Ein neues Wirtschaftsjahr wird automatisch mit der Jahresübernahme angelegt. Die Jahresübernahme steht Ihnen unter dem Punkt Stammdaten → Jahresübernahme zur Verfügung oder Sie wählen in den Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten → dazugehörige Buchhaltungen die Funktion Jahresübernahme aus. Eine Neuanlage der FIBU ist nicht empfehlenswert, sondern sollte zwingend mit der Jahresübernahme angelegt werden, dadurch werden alle Fibu-bezogenen Einstellungen etc. vom Vorjahr automatisch übernommen.

1.2. Wie oft kann die Jahresübernahme durchgeführt werden?

Die Jahresübernahme kann beliebig oft durchgeführt werden. Die bestehenden EB-Buchungen werden bei Bedarf entsprechend korrigiert.

Der Zeitpunkt für die erstmalige Jahresübernahme muss nicht exakt zum Wirtschaftsjahrbeginn stattfinden - die Jahresübernahme kann bereits im Voraus durchgeführt werden.

1.3. Wie wird bei der Jahresübernahme die "aktuelle FIBU" in den Firmen- und FIBU-Stammdaten hinterlegt?

Das Kennzeichen "aktuelle FIBU" am FIBU-Stamm wird im Zuge der Jahresübernahme oder der UVA-Erstellung nach folgenden Kriterien automatisch gesetzt.

1. Jahresübernahme

Mandanten-FIBU

auf der neuen FIBU wird immer die aktuelle FIBU gesetzt.

Eigene FIBU

Wenn die Von-FIBU die aktuelle FIBU ist und
auf der aktuellen FIBU kein "letzter UVA-Monat" gesetzt ist
oder wenn der "letzte UVA-Monat" das Wirtschaftsjahrs-Ende ist
oder eine UVA-XML mit der Periode vom Wirtschaftsjahr-Ende ist.

2. UVA-Erstellung (hier gibt es keine Unterscheidung zwischen Mandanten-FIBU oder eigene FIBU)

Erstellung UVA im Vorjahr

Die Vorjahres-FIBU ist die aktuelle FIBU. Die UVA wird vom letzten Wirtschaftsjahr-Monat erstellt und es gibt bereits ein Folgejahr → die Folgejahr-FIBU wird automatisch als aktuelle FIBU gesetzt.

Erstellung UVA im neuen FIBU-Jahr

Die UVA wird in einer FIBU erstellt, welche nicht als aktuelle FIBU gekennzeichnet ist. Hier wird geprüft, ob bei der Vorjahres-FIBU die aktuelle FIBU hinterlegt ist. Ist das der Fall, so wird die UVA-FIBU als aktuelle FIBU gesetzt.

In Ausnahmefällen kann das neue FIBU-Jahr manuell als aktuelle FIBU markiert werden. Diese Hinterlegung können Sie in den Firmen- und FIBU-Stammdaten vornehmen.

Dafür können Sie auf der Firma im Feld aktuelle FIBU die FIBU auswählen. Oder Sie können in der Übersicht der Firmen- und FIBU-Stammdaten die entsprechende FIBU markieren, und diese unter den Funktionen "Als aktuelle FIBU übernehmen" auswählen.

Die aktuelle FIBU ist die FIBU jenes Wirtschaftsjahres, in der vorrangig gearbeitet wird. Entscheidend ist das richtige FIBU-Jahr dann, wenn folgende NTCS Pakete zusätzlich zur FIBU verwendet werden:

