Informationen zum Jahreswechsel in der WWS
In dieser Themenhilfe finden Sie kurze Beschreibungen und Verlinkungen zu den Themen, die zum Jahreswechsel aus Sicht der Warenwirtschaft (WWS) interessant sein können.
Jahreswechsel in der WWS
In der Warenwirtschaft selbst sind keine Einstellungen für den Jahreswechsel notwendig. Hier bedarf es keiner Übernahme von Daten vom alten in das neue Wirtschaftsjahr. Für die WWS (inkl. Kasse) ist nur die Jahresübernahme in der FIBU zwingend notwendig.
Jahresübernahme in der FIBU
Bei der Jahresübernahme kann unterschieden werden, ob Sie die BMD FIBU tatsächlich operativ im Einsatz haben oder ob diese nur angelegt ist, damit die Warenwirtschaft auf die Daten der Fibu, z. B. Konten, zugreifen kann.
Hinweis
 | Benötigen Sie bei der Jahresübernahme in der FIBU Hilfe vom Support , ist dies nicht im Wartungsvertrag inkludiert. Wir empfehlen den Assistenten für die Durchführung der Jahresübernahme. Den Assistenten finden Sie im Paket FIBU → Stammdaten → Jahresübernahme. |
Jahresübernahme mit FIBU Lizenz
Sind FIBU Lizenzen (z. B. Fibu-Basispaket mit OP und Mahnwesen (nsfin)) vorhanden, finden Sie Informationen zur Jahresübernahme in der Themenhilfe Jahresübernahme FIBU.
Jahresübernahme ohne FIBU Lizenz
Ist keine FIBU Lizenz vorhanden, können Sie mit dem Jahresübernahmeassistenten in wenigen Schritten die Jahresübernahme einer Finanzbuchhaltung bzw. Kostenrechnung selbst durchführen. Den Assistenten finden Sie im Paket FIBU → Stammdaten → Jahresübernahme. Folgen Sie im Assistenten den Fragen bzw. Eingabemasken. Hinweistexte liefern Ihnen die nötigen Informationen und Hintergründe.
Die Jahresübernahme mit dem Assistenten sieht wie folgt aus:
Öffnen Sie zunächst den Jahresübernahmeassistenten über das Paket FIBU → Stammdaten → Jahresübernahme.
Im ersten Schritt der Jahresübernahme wählen Sie bitte jene FIBU aus, für welche die Jahresübernahme gestartet werden soll.
Übernehmen von:
Übernehmen auf:
Firma, auf die übernommen werden soll | |
FIBU, auf die übernommen werden soll (= neues Jahr, wird im Zuge der ersten Jahresübernahme automatisch angelegt) Eine Jahresübernahme auf ein gleiches Jahr oder auf einen älteren Zeitraum ist nicht möglich. | |
Es wird die Unternummer der Vorjahres-FIBU vorgeschlagen. Standardmäßig ist das die FIBU-Unternummer 01. |
Haben Sie keine Buchungen in der FIBU, wird die Option "Übernahme Stammdaten" automatisch ausgewählt.
Wird die Option "Übernahme Stammdaten" automatisch vorgeschlagen, können keine anderen Optionen gewählt werden.
Hinweis
| Sind doch Buchungen in der FIBU vorhanden, können Sie auch die Option "Übernahme der gesamten FIBU" auswählen. Die Beschreibung aller Optionen, wenn Buchungen in der FIBU vorhanden sind, finden Sie in der Themenhilfe Jahresübernahme FIBU.  |
Im nächsten Schritt kommen die Optionen zur Übernahme der Stammdaten. Die vorgeschlagenen Ausprägungen können bestätigt werden.
Als Nächstes kommt folgende Abfrage: "Soll die Jahresübernahme nun gestartet werden?"
Wird dies bestätigt, wird die Jahresübernahme durchgeführt und Sie erhalten folgende Meldung: "Die Jahresübernahme wurde erfolgreich durchgeführt!"
Im letzten Schritt ist u. a. ersichtlich, dass bei der Jahresübernahme die neue Fibu automatisch als aktuelle Fibu übernommen worden ist.
Nach der erfolgreich durchgeführten Jahresübernahme kann in der WWS und in der Kasse weitergearbeitet werden, wenn die Einstellungen der Nummernkreise Standard sind. Entsprechen Ihre Nummernkreise nicht dem BMD Standard, finden Sie im Folgenden einiges Wissenswertes zum Rechnungsnummernkreis in der WWS.
