Manuelle Auszifferung

Grundlegende Informationen zum Buchen finden Sie im Thema Buchen.

Der Einstieg erfolgt in der Buchungsmaske unter Buchen → Manuelle Auszifferung.

Mit der manuellen Auszifferung können offene Posten manuell ausgeziffert werden. Dabei werden die Zahlungen den entsprechenden Rechnungen zugeordnet bzw. auch Rechnungen mit Gutschriften ausgeziffert. Zuordnungen in der manuellen Auszifferung lösen grundsätzlich keine Buchung aus.

Im Wesentlichen wird dieser Programmpunkt für Korrektur bzw. für den Aufbau von offenen Posten verwendet.

Das Fenster teilt sich in 2 Bereiche, die Einstiegsfelder und die Buchungen:

Kopfdaten

Im Kopfbereich gibt es ein Eingabefeld für die Firma, die Fibu und die Kontonummer.

Über eine Combobox kann ausgewählt werden, ob nur die offenen Posten, die aktuelle Auszifferung oder alle Buchungen angezeigt werden sollen.

Buchungen

Je nach Einstellung in der Combobox werden die offenen Posten, die aktuelle Auszifferung oder alle Buchungen von diesem Konto angezeigt.

Felder Manuelle Auszifferung

Hinweis

In der Feldauswahl können Sie natürlich festlegen, welche Spalten Sie in welcher Reihenfolge einblenden möchten. Somit können Sie sich hier z. B. die den Belegen zugeordneten Dokumente anzeigen lassen.

Folgende Funktionen stehen im oberen Bereich zur Verfügung:

Funktionen

Währung umschalten

Mit dieser Funktion kann auf FW-Konten zwischen FW-Beträgen und Grundwährungsbeträgen umgeschaltet werden.

Achtung!

Wird auf die Grundwährungsbeträge umgeschaltet und werden anschließend Auszifferungen durchgeführt, gelten diese nur für die Grundwährungsbeträge. Die Fremdwährungsbeträge bleiben in diesem Fall offen.

Prüfung fehlerhafte Auszifferung

Bei dieser Funktion kann nach Kontengruppe eingeschränkt werden und ob die Prüfungen für alle oder nur bestimmte Konten erfolgen soll.

Prüfung fehlerhafte Auszifferung:

Prüfung, ob die Auszifferungsbeträge mit den OP-Beträgen der Rechnungen bzw. Zahlungen übereinstimmen (Buchungsbetrag - Auszifferungsbetrag = OP-Betrag).
Buchungen, bei denen der OP-Betrag ungleich dem Buchungsbetrag ist, obwohl keine Auszifferung vorhanden ist, werden gekennzeichnet.
Prüfung, ob der Skontobetrag auf der Zahlung vollständig ausgeziffert ist.
Prüfung, ob das gleiche Konto ausgeziffert wurde.
Prüfung, ob die Buchungen verschiedene Steuercodes/Prozentsätze haben (nur wenn am Fibu-Stamm oder auf der Filiale ISt-Versteuerung eingestellt ist).

Prüfung Steuerdifferenz:

Bei Istversteuerung bzw. bei Zahlungen, bei denen ein Skontobetrag vorhanden ist, wird geprüft, ob die Steuercodes und Prozentsätze der Rechnungen mit den Steuercodes und Prozentsätzen der Zahlungen identisch sind und ob die aliquotierten Steuerbeträge übereinstimmen.
Wird bei einem Istversteuerer eine Zahlung ohne Steuercode zu einer Rechnung zugeordnet, dann wird sofort bei der Auszifferung geprüft, ob Steuercode und/oder Prozentsatz von Zahlung und Rechnung übereinstimmen. Ansonsten wird eine Meldung ausgegeben.
Die Prüfung auf Steuerdifferenzen wird somit auch bei Zahlungen ohne Steuercode durchgeführt.

Prüfung Buchungen ohne OP Auszifferung:

Buchungen, die keine OP-Zuordnung haben, werden geprüft.