ER-Kontrolle: Die Stammdaten (z. B. Konten) der jeweils aktuellen FIBU werden in der ER-Kontrolle angezeigt und können bebucht werden. Werden Eingangsrechnungen in die FIBU verbucht, landen diese in der FIBU, wo die Erfassung der Eingangsrechnungen durchgeführt wurde.
Warenwirtschaft: Suchen Sie in der Warenwirtschaft nach einem Konto, so wird der Kontorahmen in der aktuellen FIBU geöffnet. Werden Ausgangsrechnungen in die FIBU verbucht, landen diese nicht in der hinterlegten aktuellen FIBU, sondern werden lt. Belegdatum in die jeweilige FIBU verbucht.
CRM: Wenn im CRM ein Kunde angelegt wird, wird dieser in die aktuelle FIBU durchgeschrieben.
Honorarverrechnung: Die aktuelle FIBU wird insofern schlagend, dass die entsprechende Unternummer für die Verbuchung herangezogen wird. Hier wird über das VORJAHR und FOLGEJAHR die zum Belegdatum passende FIBU für die Verbuchung gewählt.

Wird für eine FIBU längere Zeit vor dem eigentlichen Bilanzstichtag eine Jahresübernahme durchgeführt, darf die FIBU des neuen Jahres noch nicht als aktuelle FIBU gekennzeichnet werden.

Vielmehr muss der Wechsel auf das neue Jahr in der aktuellen FIBU zu dem Zeitpunkt durchgeführt werden, ab dem tatsächlich vorrangig in der neuen FIBU gearbeitet (z. B. gebucht) wird.

Neben der Jahresübernahme kann die Einstellung der aktuellen FIBU noch direkt im Firmenstamm gewartet werden. Außerdem wird beim Datenimport einer FIBU in eine Firma, in der es noch keine aktuelle FIBU gibt, die Einstellung der aktuellen FIBU automatisch angepasst.

Für den seltenen Ausnahmefall, dass in einem Jahr mehrere FIBUs in einem Jahr geführt werden, ist als aktuelle FIBU jene zu hinterlegen, in der hauptsächlich gearbeitet wird. Also jene FIBU, auf deren Stammdaten hauptsächlich zugegriffen wird und in die Buchungen importiert werden.

1.4. Kann eine Jahresübernahme rückgängig gemacht werden?

Die Jahresübernahme kann nicht rückgängig gemacht werden. Durch eine erneute Jahresübernahme werden bestehenden EB-Buchungen korrigiert.

Wurde die Jahresübernahme mit falschen Einstellungen durchgeführt und wurden noch keine weiteren Buchungen im neuen Wirtschaftsjahr gebucht, kann die FIBU nochmals gelöscht und neu übernommen werden. Einzelne EB-Buchungen können im Buchungsprogramm gelöscht werden.

1.5. Bei einem Konto mit OP-Kennzeichen wird bei der Jahresübernahme anstatt der einzelnen offenen Posten, nur der Saldo eröffnet. Was ist der Grund dafür?

Folgende Punkte sollten Sie kontrollieren:

Wie wird die Jahresübernahme durchgeführt? Bei der Jahresübernahme muss im Fenster "EB-Übernahme" bei den Sachkonten die Ausprägung "OP-Übernahme bei OP-führenden Sachkonten, sonst Saldenübernahme" ausgewählt werden.
Ist das betreffende Konto im Folgejahr als Fixkonto hinterlegt? Steigen Sie dafür unter Stammdaten → Fixkonten ein und filtern Sie nach der jeweiligen Kontonummer. Sobald ein Konto als Fixkonto definiert ist, wird nur eine Saldenübernahme durchgeführt.
Ist das betreffende Konto auf einem anderen Konto als EB-Buchkonto hinterlegt? Um das zu überprüfen, steigen Sie unter Stammdaten → Konten ein, blenden sich über die Feldauswahl das Feld "EB-Buchkontonummer" ein und filtern Sie in dieser Spalte nach dem jeweiligen Konto. Ist das betreffende Konto bei einem anderen Konto als EB-Buchkonto hinterlegt, so wird auf dem Konto ebenfalls nur der Saldo ins neue Jahr vorgetragen.

