Nein, der Textinhalt von Textbausteinen (z. B. Kopftext, Fußtext) kann mit den Filter- und Suchfunktionen nicht durchsucht werden.
Erklärung anhand des Feldes "Kopftext":
Das Feld "Kopftext" zeigt im Standard ein Symbol an, wenn ein Kopftext vorhanden ist. Dies verweist allerdings nur auf die Textnummer. Das Feld "Kopftext (Plaintext)" kann zusätzlich über die Feldauswahl eingeblendet werden. Dies zeigt Ihnen den Text zwar an, aber auch in diesem Feld kann nicht gefiltert werden.
Kostentypen
Können Kostentypen am Auftragskopf eingegeben werden?
Kostentypen wie Kostenstelle, Kostenträger etc. können auch manuell in den Kopfdaten am Auftrag eingegeben werden.
Sollen die Kostentypen automatisch am Auftragskopf gefunden werden, kann dies über die Kostentypenfindung aktiviert werden.
Wie kann mit Kostentypenaufteilung gearbeitet werden?
Im Bereich Verkauf (Angebote und Aufträge) und im Ankauf (bei der Erfassungsart "Ankaufsrechnung") kann in den Kopfdaten oder direkt auf der Erfassungsposition im Feld "Kostentypenaufteilung" diese erfasst werden. Im Positionsbereich steht mit der F8-Funktion für nicht lagergeführte Artikel sowie Verrechnungsartikel eine Aufteilung nach Prozent, Betrag oder Anteil zur Auswahl.
Wird die Kostentypenaufteilung verwendet, wird empfohlen, mit dem Erfassungsabschluss zu arbeiten. Dafür können alle Ausprägungen mit Ausnahme der Ausprägung "Abschluss automatisch" verwendet werden. Mit dem Erfassungsabschluss wird eine vollständige Aufteilung geprüft.
Diverses
Wie kann ich in der Auftragserfassung die Firma wechseln?
Die Firmennummer kann in der Auftragserfassung nicht direkt geändert werden. Wenn Sie einen Auftrag für eine andere Firma erstellen möchten, müssen Sie zunächst in das Fenster "Aufträge" wechseln und die Auftragserfassung schließen. Dort können Sie in den Einstiegsfeldern die gewünschte Firmennummer auswählen und mit der F5-ssnktion einen neuen Auftrag erstellen. Mit der Neuerstellung wird die Auftragserfassung wieder geöffnet.
Warum wird der Bearbeiter am Auftrag nicht automatisch befüllt?
Das Feld "Bearbeiter" wird am Auftrag nur automatisch befüllt, wenn der Benutzer, der den Auftrag erstellt, beim Mitarbeiter hinterlegt ist. Dies kann wie folgt kontrolliert werden:
Im Fenster Mitarbeiter kann der gewünschte Mitarbeiter geöffnet und im Feld "User-ID" der gewünschte Benutzer hinterlegt werden.
Erstellt dieser Benutzer nun z. B. einen neuen Auftrag, wird der zugeordnete Mitarbeiter als Bearbeiter in den Auftrag übernommen.
Wie werden die Termine im Auftragskopf berechnet?
Liefertermin = Versandtermin + Lieferzeit und Berücksichtigung des Lieferintervalls (Was bewirkt das Lieferintervall für den Verkauf?)
Versandtermin = Kommissionstermin + Kommissionstage oder
Versandtermin = Liefertermin - Lieferzeit und Berücksichtigung des Lieferintervalls
Kommissionstermin = Liefertermin - Lieferzeit - Kommissionstage
Die Kommissionstage werden anhand folgender Reihenfolge ermittelt:
- Feld "Kommissionstermin: Tage" vom Erfassungskennzeichen für Verkauf
- Feld "Kommissionstermin: Tage" vom Lager
- Einstellung in folgendem Parameter:
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → KopfdatenDefinition, wie viel Kommissionstage für die Berechnung von Versand- und Liefertermin berücksichtigt werden sollen.
Hinweis
Die Kommissionstage werden lt. folgender Reihenfolge ermittelt:1. Erfassungskennzeichen (Feld "Kommissionstermin: Tage")2. Lager (Feld "Kommissionstermin: Tage (VK)")3. Parameter "Kommissionstermin: Tage"Hinweis
Versandtermin = Kommissionstermin + Parameter "Kommissionstermin: Tage"
Liefertermin = Versandtermin + Lieferzeit
Wenn die Termine im Fall einer Terminänderung im Auftrag bzw. im Angebot automatisch angepasst werden sollen, kann dies mit folgendem Parameter gesteuert werden.
