1. Überblick und Allgemeines

Hinweis Voraussetzung Lizenz

Zur Verwendung der LEA Kassenanbindung ist das Lizenzpaket 464 "Schnittstelle zur techn. Sicherheitseinrichtung für Barverkäufe/-umsätze" notwendig.

Hinweis Voraussetzung Sicherheitseinrichtung (Signatur- bzw. Siegelzertifkat)

Neben der passenden NTCS Lizenz müssen Sie als steuerpflichtiges Unternehmen auch ein Signatur- bzw. Siegelzertifkat von einem Vertrauensanbieter erwerben. In Österreich sind dafür die Firmen A-Trust und Globaltrust zugelassen und bieten entsprechende Produkte an. Zur Einrichtung des Zertifikats muss dem Vertrauensdienstanbieter die Steuernummer, UID-Nummer oder GLN (Global Location Number) zur Eintragung im Zertifikat bekannt geben werden. Vor dem Start des Registrierkassen Assistent müssen Sie daher bereits über ein Kartenlesegerät inkl. Signaturkarte (A-Trust a.sign RK CHIP oder Globaltrust RKS-CARD) ODER Online Zugangsdaten (A-Trust a.sign RK ONLINE) verfügen. Die Varianten im Einzelnen: A-Trust a.sing RK ONLINE Diese Zugangsdaten erhalten Sie nur über BMD - die Anmeldung bei A-Trust und Einrichtung der Sicherheitseinrichtung kann nur über BMD erfolgen. Vereinbaren Sie rechtzeitig einen Termin: +43 (0)50 883 oder termin@bmd.at. BMD nimmt die Anmeldung bei A-Trust und Einrichtung der Sicherheitseinrichtung bei dieser Variante für Sie direkt im Rahmen des Einrichtungstermins vor! Sie müssen dafür Ihre UID-Nummer bereithalten. Dieses Zertifikat muss nach fünf Jahren erneuert werden. BMD empfiehlt, sich dafür eine Frist als Erinnerung anzulegen. Die Erneuerung selbst wird wieder im Rahmen eines kurzen Termins mit BMD vorgenommen. A-Trust Das Kartenlesegerät bzw. die Signatureinheiten erhalten Sie im Webshop https://www.a-trust.at/webshop/. Globaltrust Das Kartenlesegerät bzw. die Signatureinheiten erhalten Sie im Webshop http://www.globaltrust.eu/.

• Erstellen einer Bezahlungsart "Barzahlung"
• Anlage und Konfiguration einer Kasse
• Anpassen des Rechnungsformulars
• Anmeldung der Registrierkasse bei FinanzOnline sowie Erstellung des Startbelegs mit dem Registrierkassen Assistenten
  

• Barzahlung einer bereits ausgestellten Rechnung
• Ausstellung einer Rechnung, die sofort bar bezahlt wird
• Ausstellung eines Akontos (Anzahlungsrechnung), das sofort bar bezahlt wird

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2. Voraussetzungen und Einstellungen

Hinweis 

Neben diesen speziellen Voraussetzungen für die Anwendung der LEA Kassenanbindung müssen die Einstellungen für eine "normale" Fakturierung bereits vorhanden sein. Darunter versteht man beispielsweise, dass eine aktuelle FIBU, die auf die eigene Firma verweist sowie bebuchbare Konten, die in der Standardkontentabelle verknüpft sind, angelegt worden sind etc.

2.1. Erstellen einer Zahlungsart "Barzahlung"

Rechnungsjournal und Signatur	Rechnungsjournal und Signatur Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Dieses Feld gibt an, ob bei Verwendung dieser Zahlungsart auf einer Honorarnote, diese als Barrechnung behandelt werden soll. Näheres dazu erfahren Sie in der Hilfe zum Thema LEA Kassenanbindung.
Kassen-Zahlungsart	1 = Zahlungsart, die nur für die Kasse benötigt wird Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Dieses Feld gibt an, ob diese Zahlungsart für eine Kasse benötigt wird, und somit für Barzahlungen von Honorarnoten verwendet werden kann. Näheres dazu erfahren Sie in der Hilfe zum Thema LEA Kassenanbindung.
Zahlungsbuchung	Zahlungsbuchung Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Dieses Feld gibt an, ob bei Verwendung dieser Zahlungsart auf einer Honorarnote, im Zuge der FIBU-Verbuchung der Rechnung auch die Buchung der Zahlung automatisch erfolgen soll. Im Zuge dieser Verbuchung wird der Offene Posten, der durch die Verbuchung der Rechnung entsteht, umgehend mit der Zahlungsbuchung ausgeziffert. Hinweis Wenn es gewünscht ist, dass die FIBU-Buchungen, welche aus Kassenzahlungen entstehen, nicht sofort in die FIBU verbucht, sondern über das Fenster "Vorerfassen Buchungen" ins Kassenbuch eingebucht werden sollen, ist es nötig dieses Feld zu deaktivieren. Die Buchungen im Fenster "Vorerfassen Buchungen" müssen in weiterer Folge manuell gemacht werden! Näheres dazu erfahren Sie in der Hilfe zum Thema LEA Kassenanbindung.

Hinweis 

Wird der "Zahlungsarttext" im Honorarnotenformular verwendet, so ist das Feld "Zahlungsarttext" auf der Zahlungsart "Barzahlung" leer zu lassen, wenn man für diese Zahlungsvariante keinen Text auf der Honorarnote andrucken möchte (Details dazu finden Sie im Hilfethema Honorarnotengestaltung).

