Kasse - Tägliches Arbeiten
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte.
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte.
In diesem Dokument wird der Ablauf in der Kasse beschrieben.
Informationen zu den grundsätzlichen Einstellungen einer Kasse finden Sie in den Dokumenten Kasse - Stammdaten und Kasse - Parameter.
In einzelnen Fällen werden Einstellungen gezeigt oder darauf hingewiesen, damit der Bezug zu möglichen Konfigurationen dargestellt wird.
Kassenerfassung
Wird die Kassenerfassung gestartet, sind zuerst die Firma, die Kasse, der Kassier, die Geldlade und das Datum einzutragen.
Die Werte für Firma, Kasse und Kassier können als Vorschlagswert in den Parametern für die Kasse eingetragen werden.
Für genauere Informationen steht das Dokument Kasse - Parameter zur Verfügung.
Die Auswahl eines Kassier erfolgt über das Fenster für Mitarbeiter.
Bei der Mitarbeiterfassung sollte auch darauf geachtet werden, dass das Feld "User-ID" ausgefüllt ist. Dieses Feld steuert unter anderem die Rechte für den Kassier innerhalb der Anwendung.
In der Standardeinstellung ist eine Geldlade einer Kasse zugeordnet. Diese wird bei Kassenanlage automatisch angelegt. Weitere Informationen finden Sie im Dokument Kasse - Stammdaten.
Nach Eingabe der Kassennummer, wird diese in das Feld "Geldlade" übernommen. Beim Start der Kassenerfassung wird die zugeordnete Geldlade gesperrt.
Versucht man von einem anderen PC (Kasse) die Kassenerfassung mit der gleichen Kassennummer bzw. Geldlade anzumelden, so erhält man eine entsprechende Meldung, dass immer nur eine Geldlade mit einer Kasse geöffnet sein kann.
Hinweis
 | Nach einem Systemabsturz kann es vorkommen, dass die Geldlade noch gesperrt ist. Um die Kassenerfassung dann mit der Geldlade wieder starten zu können, muss die Geldlade zuerst manuell freigegeben werden. Ob eine Geldlade gesperrt ist, erkennt man in den Kassenstammdaten.  Mit der Funktion "Kasse freigeben" kann die Geldlade bzw. die Kasse wieder freigegeben werden. |
Nach erfolgreicher Kassenanmeldung wird je nach Einstellung und Konfiguration die entsprechende Kassenoberfläche angezeigt.
Die gewünschten Felder im Bereich Bonkopf und Bonpositionen werden über die Feldauswahl eingestellt. Werden Felder hinzugefügt oder entfernt, so sollte die Feldauswahl anschließend "allgemein" gespeichert werden.
Hinweis
| Das Hinzufügen/Einblenden von weiteren Feldern über Datenverknüpfungen ist bei der Bonpositionserfassung nicht möglich, da bei der Kasse aus Performancegründen die erfassten Positionen bis zum Bonabschluss im Hauptspeicher des Rechners gehalten und erst bei Bonabschluss in der Tabelle der Datenbank gespeichert werden. Dies verhindert die Möglichkeit, sich sofort bei der Erfassung von Bonpositionen Datenfelder von anderen Tabellen über Datenverknüpfung von anderen Tabellen anzeigen zu lassen. |
Folgende Funktionen stehen Ihnen in der Kassenerfassung zur Verfügung:
 Bonstorno | Mit dieser Funktion kann ein bestehender Bon storniert werden. Der Bon kann allerdings nur solange storniert werden, solange es keinen Kassenabschluss dafür gibt. |
 Nullbon drucken | Mit dieser Funktion können Sie einen Nullbon drucken, um eine ausgefallen Signatureinheit wieder zu aktivieren. | ||
| Monatsabschluss | Mit dieser Funktionen können Sie einen Monats- bzw. Jahresbeleg erzeugen, sollte bei der automatischen Erzeugung die Signatureinheit ausgefallen sein. Hinweis
| ||
 Sicherung Datenerfassungsprotokoll (DEP 7) | Die Sicherung des Datenerfassungsprotokoll DEP7 kann über diese Funktion ausgeführt werden. | ||
 Nacherfassung Bon | Sollte die Kasse während dem Signiervorgang ausfallen (z. B. PC stürzt ab), wird der Bon in diesem Fenster gespeichert. Über diese Funktion können die Bons im Datenerfassungsprotokoll nacherfasst werden.  Hinweis
| ||
| Außerbetriebnahme | Über die Außerbetriebnahme kann ein Schlussbeleg für die Registrierkasse erstellt und diese in FinanzOnline abgemeldet werden. | ||
 Export Datenerfassungsprotokoll (DEP 7) | Mit dieser Funktion können Sie das Datenerfassungsprotokoll DEP7 exportieren.  | ||
| Export Fiskaljournal (DEP 131) | Mit dieser Funktion können Sie das Fiskaljournal DP131 exportieren.  Informationen dazu finden Sie im  Lernvideo: Wie kann das Fiskaljournal aufgerufen und exportiert werden? | ||
| Signatureinheiten/Smartcards anzeigen | Über diese Funktion können Sie überprüfen, ob die für die Registrierkasse verwendete Signatureinheit (nur für die Smartcard) gefunden wird.  Wählen Sie aus, wo Ihre Karte angeschlossen ist (direkt am Kassen-PC oder über den Server). Danach erhalten Sie die Meldung über die gefundene Signatureinheit.  Sollte die Signatureinheit nicht gefunden werden, wird Ihnen dies in der Meldung ebenfalls mitgeteilt. |
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Registrierkassen Sicherheitseinrichtung.
 Bondruck wiederholen | Der zuletzt erstellte Bon kann am Bondrucker nachgedruckt werden. |
| Bondruck wiederholen (Belegdrucker) | Der zuletzt erstellte Bon kann am Belegdrucker nachgedruckt werden. |
| Kassenjournal | Über diese Funktion kann das Kassenjournal gedruckt werden. Über das Journal haben Sie die Möglichkeit, auch kassenübergreifend Daten wie Erlöse etc. ausdrucken zu lassen.  |
 Positionen aktualisieren | Über diese Funktion kann die Aktualisierung der Summen in den Positionen manuell angestoßen werden. |
| Summe Zahlung aktualisieren | Über diese Funktion kann die Aktualisierung der Summen in den Zahlungen manuell angestoßen werden. |
 Notbetrieb Import | Import der im Notbetrieb der Kasse erzeugten Daten |
 Standard für dieses Fenster wiederherstellen | Sollten Sie die Ansicht in der Kasse geändert haben, können Sie über diese Funktion die Standardeinstellungen wiederherstellen. |
| Bonkopf | Ansichtswechsel in den Bonkopfbereich |
| Positionen | Ansichtswechsel in den Positionsbereich |
| Zahlung | Ansichtswechsel in den Zahlungsbereich |
| Rabatte | Hier können Sie sämtliche für den Bon erfassten Rabatte einsehen. |
Um einen neuen Bon erfassen zu können, muss die Bearbeitung mittels Klick auf "Neuer Bon" aktiviert werden.
Wenn ein neuer Bon erfasst wird, werden zuerst die Kopfdaten befüllt.
Die Kopfdaten eines Bons enthalten wichtige Informationen über das Bondatum, Kunde, Rechnungsadresse usw.
Kundennummer im Bonkopf eingeben
In den Kassenstammdaten (Kasse - Stammdaten) muss eine Kundennummer hinterlegt werden. Dieser Kunde dient als Rückfallebene wenn bspw. eine Laufkundschaft (Kunde ohne Kundennummer) einen Kassenbon oder Kassenbeleg mit seinem Namen und seiner Adresse benötigt.
Für eine Stammkundenverwaltung gibt es auch die Möglichkeit, den Kunden im Kundenstamm anzulegen und diese dann am Bonkopf einzugeben.
Hinweis
| Damit auf einer Kundennummer mehrere Adressen hinterlegt werden können, muss folgender Parameter eingestellt werden: CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → CRM → Firmenbezogene / Allgemeine Einstellungen → Allgemein
|
Artikelnummer in der Bonposition eingeben
Es gibt hier die Möglichkeit, einen Artikel manuell einzugeben, einen Artikel (je nach Aufbau eines Touchscreens) über eine Schaltfläche aufzurufen oder den Artikel via Strichcode (EAN) einzulesen. Über die Funktion "Suchen (F4)" kann auch die Artikelübersicht geöffnet und der gewünschte Artikel in die Erfassung übernommen werden.
Für den Ablauf mit EAN-Code ist ein Hand- oder Einbauscanner (POS-Scanner) erforderlich. Grundsätzlich liest der Scanner dabei den Strichcode ein und schreibt den Ziffernwert in das Feld "Artikelnummer".
Nähere Informationen zur Einstellung der EAN am Artikel sind im Dokument Artikel- und Kundenstammdaten zu finden.
Abschließend muss der Scanner noch ein [ENTER] senden, damit die Eingabe abgeschlossen wird und der Cursor in das nächste Feld springt.
Hinweis
| POS-Scanner müssen in der Kasse nicht konfiguriert werden. Diese Scanner werden von Windows als Eingabegerät erkannt. Bleibt der Fokus nach dem Scanvorgang im Feld stehen, muss dem Scanner mittels Scanner-Handbuch der Befehl "CR Suffix" programmiert werden. In den meisten Fällen genügt es, wenn der jeweilige Strichcode im Scanner-Handbuch gescannt wird. Nach dieser Programmierung schickt der Scanner nach dem Scanvorgang automatisch ein "Enter" mit. Der Wert im Feld "Art-Nr." wird automatisch übernommen. |
Mengeneingabe
Unabhängig von der Artikelerfassung erhält das Feld "Mg" (= Menge) mit dem Vorschlagswert "1" den Fokus. Dieser Wert kann mit ENTER bestätigt oder überschrieben werden.
Hinweis
| Wird über die Artikel-Schaltflächen ein neuer Artikel ausgewählt, wird die Menge 1 von der bestehenden Position automatisch übernommen und die neue Artikelposition hinzugefügt. Wird im Feld "Menge" irrtümlich eine EAN gescannt, kommt ein entsprechender Hinweis. Es muss zuerst die Menge bestätigt werden, bevor der nächste Artikel gescannt werden kann. |
Hinweis
| Wird ein Scanner verwendet und möchte der Kassier nicht ständig die Menge eingeben bzw. den Vorschlagswert der Menge mit ENTER bestätigen, kann über die Feldeigenschaften das Steuerungsverhalten vom Feld "Menge" auf "erhält den Fokus wenn kein Wert" gestellt werden. |
Preis in der Bonposition eingeben
Ist am Artikel bzw. in der jeweiligen Preistabelle ein VK-Preis hinterlegt, so wird dieser je nach Einstellung am Kassenstamm (brutto/netto) ermittelt und angezeigt.
Wurde kein Preis gefunden, so ist dieser einzugeben. Wurde ein Preis gefunden, so kann dieser überschrieben werden.
Bonposition löschen
Eine ausgewählte Bonposition kann mit der dafür vorgesehenen Funktion "Löschen" im Touchscreen gelöscht werden.
Dies ist notwendig, wenn man beispielsweise einen falschen Artikel ausgewählt, oder den Artikel nur für eine Preisabfrage erfasst hat.
Wurde mehr als ein Artikel erfasst und Sie wählen die Funktion Löschen aus, wird automatisch der zuletzt erfasste Artikel wieder gelöscht.
Soll nicht die letzte Position, sondern eine andere Position gelöscht werden, ist diese durch tippen oder klicken in die jeweilige Position zu markieren. Es ist nicht relevant, welches Feld aktiv ist - in diesem Beispiel ist es das Feld "Artikel-Bezeichnung".
Wurde nur ein Artikel erfasst und die Funktion "Löschen" wird ausgewählt, erscheint folgende Meldung:
Sie können nun wählen, ob mit dem aktuellen Bon weitergearbeitet (Weiter) werden soll und Bon bezogene Eingaben wie Kunde, Schlussrabatt etc. erhalten bleiben, oder ob der Bon abgebrochen und ein neuer gestartet werden soll.
Menge ändern
Die Menge des eingegebenen Artikels kann über die Schaltfläche "Menge ändern" geändert werden.
Sind mehrere Artikel erfasst worden, verhält es sich wie bei der Funktion "Löschen". Es wird die Menge der letzten Position geändert, es sei denn, die gewünschte Position wird markiert.
