Termine/Aufgaben synchronisieren
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM → CRM → Weitere Funktionen → Termine/Aufgaben synchronisierenIn diesem Fenster können Sie Einstellungen für die Synchronisation zwischen NTCS und Outlook tätigen, um Ihre Termine und/oder Aufgaben abzugleichen.
Falls Sie keinen Exchange Server im Einsatz haben, können Sie die Synchronisierung von Terminen und/oder Aufgaben einfach mit diesem Fenster durchführen.
Es wird beim manuellen Aufruf dieser Synchronisation zwischen zwei Varianten unterschieden: Der Synchronisation über NTCS/Outlook oder über NTCS/Exchange.
In der Titelleiste des Fensters können Sie erkennen, welche der beiden Varianten verwendet wird. Falls bei der Synchronisation NTCS/Outlook-Probleme auftreten, stehen Ihnen im Menü "Extras" folgende Funktionen zur Verfügung:
 Tracing EIN | Zur Unterstützung bei der Fehlersuche aktivieren Sie Tracing EIN. In der Logdatei OUTLOOKDEBUG.LOG können Sie das Protokoll überprüfen. Zusätzlich können Sie auch das "Outlooksync<User-ID>.log" kontrollieren. |
 Aufgaben wiederherstellen | Vor jeder Synchronisation werden Aufgaben als XML-Datei im Standard-XML-Export-Verzeichnis gesichert. Mit diesen Befehlen können Sie Aufgaben wiederherstellen. Wiederhergestellte Aufgaben werden wie neu erfasste behandelt. Diese Sicherheitsebene sollte nur in Notfällen zum Einsatz kommen und ersetzt keinesfalls andere Sicherungsmaßnahmen und einen vorsichtigen Umgang mit der Synchronisation! Es sei auch darauf hingewiesen, dass die Sicherungsdatei möglicherweise nicht erzeugt werden kann (z. B. keine Zugriffsrechte des Benutzers) und somit nicht zur Verfügung steht. |
| Termine wiederherstellen | Vor jeder Synchronisation werden Termine als XML-Datei im Standard-XML-Export-Verzeichnis gesichert. Mit diesen Befehlen können Sie Termine wieder herstellen. Wiederhergestellte Termine werden wie neu erfasste behandelt. Diese Sicherheitsebene sollte nur in Notfällen zum Einsatz kommen und ersetzt keinesfalls andere Sicherungsmaßnahmen und einen vorsichtigen Umgang mit der Synchronisation! Es sei auch darauf hingewiesen, dass die Sicherungsdatei möglicherweise nicht erzeugt werden kann (z. B. keine Zugriffsrechte des Benutzers) und somit nicht zur Verfügung steht. |
| Export Aufgaben/Termine | Mit dieser Option wird der Exportmodus eingeschaltet. Dieser ist nur für einen Ablauf aktiv und wird erst ausgeführt, wenn Sie im Hauptfenster auf OK klicken. Es werden alle Aufgaben/Termine des Auswahlbereichs von NTCS in Microsoft Outlook oder in ein anderes Kommunikationssystem exportiert. Dabei werden alle Aufgaben/Termine in Microsoft Outlook, die im Auswahlbereich liegen und bereits einmal synchronisiert wurden, gelöscht und durch den aktuellen Stand der Aufgaben/Termine aus der NTCS ersetzt. |
| Import Aufgaben/Termine | Mit dieser Option wird der Importmodus eingeschaltet. Dieser ist nur für einen Ablauf aktiv und wird erst ausgeführt, wenn Sie im Hauptfenster auf OK klicken. Es werden alle Aufgaben/Termine des Auswahlbereichs von Microsoft Outlook in die NTCS importiert. Dabei werden alle Aufgaben/Termine in NTCS, die im Auswahlbereich liegen und bereits einmal synchronisiert wurden, gelöscht und durch den aktuellen Stand der Aufgaben/Termine aus Microsoft Outlook ersetzt. Es kann ablaufbedingt zu einer Verdopplung von Aufgaben/Terminen kommen. Diese wird durch einen weiteren Synchronisationsdurchlauf wieder bereinigt. Export und Import schließen sich gegenseitig aus und können nicht gleichzeitig aktiv sein! |
Hinweis
 | Verwenden Sie Microsoft Teams, werden Termine und Aufgaben mit einem ebenfalls installierten Microsoft Outlook synchronisiert. Dies geschieht innerhalb des Microsoft-Office-Pakets. Erstellen Sie beispielsweise einen Termin in Microsoft Teams, wird dieser automatisch an Microsoft Outlook übertragen. NTCS ruft den Termin dann von Microsoft Outlook ab und zeigt diesen ebenfalls im Kalender an. |
Synchronisation NTCS/Exchange
Da bei der automatischen Synchronisation nur Termine und Aufgaben synchronisiert werden, die nach der Aktivierung angelegt werden, können Sie diese Variante manuell anstoßen. Somit können Sie bereits bestehende Termine bzw. Aufgaben ebenfalls synchronisieren.
