FAQ Informationen zum Jahreswechsel in der WWS
Grundlegende Informationen zum Thema "Jahreswechsel in der Warenwirtschaft" finden Sie in der Themenhilfe Informationen zum Jahreswechsel in der WWS.Jahreswechsel in der WWS
Ist in der Warenwirtschaft ein Jahreswechsel notwendig?
In der Warenwirtschaft selbst sind keine Einstellungen für den Jahreswechsel notwendig. Hier bedarf es keiner Übernahme von Daten vom alten in das neue Wirtschaftsjahr. Für die WWS (inkl. Kasse) ist nur die Jahresübernahme in der FIBU zwingend notwendig.
Jahresübernahme in der FIBU
Brauche ich für die Warenwirtschaft eine Jahresübernahme in der FIBU?
Ja, für die Warenwirtschaft (inkl. Kasse) muss die Jahresübernahme in der FIBU gemacht werden.
Bei der Jahresübernahme kann unterschieden werden, ob Sie die BMD FIBU tatsächlich operativ im Einsatz haben oder ob diese nur angelegt ist, damit die Warenwirtschaft auf die Daten der Fibu, z. B. Konten, zugreifen kann.
Ist keine FIBU Lizenz vorhanden, wird die Jahresübernahme für die Kasse automatisch durchgeführt. Für die Warenwirtschaft muss die Jahresübernahme manuell gestartet werden. Eine Anleitung dazu finden Sie in der Themenhilfe Informationen zum Jahreswechsel in der WWS unter dem Punkt Jahresübernahme ohne FIBU Lizenz.
Kann ich die Jahresübernahme in der FIBU selbst durchführen?
Sind FIBU Lizenzen (z. B. Fibu-Basispaket mit OP und Mahnwesen (nsfin)) vorhanden, finden Sie Informationen zur Jahresübernahme in der Themenhilfe Jahresübernahme FIBU.
Haben Sie keine FIBU Lizenzen, können Sie die Jahresübernahme in der FIBU auch selbst durchführen. Eine Anleitung dazu finden Sie in der Themenhilfe Informationen zum Jahreswechsel in der WWS unter dem Punkt Jahresübernahme ohne FIBU Lizenz.
Warum muss die "Aktuelle FIBU" korrekt hinterlegt sein?
In der "Aktuellen Fibu" werden die Kunden und Lieferanten angelegt. Ob das entsprechende Jahr als aktuelle Fibu hinterlegt ist, können Sie am Firmenstamm (Paket CRM → Stammdaten → Firmen → Firmen) im Feld "Aktuelle FIBU" überprüfen.
Eine andere Möglichkeit der Überprüfung finden Sie im Fenster Firmen- und FIBU-Stammdaten im Bereich "Dazugehörige Buchhaltungen". Dort kann das Feld "Aktuell" kontrolliert werden.
Bleibt das alte FIBU Jahr als aktuelle FIBU im neuen Jahr hinterlegt und wird dann z. B. ein Kunde angelegt, erscheint eine Meldung, dass das Kundenkonto nicht in der FIBU vorhanden ist, wenn eine Rechnung im neuen Jahr gedruckt und verbucht wird. Fehlt ein Konto in einem FIBU Jahr kann dieses mit der Funktion "Standardkontenrahmen übernehmen" angelegt werden (Informationen dazu finden Sie in der Hilfe Standardkontenplanliste).
Bei der Jahresübernahme ohne Fibu-Lizenz wird die neue FIBU automatisch als aktuelle Fibu übernommen.
Was bedeutet die Meldung: "Die aktuelle FIBU konnte aus folgenden Gründen nicht ermittelt werden."?
Wenn beim ersten Druck einer Rechnung bzw. eines Lieferscheins im neuen Wirtschaftsjahr die Meldung: "Die aktuelle FIBU konnte aus folgenden Gründen nicht ermittelt werden: Zu der eingegebenen Firmennummer x und dem Datum 01.01. konnte keine FIBU ermittelt werden!" kommt, bedeutet dies, dass zuerst eine Jahresübernahme in der FIBU durchgeführt werden muss.
Die FIBU Jahresübernahme kann direkt aus der Meldung gestartet werden.