Preis ändern
Ebenso wie bei den Funktionen "Löschen" oder "Menge ändern" kann über die Funktion "Preis ändern" für bereits erfasste Artikelpositionen der Verkaufspreis schnell und einfach angepasst werden.
Hinweis
| Manuelle Preisänderungen werden nicht in den Stammdaten oder Preislisten gespeichert. Es handelt sich um eine positionsbezogene Preisanpassung. Beim nächsten Aufruf des Artikels wird wieder der Preis laut Stammdaten bzw. Preisliste ermittelt. |
Kunde ändern
Mit der Funktion "Kunde ändern", die als eigene Schaltfläche am Touchscreen hinterlegt werden kann, lässt sich der Kunde im Kassenkopf anpassen. Diese Schaltfläche kann zu einem beliebigen Zeitpunkt vor der Bezahlung ausgelöst werden.
Sobald der gewünschte Kunde eingegeben und mit ENTER bestätigt worden ist, wird sofort wieder in den Positionsbereich gewechselt.
Hinweis
| Sind bereits Artikelpositionen vorhanden, erfolgt nach Eingabe des Kunden automatisch eine Preisermittlung. Gibt es für diesen Kunden spezielle Konditionen (Preise oder Rabatte), werden diese bei den vorhandenen Artikelpositionen berücksichtigt und angepasst. Wird der Kunde im Kassenkopf wieder entfernt, werden auch die speziellen Konditionen bei den vorhandenen Artikelpositionen wieder entfernt. |
Suchen
Mit der Funktionsschaltfläche "Suchen" kann in bestimmten Feldern wie z. B. Art-Nr, Kunde oder Kassier die Suchfunktion für das jeweilige Feld aufgerufen werden.
Man könnte beispielsweise mit der Funktion "Kunde ändern" auf das Feld "Kunde" im Kassenkopf wechseln und dort mit "Suchen" die Kundensuche öffnen.
Der gewünschte Kunde kann mit ENTER, Doppelklick oder mit der Schaltfläche "Übernehmen" in die Kassenerfassung übernommen werden.
Positionsrabatt
Grundsätzlich greift die Kasse auf die Preise und Rabatte aus dem Preismanagement zu. Das bedeutet, dass für Kassenkunden spezielle Preise und Rabatte hinterlegt und abgerufen werden können.
Genauere Infomationen zum Thema Preise und Rabatte für Kunden sind im Dokument Preis- und Rabattwartung zu finden.
Zusätzlich kann man in der Bonposition auch noch einen Positionsrabatt gewähren. Dieser kann in Form eines Prozentsatzes oder eines Betrages gewährt werden.
Wird über die Schaltfläche "Positionsrabatt" ein Rabatt eingegeben, öffnet sich ein Dialog.
In diesem Dialog können bis zu 4 Prozentsätze oder ein Rabattbetrag (Nachlass) eingegeben werden.
Wird ein negativer Rabatt eingegeben, so wird aus dem Rabatt ein Aufschlag.
Hinweis | Der Positionsrabatt wird für die markierte Position vergeben. Es verhält sich hier wie bei der Funktion "Menge ändern" oder auch "Löschen". Ist der Rabatt für eine andere als die letzte Position zu vergeben, muss diese zuerst markiert werden. Soll der Positionsrabatt wieder entfernt werden, rufen Sie die Funktion ein weiteres Mal auf und löschen Sie den Positionsrabatt bzw. geben Sie den Wert "0" ein. |
Schlussrabatt
Für einen Bon kann auch ein Schlussrabatt vergeben werden.
Auch hier öffnet sich nach Auswahl der Schaltfläche "Schlussrabatt" der Dialog zur Eingabe.
Das System schlägt automatisch die Rabattart "Schlussrabatt" vor.
Nun wird der Schlussrabatt als Prozentsatz oder als Betrag eingegeben.
Ein negativer Schlussrabatt führt zu einem Aufschlag.
Die Positionsrabatte und -aufschläge können in den Bonpositionen eingblendet werden.
Schlussrabatte sind im Summenfeld der Kassenerfassung ersichtlich.
Bei der Eingabe von Rabatten wird natürlich das Rabatt-Kennzeichen am Artikelstamm berücksichtigt und ggf. wird für eine bestimmte Position je nach Einstellung kein Positionsrabatt oder Schlussrabatt abgezogen.
Zwischensumme
Mit der Funktionsschaltfläche "Zwischensumme" kann eine Zwischensumme nach Artikelpositionen eingefügt werden.
Die Zwischensumme bezieht sich immer auf die Teilsumme seit der letzten Zwischensumme. Wenn also mehrere Zwischensummen eingefügt werden, ist der Wert der Zwischensumme immer für die Positionen nach der letzten Zwischensumme.
Neuer Bon
Mit der Funktion "Neuer Bon" kann die Artikelerfassung wieder gestartet werden. Diese Funktion ist im Prinzip nur notwendig, wenn die Kassenerfassung irrtümlich geschlossen worden ist (z. B. mit der Funktion "ESC").
Hinweis
| Dass die Kassenerfassung geschlossen worden ist, erkennt man daran, dass alle Funktionen, die ansonsten aktiv sind, ausgegraut und somit inaktiv sind. |
Wurde ein Bon erfasst, der nicht gleich abgeschlossen werden kann (zu wenig Geld, Strichcode kann nicht gelesen werden, Kunde sucht weitere Artikel ...), dann gibt es die Möglichkeit den Bon zu parken (zwischenspeichern).
Dabei wird der Bon zwischengespeichert und kann später über das Fenster Geparkte Bons wieder aufgerufen werden.
In der Zwischenzeit können andere Bons erfasst und abgeschlossen werden.
Wird für einen Kunden ein neuer Bon erfasst, für den es bereits einen geparkten Bon gibt, kommt in der Kassenerfassung die Abfrage ob der zwischengespeicherte Bon geöffnet werden soll.
Mit der Funktion "Bon suchen" kann der geparkte Bon ausgewählt und in die Kassenerfassung übernommen werden.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Geparkte Bons.
Nachdruck Bon
Mit der Funtkion "Nachdruck Bon" haben Sie die Möglichkeit, den letzten Kassenbeleg als "Kopie" nachzudrucken.
Kundenkartei
Mit der Funktion "Kundenkartei" können alle gekauften Artikel eines Kunden angesehen werden.
Damit diese Funktion ein aussagekräftiges Ergebnis liefert, ist es notwendig, im Kassenkopf einen Kunden zu erfassen.
Der im Kassenkopf ausgewählte Kunde wird automatisch übernommen. Über die Einstiegsfelder kann noch der gewünschte Zeitraum definiert werden, für welchen die Daten angezeigt werden sollen.
Mit ESC wird das Fenster der Kundenkartei wieder geschlossen.
Bezahlen
Mit der Funktion "Bezahlen" wird die Erfassung abgeschlossen und es kann die gewünschte Zahlungsart ausgewählt werden.
Es wird automatisch von der Kassenerfassung in das Zahlungsfenster gewechselt. In diesem Fenster stehen die definierten Zahlungsarten zur Verfügung. Im Standard wird die Zahlungsart "Barzahlung" zur Verfügung gestellt. Alle anderen benötigten Zahlungsarten können über die Kassenzahlungsarten definiert und entsprechend konfiguriert werden.
Nach Auswahl der Zahlungsart öffnet sich die Betragseingabe.
Es wird automatisch der vollständige Betrag vorgeschlagen. Wird dieser mit ENTER bestätigt, erfolgt der Bonabschluss und der Kassenbeleg wird gedruckt.
In diesem Fall erfolgt keine Berechnung des Retourgeldes, da kein Betrag eingegeben worden ist. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Weiter mit beliebiger Taste" wechselt das Programm wieder in die Kassenerfassung und der nächste Kassenbon kann erfasst werden.
Alternativ kann auch ein Betrag für die Retourgeldberechnung eingegeben werden.
Der vorgeschlagene Betrag wird nun nicht mit ENTER bestätigt, sondern es wird der vom Kunden erhaltene Betrag eingegeben. Nachdem die Eingabe mit ENTER bestätigt worden ist, erfolgt der Bonabschluss und der Kassenbeleg wird gedruckt. Zusätzlich wird nun auch das Retourgeld berechnet und im unteren Bereich angezeigt.
Es gibt auch die Möglichkeit, mehrere Zahlungsarten zu kombinieren. Will ein Kunde z. B. einen Teil in bar und einen Teil mit Karte bezahlen, wählen Sie einfach die gewünschten Zahlungsarten aus und geben Sie den Betrag je Zahlungsart manuell ein.
Im Zahlungsfenster stehen noch folgende Funktionsschaltflächen zur Verfügung:
| Zurück zur Artikeleingabe | Mit dieser Funktion kann vom Zahlungsfenster wieder in die Kassenerfassung gewechselt werden. Dies ist z. B. notwendig, wenn noch Anpassungen bei den Artikeln (Preise, Rabatte, Menge) erforderlich sind. Es könnte auch sein, dass der Kunde zu wenig Bargeld dabei hat und deshalb ein Artikel nicht gekauft wird. Dieser Artikel kann dann in der Kassenerfassungsmaske gelöscht werden. |
| Zahlung löschen | Ist irrtümlich eine falsche Zahlungsart ausgewählt bzw. ein falscher Betrag eingegeben und der Bon noch nicht abgeschlossen worden, kann mit dieser Funktion die Fehleingabe wieder gelöscht und die richtige Zahlung erfasst werden. Ist die Zahlung bereits mit ENTER bestätigt worden, so ist diese Funktion nicht mehr möglich und der Bon muss storniert bzw. aufgerollt werden. |
| Eingabe bestätigen (ENTER) | Arbeiten Sie nicht mit einer Tastatur, kann die Eingabe auch mit dieser Funktion bestätigt werden, anstatt die Taste "ENTER" zu drücken. |
Mit der Funktion "Bon stornieren" können Bons aus noch nicht verbuchten Kassenabschlüssen storniert werden.
Bons, welche schon mit einem Kassenabschluss verbucht wurden, können nicht mehr storniert werden.
Um einen Bon stornieren zu können, muss zuerst die Funktion "Bon schließen" oder ESC ausgeführt werden.
Die gewünschte Bonnummer kann manuell oder mittels F4 Funktion aus der Bonliste ausgewählt werden.
Im Fenster "Bonstorno" muss der zu stornierende Bon ausgewählt werden. Mit Klick auf "Übernehmen" wird dieser storniert.
Wurde der falsche Bon ausgewählt, kann mit einem Klick auf Abbrechen ein anderer Bon ausgewählt werden.
Ist der Bon übernommen und storniert worden, wird ein Stornobeleg laut Einstellungen ausgedruckt.
Der ursprüngliche Bon sowie der Stornobon sind in den Bons zu sehen.
Retourware
Im Gegensatz zum Bonstorno können mit der Retourware auch Positonen von einem anderen Tagesabschluss oder einer anderen Kasse retour genommen werden.
Für diese Methode wird einfach ein neuer Bon mit einer negativen Menge erfasst. Bei diesem Ablauf bekommt der Kunde den Wert über die Zahlungsart "Barzahlung" ausbezahlt bzw. kann alternativ über eine Zahlungsart "Gutschrift" eine Kassengutschrift ausgestellt werden.
Bonaufrollung
Der Bon wird im Hintergrund storniert (Ablauf Bon stornieren) und neu aufgerollt. Das heißt es werden die Bonpositionen des ausgewählten Bons wieder in die Kassenerfassung übernommen und können dort wieder bearbeitet werden (z. B. Kunde, Preise, Rabatte, zusätzliche Positionen, Zahlungsart). Dieser Ablauf erspart dem Kassier alle Positionen wieder zu erfassen wenn bspw. ein Rabatt vergessen wurde zu erfassen.
Hinweis | Da bei einer Bonaufrollung der ursprüngliche Bon storniert wird, gilt hier dasselbe wie beim Storno. Eine Bonaufrollung ist nur möglich wenn seit dem Bon kein Kassenabschluss durchgeführt worden ist. |
Bonstorno nach Kassenabschluss
Ist bereits ein Kassenabschluss durchgeführt worden, kann ein Bon nicht mehr storniert werden.
In diesem Fall ist eine Bonposition mit negativer Menge zu erfassen, um so die Werte wieder richtigzustellen. Ist Lagerware verkauft worden, wird diese auch wieder auf Lager gebucht und die Zahlung wird ebenfalls wieder rückgängig gemacht.
