Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte. Das Dokument "Registrierkassensicherheitseinrichtung" beinhaltet nur Informationen für Österreich.

1. ​Allgemein

Hinweis 

Die Kasse selbst muss bereits eingerichtet sein, bevor der Registrierkassenassistent (für die verpflichtende Registrierung der Kasse) ausgeführt wird.

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2. Checkliste (RKSV)

• Update der BMD NTCS Version
  Bei Bedarf können Sie ein Update jederzeit anfordern: update@bmd.at
  
  
• Die Kasse muss bereits eingerichtet sein (Paket WWS → Stammdaten → Kasse → Kassen).
  
  
• Auswahl, mit welcher Sicherheitseinrichtung die Kasse kommunizieren soll:
  
  

  Online (A-Trust)	Die Signatur wird über den ONLINE-Zugang von A-Trust durchgeführt. Die Anmeldung bei A-Trust und das Einrichten der Sicherheitseinrichtung erfolgt über BMD. Vereinbaren Sie hierzu einen Termin unter termin@bmd.at. Hinweis  Pro UID-Nummer wird eine Signatureinheit benötigt, unabhängig davon, wie viele Kassen dahinter liegen. Es gibt je Signatur-Volumen verschiedene Zertifikate (A-Trust bietet hierfür z. B. 3 verschiedene Varianten an).
  Smartcard (a.sign RK CHIP von A-Trust oder RKS-Card von Globaltrust)	Die technische Sicherheitseinrichtung (Karte mit Kartenlesegerät) wird hierbei direkt am Kassen-PC angeschlossen.
  BMD Signaturserver	Die technische Sicherheitseinrichtung (Karte mit Kartenlesegerät) wird hierbei am Server angeschlossen. Eine oder mehrere Kassen greifen auf diese Signatureinheit zu.

• Hinterlegen Sie die Zugangsdaten für die mögliche FinanzOnline-Registrierung in den CRM Parametern, falls diese noch nicht hinterlegt sind. Gegebenenfalls fragen Sie hierzu Ihren Steuerberater.
  
  
• Führen Sie den Registrierkassenassistenten für das Registrieren Ihrer Kasse aus.
  BMD bietet für die Registrierung über den Registrierkassenassistenten verschiedene Möglichkeiten an: 
  * FinanzOnline-Registrierung (Webservice-User in FinanzOnline erforderlich, siehe CRM Parameter)
  * XML-Export für die Registrierung durch den Steuerberater in FinanzOnline
  * Formular
  
  

• Sie benötigen Unterstützung beim Einrichten?
  Nutzen Sie unsere ausführlichen Dokumentationen oder wenden Sie sich bitte rechtzeitig an unsere Terminkoordination unter termin@bmd.at für einen kostenpflichtigen Fernwartungstermin.
  

3. Signatur und Online-Zugangsdaten / Kartenlesegerät inkl. Signaturkarte

3.1. A-Trust

 

3.2. Globaltrust

 

4. Webservice-Benutzer FinanzOnline 

4.1. Anlage eines Benutzers für den Registrierkassen-Webservice in FinanzOnline

Externe Quelle 

BMF Handbuch Registrierkassen.pdf

Hinweis 

Gibt es bereits einen "allgemeinen" Webservice-Benutzer für FinanzOnline, kann auch dieser für das Registrieren aus dem Kassensystem verwendet werden.

Hinweis 

Der Webservice-Benutzer dient ausschließlich zur Durchführung automatisierter Meldungen über den Webservice. Ein direkter Login in FinanzOnline ist mit diesem Benutzer nicht möglich.

4.2. Hinterlegung Webuser-Zugangsdaten in den CRM Parametern der NTCS 

Hinweis 

Bei einem Kanzleiverbund können die Zugangsdaten unter "Firmenbezogene Einstellungen" erfasst werden.

Hinweis 

Der Benutzer für den Webservice ist ein eigener dafür angelegter Benutzer! Beachten Sie dazu die Anlage in FinanzOnline.

5. ​Registrierkassenassistent

Nachdem die Kasse beispielsweise manuell oder mit dem Kassenassistenten (Paket WWS → Stammdaten → Assistenten → Kassenassistenten) eingerichtet worden ist, können mit dem Registrierkassenassistenten die notwendigen Einstellungen für die Registrierkassensicherheitseinrichtung vorgenommen werden.

Dieser Assistent wird je Kasse vorzugsweise direkt über die Kassenerfassung (Paket WWS → Kasse → Kassenerfassung → Funktionen → Registrierkasse (RKSV) → Registrierkassenassistent) gestartet. Dies hat den Vorteil, dass bestimmte Einstellungen, wie z. B. die Druckereinstellungen, sogleich aus der Kassenerfassung auf die RKSV-Einstellungen übernommen werden.