Informationen zur FIBU Jahresübernahme finden Sie u. a. in der Themenhilfe Informationen zum Jahreswechsel in der WWS unter dem Punkt Jahresübernahme in der FIBU.
Nummernkreis für Rechnung
Wie kann ich kontrollieren, wie der Rechnungsnummernkreis eingestellt ist?
Um zu kontrollieren, wie Ihre Rechnungsnummernkreise eingestellt sind, öffnen Sie folgende Parameter:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck:
Definition, auf welcher Ebene die Rechnungsnummernvergabe erfolgen soll. 0 - FirmenNr 1 - Konzern 2 - Erfassungsart 3 - Erfassungskennzeichen: Wenn mehrere Erfassungskennzeichen den gleichen Nummernkreis verwenden sollen, muss auf den Stammdaten des Erfassungskennzeichen das Feld "Rechnungsnummernkreis-Kürzel" eingetragen werden. 4 - Rechnungsnummernkreisgruppe: Ein Nummernkreis je Rechnungsnummernkreis-Gruppe (und Firmen-Nr.) Rechnungsnummernkreis-Gruppe: A. So wird ein Nummernkreis mit dem Sequenznamen "WWS-RECHNUNGA" angelegt. Userbezogen können unter "Eigene Einstellungen" noch weitere definiert werden. Falls die Gruppierung vom Erfassungskennzeichen abhängt, dann stellen Sie bitte Wert 3 ein und beachten die dortigen Hinweise. 5 - Firma und Filiale 6 - Makro: Das Makro ist im Einzelrechnungsdruckdialog unter "Extras\Makros\Aktionsmakro zur Funktion Nummernkreiserweiterung", zu finden. Als Resultwert ist das Suffix anzugeben, mit dem der Rechnungsnummernkreis "WWS-RECHNUNG" zu erweitern ist. Beispiel: Result := '_INT' würde den Rechnungsnummernkreis "WWS-RECHNUNG_INT" suchen und die nächste Nummer der Sequenz verwenden. Wurde der Nummernkreis nicht zuvor manuell angelegt, erscheint bei Rechnungsdruck eine Eingabeaufforderung, um den Startwert des Nummernkreises festzulegen. Hinweis Das Makro kann sich auf Felder lt. Rechnungskopf beziehen. Wird mit der Rechnungsnummernkreis-Gruppe gearbeitet, so findet man diese im letzten Knoten der WWS-Nummernkreise unter "Rechnung". Im Parameter "Rechnungsnummernkreis-Gruppe" kann ein globaler Vorschlagswert für die Ausprägung "4" definiert werden. | |
Definition, auf welchen Zeitraum bezogen die Vergabe der Rechnungsnummer erfolgen soll. 0 - Allgemein: Die Nummernkreisvergabe erfolgt fortlaufend. 1 - jahresbezogen: Zum Jahresbeginn (jeden Jänner) wird ein neuer Nummernkreis gestartet bzw. im Feld "Kategorie1" das aktuelle Jahr vermerkt. 2 - monatsbezogen (je Jahr und Monat): Monatlich wird ein neuer Nummernkreis gestartet bzw. im Feld "Kategorie1" das aktuelle Jahr und im Feld "Kategorie2" der aktuelle Monat vermerkt. 3 - jahresbezogen (Wirtschaftsjahr): Zum Wirtschaftsjahrbeginn (lt. FIBU-Stamm) wird ein neuer Nummernkreis gestartet bzw. im Feld "Kategorie1" das aktuelle Wirtschaftsjahr und der Wirtschaftsjahr-Beginnmonat (Format JJJJMM) vermerkt. 4 - jahresbezogen (Wirtschaftsjahr - Endedatum): Wie 3, jedoch wird im Feld "Kategorie1" das aktuelle Wirtschaftsjahr und der Wirtschaftsjahr-Endemonat vermerkt. | |
