Erfassungskennzeichen
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte.
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Allgemein
Erfassungskennzeichen werden sowohl im Verkauf als auch im Einkauf benötigt.
Mit dem Import der Standards werden die Standarderfassungskennzeichen importiert. Der Import der Standards ist zu finden im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → Standards importieren.
Erfassungskennzeichen für Verkauf
Erfassungskennzeichen werden für die Angebots- und Auftragsanlage verkaufsseitig benötigt. Diese sind zu finden im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Verkauf → Erfassungskennzeichen für Verkauf.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Nur aktive Daten anzeigen | Mit dieser Funktion ist es möglich, alle inaktiven Erfassungskennzeichen (d. h. die nicht mehr verwendet werden sollen) auszublenden. |
| Abgabenarten zuordnen | Mit dieser Funktion öffnet sich die Abgabenzuordung:  Abgabenarten können Erfassungskennzeichen zugeordnet werden. |
Erfassungsarten | Öffnet das Fenster Erfassungsarten für Verkauf. |
| Geschäftsarten zuordnen | Mit dieser Funktion können Geschäftsarten einem Erfassungskennzeichen zugeordnet werden.  |
 Textdatei exportieren - Erfassungskennzeichen für Verkauf | Die Erfassungskennzeichen können in eine CSV-Datei exportiert werden. Nähere Informationen dazu finden Sie hier. |
 Textdatei importieren - Erfassungskennzeichen für Verkauf | Erfassungskennzeichen können mittels CSV- Datei importiert werden. Nähere Informationen dazu finden Sie hier. |
 Auf Firma kopieren | Ein bestehendes Erfassungskennzeichen kann auf eine andere Firma kopiert werden. Die Firma, auf die kopiert werden soll, wird im Dialog abgefragt. |
Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:
Anlage der Erfassungskennzeichen für Verkauf
Die Anlage von Erfassungskennzeichen ist unbegrenzt möglich. Erfassungskennzeichen sollten sprechend betitelt werden (das Kennzeichen kann aus drei Zeichen bestehen). Mit der F5-Funktion wird die Anlage eines neuen Erfassungskennzeichens gestartet.
Beispiel
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Erfassungsarten für Verkauf
Hinter jedem Erfassungskennzeichen steht eine Erfassungsart. Den Standarderfassungsarten können beliebig viele Erfassungskennzeichen zugeordnet werden. Erfassungsarten bestimmen, wie unten beschrieben, fixe Abläufe im System. Das Hinzufügen einer weiteren Ablaufart ist nicht möglich, nur das Bearbeiten einer bereits bestehenden.
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Verkauf → Erfassungskennzeichen für Verkauf → Extras → Erfassungsarten
Definition der Erfassungsarten für den Verkauf
ANG - Angebot | Diese Erfassungsart findet im Angebotswesen Anwendung. Bei einem Angebot können keine Rechnung, kein Lieferschein und keine Auftragsbestätigung gedruckt werden, allerdings ist es möglich, ein Angebot auszudrucken und ein Angebot in einen Auftrag zu übernehmen. |
ANZ - Anzahlungsrechnung | Diese Erfassungsart findet bei Anzahlungen Verwendung. Es kann nur eine Anzahlungsrechnung gedruckt werden. Es werden keine Lagerbuchungen durchgeführt. |
AOR - Auftrag (ohne Rechnung) | Bei einem Auftrag mit Erfassungsart "AOR" kann ausschließlich ein Lieferschein gedruckt werden. Der Rechnungsdruck ist nicht möglich. |
AUF - Auftrag (mit Lieferschein) | Bei der Verwendung dieser Erfassungsart im Auftragswesen muss für Auftragspositionen zuerst ein Lieferschein gedruckt werden (Originalausdruck), bevor dafür eine Rechnung gedruckt werden kann. Lagerbuchungen werden mit der Verspeicherung des Lieferscheins durchgeführt. |
