Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Kunden → Funktionen → Weitere Stammdaten → Kundenpasswörter

In diesem Fenster können Sie paketbezogene Kundenpasswörter vergeben. Dadurch können PDF- bzw. Zipdateien eines Kunden je Programmpaket mit unterschiedlichen Passwörtern geschützt werden.

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Geben Sie den Kunden oder Lieferanten ein, für den Sie ein paketbezogenes Passwort erfassen möchten.

Kundenpasswörter

Paketbezogene Kundenpasswörter stellen die höchste Priorität im Vergleich mit den weiteren Möglichkeiten dar.

Es gelten folgende Rückfallebenen: Das Programm prüft zuerst, ob paketbezogene Kundenpasswörter vorhanden sind. Existiert für das gewählte Paket kein Eintrag, wird auf das Passwort vom Kundenstamm zurückgegriffen. Wenn auch am Kundenstamm kein Eintrag vorhanden ist, wird das Passwort laut Parameter verwendet.

Motiv - Beispiel

Häufig sind bei den Klienten von Steuerberatern unterschiedliche Mitarbeiter für Lohn- beziehungsweise Buchhaltungsdaten berechtigt.
So kann über paketbezogene Passwörter sichergestellt werden, dass diesen Regeln entsprochen wird, wenn Auswertungen bzw. PDFs an den Klienten gesendet werden.

Paketbezogene Kundenpasswörter:

Pro Paket und Kunde/Lieferant kann ein eigenes Passwort für Lesen/Öffnen vergeben werden. Öffnen Sie dazu im Paket CRM den Kundenstamm unter Stammdaten → Personen → Kunden. Im Fenstermenü unter Funktionen → Weitere Stammdaten → Kundenpasswörter können Sie auf paketbezogene Passwörter zugreifen.

Um eine Neuanlage zu starten, muss zuerst das Einstiegsfeld "Kunde/Lieferant" befüllt werden. Anschließend kann mit F5 die Neuanlage gestartet werden. Geben Sie bitte zumindest ein Paket und ein Passwort an.

Paketbezogene Passwörter sind nur für Lesen/Öffnen möglich. Passwörter für Schreiben können am Kunden bzw. über Parameter ohne Paketbezug hinterlegt werden.

Passwort in den Kunden-/Lieferantenstammdaten:

Auch am Kunden-/Lieferantenstamm stehen Ihnen Felder für die Vergabe von personenbezogenen Passwörtern zur Verfügung. Passwörter welche hier eingetragen sind, gelten für alle Pakete einheitlich, sofern kein paketbezogenes Passwort für die jeweilige Person und das jeweilige Paket existiert. Verwenden Sie dazu folgende Felder:

Passwort für Lesen/Öffnen

Hinterlegen Sie hier ein Passwort zum Lesen bzw. Öffnen eines PDF-Dokuments. Die Passwörter werden standardmäßig bei der Eingabe verdeckt angezeigt.

Besonderheiten am Kunden-/Lieferantenstamm

Mit F8 können Sie bei der Eingabe des Passworts zwischen verdeckter Anzeige und Klartext umschalten.

Ergänzend wird das Passwort in der Zusatzinformation rechts neben dem Feld angezeigt.

Hinweis

Die F8-Funktion zum Umschalten der Anzeige ist nur dann verfügbar, wenn beim Öffnen des Datensatzes noch kein Passwort auf der Person hinterlegt war. Damit wird vermieden, dass Passwörter ungewollt ausgelesen werden.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Wird dieses Feld am Kundenstamm hinterlegt, so wird dieses beim E-Mail-Versand von FIBU-Auswertungen und beim Export einer FIBU mit Passworteingabe berücksichtigt.

Weitere Informationen und Varianten zur Verwendung von Kundenpasswörtern finden Sie unter Paketbezogene Kundenpasswörter.

Besonderheiten am Dienstnehmerstamm

Die Passwörter von Dienstnehmern sind über eine Berechtigung geschützt. Die F8-Funktion zeigt hier einen verschlüsselten Wert. Die Zusatzinformation zeigt am Dienstnehmer ebenfalls kein Passwort. Stattdessen verfügt das Feld an dieser Stelle über eine F4-Funktion, über die Sie das Passwort einsehen können. Dieses Fenster ist über eine eigene Funktionsberechtigung geschützt.