Hinweis
| Auch bei der Zahlungsart ist jene auszuwählen, die beim ursprünglichen Bon verwendet worden ist (z. B. Barzahlung). Ist der ursprüngliche Bon mit Karte bezahlt worden, kann auch bei einem negativen Bon die gleiche Zahlungsart verwendet werden. Dem Kunden wird über das Zahlungsterminal der Betrag auf der Karte gutgeschrieben. Alternativ kann dem Kunden aber natürlich auch eine Gutschrift ausgestellt werden. |
Mit der Funktion für die Einzahlung öffnet sich das entsprechende Fenster.
Es gibt bei dieser Funktion die Möglichkeit aus vier Ausprägungsparametern (Einzahlung auf Sachkonto, Kundenkonto, Auftrag oder Rechnung) zu wählen. Bei der Ausprägung "Einzahlung Personen- oder Sachkonto" haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, bereits ein fixes Konto (Sach- oder Personenkonto) sowie einen fixen Buchungstext zu hinterlegen.
Im Bonkopf überhalb der Positionserfassung ist ersichtlich, um welche Einzahlungsart es sich handelt.
Über das Feld "Kto-Nr" kann das jeweilige Sach- oder Personenkonto ausgewählt werden, auf welches die Einzahlung gebucht werden soll.
Im Feld "Text" kann ein Buchungstext eingegeben werden, beim Betrag wird der Bruttobetrag der Einzahlung erfasst.
Wird die Funktion "Einzahlung Rechnung" ausgewählt, ändert sich auch die Ansicht im Auszahlungsbereich.
Es ist der Kunde (Kunden-Nr) auszuwählen, der die Rechnung bezahlen möchte und auf den die Rechnung ausgestellt ist.
Ist die Rechnung in der NTCS erstellt worden, ist diese im Feld "Rechnung-Nr" zu hinterlegen oder über die Suchfunktion (F4) auszuwählen. Handelt es sich um eine Rechnung, welche in einem Fremdsystem erstellt worden ist, so ist die Rechnungsnummer im Feld "Ext. Rechnungs-Nr" zu hinterlegen.
Bei einer Rechnung aus der NTCS wird der Betrag aus der Rechnung automatisch in das Feld "Betrag inkl. USt." übernommen. Bei einer externen Rechnung ist der Betrag manuell zu hinterlegen.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Kasse - Stammdaten.
Auszahlung (Kassenausgang)
Mit der Funktion für die Barentnahme (Auszahlung) öffnet sich das entsprechende Fenster.
Sie können bei dieser Funktion aus zwei Ausprägungsparametern ("Auszahlung auf Personenkonto" oder "Sachkonto") wählen. Auch hier besteht die Möglichkeit, sofort ein fixes Sach- oder Personenkonto und einen Buchungstext zu hinterlegen.
Im Bonkopf überhalb der Positionserfassung ist ersichtlich, um welche Auszahlungsart es sich handelt.
Im Feld "Text" kann ein Buchungstext eingegeben werden, beim Betrag wird der Bruttobetrag der Auszahlung erfasst.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Kasse - Stammdaten.
Hinweis
| Der Auszahlungsbetrag ist ohne Vorzeichenänderung (Minus) einzugeben. Dieses Verhalten wird bereits durch die Auszahlungsfunktion gesteuert. Es können mehrere Barentnahmen gleichzeitig erfasst werden. Bei einer Barentnahme ist bei der Zahlungsart die "Barzahlung" zu verwenden, da der Betrag aus der Kassenlade entnommen wird und somit der Saldo des Barbestandes verändert wird. |
Auftrag in die Kasse übernehmen
Mit der Funktion "Auftrag" haben Sie die Möglichkeit, einen bestehenden Auftrag in die Kasse zu übernehmen und dort abzuschließen.
Nach Auswahl der Funktion können Sie direkt das Erfassungskennzeichen und die Erfassungsnummer des Auftrags eingeben und übernehmen oder über 
F4 einen Auftrag in den Aufträgen auswählen.
F4 einen Auftrag in den Aufträgen auswählen.
Die Daten des Auftrags (sowohl Kopf- als auch Positionsdaten) werden in die Kassenerfassung als eigener Bon übernommen und danach über den normalen Bezahlvorgang abgeschlossen.
Übernommen werden jene Felder vom Auftragskopf und von den Positionen, welche auch bei der Zahlungsart "Auftrag" aus der Kasse in einen Auftrag übernommen werden.
Werden weitere Felder benötigt, können diese über das Feldmapping in den Parametern hinterlegt werden.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Kasse → Auftrag
Definition, welche Felder bei der Funktion "Auftrag übernehmen" zusätzlich vom Auftragskopf übernommen werden sollen. | |
Definition, welche Felder bei der Funktion "Auftrag übernehmen" zusätzlich von der Auftragsposition übernommen werden sollen. |
Über 
F4 kommen Sie in die Feldzuordnung und können hier definieren, welches Feld vom Auftrag auf welches Feld im Bonkopf oder in die Bonposition übernommen werden soll.
F4 kommen Sie in die Feldzuordnung und können hier definieren, welches Feld vom Auftrag auf welches Feld im Bonkopf oder in die Bonposition übernommen werden soll.
Weiters kann über einen Parameter festgelegt werden, ob der Kunde oder der Rechnungsempfänger vom Auftrag in die Kasse übernommen werden soll:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Kasse → Auftrag
Definition, ob bei der Funktion "Auftrag übernehmen" der Auftraggeber oder der Rechnungsempfänger inkl. Adresse vom Auftragskopf in die Kasse übernommen wird. 1 - Auftraggeber (Standard) 2 - Rechnungsempfänger |
Bei der Auswahl eines "Diversen Kunden" auf dem Auftrag wird die eingegebene Adresse auch in die Kasse übergeben und am Bon angedruckt.
Nach Abschluss des Kassenbons erhält der übernommene Auftrag das Fertig-Kennzeichen "manuell fertig".
Hinweis
| Ist zu einem Auftrag bereits eine Lieferung vorgenommen worden, kann dieser nicht mehr in die Kasse übernommen werden. In diesem Fall kann in der Kasse eine Rechnung zum Auftrag erstellt werden. Auch Positionen mit Stücklisten können nicht übernommen werden.  Sind einzelne Positionen zu ein Auftrag bereits kommissioniert worden und andere nur zum Teil, kann ausgewählt werden, ob die noch nicht vollständig kommissionierten Postionen ebenfalls mitübernommen werden sollen oder nicht.  Sind einzelne Positionen des Auftrags noch nicht kommissioniert, kann ebenfalls ausgewählt werden, ob die komplette Auftragsmenge in die Kassenposition übernommen oder ob die Position bei der Übernahme ignoriert werden soll.  Da es zwischen Auftrag und Kasse unterschiedliche Zuordnungen von Rabatten geben kann, wird auch bei der Übernahme des Auftrags überprüft, ob es Abweichungen zwischen den Rabatten gibt. Hier kann ausgewählt werden, ob der Rabatt laut Auftrag oder laut Kasse übernommen werden soll.  |
Rechnung erstellen
Mit dieser Funktion kann zu einem bestehenden Auftrag eine Ausgangsrechnung erstellt werden, welche gleichzeitig in der Kasse kassiert wird.
Nach Auswahl der Funktion öffnen sich das Fenster, in welchem nach Rechnungsvorschlägen zu Kunden (Rechnungsempfängern) oder zu Erfassungsnummern gesucht werden kann.
Nach Übernahme der Rechnungsvorschläge wird eine Ausgangsrechnung erstellt und automatisch die Einzahlung einer Rechnung in der Kasse erstellt, welche kassiert werden kann.
Hinweis
| Durch die Erstellung der Ausgangsrechnung ist im Auftrag ebenfalls die Rechnung vermerkt, die Kennzeichen (Lf-Kz, Rng-Kz, F-Kz) werden entsprechend gesetzt und im Reiter "Zahlungseingänge" ist die Kassenzahlung ersichtlich. |
Wurde ein Bon erfasst, so kann dieser mit der gewünschten Kassenzahlungsart bezahlt werden.
Mit der Funktion "Bezahlen" öffnet sich ein Fenster mit den angelegten Kassenzahlungsarten.
Hier kann die gewünschte Zahlungsart ausgewählt werden. Mit der Bestätigung der Zahlungsart (Eingabe bestätigen oder Entertaste) wird die Zahlung durchgeführt.
Nähere Informationen zur genauen Einstellung der Schaltflächenfunktion für die Zahlung sind im Dokument Kasse - Stammdaten zu finden.
Welche Zahlungsarten in diesem Fenster angezeigt werden sollen, kann in den Kassenzahlungsarten eingestellt werden.
Hinweis
| Eine Kombination mehrerer Zahlungsarten (z. B. Barzahlung und Kreditkarte) ist möglich. Hierbei empfiehlt sich zuerst jene Zahlungsart zu wählen, bei der der zu zahlende Betrag bekannt ist. Der Restbetrag für die weitere Zahlungsart wird vom System automatisch ermittelt. Ebenso wird bei der Barzahlung bei Eingabe eines höheren Betrags das Wechselgeld ermittelt. |
Weitere Funktionen
Im Standardtouchscreen sind neben der bereits beschriebenen Funktionen noch weitere hinterlegt, die hier noch kurz erläutert werden.
Fernwartung BMD
Mit dieser Funktion kann die Fernwartung direkt aus der Kassenerfassung gestartet werden.
Kunden-Artikel-Info
Öffnet die Kunden-Artikel-Info. Ist in der Kassenerfassung (z. B. im Kassenkopf) ein Kunde hinterlegt worden, wird dieser automatisch in die Kunden-Artikel-Info übernommen.
Lagerinfo
Diese Funktion öffnet die Lagerinfo und Sie können die Lagerstände überprüfen.
Bons
Öffnet die Übersicht der Bons. Durch den Start der Bons aus der Kassenerfassung werden automatisch die Kasse und das Tagesdatum in die Einstiegsfelder übernommen und das Fenster "Bons" wird dahingehend gefiltert.
Gutscheine/Gutschriften
Diese Funktion öffnet die Übersicht der Gutscheine/Gutschriften.
Auftrag übernehmen
Mit dieser Funktion kann ein Auftrag, der in der NTCS erfasst worden ist, in die Kassenerfassung übernommen und aus der Kasse geliefert und verrechnet werden.
Bereits gelieferte bzw. verrechnete Positionen können nicht übernommen werden.
Zwischenbereicht Umsätze
Um die aktuellen Umsätze seit dem letzten Kassenabschluss drucken zu können, steht diese Funktion zur Verfügung.
Bankomat Abschluss / Kreditkarten Abschluss
Mit dieser Funktion kann der Bankomat- bzw. Kreditkarten-Abschluss am Zahlungsterminal angestoßen werden.
Der Kassenabschluss kann entweder direkt in der Kassenerfassung über eine eigene Schlatfläche "Kassenabschluss" oder über Warenwirtschaft → Kasse → Kassenabschluss gestartet werden.
Wird der Kassenabschluss nicht direkt in der Kassenerfassung gestartet, öffnet sich zuerst folgendes Fenster, in welchem die Firma, die Kasse sowie der jeweilige Kassier ausgewählt werden, für welche der Kassenabschluss erstellt werden soll.
Die Art des Ablaufes eines Kassenabschluss wird über die Kassenparameter gesteuert.
Weitere Informationen finden Sie in den Dokumenten Kasse - Parameter und Kassenabschluss.
Im Fenster "Kassenabschluss" werden alle Kassenzahlungsarten mit deren Umsätzen angezeigt.
Folgende Felder stehen im Fenster "Kassenabschluss" zur Verfügung:
Feldauswahl Kassenabschluss: StandardfelderFolgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:
 Autom. Abschöpfung | Mit der automatischen Abschöpfung wird vom System eine geplante Abschöpfung bis zu einem gewünschten Endbestand durchgeführt. Dieser Endbestand muss auf der entsprechenden Zahlungsart hinterlegt werden. |
 Manuelle Abschöpfung | Bei einer manuellen Abschöpfung kann der Abschöpfungsbetrag frei gewählt werden. In den meisten Fällen wird das größere Papiergeld abgeschöpft und die kleineren Scheine und Münzen bleiben als Wechselgeld in der Kasse. |
 Endbestand | Mit dem Endbestand wird bestätigt, welcher Betrag als Saldovortrag in der Kasse bleibt. |
 Kassenabschluss | Mit dieser Funktion wird der Kassenabschluss durchgeführt (Ausdruck, FIBU Buchung). |
Warenwirtschaft → Kasse → Saldovortrag
Der Saldovortrag dient zur Erfassung des Kassenanfangsbestandes bei Inbetriebnahme der Kasse.
