UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
 
A_TREE1.bmp CRM und DMS → CRM → Aufgaben → Funktionen → DMS

Hinweis
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Bei dem angegebenen Pfad handelt es sich nur um ein Beispiel. Die Funktionen für die Dokumentenzuordnung sind in jedem Fenster, das einen Bereich "Dokumente" hat, unter demselben Menüpfad zu finden (z. B. Termine, ER-Kontrolle ...).
 
Eine Dokumentenzuordnung speichert alle einem Datensatz (Aufgabe, Termin, Buchung, Frist ...) zugeordneten bereits archivierten Dokumente. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Dokumente zu einem bestimmten Geschäftsfall schneller aufzurufen, ohne diese im DMS vorher zu suchen.

Hinweis
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Sind einem Datensatz Dokumente zugeordnet, wird dieser in Listen mit dem Dokumentensymbol 1331727837000012360.png gekennzeichnet. Es wird in der Spalte "Dok", dargestellt mit dem Symbol des gelben Karteireiters 1331727837000012360_0.png, angezeigt.

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Mit einem Klick auf das Dokumentensymbol kann das Dokument gleich zum Ansehen geöffnet werden. Dabei ist es egal, ob Sie einfach oder doppelt auf das Symbol klicken, das Dokument wird immer nur einmal geöffnet.

Per Mouseover auf dem Dokumentensymbol in der Spalte "Dok" werden die Dokumentenbetreffe gelistet. Sind zu einem Datensatz mehrere Dokumente zugeordnet, werden die Betreffe der Dokumente untereinander dargestellt. So können Sie u. a. erkennen, wie viele Dokumente zum Datensatz zugeordnet sind.

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Folgende Funktionen stehen Ihnen bei Dokumentenzuordnungen im jeweiligen Fenster zur Verfügung:

A_Document_Show.bmp Dokument ansehen
Mit dieser Funktion können Sie ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zum Ansehen öffnen. Wenn Sie dem Datensatz nur ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zur Ansicht geöffnet, haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, welches Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Ansehen geöffnet werden soll.

Hinweis
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Für Dokumente mit den Dateitypen RTF und TIF gibt es unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen folgende beide Parameter, in denen Sie definieren können, mit welchem Programm diese Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

In diesem Parameter können Sie das ausführende Programm festlegen, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen.

Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben (Automatik), wird beim Öffnen des Dokumentes versucht die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon wird entweder der BMD Editor oder Microsoft Word geöffnet.

Die beiden letzten Parametereinstellungen ("Immer Winword" und "Immer BMD Editor") ignorieren diese Prüfung und Öffnen das Dokument je nach Parametereinstellung.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie TIF-Dokumente mit dem aus Ihrem Betriebssystem zugeordneten Programm oder mit BMD Scan öffnen möchten. Wenn Sie BMD Scan verwenden, besitzen Sie die Möglichkeit weitere Seiten zum bestehenden Dokument hinzuzufügen und können diese Änderungen später wieder archivieren.

Für Dokumente mit dem Dateityp PDF gibt es unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → BMD Scan folgenden Parameter, in dem Sie definieren können, mit welchem Programm die PDF-Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.

A_Document_Edit.bmp Dokument bearbeiten
Ermöglicht es Ihnen, ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zu bearbeiten. Wenn Sie dem Datensatz ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zum Bearbeiten geöffnet, haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Bearbeiten geöffnet werden soll.

Hinweis
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Für Dokumente mit den Dateitypen RTF und TIF gibt es unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → DMS Einstellungen folgende beide Parameter, in denen Sie definieren können, mit welchem Programm diese Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

In diesem Parameter können Sie das ausführende Programm festlegen, mit dem RTF-Dokumente geöffnet werden sollen.

Wenn Sie eine der ersten beiden Parametereinstellungen aktiviert haben (Automatik), wird beim Öffnen des Dokumentes versucht die Art des RTF-Dokuments zu erkennen und abhängig davon wird entweder der BMD Editor oder Microsoft Word geöffnet.

Die beiden letzten Parametereinstellungen ("Immer Winword" und "Immer BMD Editor") ignorieren diese Prüfung und Öffnen das Dokument je nach Parametereinstellung.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Sie TIF-Dokumente mit dem aus Ihrem Betriebssystem zugeordneten Programm oder mit BMD Scan öffnen möchten. Wenn Sie BMD Scan verwenden, besitzen Sie die Möglichkeit weitere Seiten zum bestehenden Dokument hinzuzufügen und können diese Änderungen später wieder archivieren.

Für Dokumente mit dem Dateityp PDF gibt es unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → BMD Scan folgenden Parameter, in dem Sie definieren können, mit welchem Programm die PDF-Dokumente zum Ansehen geöffnet werden sollen.

Wenn Sie diesen Parameter auf Ja stellen, werden PDF-Dokumente mit BMD Scan geöffnet, andernfalls werden diese mit dem Programm geöffnet, das Ihr Betriebssystem für PDF-Dokumente reserviert hat.

A_Preview.bmp Dokumente in Vorschau anzeigenÖffnet die zugeordneten Dokumente in einem eigenen Vorschaufenster. Sollten mehrere Dokumente zugeordnet sein, werden alle Dokumente im gleichen Fenster zur Vorschau geöffnet. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenvorschau.
A_Assign_Document.bmp Dokumente zuordnen
Erlaubt Ihnen die Zuordnung bereits archivierter Dokumente zum selektierten Datensatz. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumente zuordnen.
A_Dokumentenueb.bmp Zu Dokument in DMS
Mit dieser Funktion können Sie die Dokumentenliste aufrufen, in der Ihnen alle diesem Datensatz zugeordneten Dokumente aufgelistet werden. In diesem Fenster steht Ihnen der volle Funktionsumfang des DMS zur Verfügung, um die Dokumente weiterzuverarbeiten.