Nummernkreis für Rechnung
Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie selbst die Einstellungen des Rechnungsnummernkreises kontrollieren können.
Darüber hinausgehende Informationen finden Sie in der Themenhilfe Nummernkreise in der WWS.
Hinweis
| Benötigen Sie Hilfe bei den Einstellungen von Nummernkreisen bzw. bei der Kontrolle der Parameter von Nummernkreisen in der WWS, ist dies nicht im Wartungsvertrag inkludiert. |
Um zu kontrollieren, wie Ihre Rechnungsnummernkreise eingestellt sind, öffnen Sie folgende Parameter:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck:
Definition, auf welcher Ebene die Rechnungsnummernvergabe erfolgen soll. 0 - FirmenNr 1 - Konzern 2 - Erfassungsart 3 - Erfassungskennzeichen: Wenn mehrere Erfassungskennzeichen den gleichen Nummernkreis verwenden sollen, muss auf den Stammdaten des Erfassungskennzeichen das Feld "Rechnungsnummernkreis-Kürzel" eingetragen werden. 4 - Rechnungsnummernkreisgruppe: Ein Nummernkreis je Rechnungsnummernkreis-Gruppe (und Firmen-Nr.) Rechnungsnummernkreis-Gruppe: A. So wird ein Nummernkreis mit dem Sequenznamen "WWS-RECHNUNGA" angelegt. Userbezogen können unter "Eigene Einstellungen" noch weitere definiert werden. Falls die Gruppierung vom Erfassungskennzeichen abhängt, dann stellen Sie bitte Wert 3 ein und beachten die dortigen Hinweise. 5 - Firma und Filiale 6 - Makro: Das Makro ist im Einzelrechnungsdruckdialog unter "Extras\Makros\Aktionsmakro zur Funktion Nummernkreiserweiterung", zu finden. Als Resultwert ist das Suffix anzugeben, mit dem der Rechnungsnummernkreis "WWS-RECHNUNG" zu erweitern ist. Beispiel: Result := '_INT' würde den Rechnungsnummernkreis "WWS-RECHNUNG_INT" suchen und die nächste Nummer der Sequenz verwenden. Wurde der Nummernkreis nicht zuvor manuell angelegt, erscheint bei Rechnungsdruck eine Eingabeaufforderung, um den Startwert des Nummernkreises festzulegen. Hinweis Das Makro kann sich auf Felder lt. Rechnungskopf beziehen. Wird mit der Rechnungsnummernkreis-Gruppe gearbeitet, so findet man diese im letzten Knoten der WWS-Nummernkreise unter "Rechnung". Im Parameter "Rechnungsnummernkreis-Gruppe" kann ein globaler Vorschlagswert für die Ausprägung "4" definiert werden. | |
Definition, auf welchen Zeitraum bezogen die Vergabe der Rechnungsnummer erfolgen soll. 0 - Allgemein: Die Nummernkreisvergabe erfolgt fortlaufend. 1 - jahresbezogen: Zum Jahresbeginn (jeden Jänner) wird ein neuer Nummernkreis gestartet bzw. im Feld "Kategorie1" das aktuelle Jahr vermerkt. 2 - monatsbezogen (je Jahr und Monat): Monatlich wird ein neuer Nummernkreis gestartet bzw. im Feld "Kategorie1" das aktuelle Jahr und im Feld "Kategorie2" der aktuelle Monat vermerkt. 3 - jahresbezogen (Wirtschaftsjahr): Zum Wirtschaftsjahrbeginn (lt. FIBU-Stamm) wird ein neuer Nummernkreis gestartet bzw. im Feld "Kategorie1" das aktuelle Wirtschaftsjahr und der Wirtschaftsjahr-Beginnmonat (Format JJJJMM) vermerkt. 4 - jahresbezogen (Wirtschaftsjahr - Endedatum): Wie 3, jedoch wird im Feld "Kategorie1" das aktuelle Wirtschaftsjahr und der Wirtschaftsjahr-Endemonat vermerkt. | |