Alternativ kann der Assistent auch über die Stammdaten der Kasse (Paket WWS → Stammdaten → Kassen → Kassen (bzw. Kassen für Barfaktura) → Funktionen → Registrierkassen → Registrierkassenassistent) gestartet werden.

Hinweis 

Es muss für jede Kasse der Assistent separat und direkt am Kassen-PC ausgeführt werden!  Es ist nicht zu empfehlen, den Assistenten an einer zentralen Stelle (z. B. Arbeitsplatz im Büro, welcher nicht der Kassen-PC ist) zu starten!

Der Assistent kann Schritt für Schritt durchgeführt werden, um alle notwendigen Einstellungen vorzunehmen. Notwendige Stammdaten zur technischen Sicherheitseinrichtung werden vom Assistenten vorgeschlagen. Es muss lediglich die korrekte Sicherheitseinrichtung ausgewählt werden.

Hinweis 

Wichtig ist, dass der PC, auf dem der Assistent ausgeführt wird, auf die Signatureinheit (z. B. die Karte) zugreifen kann.

5.1. ​Startbeleg erstellen über den Registrierkassenassistenten

5.2. ​Kasse bei FinanzOnline anmelden über den Registrierkassenassistenten

Beispiel 

QR-Code zur Belegprüfung mit der BMF-Belegcheck-App:

Details zur BMF-Belegcheck-App können Sie unter folgendem Link nachlesen:

Externe Quelle 

BMF Belegcheck

Hinweis 

Registrierung bei FinanzOnline: Das Signatur- und Siegelzertifikat, der AES-Schlüssel und die Kassenidentifikationsnummern aller verwendeten Registrierkassen müssen über FinanzOnline bei der Finanzverwaltung registriert werden.

Nachdem die einzelnen Schritte des Registrierkassenassistenten ausgeführt worden sind, können die angelegten Stammdaten der Registrierkassen eingesehen werden.

Hinweis 

Ab diesem Zeitpunkt werden die Kassenbelege ordnungsgemäß signiert und das Datenerfassungsprotokoll (DEP & DEP2) wird erstellt.

6. Stammdaten der Registrierkassen

6.1. Registrierkassen

 

Meldung an Finanzamt

Anmelden	Die Registrierkasse kann in FinanzOnline angemeldet werden.
Ausfall melden	Die Registrierkasse wird in FinanzOnline als ausgefallen gemeldet. Dies ist notwendig, sobald die Sicherheitseinrichtung länger als 48 Stunden ausgefallen ist.
Wiederinbetriebnahme melden	Eine als "ausgefallen" gemeldete Registrierkasse kann über diese Funktion in FinanzOnline wieder in Betrieb genommen werden.
Außerbetriebnahme melden	Die Registrierkasse kann außer Betrieb genommen werden. Eine Wiederinbetriebnahme ist nur möglich, wenn die Registrierkasse erneut bei FinanzOnline angemeldet und ein Startbeleg erstellt wird.

6.2. Registrierkassensignatureinheiten

Funktionen

Signatureinheiten/Smartcards anzeigen	Mit dieser Funktion können sämtliche Signatureinheiten angezeigt werden, die für die Registrierkasse(n) zur Verfügung stehen. Es kommt folgendes Abfragefenster, über das ausgewählt wird, wo das Kartenlesegerät angeschlossen ist.
Test Signatureinheit	Mit dieser Funktion kann ein Test der Signatureinheit durchgeführt bzw. eine Signatureinheit wieder "in Betrieb" genommen werden.
Passwort ändern	Das Passwort der Signatureinheit kann geändert werden.

 

Meldung an Finanzamt

Anmelden	Die Registrierkasse kann in FinanzOnline angemeldet werden.
Ausfall melden	Die Registrierkasse wird in FinanzOnline als ausgefallen gemeldet. Dies ist notwendig, sobald die Sicherheitseinrichtung länger als 48 Stunden ausgefallen ist.
Wiederinbetriebnahme melden	Eine als "ausgefallen" gemeldete Registrierkasse kann über diese Funktion in FinanzOnline wieder in Betrieb genommen werden.
Außerbetriebnahme melden	Wird eine Registrierkasse nicht mehr benötigt, kann sie über diese Funktion in FinanzOnline außer Betrieb genommen und somit abgemeldet werden.