Definition, ob der Rechnungsnummernkreis automatisch angelegt werden soll und wenn ja, ob die Startnummer bei der Anlage eines neuen Rechnungsnummernkreises automatisch angelegt oder abgefragt werden soll. 0 - Ja, mit Startnummer 1 1 - Ja, mit Startnummer lt. Kategorie: Startnummer ergibt sich aus dem Wert lt. Feld "Kategorie1" (Jahr), "Kategorie2" (Monat) und einer fortlaufenden Nummer, beginnend mit 1. 5 - Abfrage der Startnummer mit Vorschlag 1: Es erfolgt eine Dialogabfrage mit Vorschlagswert "1". 6 - Abfrage der Startnummer mit Vorschlag lt. Kategorie (Standard): Es erfolgt eine Dialogabfrage mit Vorschlagswert lt. Feld "Kategorie1" (Jahr) und "Kategorie2" (Monat). 7 - Nein: Wird diese Ausprägung gewählt, kann eine Rechnung erst gedruckt werden, wenn zuvor manuell ein Nummernkreis angelegt worden ist. Die manuelle Anlage eines Nummernkreises erfolgt im Fenster "Nummernkreise" (Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → Nummernkreise). Diese Option bietet sich an, wenn Sie z. B. Nummernkreise je Erfassungskennzeichen oder separate Nummernkreise für Gutschriften haben. Oder auch wenn Sie einen individuellen Nummernkreis wünschen, der nicht aus den Standard-Parametereinstellungen gebildet werden kann. Ist diese Ausprägung gewählt und noch kein Nummernkreis vorhanden, kommt beim Rechnungsdruck ein Hinweis: "Die Anlage eines neuen Rechnungsnummernkreises ist nicht möglich, da die automatische Nummernkreisanlage deaktiviert ist. Um den Rechnungsnummernkreis anzulegen, öffnen Sie bitte das Fenster "Nummernkreise" und legen Sie dort manuell den entsprechenden Nummernkreis an." Beispiel "Ausprägung 6" Kategorie1 + Kategorie 2 + 00001: Kategorie1: 2017, Kategorie2: 11 - Startnummer: 20171100001 Kategorie1: 2017, Kategorie2: leer - Startnummer: 201700001 Hinweise Ist der Parameter "Nummernkreisart" auf "jahresbezogen (Wirtschaftsjahr)" gesetzt, so werden bei Berücksichtigung der Kategorie für den Startwert nur die ersten 4 Stellen des Feldes "Kategorie1" (Jahr) für die Vergabe bzw. den Vorschlag des Startwertes berücksichtigt. Die Ausprägung "0 - Ja, mit Startnummer 1" ist in Kombination mit einem Präfix nicht möglich. Importieren Sie Aufträge über die Auftragsvorerfassung und der Rechnungsdruck erfolgt im Anschluss automatisch, empfehlen wir die Ausprägung "1 - Ja, mit Startnummer lt. Kategorie". Wenn mit einer automatisierten Erstellung von Rechnungen gearbeitet wird, darf hier keine Ausprägung mit Abfrage eingestellt sein. |
Achtung!
 | Bitte nehmen Sie selbst keine Änderungen in den Parametern vor, sondern besprechen Sie dies bitte immer in einem Termin mit dem WWS Support, da Umstellungen zu Lücken in den Rechnungsnummernkreisen führen können! |
Wenn die Parameter für den Rechnungsdruck dem Standard entsprechen, kommt im neuen Wirtschaftsjahr nur einmal die Abfrage mit dem Vorschlag der ersten Rechnungsnummer lt. Kategorie - also "jahresbezogen (Wirtschaftsjahr)".
Die Standardeinstellungen sind folgende:
| Ein Nummernkreis je | 0 - Firmen-Nr. |
| Nummernkreisart | 3 - jahresbezogen (Wirtschaftsjahr) |
| Nummernkreise automatisch anlegen | 6 - Abfrage der Startnummer mit Vorschlag lt. Kategorie |
Sobald die erste Rechnung im neuen Wirtschaftsjahr (z. B. im Jahr 2026) im Original gedruckt wird, kommt die Abfrage zur Eingabe der Startnummer/aktuellen Nummer für den neuen Nummernkreis.
Beim Druck aller weiteren Rechnungen wird automatisch die Rechnungsnummer fortlaufend lt. Nummernkreis vergeben.
Möchten Sie statt der Abfrage beim Druck der ersten Rechnung die Nummernkreise lieber vorab manuell anlegen, ist dies mit der Neuanlage von Nummernkreisen möglich.