Definition, ob der Rechnungsnummernkreis automatisch angelegt werden soll und wenn ja, ob die Startnummer bei der Anlage eines neuen Rechnungsnummernkreises automatisch angelegt oder abgefragt werden soll. 0 - Ja, mit Startnummer 1 1 - Ja, mit Startnummer lt. Kategorie: Startnummer ergibt sich aus dem Wert lt. Feld "Kategorie1" (Jahr), "Kategorie2" (Monat) und einer fortlaufenden Nummer, beginnend mit 1. 5 - Abfrage der Startnummer mit Vorschlag 1: Es erfolgt eine Dialogabfrage mit Vorschlagswert "1". 6 - Abfrage der Startnummer mit Vorschlag lt. Kategorie (Standard): Es erfolgt eine Dialogabfrage mit Vorschlagswert lt. Feld "Kategorie1" (Jahr) und "Kategorie2" (Monat). 7 - Nein: Wird diese Ausprägung gewählt, kann eine Rechnung erst gedruckt werden, wenn zuvor manuell ein Nummernkreis angelegt worden ist. Die manuelle Anlage eines Nummernkreises erfolgt im Fenster "Nummernkreise" (Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → Nummernkreise). Diese Option bietet sich an, wenn Sie z. B. Nummernkreise je Erfassungskennzeichen oder separate Nummernkreise für Gutschriften haben. Oder auch wenn Sie einen individuellen Nummernkreis wünschen, der nicht aus den Standard-Parametereinstellungen gebildet werden kann. Ist diese Ausprägung gewählt und noch kein Nummernkreis vorhanden, kommt beim Rechnungsdruck ein Hinweis: "Die Anlage eines neuen Rechnungsnummernkreises ist nicht möglich, da die automatische Nummernkreisanlage deaktiviert ist. Um den Rechnungsnummernkreis anzulegen, öffnen Sie bitte das Fenster "Nummernkreise" und legen Sie dort manuell den entsprechenden Nummernkreis an." Beispiel "Ausprägung 6" Kategorie1 + Kategorie 2 + 00001: Kategorie1: 2017, Kategorie2: 11 - Startnummer: 20171100001 Kategorie1: 2017, Kategorie2: leer - Startnummer: 201700001 Hinweise Ist der Parameter "Nummernkreisart" auf "jahresbezogen (Wirtschaftsjahr)" gesetzt, so werden bei Berücksichtigung der Kategorie für den Startwert nur die ersten 4 Stellen des Feldes "Kategorie1" (Jahr) für die Vergabe bzw. den Vorschlag des Startwertes berücksichtigt. Die Ausprägung "0 - Ja, mit Startnummer 1" ist in Kombination mit einem Präfix nicht möglich. Importieren Sie Aufträge über die Auftragsvorerfassung und der Rechnungsdruck erfolgt im Anschluss automatisch, empfehlen wir die Ausprägung "1 - Ja, mit Startnummer lt. Kategorie". Wenn mit einer automatisierten Erstellung von Rechnungen gearbeitet wird, darf hier keine Ausprägung mit Abfrage eingestellt sein. |
Achtung!
 | Bitte nehmen Sie selbst keine Änderungen in den Parametern vor, sondern besprechen Sie dies bitte immer in einem Termin mit dem WWS Support, da Umstellungen zu Lücken in den Rechnungsnummernkreisen führen können! |
Wenn die Parameter für den Rechnungsdruck dem Standard entsprechen, kommt im neuen Wirtschaftsjahr nur einmal die Abfrage mit dem Vorschlag der ersten Rechnungsnummer lt. Kategorie - also "jahresbezogen (Wirtschaftsjahr)".
Die Standardeinstellungen sind folgende:
| Ein Nummernkreis je | 0 - Firmen-Nr. |
| Nummernkreisart | 3 - jahresbezogen (Wirtschaftsjahr) |
| Nummernkreise automatisch anlegen | 6 - Abfrage der Startnummer mit Vorschlag lt. Kategorie |
Sobald die erste Rechnung im neuen Wirtschaftsjahr (z. B. im Jahr 2026) im Original gedruckt wird, kommt die Abfrage zur Eingabe der Startnummer/aktuellen Nummer für den neuen Nummernkreis.
Beim Druck aller weiteren Rechnungen wird automatisch die Rechnungsnummer fortlaufend lt. Nummernkreis vergeben.
Möchten Sie statt der Abfrage beim Druck der ersten Rechnung die Nummernkreise lieber vorab manuell anlegen, ist dies mit der Neuanlage von Nummernkreisen möglich.
