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Dokumente mit Passwort versenden

Sie haben die Möglichkeit, bereits archivierte Dokumente aus dem DMS mit Passwort zu versenden. Dazu stehen Ihnen zwei Möglichkeiten der automatischen Ermittlung des Passworts für den Versand zur Verfügung. Entweder kann das Passwort vom Kundenstamm oder direkt vom Dokument ermittelt werden. Die Einstellung, wie das Passwort ermittelt werden soll, können Sie im Parameter Passwort beim Versand ermitteln im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokument versenden, treffen.

Dokumente können beim Versenden per E-Mail mit einem Passwort geschützt werden. Entscheiden Sie per Parametereinstellung, ob dieses vom Dokument oder vom Kunden ermittelt werden soll. Ist ein entsprechendes Passwort vorhanden, wird das Dokument direkt verschlüsselt (= PDF-Dokumente) oder gezippt und verschlüsselt. Andernfalls erhält das Dokument keine Komprimierung und keinen Passwortschutz. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung.

 Hinweis
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Beachten Sie bitte zusätzlich den Parameter Passwortabfrage, wenn Sie vor dem Versenden einen Abfragedialog zur Eingabe eines Passworts bekommen möchten.

1 - Kein Passwort: Wenn Sie diese Parametereinstellung wählen, wird das Dokument ohne Passwortverschlüsselung versendet. Außer Sie haben den oben erwähnten Parameter Passwortabfrage aktiviert, dann kommt zumindest der Abfragedialog zur Eingabe eines Passworts vor dem Dokumentenversand.

2 - Passwort vom Personenstamm: Sollten Sie diese Parametereinstellung gewählt haben, wird das Passwort zum Versenden vom Personenstamm ermittelt. Die Passwortermittlung erfolgt in erster Instanz in den paketbezogenen Kundenpasswörtern. Sollte hier keines ermittelt werden können, wird in zweiter Instanz das Passwort direkt vom Personenstamm herangezogen. 

- Paketbezogene Kundenpasswörter
Diese können Sie je Kunde im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Kunden → Funktionen (Fenstermenü) → Weitere Stammdaten → Kundenpasswörter anlegen. Ist hier ein Passwort für das Paket CRM erfasst, wird dieses auch für den Versand von Dokumenten herangezogen.

- Kundenstamm
Ist im Fenster "Kundenpasswörter" kein Passwort erfasst bzw. keines für das Paket CRM, wird das Passwort vom Kundenstamm genommen. Dieses können Sie direkt in der Bearbeitungsmaske eines Kunden in das Feld Passwort für Lesen/Öffnen eintragen.

3 - Passwort vom Dokument: Bei dieser Parametereinstellung wird das Passwort für den Versand vom gleichnamigen Feld am Dokument ermittelt. Falls am Dokument kein Passwort hinterlegt ist, erfolgt die Passwortermittlung in zweiter Instanz in den paketbezogenen Kundenpasswörtern von CRM. Sollte hier keines ermittelt werden können, ist die Rückfallebene das Passwort am Personenstamm. 
 
Achtung!
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Wie oben bereits erwähnt, werden PDF-Dokumente direkt verschlüsselt und nicht in einer verschlüsselten Zipdatei für den Versand verpackt. Konkret bedeutet das: Befinden sich in der Auswahl für den Versand nur PDF-Dokumente, werden diese direkt verschlüsselt und als E-Mail Anhang übergeben. Befindet sich in der Auswahl ein anderer Dokumententyp ungleich PDF, wird eine verschlüsselte Zipdatei für den Versand erstellt.

Beispiele:
  1. Werden eines oder mehrere PDF-Dokumente versendet, werden diese direkt verschlüsselt und als E-Mail Anhang übergeben.

  2. Werden eines oder mehrere Office-Dokumente versendet, werden diese in einer verschlüsselten Zipdatei gepackt und als E-Mail Anhang übergeben.