Hinweis
 | Entsprechen die Parametereinstellungen nicht den Standardeinstellungen und wissen Sie nicht, wie Sie mit den getroffenen Einstellungen zum Jahreswechsel umgehen, können Sie sich im WWS Support melden. Hilfe bei den Einstellungen von Nummernkreisen bzw. bei der Kontrolle der Parameter von Nummernkreisen in der WWS ist jedoch nicht im Wartungsvertrag inkludiert. |
Was ist zu tun, wenn die Rechnung im neuen Jahr mit der falschen Rechnungsnummer ausgestellt worden ist?
Sobald eine Rechnung im Original gedruckt worden ist, kann diese nur mehr storniert werden.
Um die Stornorechnung mit der gleichen (falschen) Nummer zu erstellen, kann der folgende Parameter auf "1 - gleiche Nummer wie Original, wenn Stornodatum = Rechnungsdatum" eingestellt werden.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, wie die Vergabe der Stornorechnungsnummer erfolgen soll. 0 - eigene Rechnungs-Nr. lt. Nummernkreis (Standard) 1 - gleiche Nummer wie Original, wenn Stornodatum = Rechnungsdatum Hinweis: Die Ausprägung "1 - gleiche Nummer wie Original, wenn Stornodatum = Rechnungsdatum" ist nur für Firmen mit Unternehmenssitz außerhalb von Ungarn möglich. Die Hinterlegung des Firmensitzes ist hier ersichtlich: CRM → Stammdaten → Firmen → Firmen → Feld "Land" (FIR_FIRMA_LANDNR) Ist hier Ungarn (16) hinterlegt, hat die Ausprägung 1 keine Auswirkung und für die Rechnungsnummer der Stornorechnung wird eine eigene Rechnungsnummer laut Nummernkreis vergeben. |
Hinweis
| Wird der Parameter umgestellt, muss die BMD NTCS neu gestartet werden, damit die Einstellung zieht. |
Beim Druck der Stornorechnung wird dann automatisch mit der gleichen Nummer storniert, wenn das Rechnungsdatum der Stornorechnung dem Rechnungsdatum der Originalrechnung entspricht.
Anschließend kann der Nummernkreis für die Rechnung im Fenster Nummernkreise angepasst werden. Hilfe dazu finden Sie unter dem Punkt Aktuelle Nummer ändern in der Themenhilfe Nummernkreise in der WWS.
Danach kann die Rechnung mit der neuen Rechnungsnummer neu ausgestellt werden.
Rechnung beim Druck rückdatieren
Darf eine Rechnung mit einem Rechnungsdatum im vorigen Jahr erstellt werden?
Programmtechnisch ist dies möglich, aber bitte Vorsicht bei Erfassungskennzeichen mit internem Lieferschein (z. B. FAK (Faktura mit internem Lieferschein) oder GUT (Gutschrift)), da bei diesen Erfassungskennzeichen die Ware am Lager ab- oder zugebucht wird. Dabei ist zu beachten, mit welchem Datum die Lagerbuchung durchgeführt wird.
Wie kann ich eine Rechnung für das vorige Jahr ausstellen?
Im Ausdrucksdialog kann im Standard das gewünschte Rechnungsdatum eingegeben werden.
Wird mit jahresbezogenen Rechnungsnummern gearbeitet, wird die Rechnungsnummer aus dem Rechnungsnummernkreis des Vorjahres genommen.
Beispiel
 | Es wird mit jahresbezogenen Rechnungsnummern gearbeitet. Für jedes Wirtschaftsjahr wird ein eigener Rechnungsnummernkreis angelegt. Altes Wirtschaftsjahr: 2026 mit letzter Rechnungsnummer 202602412 Neues Wirtschaftsjahr: 2027 mit letzter Rechnungsnummer 202700011 Wird nun im Jahr 2027 eine Rechnung mit dem Rechnungsdatum 31.12.2026 erstellt, wird die Rechnungsnummer 202602413 vergeben. |
Hinweis
| Bitte um Vorsicht bei Erfassungskennzeichen mit internem Lieferschein (z. B. FAK (Faktura mit internem Lieferschein) oder GUT (Gutschrift)), da bei diesen Erfassungskennzeichen mit dem Verbuchen der Rechnung die Ware am Lager gebucht wird. Dabei ist zu beachten, mit welchem Datum die Lagerbuchung durchgeführt wird. Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Informationen zum Jahreswechsel in der WWS unter dem Punkt Rechnung beim Druck rückdatieren. |
Mit welchem Datum wird die Ware vom Lager abgebucht, wenn ich bei der Rechnung ein Rechnungsdatum im Vorjahr auswähle?
