FAQ Registrierkassensicherheitseinrichtung
Grundlegende Informationen zum Thema "Registrierkassen Sicherheitseinrichtung" finden Sie in der Themenhilfe Registrierkassensicherheitseinrichtung.Stammdaten
Wie kann die Signatureinheit getestet werden?
Kasse
Im Paket WWS → Stammdaten → Kassen → Kassen gelangen Sie über das Fenstermenü → Funktionen → Registrierkassen → Registrierkassensignatureinheiten zur Signatureinheit der Kasse. Im Fenster Registrierkassensignatureinheiten finden Sie über das Fenstermenü → Funktionen die Funktion "Test Signatureinheit".
Barfaktura
Im Paket WWS → Stammdaten → Kassen → Kassen für Barfakturen gelangen Sie über das Fenstermenü → Funktionen → Registrierkassen → Registrierkassensignatureinheiten zur Signatureinheit der Kasse. Im Fenster Registrierkassensignatureinheiten finden Sie über das Fenstermenü → Funktionen die Funktion "Test Signatureinheit".
Wie dürfen Signatureinheiten innerhalb der Firma verwendet werden?
Grundsätzlich ist eine Signatureinheit immer einer UID und somit einer konkreten Firma zugeordnet. Es kann eine Signatureinheit für mehrere Kassen einer Firma verwendet werden. Dies ist allerdings nur bei der Art "Online (A-Trust)" oder "BMD Signaturserver" möglich. Bei der Art "Smartcard" sind das Kartenlesegerät und die Karte im Normalfall lokal am Kassen-PC angeschlossen und somit von den anderen Kassen nicht erreichbar.
Da bei FinanzOnline Signatureinheiten und Kassen getrennt registriert werden, können Signatureinheiten zwischen den Kassen einer Firma getauscht werden. Signatureinheiten können somit als Rückfallebene verwendet werden, wenn eine Signatureinheit ausfällt und bei der Kasse keine Signatureinheit zugewiesen ist. Im Datenerfassungsprotokoll ist zu sehen, mit welcher Signatureinheit signiert wurde.
Ausnahme: Wird direkt auf der Kasse eine Signatureinheit hinterlegt, so wird immer nur diese verwendet. In diesem Fall gibt es keine Rückfallsebene.
Funktionen RKSV
Wie übermittle ich den Startbeleg?
Wenn Sie den Registrierkassen-Assistenten verwenden, wird der Startbeleg erstellt und kann dort gleich überprüft werden. Dieser Beleg ist zwingend erforderlich für die Anmeldung der Kasse bei FinanzOnline.
Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Registrierkassensicherheitseinrichtung unter Punkt Startbeleg erstellen und unter Punkt FinanzOnline-Anmeldung für Registrierkasse.
Erfolgt die Überprüfung des Startbelegs nicht aus dem Kassensystem (Funktionen: Online oder XML-Datei erstellen) so muss dies mittels BMF-App durchgeführt werden.
Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Registrierkassensicherheitseinrichtung.
Wie kann ein Nullbon erstellt werden?
Ein Nullbon kann aus der Kassenerfassung erstellt werden. Die Funktion "Nullbon" finden Sie dort über das Fenstermenü → Funktionen → Registrierkasse (RKSV) → Nullbon.
Notwendig ist ein Nullbon im Normalfall, sobald die Signatureinheit ausgefallen ist und diese wieder aktiviert werden soll.
Wie kann ein Monatsabschluss (RKSV) manuell angestoßen werden?
In der Kassenerfassung kann über das Fenstermenü → Funktionen → Registrierkasse (RKSV) die Funktion "Monatsabschluss" ausgeführt werden. Dabei werden alle Daten vom letzten Monatsabschluss bis zum Zeitpunkt der Ausführung berücksichtigt.
Arbeiten Sie mit Barfakturen, finden Sie den Monatsabschluss wie folgt: Paket WWS → Kasse → Barfakturen → Kassenbelege für Barfakturen → Fenstermenü → Funktionen → Monatsabschluss.
Was ist beim Jahreswechsel in der Kasse zu beachten?
Für die Kasse sind im Standard keine Einstellungen beim Jahreswechsel notwendig. Nur die Jahresübernahme in der FIBU muss für das neue Wirtschaftsjahr durchgeführt worden sein. Ist keine FIBU Lizenz vorhanden, wird die Jahresübernahme automatisch durchgeführt.
Nähere Informationen zum Jahreswechsel in der Kasse finden Sie in der Themenhilfe Informationen zum Jahreswechsel in der WWS unter dem Punkt Jahreswechsel in der Kasse.
Wie führe ich einen Jahresabschluss in der Kasse durch?
Die RKSV-Monatsabschlüsse werden automatisch beim ersten Start der Kasse im neuen Monat erstellt. Dies ist auch beim Jahresbeleg im Jänner (= Monatsabschluss vom Dezember) der Fall.
Die Registrierkasse prüft zusätzlich beim Öffnen der Kasse, ob in den folgenden Parametern im Paket CRM der Registrierkassen-Webservice-User hinterlegt ist.