Hinweis 

Es kann durchaus auch die Standardzahlungsart 1 verwendet und entsprechend konfiguriert werden. Davor sollte jedoch abgeklärt werden, ob diese nicht bereits für andere Zwecke im System verwendet wird. Beim Import der Standardzahlungsarten (über das Fenster Import) werden ausschließlich fehlende Zahlungsarten angelegt. Bestehende Zahlungsarten werden nicht überschrieben. Somit gehen Ihre Änderungen auf derartigen Zahlungsarten nicht durch den Import verloren. Seitenanfang

2.2. Anlage und Konfiguration einer Kasse

2.2.1. Anlage Kasse

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2.2.2. Zahlungsarten für Kasse

Direkt im Anschluss öffnet sich das Fenster Zahlungsarten für Kasse, in dem Sie die entsprechenden Zahlungsarten der Kasse zuweisen können.

Es ist zusätzlich zur Barzahlung auch möglich, separate Zahlungsarten und FIBU-Konten für Bankomatkarten- und/oder Kreditkarten-Zahlungen zu hinterlegen.

Aktivieren Sie zunächst die gewünschten Zahlungsarten. Folgende Felder sind dabei zu beachten:

Zahlungsart	Bitte weisen Sie hier die zuvor angelegte/konfigurierte Zahlungsart für Barzahlungen zu.
Konto	Definieren Sie in diesem Feld das Kassenkonto der Buchhaltung, auf dem später die Zahlungen zu den Barrechnungen gebucht werden sollen.

 

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2.2.3. Hinterlegung der Kasse / des Buchungssymbols in den WWS Parametern

1. Der WWS Parameter Kassennummer für Barrechnungen (Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Allgemeine/Firmenbezogene Einstellungen → Rechnungsdruck) verknüpft die Kasse mit Ihrer Verrechnungsfirma. Wählen Sie hier über F4 die zuvor angelegte Kasse.
   
   
   
   
2. Im Anschluss definieren Sie, welches Buchungssymbol für die Kassenbuchungen verwendet werden soll, z. B. KA. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang zuerst die Hinweise zu den organisatorischen Überlegungen.
   
   Da im folgenden WWS Parameter nur eine Eingabe des Buchungssymbols erfolgt (d. h. keine F4-Auswahl und keine Validierung), kontrollieren Sie bitte vor dem Eintragen, ob das gewählte Belegsymbol auch tatsächlich in Ihrer FIBU existiert. Vom Programm wird fix das Buchungssymbol verwendet, welches Sie eintragen, auch wenn es in der FIBU gar nicht vorhanden wäre.
   
   Im Anschluss daran nehmen Sie die Hinterlegung im WWS Parameter Buchungssymbol für Zahlungsbuchungen (Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verspeicherung → Allgemeine/Firmenbezogene Einstellungen → Erfassungsdatei) vor.
   
   
   
   

Hinweise 

Wenn im WWS Parameter Buchungssymbol für Zahlungsbuchungen nichts eingetragen wird, verbucht das System die Rechnungen wie die "normalen" Rechnungen mit dem Buchungssymbol AR.

Beim Verbuchen der Zahlungen zu Rechnungen wird immer die laufende Bon-Nummer des Belegs als Belegnummer in die FIBU übergeben. Deshalb ist vor der ersten Kassenverbuchung zu überlegen, ob man dafür ein eigenes Belegsymbol mit einem eigenen Nummernkreis verwenden möchte. Ansonsten kann nicht ausgeschlossen werden, dass es zu einer doppelten Vergabe von Belegnummern kommt, wenn auch manuell mit dem Belegsymbol KA gebucht wird. Jedoch wäre auch eine Doppelbelegung einer Belegnummer nicht unzulässig. Dies ist lediglich eine organisatorische Überlegung, die im Rahmen der Wartung der Buchungssymbole mitberücksichtigt werden soll. Seitenanfang

2.3. Registrierkassen Assistent

1. Die Anlage der Registrierkasseninformationen
2. Die Anlage der Signatureinheit
3. Die Erstellung des Startbelegs
4. Die Registrierung von Registrierkassen und Signatur und der Upload des Startbelegs bei FinanzOnline

2.3.1. Anlage der Registrierkasseninformationen

Firma	Vorschlag lt. Kassenerfassung
Kassennummer	Vorschlag lt. Kassenerfassung. Eine Änderung ist über diesen Weg nicht möglich, da die Registrierung für jede Kasse einzeln durchgeführt werden muss.
Kassenidentifikationsnummer	Als Kassenidentifikationsnummer wird die Kassennummer vorgeschlagen und ist im Bedarfsfall änderbar. Achtung!  Je Firma muss die Kassenidentifikationsnummer eindeutig sein.
Benutzerschlüssel	Es wird lt. Zufallsprinzip ein 32stelliger Wert vorgeschlagen. Eine Anpassung bringt keinen Vorteil mit sich!
Benutzerschlüssel AES-256	Der Benutzerschlüssel AES-256 (Base64 codiert) generiert sich aus dem Benutzerschlüssel und wird für die weitere Registrierung bei FON (FinanzOnline) benötigt. Er sollte nicht verändert werden!
Prüfwert	Der Prüfwert wird automatisch anhand des Benutzerschlüssels AES-256 ermittelt.
Sicherheitseinrichtung	Auswahl, mit welcher Sicherheitseinrichtung die Kasse kommunizieren soll. Smartcard (A-Trust a.sign RK CHIP oder Globaltrust RKS-CARD) Für diese Variante benötigen Sie je Kassen-PC eine technische Sicherheitseinrichtung, welche hier aus einem Kartenlesegerät und einer Smartcard besteht. Das Gerät ist direkt am Kassen-PC anzuschließen. Online (A-Trust) Diese Variante wird am häufigsten für LEA Anwender gewählt, da Sie kein Gerät für die Technische Sicherheitseinrichtung benötigen. Die Signatur wird hier online über den Online-Zugang von A-Trust durchgeführt. Diese Variante wird daher eingestellt, wenn Sie sich für die Sicherheitseinrichtung A-Trust a.sing RK ONLINE entschieden haben. BMD Signatur-Server Die Technische Sicherheitseinrichtung wurde am Server angeschlossen und eine oder mehrere Kasse greifen auf diese Signatureinheit zu. Das Programm kommuniziert dabei über den Dienst BMDNTCSSVC mit der Signatureinheit am Server. BMD SOAP Scan Service Als Alternative zum BMD Signatur-Server gibt es auch die Möglichkeit, Smartcards per "BMDNTCSSOAPScanService.exe" anzusteuern. Dies wird dann eingesetzt, wenn per Remote gearbeitet wird, der Smartcard-Reader lokal (nicht am Server) angeschlossen ist, aber nicht in die RemoteSession "mitgenommen" werden kann. Hinweis  Auf dem PC, wo der Smartcard-Reader angeschlossen ist, muss die "BMDNTCSSOAPScanService.exe" (automatisch) gestartet werden. Weiters muss in den Stammdaten der Signatureinheit die IP und jener Port (Standard = 3719) hinterlegt werden, wo der BMDNTCSSOAPScanService erreicht werden kann. Im Registrierkassen Assistenten selbst kann als Art der Signatureinheit "BMD SOAP Scan Service" ausgewählt werden. Eine automatische Findung, welche Smartcard die Kasse verwenden soll, funktioniert mit dem BMDNTCSSOAPScanService nicht, daher muss in diesem Fall die Signatureinheit unbedingt im Kassenstamm eingetragen werden. Bei Verwendung des Registrierkassen Assistenten erfolgt der Eintrag durch den Assistenten beim Druck des Startbelegs. Hinweis  Spätestens nach Bestätigung der Auswahl einer technischen Sicherheitseinrichtung mit Gerät muss der Kartenleser inkl. Signaturkarte am Kassen-PC bzw. am NTCS Server angeschlossen sein, wenn eine dieser Varianten gewählt worden ist.

