FIBU Kassenanbindung
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte.Überblick und Allgemeines
Bei der FIBU Kassenanbindung ist von einer Schnittstelle zu einem digitalen Kassenjournal (techn. Sicherheitseinrichtung für Barverkäufe) die Rede. Es wird kein komplettes Kassensystem (Kassensaldoführung, Entnahmen, usw.) samt physischer Kasse angeboten, sondern dadurch die Voraussetzungen der am 01.01.2016 in Kraft getretenen Registrierkassenverordnung erfüllt.
Die FIBU Kassenanbindung ist somit die Lösung um die Kassenrichtlinien für Barzahlungen in der Firma direkt in der NTCS FIBU abzubilden.
Das bedeutet, es können nur Barzahlungen erfasst werden. Beispiel: ein Kunde zahlt eine Ausgangsrechnung bar.
Andere Kassenbewegungen wie z. B. Abschöpfungen etc. müssen manuell gebucht werden.
Für ein komplettes Kassensystem muss die WWS Kasse erworben werden.
Hinweis
 | Zur Verwendung der FIBU Kassenanbindung ist die Lizenz "Kassenlizenz für Bar-Faktura-Kunden" notwendig. Die Programmfunktionalität ist ab der Version 19.09 verfügbar. |
In bestimmten Menüpunkten der Kasse können Folgeschritte durchgeführt werden bzw. z. B. das Fiskaljournal ausgedruckt/exportiert werden.
Voraussetzungen und Einstellungen
Damit die Barzahlungen über die FIBU korrekt abgewickelt werden können ist es notwendig die FIBU an die Kasse für Barfakturen anzubinden.
Zu Beginn muss eine Kasse angelegt und konfiguriert werden und eine passende Zahlungsart eingerichtet werden. Diese Einstellungen sind im Regelfall einmalig zu setzen.
Erstellen einer Zahlungsart "Barzahlung"
Folgende Felder müssen für die korrekte Verwendung aktiviert werden:
| Rechnungsjournal und Signatur | Rechnungsjournal und Signatur Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Dieses Feld gibt an, ob bei Verwendung dieser Zahlungsart auf einer Honorarnote, diese als Barrechnung behandelt werden soll. Näheres dazu erfahren Sie in der Hilfe zum Thema LEA Kassenanbindung. | ||
| Kassen-Zahlungsart | 1 = Zahlungsart, die nur für die Kasse benötigt wird Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Dieses Feld gibt an, ob diese Zahlungsart für eine Kasse benötigt wird, und somit für Barzahlungen von Honorarnoten verwendet werden kann. Näheres dazu erfahren Sie in der Hilfe zum Thema LEA Kassenanbindung. | ||
| Zahlungsbuchung | Zahlungsbuchung Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Dieses Feld gibt an, ob bei Verwendung dieser Zahlungsart auf einer Honorarnote, im Zuge der FIBU-Verbuchung der Rechnung auch die Buchung der Zahlung automatisch erfolgen soll. Im Zuge dieser Verbuchung wird der Offene Posten, der durch die Verbuchung der Rechnung entsteht, umgehend mit der Zahlungsbuchung ausgeziffert. Hinweis
Näheres dazu erfahren Sie in der Hilfe zum Thema LEA Kassenanbindung. |
Es kann durchaus auch die Standardzahlungsart 1 verwendet und entsprechend konfiguriert werden. Davor sollte jedoch abgeklärt werden, ob diese nicht bereits für andere Zwecke im System verwendet wird.
Anlage und Konfiguration einer Kasse
Eine Kasse ist unter FIBU → Weitere Funktionen → Kassen → "Kassen für die Barfaktura" anzulegen bzw. zu konfigurieren.
Wählen Sie im Einstiegsfeld "Firma" die Verrechnungsfirma aus, für welche die entsprechende Kassen angelegt werden soll.
Neuanlage einer Kasse
Bei der Neuanlage der Kasse wird eine Kassennummer vorgeschlagen.
Nach Bestätigen der Kassennummer wird sowohl die Bezeichnung der Kasse, als auch die Druckereinstellungen für den Belegdruck und den Kassenabschluss eingetragen.
Nach dem Schließen der Kasse für die Barfaktura öffnet sich automatisch das Fenster Zahlungsarten für Kasse. In diesem können die entsprechenden Zahlungsarten der Kasse für die Barfaktura zugewiesen werden.