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Zugangsdaten
Hinterlegen Sie hier Ihre Teilnehmer-ID für das FinanzOnline-Registrierkassen-Webservice. Bitte beachten Sie auch die weiteren Informationen in der Dokumentation "Anlage und Hinterlegung WebUser", insbesondere auch die dortigen Hinweise zur globalen bzw. firmenbezogenen Hinterlegung. | |
Hinterlegen Sie hier jene Benutzer-ID, die in FinanzOnline für das Registrierkassen-Webservice unter Ihrer Teilnehmer-ID freigeschaltet ist. Diese ist nicht jene Benutzer-ID, mit der Sie sich selbst in FinanzOnline einloggen. Bitte beachten Sie auch die weiteren Informationen in der Dokumentation Anlage und Hinterlegung WebUser, insbesondere auch die dortigen Hinweise zur globalen bzw. firmenbezogenen Hinterlegung. | |
Hinterlegen Sie hier den PIN für jene User-ID, welche in FinanzOnline für das Registrierkassen-Webservice angelegt wurde. Dies ist nicht jene PIN, die Sie bei Ihrem Einstieg in FinanzOnline bekannt geben. Bitte beachten Sie auch die weiteren Informationen in der Dokumentation Anlage und Hinterlegung Web-User, insbesondere auch die dortigen Hinweise zur globalen bzw. firmenbezogenen Hinterlegung. |
Als Rückfallebene dient die Hinterlegung des Webservice-Users für FinanzOnline in folgenden Parametern. Ist dieser bereits hinterlegt, muss kein eigener Registrierkassen-Webservice-User angelegt werden. In diesen Parametern darf der Registrierkassen-Webservice-User nicht hinterlegt werden!
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Zugangsdaten
Hinterlegen Sie hier Ihre Webservice-Teilnehmer-ID für den Einstieg in FinanzOnline (8 - max. 12 Stellen). Der Webservice-Zugang ist NICHT der gleiche Zugang, mit dem Sie sich selbst in FinanzOnline einloggen! Wie Sie einen entsprechenden Webservice-User erstellen, lesen Sie unter Anlage und Hinterlegung WebUser. Es sind keine Umlaute zulässig.
Sie finden die entsprechenden Infos in der Themendokumentation Prüfmöglichkeiten für UID-Nummern unter dem Punkt FinanzOnline. | |
Hinterlegen Sie hier Ihre Webservice-Benutzer-ID für den Einstieg in FinanzOnline. Der Webservice-Zugang ist NICHT der gleiche Zugang, mit dem Sie sich selbst in FinanzOnline einloggen! Wie Sie einen entsprechenden Webservice-User erstellen, lesen Sie unter Anlage und Hinterlegung WebUser. Es sind keine Umlaute zulässig. Bitte beachten Sie auch folgende weitere Informationen zu diesem Thema:
Sie finden die entsprechenden Infos in der Themendokumentation Prüfmöglichkeiten für UID-Nummern unter dem Punkt FinanzOnline. | |
Hinterlegen Sie hier Ihre Webservice PIN für den Einstieg in FinanzOnline. Der Webservice-Zugang ist NICHT der gleiche Zugang, mit dem Sie sich selbst in FinanzOnline einloggen! Wie Sie einen entsprechenden Webservice-User erstellen, lesen Sie unter Anlage und Hinterlegung Web-User. Bitte beachten Sie auch folgende weitere Informationen zu diesem Thema:
Sie finden die entsprechenden Infos in der Themendokumentation Prüfmöglichkeiten für UID-Nummern unter dem Punkt FinanzOnline. |
Sind die Daten für den Registrierkassen-Webservice-User bzw. Webservice-User hinterlegt, wird der Jahresbeleg automatisch an FinanzOnline übermittelt.
Ist die Übertragung der RKSV-Belegprüfung im neuen Jahr erfolgreich, erscheint folgende Meldung: "Der erforderliche Jahresbeleg wurde ordnungsgemäß erstellt, an FinanzOnline übermittelt und erfolgreich geprüft. Es sind keine weiteren Schritte mehr notwendig und Sie können das Kassenprogramm mit 'Ok' wie gewohnt starten."
Mit "Ok" wird die Kassenerfassung gestartet und es kann normal weitergearbeitet werden.
Weiterführende Informationen finden Sie in der Themenhilfe Registrierkassensicherheitseinrichtung.
Wie kann der Jahresbeleg geprüft bzw. übermittelt werden?
Sind die Daten für den Registrierkassen-Webservice-User bzw. Webservice-User hinterlegt, wird der Jahresbeleg automatisch an FinanzOnline übermittelt.
Ob die Übermittlung erfolgreich war oder ob es Probleme bei der Übermittlung gab, ist in einem entsprechenden Hinweis für Sie ersichtlich. Erst wenn die Übermittlung erfolgreich war bzw. die korrekte Übermittlung bestätigt wird, erfolgt beim Start der Kasse kein Hinweis mehr.