1.6. Bei einem Konto ohne OP-Kennzeichen werden immer alle Positionen des Kontos eröffnet, anstatt mit einem Saldo. Was ist der Grund dafür?

Werden bei einer Jahresübernahme alle Positionen aus dem Vorjahr übernommen, so kann das mehrere Ursachen haben. Kontrollieren Sie in diesem Fall folgende Punkte:

Buchungen mit IC-Code
Buchungen mit Filiale
Buchungen mit verschiedenen Buchungsarten
Konto wurde als Anzahlungskonto in den Fixkonten hinterlegt

1.7. Gibt es für die Jahresübernahme einer Firmengruppe etwas zu beachten?

Die Jahresübernahme der operativen Firmen wird ohne besondere Einstellungen vorgenommen.

Für eine nicht-operative Firma (Firma 98) ist keine Jahresübernahme notwendig, da diese Firma einem Standardkontenrahmen gleichzusetzen ist. Hier ist das Fibu-Jahr ohne Bedeutung.

1.8. Wie werden Budgetmodelle bzw. Budgetwerte ins neue Jahr vorgetragen?

Bei der erstmaligen Fibu-Jahresübernahme werden die Budgetmodelle und die Budgetwerte in das neue Fibu-Jahr vorgetragen. Das dafür relevante Häkchen sollte daher keinesfalls entfernt werden:

Wurde der Punkt Übernahme der Budgetwerte allerdings deaktiviert, wird beim Einstieg in die Unternehmensplanung folgende Meldung ausgegeben:

"In der FIBU 2024/01 sind Budgetmodelle (inkl. Werte) vorhanden, die noch nicht in die aktuelle FIBU 2025/01 übernommen wurden. Möchten Sie die Übernahme der Budgetmodelle inkl. Werte jetzt starten?"

Über die Funktion Budgetwerte übernehmen kann die Übernahme der relevanten Budgetmodelle bzw. Budgetwerte somit im Nachhinein gestartet werden. Alternativ können die einzelnen Budgetmodelle auch manuell vom Vorjahr in das neue Jahr kopiert werden:

2. EB-Korrektur

2.1. Werden bei einer erneuten Jahresübernahme die EB-Buchungen überschrieben oder hinzugefügt?

Bestehende EB-Buchungen werden bei einer erneuten Jahresübernahme korrigiert. Ändern sich im Vorjahr die Salden, werden mit der Saldenübernahme die bestehenden EB-Buchungen im neuen Jahr korrigiert.

Bei einer Offenen-Posten-Übernahme werden die EB-Buchungen im neuen Jahr ebenfalls korrigiert, wenn im Vorjahr noch eine Änderung durchgeführt wird. Neue Offene Posten werden ergänzt.

2.2. Wie kann eine EB-Korrektur durchgeführt werden?

Die Jahresübernahme kann jederzeit bzw. mehrmals durchgeführt werden. Die bestehenden EB-Buchungen werden bei Bedarf entsprechend korrigiert.

Wurde die Jahresübernahme bereits manuell durchgeführt, wird

beim Ausstieg aus der Buchungsmaske bzw. Import Buchungen des alten und neuen Jahres,
beim Einstieg in die Buchungsmaske mit dem neuen Jahr und
beim Wechsel in der Buchungsmaske auf das neue Jahr

folgende Meldung angezeigt:

Über die Schaltfläche "Geänderte Konten anzeigen" können Sie kontrollieren, welche Konten übernommen bzw. geändert werden. Das gewünschte Buchungssymbol für die Jahresübernahme können Sie eingeben.

Die Abfrage kann mittels Parameter (Stammdaten → Allgemeine FIBU Paramater → Buchen → EB-Korrektur) deaktiviert werden.