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Allgemein
Definition, ob im Fall einer Terminänderung im Angebot/Auftrag abhängige Termine angepasst werden sollen. 0 - Nein: Termine werden nicht angepasst. 1 - Ja: Liefertermin, Kommissionierungstermin und Versandtermin werden synchron gehalten 2 - Ja, nur bei Lieferterminänderung (Standard): Ändert sich der Liefertermin, werden Kommissionierungs- und Versandtermin automatisch angepasst. Ändert sich der Kommissionierungstermin oder der Versandtermin, erfolgt keine Anpassung. 3 - Ja, nur frühere Termine: Bei Änderung des Liefertermins werden Kommissionierungs- und Versandtermin angepasst. Bei Änderung des Versandtermins erfolgt eine Anpassung des Kommissionierungstermins. Eine Änderung des Kommissionierungstermins bewirkt keine automatische Änderung anderer Termine. 5 - Abfrage: Nach einer Terminänderung kommt eine Abfrage, ob die Termine angepasst werden sollen. Hinweis Wird beim Speichern der Auftragsposition der AP-SollAnfang (bei Set mit PEP und AP) als Kommissionierungstermin übernommen, so muss der Liefertermin manuell angepasst werden. |
Was bewirkt das Lieferintervall für den Verkauf?
Am Kunden kann im Feld "Lieferintervall" ein Intervall für den Verkauf hinterlegt werden. Über den Intervallmanager kann definiert werden, wann die Anlieferung beim Kunden erfolgen soll. In diesem Beispiel soll immer mittwochs angeliefert werden:
Durch das Lieferintervall gemeinsam mit der Lieferzeit wird der nächstmögliche Liefertermin ermittelt. Berechnet wird ausgehend vom Erfassungsdatum des Auftrags.
Mehr zu den Terminen finden Sie unter der FAQ Wie werden die Termine im Auftragskopf berechnet?.
Hinweis
| Für die automatische Ermittlung des Liefertermins im Auftrag kann folgender Parameter aktiviert werden: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Allgemein → Lieferterminermittlung:
|
Kann die Gesamtsumme des Auftrags manuell geändert werden?
Ist es gewünscht, die Gesamtsumme des Angebots/Auftrags manuell zu ändern, um z. B. den Betrag auf ganze Zahlen abzuändern, ist dies im Summenblock des Angebots/Auftrags möglich.
Über die Schaltfläche 
(F8) beim Netto- bzw. Bruttowarenwert kann die Wertkorrektur geöffnet werden. Hier ist es möglich, den neuen Warenwert oder auch direkt die Wertkorrektur zu erfassen.
(F8) beim Netto- bzw. Bruttowarenwert kann die Wertkorrektur geöffnet werden. Hier ist es möglich, den neuen Warenwert oder auch direkt die Wertkorrektur zu erfassen.
Die hier geänderten Werte wirken sich direkt auf die Verkaufspreise der Position aus. Es wird der VK-Preis je Position neu berechnet.
Ist eine Änderung durchgeführt worden, ist dies am Feld "PreisinfoKz" ersichtlich. Hier wird die Ausprägung "Su - Summenänderung" angeführt.
Ob die Änderung beim Feld "Nettowarenwert" oder "Bruttowarenwert" vorgenommen werden kann, ist abhängig davon, ob Sie mit Brutto- oder Nettoaufträgen arbeiten. Wird z. B. bei einem Nettoauftrag die Funktion über das Feld "Bruttowarenwert" aufgerufen, erscheint die Hinweismeldung "Bei Nettoaufträgen kann nur der "Warenwert Netto" bearbeitet werden!". Nur über den Nettowarenwert ist die Wertkorrektur möglich.
Hinweis
| Die vorgenommene Änderung kann nur durch die Funktion Neu ermitteln (Aufträge) bzw. Neu ermitteln (Angebote) rückgängig gemacht werden, indem die Preise noch einmal neu ermittelt werden. |
In welcher Reihenfolge wird die Filiale am Auftrag ermittelt?
In welcher Reihenfolge die Filiale am Auftrag ermittelt wird, wird in der Funktion Reihenfolge Filialfindung festgelegt. Die Funktion finden Sie für die Aufträge im Fenster Aufträge → Fenstermenü → Extras.