Die Abbuchung der Ware vom Lager mit dem Rechnungsdruck erfolgt nur bei Erfassungskennzeichen mit internem Lieferschein. Dann ist zu beachten, wie das Lagerbuchungsdatum eingestellt ist.
Standardmäßig wird mit dem Tagesdatum verbucht. Kontrolliert werden kann dies in folgendem Parameter:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Lieferschein
Definition, welches Datum als "Buchungsdatum" im Lager verwendet werden soll. 0 - Tagesdatum (Standard) 1 - Lieferscheindatum 2 - Liefertermin: Das Datum, welches im Feld "Liefertermin" in den Auftragskopfdaten oder den Auftragspositionsdaten eingegeben wird, wird als Buchungsdatum im Lager verwendet. Hinweise Wird mit Transporteinheiten gearbeitet, darf die Ausprägung "2 - Liefertermin" nicht verwendet werden, da dieser Ablauf nicht unterstützt wird. Beim Verbuchen des Lieferscheins kommt es zur Meldung, dass Transporteinheiten nicht unterstützt werden. Dieser Parameter kann über das Feld "Lagerbuchungsdatum" am Erfassungskennzeichen mit folgenden Ausprägungen übersteuert werden:
Wird die Ausprägung "1 - Lieferscheindatum" verwendet und es sollen Stücklistenartikel mit dem Lieferscheindatum ins Lager gebucht werden, funktioniert dies nur, wenn der Parameter "Buchungsdatum für Materialabgang" (zu finden im Paket PPS → Stammdaten → Einstellungen → PPS Parameter → PPS & WWS allgemein → Stückliste) auf die Ausprägung "3 - Verarbeitungsdatum" eingestellt ist. Ist diese Ausprägung nicht eingestellt, werden die Stücklistenartikel mit dem Tagesdatum ins Lager gebucht. ACHTUNG: Dieser Parameter sollte nur umgestellt werden, wenn keine PPS in Verwendung ist. Wird die PPS verwendet, klären Sie dies bitte mit dem PPS Support ab. |
Die Ausprägungen des Parameters wirken sich auf die Rückdatierung ins vorherige Jahr wie folgt aus:
- 0 - Tagesdatum: Das Rechnungsdatum kann ins alte Jahr rückdatiert werden, denn die Lagerbuchung erfolgt mit dem Tagesdatum im neuen Jahr.
- 1 - Lieferscheindatum: Wird das Rechnungsdatum bei Erfassungskennzeichen mit internem Lieferschein (z. B. FAK oder GUT) zurückdatiert, so erfolgt die Lagerbuchung auch im vorherigen Jahr! Wurde aber bereits die Inventur gezählt, erfasst und ins Lager gebucht, so haben die Lagerbuchungen keinen Einfluss auf die Inventur und somit auf den aktuellen Lagerstand.
- 2 - Liefertermin: Die Lagerbuchung erfolgt anhand des Liefertermins der Auftragsposition.
Übersteuert wird dieser Parameter durch das Feld "Lagerbuchungsdatum" am Erfassungskennzeichen für Verkauf. Nur wenn dieses auf "Standard (lt. Parameter)" steht, zieht die Parametereinstellung.
Lieferschein beim Druck rückdatieren
Darf ein Lieferschein mit einem Lieferscheindatum im vorigen Jahr erstellt werden?
Ja, dies ist programmtechnisch möglich.
Im Ausdrucksdialog kann im Standard das gewünschte Lieferscheindatum eingegeben werden.
Mit welchem Datum wird die Ware des Lieferscheins beim Rückdatieren im Lager abgebucht?