Hinweis
| Entsprechen die Parametereinstellungen nicht den Standardeinstellungen und wissen Sie nicht, wie Sie mit den getroffenen Einstellungen zum Jahreswechsel umgehen, können Sie sich im WWS Support melden. Hilfe bei den Einstellungen von Nummernkreisen bzw. bei der Kontrolle der Parameter von Nummernkreisen in der WWS ist jedoch nicht im Wartungsvertrag inkludiert. |
Weitere Beispiele mit gängigen Kombinationen der drei Parameter finden Sie in der Themenhilfe Nummernkreise in der WWS unter Beispiele.
Rechnung beim Druck rückdatieren
Das Rückdatieren ins vorherige Jahr ist programmtechnisch möglich, indem beim Ausdruck der Rechnung ein Rechnungsdatum im letzten Jahr ausgewählt wird.
Im Ausdrucksdialog kann im Standard das gewünschte Rechnungsdatum eingegeben werden.
Wird mit jahresbezogenen Rechnungsnummern gearbeitet, wird die Rechnungsnummer aus dem Rechnungsnummernkreis des Vorjahres genommen.
Beispiel
 | Es wird mit jahresbezogenen Rechnungsnummern gearbeitet. Für jedes Wirtschaftsjahr wird ein eigener Rechnungsnummernkreis angelegt. Altes Wirtschaftsjahr: 2026 mit letzter Rechnungsnummer 202602412 Neues Wirtschaftsjahr: 2027 mit letzter Rechnungsnummer 202700011 Wird nun im Jahr 2027 eine Rechnung mit dem Rechnungsdatum 31.12.2026 erstellt, wird die Rechnungsnummer 202602413 vergeben. |
Hinweis
| Bitte um Vorsicht bei Erfassungskennzeichen mit internem Lieferschein (z. B. FAK (Faktura mit internem Lieferschein) oder GUT (Gutschrift)), da bei diesen Erfassungskennzeichen mit dem Verbuchen der Rechnung die Ware am Lager gebucht wird. Dabei ist zu beachten, mit welchem Datum die Lagerbuchung durchgeführt wird. |
Standardmäßig wird mit dem Tagesdatum verbucht. Kontrolliert werden kann dies in folgendem Parameter:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Lieferschein
Definition, welches Datum als "Buchungsdatum" im Lager verwendet werden soll. 0 - Tagesdatum (Standard) 1 - Lieferscheindatum 2 - Liefertermin: Das Datum, welches im Feld "Liefertermin" in den Auftragskopfdaten oder den Auftragspositionsdaten eingegeben wird, wird als Buchungsdatum im Lager verwendet. Hinweise Wird mit Transporteinheiten gearbeitet, darf die Ausprägung "2 - Liefertermin" nicht verwendet werden, da dieser Ablauf nicht unterstützt wird. Beim Verbuchen des Lieferscheins kommt es zur Meldung, dass Transporteinheiten nicht unterstützt werden. Dieser Parameter kann über das Feld "Lagerbuchungsdatum" am Erfassungskennzeichen mit folgenden Ausprägungen übersteuert werden:
Wird die Ausprägung "1 - Lieferscheindatum" verwendet und es sollen Stücklistenartikel mit dem Lieferscheindatum ins Lager gebucht werden, funktioniert dies nur, wenn der Parameter "Buchungsdatum für Materialabgang" (zu finden im Paket PPS → Stammdaten → Einstellungen → PPS Parameter → PPS & WWS allgemein → Stückliste) auf die Ausprägung "3 - Verarbeitungsdatum" eingestellt ist. Ist diese Ausprägung nicht eingestellt, werden die Stücklistenartikel mit dem Tagesdatum ins Lager gebucht. ACHTUNG: Dieser Parameter sollte nur umgestellt werden, wenn keine PPS in Verwendung ist. Wird die PPS verwendet, klären Sie dies bitte mit dem PPS Support ab. |
Die Ausprägungen des Parameters wirken sich auf die Rückdatierung ins vorherige Jahr wie folgt aus:
- 0 - Tagesdatum: Das Rechnungsdatum kann ins alte Jahr rückdatiert werden, denn die Lagerbuchung erfolgt mit dem Tagesdatum im neuen Jahr.
- 1 - Lieferscheindatum: Wird das Rechnungsdatum bei Erfassungskennzeichen mit internem Lieferschein (z. B. FAK oder GUT) zurückdatiert, so erfolgt die Lagerbuchung auch im vorherigen Jahr! Wurde aber bereits die Inventur gezählt, erfasst und ins Lager gebucht, so haben die Lagerbuchungen keinen Einfluss auf die Inventur und somit auf den aktuellen Lagerstand.