Ist der Jahresbeleg nicht automatisch übermittelt worden, gibt es verschiedene Möglichkeiten, um das manuell anzustoßen. Eine Übersicht dazu finden Sie in der Themenhilfe Registrierkassensicherheitseinrichtung unter Punkt Monatsabschluss - Jahresbeleg.
Wie kann das Datenerfassungsprotokoll (DEP) gesichert bzw. exportiert werden?
Kasse
Das Datenerfassungsprotokoll (DEP 7) kann über folgende Aufrufe geöffnet werden:
- Paket WWS → Auswertungen → Kasse → Datenerfassungsprotokoll (DEP 7)
- Im Fenster Registrierkassen (Paket WWS → Stammdaten → Kassen → Kassen → Fenstermenü → Funktionen → Registrierkassen) über das Fenstermenü → Extras → Datenerfassungsprotokoll (DEP 7)
Im Fenster "Datenerfassungsprotokoll (DEP 7)" finden Sie über das Fenstermenü die Funktionen "Datenerfassungsprotokoll (DEP 7) sichern" und "Datenerfassungsprotokoll (DEP 7) exportieren".
Nähere Informationen finden Sie in der Themenhilfe Registrierkassensicherheitseinrichtung unter dem Punkt Datenerfassungsprotokoll (DEP7) sichern und unter dem Punkt Datenerfassungsprotokoll (DEP 7) exportieren.
Barfaktura
Im Paket WWS → Kasse → Barfakturen → Kassenbelege für Barfakturen sind die Funktionen im Fenstermenü → Funktionen → "Datenerfassungsprotokoll (DEP 7)" und "Datenerfassungsprotokoll (DEP 7) exportieren" zu finden.
Wie kann ein Schlussbeleg in der Kasse erstellt werden?
Ein Schlussbeleg ist zu erstellen, wenn eine Registrierkasse bei FinanzOnline abgemeldet werden soll.
Über Kassenerfassung → Fenstermenü → Funktionen → Registrierkasse (RKSV) → Außerbetriebnahme melden → Schlussbeleg kann der Schlussbeleg erstellt werden. Dabei erscheint folgende Meldung, bei der die Option "Schlussbeleg drucken" aktiviert werden muss: "Wenn Sie einen Schlussbeleg erstellen, dann muss die Registrierkasse beim Finanzamt abgemeldet werden! Eine Wiederinbetriebnahme ist nur nach erneuter Anmeldung bei Finanzamt möglich und nach Ausdruck eines neuen Startbelegs."
Vor der Erstellung des Schlussbelegs muss der Bon mit "ESC" verworfen werden. Erst dann kann die Funktion "Schlussbeleg" ausgeführt werden.
Wird die Schaltfläche "Außerbetriebnahme" bestätigt, wird der Schlussbeleg (Nullbon) erstellt. Dieser Schlussbeleg/Nullbeleg ist aufzubewahren!
Danach kann die Außerbetriebnahme über folgende Varianten bei FinanzOnline gemeldet werden:
- Schaltfläche "FinanzOnline" (über Webservice)
- XML-Datei erstellen (E-Mail): Die erstellte XML-Datei kann z. B. der Steuerberater bei FinanzOnline importieren.
- Die Registrierkasse wird manuell bei FinanzOnline abgemeldet.
Mit dem Schlussbeleg wird die Signatureinheit nicht automatisch mitabgemeldet. Die Signatureinheit kann im Fenster Registrierkassen-Signatureinheiten außer Betrieb genommen werden. Die Funktion "Außerbetriebnahme melden" kann über das Fenstermenü → Funktionen → Meldung an Finanzamt aufgerufen werden.
Hinweis
 | Wird die Signatureinheit für mehrere Kassen verwendet, darf sie nicht abgemeldet werden. |
Nach dem Druck des Schlussbelegs wird auch die Kasse für die Erfassung gesperrt. Beim Start der Kasse erscheint die Meldung: "Die Registrierkasse x hat den Status "Außer Betrieb". Um die Registrierkasse wieder in Betrieb zu nehmen, müssen Sie erneut einen Startbeleg erstellen." Um die Kasse wieder zu aktivieren, muss der "Registrierkassen-Assistent" ausgeführt und die Kasse wieder bei FinanzOnline angemeldet werden. Den Registrierkassen-Assistenten finden Sie in der Kassenerfassung.
Was kann bei der Meldung "Host not found" bei Ausfall der RKSV Online-Variante kontrolliert werden?
Wird bei einem Ausfall der Registrierkassensicherheitseinrichtung die Meldung "Host not found" ausgegeben, können folgende Einstellungen überprüft werden:
- Kontrollieren Sie die Hinterlegung des Proxy-Servers im folgenden Parameter:
Paket TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → InternetProxy-Server für Verbindungen ins Internet - Weiters ist es wichtig, dass A-Trust über rksv.a-trust.at erreichbar ist. Diese Seite ist nicht über den Browser aufrufbar. Jedoch kann von Ihrem Systemadministrator geprüft werden, ob diese Seite nicht von der Firewall blockiert wird.
 | Siehe auch: |