Hinweis

Das Passwort wird bei Dienstnehmern in der Datenbank verschlüsselt gespeichert. Die Anzahl der eingegebenen Zeichen wird dadurch vergrößert. Es ist daher nicht möglich, die maximale Zeichenlänge des Feldes auch tatsächlich zu verwenden. Sie erhalten möglicherweise auch bei weniger Zeichen schon die Meldung: "Das Passwort ist zu lang. Geben Sie bitte ein kürzeres Passwort ein."

Das Dienstnehmerpasswort für Lesen/Öffnen kann auch über einen eigenen Funktionsaufruf im Hauptmenü bearbeitet werden. Damit kann ein Dienstnehmer sein eigenes Dienstnehmerpasswort bearbeiten, ohne eine Berechtigung für das Bearbeiten der Dienstnehmerstammdaten zu benötigen. Sie finden die Funktion unter TOOLS → Tools → Einstellungen → Zugangsdaten → Mitarbeiterpasswort für Lesen/Öffnen einstellen. Voraussetzungen sind, dass die User-ID am entsprechenden Dienstnehmerstamm hinterlegt ist, und dass der User über die Berechtigung zum Bearbeiten des Dienstnehmerpassworts verfügt (Funktionsnummer 46495).

Passwort für Schreiben

Hinterlegen Sie hier ein Passwort zum Schreiben bzw. Ändern eines PDF-Dokuments. Weitere Informationen und Varianten zur Verwendung von Kundenpasswörtern finden Sie unter Paketbezogene Kundenpasswörter.

Passwort aus CRM Parametern:

In den CRM Parametern unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Kundenpasswort haben Sie die Möglichkeit, allgemeine Einstellungen zu den Kundenpasswörtern zu hinterlegen.

Passwort für Schreiben

Das "Passwort für Schreiben" aus diesem Parameter wird bei jedem PDF-Export vorgeschlagen, sofern am Kunden kein personenbezogenes Passwort erfasst ist.

Achtung!

Beachten Sie, dass jedes PDF Dokument verschlüsselt erstellt wird und auch nicht mehr nachbearbeitet werden kann, wenn in diesem Parameter ein Passwort hinterlegt wird!

Weitere Informationen zum Thema lesen Sie unter Paketbezogene Kundenpasswörter.

Lese-Passwort erzwingen

Ist der Parameter auf "Ja" gestellt, kann der Benutzer beim Erstellen eines PDF-Dokuments ein eventuell vorgeschlagenes Lesepasswort nicht entfernen. Der Parameter wirkt sich nur dann aus, wenn das Passwort vom NTCS Programm, das ein PDF erstellt, übergeben wird (zum Beispiel beim Lohnzettel-Ausdruck).

Hinweis

Dieser Parameter ist in der Regel allgemein einzustellen. Eine firmenbezogene Einstellung wird nur beim Lohnreport berücksichtigt.

Weitere Informationen zum Thema lesen Sie unter Paketbezogene Kundenpasswörter.

Lese-Passwort für Archivierung

Entscheiden Sie, ob ein hinterlegtes "Passwort für lesen/öffnen" auch bei der Archivierung verwendet werden soll.

0 - Nein: PDF-Dokumente werden bei der Archivierung im DMS NICHT mit einem Passwort geschützt.

1 - Ja: PDF-Dokumente werden auch bei der Archivierung im DMS mit Passwort geschützt, falls vorhanden.

Weitere Informationen zum Thema lesen Sie unter Paketbezogene Kundenpasswörter.

Verwendung von Kundenpasswörtern:

Ist ein entsprechendes Kundenpasswort hinterlegt, wird dieses Passwort automatisch vorgeschlagen, sobald Sie ein entsprechendes Dokument für die jeweilige Person erstellen.

Sie haben die Möglichkeit, das voreingestellte Passwort an dieser Stelle zu ändern. Über folgende Berechtigungen können Sie steuern, ob ein Benutzer zum Ändern des vorgeschlagenen Bearbeitungs- bzw. Lesepassworts berechtigt ist:

Allgemeine Informationen zum Einstellen von Berechtigungen finden Sie unter Berechtigungen.

Hinweis

Möchten Sie (paketbezogene) Kundenpasswörter beim Versand von Dokumenten aus dem DMS verwenden, beachten Sie bitte den CRM Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokumente versenden:

Passwort beim Versand ermitteln

Dokumente können beim Versenden per E-Mail mit einem Passwort geschützt werden. Entscheiden Sie per Parametereinstellung, ob dieses vom Dokument oder vom Kunden ermittelt werden soll. Ist ein entsprechendes Passwort vorhanden, wird das Dokument direkt verschlüsselt (= PDF-Dokumente) oder gezippt und verschlüsselt. Andernfalls erhält das Dokument keine Komprimierung und keinen Passwortschutz. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung.