Zusätzlich zur Barzahlung können hier auch mögliche weitere Zahlungsarten und FIBU-Konten für Bankomatkarten- und/oder eine Kreditkarten-Zahlungen aktiviert werden.
Hinterlegung der Kasse im WWS Parameter
Über den Parameter „Buchungssymbol für Zahlungsbuchungen“ (WWS Parameter → Verspeicherung → Allgemeine/Firmenbezogene Einstellungen → Erfassungsdatei) kann definiert werden, welches Buchungssymbol in weiterer Folge für Kassenbuchungen verwendet werden soll. Erfassen Sie hier das gewünschte Buchungssymbol (z.B. "KA").
Achtung!
 | Es erfolgt keine Validierung! Es wird schlicht und einfach das Belegsymbol verwendet, das hier eingetragen ist – egal, ob es existiert oder nicht! Achten Sie also darauf, dass dieses Buchungssymbol in der FIBU eingerichtet bzw. angelegt worden ist, bevor Sie diese Einstellung treffen, damit das System beim automatischen Verbuchen darauf zugreifen kann. |
Hinweis |
| Beim Verbuchen der Zahlungen zu Rechnungen wird immer die laufende Bon-Nummer des Belegs als Belegnummer in die FIBU übergeben. Deshalb ist vor der ersten Kassenverbuchung zu überlegen, ob Sie dafür ein eigenes Belegsymbol mit einem eigenen Nummernkreis verwenden möchten. Ansonsten kann nicht ausgeschlossen werden, dass es zu einer doppelten Vergabe von Belegnummern kommt, wenn auch manuell mit dem Belegsymbol KA gebucht wird. Jedoch wäre auch eine Doppelbelegung einer Belegnummer nicht unzulässig. Dies ist lediglich eine organisatorische Überlegung. (Buchungssymbole) |
Registrierkassenassistent - Sicherheitsrichtlinie 1.4.2017
In Verbindung mit der Kasse kann folgende Meldung auftreten:
Dafür muss im Punkt "Kassen für Barfaktura" unter "Registrierkassen" der "Registrierkassen Assistent" erfolgreich durchgeführt werden.
Barzahlung einer bereits ausgestellten Rechnung
In der FIBU unter Auswertungen → Bildschirm-Ansichten → Kontoblatt kann mit der rechten Maustaste die Funktion "Rechnung bar bezahlen (Registrierkasse)" ausgewählt werden.
Danach öffnet sich das Fenster zur Bezahlung der gewählten Rechnung.
| Feld | Anmerkung | ||
| Rechnungsnummer | Dieses Feld zeigt die Rechnungsnummer der gewählten Rechnung an und kann nicht verändert werden. | ||
Zahlungsart | Wählen Sie im Feld die dafür angelegte Kassen-Zahlungsart aus, wenn diese nicht bereits vorgeschlagen wird. | ||
Betrag | In diesem Feld wird der noch offene Restbetrag ermittelt. Sollte es sich nur um eine Teilzahlung der Rechnung handeln, so kann der Betrag abgeändert werden. Hinweis
|
Bestätigen Sie anschließend mit "Ok". In weiterer Folge wird automatisch ein Eintrag im Fiskaljournal erzeugt und die Zahlungsbuchung in Ihre Buchhaltung verbucht.
Zusätzlich öffnet sich der Kassenbeleg der Zahlung in der Vorschau. Dieser kann gespeichert, gedruckt, archiviert bzw. per Mail versendet werden. Das können Sie direkt in der Reportvorschau machen, oder über die Druckereinstellungen für Belegdruck am Kassenstamm vorab definieren.
Zusätzlich öffnet sich der Kassenbeleg der Zahlung in der Vorschau. Dieser kann gespeichert, gedruckt, archiviert bzw. per Mail versendet werden. Das können Sie direkt in der Reportvorschau machen, oder über die Druckereinstellungen für Belegdruck am Kassenstamm vorab definieren.