  3. Werden PDF und Office-Dokumente gemeinsam versendet, werden diese in einer verschlüsselten Zipdatei gepackt und als E-Mail Anhang übergeben. Das PDF-Dokument innerhalb der Zipdatei ist in diesem Fall nicht mehr verschlüsselt.
Hinweis
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PDF-Dokumente, welche bereits passwortverschlüsselt archiviert sind, können beim Versand nicht mit einem anderen Passwort verschlüsselt werden. Diese werden beim Einzelversand mit jenem Passwort versendet, mit dem diese PDF-Dokumente aktuell verschlüsselt sind. Wird eine solche PDF-Datei gemeinsam mit anderen Dateien versendet, wird für diesen Versand auch eine verschlüsselte Zipdatei erstellt.

PDF-Dokumente, welche mit einem Berechtigungspasswort (bzw. Bearbeitungspasswort) verschlüsselt sind, digital signiert sind, oder das Dateiformat PDF/A aufweisen, können beim Versand auch nicht direkt mit einem Passwort verschlüsselt werden. Ist ein solches Dokument selektiert, wird dieses beim Versand auch in eine verschlüsselte Zipdatei gepackt, so wie oberhalb in den Punkten 2 und 3 beschrieben.


Zusätzlich gibt es noch einen Parameter, der es Ihnen ermöglicht, das Passwort direkt vor dem Versand des Dokuments einzugeben. Dazu können Sie den Parameter Passwortabfrage auf Ja stellen. Diesen Parameter finden Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokument versenden.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob vor dem Versand von Dokumenten aus dem DMS ein Abfragedialog zur Eingabe eines Passworts für den Versand geöffnet werden soll. Folgende Ausprägungen stehen Ihnen zur Auswahl:

0 - Nein: Bei dieser Einstellung wird automatisch das Passwort anhand der Einstellung im Parameter Passwort beim Versand ermitteln ermittelt.

1 - Ja: Bei dieser Einstellung wird unabhängig von der Einstellung im Parameter Passwort beim Versand ermitteln vor dem Versand von Dokumenten dieser Abfragedialog geöffnet. In diesem Dialog können Sie das Passwort eingeben, mit dem das Dokument verschlüsselt werden soll.

2 - Ja, wenn Kundenpasswort vorhanden: Bei dieser Ausprägung wird der Dialog zur Eingabe bzw. zum Ändern des Passworts beim Versenden von Dokumenten aus dem DMS nur geöffnet, wenn aus den Kundenstammdaten ein Passwort ermittelt werden kann.

Hinweis
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Die Ausprägung 2 - Ja, wenn Kundenpasswort vorhanden hat nur eine Auswirkung, wenn der Parameter Passwort beim Versand ermitteln auf 2 - Passwort vom Personenstamm steht.

Hinweis
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Sollte die Einstellung im Parameter Passwort beim Versand ermitteln auf Passwort vom Personenstamm bzw. Passwort vom Dokument stehen, wird in diesem Fenster das Passwort vom Personenstamm bzw. Dokument vorgeschlagen. Dieser Vorschlag kann von Ihnen jederzeit überschrieben werden.


In folgendem Dialog können Sie das gewünschte Passwort eingeben, mit dem die Dokumente für den E-Mail-Versand verschlüsselt werden sollen. Mit der Schaltfläche Verschlüsseln wird das Dokument mit dem eingegebenen Passwort bzw. dem Passwortvorschlag verschlüsselt. Mit der Schaltfläche Nicht verschlüsseln wird das Dokument unverschüsselt versendet, egal welcher Wert im Feld "Passwort" in diesem Dialog eingetragen ist.

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Werden eine oder mehrere PDF-Dateien versendet, können Sie in diesem Fenster steuern, ob diese Als verschlüsselte PDF-Datei(en) oder Als verschlüsselte Zipdatei in den E-Mail Anhang übergeben werden sollen. Werden andere Dateitypen (z. B. Office-Dokumente) mitgesendet oder einzeln versendet, können Sie nur den Eintrag Als verschlüsselte Zipdatei auswählen. Dasselbe gilt für PDF-Dokumente, welche mit einem Berechtigungspasswort (bzw. Bearbeitungspasswort) verschlüsselt sind, digital signiert sind, oder das Dateiformat PDF/A aufweisen.