Im laufendem Betrieb legt der Parameter "Vortrag erstellen" fest, ob der Saldovortrag automatisch erstellt wird oder manuell in diesem Fenster erfasst werden muss.
Bevor das Fenster für den Saldovortrag geöffnet werden kann, sind folgende Daten einzugeben:
Danach können, je nach Parametereinstellung, die Banknoten und Münzen, die sich derzeit in der Kassenlade befinden, eingegeben werden
Weitere Informationen finden Sie in den Dokumenten Kasse - Parameter und Saldovortrag.
Hinweis
| Wird der Saldovortrag im laufendem Betrieb automatisch erstellt, so ist eine manuelle Erfassung des Saldovortrages nicht möglich bzw. notwendig. |
Warenwirtschaft → Kasse → Abschöpfung
Dieses Fenster dient der manuellen Abschöpfung, die zwischendurch, d. h. nicht zusammen mit dem Kassenabschluss, durchgeführt wird.
Je nach Parametereinstellung kann eine Abschöpfung, die zwischendurch getätigt wird, auch direkt in der Kassenerfassung erfolgen.
Weitere Informationen finden Sie in den Dokumenten Kasse - Parameter und Abschöpfung.
Kassenabschlüsse
In diesem Fenster werden alle Kassenabschlüsse angezeigt. Diese können hier gefiltert, sortiert, nachgedruckt und verbucht werden.
Es kann mittels Parameter eingestellt werden, ob die Verbuchung (FIBU, Lager, Statistik) gleich automatisch beim Kassenabschluss erfolgen soll oder manuell über das Fenster "Kassenabschlüsse".
In den Einstiegsfeldern kann auf bestimmte Kriterien eingeschränkt bzw. können die Kassenabschlüsse nach einem bestimmten Status gefiltert werden.
Links unten im Fenster werden die Kassensummenköpfe chronologisch aus den offenen oder abgeschlossenen Kassenabschlüssen angezeigt.
Rechts unten im Fenster werden die Kassensummendetails zu den entsprechenden Kassenabschlüssen angezeigt.
Der Buchungsstatus des Kassenabschlusses für FIBU, Lager und Statistik zeigt den aktuellen Status der Verbuchung an.
 | Bedeutet, dass der aktuelle Kassenabschluss bereits verbucht worden ist. |
 | Bedeutet, es ist noch kein Tagesabschluss durchgeführt worden, der Kassenbetrieb läuft noch. |
 | Bedeutet, dass noch ein manueller Kassenabschluss erforderlich ist. |
Hinweis
| Unter Verbuchung ist zu verstehen, dass die Buchungsdaten entweder in die Buchungserfassungsdatei (buerfkas) geschrieben oder direkt in der FIBU verbucht werden. Die Buchungserfassungsdatei ist danach in der Buchhaltung einzulesen und zu verbuchen. |
Weitere Informationen finden Sie in den Dokumenten Kasse - Parameter und Kassenabschlüsse.
Warenwirtschaft → Kasse → Geparkte Bons
In diesem Fenster sind alle geparkten bzw. zwischengespeicherten Bons ersichtlich. Diese Bons bleiben so lange bestehen, bis sie entweder abgerechnet oder manuell in diesem Fenster gelöscht werden.
Weitere Informationen finden Sie im Bereich Bon parken und im Dokument Geparkte Bons.
Paket WWS → Kasse → Bons
In den Bons sind alle abgeschlossenen Bons ersichtlich und können nach verschiedenen Kriterien sortiert und gefiltert werden.
Das Fenster "Bons" kann entweder über die entsprechende Schaltflächenfunktion oder über das Menü geöffnet werden.
Mit den Eingabefeldern kann die Bonliste weiter eingeschränkt werden, um einen bestimmten Tag und/oder Kassier oder Kunden auszuwerten.
Zu jedem Bon können Sie sich Bonpositionen, Ein-/Auszahlungen, Zahlungen, Gutscheine/Gutschriften, Rabatte und das Bankomatjournal ansehen.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Bons.
Gutscheine und Gutschriften
Paket WWS → Kasse → Gutscheine und Gutschriften
Im Fenster "Gutscheine und Gutschriften" werden alle Gutscheine und Gutschriften mit dem aktuellen Status angezeigt.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Gutscheine und Gutschriften.
Hinweis
| Damit die Abwicklung von Gutscheinen und Gutschriften wie gewünscht funktioniert, müssen zusätzlich zu den allgemein beschriebenen Einstellungen auch einige Parameter berücksichtigt werden. Diese sind im Dokument Kasse - Parameter zu finden. |
Ein neuer Gutschein kann entweder mit der entsprechenden Funktion (Artikelverkauf "Gutschein") aus der Kassenerfassung oder mit der Funktion "Gutscheine anlegen" über die Gutscheinübersicht angelegt werden. Je nach Parametereinstellung für Gutscheine/Gutschriften muss der Gutschein vor dem Verkauf in der Kasse angelegt werden oder er wird direkt in der Kassenerfassung beim Verkauf erstellt.
Diese Funktion wird verwendet, wenn mit vorgedruckten/vornummerierten Gutscheinen gearbeitet wird. Diese müssen vor dem Verkauf in der Kassenerfassung erstellt werden.
Das Ausstellungsdatum und Ablaufdatum kann am Gutschein angedruckt werden und scheint informativ in der Gutscheinübersicht auf.
Es muss hier ein Artikel mit dem Kennzeichen "Gutschein" hinterlegt werden. Nähere Informationen dazu finden Sie im Dokument Artikel- und Kundenstammdaten.
Der VK-Preis wird als Gutscheinwert angedruckt. Die Anzahl beschreibt, wie viele Gutscheine mit diesem Wert erstellt werden.
"Nummer von" und "Nummer bis" stellen die Gutschriftnummer dar.
Wird das Feld "Gutschein drucken" markiert, werden die neuen Gutscheine gleich ausgedruckt.
Dazu öffnet sich ein Dialog, in dem man das Layout (Formular) für den Gutschein auswählen kann.
Im Feld "Status" kann man den aktuellen Status des Gutscheines/ der Gutschrift feststellen.
angelegt | Der Gutschein/die Gutschrift ist zwar angelegt, wurde aber noch nicht gedruckt. |
gedruckt | Der Gutschein/die Gutschrift wurde zwar schon gedruckt, aber noch nicht verkauft. |
verkauft/ausgegeben | Der Gutschein/die Gutschrift ist angelegt, ausgedruckt und bereits verkauft. |
teileingelöst | Ein Teil des Gutscheines/der Gutschrift wurde vom Kunden bereits eingelöst. |
eingelöst | Der Gutschein/die Gutschrift wurde bereits vollständig eingelöst. |
storniert | Der Gutschein/die Gutschrift wurde storniert. |
gesperrt | Der Gutschein/die Gutschrift wurde gesperrt. |
freigegeben | Der Gutschein/die Gutschrift wurde wieder freigegeben. |
Um den Status von einem Gutschein zu ändern, wählt man im Fenstermenü die Funktion "Gutscheinstatus ändern".
Zunächst wird der Typ (Gutschein oder Gutschrift) ausgewählt. Dann wird der neue Status des Gutscheines/der Gutschrift angegeben, auf den geändert werden soll. Im Datum wird das Datum der Änderung des Status eingegeben. Im Feld für den Text kann ein beliebiger Infotext erfasst werden. Danach werden alle Gutscheine ausgewählt, welche den neuen Status bekommen sollen. Dazu wird die Nummer des Gutscheins bzw. der Gutschrift eingegeben.
Die Gutscheine werden in der Liste angezeigt. Wird die Eingabe bestätigt, so erhalten alle ausgewählten Gutscheine den neuen Status.
Im Gutscheinjournal können alle Änderungen des Status eines Gutscheines oder einer Gutschrift nachvollzogen werden.
Grundsätzlich kann jeder Gutschein nachgedruckt werden.
Dazu wird der zu druckende Gutschein markiert und über die Funktion Ausdruck → Gutschein/Gutschrift im Fenstermenü gedruckt.
Ausgedruckt wird der Gutschein immer mit seinem Restbetrag.
Restbetrag bedeutet bei neu angelegten Gutscheinen mit dem Gutscheinwert, bei verkauften Gutscheinen mit dem Gutscheinwert, bei teileingelösten Gutscheinen mit dem Restwert, bei restlos eingelösten Gutscheinen mit dem Wert NULL.
Nach dem Aufruf der Funktion kann im Druckdialog das Gutscheinformular ausgewählt werden.
Nähere Informationen zum Ausdruck eines Gutscheines sind im Bereich Gutschein erstellen zu finden.
Soll ein Gutschein gesperrt werden, können Sie dies im Menü Gutscheine/Gutschriften durchführen.
Markieren Sie den gewünschten Gutschein, im Kontextmenü (rechte Maustaste) über die Funktion "sperren/freigeben" kann dieser gesperrt bzw. wieder freigegeben werden.
In den Gutscheinpositionen gibt es die Spalte "Kz". In dieser Spalte wird die Historie von diesem Gutschein, also alle seine Veränderungen und Zustände angezeigt.
Hinweis
| Gesperrte Gutscheine können nicht verkauft bzw. eingelöst werden. |
Eingelöste Gutscheine
Eingelöste Gutscheine haben den Status "eingelöst".
In der Gutscheinposition sieht man, wann der Gutschein ausgegeben und wann er eingelöst wurde.
Teileingelöste Gutscheine
Wird eine Zahlung in der Kasse mit einem Gutschein abgewickelt und der Gutscheinwert übersteigt den zu zahlenden Betrag, wird eine Meldung ausgegeben:
Mit Bestätigung auf den Button "Gutschein", wird ein neuer Gutschein mit der selben Gutscheinnummer und dem Restwert ausgestellt.
Mit Bestätigung auf den Button "Auszahlung" gilt der Gutschein als gänzlich eingelöst, der Restwert wird ausbezahlt.
Wird ein neuer Gutschein mit dem Restwert erstellt, so wird dies in den Gutscheinpositionen vermerkt, der Restbetrag wird aktualisiert und der Gutschein gilt als teileingelöst.
Das Ablaufdatum des Gutscheines oder der Gutschrift wird im Feld "Ablaufdatum" in der Übersicht angezeigt.
Hat ein Gutschein / eine Gutschrift das eingegebene Ablaufdatum erreich, so können diese nicht mehr eingelöst werden.
Hinweis
| Damit die Prüfung von abgelaufenen Gutscheinen und Gutschriften wie gewünscht funktioniert, müssen zusätzlich zu den oben angeführten Einstellungen auch einige Parameter berücksichtigt werden. Diese sind im Dokument Kasse - Parameter zu finden. |
Das System unterscheidet zwischen Gutscheinen und Gratisgutscheinen.
Klassische Gutscheine werden zum Gutscheinwert verkauft. Gratisgutscheine werden bspw. aus Gründen der Werbung kostenlos ausgegeben.
In der Spalte "Gutscheintyp" wird angezeigt, um welchen Typ von Gutschein es sich handelt.
Gratisgutscheine werden im Ablauf genauso angelegt und verwendet wie normale Gutscheine.
Hinweis
| Gratisgutscheine werden in der Buchhaltung anders verbucht als Gutscheine, da diese einen Aufwand darstellen. Damit die Verbuchung richtig erfolgt, sind Parameter einzustellen. Nähere Informationen diesbezüglich finden Sie im Dokument Kasse - Parameter |
Gutscheinimport
Beim Umstieg auf die Kasse kann es notwendig sein, dass Gutscheine von einem Altsystem übernommen werden müssen, damit diese beim Kassiervorgang auch eingelöst werden können.
Dies ist mittels CSV-Import möglich.
Damit die Funktion "Textdatei importieren - Gutscheine" aktiv ist, ist in den Einstiegsfeldern der Typ "Gutschein" auszuwählen.