Prüfung Auszifferung zwischen Rechnungen:

Wurden Offene Posten auf einer Buchung zusammengefasst, werden folgende Punkte geprüft: Kosterfassung, IC-Code, Steuercode und Prozentsätze, Filiale

Nach Auswahl der Prüfungen werden die fehlerhaften Auszifferungen auf den ausgewählten Konten in Form eines Fehlerprotokolls angezeigt.

Sind fehlerhafte Auszifferungen auf einem Konto vorhanden, so können Sie in der Combobox auf "Fehlerhafte Auszifferungen" umschalten. Somit werden nur noch die fehlerhaften Positionen angezeigt, die Sie korrigieren müssen.

Wurden die Daten anhand eines Filters eingeschränkt, werden dennoch immer alle Positionen auf dem Konto geprüft.

Autom. Ausziffern, wenn Saldo 0

Es werden alle offenen Posten bis zu der Position, auf der sich Kontensaldo 0 ergibt, automatisch ausgeziffert.

Auszifferung:

Zuerst werden die Buchungen mit unterschiedlichem Buchungssymbol und umgekehrten Vorzeichen ausgeziffert (Zahlung/Zahlungs-Gutschrift mit Rechnung). Wenn dann Positionen übrig bleiben, dann wird unabhängig vom Buchungssymbol (also auch gleiche Buchungssymbole) und umgekehrten Vorzeichen (immer nur Zahlungen und Gutschriften mit Rechnungen) ausgeziffert.

Die Positionen mit Rest-OP werden dann bei Kunden mit der jüngsten Rechnung, wenn positiv oder der jüngsten Gutschrift, wenn negativ oder der jüngsten Zahlung, wenn negativ und keine Gutschrift vorhanden ist, ausgeziffert. (bei Lieferanten betragsmäßig umgekehrt).

Hinweis

Es erfolgt hier keine Prüfung auf Steuercodes und Prozentsätze!

Die automatische Auszifferung ist auch bei Fremdwährungskonten mit unterschiedlicher Währung möglich.

Wenn eine Buchung in Fremdwährung gebucht wurde und der Fremdwährungs-OP-Betrag ist bereits 0, aber es ist noch ein Grundwährungs-OP-Betrag vorhanden, dann werden diese Buchungen mit dieser Funktion ebenfalls mit ausgeziffert.

Bei KuLis ist diese Funktion inaktiv.

In der Auszifferung selbst wird im Feld "Erfass-Kz" ein A für automatische Auszifferung gespeichert.

Wurden die Daten anhand eines Filters eingeschränkt, dann werden nur die Positionen auf dem Konto ausgeziffert, welche am Bildschirm angezeigt werden.

Wird ein Toleranzbetrag absolut (OP-Saldo) eingegeben, dann erfolgt die Auszifferung wie folgt:

Zuerst werden wie bisher alle offenen Posten bis zu jener Position, bei der der Saldo 0,00 ist, ausgeziffert. Ist der OP-Saldo des Kontos innerhalb des eingegebenen Toleranzbetrages, dann wird ein zweiter Durchlauf gestartet. In diesem Durchlauf werden alle restlichen offenen Posten mit derselben Logik ausgeziffert. Auf der letzten Position wird der Rest-OP-Betrag gespeichert.

Automatische Auszifferung Rechnung-Zahlung

Diese Funktion ist hauptsächlich für Datenübernahmen aus Fremdprogrammen relevant.

Mit dieser Funktion werden alle Positionen, welche die gleiche "Externe Belegnummer", "Freifeld 03" oder "Belegnummer" haben, miteinander ausgeziffert.

Es kann auch mittels Feldauswahl eingestellt werden, welche Felder für den Vergleich verwendet werden sollen.

Alle Felder der Buchungstabelle sind möglich.
Es können beliebig viele Felder ausgewählt werden.
Es werden nur Offene Posten berücksichtigt, bei denen die ausgewählten Felder nicht leer sind.
Es werden nur Buchungen miteinander ausgeziffert, bei denen alle ausgewählten Felder gleich sind.
Anzahlungskonten (lt. Fixkonten) sind von der Funktion ausgenommen.
Der Betrag wird automatisch berücksichtigt und muss daher nicht in der Feldauswahl ausgewählt werden.