 

Hinweis 

Eine Signatureinheit wird keiner bestimmten Kasse zugeordnet. Diese versucht immer mit der zuletzt erfolgreich verwendeten Signatureinheit zu signieren. Ist diese nicht bzw. nicht mehr verfügbar (defekt), wird versucht, mit einer Signatureinheit aus dieser Liste zu signieren. Ist keine erfolgreiche Signierung möglich, kommt die Meldung "Signatureinheit ausgefallen" (siehe auch: Ausfall der Sicherheitseinrichtung).

7. Funktionen der RKSV im laufenden Betrieb

Registrierkasse (RKSV)

Nullbon drucken	Mit dieser Funktion wird ein "Nullbon" erstellt. Ein Nullbon ist ein spezieller Kassenbeleg, der erstellt wird, wenn die Signatureinheit in der Registrierkasse ausgefallen ist und die Kasse wieder in Betrieb genommen werden soll. Wird die Signatureinheit nach einem Ausfall wieder aktiviert, muss ein Nullbon erstellt werden. Dieser Beleg dient dazu, den ordnungsgemäßen Neustart der Kasse zu dokumentieren. Der Nullbon kann über den QR-Code (welcher am Bon angedruckt wird) mit der BMF-App geprüft werden. Alternativ kann die Prüfung im Fenster Bons über die Funktion "RKSV-Beleg prüfen" erfolgen. FinanzOnline  Über den Webservice von FinanzOnline wird die Belegprüfung online durchgeführt – es sind keine weiteren Schritte mehr notwendig. Diese Funktion setzt einen FinanzOnline-Webservice-Benutzer voraus, der in den CRM Parametern hinterlegt ist! XML-Datei erstellen (Mail) Der ausgewählte Beleg (Monatsabschluss, Nullbon ...) wird als XML-Datei gespeichert bzw. als E-Mail versendet. Diese XML-Datei kann in FinanzOnline importiert werden. Formular RK1 drucken Ausdruck des FON-RK1-Formulars und persönliche Abgabe inkl. Beleg (der jeweilige Beleg wird bei dieser Funktion automatisch gedruckt) beim zuständigen Finanzamt. Dieses Ersatzverfahren kann nur von Unternehmen in Anspruch genommen werden, die über keinen Internetzugang und kein Smartphone verfügen und keinen Parteienvertreter (Steuerberater) bevollmächtigt haben. Hinweis    Eine Kopie des "Nullbons" kann jederzeit über das Fenster der Bons nachgedruckt werden. Hinweis    Ein Nullbon kann auch erstellt werden, wenn bei einer Überprüfung ein solcher Beleg benötigt wird.
Monatsabschluss	Laut RKSV muss jeden Monat ein Monatsabschluss durchgeführt werden. Dieser wird automatisch am ersten Tag im neuen Monat beim Kassenstart ausgelöst. Mit Ablauf jedes Kalenderjahres ist der Monatsbeleg, welcher den Zählerstand zum Jahresende enthält (Jahresbeleg), auszudrucken, zu prüfen und gemäß § 132 BAO aufzubewahren.  Der Monatsabschluss für Dezember (= letzter Beleg des Jahres) muss jedenfalls geprüft werden. Beim erstmaligen Start der Kasse im neuen Kalenderjahr erfolgt eine Prüfung, ob Zugangsdaten für den Webservice von FinanzOnline hinterlegt sind. Ist dies der Fall, erfolgt die Übermittlung des Jahresbelegs direkt über den Webservice und es sind keine weiteren Schritte mehr notwendig. Kommt es bei der Übermittlung zu einem Fehler (z. B. falscher User, Webservice nicht erreichbar ...) bzw. sind keine Zugangsdaten hinterlegt, kann mit der Funktion RKSV-Beleg prüfen im Fenster Bons einer Abfrage die Beleprüfung noch einmal angestoßen werden. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:  FinanzOnline Über den Webservice von FinanzOnline wird die Belegprüfung online durchgeführt – es sind keine weiteren Schritte mehr notwendig. Diese Funktion setzt einen FinanzOnline-Webservice-Benutzer voraus, der in den CRM Parametern hinterlegt ist!  XML-Datei erstellen (Mail) Der ausgewählte Beleg (Monatsabschluss, Nullbon ...) wird als XML-Datei gespeichert bzw. als E-Mail versendet. Diese XML-Datei kann in FinanzOnline importiert werden.  Formular RK1 drucken Ausdruck des FON-RK1-Formulars und persönliche Abgabe inkl. Beleg (der jeweilige Beleg wird bei dieser Funktion automatisch gedruckt) beim zuständigen Finanzamt. Dieses Ersatzverfahren kann nur von Unternehmen in Anspruch genommen werden, die über keinen Internetzugang und kein Smartphone verfügen und keinen Parteienvertreter (Steuerberater) bevollmächtigt haben. Hinweis  Alternativ kann die Prüfung des Jahresbelegs mittels BMF-App (anhand des QR-Codes am ausgedruckten Beleg) durchgeführt werden. Die Funktion "RKSV-Beleg prüfen" steht auch im Fenster "Bons" zur Verfügung. Ein Monatsabschluss kann jederzeit über das Fenster "Bons" nachgedruckt (Kopie) werden.