Hinweis
| Damit ein Gutschein importiert werden kann, sind folgende Daten im Import unbedingt anzugeben:
Der Status eines einlösbaren Gutscheins muss "verkauft/ausgegeben" sein. |
Gutscheinstatus
Beim Import ist der Gutscheinstatus anzugeben. Folgende Werte sind beim Import möglich:
Wert | Status |
1 | angelegt |
2 | gedruckt |
3 | verkauft |
4 | eingelöst |
5 | teileingelöst |
6 | storniert |
8 | freigegeben |
9 | gesperrt |
Beispiel
 | Beispiel des Aufbaus einer Importdatei  |
Gutscheinaktionen
Mit dieser Funktion können beim Bonabschluss automatisch Gutschriften, die abhängig von der Bonsumme sind, erzeugt werden.
Es stehen 3 Arten von Gutscheinaktionen zur Verfügung:
- Gutschrift
- Rabattgutschein
- Externer Gutschein
Nach dem Ausdruck des Bons wird geprüft, ob eine Gutschriftaktion vorhanden ist und wenn ja, werden entsprechend den Einstellungen eine oder mehrere Gutschriften erzeugt und gedruckt. Diese können dann mittels Zahlungsart "Gutschrift einlösen" wieder eingelöst werden.
Nach dem Ausdruck des Bons wird geprüft, ob eine Gutscheinaktion vorhanden ist und der Einkaufswert die definierte Umsatzgrenze ("Umsatz ab" der Gutscheinaktion) überschreitet. Ist dies der Fall, wird nach dem eigentlichen Bon ein zusätzlicher Bon mit dem Aktionsbarcode gedruckt.
Beim Einlösen muss der Aktionsbarcode am Bonende nach dem Erfassen aller Positionen gescannt werden. Bei allen Positionen, deren Artikel in die bei der Gutscheinaktion hinterlegten Preishaupt- und/oder untergruppe fallen, wird automatisch der Rabattprozentsatz eingetragen, sofern diese Position nicht schon einen Rabatt eingetragen hat.
Externer Gutschein
Abhängig vom Umsatz wird ein Gutschein erzeugt, der nur "extern" (z. B. Webshop) eingelöst werden kann.
Ein externer Gutschein bekommt keine Gutscheinnummer, sondern einen Gutscheincode. Ein Kunde könnte sonst beim Einlösen im Webshop fortlaufende Nummern erraten.
Die Einlösung von externen Webshop-Gutscheinen erfolgt über spezielle Funktionen der SOAP-Schnittstelle.
Mögliche SOAP-Befehle im Zusammenhang mit "externen Gutscheinen":
- GetVoucherStatus (Statusabfrage)
- Redeem Voucher (Gutschein einlösen)
Bei der Anlage einer Gutscheinaktion stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:
Gutscheine aufwerten
In der Gutscheinübersicht gibt es im Fenstermenü unter Funktionen die Möglichkeit, einen Gutschein auf- oder abzuwerten.
Sie können so den Restwert des Gutscheins oder auch das Ablaufdatum des Gutscheins ändern.
Haben Sie einzelne Gutscheine markiert und wählen Sie beim Punkt "Nur selektierte" die Einstellung "Ja" aus, werden nur diese Gutscheine geändert, ansonsten sämtliche in der Übersicht angezeigten.
Hinweis
| Durch diese Funktion erhält der geänderte Gutschein den Status "verkauft/ausgegeben". |
Beispiel
| Der Gutschein Nr. 10 wurde zu einem Wert von 24 € verkauft. Dieser ist gültig bis 31.12.  Der tatsächliche Gutscheinwert liegt allerdings bei 40 € und das Ablaufdatum soll auf den 15.02 geändert werden. Im Änderungsdialog werden die Daten erfasst.  Sobald die Daten übernommen worden sind, ändert sich der Restwert des Gutscheins und in den Gutscheinpositionen werden die Details zur Auf- bzw. Abwertung vermerkt.  |
Gutschrift ausstellen
Um eine Gutschrift auszustellen, erfassen Sie in der Kasse einen Bon, in welchem Sie den verkauften Artikel mit negativer Menge eingeben.
Die Ausstellung erfolgt danach über eine eigene Zahlungsart im Bezahlvorgang.
Je nach Einstellungen in den Kassenstammdaten kann die Gutschrift sofort am Bon- oder Belegdrucker gedruckt werden.
Nach Ausstellung der Gutschrift ist diese unter Warenwirtschaft → Kasse → Gutscheine/Gutschriften ersichtlich.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Kasse - Stammdaten.
Gutschein/Gutschrift einlösen
Die Einlösung eines Gutscheins/einer Gutschrift erfolgt über eine eigene Zahlungsart im Bezahlvorgang.
Hier wird der Gutschein / die Gutschrift ausgewählt (Eingabe der Nummer oder Einscannen des Barcodes):
Auswertung der verkauften und eingelösten Gutscheine
Wenn Sie auswerten möchten, welche Menge an Gutscheinen Sie verkauft und eingelöst haben, können Sie am Artikel für den Gutscheinverkauf einen eigenen Artikel für die Gutscheineinlösung hinterlegen.
Somit werden die eingelösten Mengen nicht von den verkauften Mengen des Gutscheinartikels abgezogen.
Gutscheine mit sofortiger Versteuerung (Einzweckgutscheine)
Ein Gutscheinverkauf wird in den meisten Fällen nicht sofort versteuert und der Umsatz wird auf ein Zwischenkonto gebucht. (Mehrzweckgutscheine)
In gewissen Ausnahmefällen (nähere Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Steuerberater) ist es auch möglich, den Verkauf sofort zu versteuern. (Einzweckgutscheine)
Bei der sofortigen Versteuerung erfolgt der Verkauf des Gutscheins gleich dem des nicht sofort versteuerten Gutscheins.
Der Unterschied beim Verkauf ist, dass für den Gutschein mit Steuer eine Kontentabelle mit Erlöskonto hinterlegt sein muss.
Auch bei der Einlösung des Gutscheins gibt es eine Unterscheidung: Bei Gutscheinen mit Steuer wird keine Zahlungsart "Gutschein" angelegt. Die Einlösung von Gutscheinen erfolgt über eine eigene Schaltfläche mit der Funktion "Gutschein einlösen". Dort kann der Gutschein, der eingelöst werden soll, ausgewählt werden. Dieser wird als negative Position in die Kassenerfassung übernommen.
Sobald mit Gutscheinen mit sofortiger Versteuerung gearbeitet wird, darf das Einlösen der Gutscheine nicht mehr über die Zahlungsart erfolgen, sondern ausschließlich über die Funktion "Gutschein einlösen". Durch das Ausführen der Funktion "Gutschein einlösen" wird eine Bonposition mit negativer Menge erzeugt (wie bei einer Retoure). Als Artikel für diese Position wird entweder der Artikel verwendet, der am Gutscheinkopf eingetragen ist, oder der beim Artikel im Feld "Gutscheineinlösung Artikel" hinterlegte Artikel. Der im Gutscheinkopf hinterlegte Steuerprozentsatz wird auf die Bonposition übernommen.
Umstellung von Gutscheinen ohne Steuer auf Gutscheine mit Steuer
Hinweis
| Für die Umstellung von Gutscheinen ohne Steuer auf Gutscheine mit Steuer empfehlen wir einen Termin mit dem WWS Support. |
Bei der Umstellung auf Gutscheine mit Steuer wird für neue Gutscheine ein neuer Artikel mit der entsprechenden Kontentabelle (Erlöskonto mit Steuer) benötigt.
Die Zahlungsart "Gutscheine einlösen" ist zu deaktivieren. Für die Einlösung der Gutscheine muss die Funktion "Gutscheine einlösen" im Touchscreen zur Verfügung gestellt werden.
Sind Gutscheine vorhanden, die vor der Umstellung ausgegeben, aber noch nicht bzw. teilweise eingelöst worden sind, kann der Restwert der Gutscheine manuell in der Fibu versteuert werden. Welche Gutscheine dies betrifft, finden Sie in einer Spezialauswertung. Im Fenster "Gutscheine und Gutschriften" kann die Funktion "Gutschein-Spezial" über das Fenstermenü → Extras aufgerufen werden. Im Fenster "Gutschein - Spezial" werden alle Gutscheine ohne USt ab 01.01.2019 gelistet. Hier kann der Restwert der Gutscheine ermittelt werden.
Ist die Versteuerung der bestehenden Gutscheine in der Fibu gemacht worden, kann der Steuerprozentsatz über das Fenster "Gutschein-Spezial" auf die Gutscheine nachgetragen werden, damit die Steuer nicht doppelt fällig wird. Das Feld "Steuer %" kann mit "Spalte bearbeiten" auf den gewünschten Prozentsatz umgestellt werden.
Auswertungen
Neben der Möglichkeit, Auswertungen über den Auswertungsdesigner zu erstellen, gibt es für die Kasse weitere Optionen, Daten im Detail auszuwerten.
Kassenauswertung
Warenwirtschaft → Kasse → Auswertungen → Kassenauswertung
Die Kassenauswertung bietet Ihnen die Möglichkeit, Daten der einzelnen Kassen (z. B. Kundenfrequenz) im Detail auszuwerten.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Kassenauswertung.
Bonkopf
Warenwirtschaft → Kasse → Auswertungen → Bonkopf
Im Fenster "Bonköpfe" können Sie sich die Bons gewisser Kassen und für gewisse Zeiträume ansehen.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Bonkopf.
Bonpositionen
Warenwirtschaft → Kasse → Auswertungen → Bonpositionen
Die Bonpositionen bieten Ihnen eine Übersicht über alle Bonpositionen, welche in den Kassen erfasst worden sind.
Hinweis
| Ein- und Auszahlungen sind in diesem Fenster nicht ersichtlich. Diese Auswertung betrifft rein Artikelverkäufe. |
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Bonpositionen.
Bonzahlungen
Warenwirtschaft → Kasse → Auswertungen → Bonzahlungen
Im Fenster "Bonzahlungen" sehen Sie sämtliche Zahlungen, welche zu den einzelnen Kassenverkäufen getätigt worden sind.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Bonzahlungen.
Ein- und Auszahlungen
Warenwirtschaft → Kasse → Auswertungen → Ein- und Auszahlungen
Im Fenster "Ein- und Auszahlungen" sind sämtliche Einzahlungen (Sach- oder Personenkonto, Rechnung) sowie Auszahlungen (Sach- oder Personenkonto) aufgelistet.
Hier haben Sie die Möglichkeit, die Buchungen im Bedarfsfall (z. B. falsches Sachkonto hinterlegt) zu ändern und auch Dokumente anfügen, welche danach bei der FIBU-Buchung ersichtlich sind.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Ein- und Auszahlungen.
Ausdruck Kassenjournal
Paket WWS → Kasse → Bons → Ausdruck → Kassenjournal
In diesem Fenster kann eine Liste von Bons mit allen gewünschten Bonfeldern (lt. verwendetem Report) ausgegeben werden. Je nach Wunsch kann der verwendete Report so eingestellt werden, dass z. B. eine Endlosbonliste mit allen Boninformationen ausgegeben wird bzw. dass nur je Bon die Summen ausgegeben werden.
Hinweis
| Es besteht auch die Möglichkeit, zu jedem Kassenabschluss automatisch zusätzlich das Kassenjournal mit den Boninformationen zum durchgeführten Kassenabschluss ausdrucken zu lassen. Siehe dazu den Parameter "Kassenjournal drucken" im Dokument Kasse - Parameter. |
Kassenprovisionen
Warenwirtschaft → Kasse → Auswertungen → Kassenprovisionen
In diesem Fenster sind automatisch ermittelte und manuell erfasste Kassenprovisionen ersichtlich.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Kassenprovisionen.
Manuelle Nacherfassung Kassenprovisionen
Provisionen können auch manuell (nach)erfasst werden. Dazu markieren Sie die gewünschte Bonposition (im Fenster "Bons" → Reiter "Bonpositionen" oder im Fenster "Bonpositionen") aus und wählen im Kontextmenü (rechte Maustaste) die Funktion "Kassenprovision" aus.
Es werden die automatisch ermittelten bzw. bereits manuell erfassten Kassenprovisionen zu dieser Position angezeigt. Hier können noch weitere Provisionen zu der Bonposition manuell erfasst, bearbeitet bzw. gelöscht werden.