2.3.2.1. Smartcard

Smartcard	Auswahl der angeschlossenen Smartcard, welche das Programm automatisch vornimmt.
PIN	Der PIN der Signaturkarte ist dem beigelegten Schreiben von A-Trust bzw. Globaltrust zu entnehmen.
Zertifikat-Seriennummer	Sind das Kartenlesegerät und die Signaturkarte vom System gefunden worden, sehen Sie bereits einen Eintrag bei der Zertifikat-Seriennummer.
Sicherheitseinrichtung testen	Über die Funktion "Test ausführen" müssen Sie die hinterlegten Daten auf ihre Korrektheit überprüfen. Der erfolgreiche Test wird wie folgt ausgewiesen:

Die Zertifikat-Seriennummer muss vom System ausgelesen werden und kann nicht manuell bearbeitet werden. Sollte dies nicht der Fall sein, überprüfen Sie ob das Kartenlesegerät am Kassen-PC angeschlossen ist sich die Signaturkarte mit der korrekten Steckrichtung im Kartenlesegerät befindet im Windows-Gerätemanager der Kartenleser und die Signaturkarte erkannt werden (eventuell das Kartenlesegerät an einem anderen USB-Port anschließen) Folgende Hinweismeldungen erscheinen: Nach Behebung des "Hardware"-Problems, wählen Sie über die Funktion "Smartcard auswählen" die Signatureinheit manuell aus.

ACHTUNG: Nach 10 fehlgeschlagenen Versuchen mit der falschen PIN wird die Karte gesperrt und dadurch unbrauchbar!

2.3.2.2. A-Trust Online (a.sing RK ONLINE)

Benutzername Passwort

Eintragen der Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) lt. dem PDF-Dokument, welches bei der Online-Anmeldung ausgestellt und heruntergeladen wird. Diese Zugangsdaten für a.sign RK ONLINE werden von BMD im Rahmen Ihres Einrichtungstermins der Kassenanbindung bei A-Trust online angefordert!

Sicherheitseinrichtung testen

Über die Funktion "Test ausführen" müssen Sie die hinterlegten Daten auf ihre Korrektheit überprüfen. Der erfolgreiche Test wird wie folgt ausgewiesen: Danach fordert Sie das Programm auf, das Passwort Ihres Zugangs zu ändern: BMD empfiehlt eindeutig das Passwort an dieser Stelle zu verändern! Klicken Sie in diesem Zuge auf "Passwort ändern", erscheint folgendes Dialogfenster: Eine nachträgliche Änderung ist über das Programm Registrierkassen Signatureinheiten unter Funktionen → Passwort ändern möglich.

Folgende Hinweismeldungen können erscheinen: Benutzername oder Passwort wurde nicht eingetragen: Benutzername oder Passwort sind falsch:

Technisch gesehen passiert hier im Rahmen der Signatur über a.sign RK ONLINE ein https-Zugriff auf die URL https://www.a-trust.at/. Der Port 443 (https) sollte bereits für das "normale" Internet freigeschaltet sein. Die URL www.a-trust.at und alle darunter liegenden Seiten müssen natürlich auf dem Proxy/der Firewall erlaubt sein.

