Dauerrechnung in der WWS
Diese Themenhilfe erläutert, welche Einstellungen Sie für die Dauerrechnung benötigen und wie Sie mit Dauerrechnung in der WWS arbeiten können.
Allgemein
Achtung!
 | Vor Aktivierung der Dauerrechnung wird empfohlen, Kontakt mit dem Steuerberater aufzunehmen, da es dafür Sonderbestimmungen gibt. |
Dauerrechnung bedeutet, dass eine Rechnung immer wieder mit gleicher Rechnungsnummer gestellt wird.
Davon zu unterscheiden ist die Ratenzahlung. Bei der Ratenzahlung wird eine Rechnung erstellt und auf mehrere Raten aufgeteilt. Nähere Informationen zur Ratenzahlung finden Sie in der Themenhilfe Ratenzahlung in der WWS.
Eine weitere Möglichkeit ist die Umsetzung der Dauerrechnung nur im Paket FIBU mittels Automatikbuchungen. Vorteil dabei ist die einfachere Handhabung. Nachteil ist, dass diese Umsätze nicht in der WWS abgebildet werden.
Stammdaten
Parameter
Damit mit Dauerrechnung gearbeitet werden kann, muss der folgende Parameter aktiviert sein.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, ob die "Dauerrechnung" aktiviert werden soll. 0 - Nein (Standard) 1 - Ja 2 - Ja, einmaliger Versand: Eine Dauerrechnung wird nur dann per E-Mail versendet bzw. die XML wird erstellt, wenn die Rechnungsnummer zum ersten Mal vergeben wird. Der Beleg wird ab der zweiten Rechnung im Archiv mit "Eigenbeleg" gestempelt. Die Parameter für den Stempeltext finden Sie im Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen. Hinweise Vor Aktivierung wird empfohlen, Kontakt mit dem Steuerberater aufzunehmen, da es für die Dauerrechnung Sonderbestimmungen gibt. Bei einer Dauerrechnung wird die Rechnungsnummer anhand des Feldes "Dauerrechnungsnummer" am Auftragskopf ermittelt bzw. zurückgeschrieben. Ab der ersten Verrechnung wird bei einer neuerlichen Kopie des Erstauftrages die Rechnungsnummer mitgeschrieben und für den neuerlichen Rechnungsdruck herangezogen. Am jeweiligen Erfassungskennzeichen muss das Feld "Dauerrechnung zugelassen" aktiv sein. Die Parameterausprägung "2 - Ja, einmaliger Versand" wirkt sich bei Wiederholfakturen und Auftragskopien aus, wo jeweils bereits eine Rechnungsnummer im Feld "Dauerrechnungsnummer" gespeichert ist. Ab der zweiten Rechnung werden E-Mail und XML nicht erstellt. Die Archivierung bzw. Erstellung eines PDFs wird immer durchgeführt. |
Über den Parameter "Dauerrechnung aktiv" wird nicht nur gesteuert, ob die Dauerrechnung zugelassen wird, sondern auch, ob der Versand von E-Mail bzw. die Erstellung der XML nur bei der ersten Dauerrechnung ausgeführt werden soll. Dafür kann die Parametereinstellung "2 - Ja, einmaliger Versand" verwendet werden. Die Archivierung bzw. Erstellung der PDFs werden auch ab der zweiten Rechnung durchgeführt.
Beispiel
 | Nur die erste Rechnung wird an den Kunden per E-Mail versendet. Alle weiteren Rechnungen werden nur archiviert. In der Druckereinstellung des Ausdrucksmodells werden sowohl die Einstellungen für den E-Mail-Versand als auch für die Archivierung vorgenommen. Ein Ausdrucksmodell ist dafür ausreichend. Der Parameter "Dauerrechnung aktiv" ist auf die Ausprägung "2 - Ja, einmaliger Versand" zu stellen. |
Ab der zweiten Rechnung werden die Belege im Archiv mit "Eigenbeleg" gestempelt, wenn die Option "2 - Ja, einmaliger Versand" beim Parameter "Dauerrechnung aktiv" gewählt ist.
Die Einstellungen für diesen "Eigenbeleg"-Stempel sind in folgenden Parametern zu definieren.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, an welcher Stelle vom linken Rand der Stempeltext im Zuge des Nachdrucks aus dem BMD Archiv angedruckt werden soll. | |
Definition, an welcher Stelle vom oberen Rand der Stempeltext im Zuge des Nachdrucks aus dem BMD Archiv angedruckt werden soll. | |
Definition, in welcher Farbe der Stempeltext im Zuge des Nachdrucks aus dem BMD Archiv angedruckt werden soll. | |
Definition, in welcher Schriftgröße der Stempeltext im Zuge des Nachdrucks aus dem BMD Archiv angedruckt werden soll. |
Hinweis
 | Der folgende Parameter wirkt sich nicht auf den "Eigenbeleg"-Stempel aus. Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
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Erfassungskennzeichen
Weiters muss am gewünschten Erfassungskennzeichen für Verkauf das Feld "Dauerrechnung zugelassen" aktiv sein.