Zusätzlich kann in den Feldern "Von Belegdatum" bzw. "Bis Belegdatum" nach Belegdatum eingeschränkt werden. Somit werden bei der Auszifferung nur Buchungen innerhalb des angegebenen Zeitraums berücksichtigt.

Auszifferung:

Zuerst werden die Buchungen mit unterschiedlichem Buchungssymbol und umgekehrtem Vorzeichen ausgeziffert.

Danach werden auch Buchungen mit gleichem Buchungssymbol und umgekehrtem Vorzeichen ausgeziffert.

Bleibt ein Rest-OP übrig, wird wie folgt vorgegangen:

Die Positionen mit Rest-OP werden mit der jüngsten Rechnung oder Gutschrift (je nach Vorzeichen) bzw. der letzten Zahlung ausgeziffert (wenn der Betrag negativ ist und keine Gutschrift vorhanden ist).

Gleiche Vorgangsweise bei Lieferantenkonten, nur mit umgekehrten Vorzeichen.

Zusätzlich steht das Feld Betragsgleichheit +/- zur Verfügung.

Wird dieses Feld angehakt, werden nur Buchungen miteinander ausgeziffert, deren Betrag (bis auf das Vorzeichen) gleich ist. Es werden immer nur 2 Buchungen miteinander ausgeziffert.

Autom. Ausbuchen Skonto

Nach dem Aufruf der Funktion öffnet sich ein Eingabefenster, in welchem die gewünschten Konten sowie der maximale OP-Betrag für die Skontobuchungen definiert werden können.

Damit werden alle Offenen Posten bis zur angegebenen Höhe automatisch als Skonto ausgebucht.

Zusätzlich werden für die Verbuchung das Monat, Buchungsdatum, Belegdatum, Buchungssymbol und die Belegnummer abgefragt.

Wird im Feld "Währung" eine Fremdwährung eingegeben, dann wird nicht der Grundwährungs-OP-Betrag sondern der Fremdwährungs-OP-Betrag von allen Buchungen in der eingegebenen Fremdwährung geprüft. Wenn dieser FW-OP-Betrag kleiner oder gleich dem eingegebenen Betrag im Feld "Max. OP-Betrag absolut" ist, dann wird dieser ausgebucht.

Weiters können in diesem Fenster auch Rundungsdifferenzen ausgebucht werden.

Dazu muss im Feld "Ausbuchen auf Kto-Nr" ein Konto eingegeben werden. Die offenen Posten bis zu dem im Feld "Max. OP-Betrag absolut" werden dann nicht als Skonto, sondern ohne Steuer (nicht steuerbar) auf das hier eingetragene Konto ausgebucht.

Möchte man zuerst minimale Beträge als Rundungsdifferenzen und nur größere Beträge als Skonto ausbuchen lassen, dann muss diese Funktion zweimal gestartet werden:

Zuerst mit Eingabe des Max. OP-Betrags und dem Konto im Feld "Ausbuchen auf Kto-Nr" – dies wird als Rundungsdifferenz ausgebucht.
Dann ein zweites Mal mit Eingabe des Max. OP-Betrags aber OHNE Konto im Feld "Ausbuchen auf Kto-Nr" – dies wird als Skonto ausgebucht.

Autom. Ausbuchen Kursdifferenz

Nach dem Aufruf der Funktion öffnet sich ein Eingabefenster, in welchem die gewünschten Konten eingegeben werden. Zusätzlich werden für die Verbuchung das Monat, Buchungsdatum, Belegdatum, Buchungssymbol und die Belegnummer abgefragt.

Ausgebucht werden nur Restbeträge, die tatsächliche Kursdifferenzen sind. Das heißt, es muss mindestens eine der ausgezifferten Buchungen in Fremdwährung sein und es ist nur ein Restbetrag in Grundwährung vorhanden (FW-OP-Betrag ist 0,00).

Alle Zahlungsinformationen des Kontos

Mit dieser Funktion können alle Zahlungsinformationen dieses Kontos aufgerufen werden.

Die Zahlungsinformation wird aus der Bankauszugsverbuchung übergeben.