2.3.2.3. BMD Signatur-Server

Smartcard	Auswahl der am BMD Signatur-Server angeschlossenen Smartcard, welche das Programm automatisch vornimmt.
PIN	Der PIN der Signaturkarte ist dem beigelegten Schreiben von A-Trust bzw. Globaltrust zu entnehmen.
Zertifikat-Seriennummer	SInd das Kartenlesegerät und die Signaturkarte vom System gefunden worden, sehen Sie bereits einen Eintrag bei der Zertifikat-Seriennummer.
Sicherheitseinrichtung testen	Über die Funktion "Test ausführen" müssen Sie die hinterlegten Daten auf ihre Korrektheit überprüfen. Der erfolgreiche Test wird wie folgt ausgewiesen:

Hinweise 

Die Zertifikat-Seriennummer muss vom System ausgelesen werden und kann nicht manuell bearbeitet werden. Sollte dies nicht der Fall sein, überprüfen Sie, ob das Kartenlesegerät am Kassen-PC angeschlossen ist sich die Signaturkarte mit der korrekten Steckrichtung im Kartenlesegerät befindet im Windows-Gerätemanager das Kartenlesegerät und die Signaturkarte erkannt werden (eventuell das Kartenlesegerät an einem anderen USB-Port anschließen) am Server der NTCS der BMDNTCSSvc-Dienst installiert bzw. aktiv ist und zusätzlich muss der Server der BMDNTCS-Server (= Archivierungsserver) sein. Folgende Hinweismeldungen erscheinen: Nach Behebung des "Hardware"-Problems wählen Sie über die Funktion "Smartcard auswählen" die Signatureinheit manuell aus.

ACHTUNG: Nach 10 fehlgeschlagenen Versuchen mit der falschen PIN wird die Karte gesperrt und dadurch unbrauchbar!

 

2.3.2.4. BMD SOAP Scan Service

Netzwerkadresse	Hier muss die IP-Adresse hinterlegt werden, über welche der BMD SOAP Scan Service erreicht werden kann. Auswahl der am BMD Signatur-Server angeschlossenen Smartcard, welche das Programm automatisch vornimmt.
Netzwerk Port	Hier muss jener Port (Standard = 3719) hinterlegt werden, über welche der BMD SOAP Scan Service erreicht werden kann.
Zertifikat-Seriennummer	Ein automatischer Eintrag der Zertifikat-Seriennummer erfolgt hier nicht, da das Kartenlesegerät bzw. die Signaturkarte über den BMD SOAP Scan Service zu diesem Zeitpunkt technisch nicht möglich ist. Daher muss in diesem Fall die Signatureinheit unbedingt im Kassenstamm im Feld "Signatureinheit" eingetragen werden. Die Zertifikat-Seriennummer wird daher beim Druck des Startbelegs vom Assistenten nachgetragen.
PIN	Der PIN der Signaturkarte ist dem beigelegten Schreiben von A-Trust bzw. Globaltrust zu entnehmen.
Sicherheitseinrichtung testen	Über die Funktion "Test ausführen" müssen Sie die hinterlegten Daten auf ihre Korrektheit überprüfen. Der erfolgreiche Test wird wie folgt ausgewiesen:

Nach dem erfolgreichen Test der Sicherheitseinrichtung gelangen Sie mit der Weiter-Schaltfläche (F3) oder dem blauen Pfeil zum Schritt 6. Startbeleg erstellen.

2.3.3. Erstellung des Startbelegs

2.3.4. Registrierung von Registrierkasse und Signatureinheit sowie Upload des Startbelegs bei FinanzOnline

Hinweis 

Bei der Finanzverwaltung müssen das Signatur- und Siegelzertifikat, der AES-Schlüssel und die Kassenidentifikationsnummern aller verwendeten Registrierkassen müssen über FinanzOnline registriert werden. Nach der Registrierung bei der Finanzverwaltung (FinanzOnline) muss der Startbeleg überprüft werden. Dies ist mit einer App (FinanzOnline) oder in diesem Schritt möglich. Dabei wird überprüft, ob die verschlüsselten Daten mit den bei der Finanzbehörde bekanntgegebenen Daten entschlüsselt werden können. Ist die Überprüfung erfolgreich, wurde die Registrierkasse manipulationssicher eingerichtet.

FinanzOnline	Die Registrierung wird über das Webservice online durchgeführt, es sind keine weiteren Schritte in FinanzOnline mehr notwendig. Dafür muss der FinanzOnline-Webservice-Zugang in BMD hinterlegt sein: Dafür kann in den CRM Parametern (Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine/Firmenbezogene Einstellungen → Zugangsdaten) ein eigener Webservice-Zugang für die Registrierkasse (2) hinterlegt werden. Wird dieser leer gelassen, so verwendet das Programm die Standard-Webservice-Zugangsdaten (1).
XML-Datei erstellen (E-Mail)	Bei dieser Variante werden für die Registrierung drei XML-Dateien in einem gewünschten Verzeichnis gespeichert. Auf FinanzOnline können diese mittels einer Importfunktion (Datenstromverfahren) übernommen werden. Im BMD Webservice steht ein Import der XML-Dateien ebenfalls zur Verfügung.
Formular RK1 drucken	Bei dieser Variante erhalten Sie einen Ausdruck des FON-RK1 Formulars.  Für die ordnungsgemäße Registrierung wäre bei der ausschließlichen Verwendung dieser Variante die persönliche Abgabe inkl. Startbeleg beim zuständigen Finanzamt nötig. Dieses Ersatzverfahren kann jedoch nur von Unternehmen in Anspruch genommen werden, die über keinen Internetzugang und kein Smartphone verfügen. Bei dieser Variante muss der Startbeleg mitgeliefert werden!
Drucken	Bei dieser Variante handelt es sich um einen formloser Ausdruck der relevanten Daten für die manuelle Registrierung bei FinanzOnline.

Achtung! 

Der vorgeschriebene Monatsabschluss wird in der Regel vom Programm automatisch gemacht, sobald der erste Bon im Folgemonat erstellt wird. Dabei wird ein Nullbon erstellt, der im Fenster Kassenbelege für Barfakturen über den Buchungstext "Monatsabschluss" erkannt werden kann. Stapel Es wird empfohlen, diese Funktion bei Verwendung der Kasse jedoch per Stapel periodisch (z. B. am Monatsersten frühmorgens) durchzuführen. Damit wird vermieden, dass in Monaten, in denen keine Bareinnahme erfolgt, kein Monatsabschluss angefertigt wird. Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel Monatsabschluss Barfaktura.