Standardmäßig wird mit dem Tagesdatum verbucht. Kontrolliert werden kann dies in folgendem Parameter:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Lieferschein
Definition, welches Datum als "Buchungsdatum" im Lager verwendet werden soll. 0 - Tagesdatum (Standard) 1 - Lieferscheindatum 2 - Liefertermin: Das Datum, welches im Feld "Liefertermin" in den Auftragskopfdaten oder den Auftragspositionsdaten eingegeben wird, wird als Buchungsdatum im Lager verwendet. Hinweise Wird mit Transporteinheiten gearbeitet, darf die Ausprägung "2 - Liefertermin" nicht verwendet werden, da dieser Ablauf nicht unterstützt wird. Beim Verbuchen des Lieferscheins kommt es zur Meldung, dass Transporteinheiten nicht unterstützt werden. Dieser Parameter kann über das Feld "Lagerbuchungsdatum" am Erfassungskennzeichen mit folgenden Ausprägungen übersteuert werden:
Wird die Ausprägung "1 - Lieferscheindatum" verwendet und es sollen Stücklistenartikel mit dem Lieferscheindatum ins Lager gebucht werden, funktioniert dies nur, wenn der Parameter "Buchungsdatum für Materialabgang" (zu finden im Paket PPS → Stammdaten → Einstellungen → PPS Parameter → PPS & WWS allgemein → Stückliste) auf die Ausprägung "3 - Verarbeitungsdatum" eingestellt ist. Ist diese Ausprägung nicht eingestellt, werden die Stücklistenartikel mit dem Tagesdatum ins Lager gebucht. ACHTUNG: Dieser Parameter sollte nur umgestellt werden, wenn keine PPS in Verwendung ist. Wird die PPS verwendet, klären Sie dies bitte mit dem PPS Support ab. |
Übersteuert wird dieser Parameter durch das Feld "Lagerbuchungsdatum" am Erfassungskennzeichen für Verkauf. Nur wenn dieses auf "Standard (lt. Parameter)" steht, zieht die Parametereinstellung.
Steht der Parameter bzw. das Feld "Lagerbuchungsdatum" auf "Tagesdatum", ist das Belegdatum zwar im alten Jahr, der Lagerabgang jedoch im neuen Jahr.
Was kann ich machen, wenn die Ware nicht im alten Jahr abgebucht worden ist?
Ist es nicht gewünscht, dass das Belegdatum des Lieferscheins im alten Jahr ist und der Lagerabgang im neuen Jahr, muss der Lieferschein storniert werden. Beim Stornolieferschein ist ebenfalls das Datum im alten Jahr als Lieferscheindatum zu verwenden.
Dann kann der Parameter "Lagerbuchungsdatum" oder das Feld "Lagerbuchungsdatum" am Erfassungskennzeichen auf "Lieferscheindatum" umgestellt werden.
Danach kann der Lieferschein erneut mit dem Datum im vorherigen Jahr ausgestellt werden. Nun wird der Lagerabgang im alten Jahr gebucht.
Hinweis
| Ist aber bereits die Inventur gezählt, erfasst und ins Lager gebucht worden, so hat der Lagerabgang keinen Einfluss auf die Inventur und somit auf den aktuellen Lagerstand. |
Lagerbuchungsdatum bei Warenannahme
Mit welchem Datum wird die Ware im Lager zugebucht?
Grundsätzlich wird die Ware mit dem Datum der Verbuchung (Tagesdatum) ins Lager gebucht. Unabhängig davon, welches Eingangsdatum beim Lieferschein hinterlegt worden ist, wird der Zeitpunkt der Verbuchung (Datum und Uhrzeit) für das Lagerbuchungsdatum herangezogen.
Ist es gewünscht, ein fixes Lagerbuchungsdatum zu verwenden, ist dies im Feld "Buchungsdatum" zu hinterlegen. Dieses zieht vorrangig vor dem Verbuchungsdatum.
Nähere Informationen dazu finden Sie unter dem Punkt Lagerbuchung in der Themenhilfe Warenannahme.
Wie kann ich ein falsches Lagerbuchungsdatum der Warenannahme korrigieren?
Ist die Warenannahme noch nicht verbucht worden, kann in der Warenannahmeübersicht das Feld "Buchungsdatum" eingeblendet und bearbeitet werden.
Ist die Warenannahme mit dem falschen Lagerbuchungsdatum bereits verbucht, muss die Warenannahme storniert werden. Danach wird das gewünschte Buchungsdatum eingegeben und die Warenannahme erneut verbucht.