Hinweise
| Es werden beim E-Mail-Versand keine Mailadressen vom Kundenstamm ermittelt – daher ist ein Versand im Hintergrund, wie man ihn von Honorarnoten kennt, nicht möglich. |
 | Auf dem Kassenbeleg wird keine Steuer ausgewiesen. Laut Durchführungserlass 2.4.11 (Erlass) ist es nicht nötig, die Umsatzsteuerbeträge auf dem Kassenbeleg auszuweisen, wenn dies bereits in der entsprechenden Rechnung geschehen ist. Hierbei reicht der Verweis auf die Rechnungsnummer, wenn die Rechnung bereits mit diesen Informationen im elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst wurde. |
 | Es ist nicht vorgesehen, dass Rechnungen mit gemischten USt-Steuersätzen mit dieser Funktion bezahlt werden. Wurde diese Zahlung getätigt und der Kassenbeleg ausgestellt und keine Buchung erstellt, so muss diese zwingend manuell im Buchungsprogramm eingegeben werden, da der Eintrag im Fiskaljournal trotzdem gemacht wurde. Durch eine weitere Zahlung dieser Rechnung wäre der Eintrag im Fiskaljournal doppelt, jedoch nur eine Buchung dazu. |
Relevante Menüpunkte der Kasse
Kassenabschluss
Der Kassenabschluss ist über FIBU → Weitere Funktionen → Kassen → „Kassenabschluss Barfaktura“ möglich. Hier müssen Sie die Firma und die Kasse angeben sowie das Datum, bis zu dem der Kassenabschluss durchgeführt werden soll.
Bestätigen Sie mit OK, um den Kassenabschluss durchzuführen. Der Ausdruck des Kassenabschlusses wird anschließend in der Vorschau angezeigt. Dieser kann gedruckt bzw. per Mail versendet oder archiviert werden.
Hinweis
| Der Kassenabschluss kann jederzeit gemacht werden. Außerdem kann jederzeit ein weiterer Kassenabschluss durchgeführt werden, der denselben Zeitraum umfasst. Diese Programmfunktionalität wird in späteren Versionen für die Anforderungen, die ab 01.01.2017 gültig sein werden, ausgebaut und entspricht im Moment nur den erwähnten Möglichkeiten, eine Liste aller Barumsätze zu generieren. |
Nachdruck Kassenbelege
Ein Nachdruck einzelner Kassenbelege ist im Fenster FIBU → Weitere Funktionen → Kassen → „Kassenbelege Barfaktura“ möglich. Hier kann der gewünschte Beleg gewählt werden und über Ausdruck → „Belegkopie“ bzw. über rechte Maustaste → Belegkopie, die Belegkopie ausgedruckt werden.
Dabei wird immer der Text *Kopie* angefügt, damit ersichtlich ist, dass es sich nicht um das Original handelt.
Funktionen dieses Fensters
Im Menü unter Ausdruck finden Sie folgende Funktionalitäten:
Belegkopie
Erstellt eine Belegkopie des markierten Datensatzes. Die Belegkopie wird standardmäßig in der Vorschau angezeigt. Diese kann gedruckt bzw. per Mail versendet oder archiviert werden.
Kassenbericht
Der Kassenbericht bietet die Möglichkeit, Kassenabschlüsse nachzudrucken.
Kassenjournal
Die Option Kassenjournal bietet eine weitere Ausdrucksmöglichkeit. Es handelt sich lediglich um eine Kontrollliste. Zum Ausdruck kann der Standardreport gewählt und ausgedruckt werden.
Fiskaljournal
Alle Zahlungseingänge werden im sogenannten Fiskaljournal aufgezeichnet. Dieses finden Sie unter FIBU → Weitere Funktionen → Kassen → Fiskaljournal. In den Einstiegsfeldern sind die gewünschte Kasse und der gewünschte Zeitraum einzugeben. Bei Bestätigung erhalten Sie die Liste der Kassen-Zahlungseingänge:
Je Zahlung erhalten Sie einen Eintrag.
Falls nötig, können Sie diese Daten im standardisierten Format via „Speichern unter …“ speichern oder mit „Export“ exportieren. Dieser Export dient dem BMF gegebenenfalls als Kontrollinstrument.
Näheres dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Fiskaljournal.
Weitere Hilfsmittel und Unterstützung
Folgende Hilfsmittel stehen weiters zur Verfügung:
Externe Quelle
 | Informationen zur Registrierkassenverordnung der WKO finden Sie unter diesem Link. |