BON - Kassenverkauf | Die Erfassungsart "BON" ist für die Verwendung von Kassenterminals reserviert. Bei der Benutzung dieser Erfassungsart kann kein Lieferschein gedruckt werden. Beim Druck der Rechnung werden automatisch die notwendigen Lagerbuchungen im Hintergrund durchgeführt. |
DGU - Dienstleistungsgutschrift | Bei der Erfassungsart "DGU" handelt es sich um eine Gutschrift zur Dienstleistungsrechnung. Mit dem Druck der Rechnung werden keinerlei Lagerbuchungen durchgeführt. Allerdings werden Mengen und Werte in der Statistik berücksichtigt. |
DLR - Dienstleistungsrechnung | Bei dieser Erfassungsart kann nur eine Rechnung (und kein Lieferschein) gedruckt werden. Diese Erfassungsart wird für die Verrechnung von Dienstleistungen herangezogen und im Hintergrund werden keine Lagerabbuchungen durchgeführt. |
DRE - Dreiecksgeschäft | Diese Erfassungsart ist für die Verwendung bei Dreiecksgeschäften vorgesehen. Üblicherweise wird dies in Verbindung mit Erlöskennzeichen (Erlös- und Aufwandskennzeichen) abgebildet. Weitere Informationen zu Dreiecksgeschäften finden Sie in der FIBU Hilfe unter Dreiecksgeschäfte. |
FAK - Faktura (mit internem Lieferschein) | Bei der Verwendung dieser Erfassungsart im Auftragswesen kann kein Lieferschein gedruckt werden. Beim Druck der Rechnung wird automatisch die Lieferung angestoßen (dabei wird ein interner Lieferschein erstellt, der aber nicht ausgedruckt werden kann) und die notwendigen Lagerbuchungen werden durchgeführt. |
GUT - Gutschrift | Es handelt sich bei dieser Erfassungsart um eine Gutschrift zum Auftrag (AUF) bzw. zur Faktura ohne Lieferschein (FAK). Der Druck der Gutschrift löst im Hintergrund die Lagerbuchungen aus (die Ware wird wieder zugebucht). Mengen und Werte werden in der Statistik berücksichtigt. |
HON - Honorarnote | Diese Erfassungsart findet bei Dienstleistungsrechnungen von Steuerberatern Verwendung. Es handelt sich hier um eine Sonderform der Dienstleistungsrechnung (DLR). Die Erfassungsart HON unterscheidet sich von der DLR im Hinblick auf die Verbuchung. Außerdem verfügt die Erfassungsart HON über zusätzliche Funktionalitäten in der Leistungserfassung und -abrechnung. |
KBO - Kassenverkauf ohne Verspeicherung | Diese Erfassungsart stimmt mit der Erfassungsart Kassenverkauf (BON) überein, mit dem Unterschied, dass hier keine Verspeicherung stattfindet. |
KOR - Wertgutschrift/Korrekturrechnung | Hier handelt es sich um eine Wertgutschrift/Korrekturrechnung zur Dienstleistungsrechnung (DLR). Bei der Verwendung dieser Erfassungsart im Auftragswesen werden keine Lagerbuchungen durchgeführt. Mit einer KOR werden ausschließlich die Werte (keine Mengen) in die Statistik übernommen. |
PRO - Proformarechnung | Aufträge mit Erfassungsart "PRO" werden nicht verbucht. Obwohl eine Originalrechnung gedruckt wird, werden diese Rechnungen nicht in die FIBU übernommen. Beim Druck erhält die Rechnung eine Kontrollnummer und keine Rechnungsnummer. |
RAH - Rahmenauftrag | Diese Erfassungsart ermöglicht es, vom Ursprungsauftrag (RAH - Rahmenauftrag) mehrere Rahmenabrufe zu tätigen. |
REL - Retourenauftrag (ohne Rechnung) | Vom Kunden kommt Ware retour. Die Ware wird auf Lager zugebucht, der Kunde bekommt aber keine Gutschrift. Mit dem Druck des Lieferscheins ist der Auftrag automatisch fertig. |
RER - Retourenauftrag (mit Rechnung) | Vom Kunden kommt Ware retour. Die Ware wird durch den Druck eines Lieferscheins wieder auf das Lager zugebucht. Der Kunde erhält eine "Gutschrift" (Ausdruck einer Rechnung). |
STB - Steuerbeleg | Die Erfassungsart Steuerbeleg wird bei Anzahlungen in bestimmten Ländern (z. B. Tschechien und Slowakei) benötigt. |