Folgende Funktionen stehen im unteren Bereich zur Verfügung:

Bearbeiten

Wählt den offenen Posten aus.

Buchung ändern (eingeschränkt)

Sobald der Buchungskreis abgeschlossen ist, können die Buchungen nicht mehr bearbeitet werden.

Über diese Funktion besteht jedoch die Möglichkeit, Felder, die für die UVA nicht relevant sind, auch nach der XML-Erstellung zu ändern (z. B. Zahlungsziel, Skontoprozentsatz, Skontotage, Mahnsperre, ZV-Sperre ...).

Grundsätzlich erfolgt eine Abfrage, ob die Änderung auf die Gegenbuchungen verteilt werden soll, wenn der Wert vor der Änderung nicht leer war.

Es werden nur gleiche Werte geändert. Das heißt, wenn man z. B. in einem Freifeld den Wert von 1 auf 2 ändert, wird auf der Gegenbuchung nur dann der Wert auf 2 geändert, wenn diese vorher den Wert 1 hatte.

Ansonsten gilt Folgendes:

IC-Code, Projektnummer, OSS-Korrekturperiode: Es wird automatisch der gesamte Beleg geändert (bei EB-Buchungen kann eine einzelne Zeile geändert werden).
Buchungstext, Externe-Belegnummer: Es kommt eine Abfrage, ob der gesamte Beleg geändert werden soll.
UVA-Periode, UVA-Kursdatum: Es wird automatisch der gesamte Beleg geändert (Ausnahme Land Ungarn , hier erfolgt eine Abfrage, ob der gesamte Beleg geändet werden soll).
ADL-Code, Barcode, Export-Datum, Export-Sperre, Freifelder, Hyperlink, UID-Nummer: Es kommt eine Abfrage, ob die Änderung auf die Gegenbuchungen/Splittaufteilungen verteilt werden sollen.
Buchungstext, Beschreibung, Barcode, Projektnummer: Änderungen werden auf das Dokument im Archiv übernommen.
UVA -Korrektur-KZ: Kann nur bei Buchungen mit der Land-Nr. Tschechien , Slowakei und Slowenien bearbeitet werden.

Hinweis

Bei dieser Funktion erfolgen keine Prüfungen div. Konteneinstellung (z. B. wird beim Ändern des IC-Codes die Einstellung "Kein IC-Code" ignoriert)

Ausziffern / akt.Pos. verwerfen

Auszifferung wird gestartet (der offene Posten wird auswählt) bzw. wieder verworfen.

Ausbuchen

Mit dieser Funktion kann ein OP-Betrag als Skonto bzw. bei Fremdwährungskonten als Kursdifferenz ausgebucht werden.

Aufbauen

Baut einen bereits ausgezifferten offenen Posten wieder auf.

Rest

Überträgt den Auszifferungsrest auf die Rechnungsposition.

Gesamt verwerfen

Hier kann eine Auszifferung rückgängig gemacht werden.