Die Reihenfolge der Filialfindung kann auch für Angebote, Anfragen, Bestellungen und Ankäufe in den jeweiligen Fenstern festgelegt werden.
Was bedeutet "Interne Verrechnung"?
Rechnungen mit dem Kennzeichen "Interne Verrechnung" werden nur für interne Zwecke ausgestellt.
Das Kennzeichen "Interne Verrechnung" kann am Erfassungskennzeichen für Verkauf oder in den Kopfdaten der Auftragserfassung aktiviert werden.
Wird ein Auftrag mit dem Kennzeichen "Interne Verrechnung" erstellt, kann eine Rechnung im Original gedruckt werden. Diese Rechnung erhält eine Rechnungsnummer lt. eigenem Nummernkreis (WWS-RECHNUNGINTERN).
Nach der Verbuchung der Rechnung wird diese aber nicht in der FIBU zur Verfügung gestellt.
Die Werte der internen Rechnungen werden allerdings in der Statistik aufgrund des Verbucht-Kennzeichens der Rechnung berücksichtigt.
Wie ist die Logik des Feldes "UID-Nummer" in der Auftragserfassung?
Die UID-Nummer wird im Standard von jener Person ermittelt, nach welcher sich die Kontofindung richtet. Siehe dazu FAQ Welche Person am Auftrag ist ausschlaggebend für die Kontofindung?
Dieses Verhalten kann übersteuert werden, indem am Erlöskennzeichen im Feld "Person für UID-Ermittlung" die Ausprägung "Rechnungsempfänger" statt "Person für Kontofindung" eingestellt wird.
Bei Verwendung des Erlöskennzeichens wird die UID-Nummer somit vom Rechnungsempfänger ermittelt.
Beispiel
| Der Rechnungsleger ist in Österreich, der Lieferempfänger ist in Deutschland und der Rechnungsempfänger ist in Italien. Der Rechnungsempfänger hat eine italienische und eine deutsche UID-Nummer. Für diesen Geschäftsfall soll die italienische UID-Nummer des Rechnungsempfängers herangezogen werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
Ist am Erlöskennzeichen im Feld "Person für UID-Ermittlung" die Option "Rechnungsempfänger" aktiviert, so wird neben dem Feld "UID-Nummer" am Auftrag die UID-Nummer des Rechnungsempfängers angezeigt. |
Die UID-Nummer wird im Zuge der Verbuchung der Rechnung in die FIBU mitübergeben. Eine manuelle Eingabe der UID-Nummer bzw. Auswahl mit F4 am Auftragskopf ist weiterhin möglich.
Wie kann ich Zusatzinformationen aus der WWS in die FIBU übergeben?
Sollen zusätzliche Informationen über die Buchung an die FIBU übergeben werden, kann dafür das Feld "Buchungstext" in den Kopfdaten am Auftrag verwendet werden.
Ob der Buchungstext vom Auftrag bei der Originalrechnung ermittelt wird und dann an die FIBU geschickt wird, hängt von der Einstellung des folgenden Parameters ab.
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Erfassungsdatei
Definition, welcher Buchungstext bei der Originalrechnung verwendet werden soll. 0 - Buchungstext laut Auftragskopf: Der Buchungstext lt. Auftrag (MCA_EFK_INFOTEXT) wird an die Rechnung als Buchungstext übergeben. Soll auf einer Schlussrechnung ein abweichender Buchungstext mitgegeben werden, kann das Feld "Buchungstext (für Schlussrechnung)" verwendet werden. 1 - Makro: Die Zusammensetzung des Buchungstextes kann automatisiert über ein Makro gesteuert werden. Das Makro kann über das Fenster "Rechnungen" unter Fenstermenü → Funktionen → Rechnungen verbuchen → Weitere Funktionen → Makro → Makros definiert werden. 2 - laut Auftrag mit Rückfall auf Parameter "Buchungstext": Im Parameter "Buchungstext" kann ein flexibler Buchungstext hinterlegt werden. Ist dort kein Text hinterlegt, zieht der Buchungstext lt. Auftrag (MCA_EFK_INFOTEXT). |
Lesen Sie dazu auch die FAQ Wie kann ein Buchungstext von der WWS in die FIBU übermittelt werden?.
Kann in der Auftragserfassung die Mahnstufe geprüft werden?