2.3. Warum erscheint im Buchen die Meldung für die EB-Korrektur nicht?

Damit die EB-Korrektur-Abfrage erscheint, muss einmalig eine NTCS Jahresübernahme durchgeführt werden.
Weiters müssen die Felder betreffend Vorjahr und Folgejahr am Fibu-Stamm richtig befüllt sein.
Die Abfrage kann mittels Parameter (Stammdaten → Allgemeine FIBU Parameter → Buchen → EB-Korrektur) deaktiviert werden.

2.4. Warum werden bei der EB-Korrektur aus dem Buchungsprogramm nicht alle Konten übernommen?

Bei der EB-Korrektur aus dem Buchungsprogramm werden immer die Einstellungen der letzten manuell durchgeführten Jahresübernahme verwendet.

Wurde bei der Jahresübernahme z. B. eine EB-Übernahme aus Tabelle gestartet, werden bei der EB-Korrektur auch nur diese Konten übernommen.

2.5. Was ist zu tun, wenn der Endsaldo des Vorjahres nicht mit dem EB-Saldo im neuen Jahr übereinstimmt?

Gegebenenfalls haben sich die Endsalden geändert und es muss eine erneute Jahresübernahme durchgeführt werden.
Sollten sich die EB-Salden dadurch nicht geändert haben, ist eventuell im Vorjahr ein "EB-Buchkonto" am Kontostamm hinterlegt. EB-Buchkonto: Bei der Jahresübernahme erfolgt die Eröffnungsbuchung auf dem hier hinterlegten EB-Buchkonto (wenn z. B. der Gewinnvortrag auf einer anderen Kontonummer eröffnet werden soll). Auf diesem Konto wird der Saldo eröffnet - eine OP-Übernahme ist in diesem Fall nicht möglich.
Wird für das Konto keine EB-Buchung gemacht, ist eventuell auf diesem Konto das "EB-Kennzeichen" auf "keine EB-Übernahme" gesetzt.
Weiters kann kontrolliert werden, ob die Kontenart am Kontenstamm verändert wurde. Die EB-Übernahme wird nur für Aktiv-/Passivkonten durchgeführt.

3. Fehler bzw. Hinweise

3.1. Warum wird ein Konto bei der Jahresübernahme nicht übernommen?

Die EB-Übernahme wird nur für Aktiv-/Passivkonten durchgeführt. Eventuell ist auf dem jeweiligen Konto die falsche Kontenart hinterlegt oder wurde geändert.
Auf diesem Konto wurde das "EB-Kennzeichen" auf "Keine EB-Übernahme" gesetzt.
Auf diesem Konto wurde ein "EB-Buchkonto" hinterlegt. EB-Buchkonto: Bei der Jahresübernahme erfolgt die Eröffnungsbuchung auf dem hier hinterlegten EB-Buchkonto (wenn z. B. der Gewinnvortrag auf einer anderen Kontonummer eröffnet werden soll). Auf diesem Konto wird der Saldo eröffnet - eine OP-Übernahme ist in diesem Fall nicht möglich.
Das jeweilige Konto weist eine OP-Differenz auf, welche in der Manuellen Auszifferung behoben werden muss.

3.2. Wie kann ich ein Konto übernehmen, welches zwar den Kontensaldo "null" ergibt, aber die Buchungen pro Filiale einen Saldo aufweisen?

Annahme:

Ein Konto hat einen Gesamtsaldo von "null".

Mit Filiale 1 gibt es einen Saldo von € 1.000,00 auf diesem Konto.

Ohne Filiale gibt es einen Saldo von € -1.000,00 auf diesem Konto.

Bei der Jahresübernahme wird ein Konto mit einem Saldo von "null" nicht ins nächste Jahr übertragen. Sollten aber diese Salden pro Filiale aber ins nächste Jahr übertragen werden, dann hinterlegen Sie dazu folgenden Parameter: Finanzbuchhaltung → Stammdaten → FIBU Parameter → Allgemein → Anzeige → Eingabefeld für Buchungsvariante anzeigen.