- 2 - Liefertermin: Die Lagerbuchung erfolgt anhand des Liefertermins der Auftragsposition.
Übersteuert wird dieser Parameter durch das Feld "Lagerbuchungsdatum" am Erfassungskennzeichen für Verkauf. Nur wenn dieses auf "Standard (lt. Parameter)" steht, zieht die Parametereinstellung.
Die Eingabe des Rechnungsdatums ist im Druckdialog nur verfügbar, wenn der folgende Parameter auf der Standardausprägung "0 - man. Eingabe des Rechnungsdatums" steht.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck
Definition, ob das Rechnungsdatum sich "automatisch" ermittelt oder "manuell" eingegeben wird. 0 - man. Eingabe des Rechnungsdatums: Das Rechnungsdatum kann im Ausdrucksdialog manuell übersteuert werden. 1 - Rechnungsdatum = Erfassungsdatum: Das Rechnungsdatum ist gleich dem Erfassungsdatum lt. Auftragskopf. 2 - Rechnungsdatum = Liefertermin (Auftrag): Das Rechnungsdatum ist gleich dem Liefertermin lt. Auftragskopf. 3 - Rechnungsdatum = Tagesdatum: Das Rechnungsdatum ist gleich dem Tagesdatum. Hinweis: Bei den Ausprägungen "1", "2" und "3" ist das Feld "Rechnungsdatum" im Ausdrucksdialog nicht vorhanden und somit nicht editierbar. |
Wird beim Parameter eine der anderen Ausprägungen gewählt, wird das Feld "Rechnungsdatum" nicht im Ausdrucksdialog angezeigt. Somit kann das Rechnungsdatum nicht editiert werden.
Weitere in diesem Zusammenhang interessante Parameter sind folgende:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck
Prüfung Rechnungsnummer/-datum chronologisch. Definition, ob beim Rechnungsdruck im Druckdialog (z. B. bei der Datumseingabe) geprüft wird, ob das Rechnungsdatum (ohne Uhrzeit) der zu erstellenden Rechnung größer als oder gleich wie das Rechnungsdatum der bestehenden Rechnung des Nummernkreises ist. 0 - Warnung: Wird eine Rechnung rückdatiert, kommt ein Hinweis, dass die Rechnungsnummern nicht mehr chronologisch sind. 1 - Sperre: Ein Rückdatieren ist nicht möglich, wenn die Rechnungsnummern dadurch nicht mehr chronologisch sind. 2 - Keine Sperre: Es erfolgt keine Prüfung. Hinweis: Stornorechnungen und stornierte Rechnungen sind von dieser Prüfung ausgenommen. | |
Definition, wie das Verhalten bei Eingabe eines ungültigen Rechnungsdatums sein soll. 0 - Warnung (Standard): Es erscheint eine Hinweismeldung, der Ausdruck mit dem eingegebenen Datum kann trotzdem erfolgen. 1 - Sperre: Es erscheint eine Hinweismeldung, der Ausdruck wird gesperrt. Hinweis Geprüft werden die Parameter "Maximale Tage RE-Datum in Vergangenheit" und "Maximale Tage RE-Datum in Zukunft" (Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck). Zusätzlich werden in der aktuellen Fibu die Felder "Sperre bis Periode" und "Jahresabschluss Sperre" geprüft. | |
Definition, wie viele Tage in der Vergangenheit das Rechnungsdatum zurückdatiert werden darf. Hinweise Ist hier kein Wert definiert, so gelten 365 Tage. Ob bei Eingabe eines Datums außerhalb des Bereichs nur eine Warnung kommt oder ob der Ausdruck tatsächlich gesperrt wird, hängt von der Einstellung des Parameters "Verhalten bei ungültigem Rechnungsdatum" ab. | |
Definition, wie viele Tage in der Zukunft das Rechnungsdatum vordatiert werden darf. Hinweise Ist hier kein Wert definiert, so gelten 365 Tage. Ob bei Eingabe eines Datums außerhalb des Bereichs nur eine Warnung kommt oder ob der Ausdruck tatsächlich gesperrt wird, hängt von der Einstellung des Parameters "Verhalten bei ungültigem Rechnungsdatum" ab. |
Nummernkreis für Lieferschein
Die Einstellungen für Nummernkreise für den Lieferschein verhalten sich wie die Rechnungsnummernkreise.
Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Nummernkreise in der WWS unter dem Punkt Nummernkreis für Lieferschein.
Lieferschein beim Druck rückdatieren
Das Rückdatieren ins vorherige Jahr ist programmtechnisch möglich, indem beim Ausdruck des Lieferscheins ein Datum im letzten Jahr ausgewählt wird.
Im Ausdrucksdialog kann im Standard das gewünschte Lieferscheindatum eingegeben werden.
Standardmäßig wird mit dem Tagesdatum verbucht. Kontrolliert werden kann dies in folgendem Parameter:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Lieferschein
Definition, welches Datum als "Buchungsdatum" im Lager verwendet werden soll. 0 - Tagesdatum (Standard) 1 - Lieferscheindatum 2 - Liefertermin: Das Datum, welches im Feld "Liefertermin" in den Auftragskopfdaten oder den Auftragspositionsdaten eingegeben wird, wird als Buchungsdatum im Lager verwendet. Hinweise Wird mit Transporteinheiten gearbeitet, darf die Ausprägung "2 - Liefertermin" nicht verwendet werden, da dieser Ablauf nicht unterstützt wird. Beim Verbuchen des Lieferscheins kommt es zur Meldung, dass Transporteinheiten nicht unterstützt werden. Dieser Parameter kann über das Feld "Lagerbuchungsdatum" am Erfassungskennzeichen mit folgenden Ausprägungen übersteuert werden:
Wird die Ausprägung "1 - Lieferscheindatum" verwendet und es sollen Stücklistenartikel mit dem Lieferscheindatum ins Lager gebucht werden, funktioniert dies nur, wenn der Parameter "Buchungsdatum für Materialabgang" (zu finden im Paket PPS → Stammdaten → Einstellungen → PPS Parameter → PPS & WWS allgemein → Stückliste) auf die Ausprägung "3 - Verarbeitungsdatum" eingestellt ist. Ist diese Ausprägung nicht eingestellt, werden die Stücklistenartikel mit dem Tagesdatum ins Lager gebucht. ACHTUNG: Dieser Parameter sollte nur umgestellt werden, wenn keine PPS in Verwendung ist. Wird die PPS verwendet, klären Sie dies bitte mit dem PPS Support ab. |
Übersteuert wird dieser Parameter durch das Feld "Lagerbuchungsdatum" am Erfassungskennzeichen für Verkauf. Nur wenn dieses auf "Standard (lt. Parameter)" steht, zieht die Parametereinstellung.
Steht der Parameter bzw. das Feld "Lagerbuchungsdatum" auf "Tagesdatum", ist das Belegdatum zwar im alten Jahr, der Lagerabgang jedoch im neuen Jahr.
Ist es nicht gewünscht, dass das Belegdatum des Lieferscheins im alten Jahr ist und der Lagerabgang im neuen Jahr, muss der Lieferschein storniert werden. Beim Stornolieferschein ist ebenfalls das Datum im alten Jahr als Lieferscheindatum zu verwenden.
Dann kann der Parameter "Lagerbuchungsdatum" oder das Feld "Lagerbuchungsdatum" am Erfassungskennzeichen auf "Lieferscheindatum" umgestellt werden.
Danach kann der Lieferschein erneut mit dem Datum im vorherigen Jahr ausgestellt werden. Nun wird der Lagerabgang im alten Jahr gebucht.
Hinweis
| Ist aber bereits die Inventur gezählt, erfasst und ins Lager gebucht worden, so hat der Lagerabgang keinen Einfluss auf die Inventur und somit auf den aktuellen Lagerstand. |
Lagerbuchungsdatum bei Warenannahme
Grundsätzlich wird die Ware mit dem Datum der Verbuchung (Tagesdatum) ins Lager gebucht. Unabhängig davon, welches Eingangsdatum beim Lieferschein hinterlegt worden ist, wird der Zeitpunkt der Verbuchung (Datum und Uhrzeit) für das Lagerbuchungsdatum herangezogen.
Ist es gewünscht, ein fixes Lagerbuchungsdatum zu verwenden, ist dies im Feld "Buchungsdatum" zu hinterlegen. Dieses zieht vorrangig vor dem Verbuchungsdatum.
Nähere Informationen dazu finden Sie unter dem Punkt Lagerbuchung in der Themenhilfe Warenannahme.