UML - Umbuchungsauftrag ohne Rechnung | Diese Erfassungsart wird für interne Lagerbewegungen verwendet, bei denen ein Lieferschein gedruckt werden muss. Durch den Druck des Lieferscheins werden die Lagerbewegungen angestoßen. Eine Rechnung kann bei der Erfassungsart UML nicht gedruckt werden. |
UMR - Umbuchungsauftrag mit Rechnung | Diese Erfassungsart findet bei internen Lagerbewegungen Verwendung, bei denen ein Lieferschein und eine Rechnung gedruckt werden müssen. |
WEL - Wertbelastung/Lastschrift | Nachträgliche Wertbelastung ohne Lagerbuchung. |
| WHF - Wiederholfaktura | Diese Erfassungsart wird für in einem bestimmten Zeitraum wiederkehrende Dienstleistungsrechnungen in gleicher Höhe verwendet. Bei dieser Erfassungsart kann kein Lieferschein gedruckt werden. Es werden keine Lagerbuchungen durchgeführt. |
| WHK - Wiederholfaktura (mit Kopie) | Die Erfassungsart "WHK" kommt zur Anwendung, wenn Aufträge oder Rechnungen wiederkehrend sind. Pro Rechnung wird eine neue WHK erzeugt. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Erfassungsarten-Bezeichnung übersetzen | Übersetzungen für Ausdrucke. Die Erfassungsarten-Bezeichnung kann in mehrere Sprachen übersetzt werden. |
| Textdatei exportieren - Erfassungsarten | Die Erfassungsarten können in eine CSV-Datei exportiert werden. Nähere Informationen dazu finden Sie hier. |
Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:
Erfassungskennzeichen für Einkauf
Erfassungskennzeichen werden bei der Anfragen- und Bestellanlage einkaufsseitig benötigt. Die Erfassungskennzeichen für den Einkauf werden auch für Ankauf und Produktion verwendet. Diese sind zu finden im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einkauf → Erfassungskennzeichen für Einkauf.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Nur aktive Daten anzeigen | Mit dieser Funktion ist es möglich, alle inaktiven Kennzeichen (d. h. die nicht mehr verwendet werden sollen) auszublenden. |
| Abgabenarten zuordnen | Mit dieser Funktion öffnet sich die Abgabenzuordung:  Abgabenarten können Erfassungskennzeichen zugeordnet werden. |
Erfassungsarten | Öffnet das Fenster Erfassungsarten für Einkauf. |
| Geschäftsarten zuordnen | Mit dieser Funktion können Geschäftsarten einem Erfassungskennzeichen zugeordnet werden.  |
| Textdatei exportieren - Erfassungskennzeichen für Einkauf | Die Erfassungskennzeichen können in eine CSV-Datei exportiert werden. Nähere Informationen dazu finden Sie hier. |
| Textdatei importieren - Erfassungskennzeichen für Einkauf | Erfassungskennzeichen können mittels CSV- Datei importiert werden. Nähere Informationen dazu finden Sie hier. |
| Auf Firma kopieren | Ein bestehendes Erfassungskennzeichen kann auf eine andere Firma kopiert werden. Die Firma, auf die kopiert werden soll, wird im Dialog abgefragt. |
Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:
Anlage der Erfassungskennzeichen für Einkauf
Die Anlage von Erfassungskennzeichen ist unbegrenzt möglich. Erfassungskennzeichen sollten sprechend betitelt werden (das Kennzeichen kann aus drei Zeichen bestehen). Mit dem F5-Funktion wird die Anlage eines neuen Erfassungskennzeichens gestartet.
Beispiel
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Erfassungsarten für Einkauf
Hinter jedem Erfassungskennzeichen steht eine Erfassungsart. Den Standarderfassungsarten können beliebig viele Erfassungskennzeichen zugeordnet werden. Erfassungsarten bestimmen, wie unten beschrieben, fixe Abläufe im System. Das Hinzufügen einer weiteren Ablaufart ist nicht möglich, nur das Bearbeiten einer bereits bestehenden.