Dieser Parameter wirkt sich weiters auf die Bildschirmansicht Kontoblatt und Saldenliste, sowie im Buchen, der manuellen Auszifferung und im Export für Betriebsprüfung aus.

3.3. Warum ist der Saldo am EB-Konto nach der Jahresübernahme nicht auf "null"?

Bleibt nach der Jahresübernahme am EB-Konto des neuen Jahres ein Saldo stehen, kann dies verschiedene Ursachen haben. Genaue Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zur Jahresübernahme.

3.4. "OP-Differenz in WJ -alt/neu. Konto wurde nicht übernommen". Was ist zu tun, wenn bei der Jahresübernahme dieser Fehler erscheint?

OP-Differenzen müssen zwingend in dem jeweiligen Wirtschaftsjahr behoben werden, damit die Jahresübernahme durchgeführt werden kann. Dafür steht die "Manuelle Auszifferung" im Buchungsprogramm zur Verfügung. Das jeweilige Konto bzw. die betroffene Buchhaltung werden in der Meldung angezeigt:

3.5. Was ist zu tun, wenn bei der Jahresübernahme die Meldung kommt, dass zu einer EB-Buchung kein offener Posten zum Stichtag der Jahresübernahme gefunden werden kann und die EB-Buchung inkl. der Auszifferung verworfen wird?

Mit dieser Meldung wird darauf hingewiesen, dass im aktuellen Jahr bereits bezahlte EB-Buchungen existieren, zu denen im Vorjahr kein offener Posten zum Stichtag der Jahresübernahme ermittelt werden konnte.

Diese EB-Buchungen werden inklusive der zugehörigen Auszifferung gelöscht. Dazu wird Folgendes verglichen:

Belegnummer/Belegdatum
Kontonummer
Externe Belegnummer
Ablaufnummer/Ablauftyp
OP-Betrag im Vorjahr mit EB-Buchungsbetrag im laufenden Jahr und
ob Buchungsbeträge in beiden Jahren gleich sind.

Im Anschluss an die Jahresübernahme erscheint ein Fehlerprotokoll, auf welchem ersichtlich ist, welche Auszifferungen verworfen wurden. Diese müssen in der manuellen Auszifferung wiederhergestellt werden.

Sind zu viele offene Posten betroffen (z. B. nach einer Datenübernahme), können die EB-Buchungen manuell im neuen Jahr korrigiert werden. Dabei gehen keine bestehenden Auszifferungen verloren.

3.6. Warum ist auf einem GuV-Konto ein EB-Saldo?

Ist auf einem GuV-Konto ein EB-Saldo vorhanden, kann das verschiedene Ursachen haben:

auf dem GuV-Konto wurde die Kontenart Aktiv bzw. Passiv hinterlegt
dieses Konto wurde als EB-Buchkonto hinterlegt
es handelt sich um ein überlanges Geschäftsjahr.

3.7. Warum fehlen nach einer erneuten Jahresübernahme Zahlungskreise im ZV ,welche im Vorjahr zusätzlich angelegt wurden?

Die Zahlungskreise werden nur bei der erstmaligen Jahresübernahme ins neue Jahr übertragen. Werden nachträglich Zahlungskreise im alten Jahr angelegt, so werden diese bei einer erneuten Jahresübernahme nicht ins neue Jahr übernommen.

Sollten Sie diese Zahlungskreise im neuen Jahr benötigen, so können Sie in der neu angelegten FIBU die Zahlungskreise löschen. Diese werden bei einem nochmaligen Einstieg in den Zahlungsvorschlag übernommen (solange für die aktuelle FIBU noch kein Folgejahr existiert). Voraussetzung für die Übernahme der Zahlungskreise ist die richtige Hinterlegung der Vorjahres-Firma und Vorjahres-FIBU in den Firmen- und FIBU-Stammdaten.

Siehe auch:

Jahresübernahme FIBU

Firmen- und FIBU-Stammdaten

FAQ Jahresübernahme