WIADOK
Allgemeines
Für das Kanzleimanagement in 
Deutschland steht Ihnen in NTCS eine Schnittstelle zum WIADOK-Publisher zur Verfügung. WIADOK ist eine deutsche Agentur für Kanzleikommunikation, die Ihre Kunden bei der Außenkommunikation unterstützt. Details zu den Dienstleistungen von WIADOK finden Sie unter http://Wiadok.de/ .
Deutschland steht Ihnen in NTCS eine Schnittstelle zum WIADOK-Publisher zur Verfügung. WIADOK ist eine deutsche Agentur für Kanzleikommunikation, die Ihre Kunden bei der Außenkommunikation unterstützt. Details zu den Dienstleistungen von WIADOK finden Sie unter http://Wiadok.de/ . Über die Schnittstelle können die Stammdaten von Kunden, Lieferanten, Kontaktpersonen und Mitarbeitern an den WIADOK-Publisher übertragen werden, um diese dort für entsprechende WIADOK-Dienste zu verwenden.
Einstellungen
Um eine Übertragung durchzuführen, sind - neben einer Registrierung bei WIADOK - die entsprechenden Einstellungen in NTCS erforderlich. Zusätzlich wird eine eigene NTCS-Lizenz benötigt.
WIADOK
Führen Sie folgende Schritte in WIADOK durch, bevor Sie eine Übertragung der Personenstammdaten starten können:
- Registrieren Sie sich bei WIADOK. Sie erhalten dadurch einen Benutzer und ein Passwort.
- Legen Sie eine Kanzlei an. Eine Kanzlei enthält in WIADOK lediglich eine Nummer und einen Namen. Sie dient als übergeordnetes Konstrukt um Standorte zu gruppieren.
- Legen Sie einen Standort an. Ein "Standort" entspricht in NTCS einer Firma. Jeder Standort hat eine WIADOK-Standort-ID.
Hinweis
 | In WIADOK werden für die Bezeichnung der Datenobjekte zum Teil andere Begriffe verwendet, als das in NTCS gebräuchlich ist. In folgender Tabelle finden Sie daher eine kurze Gegenüberstellung der Bezeichnungen:
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NTCS
In NTCS sind Einstellungen am Firmenstamm und in den CRM Parametern erforderlich:
| Firmenstamm | Am NTCS Firmenstamm muss im Feld "WIADOK-Standort-ID" die ID des Standorts eingetragen werden. Die Standort-ID wird von WIADOK vergeben.
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| Parametereinstellungen | Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 2.Kunden → 14.WIADOK:
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Übertragen von Daten
Es können Personenstammdaten für die Personenarten Kunde, Lieferant, Kontaktperson und Mitarbeiter übertragen werden. Bitte beachten Sie, dass in Fenstern, die auch andere Personenarten anzeigen können (Liste der Kontakte, oder Zentrale Personenverwaltung) die jeweiligen Funktionen und Felder nur bei übertragbaren Personenarten aktiv sind!
Vorgehensweise
Die Übertragung der Daten kann über zwei verschiedene Wege ausgelöst werden:
- In der jeweiligen Personenliste im gelben Menü unter "Funktionen" (bzw. in der Mitarbeiterliste unter "Mitarbeiter") → "An WIADOK übertragen".
- Am Personenstamm über das Feld "WIADOK-Service":Stellen Sie ein, ob eine Person an den WIADOK-Publisher übertragen werden soll. Das Feld besitzt folgende Ausprägungen:
- Nicht übertragen: Die Person wird nicht übertragen. Sollte die Person bereits an WIADOK übertragen worden sein, und das Feld wird nachträglich auf "Nicht übertragen" gestellt, wird die Person in WIADOK wieder gelöscht.
- An WIADOK übertragen: Die Person wird an WIADOK übertragen. Wenn Sie in NTCS eine Änderung in einem relevanten Feld auf der Person durchführen, wird diese ebenfalls an WIADOK synchronisiert.
Eine Übertragung ist nur möglich, wenn zuvor die erforderlichen Einstellungen gemacht worden sind. Details finden Sie in der Themendokumentation WIADOK. - Nicht übertragen: Die Person wird nicht übertragen. Sollte die Person bereits an WIADOK übertragen worden sein, und das Feld wird nachträglich auf "Nicht übertragen" gestellt, wird die Person in WIADOK wieder gelöscht.
Hinweis
| Möchten Sie mehrere Personen gleichzeitig übertragen, blenden Sie in der Personenliste über die Feldauswahl das Feld "WIADOK-Service" ein. Sie können das Feld anschließend mit der Funktion "Spalte bearbeiten" für alle gefilterten Personen auf "An WIADOK übertragen" stellen. Der Datenexport nach WIADOK wird in NTCS nur zugelassen, wenn alle notwendigen Felder für eine Neuanlage bei WIADOK befüllt sind! |
Personen, die übertragen wurden, erhalten eine entsprechende WIADOK-ID im gleichnamigen Feld:
Die WIADOK-ID wird automatisch, beim erstmaligen Übertragen einer Person an den WIADOK-Publisher, vergeben. Sie kann manuell nicht geändert werden. Details zum Thema finden Sie unter WIADOK. |
Achtung!