Hinweis
| Manuell erfasste Kassenprovisionen erhalten das Erstell-Kennzeichen "manuelle Eingabe", automatisch ermittelte erhalten das Kennzeichen "Ermittlungsprogramm". Automatisch ermittelte Provisionen können nicht bearbeitet oder gelöscht werden. |
Die Kassenprovisionen können über die Bildschirmliste ausgedruckt bzw. in Excel exportiert werden.
Kassensummen
Warenwirtschaft → Kasse → Auswertungen → Kassensummen
In diesem Fenster sehen Sie die Details zu den einzelnen Kassenabschlüssen.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Kassensummen.
Bankomatjournal
Warenwirtschaft → Kasse → Auswertungen → Bankomatjournal
In diesem Fenster können Sie die Details zu den Terminalzahlungen entnehmen.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Bankomatjournal.
Hinweis
| Grundvoraussetzung ist eine Onlinebankomat-Schnittstelle. |
Fiskaljournal
Warenwirtschaft → Kasse → Auswertungen → Fiskaljournal
Im Fiskaljournal werden die vom Finanzamt geforderten Daten der RKSV (Registrierkassen-Sicherheitsverordnung) aufgezeichnet.
In diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit, die Details einzusehen bzw. bei einer Finanzprüfung die geforderten Daten zu exportieren.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Fiskaljournal und im Lernvideo: Wie kann das Fiskaljournal aufgerufen und exportiert werden?
Lernvideo: Wie kann das Fiskaljournal aufgerufen und exportiert werden?Sonderfunktionen
Die nachfolgenden Sonderfunktionen werden im Detail im Dokument Kasse - Anhang beschrieben. Hier erhalten Sie einen kurzen Überblick über die Sonderfunktionen.
Onlinebankomatkasse
Es gibt die Möglichkeit, die Bankomatkasse (B-Kasse) über eine Online-Schnittstelle zu betreiben.
Dies hat den Vorteil, dass die Zahlvorgänge von der Kasse direkt an das Zahlungsterminal geschickt und die Bestätigung der Zahlung vom Zahlungsterminal direkt an die Kasse zurückgeschickt werden.
Grundsätzlich wird zwischen folgenden Schnittstellenprotokollen unterschieden:
| EPS-42/48 | PayLife / SIX Payment ist für die Hardware und Software der Bankomatkassen und damit auch für die Zulassung unserer Schnittstelle zuständig. Die NTCS Bankomatschnittstelle entspricht den Spezifikationen EPS42, EPS48 und Kreditkarten-Kassen-Schnittstelle der Firma SIX Payment mit Stand Juni 2007. Das wurde durch eine Abnahme bei der Firma SIX Payment bestätigt. Die Spezifikation regelt neben dem Datenaustausch zwischen Kasse und Bankomatkasse auch die von der Kasse anzuzeigenden Meldungen und das Layout der Bondrucke. |
| Hobex FDS | Die Firma Hobex betreibt ebenfalls Terminals von Ingenico, jedoch mit einer eigenen Schnittstelle. Anschluss an die Kasse (Hardware) erfolgt per RS232. Der Belegdruck erfolgt immer am Zahlungsterminal, da die Schnittstelle keine Übertragung der Belegdaten an den Kassendrucker vorsieht. Funktionen wie Tagesabschluss, Tests etc. müssen direkt am Zahlungsterminal gestartet werden. |
| ZVT | Dieses Protokoll wird unterstützt durch die Anbieter B+S Card Service (DC), card complete / MPAS Global Payment, REA Card, easy cash, Ingenico, Concardis, FirstData ICT, Hobex. Grundsätzlich unterstützt die Kasse auch andere Anbieter, die mit der ZVT-Schnittstelle arbeiten. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass kleinere Anpassungen seitens BMD notwendig sein können und somit eine vorherige Absprache bzw. ein Test erforderlich ist. Zusätzlich kann es vorkommen, dass der Anbieter eine Zertifizierung verlangt. |
| Telekurs MPD | Diese Schnittstelle kommt überwiegend im Schweizer Raum und in Deutschland zum Einsatz. |
| SIX-TIM | SIX Payment bietet neben EPS-42/48 auch LAN-fähige Terminals an, welche über das SIX-TIM-Protokoll angebunden werden. |
| SIX-TIM-Server | Hierbei handelt es sich um das erweiterte SIX-TIM-Protokoll. |
Hinweis
| Sollte Ihr Anbieter nicht in dieser Liste angeführt sein, wenden Sie sich bitte an den WWS Support, um abklären zu können, ob eine Online-Anbindung des Bankomatterminals möglich ist. |
BMD CashClientSVC (Windows-Dienst)
Dieser Dienst wird benötigt, sobald das Zahlungsterminal das Protokoll EPS42/EPS48 verwendet bzw. wenn die Kasse in einer Cloud-/RDP-Umgebung betrieben wird und die Bankomatkasse über eine serielle Schnittstelle angesprochen wird.
Weitere Informationen dazu finden Sie im Dokument Kasse - Anhang.
Hinweis
| Bei installierter Firewall kann es notwendig sein, diese so zu konfigurieren, dass eine Kommunikation über den verwendeten Port (Standard = 1877) erlaubt ist. |
Zahlungsarten
Warenwirtschaft → Stammdaten → Kassen → Kassenzahlungsarten
Für die Onlinebankomat-Schnittstelle stehen folgende Zahlungsarten zur Verfügung:
| Bankomat Standard | nur für FirstData, Paylife, SIX Payment (EPS42/EPS48) relevant. |
| Kreditkarte Standard | Allgemeine Zahlungsart für Kartenzahlungen. |
| Kreditkarte mit Trinkgeld | Hier gibt es die Möglichkeit, beim Bezahlvorgang mit Kartenzahlung auch ein Trinkgeld einzugeben. |
| Kreditkarte mit Genehmigungsnummer | Kartenzahlung mit Genehmigungsnummer. |
| Kreditkarte mit Kartennummerneingabe | Kartenzahlung mit Kartennummerneingabe. |
Weitere Informationen dazu finden Sie im Dokument Kasse - Stammdaten.
Hinweis
| Welche Zahlungsart tatsächlich verwendet werden kann/darf, hängt vom Vertrag mit Ihrem Bezahldienstanbieter ab. |
Zahlungsterminal teilen
Es besteht die Möglichkeit, ein Zahlungsterminal für mehrere Kassen zu verwenden. In diesem Fall greifen mehrere Kassen auf ein definiertes Terminal zu.
Für diese Funktion ist es unbedingt notwendig, dass die Bankomatschnittstelle den Windows-Dienst (BMDCashClient) verwendet.
An der "Hauptkasse" muss das Terminal wie beschrieben (Kasse - Stammdaten, Kasse - Anhang) eingerichtet werden. Zusätzlich ist hier der Windows-Dienst zu aktivieren.
An den "Nebenkassen" (Slave) muss beim Anschluss für den Bankomat "Master:" und die Kassennummer der "Hauptkasse" eingetragen werden.
Hinweis
| Der Bankomat- bzw. Kreditkartenabschluss kann nur an der Hauptkasse durchgeführt werden. Versuchen zwei Kassen gleichzeitig auf einen Bankomaten zuzugreifen, erhält eine Kasse die Meldung "Bankomat wird gerade von einer anderen Kasse verwendet". |
Achtung!
 | Die Funktion "Zahlungsterminal teilen" ist aktuell nur mit dem EPS42/EPS48-Protokoll möglich. Dieses Protokoll wird mit Ende 2023 eingestellt. Ab 2023 ist das Teilen mit dem TIM-Server möglich. |
Tischverwaltung
Die Tischverwaltung in der Kasse wird über folgende Schaltflächen gesteuert:
- Bon Parken
- Geparkten Bon aufrufen
- geparkte Bonposition laden
Ablauf Tischverwaltung
Für das Arbeiten mit der Tischverwaltung ist folgender Arbeitsablauf einzuhalten:
- Artikel in der Kasse erfassen
- Mit der Schaltfläche "Bon parken" werden die Artikel einem Tisch zugeordnet.
- Gegebenenfalls können weitere Artikel für den Tisch erfasst werden.
- Will der Gast zahlen, kann der Tisch über die Schaltflächen "geparkten Bon aufrufen" oder "geparkte Bonposition laden" abgerechnet werden.
- Mit der Schaltfläche "Bezahlen" kann die gewünschte Zahlungsart ausgewählt werden.
Einstellungen
Bon parken
Über die Funktion "Bon parken" werden die erfassten Bonpositionen geparkt und können später für die Abrechnung ausgewählt werden.
Um mit der Tischverwaltung zu arbeiten, ist zusätzlich der Funktionsparameter "Tisch erfassen" auf "Ja" oder "Ja, Eingabe nur wenn am Bonkopf noch kein Tisch erfasst wurde" einzustellen.
Über die Funktionsparameter kann direkt ein Tisch und ein Platz hinterlegt werden, damit die manuelle Eingabe des Tisches beim Ausführen der Funktion entfallen kann.
Hinweis
| Die Artikel werden in der Kasse erfasst und danach werden diese Positionen mit der Schaltfläche "Bon parken" auf den Tisch gebucht. Ist der Tisch bzw. der Platz nicht im Funktionsparameter der Schaltfläche hinterlegt, können diese auch im Kassenkopf angegeben werden.  |
Geparkten Bon aufrufen
Diese Funktion ermöglicht die Abrechnung eines gesamten Tisches sowie das Splitten einzelner Positionen.
Über die Funktionsparameter wird bei Bedarf festgelegt, welcher Tisch bzw. Platz für die Abrechnung herangezogen wird.
Der Funktionsparameter "Splitten" ermöglicht die getrennte Abrechnung der Position je Gast.
Bei aktiviertem Funktionsparameter "Splitten" wird beim Aufruf der Funktion "Geparkten Bon aufrufen" die Splitten-Funktion angezeigt.
Diese ermöglicht die separate Abrechnung einzelner Positionen, die für den jeweiligen Tisch geparkt worden sind.
Mit der Funktion "Splitten" öffnet sich das Fenster für die Auswahl der jeweiligen Kassenpositionen.
Im Fenster "Kassenpositionen auswählen" können die zu kassierenden Positionen ausgewählt, geteilt oder in ihrer Menge angepasst werden, bevor sie in die Kassenerfassung zur Verrechnung übernommen werden.
Folgende Funktionen stehen Ihnen hier zur Verfügung:
 Hinzufügen | Fügt die markierte Position in den Abrechnungsbereich. |
 Entfernen | Enfernt die markierte Position aus dem Abrechnungsbereich. |
 Alle hinzufügen | Alle Positionen aus dem Auswahlbereich werden in den Abrechnungsbereich hinzugefügt. |
 Alle enfernen | Alle Positionen werden aus dem Abrechnungsbereich entfernt. |
 Menge ändern | Mit dieser Funktion kann die Menge einer geteilten Position wieder geändert werden. |
 Teilen | Artikel (z. B. eine Flasche Wein) kann aufgeteilt werden, wenn sich mehrere Gäste den Artikel teilen wollen. |
 Tischwechsel | Mit dieser Funktion werden bereits erfasste Positionen von einem Tisch auf einen anderen verschoben. Es werden dabei nur jene Positionen berücksichtigt, die im rechten Auswahlbereich des Fensters stehen. Wählt man die Funktion ohne vorher eine Auswahl zu treffen, werden automatisch alle Positionen aus dem linken Bereich verschoben. |
 Storno | Die Funktion storniert die aktive (markierte) Position aus dem linken Auswahlbereich. |
 Drucken | Es ist möglich, einen "Zwischenbon" zur Abrechnung zu drucken. Dies ist dann relevant, wenn ein Tisch bezahlen möchte, man aber noch nicht weiß, welcher Gast was bezahlt bzw. ob schon alle zahlen möchten. |
Geparkte Bonpositionen laden
Diese Funktion ermöglicht ebenfalls die Abrechnung einzelner Positionen, die für den jeweiligen Tisch geparkt worden sind. Die Eingabe von Parametern ist hierbei nicht möglich.
Sobald die Funktion ausgeführt wird, öffnet sich das Fenster "Kassenpositionen auswählen.
Es kann nach dem gewünschten Tisch gefiltert werden und die zu verrechnenden Positionen ausgewählt und übernommen werden.
Danach wird über die Funktion "Bezahlen" der Kassiervorgang abgeschlossen.