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Hinweis Mandantenarchiv
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Wenn Sie Dokumente aus einem Mandantenarchiv versenden und die Ermittlung des Passwortes für den Versand auf Passwort vom Kundenstamm gestellt haben, wird das Passwort wie folgt ermittelt. Es wird zur Firma, welche am Mandantenarchiv hinterlegt ist, der entsprechende Kunde ermittelt und von diesem dann das Passwort für den Versand.

Der Vorteil liegt darin, dass Sie nicht für alle Mandantenkunden ein eigenes Passwort definieren müssen, sondern die Dokumente gleich mit dem Passwort Ihres Mandanten verschlüsselt werden.  

Passwortanzeige 
Mit dem Schlüssel-Symbol 1359808926000034160_1.png vor dem Feld "Passwort" können Sie das vorgeschlagene bzw. eingegebene Passwort im Klartext anzeigen lassen. Dadurch können Sie vor dem Versand noch sicherstellen, ob das richtige Passwort verwendet wird bzw. ob Ihnen bei der Eingabe des Passwortes ein Tippfehler unterlaufen ist.

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Hinweis 
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Die Schaltfläche zur Anzeige des Passwortes im Passwortabfragedialog wird nicht angezeigt, wenn Sie Dokumente, die auf einem Mitarbeiter archiviert sind, mit einem Passwort versenden und die Berechtigung Passwort bearbeiten/ansehen im Mitarbeiterstamm nicht besitzen.

Hinweis 
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Beim Versenden von Dokumenten, welche direkt am Dokumentendatensatz ein Passwort hinterlegt haben, erfolgt vor dem Versand der E-Mail eine Abfrage des Passworts. Nur wenn dieses korrekt eingegeben wird, kann dieses Dokument versendet werden.

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Beim Versenden von mehreren Dokumenten gleichzeitig erfolgt die gleiche Prüfung, nur werden hier Dokumente, die mit Passwort geschützt sind, für den Versand ignoriert. Sie erhalten eine Hinweismeldung, in der Ihnen die Anzahl der Dokumente angezeigt wird, die aufgrund eines Passwortschutzes direkt am Dokumentendatensatz nicht versendet werden können.

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Zusätzlich werden noch alle Dokumente für den Versand ignoriert, die Sie aufgrund fehlender Rechten zum Ansehen nicht versenden dürfen. Auch die Anzahl dieser Dokumente wird in dieser Meldung ausgegeben. Dieses Verhalten kann zum Beispiel eintreten, wenn Sie eine gesamte Dokumentenzuordnung einer Aufgabe versenden und ausgewählte Dokumente dieser Zuordnung nicht sehen dürfen. Solche Dokumente werden in der Dokumentenzuordnung wie im Screenshot ersichtlich mit Sternchen "*****" angezeigt:

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Anwendungsgebiete

Bei folgenden Versandmöglichkeiten können Dokumente mit dem Passwort durch oben genannte Einstellungen versendet werden.

Dokumentenübersicht bzw. -liste 
In diesen beiden Fenstern können die Dokumente passwortverschlüsselt versendet werden, wenn Sie die Funktionen zum Versand über das gelbe Menü aufrufen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.
Dokumentenzuordnung
Beim Versenden einer Dokumentenzuordnung zu einem Datensatz werden die Dokumente auch passwortverschlüsselt. Zum Beispiel können Sie alle einer Aufgabe zugeordneten Dokumente über die Funktion "Dokument versenden" versenden.