Funktionen
Ausziffern von-bis	Ermöglicht eine Auszifferung von/bis Belegnummer, von/bis Journalnummer oder von/bis Belegdatum. Startet man diese Funktion ausgehend von einer Rechnungsposition, wird der OP-Betrag der gewählten Rechnung automatisch übernommen. Anschließend öffnet sich die Abfrage, nach welchen Kriterien ausgeziffert werden soll. Wenn man auf einer Rechnungsposition beginnt, werden nur Rechnungen (und Gutschriften) ausgeziffert. Startet man diese Funktion ausgehend von einer Zahlungsposition, kann man noch den Auszifferungsbetrag eingeben, bevor die Abfrage nach den Auszifferungskriterien kommt. Wenn man auf einer Zahlungsposition beginnt, werden Zahlungen und Rechnungen ausgeziffert.
Markierte Buchungen auszifferung	Die Zuordnung mehrerer Rechnungen ist auch mittels Multiselect möglich. Dazu wird die Auszifferung auf der Zahlungsposition gestartet. Bei gedrückter Strg-Taste können dann die dazugehörigen Rechnungen markiert werden. Die markierten Positionen erscheinen blau hinterlegt und in der Spalte "Auswahl" sind die Positionen mit einem Häkchen markiert. Mit dieser Funktion können die markierten Buchungen ausgeziffert werden.
Alle fehlerhaften Pos. aufbauen	Hier kann eine Auszifferung rückgängig gemacht werden.
Alle Positionen aufbauen	Es werden alle bereits ausgezifferten offenen Posten auf diesem Konto wieder aufgebaut. Wurden die Daten anhand eines Filters eingeschränkt, dann werden nur die Positionen auf dem Konto aufgebaut, welche am Bildschirm angezeigt werden.
Skonto zuordnen	Diese Funktion ist nur aktiv, wenn die aktuelle Buchung aus BMD 5.5 importiert wurde. Hier kann der Skonto-Betrag der Buchung manuell eingegeben werden. Werden bei der Auszifferung mehrere Zahlungen miteinander ausgeziffert, dann kann der Restskonto mit der Funktion "Rest übernehmen" übernommen werden. Diese Funktion ist nur sichtbar, wenn zugeordnete Zahlungen vorhanden sind.
Ratenvereinbarung	Aktuelle Buchung wird als Ratenvereinbarung gekennzeichnet. Bei Sachkonten, EB-Buchungen und Buchungen, die aus BMD 5.5 übernommen wurden, kann keine Ratenaufteilung erfolgen. Ratenbuchungen können auch bei Zahlungsbuchungen durchgeführt werden. Wird nur in seltenen Fällen verwendet! Beispiel: "Freie Versicherungsvertreter" – diese werden als Lieferanten angelegt. Der Lieferant bekommt eine Vorauszahlung der Provision. Bei der eigentlichen Provisionsabrechnung soll aber nur eine "Rate" der Vorauszahlung abgezogen werden, damit er bei der Provisionsabrechnung mehr ausbezahlt bekommt. Detaillierte Informationen zur Verwendung von Raten sowie alle Besonderheiten in diesem Zusammenhang finden Sie im Thema Raten.
Zahlungsinformation der Buchung	Mit dieser Funktion kann die Zahlungsinformation zur markierten Buchung aufgerufen werden. Die Zahlungsinformation wird aus der Bankauszugsverbuchung übergeben.
OP-Betrag manuell (Fremdsystem + BMD 5.5)	Diese Funktion ist nur aktiv, wenn die aktuelle Buchung aus BMD 5.5 importiert wurde oder aus einer Datenübernahme von einem Fremdsystem stammt. Hier kann der OP-Betrag der Buchung manuell eingegeben werden.
Übernahme OP-Diff. (Fremdsystem + BMD 5.5)	Diese Funktion ist nur aktiv, wenn die aktuelle Buchung aus BMD 5.5 importiert wurde oder aus einer Datenübernahme von einem Fremdsystem stammt. Hier kann die aktuelle OP-Differenz als OP-Betrag übernommen werden. Ist auf der Position bereits ein OP-Betrag erfasst, so wird die OP-Differenz zum bisherigen OP-Betrag gezählt.

Ansicht
Sortieren mit absoluten Werten(OP-Betrag)	Die OP-Beträge werden nach absoluten Werten sortiert.
Alle/offene Posten	Mit dieser Funktion (Strg + W) kann zwischen den Offenen Posten und allen Buchungen gewechselt werden.

Am rechten Bildschirmrand stehen noch folgenden Funktionen zur Verfügung:
Voriges Konto	Diese Funktion finden Sie rechts unten in der Manuellen Auszifferung. Ist in der Combobox "offene Posten" ausgewählt, wird auf das vorige Konto mit offenen Posten geblättert. Ist in der Combobox "alle Buchungen" ausgewählt, wird auf das vorige bebuchte Konto geblättert.
Nächstes Konto	Diese Funktion finden Sie rechts unten in der Manuellen Auszifferung. Ist in der Combobox "offene Posten" ausgewählt, wird auf das nächste Konto mit offenen Posten geblättert. Ist in der Combobox "alle Buchungen" ausgewählt, wird auf das nächste bebuchte Konto geblättert.

Siehe auch:

Buchen

Buchen mit Fremdwährung