Datenerfassungsprotokoll (DEP 7) sichern	Das Datenerfassungsprotokoll muss laut RKSV zumindest alle 3 Monate auf einen externen Datenträger (USB-Datenstick, externe Festplatte etc.) gesichert werden. Wird die NTCS Datenbank automatisch auf einem externen Server gesichert bzw. das Backup auf einem externen Datenträger gespeichert, ist diese Sicherung auch zulässig. Das Datenerfassungsprotokoll muss in diesem Fall nicht zwingend zusätzlich gesichert werden. Der Vorschlagswert für den Pfad für das Sicherungsverzeichnis kann in den Kassenparametern (RKSV-Österreich - Verzeichnis für DEP-Sicherung) hinterlegt werden. Gibt es keine Hinterlegung, wird das NTCS Standard-Exportverzeichnis vorgeschlagen. Der Dateiname wird automatisch vergeben und setzt sich z. B. wie folgt zusammen: Hinweis  Beim Kassenstart wird geprüft, wann die letzte Sicherung des Datenerfassungsprotokolls durchgeführt worden ist. Liegt diese Sicherung mehr als 3 Monate zurück, erscheint beim Kassenstart eine Hinweismeldung, dass das Dateerfassungsprotokoll zumindest vierteljährlich auf einem externen Datenträger zu sichern ist. Diese Hinweismledung kann in den Kassenparametern (RKSV-Österreich – Erinnerung für Datensicherung anzeigen) deaktiviert werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn es eine automatisierte Datenbanksicherung gibt bzw. ein Stapel für die Sicherung des Datenerfassungsprotokolls (DEP) eingerichtet worden ist. Hinweis  Die Sicherung des Datenerfassungsprotokolls muss je Kasse durchgeführt werden! Es wird dabei automatisch das gesamte Protokoll (bis zum letzten Monatsabschluss) gesichert. Es ist hierbei keine Eingabe des Zeitraums notwendig.
Nacherfassung Bon	Sollte die Kasse während des Signiervorgangs ausfallen (z. B. Absturz des PCs), wird der Bon in diesem Fenster gespeichert. Über die Funktion "Alle Bons nacherfassen" können die Bons im Datenerfassungsprotokoll nacherfasst werden. Hinweis  Gibt es Bons, die nicht im Datenerfassungsprotokoll eingetragen sind, kommt es beim Start der Kassenerfassung zu einer entsprechenden Hinweismeldung.
Außerbetriebnahme melden	Über die Außerbetriebnahme kann ein Schlussbeleg für die Registrierkasse erstellt und diese in FinanzOnline abgemeldet werden.
Datenerfassungsprotokoll (DEP 7) exportieren	Zusätzlich zur Sicherung kann das Datenerfassungsprotokoll auch für einen gewünschten Zeitraum exportiert werden. Werden Sie aufgefordert, das Datenerfassungsprotokoll zu exportieren, können Sie den Export über diese Funktion starten. Unterschied zwischen Datensicherung und Export ist, dass bei der Datensicherung immer alle Bons bis zum letzten Monatsabschluss exportiert werden. (Laut RKSV muss der letzte Eintrag einer Datensicherung ein Monatsabschluss sein). Beim Export hingegen werden alle Bons im ausgewählten Zeitraum exportiert. Hinweis  Der Export des Datenerfassungsprotokolls muss je Kasse durchgeführt werden! Das Verzeichnis kann im Parameter unter Kasse → RKSV-Österreich → "Verzeichnis für DEP-Sicherung" hinterlegt werden.
Fiskaljournal (DEP 131) exportieren	Zusätzlich zum Datenerfassungsprotokoll kann auch das Fiskaljournal laut Kassenrichtlinie 2012 für einen gewünschten Zeitraum exportiert werden. Werden Sie aufgefordert, das Fiskaljournal zu exportieren, können Sie den Export über diese Funktion starten.  Der Dateiname wird automatisch vergeben und setzt sich wie folgt zusammen: Informationen dazu finden Sie im  Lernvideo: Wie kann das Fiskaljournal aufgerufen und exportiert werden?
Signatureinheiten/Smartcards anzeigen	Über diese Funktion können Sie überprüfen, ob die für die Registrierkasse verwendete Signatureinheit (nur für die Smartcard) gefunden wird. Nach der Auswahl, wo die Karte angeschlossen ist (Kassen-PC oder BMD NTCS Server), wird die gefundene Signatureinheit angezeigt. Sollte die Signatureinheit nicht gefunden werden, kommt es zur entsprechenden Meldung.