Bei allen Erfassungskennzeichen, für die die Dauerrechnung nicht gelten soll, muss das Feld deaktiviert werden!
Unsere Empfehlung ist die Anlage eines eigenen Erfassungskennzeichens für Dauerrechnungen. Denn sobald verrechnete Aufträge mit dem Erfassungskennzeichen kopiert und erneut verrechnet werden, wird die Rechnungsnummer der Rechnung des kopierten Auftrags vergeben!
Tägliches Arbeiten
In der täglichen Arbeit kann unterschieden werden, ob die Dauerrechnung bei Aufträgen oder bei Wiederholfakturen gewünscht ist. Beides wird nachfolgend beschrieben.
Dauerrechnung bei Aufträgen
Bei der Dauerrechnung bei Aufträgen wird es so gehandhabt, dass zunächst ein Auftrag erstellt und verrechnet wird. In weiterer Folge werden die neuen Aufträge über Kopien erstellt. Die Rechnungsnummer wird dabei auf die Kopien übernommen. Das heißt, dass die Rechnungsnummer anhand des Feldes "Dauerrechnungsnummer" am Auftragskopf ermittelt und zurückgeschrieben wird.
Im Einzelnen sieht der Ablauf wie folgt aus:
- Erstellung eines Auftrags mit einem Erfassungskennzeichen, das für die Dauerrechnung zugelassen ist.
- Beim Druck der ersten Rechnung wird die Rechnungsnummer auf den Auftrag in das Feld "Dauerrechnungsnummer" übernommen.
Im Fenster Aufträge ist dies im Feld "Dauerrechnungs-Nr." ersichtlich.
- Wird dieser Auftrag kopiert bzw. dupliziert, um eine weitere Rechnung zu erstellen, wird die Dauerrechnungsnummer auf den kopierten bzw. duplizierten Auftrag übernommen und für den Rechnungsdruck des neuen Auftrags herangezogen.
Im Fenster Aufträge ist dies im Feld "Dauerrechnungs-Nr." ersichtlich.
Im Fenster Rechnungen ist ersichtlich, dass es mehrere Rechnungen mit der gleichen Rechnungsnummer gibt:
Bei Änderung des Rechnungsbetrags (z. B. durch Indexanpassung) oder bei jahresbezogenen Nummernkreisen kann dies dazu führen, dass eine neue Rechnungsnummer für neue Rechnungen gewünscht ist. Dazu muss manuell eingegriffen werden. Vor dem Druck der ersten neuen Rechnung muss die Rechnungsnummer aus dem Feld "Dauerrechnungsnummer" am Auftragskopf entfernt werden, damit eine neue Rechnungsnummer automatisch vergeben wird.
Dauerrechnung bei Wiederholfakturen
Bei der Wiederholfaktura mit Erfassungsart "WHF" (Wiederholfaktura (ohne Kopie)) wird die Dauerrechnung erstellt, indem eine Wiederholfaktura mit einem Erfassungskennzeichen angelegt wird, bei dem die Dauerrechnung zugelassen ist.
Beim Druck der ersten Rechnung der Wiederholfaktura wird die Rechnungsnummer auf den Auftrag in das Feld "Dauerrechnungsnummer" übernommen. Diese Nummer wird für alle darauffolgenden Rechnungen der Wiederholfaktura verwendet. Dies ist im Fenster Aufträge im Feld "Dauerrechnungs-Nr." bzw. im Fenster Rechnungen ersichtlich.
Auch bei Wiederholfakturen kann es der Fall sein, dass neue Rechnungsnummern bei bestehenden Wiederholfakturen mit Dauerrechnung notwendig werden. Dazu muss vor dem Druck der ersten neuen Rechnung die Rechnungsnummer aus dem Feld "Dauerrechnungsnummer" am Auftragskopf entfernt werden, damit eine neue Rechnungsnummer automatisch vergeben wird. Betrifft dies sehr viele Wiederholfakturen, kann das Feld "Dauerrechnungsnummer" über die Funktion "Spalte bearbeiten" geleert werden. Dazu ist mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift des Feldes "Dauerrechnungs-Nr." die Funktion "Spalte bearbeiten" auszuwählen.
Im Fenster "Wertumstellung einer Spalte" muss im Feld "Auf - Dauerrechnungs-Nr. (Dauerrechnungsnummer)" der Inhalt gelöscht werden.
Achtung bei dieser Funktion: Es werden alle Datensätze (Zeilen) umgestellt, die derzeit in der Ansicht verfügbar sind und in den Wertebereich Von-Bis fallen (falls ausgewählt).
Sobald mit Dauerrechnung gearbeitet wird, muss das Bewusstsein dafür vorhanden sein, dass bei jeder Kopie bzw. jedem Duplikat eines verrechneten Auftrags bzw. einer Wiederholfaktura mit einem Erfassungskennzeichen, das für Dauerrechnung zugelassen ist, die Rechnungsnummer auf die Kopie übernommen wird. Mit dieser Rechnungsnummer wird die nächste Rechnung ausgestellt.
 | Siehe auch: |