Mittels der folgenden beiden Parameter kann eingestellt werden, dass die Mahnstufe des Rechnungsempfängers geprüft wird. Dabei wird bei Warnung bzw. Sperre eine Hinweismeldung ausgegeben. Die Mahnstufe des Rechnungsempfängers ist zu finden am FIBU-Konto (Personenkonto) des Rechnungsempfängers im Feld "Höchste Mahnstufe".
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Kopfdaten
Definition, ab welcher Mahnstufe bei die Rechnungsempfänger-Eingabe gesperrt werden soll. Hinweis Das Feld "Höchste Mahnstufe" am FIBU-Konto des Rechnungsempfängers wird mit jeder gedruckten Mahnung erhöht. Ist die Mahnsperre auf "Kunde nie mahnen" gesetzt, so erfolgt keine Prüfung. | |
Definition, ab welcher Mahnstufe bei der Rechnungsempfänger-Eingabe eine Hinweismeldung erscheinen soll. Hinweis Das Feld "Höchste Mahnstufe" am FIBU-Konto des Rechnungsempfängers wird mit jeder gedruckten Mahnung erhöht. Ist die Mahnsperre auf "Kunde nie mahnen" gesetzt, so erfolgt keine Prüfung. |
Wie kann eine ZV-Zahlungsreferenz hinterlegt oder erstellt werden?
In den Auftragskopfdaten ist das Feld "ZV-Zahlungsreferenz" einblendbar.
In diesem Feld kann die ZV-Zahlungsreferenz manuell erfasst werden.
Ist am Erfassungskennzeichen eingestellt worden, dass die ZV-Zahlungsreferenz entweder beim Druck der Auftragsbestätigung oder beim Erfassungsabschluss erzeugt werden soll, wird dieses Feld bei der entsprechenden Aktion befüllt.Auf diese ZV-Zahlungsreferenz kann eine Zahlung in der FIBU gebucht werden. Dies kann genutzt werden, wenn die Zahlung schon vor Lieferung und Rechnung erfolgen soll. Nach der Zahlungsbuchung in der FIBU kann die Funktion Prüfung Zahlungseingang entweder über das Fenster Aufträge oder über einen Stapel durchgeführt werden und erst nach der Prüfung wird das Feld "Kommissionsfreigabe" auf dem Auftrag auf "Ja" gestellt (vorausgesetzt, die Kommissionsfreigabe kommt mit dem Wert "Nein" vom Erfassungskennzeichen). |
Eine automatische Erstellung der Zahlungsreferenz kann über das Feld "ZV-Zahlungsreferenz erzeugen" am Erfassungskennzeichen für Verkauf gesteuert werden.
Beim Druck der AB oder beim Erfassungsabschluss kann eine ZV-Zahlungsreferenz erzeugt werden. Dazu sind beim Feld "ZV-Zahlungsreferenz erzeugen" folgende Optionen einstellbar:
Soll die Lieferung erst nach dem Eingang der Zahlung erfolgen, kann dieses Feld in Kombination mit dem Feld "Kommissionsfreigabe" verwendet werden. Dazu kann entweder beim Druck der Auftragsbestätigung oder beim Abschluss der Auftragserfassung eine ZV-Zahlungsreferenz erzeugt werden. Auf diese ZV-Zahlungsreferenz kann die Zahlungsbuchung in der FIBU erfolgen. Nach dem Zahlungseingang kann die Funktion Prüfung Zahlungseingang entweder über das Fenster Aufträge oder über einen Stapel durchgeführt werden und erst nach der Prüfung wird das Feld "Kommissionsfreigabe" auf dem Auftrag auf "Ja" gesetzt. |
Auch bei Auftragsimporten (z. B. aus dem Webshop) und der Auftragserstellung über die Auftragsvorerfassung kann die ZV-Zahlungsreferenz (vom Webshop) importiert werden. Dies erfolgt dann, wenn bereits der Webshop die Rechnung an den Kunden ausstellt und die Zahlung vom Kunden eingefordert wird (per Kreditkarte, PayPal etc.). Somit ist es in weiterer Folge möglich, dass die Lieferfreigabe des Auftrags so lange gesperrt bleibt, bis der Zahlungseingang in der Fibu erfolgt ist.
Die ZV-Zahlungsreferenz vom Auftragskopf wird mit dem Verbuchen der Rechnung an die Fibu übergeben.
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