​Hinweis 

Im Fenster Kassenbelege für Barfakturen (Paket WWS → Kasse → Barfakturen → Kassenbelege Barfakturen) stehen Ihnen bei Verwendung des Moduls "technische Sicherheitseinrichtung" ebenfalls die relevanten Funktionen zur Registierkasse (RKSV) zur Verfügung.

8. Ausfall der Sicherheitseinrichtung / Nullbon drucken

• Besteht eine Internetverbindung? (Bei a.sign RK HSM notwendig!)
• Ist das Kartenlesegerät korrekt am Kassen-PC angeschlossen?
• Befindet sich die Signaturkarte mit der korrekten Steckrichtung im Kartenlesegerät?
• Werden im Windows-Gerätemanager der Kartenleser und die Signaturkarte erkannt? Eventuell kann das Kartenlesegerät an einem anderen USB-Port angeschlossen werden.

Hinweis 

Dauert der Ausfall länger als 48 Stunden, muss der Ausfall auch in FinanzOnline gemeldet werden (Ausfall melden).

9. RKSV-Jahresbeleg/Monatsabschluss

Hinweis 

Der RKSV-Jahresbeleg ist kein eigener Beleg. Es dient der Monatsabschluss für Dezember als Jahresbeleg.

9.1. Automatische Belegprüfung (FON-Webservice)

• Es besteht keine aktive Internetverbindung am Kassen-PC.
• Der Zugriff auf FinanzOnline wird durch eine Firewall geblockt.
• Die hinterlegten Benutzerdaten sind falsch oder haben sich geändert.
• Der FinanzOnline-Webservice steht zurzeit nicht zur Verfügung.

Jetzt prüfen	Mit dieser Funktion kann die Belegprüfung erneut angestoßen werden. Mit der Schaltfläche "FinanzOnline" wird ein weiteres Mal versucht, den Jahresbeleg an das Finanzamt zu übermitteln. Sollte die Übermittlung ein weiteres Mal fehlschlagen, überprüfen Sie die oben angeführten Fehlerquellen. Mit der "Esc"-Taste kann dieses Fenster wieder geschlossen werden und die Hinweismeldung ist mit "Weiter" zu bestätigen. Somit stellen Sie sicher, dass beim nächsten Kassenstart die Meldung wieder aufgerufen wird.
Bereits geprüft	Mit dieser Funktion bestätigen Sie die Übermittlung des Jahresbelegs an FinanzOnline und die Kasse gibt keine weiteren Hinweismeldungen mehr aus. Hinweis  Die Kasse kann nicht überprüfen, ob die Übermittlung tatsächlich vorgenommen worden ist. Sie sind als Anwender selbst für die korrekte Übermittlung (BMF-App, XML oder RK1-Formular) verantwortlich!
Weiter	Mit dieser Funktion wird die Kassenerfassung wie gewohnt gestartet. Sie haben nun die Möglichkeit, die oben angeführten Gründe für eine fehlerhafte Übermittlung zu überprüfen und zu beheben. Beim nächsten Kassenstart erfolgt ein neuerlicher Versuch, den Jahresbeleg zu übertragen. Schlägt dieser wieder fehl, erscheint erneut diese Hinweismeldung.

Der Jahresbeleg/Monatsabschluss für Dezember wird unabhängig von der Auswahl erstellt und gedruckt. Jeder ausgewählte Schritt wird von der Kasse mitprotokolliert und kann im Logfile "BMDWwsKasse.log" aufgerufen werden. Seitenanfang

9.2. Manuelle Belegprüfung (ohne Webservice)

Hinweis 

Es kann einige Minuten dauern, bis die Belege in FinanzOnline im Bereich der übermittelten Belege aufscheinen.

9.3. Nachträgliche Belegprüfung

Hinweis 

Der Startbeleg selbst muss zeitnahe geprüft werden.

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10. FAQ

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Siehe auch: FAQ Registrierkassensicherheitseinrichtung Kassenerfassung

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