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einkauf → Erfassungskennzeichen für Einkauf → Extras → Erfassungsarten
AKF - Ankauf (mit internem LFS) | Die Erfassungsart AKF wird für Ankäufe verwendet. Bei der Erfassungsart AKF wird beim Druck einer Ankaufsrechnung ein interner Lieferschein erzeugt und somit erfolgt ein Lagerzugang. Vergleichbar mit FAK im Verkauf. |
AKL - Ankauf (mit Lieferschein und Rechnung) | Die Erfassungsart AKL wird für Ankäufe verwendet. Im Zuge des Lieferscheindrucks erfolgt ein Lagerzugang, erst danach kann die Rechnung erstellt werden. Vergleichbar mit AUF im Verkauf. |
AKR - Ankauf (nur Rechnung) | Die Erfassungsart AKR wird für Ankäufe verwendet. Mit dieser Erfassungsart kann eine Rechnung ohne Lieferschein und somit ohne Lagerzugang erstellt werden. Vergleichbar mit DLR im Verkauf. |
ANF - Anfrage | Diese Erfassungsart findet dann Anwendung, wenn an einen Lieferanten eine Anfrage gestellt wird. |
Die Erfassungsart BER wird dann verwendet, wenn eine bereits angelieferte Bestellung teilweise oder vollständig an den Lieferanten zurückgeliefert wird. | |
BES - Bestellung | Diese Erfassungart wird für die Bestellanlage bei einem Lieferanten benötigt. |
FPR - Fremdproduktionsauftrag | Ein Fremdproduktionsauftrag wird verwendet, wenn Produkte nicht selbst hergestellt, sondern durch Dritte produziert bzw. veredelt werden. |
PRD - Produktionsauftrag | Ein Produktionsauftrag wird dann verwendet, wenn eigenständig Waren hergestellt werden. |
RBE - Rahmenbestellung | Eine Rahmenbestellung kommt dann zum Einsatz, wenn in gewissen Zeitabständen Mengen von einem Lieferanten abgerufen werden. |
RFP - Rahmen-Fremdproduktionsauftrag | Ein Rahmen-Fremdproduktions-Auftrag ist ähnlich einer Rahmenbestellung in der Warenwirtschaft und bietet die Möglichkeit, bestimmte Mengen von einer vorher definierten Gesamgtmenge über einen fixierten Zeitraum jederzeit abzurufen. |
UBE - Umbuchungsbestellung | Die Umbuchungsbestellung legt automatisch (je nach Parametereinstellung) einen Auftrag an, mit dem die bestellte Ware geliefert wird. In der Praxis wird diese für die Nachbestückung von Außenlagern durch ein Zentrallager eingesetzt. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Erfassungsarten-Bezeichnung übersetzen | Übersetzungen für Ausdrucke. Die Erfassungsarten-Bezeichnung kann in mehrere Sprachen übersetzt werden. |
| Textdatei exportieren - Erfassungsarten | Die Erfassungsarten können in eine CSV-Datei exportiert werden. Nähere Informationen dazu finden Sie hier. |
Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:
Ermittlung Lieferempfänger bzw. Lieferadresse vom Lager
Über das Erfassungskennzeichen (sowohl Verkauf als auch Einkauf) kann gesteuert werden, ob der Lieferempfänger bzw. die Lieferadresse vom Lager ermittelt werden soll.
Am Lager wird ein Lieferempfänger bzw. eine Lieferadresse fix hinterlegt.
Am Erfassungskennzeichen ist zu definieren, dass der Lieferempfänger bzw. die Lieferadresse vom Lager ermittelt werden soll.
Steht die Checkbox auf "Ja", so werden Lieferempfänger und Lieferadresse vorrangig vom Lager ermittelt.
Die Ermittlungsreihenfolge für den Lieferempfänger lautet:
- Lager
- Erfassungskennzeichen
- Projekt
- Kundenstamm
- Lieferempfänger = Kunde
Die Ermittlungsreihenfolge für die Lieferadresse lautet:
- Lager
- Erfassungskennzeichen
- Projekt
- Kundenstamm
- Hauptadresse des Lieferempfängers
Hinweis
 | Im Einkauf wird mit folgendem Parameter gesteuert, ob der Lieferempfänger oder die Lieferadresse vom Projekt ermittelt wird: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Kopfdaten
Ist am Lager oder am Projekt kein Lieferempfänger hinterlegt, so sollen der Lieferempfänger und die Lieferadresse auf Basis der Einstellungen am Kunden- bzw. Lieferantenstamm ermittelt werden. |
Beispiel