Inventur in der WWS
In der Themenhilfe Inventur finden Sie viele Informationen, z. B. zum Standardablauf von Inventuren oder zu den Arbeiten vor der Inventurerfassung. Die Themendokumentation bietet Hilfe von der Inventurerfassung bis hin zur Verbuchung. Spezialthemen wie spezielle Inventurarten, Import von Inventuren oder Abwertung runden das Dokument ab.
Link zur Themenhilfe: Inventur
Häufige Fragen und Antworten zur Inventur finden Sie in den FAQ Inventur.
Folgende Lernvideos zum Thema "Inventur" stehen Ihnen zur Verfügung:
Jahreswechsel in der Kasse
Für die Kasse sind im Standard keine Einstellungen beim Jahreswechsel notwendig. Nur die Jahresübernahme in der FIBU muss für das neue Wirtschaftsjahr durchgeführt worden sein. Ist keine FIBU Lizenz vorhanden, wird die Jahresübernahme automatisch durchgeführt.
FIBU Jahresübernahme für Kasse
Ist eine FIBU Lizenz vorhanden und es wurde noch keine Jahresübernahme durchgeführt, kommt beim Start der Kassenerfassung folgende Meldung: "Das Wirtschaftsjahr konnte nicht ermittelt werden!".
Mit der Option "FIBU Stammdaten öffnen" wird in das Fenster Firmen- und FIBU-Stammdaten verzweigt, wo die Jahresübernahme durchgeführt werden kann. Im Anschluss muss BMD NTCS neu gestartet werden.
Wird "Ignorieren" ausgewählt, kann die Kassenerfassung wie gewohnt gestartet werden. Dabei kann auch ein Kassenabschluss gemacht werden. Lediglich die FIBU Buchung kann erst erfolgen, wenn die Jahresübernahme erledigt ist. Beim Kassenabschluss und der FIBU Verbuchung kommt ebenso folgender Hinweis: "Für das Belegdatum konnte keine aktuelle Fibu ermittelt werden. Bitte überprüfen Sie Ihre Fibu-Stammdaten."
Buchungserfassungsdatei der Kasse
Wird mit einer Buchungserfassungsdatei im Bereich der Kasse gearbeitet, ist zu beachten, dass bei der Buchungserfassungsdatei kein Jahr angehängt wird. Darauf muss beim Import der Buchungen in die FIBU geachtet werden. Werden Kassenabschlüsse aus unterschiedlichen Wirtschaftsjahren verbucht, erscheint beim Import eine Meldung, dass unter den zu importierenden Buchungen auch Buchungen außerhalb des Wirtschaftsjahres vorhanden sind und wie damit umgegangen werden soll.
Nummern und Nummernkreise in der Kasse
Bonnummern und Kassenabschlussnummern laufen im neuen Wirtschaftsjahr automatisch weiter. Dafür gibt es keine Nummernkreise.
In den Nummernkreisen findet sich der Nummernkreis für Fibu-Belegnummern. Dieser ist nur relevant, wenn Bons nicht zusammengefasst werden.
Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Nummernkreise in der WWS unter dem Punkt Nummernkreis für Fibu-Belegnummer in der Kasse.
Jahresabschluss in der Kasse
Die RKSV-Monatsabschlüsse werden automatisch beim ersten Start der Kasse im neuen Monat erstellt. Dies ist auch beim Jahresbeleg im Jänner (= Monatsabschluss vom Dezember) der Fall.
Die Registrierkasse prüft zusätzlich beim Öffnen der Kasse, ob in den folgenden Parametern im Paket CRM der Registrierkassen-Webservice-User hinterlegt ist.
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Zugangsdaten
Hinterlegen Sie hier Ihre Teilnehmer-ID für das FinanzOnline-Registrierkassen-Webservice. Bitte beachten Sie auch die weiteren Informationen in der Dokumentation "Anlage und Hinterlegung WebUser", insbesondere auch die dortigen Hinweise zur globalen bzw. firmenbezogenen Hinterlegung. | |
Hinterlegen Sie hier jene Benutzer-ID, die in FinanzOnline für das Registrierkassen-Webservice unter Ihrer Teilnehmer-ID freigeschaltet ist. Diese ist nicht jene Benutzer-ID, mit der Sie sich selbst in FinanzOnline einloggen. Bitte beachten Sie auch die weiteren Informationen in der Dokumentation Anlage und Hinterlegung WebUser, insbesondere auch die dortigen Hinweise zur globalen bzw. firmenbezogenen Hinterlegung. | |
Hinterlegen Sie hier den PIN für jene User-ID, welche in FinanzOnline für das Registrierkassen-Webservice angelegt wurde. Dies ist nicht jene PIN, die Sie bei Ihrem Einstieg in FinanzOnline bekannt geben. Bitte beachten Sie auch die weiteren Informationen in der Dokumentation Anlage und Hinterlegung Web-User, insbesondere auch die dortigen Hinweise zur globalen bzw. firmenbezogenen Hinterlegung. |
Als Rückfallebene dient die Hinterlegung des Webservice-Users für FinanzOnline in folgenden Parametern. Ist dieser bereits hinterlegt, muss kein eigener Registrierkassen-Webservice-User angelegt werden. In diesen Parametern darf der Registrierkassen-Webservice-User nicht hinterlegt werden!