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Weitere Informationen zur Dokumentenzuordnung erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenzuordnung - Funktionen.
Dokumentenvorschau
Beim Versand direkt aus der Dokumentenvorschau wird die Passwortverschlüsselung auch angewandt. Überall, wo die Dokumentenvorschau eingeblendet werden kann, kann der Versand über die Funktion mit dem Mail-Icon gestartet werden.

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Bereich Dokumente
Überall, wo ein Dokumentenbereich angeboten wird, kann der passwortverschlüsselte Versand gestartet werden. Zum Beispiel aus dem Terminkalender im Bereich "Dokumente" über die Menüleiste und den Knoten "Dokument versenden", hier stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten für den Versand zur Verfügung. Dieselben Möglichkeiten für den Versand von Dokumenten finden Sie auch im Kontextmenü mit einem Rechtsklick im Bereich "Dokumente".
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Workflowaufgaben 
Beim Ausführen von Workflowaufgaben mit Spezialfunktionen, die den Versand von Dokumenten anstoßen, wird die Passwortverschlüsselung auch durchgefüht. Auch der Abfragedialog zur Eingabe des Passworts erscheint beim Ausführen der Workflowaufgabe - aber nur, wenn der entsprechende Parameter auch gesetzt ist.

Hinweis 
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Der Passwortdialog vor dem Versand der Dokumente beim Ausführen von Workflowaufgaben erscheint aber nur, wenn die Workflowaufgaben einzeln ausgeführt werden. Beim Massenversand im Hintergrund (mehrere Workflowaufgaben werden gleichzeitig ausgeführt) entfällt der Dialog und die Dokumente werden automatisch verschlüsselt, sollte es im Parameter Passwort beim Versand ermitteln entsprechend eingestellt sein.
 

Bereits gestempelte Dokumente versenden

Beim Versenden von bereits im BMD Scan gestempelten Dokumenten aus dem DMS haben Sie jetzt die Möglichkeit, noch nicht fixierte Stempel gleich beim Versand zu fixieren.

Hinweis 
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Nicht fixierte Stempel sind nur am Dokument im DMS sichtbar, wenn dieses im BMD Scan oder in der Dokumentenvorschau in der NTCS geöffnet wird. Öffen Sie dieses extern oder der Empfänger dieses versendeten Dokuments öffnet dieses, ist der Stempel nicht sichtbar. Der Vorteil von nicht fixierten Stempeln ist, dass Sie das Dokument je nach Bedarf mit bzw. ohne Stempel ansehen können und die originale Version ohne Stempel noch erhalten ist.

Damit Sie die Stempel nicht generell fix ins Dokument einbetten müssen, um vom Empfänger des Dokuments auch gesehen werden zu können, gibt es den Parameter Nicht fixierte PDF-Stempel. Dieser Parameter ermöglicht, direkt beim Versand nur in der BMD NTCS sichtbare Stempel auch außerhalb der NTCS sichtbar zu machen. Das heißt, vor dem Versand eines Dokuments wird geprüft, ob ein nicht fixierter Stempel am Dokument vorhanden; wenn ja, wird dieser je nach Parametereinstellung fixiert. Den angesprochenen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Dokument versenden.

Über diesen Parameter können Sie steuern, ob nicht fixierte PDF-Stempel für den Empfänger der PDF-Datei sichtbar sind oder nicht. Folgende Ausprägungen stehen Ihnen zur Auswahl:

0 - Ignorieren: Bei dieser Einstellung werden nicht fixierte PDF-Stempel wie bisher ignoriert und sind für den Empfänger nicht sichtbar.

1 - Fixieren: Bei dieser Einstellung werden nicht fixierte PDF-Stempel in die versendete PDF-Datei eingebettet und sind für den Empfänger sichtbar.

2 - Benutzerabfrage: Hier bekommen Sie vor dem Versenden einer PDF-Datei mit einem nicht fixierten PDF-Stempel eine Abfrage zur Entscheidung, ob der noch nicht fixierte Stempel vom Empfänger gesehen werden soll oder nicht.

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Weitere Informationen zum Fixieren von Stempeln erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster BMD Scan.