2.4. Anpassen des Rechnungsformulars

Hinweis 

Sie können das Band direkt in Ihr bestehendes Kanzleiformular einbetten. Das Programm verwendet diese Einstellungen nur, wenn es sich um Barrechnungen handelt.

1. Haken Sie das Band "Barrechnung" an, das oberhalb des Bandes "Rechnungsfuß" zu finden ist.
   
   
2. Bearbeiten Sie dieses im Anschluss mit "Bearbeiten" (F6)
   
   
   
   
3. Wählen Sie unter dem Reiter "Datei" die Funktion "Öffnen". Öffnen Sie die Datei "Barrechnungs-Band.rtf" in Ihrem Programmverzeichnis unter  "...\Programme\BMDSoftware\Daten\Standards\Commerce\STD". Nun wird das von BMD vorbereitete Band geladen, welches somit mit "Übernehmen (F2)" übernommen werden kann.
   
   
   
   

	Aufbau des Barrechnungsbandes Das Band beinhaltet alle gesetzlich relevanten Bestandteile. Beispielsweise wird im Band nur der Bruttozahlungsbetrag angedruckt, nicht aber der Nettobetrag. Dieser Andruck ist nicht nötig, wenn dieser auf der Rechnung bereits aufgeführt ist.
	Akonto, Teilrechnung, Storno und Gutschrift Wenn Sie auch Akontos und/oder Teilrechnungen als Barrechnungen abwickeln möchten, wiederholen Sie die Einstellungen auch für diese Rechnungsformulare. Sollen außerdem Gutschriften und/oder Stornos bar abgewickelt werden, muss das Barrechnungsband ebenfalls auf den entsprechenden Formularen eingebunden werden. Seitenanfang

3. Laufende Geschäftsfälle

3.1. Barzahlung einer bereits ausgestellten Rechnung

Hinweis

Die Funktion für den Barzahlungsdialog ist nur für Rechnungen verfügbar, welche bereits mit Rechnungsnummer ausgedruckt worden sind. Außerdem ist sie nicht ausführbar, wenn die betroffene Rechnung bereits storniert worden ist oder die betroffene Rechnung eine Barrechnung ist (siehe Ausstellung einer Rechnung, die sofort bar bezahlt wird (Barrechnung)). Voraussetzung ist weiters, dass die Rechnung bereits in die FIBU verbucht sein muss. Ist dies nicht der Fall, werden Sie mit folgender Meldung nach dem Auslösen der Funktion für den Barzahlungsdialog auf eine fehlende Verbuchung hingewiesen, wobei Sie hier über die Schaltfläche "Rechnung jetzt verbuchen" auch eine anschließende FIBU-Verbuchung auslösen können. Wenn Sie die BMD FIBU nicht verwenden, so erfolgt auch diese Prüfung nicht. Dabei wird kontrolliert, ob der WWS Parameter Verspeicherung FIBU (Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Warenwirtschaft allgemein) die Option "Ja" (Prüfung) oder "Nein" (Keine Prüfung) aufweist.

1. Der Barzahlungsdialog kann alternativ über drei unterschiedliche Wege aufgerufen werden.
   
   Variante 1: Im Fenster Honorarnoten wählen Sie die gewünschte Rechnung und führen die Funktion Rechnung bar bezahlen (Registrierkasse) (unter Funktionen → Rechnungsfunktionen bzw. mittels rechter Maustaste → Rechnungsfunktionen) aus.
   
   Variante 2: In der Rechnungsbearbeitung der gewünschten Rechnung finden Sie dieselbe Funktion unter Honorarnote → Rechnung bar bezahlen (Registrierkasse).
   
   Variante 3: Eine dritte Variante wäre der Aufruf der Funktion "Rechnung bar bezahlen (Registrierkasse)" direkt auf der Buchung der gewünschten Rechnung. Diese finden Sie z. B. am Kontoblatt (rechte Maustaste auf der Buchung).
   
   
2. Nun öffnet sich der Barzahlungsdialog "Zahlung Rechnung" zur Bezahlung der betreffenden Rechnung.
   
   Beispiel 1: Die Rechnung ist noch nicht bezahlt und wird zur Gänze bezahlt:
   
   
   
   Beispiel 2: Die Rechnung ist bereits teilweise bezahlt worden, der Restbetrag wird zur Gänze bezahlt:
   
   
   
   Beispiel 3: Die Rechnung ist noch nicht bezahlt und wird teilweise bezahlt:
   
   
   
   Folgende Felder sind hier relevant:
   
   

   Feld	Anmerkung
   Rechnungsnummer	Dieses Feld zeigt die Rechnungsnummer der gewählten Rechnung an und kann nicht verändert werden.
   Betrag	Geben Sie hier jenen Betrag an, der mit dem aktuellen Zahlungsvorgang beglichen wird. Vorgeschlagen wird der noch offene, nicht bezahlte Restbetrag der Rechnung (= Zahlungsbetrag minus Zahlungseingänge). Demnach werden hier bereits getätigte Zahlungen, zugeordnete Akontos usw. abgezogen. Sollte es sich nur um eine Teilzahlung des Restbetrags handeln, so kann der Betrag entsprechend abgeändert (vermindert) werden.
   Zahlungsart	Wählen Sie im Feld die dafür angelegte Kassenzahlungsart aus, wenn diese nicht bereits vorgeschlagen wird.
   Rechnungsbetrag	In diesem Feld wird der Gesamt-Bruttobetrag der Rechnung ausgewiesen. Ist die Rechnung bereits teilweise bezahlt, wird in Klammer zudem der noch offene, nicht bezahlte Restbetrag der Rechnung angezeigt.

   
   
3. Bestätigen Sie anschließend mit "Bezahlt". In weiterer Folge wird automatisch ein Eintrag im Fiskaljournal (DEP 131) erzeugt und die Zahlungsbuchung in Ihre Buchhaltung verbucht.
   
