Belegfreigabe und Belegverarbeitung
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte.
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte.Allgemein
Die Belegfreigabe und Belegverarbeitung wird verwendet, um Originalrechnungen mit Rechnungsnummer (z. B. nach einem Rechnungslauf) zu kontrollieren, bevor diese an den Kunden versendet werden. Der Versand ist per E-Mail oder Ausdruck möglich.
Beispiel  | Die bereits fertigen Rechnungen müssen intern (Führungsebene) noch freigegeben werden, bevor diese endgültig an den Kunden versendet werden dürfen. |
Hinweis
 | Damit die Belegverarbeitung verwendet werden kann, ist die Lizenz für das Archiv notwendig! |
Stammdaten
Einstellung am Ausdrucksmodelldetail
Am Ausdrucksmodelldetail wird die Belegfreigabe über das Feld "Belegfreigabe notwendig" aktiviert:
| Belegfreigabe notwendig | Definition, ob für das Ausdrucksmodelldetail eine Belegfreigabe notwendig ist. Erst nach der Belegfreigabe ist der endgültige Ausdruck aktiv. |
Hinweis
| Werden mehrere Ausdrucksmodelldetails bei einem Ausdrucksmodell verwendet, dann muss bei jedem Ausdrucksmodelldetail das Feld "Belegfreigabe notwendig" aktiviert werden. |
Einstellungen am Kundenstamm
Am Kundenstamm können die Felder Rechnung per E-Mail und E-Mail entsprechend angepasst werden:
Wird eine Rechnung mit Belegfreigabe erstellt, die nicht per E-Mail an den Kunden versendet werden soll, dann wird diese Rechnung aufgrund der Einstellungen automatisch ausgedruckt und kann z. B. per Post versendet werden.
Tägliches Arbeiten
Erstellen der Originalrechnung
Wird eine Rechnung mit der entsprechenden Einstellung am Ausdrucksmodelldetail gedruckt, bekommt die Rechnung eine Rechnungsnummer und ist in den Rechnungen ersichtlich.
Hinweis
| Je nach Einstellung am Ausdrucksmodell wird zum Zeitpunkt des Originalausdrucks der Rechnung ein PDF erstellt und die Rechnung wird zu diesem Zeitpunkt archiviert. |
Der Unterschied zur "normalen" Rechnungserstellung ist beim Rechnungsdruck mit Belegfreigabe, dass zum Zeitpunkt des Ausdrucks der Originalrechnung diese weder ausgedruckt noch per E-Mail an den Kunden versendet wird.
Der Ablauf mit Belegfreigabe ist ebenso im Rechnungslauf möglich.
Hinweis
| Bei Verwendung der Belegfreigabe wird die Rechnung erst nach der Belegverarbeitung verspeichert. |
Belegfreigabe und Belegverarbeitung
Damit die bereits erstellte Rechnung nun an den Kunden per E-Mail versendet oder ausgedruckt wird, muss die Rechnung in den Rechnungen freigegeben und verarbeitet werden.
Dazu sind folgende Funktionen in den Rechnungen im Fenstermenü unter Funktionen oder über das Kontextmenü (rechte Maustaste auf eine Rechnung) über "Belegfreigabe/Belegverarbeitung" ausführbar:
 Belege freigeben | Damit Belege einzeln oder mehrere Belege gleichzeitig verarbeitet werden können, muss die Freigabe der entsprechenden Rechnung(en) durchgeführt werden. Hier gibt es die Möglichkeit, die Freigabe zu setzen bzw. die Freigabe wieder aufzuheben. Ist folgender Parameter auf "sofort nach Freigabe" eingestellt, wird die Belegverarbeitung sofort nach Freigabe des Belegs durchgeführt, d. h., die Rechnung wird nach der Freigabe per E-Mail an den Kunden versendet oder ausgedruckt. Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck:
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| Belege verarbeiten | Der Schritt muss nur dann manuell ausgeführt werden, wenn der folgende Parameter auf "manuell" eingestellt ist: Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck:
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| Belege verarbeiten ohne Belegversand | Diese Funktion führt einen Testablauf der Verarbeitung der Rechnungen per E-Mail durch. Das heißt, die Rechnung wird dabei noch nicht an die tatsächliche E-Mail-Adresse gesendet, sondern an die E-Mail-Adresse des Users, der momentan in der NTCS angemeldet ist. Dieser Testmodus setzt daher eine E-Mail-Adresse beim jeweiligen Mitarbeiter voraus. Die Anhänge der E-Mails können somit vorab kontrolliert werden, bevor sie mit der tatsächlichen Verarbeitung an die gewünschte E-Mail-Adresse versendet werden. | ||
| Beleg-Verarbeitung zurücksetzen | Mit dieser Funktion kann der Verarbeitungsstatus der Rechnung zurückgesetzt und die Rechnung somit in weiterer Folge wieder verarbeitet werden. Dies kann verwendet werden, wenn es aufgrund von Verbindungsproblemen zwischen der NTCS und dem E-Mail-Programm dazu gekommen ist, dass die Rechnung zwar in der NTCS richtig verarbeitet worden ist, die E-Mail aber im E-Mail-Programm nicht angekommen ist. |
Im Feld "Beleg-Status" in den Rechnungen ist der aktuelle Status der Belegfreigabe bzw. Belegverarbeitung ersichtlich:
Hinweis
| Bei Rechnungen, die NICHT mit der Belegfreigabe gedruckt werden, wird immer der Beleg-Status "Ohne Freigabe" angezeigt. Die Funktionen zur Belegfreigabe/Belegverarbeitung sind bei diesen Rechnungen gesperrt. |
Belegjournal
Im Belegjournal sind u.a. alle Datensatze ersichtlich, die mit der Belegverarbeitung erstellt worden sind. Dort werden alle Rechnungen protokolliert, die mittels Belegverarbeitung per E-Mail versendet oder ausgedruckt worden sind.
Parameter
Folgende Parameter zur Belegfreigabe und zum Belegjournal sind zu finden im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungsdruck:
Wird mit der Belegfreigabe gearbeitet, kann definiert werden wie die Verarbeitung (Druck, E-Mail-Versand, PDF) nach der Belegfreigabe erfolgen soll. 1 - Sofort nach Freigabe erfolgt die Verarbeitung 2 - Sofort nach Freigabe (im Hintergrund): Wie 1, jedoch werden die Daten im Hintergrund verarbeitet und ein sofortiges Weiterarbeiten ist möglich. 3 - Manuell: Die Verarbeitung wird manuell aufgerufen. | |
Definition, ob nach der Verearbeitung der Datensatz aus dem Belegfreigabedetail der Rechnung gelöscht werden soll. | |
Definition, ob alle Dokumente, die beim Rechnungsdruck verarbeitet werden (also das Rechnungsdokument selbst + event. Zusatzdokumente wie Artikeldokumente, Auftragsdokumente etc.) zur Nachvollziehbarkeit ins Belegjournal gespeichert werden. Die Daten sind im Fenster "Rechnungen" im Reiter "Belegjournal" ersichtlich. Hinweis: In das Belegjournal werden auch dann Datensätze gespeichert, wenn die "Belegfreigabe" aktiviert ist (kann am Ausdrucksmodell aktiviert werden). |