Hinweis
| Wird nach der Übernahme der Positionen die Funktion "Löschen" ausgeführt, werden die gelöschten Positionen wieder dem Tisch zugeordnet und es können keine weiteren Veränderungen vorgenommen werden. Erst nach der Auswahl einer Kassenzahlungsart, kann keine Änderung mehr vorgenommen werden, da der Bon abgeschlossen ist. |
Ware zur Ansicht
Soll eine Ware an den Kunden ausgegeben werden, ohne diese sofort zu kassieren, gibt es die Möglichkeit, Ware zur Ansicht mitzugeben.
Es erfolgt eine Lagerabbuchung der jeweiligen Ware, ohne einen Umsatz zu verbuchen.
Die notwendigen Einstellungen in der Kasse sind im Bereich der Kassenstammdaten sowie im Touchscreen zu treffen.
Im Reiter "Funktionen" ist das Erfassungskennzeichen zu definieren und bei Bedarf auch der Ausdruck ein Ausgabescheins.
Im Touchscreen sind zwei eigene Schaltflächen mit der Funktion "Ware zur Ansicht" und "Ware zur Ansicht retour" anzulegen.
Die Ausgabe der Ware erfolgt über die Funktion "Ware zur Ansicht", die Rücknahme oder die Bezahlung der Ware über "Ware zur Ansicht retour".
Ist die Ware zur Ansicht ausgegeben worden, erfolgt je nach Einstellung in den Kassenstammdaten der Ausdruck eines Ausgabescheins und es wird ein Bon erstellt, welcher bei der Rücknahme wieder ausgewählt werden kann.
Beispiel
| Wird die Ware zurückgebracht bzw. will der Kunde die Ware bezahlen, wählen Sie die Funktion "Ware zur Ansicht retour" aus. Es öffnet sich folgendes Fenster, in welchem nach den einzelnen Bons der ausgegebenen Ware gesucht bzw. direkt die Bonnummer eingegeben werden kann.  In der Suche werden nur jene Bons angezeigt, welche durch die Funktion "Ware zur Ansicht" erstellt worden sind. Mit der Funktion  werden die Bondaten in die Kasse übernommen. Danach können Sie entscheiden, ob alle Positionen oder nur ein Teil der Ware verrechnet wird. Soll z. B. nur eine Position verrechnet werden und die restliche Ware kommt retour, löschen Sie die weiteren Positionen aus der Kassenerfassung und schließen lediglich die Position durch den Bezahlvorgang ab, welche der Kunde tatsächlich kauft.Bringt der Kunde die komplette Ware zurück, wählen Sie nach Auswahl des Bons die Funktion  aus.In beiden Fällen wird der ursprüngliche Bon der Ausgabe storniert und für den tatsächlichen Verkauf ein neuer Bon erstellt.  |
Notbetrieb Kasse
Fällt die Verbindung zum Server aus, starten Sie über die am Desktop vorhandene lokale NTCS Installation den Notbetrieb.
Beim Start der Kassenerfassung wird ein Hinweis angezeigt, dass sich die Kasse im Notbetrieb befindet.
Im Notbetrieb wird jeder Bon unmittelbar in eine externe Datei (Zip) geschrieben. Ist der Server wieder verfügbar, ist die Kassenerfassung wie gewohnt zu starten und die Bons aus dem Notbetrieb sind zu importieren.
Einstellungen für den Notbetrieb
Für den Notbetrieb der Kasse sind mehrere Einstellungen vorzunehmen.
Die Details dazu finden Sie im Dokument Kasse - Anhang.
Übernahme der Daten aus dem Notbetrieb
Die im Notbetrieb erzeugten Bondaten sind in der Kassenerfassung über Extras → Notbetrieb Import zu importieren.
Wählen Sie das Verzeichnis aus, unter welchem Sie die Bondaten des Notbetriebs gespeichert haben.
Einschränkungen im Notbetrieb
Da es sich um einen Notbetrieb handelt, sind auch einige Einschränkungen in Kauf zu nehmen:
- Stammdatenwartung (Kunden, Artikel, Preise, Gutscheine anlegen etc.) ist nicht möglich. Dies muss auch unbedingt über eine eigene Berechtigungsgruppe für den Notbetrieb-User gesperrt werden.
- Artikel mit Chargen- oder Seriennummern, Farben und Größen können nicht erfasst werden.
- Aufträge können nicht erstellt werden.
- Erstellen von Lieferscheinen und Rechnungen ist nicht möglich.
- Verkauf von Gutscheinen ist nicht möglich, sofern die Gutschriftnummer direkt in der NTCS vergeben wird.
- Anlage von Gutscheinen in der Gutscheinverwaltung ist nicht möglich.
- Gutschriften können nicht ausgestellt werden.
- Einlösen von Fremdgutscheinen ist nicht möglich.
Kasse-Lohn-Schnittstelle
Einkäufe, die ein Mitarbeiter tätigt, können mit einer eigenen Zahlungsart "Lohn" bezahlt werden und per Export in eine CSV-Datei für die Lohnabrechnung zur Verfügung gestellt werden.
Die benötigte Zahlungsart "Lohn" muss als Kassenzahlungsfunktion "Lohnverrechnung" eingetragen haben.
Um einen Bon mit dieser Zahlungsart abschließen zu können, ist zwingend in der Kassenerfassung am Bonkopf der Mitarbeiter zu erfassen.
In der Kasse-Lohn-Schnittstelle, welche über Verspeicherung (Warenwirtschaft → Kasse → Verspeicherung) → Funktionen → Kasse-Lohn-Schnittstelle geöffnet wird, sind sämtliche Bons ersichtlich, welche mit dieser Zahlungsart abgeschlossen wurden. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Daten in eine CSV-Datei zu exportieren um diese der Lohnabrechnung zur Verfügung zu stellen.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Kasse - Anhang.
MDE-Schnittstelle und Kasse
Mittels MDE-Schnittstelle können Bonpositionen in die NTCS importiert werden. Es stehen zweit unterschiedliche Varianten zur Verfügung.
Import externe Kassenbewegungen (Sonderfall)
Über eine MDE-Art mit Verarbeitungsart "Kassenbewegung extern" können Kassenumsätze eines bestehenden Kassensystems in die NTCS importiert werden.
Import Bonpositionen in Kassenerfassung
Über die Funktion "Import Bondaten" bzw. "MDE-Import" können Kassenpositionen mittels CSV-Datei über eine Schaltfläche in der Kassenerfassung importiert werden.
Es können beispielsweise Dateien aus einem Fremdsystem (z. B. Versandprogramm) direkt in die Kassenerfassung übernommen werden.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Kasse - Anhang.
Anbindung Kartenlesegerät und Handscanner
Zur leichteren Eingabe in der Kassenerfassung gibt es die Möglichkeit, Handscanner und Kartenlesegeräte anzubinden.
Handscanner
Ein Handscanner (Barcodescanner) dient zum berührungslosen Scannen eines Strichcodes mit einem optischen Verfahren. Es besteht die Möglichkeit, unterschiedlichste Daten über diese Strichcodes einzuscannen, um die Daten so in der Kasse zu erfassen.
Gängigste Variante ist die Erfassung der Bonpositionen (Artikelverkauf) mit Handscanner.
Kartenlesegeräte
Diese bieten die Möglichkeit, eine Karte berührungslos zu lesen, wobei die Karte einen RFID-Chip enthält und die Identifizierung mit Hilfe von elektromagnetischen Wellen durchgeführt wird.
Anwendungsbereiche sind hier z. B. die Anmeldung des Kassiers über das Kartenlesegerät sowie der Einkauf von Mitarbeitern über die Kasse-Lohn-Schnittstelle.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Kasse - Anhang.
Ticketdruck
Es besteht die Möglichkeit, in der Kassenerfassung Tickets/Eintrittskarten für bestimmte Artikel zu drucken. Der Ausdruck erfolgt über einen beliebigen Etikettendrucker bzw. Ticketdrucker. Voraussetzung ist, dass der Drucker in Windows installiert (Windows-Drucker) und von der NTCS angesteuert werden kann.
Für den Ticketdruck sind folgende Einstellungen vorzunehmen:
Artikel
Am Artikel ist im Feld "Etikettencode" der Wert "Kasse" zu hinterlegen.
Ausdrucksmodell
Es wird ein eigenes Ausdrucksmodell für das Ticket benötigt. Dieses hat die Ausdruck-Ablaufart "KASETIK". (siehe auch Ausdrucksmodelle, Ausdrucksmodellmanagement)
Hinweis
| Die Zuordnung des Ausdrucksmodells kann im Ausdrucksmodellmanagement als Standard erfolgen. Sollte je Kasse ein eigenes Ticket benötigt werden, empfiehlt es sich, eigene Bon-Erfassungskennzeichen je Kasse anzulegen und die Zuordnung über das Erfassungskennzeichen zu steuern. |
Bonus
Die Bonusermittlung baut auf den WWS Stammdaten Bonustabellen und Bonustabellenmanagement auf. Nähere Informationen finden Sie im Dokument Bonus.
Ist die Bonusermittlung durchgeführt worden, können spezielle "Bonus-Gutscheine" erstellt werden. In diesem Fall wird in der Gutscheinverwaltung je Kunde (laut Bonusermittlung) ein spezieller Bonus-Gutschein mit dem errechneten Bonuswert erstellt.
Ist die Bonusermittlung durchgeführt worden, können spezielle "Bonus-Gutscheine" erstellt werden. In diesem Fall wird in der Gutscheinverwaltung je Kunde (laut Bonusermittlung) ein spezieller Bonus-Gutschein mit dem errechneten Bonuswert erstellt.
Über folgenden Parameter kann der Bonus in der Kassenerfassung automatisch beim nächsten Einkauf des Kunden abgezogen werden:
Definition, ob bei der Auswahl der ersten Zahlungsart eine Prüfung auf einen offenen Bonusgutschein des Kunden erfolgen soll. 0 - Nein: Es erfolgt keine Prüfung. 1 - Ja: Es erfolgt eine Prüfung. Ist am Kunden ein offener Bonusgutschein vorhanden, so kommt eine Abfrage ob dieser vom Zahlungsbetrag abgezogen werden soll. |
Ist keine automatische Abrechnung erwünscht, kann alternativ auch über eine Schaltfläche mit der Funktion "Bonus Gutschein einlösen" manuell ein Bonus zum Kunden gesucht und eingelöst werden. Bei der Einlösung eines Bonuswertes wird automatisch der Gutscheinartikel mit einer negativen Menge und dem dazugehörigen Bonuswert als Kassenposition übernommen.
Hinweis
| Über die Zahlungsart kann definiert werden, ob die Zahlungsart für die Bonusberechnung herangezogen wird oder ob sie nur für die Bemessungsgrundlage der Bonus-Staffel relevant ist.  |
Barcode mit Übergabe Menge oder Preise (Instorecode)
Im Handel gibt es die Anforderung, einen Strichcode zu erstellen, in dem entweder das Gewicht, die Anzahl (Stück, Meter ...) oder ein Preis enthalten ist. Dieser wird EAN 13 Instorecode genannt.
Anwendungsbeispiele:
Gewicht kann z. B. von einer SB Waage kommen - z. B. Obst und Gemüse im SB-Bereich,
Länge oder Menge kann als Strichcode auf der Ware stehen - z. B. Länge von Leisten oder Rohre
Preis auf preisausgezeichneter Ware mit Preisetikett - z. B. SB Waage im Supermarkt
In der EAN 13 gibt es die Präfixe 20 bis 29. Als Präfix versteht man in diesem Fall die ersten beiden Stellen im EAN-Code.
Die Präfixe werden von der GS1 vergeben und festgelegt.
Wird die Ware von der Industrie vorverpackt geliefert, so werden die Präfixe 23(0), 27(0) und 29(0) verwendet (SAN).
Der Handel darf solche Codes nicht erstellen/vergeben, da es sonst zu Überschneidungen kommt.
Dem Handel stehen für eigene Codes die Präfixe 20, 21, 22, 24 und 28 zur Verfügung. Damit können im gleichen Geschäft eigene und SAN-Codes verwendet werden.
Hinweis
| Es gab früher alte Präfixe für ATS (sollten zukünftig nicht mehr vorkommen). Danach gab es Codes aus dem Migrationsplan ATS → EURO (mit AB Gültigkeitsdatum). Aktuell gibt es nun den EURO-Code, der wie folgt aufgelöst wird:  Nähere Informationen erhalten Sie unter GS1 Austria - die Strichcode Vergabestelle. |
Folgender Parameter sollte für die Verwendung des Instorecodes deaktiviert werden, da am Artikelstamm die ersten 7 Stellen vom Instorecode eingegeben werden und somit kann keine gültige Prüfziffer ermittelt werden.