 | Bitte beachten Sie, dass NTCS für diese Schnittstelle immer das führende System sein muss! Nehmen Sie daher im WIADOK-Publisher keine Änderungen an Personen vor, die Sie mit NTCS übertragen haben! |
Pflichtfelder auf der Person
Je Personenart müssen unterschiedliche Felder auf der Person befüllt sein, damit diese in WIADOK angelegt werden kann. Sind die entsprechenden Felder unvollständig befüllt, erhalten Sie beim Übertragen folgenden Hinweis:
Mandant
Folgende Felder sind erforderlich, wenn Sie einen Mandanten (Kunde/Juristische Person) an WIADOK übertragen möchten:
| Datenfeld | Pflichtfeld | Anmerkung | ||
| Anrede | In WIADOK wird für eine juristische Person immer die Anrede "Firma" verwendet. | |||
| Rechtsform | X | Es werden nur Mandanten mit einer deutschen Rechtsform zugelassen. Hinweis
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| Name | X | |||
| Zusatzname | ||||
| Straße | X | |||
| Postleitzahl | X | |||
| Ort | X | |||
| Land | ||||
| Telefonnummer | ||||
| Faxnummer | ||||
| E-Mail-Adresse | X | |||
| Sachbearbeiter |
Person (Kunde und Kontaktperson)
Folgende Felder sind erforderlich, wenn Sie einen Kunden oder eine Kontaktperson (natürliche Person) an WIADOK übertragen möchten:
| Datenfeld | Pflichtfeld | Anmerkung |
| Anrede | In WIADOK wird die Anrede abhängig vom Geschlecht ermittelt. Ist in NTCS kein Geschlecht hinterlegt, wird die Anrede "Firma" verwendet. Bei weiblich wird "Frau" verwendet. Bei männlich wird "Herr" verwendet. | |
| Titel | ||
| Vorname | X | |
| Nachname | X | |
| Straße | X | |
| Postleitzahl | X | |
| Ort | X | |
| Land | ||
| Telefonnummer | ||
| Faxnummer | ||
| E-Mail-Adresse | X | |
| Sachbearbeiter | Bei Kontaktpersonen wird, wenn vorhanden, der Sachbearbeiter der Kontaktperson verwendet. Ist hier kein Sachbearbeiter hinterlegt, wird jener vom zugehörigen Kunden verwendet. | |
| WIADOK-ID des zugehörigen Kunden | Bei Kontaktpersonen wird die WIADOK-ID des zugehörigen Kunden übertragen, sofern der Kunde bereits zuvor übertragen wurde. |
Hinweis
| Es kann auch eine Kontaktperson übertragen werden, ohne dass es in WIADOK den zugehörigen Kunden als Mandanten gibt. Die Zuordnung zu einem Mandanten ist in WIADOK optional. |
Mitarbeiter
Folgende Felder sind erforderlich, wenn Sie einen Mitarbeiter an WIADOK übertragen möchten:
| Datenfeld | Pflichtfeld | Anmerkung |
| Anrede | In WIADOK wird die Anrede abhängig vom Geschlecht ermittelt. Ist in NTCS kein Geschlecht hinterlegt, wird die Anrede "Firma" verwendet. Bei weiblich wird "Frau" verwendet. Bei männlich wird "Herr" verwendet. | |
| Titel | ||
| Vorname | X | |
| Nachname | X | |
| Telefonnummer | ||
| Faxnummmer | ||
| E-Mail-Adresse | X | |
| Sachbearbeiter |
Hinweis
| Falls der Mitarbeiter in WIADOK nicht nur passiv, sondern als aktiver User aufscheinen soll, dann sind die jeweiligen Berechtigungen zu diesem Mitarbeiter direkt in WIADOK einzustellen. |
Personen aus WIADOK löschen
Personen, die Sie über NTCS in WIADOK angelegt haben, sollten auch über NTCS wieder entfernt werden. Stellen Sie dazu auf der jeweiligen Person das Feld "WIADOK-Service" auf "Nicht-Übertragen". Die Person wird dann in WIADOK gelöscht. Personen, die Sie über NTCS angelegt haben, dürfen keinesfalls direkt in WIADOK manuell gelöscht werden!
Hinweis
| Wenn ein Kunde in WIADOK übertragen wurde und zu diesem Kunden ebenfalls bereits Kontaktpersonen übertragen wurden, ist bei diesem Kunden in NTCS das Feld "WIADOK-Service" zur Bearbeitung gesperrt. Erst wenn keine Kontaktpersonen des Kunden mehr in WIADOK existieren, ist das Feld am Kunden wieder bearbeitbar. Sollten Sie also einen solchen Kunden aus WIADOK entfernen wollen, muss zuerst bei dessen Kontaktpersonen das Feld "WIADOK-Service" auf "Nicht übertragen" gestellt werden. |
Berechtigungen
Über die Berechtigungsverwaltung stehen Ihnen für jede Personenart eigene Berechtigungseinstellungen zur Verfügung.
Ist WIADOK für eine Personenart gesperrt, ist neben der Funktion "An WIADOK übertragen" im Funktionsmenü auch das Feld "WIADOK-Service" auf den Personen vor Bearbeitung geschützt.
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