   Zusätzlich öffnet sich der Kassenbeleg der Zahlung in Vorschau.
   
   
   
   Dieser kann gespeichert, gedruckt, archiviert bzw. per Mail versendet werden. Das können Sie direkt in der Reportvorschau vornehmen, oder über die Druckereinstellungen für Belegdruck am Kassenstamm vorab definieren.
   
   Beim Verbuchen des Belegs in die NTCS FIBU wird der Beleg, sofern dieser archiviert wird, auch automatisch der Buchung als Dokument zugeordnet.
   
   

Hinweise 

Beim E-Mail-Versand aus der Report-Vorschau heraus werden keine E-Mail-Adressen vom Kundenstamm ermittelt - daher ist ein Versand im Hintergrund, wie man ihn von den Rechnungen her kennt, nicht möglich. Auf dem Kassenbeleg wird keine Steuer ausgewiesen. Laut Erlass (Quelle: WKO-FAQs zur Registrierkassenpflicht) ist es nicht nötig, die Umsatzsteuerbeträge auf dem Kassenbeleg auszuweisen, wenn dies bereits in der entsprechenden Rechnung geschehen ist. Hierbei reicht der Verweis auf die Rechnungsnummer, wenn die Rechnung bereits mit diesen Informationen im elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst wurde. Es ist nicht vorgesehen, dass Rechnungen mit gemischten UST-Steuersätzen mit dieser Funktion bezahlt werden. Seitenanfang

3.2. Ausstellung einer Rechnung, die sofort bar bezahlt wird (Barrechnung)

1. Dazu bearbeiten Sie die aufbereitete Rechnung im Fenster Honorarnoten mit "Bearbeiten" (F6): Hinterlegen Sie im Feld Zahlungsart die gewünschte Kassenzahlungsart. Wird diese hinterlegt, so wird das Feld Barrechnung automatisch aktiv und die Kassennummer wird beim Ausdruck automatisch ermittelt.
   Eine abweichende Kasse könnte bei Bedarf im Feld Kasse hinterlegt werden.
   
   
   
   
2. Bevor eine fertig erstellte Barrechnung mit Rechnungsnummer ausgedruckt wird, ist es sinnvoll, sich diese mit der Funktion Rechnung ansehen in der Honorarnoten-Vorschau anzusehen. Hier kann das Format und die Ausrichtung des Barrechnungsbandes kontrolliert werden. In dieser Ansicht kann man am besten beurteilen, ob die Formatierung wie gewünscht angewandt wird, oder ob noch Änderungen nötig sind!
   
   
3. Wird diese Rechnung in weiterer Folge mit Rechnungsnummer ausgedruckt, so werden die Kasseninformationen auf der Rechnung angedruckt und dieser Barumsatz in das Fiskaljournal (DEP 131) eingetragen. Es entsteht kein zusätzlicher Beleg, da die benötigten Beleginformationen bereits auf der Rechnung im Band "Barrechnung" angedruckt werden.
   
   
   
   
4. Wird diese Rechnung anschließend in Ihre Buchhaltung verbucht, so werden sowohl die Rechnung als auch die dazugehörige Zahlung in die FIBU verbucht.
   
   Dabei wird der, durch die Rechnung entstandene, offene Posten sofort mit der entsprechenden Zahlungsbuchung ausgeziffert. Das bedeutet, es bleibt kein offener Posten (siehe Offene Posten Liste) für diese Rechnung übrig.
   
   Beim Verbuchen der Honorarnote in die NTCS FIBU wird die Rechnung mit den Beleginformationen, sofern diese archiviert wird, zusätzlich zur Erlösbuchung auch der Zahlungsbuchung automatisch als Dokument zugeordnet.
    

Hinweise 

Bei Barrechnungen sind die Korrekturmöglichkeiten Rechnungsurkunde löschen und Rechnung verwerfen nicht möglich, da dies gesetzlich nicht erlaubt ist. Barrechnungen müssen IMMER storniert und gegebenenfalls neu erstellt werden! Kassen-Informationen auf der Rechnung (Kasse, Zahlungsart, Barrechnung) werden in der Folge auf daraus resultierende Stornos und Gutschriften übernommen. Wenn man die Storno/Gutschrift NICHT bar abbilden möchte, muss die Zahlungsart manuell geändert werden! Der LEA Parameter Ausdruck Barrechnung entscheidet darüber, ob eine Barrechnung sofort nach dem Ausdruck der Rechnung mit Rechnungsnummer abgeschlossen werden soll. Sollen Barrechnungen mit dem Rechnungsstapel gedruckt werden, beachten Sie bitte die Fensterhilfe Rechnungsstapel und hier im speziellen den Punkt Ausdruck von Barrechnungen mittels Stapel. Seitenanfang

Buchungsbeispiel (Soll-Versteuerer): Buchungsbeispiel (Ist-Versteuerer): Seitenanfang

3.3. Anzahlung eines Barbetrags

1. Es muss ein Akonto erstellt werden.
2. Auf diesem muss die entsprechende Kassenzahlungsart hinterlegt werden, damit das Akonto als Barrechnung betrachtet wird (siehe sinngemäß Punkt 3.2).
3. Im Anschluss wird das Akonto mit Rechnungsnummer gedruckt, in die FIBU verbucht und abgeschlossen (siehe oberhalb Punkt 3.2).

Achtung! 