| Für die Filiale eines Kunden wird die Ware gesondert auf ein Lager gelegt. Damit beim Auftrag des Kunden automatisch der richtige Lieferempfänger bzw. die richtige Lieferadresse zieht, werden diese am Lager hinterlegt. Wird nun ein Auftrag zu diesem Kunden angelegt, ohne ein Lager zu hinterlegen, zieht der Lieferempfänger laut der oben angeführten Ermittlungsreihenfolge auf Basis der Kundenstammdaten.  Wird nun das Lager mit abweichendem Lieferempfänger hinterlegt, ändert sich der Lieferempfänger bzw. die Lieferadresse auf jenen/jene des Lagers ab.  Wird der Auftrag kopiert und im Kopierdialog das Lager geändert, wird der Lieferempfänger wieder neu auf Basis des Lagers ermittelt.   Bei der Kopie eines Auftrags auf ein anderes Erfassungskennzeichen, bei der Übernahme des Angebots in einen Auftrag bzw. beim Ändern des Erfassungskennzeichens mit unterschiedlicher Einstellung erfolgt immer eine vollständige Neuermittlung. |
Beispiel
| Bedarfsanforderungen werden auf Lagerebene angelegt. Das heißt, für ein Lager entsteht ein Bedarf, der in eine Bestellung umgewandelt wird. Der Lieferempfänger bzw. die Lieferadresse soll den Adressdaten des Lagers entsprechen. Wird nun eine Bestellung mit einem Lager ohne abweichendem Lieferempfänger bzw. abweichender Lieferadresse angelegt, erfolgt die Ermittlung des Lieferempfängers laut Ermittlungsreihenfolge.  Wird das Lager auf jenes mit abweichendem Lieferempfänger geändert, wird nun auch der Lieferempfänger auf die Bestellung übernommen.  Bei der Kopie einer Bestellung auf ein anderes Erfassungskennzeichen, bei der Übernahme der Anfrage in eine Bestellung bzw. beim Ändern des Erfassungskennzeichens mit unterschiedlicher Einstellung erfolgt immer eine vollständige Neuermittlung. |
Erfassungskennzeichen als Berechtigungskriterium
Erfassungskennzeichen können auch als zusätzliches Berechtigungskriterium verwendet werden.
Beispiel
| Jede Abteilung soll in den Aufträgen und in den Bestellungen nur die eigenen Aufträge und Bestellungen sehen. Da es nicht möglich ist, die Ansicht der Aufträge und Bestellungen über Berechtigungen zu steuern, kann dies über Datenbesitzergruppen auf den Erfassungskennzeichen realisiert werden. Hierzu am Erfassungskennzeichen im Feld "Datenbesitzer für Ansehen" jene Datenbesitzergruppe hinterlegen, welche das Erfassungskennzeichen sehen darf.  Es wird für jede Abteilung ein eigenes Erfassungskennzeichen mit der Hinterlegung der entsprechenden Datenbesitzergruppe angelegt. |
Die Hinterlegung von Datenbesitzergruppen für Ansehen ist sowohl im Bereich Einkauf als auch Verkauf möglich.
Bei den Erfassungskennzeichen im Verkauf kann zusätzlich noch über einen Parameter gesteuert werden, ob die Datenbesitzergruppe vom Erfassungskennzeichen auf den Auftragskopf und über diesen dann auf die Rechnung (inkl. Rechnungspositionen) vererbt werden soll.
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck → Datenbesitzergruppe vom Auftrag übernehmen
Definition, ob das Feld "Datenbesitzer für Ansehen" vom Auftrag auf die Rechnung übernommen werden soll. 0 - Nein 1 - Ja 2 - Standard (Standard): Wird "Standard" ausgewählt, gilt für die Rechnung die Parameterausprägung des Parameters "Datenbesitzergruppe übernehmen (Verkauf)". Dieser ist zu finden im Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Allgemein. Hinweise Der Parameter kann nur allgemein aktiviert werden. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Reiter "Allgemeine Einstellungen" befinden. Das Feld dient auch als Trennkriterium für Sammelrechnungen. Die Datenbesitzergruppe wird auch auf das Archivdokument übernommen. |
Somit kann die Datenbesitzergruppe auch die Rechnungen und Rechnungspositionen nur von jenen Aufträgen mit dem Erfassungskennzeichen sehen, für welches sie berechtigt ist.
Hinweis
| Der Parameter kann nur "Allgemein" aktiviert werden. Zusätzlich dient das Feld "Datenbesitzergruppe für Ansehen" als Trennkriterium für Sammelrechnungen. |
FAQ
Allgemein
Wie können Erfassungskennzeichen manuell angelegt werden?
Ist es möglich, Erfassungskennzeichen von einer Firma auf eine andere Firma zu kopieren?
Wie kann eine Feldauswahl je Erfassungskennzeichen gespeichert werden?Wie können Erfassungskennzeichen manuell angelegt werden?
Ist es möglich, Erfassungskennzeichen von einer Firma auf eine andere Firma zu kopieren?