Hinweis Paket FIBU 
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Beim Aufruf dieser Funktion aus einem FIBU-Fenster wird jetzt eine zusätzliche Combobox angeboten, um zwischen sichtbaren und allen zugeordneten Dokumenten umzuschalten.

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Alle nicht sichtbaren Dokumente sind in der Dokumentenzuordnung im Feld Verdeckt als verdeckt gekennzeichnet. Dieses Feld wird im Normalfall automatisch bei einer Archivierung in der FIBU gesetzt, wenn eine PDF-Rechnung inkl. dazugehöriger XML-Datei archiviert wird.

T_EMAIL_EXPORT.bmp Dokument versenden
Mit dieser Funktion können Sie alle zugeordneten Dokumente eines Datensatzes per E-Mail versenden. Diese E-Mail wird grundsätzlich im Vordergrund versendet, nach Betätigen dieser Funktion öffnet sich sofort eine neue E-Mail im Outlook, mit allen Dokumenten der Zuordnung im Anhang.

Hinweis
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Über den Parameter Auswahl E-Mailadressen bei Versenden unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokumente versenden können Sie den Auswahldialog von E-Mail-Adressen vor dem Versand aktivieren.

Der Parameter entscheidet, ob nach Ausführung der DMS-Funktion "Per E-Mail versenden" eine Auswahl von E-Mail-Adressen angezeigt wird, bevor die E-Mail-Nachricht geöffnet wird.

0 - Ohne Auswahl von E-Mail-Adressen: Nach Ausführung der Funktion wird die E-Mail-Nachricht sofort geöffnet.

1 - Mit Auswahl von E-Mail-Adressen: Das Fenster "E-Mail adressieren" wird geöffnet: Hier können die Empfänger hinzugefügt und übernommen werden. Erst danach öffnet sich die E-Mail-Nachricht.

Im Standardarchiv: Die angezeigten E-Mail-Adressen hängen von der Einstellung "Ist eigene Firma" der jeweiligen Archiv-Firma ab. Ist das Feld "Ist eigene Firma" nicht befüllt, werden alle E-Mail-Adressen der Firma (nicht des Kunden) angezeigt. Ist das Feld aktiviert, werden alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

Im Mandantenarchiv: Die Einstellung "Ist eigene Firma" spielt keine Rolle; es werden immer alle E-Mail-Adressen des Kunden angezeigt.

Weitere Informationen zu diesem Fenster erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster E-Mail adressieren.

Wenn dem Datensatz mehrere Dokumente zugeordnet sind, öffnet sich folgendes Auswahlfenster. In diesem Fenster können Sie die entsprechenden Dokumente markieren (Mehrfachselektion mit gedrückter "Strg-Taste") die als E-Mail versendet werden sollen. 

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Über die Schaltfläche "Senden" rechts unten werden die markierten Dokumente in die E-Mail übergeben, die Schaltfläche Alle senden übernimmt alle zugeordneten Dokumente in die E-Mail. Durch das Einblenden der Dokumentenvorschau können Sie sich auch in diesem Fenster einen schnellen Überblick über die zugeordneten Dokumente verschaffen, ohne diese extra öffnen zu müssen.

Hinweis 
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Informationen zum Versenden von Dokumenten mit einem Passwort erhalten Sie in der Dokumentation zum Dokument versenden aus DMS.

Neues Dokument
 1331576396000014190_6.png Dateisystem
Mit dieser Funktion können sie direkt ein Dokument aus einem lokalen Verzeichnis archivieren und gleich diesem Datensatz zuordnen.

Beim Klick auf diese Funktion öffnet sich der lokale Datei-Explorer, zur Auswahl eines Dokuments für die Archivierung. Nach der Auswahl des Dokuments müssen Sie anschließend noch das gewünscht Archiv auswählen bzw. die Daten für die Archivierung in der Beschlagwortungsmaske bekannt geben. Beim Speichern der Beschlagwortungsmaske wird das Dokument archiviert und dem selektierten Datensatz zugeordnet.

Hinweis
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Wenn beim selektierten Datensatz eine Person hinterlegt ist, wird diese in der Beschlagwortungsmaske für die Archivierung vorgeschlagen. Als Dokumentenkategorie wird die am Archiv hinterlegte Standardkategorie vorgeschlagen. Beide Felder können von Ihnen aber mit den gewünschten Werten überschrieben werden.
 1331576396000014190_7.png BMD ScanMit dieser Funktion können Sie direkt die Archivierung eines Dokumentes aus dem BMD Scan mit gleichzeitiger Zuordnung des Dokumentes zur Aufgabe durchführen. Mit einem Klick auf diese Funktion öffnet sich BMD Scan, wo Sie die Archivierung des Dokumentes durchführen können, die Zuordnung zur Aufgabe erfolgt dann automatisch.
A_BMD_ARCHIV.bmp RTF-Dokument
Ermöglicht Ihnen die Erzeugung eines neuen Dokuments zu einem Datensatz. Sie müssen nach dem Klick auf Speichern nur das gewünschte Archiv auswählen, falls mehrere Archive in Verwendung sind und das Dokument wird automatisch archiviert.

Achtung! 
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Voraussetzung für eine automatische Archivierung ist eine hinterlegte Person bei der Aufgabe oder eine hinterlegte Standardperson bzw. Standardkategorie für das ausgewählte Archiv.

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Diese Funktion ist nicht in allen Fenstern mit Dokumentenzuordnung verfügbar. Aktuell steht Ihnen diese Funktion bei Aufgaben, Termine und Fristen zu Verfügung.

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