Voraussetzung, um diesen Fall fehlerlos im Programm abbilden zu können, ist natürlich die korrekte Einrichtung der Akontos inkl. Ablauf, Erlöskonten usw. Beachten Sie dazu die umfangreiche Hilfe zum Thema Akontos in der LEA oder kontaktieren Sie den Support CRM/LEA. Seitenanfang

4. Anwendungsfall mit Entnahmen (über FIBU)

Es gibt eine Handkasse mit einem Kassenstand von € 150,- und an einem Tag gibt es folgende Geschäftsfälle: Der Kassenstand wird durch eine Bank-Barabhebung um € 1.000,- erhöht. Aus dieser Kasse werden anschließend Reisespesen an Mitarbeiter ausbezahlt. Im Anschluss wird eine LEA Barrechnung einbezahlt. Danach werden wieder Reisespesen ausbezahlt. Darauf folgt neuerlich eine LEA Barrechnung, die kassiert wird. Abschließend werden € 1.000,- entnommen und wieder auf die Bank getragen. Diese Geschäftsfälle könnten beispielsweise folgendermaßen in der FIBU (im Fenster Buchen) abgebildet werden: Am Ausdruck Kassenbericht (FIBU Paket) sind folglich die Stände abzulesen: Seitenanfang

5. Kontrolle Kassenstand

6. Relevante Menüpunkte der Kasse

6.1. Kassenabschluss Barfaktura

Hinweis 

Der Kassenabschluss kann jederzeit, muss aber nicht regelmäßig gemacht werden. Außerdem kann jederzeit ein weiterer Kassenabschluss gemacht werden, der denselben Zeitraum umfasst. Seitenanfang

6.2. Kassenbelege Barfaktura

6.2.1. Funktionen dieses Fensters

Ausdruck

Belegkopie	Die Funktion "Belegkopie" erstellt eine Belegkopie des markierten Datensatzes. Die Belegkopie wird standardmäßig in Vorschau angezeigt. Diese kann gedruckt bzw. per Mail versendet oder archiviert werden.
Kassenbericht	Der Kassenbericht bietet die Möglichkeit, Kassenabschlüsse nachzudrucken.
Kassenjournal	Das Kassenjournal bietet eine weitere Ausdrucksmöglichkeit. Es handelt sich lediglich um eine Kontrollliste. Zum Ausdruck kann der Standardreport gewählt und ausgedruckt werden.

6.2.2. Sonderfunktionen des Fensters (speziell für RKSV)

RKSV Beleg prüfen

Mit der Funktion "RKSV Beleg prüfen" kann ein Beleg auf seine Richtigkeit geprüft werden. Dies ist beispielsweise beim sogenannten Jahresbeleg oder bei Nullbons nach Wiederinbetriebnahme einer Kasse nötig. Es stehen verschieden Prüfmethoden zur Verfügung (FinanzOnline, XML-Datei erstellen (E-Mail), Formular RK1 drucken).

Nullbon drucken

Mit der Funktion "Nullbon drucken" kann ein Nullbon gedruckt werden. Dies ist vor allem dann erforderlich, wenn es zu einem vorübergehenden Ausfall (< 48 Stunden) der Signatureinheit kommt. Sobald die Signatureinheit wieder verfügbar ist, ist dies dem System über einen Ausdruck eines sogenannten "Nullbons" zu signalisieren. Dieser entspricht nach einem vorübergehenden Ausfall (< 48 Stunden) dem zu erstellenden Sammelbeleg der Kassenzahlungen, welche während des Ausfalls kassiert wurden. Handelt es sich jedoch um einen Ausfall, der nicht nur vorübergehend ist (> 48 Stunden), so beachten Sie bitte das Kapitel Längerer Ausfall der Signatureinheit oder Kasse.

Funktionen

Monatsabschluss	Der Monatsabschluss wird in der Regel vom Programm automatisch gemacht, sobald der erste Bon im Folgemonat erstellt wird. Mit der Funktion "Monatsabschluss" kann der Monatsabschluss manuell gemacht werden. Dabei wird ein Nullbon erstellt, der im Fenster Kassenbelege Barfaktura über den Buchungstext "Monatsabschluss" erkannt werden kann. Stapel Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel Monatsabschluss Barfaktura.
Außerbetriebnahme melden	Die Funktion "Außerbetriebnahme melden" dient zur Außerbetriebnahme einer Kasse. Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Außerbetriebnahme einer Kasse.
Datenerfassungsprotokoll (DEP 7) sichern	Neben der üblichen Datensicherung sieht die Registrierkassensicherheitsverordnung vor, vierteljährlich je Registrierkasse eine Datensicherung des Datenerfassungsprotokolls auf einem externen elektronischen Medium (z. B. USB-Stick, DVD ...) durchzuführen. Durch die Funktion "Datenerfassungsprotokoll (DEP 7) sichern" wird ein Fenster für diese Sicherung geöffnet: Die Sicherung erfolgt im Dateiformat *.json. Wird diese Sicherung nicht gemacht, so wird dies laufend vom Programm gemeldet, wenn die letzte Sicherung älter als drei Monate ist. Dieser Hinweis erfolgt bei jedem Kassiervorgang. Stapel Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel Sicherung Datenerfassungsprotokoll (DEP 7).
Datenerfassungsprotokoll (DEP 7) exportieren	Die Funktion "Datenerfassungsprotokoll (DEP 7) exportieren" ermöglicht den Export des Datenerfassungsprotokolls im Dateiformat *.json.
Fiskaljournal (DEP 131) exportieren	Die Funktion "Fiskaljournal (DEP 131) exportieren" ermöglicht den Export des Fiskaljournals im Dateiformat *.TXT.
Fibu buchen	Die Funktion "Fibu buchen" wird nur für den Ausnahmefall gebraucht. Mit der Funktion kann ein Kassenbeleg in die Fibu verbucht werden, wenn beim Erfassen der Zahlung das Buchen in der Fibu nicht funktioniert hat und mit einem Fehler abgebrochen wurde und daher der Kassenbeleg noch nicht verbucht worden ist. Die Verbuchung wird allerdings nur angestoßen, wenn die Zahlungsart der Barzahlung das Kennzeichen "Zahlungsbuchung" aktiviert hat. Der Buchungsstatus eines Belegs ist im Feld "Fibu-Buchungsstatus" zu sehen.