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Zugangsdaten
Hinterlegen Sie hier Ihre Webservice-Teilnehmer-ID für den Einstieg in FinanzOnline (8 - max. 12 Stellen). Der Webservice-Zugang ist NICHT der gleiche Zugang, mit dem Sie sich selbst in FinanzOnline einloggen! Wie Sie einen entsprechenden Webservice-User erstellen, lesen Sie unter Anlage und Hinterlegung WebUser. Es sind keine Umlaute zulässig.
Sie finden die entsprechenden Infos in der Themendokumentation Prüfmöglichkeiten für UID-Nummern unter dem Punkt FinanzOnline. | |
Hinterlegen Sie hier Ihre Webservice-Benutzer-ID für den Einstieg in FinanzOnline. Der Webservice-Zugang ist NICHT der gleiche Zugang, mit dem Sie sich selbst in FinanzOnline einloggen! Wie Sie einen entsprechenden Webservice-User erstellen, lesen Sie unter Anlage und Hinterlegung WebUser. Es sind keine Umlaute zulässig. Bitte beachten Sie auch folgende weitere Informationen zu diesem Thema:
Sie finden die entsprechenden Infos in der Themendokumentation Prüfmöglichkeiten für UID-Nummern unter dem Punkt FinanzOnline. | |
Hinterlegen Sie hier Ihre Webservice PIN für den Einstieg in FinanzOnline. Der Webservice-Zugang ist NICHT der gleiche Zugang, mit dem Sie sich selbst in FinanzOnline einloggen! Wie Sie einen entsprechenden Webservice-User erstellen, lesen Sie unter Anlage und Hinterlegung Web-User. Bitte beachten Sie auch folgende weitere Informationen zu diesem Thema:
Sie finden die entsprechenden Infos in der Themendokumentation Prüfmöglichkeiten für UID-Nummern unter dem Punkt FinanzOnline. |
Sind die Daten für den Registrierkassen-Webservice-User bzw. Webservice-User hinterlegt, wird der Jahresbeleg automatisch an FinanzOnline übermittelt.
Ist die Übertragung der RKSV-Belegprüfung im neuen Jahr erfolgreich, erscheint folgende Meldung: "Der erforderliche Jahresbeleg wurde ordnungsgemäß erstellt, an FinanzOnline übermittelt und erfolgreich geprüft. Es sind keine weiteren Schritte mehr notwendig und Sie können das Kassenprogramm mit 'Ok' wie gewohnt starten."
Mit "Ok" wird die Kassenerfassung gestartet und es kann normal weitergearbeitet werden.
Weiterführende Informationen finden Sie in der Themenhilfe Registrierkassensicherheitseinrichtung.
FAQ
Jahreswechsel in der WWS
Jahresübernahme in der FIBU
Nummernkreis für Rechnung
Was ist zu tun, wenn die Rechnung im neuen Jahr mit der falschen Rechnungsnummer ausgestellt worden ist?
Rechnung beim Druck rückdatieren
Rechnung beim Druck rückdatieren
Mit welchem Datum wird die Ware vom Lager abgebucht, wenn ich bei der Rechnung ein Rechnungsdatum im Vorjahr auswähle?
Lieferschein beim Druck rückdatieren
Lieferschein beim Druck rückdatieren
Was kann ich machen, wenn die Ware nicht im alten Jahr abgebucht worden ist?
Lagerbuchungsdatum bei Warenannahme
Lagerbuchungsdatum bei Warenannahme
Wie kann ich ein falsches Lagerbuchungsdatum der Warenannahme korrigieren?
Jahreswechsel in der Kasse
Jahreswechsel in der Kasse