Jahreswechsel in der Kasse
Was ist beim Jahreswechsel in der Kasse zu beachten?
Für die Kasse sind im Standard keine Einstellungen beim Jahreswechsel notwendig. Nur die Jahresübernahme in der FIBU muss für das neue Wirtschaftsjahr durchgeführt worden sein. Ist keine FIBU Lizenz vorhanden, wird die Jahresübernahme automatisch durchgeführt.
Kann die Bonnummer jahresbezogen geführt werden?
Nein, Bonnummern laufen im neuen Wirtschaftsjahr automatisch weiter. Dafür gibt es keinen Nummernkreis.
Wird für die Bonnummern ein neuer Nummernkreis beim Jahreswechsel angelegt?
Nein, für Bonnummern gibt es nur einen fortlaufenden Nummernkreis. Bonnummern können nicht jahresbezogen geführt werden.
Ist es möglich, die Kassenabschlussnummern jahresbezogen zu führen?
Nein, Kassenabschlussnummern laufen im neuen Wirtschaftsjahr automatisch weiter. Dafür gibt es keinen Nummernkreis.
Kann die Fibu-Belegnummer jahresbezogen geführt werden?
Ja, dies kann über folgenden Parameter gesteuert werden:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Kasse → FIBU
Definition der Nummernkreisart für die FIBU-Belegnummer. 0 - Allgemein: Die Nummernkreisvergabe erfolgt fortlaufend. 1 - Jahr: Zum Jahresbeginn (jeden Jänner) wird ein neuer Nummernkreis gestartet bzw. im Feld "Kategorie1" das aktuelle Jahr vermerkt. 3 - Jahr + Monat: Monatlich wird ein neuer Nummernkreis gestartet bzw. im Feld "Kategorie1" das aktuelle Jahr und im Feld "Kategorie2" der aktuelle Monat vermerkt. 4 - Wirtschaftsjahr + Beginnmonat: Zum Wirtschaftsjahr (lt. FIBU-Stamm) wird ein neuer Nummernkreis gestartet bzw. im Feld "Kategorie1" das aktuelle Wirtschaftsjahr und der Wirtschaftsjahr-Beginnmonat (Format JJJJMM) vermerkt. 5 - Wirtschaftsjahr + Endemonat: Wie 4, jedoch wird in dem Feld "Kategorie1" das aktuelle Wirtschaftsjahr und der Wirtschaftsjahr-Endemonat vermerkt. 6 - Wirtschaftsjahr: Zum Wirtschaftsjahr (lt. FIBU-Stamm) wird ein neuer Nummernkreis gestartet bzw. im Feld "Kategorie1" das aktuelle Wirtschaftsjahr vermerkt. 7 - Wirtschaftsjahr (Endedatum): Wie 6, jedoch wir die Jahreszahl vom Endedatum verwendet. Beispiel Beginn: 01.04.2016 /Ende: 31.03.2017 Variante 6: 2016xxxxxx Variante 7: 2017xxxxxx Hinweis: Zusätzlich zur Bonnummer wird für jeden FIBU-relevanten Kassenbon eine FIBU Belegnummer vergeben. |
Der Standardwert des Parameters ist "0 - Allgemein". Wird der Parameter umgestellt, z. B. auf "6 - Wirtschaftsjahr", wird mit dem nächsten Bon ein neuer Nummernkreis angelegt.
Bestehende Belegnummern werden nicht mehr abgeändert!
Hinweis
| Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an unseren Support. Hilfe bei den Einstellungen von Nummernkreisen ist allerdings nicht im Wartungsvertrag inkludiert. |
Wie führe ich einen Jahresabschluss in der Kasse durch?
Die RKSV-Monatsabschlüsse werden automatisch beim ersten Start der Kasse im neuen Monat erstellt. Dies ist auch beim Jahresbeleg im Jänner (= Monatsabschluss vom Dezember) der Fall.
Die Registrierkasse prüft zusätzlich beim Öffnen der Kasse, ob in den folgenden Parametern im Paket CRM der Registrierkassen-Webservice-User hinterlegt ist.