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → EAN
Definition, ob bei der Neuanlage einer EAN eine Prüfung erfolgen soll. 0 - Nein 1 - Ja: Geprüft wird, ob die Prüfziffer (letzte Ziffer) korrekt ist. |
Am Artikelstamm werden die ersten sieben Stellen im Feld "EAN-Code" eingegeben. Also das Präfix und die Artikelnummer mit fünf Stellen.
Bei der Verwendung von Instorecode muss man darauf achten, in diesem Bereich nur Artikelnummern mit maximal fünf Stellen zu verwenden.
Nähere Informationen zur Eingabe des EAN-Codes am Artikelstamm sind im Dokument Artikel- und Kundenstammdaten zu finden.
In der Kasse wird statt der Artikelnummer dann der Barcode eingescannt.
Rappenrundung 
Für die Schweiz wird die sogenannte Rappenrundung benötigt.
Darunter wird in der Kasse eine Rundung der Bonsumme verstanden, wobei die Rundungsdifferenz nicht auf die Erlöse aufgeteilt, sondern auf ein eigenes Konto gebucht wird.
Folgende Einstellungen sind dafür notwendig:
Währung
CRM → Stammdaten → Währungen
In den Währungsstammdaten muss bei der Standardwährung (laut Firmenstamm) eine Rundung für den Betrag eingestellt werden.
Kontentabellen
Warenwirtschaft → Stammdaten → Konten/Steuern/Abgaben → Kontentabellen
In den WWS Stammdaten muss eine Kontentabelle für die Rundung angelegt werden. Hier muss mindestens eine Position vorhanden sein, in welcher im Feld "Inlandskonto" das Konto für die Rundungsdifferenz hinterlegt wird.
Parameter
Folgende Parameter sind für die Rappenrundung relevant:
Definition, welche Kontentabelle für die Rundung der Bonsumme verwendet werden soll. Hinweis Ist eine Kontentabelle hinterlegt, so erfolgt die Rundung der Bonsumme laut Stammwährung. Die Rundungsdifferenz wird auf ein Konto lt. hinterlegter Kontentabelle gebucht. -> beispielsweise "Rappenrundung" in der Schweiz. Sollte eine Rundungstabelle für die Rundung der Bonsummen in den Parameter eingestellt sein, dann erfolgt die Rundung anhand dieser Rundungstabelle. Die Rundungsdifferenz wird in diesem Fall auf die Position aufgeteilt und mindert deren Erlös. |
Definition, ob und wie die Rundung der Bonsumme erfolgen soll. 0 - Nie 1 - Immer: Es erfolgt immer eine Rundung der Bonsumme. 2 - Zahlungsarten mit Rundung: Es wird nur bei Verwendung von "Zahlungsarten" mit eingestellter Rundung gerundet. Hinweis: Ausprägung "1" und "2" sind nur in Kombination mit einer hinterlegten Kontentabelle im Parameter "Rundung Bonsumme Kontentabelle" verwendbar. |
Bonreport
Am Report für den Bondruck muss auf dem Band "Gesamtsumme Bon" das Feld "Rundung Bonsumme" hinzugefügt werden (bevorzugt oberhalb des Feldes "Wert").
Am Report für den Kassenabschluss muss auf dem Band "Erlöse Summenbereich" das Feld "Rundung" hinzugefügt werden (bevorzugt unterhalb des Feldes "Bruttobetrag").
Hinweis
| Wenn im Parameter "Rundung Bonsumme" eine Rundungstabelle hinterlegt ist, dann wird nur diese Rundungstabelle verwendet und die Rundungsdifferenz wie ein Schlussrabatt auf die einzelnen Positionen aufgeteilt. Der Parameter "Kontotabelle für Bonsummenrundun" ist dann ohne Bedeutung. |
Kassenprovisionsermittlung
Die Kassenprovisionsermittlung baut auf den WWS Stammdaten Vertreter, Provisionstabellen und Provisionstabellen-Management auf. Weitere Informationen dazu finden Sie im Dokument Provisionen, Vertreterabrechnung.
Parameter
Folgende Parameter sind für die Kassenprovisionsermittlung relevant:
Definition, ob und wie die Provisionsermittlung erfolgt. 0 - Nein (Standard): Es erfolgt keine Provisionsermittlung. 1 - Manuell: Die Provisionsermittlung erfolgt erst dann, wenn nach erfolgtem Kassenabschluss die Funktion "Provisionen ermitteln" im Fenster "Kassenabschlüsse" ausgeführt wird. 2 - Bonabschluss: Die Provisionsermittlung erfolgt sofort im Zuge des Bonabschlusses. 3 - Kassenabschluss: Die Provisionsermittlung erfolgt, nachdem der Kassenabschluss durchgeführt worden ist. |
Definition, ob auch für den Verkäufer eine Provisionsermittlung erfolgen soll. Hinweis: Person lt. Feld "Verkäufer" am Bonkopf |
Definition, ob die Provisionsermittlung für Set-Einzelteile erfolgen soll. |
Definition, ob für den Verkäufer laut Bonposition eine Provisionsermittlung erfolgen soll und in welchem Rang. Hinweis: Die Provisionsermittlung erfolgt nur, wenn beim Verkäufer ein anderer Mitarbeiter als im Vertreterfeld am Bonkopf eingetragen ist. |
In der Kassenerfassung stehen in den Kopfdaten die Felder Vertreter 1 bis 4 und der Verkäufer zur Verfügung, welche für die Provisionsermittlung relevant sind.
Kassenprovisionen
Eine Liste aller ermittelten Provisionen kann über die Auswertungen → Kassenprovisionen aufgerufen werden.
InterCard-Schnittstelle (Bezahlsystem)
Multifunktionale Chipkartensysteme von InterCard haben einen entscheidenden Vorteil. Sie integrieren alle Kartenfunktionen in einem System auf einer einzelnen Karte. Diese kann gleichzeitig Schlüssel zu Gebäuden oder gesicherten Bereichen sein sowie als Abrechnungs- oder Zahlkarte für Kopierer, Kiosk, Kantine oder in der Bibliothek verwendet werden.
Mit dieser Schnittstelle stellt die Kasse den Bezahlvorgang mittels Chipkarte von InterCard zur Verfügung.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Kasse - Anhang.
Kassenhardware
Eine aktuelle Liste der kompatiblen und empfohlenen Kassenhardware finden Sie auf der BMD Website (BMD Kassensystem: Einfach und praktisch!) unter Info → Download → Hardwareinformation zur BMD Kasse.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Kasse - Anhang.
Waagenschnittstelle
Durch die Zertifizierung beim BEV (Bundesamt für Eich- und Vermessungswesen) verfügt die Kasse über einen gültigen Prüfschein. Mit diesem ist es möglich, eine preisrechnende, nichtselbsttätige Waage in die Kassenerfassung zu integrieren.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Kasse - Waagenschnittstelle.
FAQ
Kassenerfassung - Allgemein
Wie kann ein Bon nachträglich geändert werden?
Warum werden die Preise in der Kasse nicht ermittelt?
Wie können Maximalrabatt bzw. Mindest-Deckungsbeitrag geprüft werden?
Wie wird eine Barentnahme richtig erfasst?
Ist es möglich, nach einem abgeschlossenen Kassiervorgang die Zahlungsart zu ändern?
Wie kann ein Bon nachträglich geändert werden?
Warum werden die Preise in der Kasse nicht ermittelt?
Wie können Maximalrabatt bzw. Mindest-Deckungsbeitrag geprüft werden?
Wie wird eine Barentnahme richtig erfasst?
Ist es möglich, nach einem abgeschlossenen Kassiervorgang die Zahlungsart zu ändern?
Kann ein Skonto bei der Kassenzahlung berücksichtigt werden?
Wie kann ein Zahlungsterminal-Abschluss bzw. Kreditkarten-Abschluss durchgeführt werden?
Wie kann ein Bon in einen Auftrag übernommen werden?
Was ist beim Jahreswechsel in der Kasse zu beachten?
Wie führe ich einen Jahresabschluss in der Kasse durch?
Wie kann ein Zahlungsterminal-Abschluss bzw. Kreditkarten-Abschluss durchgeführt werden?
Wie kann ein Bon in einen Auftrag übernommen werden?
Was ist beim Jahreswechsel in der Kasse zu beachten?
Wie führe ich einen Jahresabschluss in der Kasse durch?
Kassenerfassung - Bon parken
Wie kann ein Bon geparkt werden?
Wie kann ein geparkter Bon kassiert werden?
Wo werden die geparkten Bons gelistet?
Wie kann ein geparkter Bon kassiert werden?
Wo werden die geparkten Bons gelistet?
Kassenerfassung - Storno
Kassenerfassung - Bondruck
Kann ein Händlerbeleg bei Kartenzahlung zu einem Bon gedruckt werden?
Woher kommt die Kennzeichnung "Kundenbeleg" auf dem Bon?
Woher kommt die Kennzeichnung "Kundenbeleg" auf dem Bon?
Kassenerfassung - RKSV
Warum kann der Nullbon nicht ausgedruckt werden?
Wie kann ein Monatsabschluss (RKSV) manuell angestoßen werden?
Wie kann ein Monatsabschluss (RKSV) manuell angestoßen werden?
Kassenerfassung - Sperre
Wann wird die Kasse gesperrt?
Wie kann die Sperre der Kasse aufgehoben werden?
Wie kann eine bestimmte Kasse freigegeben werden?
Wie kann die Sperre der Kasse aufgehoben werden?
Wie kann eine bestimmte Kasse freigegeben werden?
Kassenabschlüsse
Wie wird ein Kassenabschluss erstellt?
Was bedeutet "Mit Abschöpfung und Endbestand" beim Kassenabschluss?
Was bedeutet "Geldzählung vor Abschöpfung" beim Kassenabschluss?
Wo sehe ich meine Kassenabschlüsse?
Wie kann ich einen Kassenabschluss erneut ausdrucken?
Wie kann ein Kassenabschluss storniert werden?
Wie gelangen Bons in die FIBU?
Wie können die Kassenabschlüsse erneut in die FIBU übernommen werden?
Wie wird ein Kassenabschluss erstellt?
Was bedeutet "Mit Abschöpfung und Endbestand" beim Kassenabschluss?
Was bedeutet "Geldzählung vor Abschöpfung" beim Kassenabschluss?
Wo sehe ich meine Kassenabschlüsse?
Wie kann ich einen Kassenabschluss erneut ausdrucken?
Wie kann ein Kassenabschluss storniert werden?
Wie gelangen Bons in die FIBU?
Wie können die Kassenabschlüsse erneut in die FIBU übernommen werden?
Bons
Wo werden alle Bons gelistet?
Warum kann es sein, dass Bonnummern und FIBU-Belegnummern nicht identisch sind?
Wo werden alle Bons gelistet?
Warum kann es sein, dass Bonnummern und FIBU-Belegnummern nicht identisch sind?
Gutscheine und Gutschriften
Wie kann man einen Gutschein aufwerten?
Wie kann für eine Warenrücknahme eine Gutschrift erstellt werden?
Wie kann man einen Gutschein aufwerten?
Wie kann für eine Warenrücknahme eine Gutschrift erstellt werden?
Auswertungen
Wie können Bonpositionen ausgewertet werden?
Wie können Bonpositionen ausgewertet werden?
Gibt es in der Kasse ein Journal mit allen verkauften Artikeln?
Wo werden Ein- und Auszahlungen der Kasse gelistet?
Wo werden Kartenzahlungen aufgelistet?
Wo werden Ein- und Auszahlungen der Kasse gelistet?
Wo werden Kartenzahlungen aufgelistet?
Sonderfunktionen
Wie kann mit Befehlen in der Kasse gearbeitet werden?
Wie kann mit Befehlen in der Kasse gearbeitet werden?
 | Siehe auch: Lernvideo: Bon parken Lernvideo: Bon Zahlungsarten Lernvideo: Kassenabschluss nachdrucken Lernvideo: Bon nachdrucken Lernvideo: Gutschein erstellen Lernvideo: Gutscheinstatus ändern |