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6.3. Fiskaljournal (DEP 131)

Je Zahlung und Rechnung erhalten Sie zwei Einträge mit der gleichen Bon-Nummer. Dabei steht eine für die Zahlung und eine für den Verweis auf die entsprechende Rechnung.

6.3.1. Funktionen dieses Fensters

Fiskaljournal (DEP 131) exportieren	Die Funktion "Fiskaljournal (DEP 131) exportieren" ermöglicht den Export des Fiskaljournals im Dateiformat *.TXT.
Speichern unter	Die Funktion "Speichern unter" öffnet den Datei-Explorer und errmöglicht das Speichern des Fiskaljournals im Dateiformat *.TXT.

Funktionen

Datenerfassungsprotokoll (DEP 7) exportieren	Die Funktion "Datenerfassungsprotokoll (DEP 7) exportieren" ermöglicht den Export des Datenerfassungsprotokolls im Dateiformat *.json.
Datenerfassungsprotokoll (DEP 7) sichern	Neben der üblichen Datensicherung sieht die Registrierkassensicherheitsverordnung vor, vierteljährlich je Registrierkasse eine Datensicherung des Datenerfassungsprotokolls auf einem externen elektronischen Medium (z. B. USB-Stick, DVD ...) durchzuführen. Durch die Funktion "Datenerfassungsprotokoll (DEP 7) sichern" wird ein Fenster für diese Sicherung geöffnet: Die Sicherung erfolgt im Dateiformat *.json. Wird diese Sicherung nicht gemacht, so wird dies laufend vom Programm gemeldet, wenn die letzte Sicherung älter als drei Monate ist. Dieser Hinweis erfolgt bei jedem Kassiervorgang. Stapel Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel Sicherung Datenerfassungsprotokoll (DEP 7).
Datenerfassungsprotokoll (DEP 7)	Die Funktion "Datenerfassungsprotokoll (DEP 7)" öffnet das Datenerfassungsprotokoll einer Kasse.
RKSV Prüftool	Die Funktion "RKSV Prüftool" öffnet das RKSV Prüftool. Hier kann entweder via DEP-Analyse oder via QR-Code-Analyse eine Prüfung eines Datenerfassungsprotokolls im Format *.json durchgeführt werden. Zusätzlich kann in den Feldern "Java Verzeichnis" und "Prüftool-Verzeichnis" jeweils ein externes Prüfprogramm zur Prüfung angegeben werden.
Kassendaten (GoBD) exportieren	Die Funktion "Kassendaten (GoBD) exportieren" ermöglicht den Export der Kassendaten im Dateiformat *.zip für die GoBD-Schnittstelle (GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese Schnittstelle betrifft die Kassensicherheitsverordnung in Deutschland.
ARS Daten exportieren	Die Funktion "ARS Daten exportieren" ermöglicht den Export des Datenerfassungsprotokolls im ARS-Format. Die Datei kann in der ARS-Betriebsprüfungssoftware exportiert und importiert werden und dient zu Analysezwecken. Nähere Informationen dazu finden Sie unter dem Link https://www.bmd.com/module/bmd-ars-audit-revision-software.html.

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7. Ausfall der Signatureinheit/Kasse - Was ist zu tun?

7.1. Ausfall der Signatureinheit

7.2. Ausfall der Kasse

• Ein Beleg muss dem Kunden ausgehändigt werden (z. B. handschriftliche Erfassung auf Papier).
• Diese müssen nach dem Ausfall nacherfasst werden, wenn die Kasse wieder verfügbar ist.
• Dieser Zwischenfall muss entsprechend dokumentiert werden.
• Zweitschriften auf Papier müssen aufbewahrt werden.

7.3. Längerer Ausfall der Signatureinheit oder Kasse

7.5. Außerbetriebnahme der Signatureinheit oder Kasse

Externe Quelle 

Für die einzelnen Schritte bezüglich FinanzOnline-Meldungen gibt es einen hilfreichen Online-Ratgeber der WKO: http://www.registrierkassenbetrieb.wkoratgeber.at/. Seitenanfang

8. Wo findet man den Jahresbeleg und wie muss dieser geprüft werden?

Sollte der Abschlussbeleg für den Monat 12 zum Zeitpunkt einer etwaigen Prüfung jedoch noch gänzlich fehlen, so ist zuerst dieser Abschlussbeleg manuell zu erstellen. Die Funktion des Monatsabschlusses finden Sie im Fenster Kassenbelege für Barfakturen unter Funktionen → Monatsabschluss. Dazu öffnet sich das Fenster "Nullbon Monatsabschluss", in welchem Sie die Firma und die Kasse bekanntgeben, für welche der Nullbon Monatsabschluss erstellt werden soll. Ist der Stapel Monatsabschluss Barfaktura aktiv und sind Webservice- oder Kassen-Webservice-Zugangsdaten für FinanzOnline hinterlegt, so wird beim Monatsabschluss des Monats 12 eines Jahres auch versucht, die Prüfung des Jahresbelegs durchzuführen, die bis 15.02. des Folgejahres gesetzlich durchzuführen ist. Es empfiehlt sich jedenfalls im Anschluss daran eine Kontrolle, weil etwaige Probleme bei der Überprüfung nicht im Vordergrund gemeldet werden, da es sich um einen Stapel handelt. Die Kontrolle erfolgt am besten direkt in FinanzOnline. Alle Belege, die zur Prüfung übermittelt worden sind, sind dort ersichtlich. Seitenanfang

9. Weitere Hilfsmittel und Unterstützung

Externe Quelle

Die wichtigsten Informationen zur Registrierkassenverordnung und zur Registrierkassensicherheitsverordnung finden Sie unter diesem Link der WKO. Seitenanfang

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