Hinweis

Beachten Sie bitte zusätzlich den Parameter Passwortabfrage, wenn Sie vor dem Versenden einen Abfragedialog zur Eingabe eines Passworts bekommen möchten.

1 - Kein Passwort: Wenn Sie diese Parametereinstellung wählen, wird das Dokument ohne Passwortverschlüsselung versendet. Außer Sie haben den oben erwähnten Parameter Passwortabfrage aktiviert, dann kommt zumindest der Abfragedialog zur Eingabe eines Passworts vor dem Dokumentenversand.

2 - Passwort vom Personenstamm: Sollten Sie diese Parametereinstellung gewählt haben, wird das Passwort zum Versenden vom Personenstamm ermittelt. Die Passwortermittlung erfolgt in erster Instanz in den paketbezogenen Kundenpasswörtern. Sollte hier keines ermittelt werden können, wird in zweiter Instanz das Passwort direkt vom Personenstamm herangezogen.

- Paketbezogene Kundenpasswörter
Diese können Sie je Kunde im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Kunden → Funktionen (Fenstermenü) → Weitere Stammdaten → Kundenpasswörter anlegen. Ist hier ein Passwort für das Paket CRM erfasst, wird dieses auch für den Versand von Dokumenten herangezogen.

- Kundenstamm
Ist im Fenster "Kundenpasswörter" kein Passwort erfasst bzw. keines für das Paket CRM, wird das Passwort vom Kundenstamm genommen. Dieses können Sie direkt in der Bearbeitungsmaske eines Kunden in das Feld Passwort für Lesen/Öffnen eintragen.

3 - Passwort vom Dokument: Bei dieser Parametereinstellung wird das Passwort für den Versand vom gleichnamigen Feld am Dokument ermittelt. Falls am Dokument kein Passwort hinterlegt ist, erfolgt die Passwortermittlung in zweiter Instanz in den paketbezogenen Kundenpasswörtern von CRM. Sollte hier keines ermittelt werden können, ist die Rückfallebene das Passwort am Personenstamm.

Achtung!

Wie oben bereits erwähnt, werden PDF-Dokumente direkt verschlüsselt und nicht in einer verschlüsselten Zipdatei für den Versand verpackt. Konkret bedeutet das: Befinden sich in der Auswahl für den Versand nur PDF-Dokumente, werden diese direkt verschlüsselt und als E-Mail Anhang übergeben. Befindet sich in der Auswahl ein anderer Dokumententyp ungleich PDF, wird eine verschlüsselte Zipdatei für den Versand erstellt.

Beispiele:

Werden eines oder mehrere PDF-Dokumente versendet, werden diese direkt verschlüsselt und als E-Mail Anhang übergeben.
Werden eines oder mehrere Office-Dokumente versendet, werden diese in einer verschlüsselten Zipdatei gepackt und als E-Mail Anhang übergeben.
Werden PDF und Office-Dokumente gemeinsam versendet, werden diese in einer verschlüsselten Zipdatei gepackt und als E-Mail Anhang übergeben. Das PDF-Dokument innerhalb der Zipdatei ist in diesem Fall nicht mehr verschlüsselt.

Hinweis

PDF-Dokumente, welche bereits passwortverschlüsselt archiviert sind, können beim Versand nicht mit einem anderen Passwort verschlüsselt werden. Diese werden beim Einzelversand mit jenem Passwort versendet, mit dem diese PDF-Dokumente aktuell verschlüsselt sind. Wird eine solche PDF-Datei gemeinsam mit anderen Dateien versendet, wird für diesen Versand auch eine verschlüsselte Zipdatei erstellt.

PDF-Dokumente, welche mit einem Berechtigungspasswort (bzw. Bearbeitungspasswort) verschlüsselt sind, digital signiert sind, oder das Dateiformat PDF/A aufweisen, können beim Versand auch nicht direkt mit einem Passwort verschlüsselt werden. Ist ein solches Dokument selektiert, wird dieses beim Versand auch in eine verschlüsselte Zipdatei gepackt, so wie oberhalb in den Punkten 2 und 3 beschrieben.

Siehe auch:

Dokumentenübersicht

Berechtigungen