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Zugangsdaten
Hinterlegen Sie hier Ihre Teilnehmer-ID für das FinanzOnline-Registrierkassen-Webservice. Bitte beachten Sie auch die weiteren Informationen in der Dokumentation "Anlage und Hinterlegung WebUser", insbesondere auch die dortigen Hinweise zur globalen bzw. firmenbezogenen Hinterlegung. | |
Hinterlegen Sie hier jene Benutzer-ID, die in FinanzOnline für das Registrierkassen-Webservice unter Ihrer Teilnehmer-ID freigeschaltet ist. Diese ist nicht jene Benutzer-ID, mit der Sie sich selbst in FinanzOnline einloggen. Bitte beachten Sie auch die weiteren Informationen in der Dokumentation Anlage und Hinterlegung WebUser, insbesondere auch die dortigen Hinweise zur globalen bzw. firmenbezogenen Hinterlegung. | |
Hinterlegen Sie hier den PIN für jene User-ID, welche in FinanzOnline für das Registrierkassen-Webservice angelegt wurde. Dies ist nicht jene PIN, die Sie bei Ihrem Einstieg in FinanzOnline bekannt geben. Bitte beachten Sie auch die weiteren Informationen in der Dokumentation Anlage und Hinterlegung Web-User, insbesondere auch die dortigen Hinweise zur globalen bzw. firmenbezogenen Hinterlegung. |
Als Rückfallebene dient die Hinterlegung des Webservice-Users für FinanzOnline in folgenden Parametern. Ist dieser bereits hinterlegt, muss kein eigener Registrierkassen-Webservice-User angelegt werden. In diesen Parametern darf der Registrierkassen-Webservice-User nicht hinterlegt werden!
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Zugangsdaten
Hinterlegen Sie hier Ihre Webservice-Teilnehmer-ID für den Einstieg in FinanzOnline (8 - max. 12 Stellen). Der Webservice-Zugang ist NICHT der gleiche Zugang, mit dem Sie sich selbst in FinanzOnline einloggen! Wie Sie einen entsprechenden Webservice-User erstellen, lesen Sie unter Anlage und Hinterlegung WebUser. Es sind keine Umlaute zulässig.
Sie finden die entsprechenden Infos in der Themendokumentation Prüfmöglichkeiten für UID-Nummern unter dem Punkt FinanzOnline. | |
Hinterlegen Sie hier Ihre Webservice-Benutzer-ID für den Einstieg in FinanzOnline. Der Webservice-Zugang ist NICHT der gleiche Zugang, mit dem Sie sich selbst in FinanzOnline einloggen! Wie Sie einen entsprechenden Webservice-User erstellen, lesen Sie unter Anlage und Hinterlegung WebUser. Es sind keine Umlaute zulässig. Bitte beachten Sie auch folgende weitere Informationen zu diesem Thema:
Sie finden die entsprechenden Infos in der Themendokumentation Prüfmöglichkeiten für UID-Nummern unter dem Punkt FinanzOnline. | |
Hinterlegen Sie hier Ihre Webservice PIN für den Einstieg in FinanzOnline. Der Webservice-Zugang ist NICHT der gleiche Zugang, mit dem Sie sich selbst in FinanzOnline einloggen! Wie Sie einen entsprechenden Webservice-User erstellen, lesen Sie unter Anlage und Hinterlegung Web-User. Bitte beachten Sie auch folgende weitere Informationen zu diesem Thema:
Sie finden die entsprechenden Infos in der Themendokumentation Prüfmöglichkeiten für UID-Nummern unter dem Punkt FinanzOnline. |
Sind die Daten für den Registrierkassen-Webservice-User bzw. Webservice-User hinterlegt, wird der Jahresbeleg automatisch an FinanzOnline übermittelt.
Ist die Übertragung der RKSV-Belegprüfung im neuen Jahr erfolgreich, erscheint folgende Meldung: "Der erforderliche Jahresbeleg wurde ordnungsgemäß erstellt, an FinanzOnline übermittelt und erfolgreich geprüft. Es sind keine weiteren Schritte mehr notwendig und Sie können das Kassenprogramm mit 'Ok' wie gewohnt starten."
Mit "Ok" wird die Kassenerfassung gestartet und es kann normal weitergearbeitet werden.
Weiterführende Informationen finden Sie in der Themenhilfe Registrierkassensicherheitseinrichtung.
 | Siehe auch: |