Diese Variante ist dann aktiv, wenn in den TOOLS Parametern die Synchronisation aktiviert wird. Es ändert sich dann auch der Fenstertitel dementsprechend.
Hinweis
| Bei der Synchronisation NTCS/Exchange haben Sie die Möglichkeit, den Mitarbeiter zu wechseln, d. h., Sie können die Termine anderer Mitarbeiter in das jeweilige Exchange-Konto synchronisieren. Es werden Ihre Termine, Aufgaben etc. automatisch abgeglichen, wenn sie neu erfasst bzw. geändert werden. Nur wenn Sie mit dem Synchronisieren neu beginnen, sollten Sie einmalig diesen Befehl starten, damit bereits bestehende Termine, Aufgaben ... synchronisiert werden können. |
Hinweis
| Wenn in den TOOLS Parametern "Synchronisation aktivieren" eingestellt ist, wird in der Titelleiste des Dialogfelds das Kommunikationssystem (MS Exchange Server, GroupWise ...) angezeigt. Sonst steht Synchronisation NTCS/Outlook zur Verfügung. Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS → Überblick über alle TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Allgemeine Einstellungen → Kommunikationssystem. Hilfe zu den Exchange Synchronisationseinstellungen finden Sie in der Dokumentation Synchronisation. |
Wie die Praxis der Synchronisation NTCS/Exchange zeigt, gibt es immer wieder außergewöhnliche Ereignisse.
Problemszenario 1: Neues Microsoft Outlook
Durch eine Neuinstallation des PCs oder Notebooks sind die Daten in Microsoft Outlook nicht mehr vorhanden.
Möglichkeit 1: Wird die Synchronisation zum ersten Mal ausgeführt, so stellt NTCS fest, dass sich Microsoft Outlook mit einer neuen Kennnummer meldet. Daraufhin folgt eine Abfrage, ob dennoch synchronisiert werden soll. Weiters wird gefragt, ob ein Export oder eine Synchronisation durchgeführt werden soll. Der Export ist zu wählen, wenn in Microsoft Outlook KEINE Daten vorhanden sind. Die Synchronisation ist zu wählen, wenn die Daten in Microsoft Outlook bereits wiederhergestellt wurden.
Achtung!
 | Da die Prüfung der Outlookversion nur beim ersten Synchronisieren einen Unterschied erkennt, muss der gesamte gewünschte Zeitraum abgeglichen werden! |
Möglichkeit 2: Führen Sie unter Extras im Fenstermenü den Befehl "Export Aufgaben/Termine" testweise für einen Tag aus. Der Export kann beliebig oft wiederholt werden.
Achtung!
| Die Aufgaben/Termine in Microsoft Outlook, die bereits einmal synchronisiert wurden, werden dabei gelöscht. |
Problemszenario 2: Neuer NTCS Organizer
Wenn Daten in NTCS verloren gegangen sind (unbeabsichtigtes Löschen) und die Daten in Microsoft Outlook aktuell sind.
Möglichkeit: Stellen Sie sicher, dass der aktuelle Stand der Daten in Microsoft Outlook als Sicherung vorhanden ist! Führen Sie unter Extras im Fenstermenü den Befehl "Import Aufgaben/Termine" testweise für einen Tag aus. Anschließend starten Sie die Synchronisation für diesen Tag. Damit sollten doppelte Termine wieder bereinigt sein.
Hinweis
| In außergewöhnlichen Situationen sollte der Zeitraum der Synchronisation auf EINEN TAG eingeschränkt (Von-/Bis-Datum) und die Synchronisation zwei- bis dreimal durchgeführt werden. In der Logdatei OutlookSyncMAxxx.log werden Informationen zur Synchronisation mitarbeiterbezogen (Mitarbeiter xxx) protokolliert. |
Hinweis
| Wenn Sie Ihren PDA mit Microsoft Exchange Server abgleichen, müssen Sie für diese Synchronisation den Zeitraum extra definieren (z. B. in Microsoft ActiveSync. Termine, die vor diesem Zeitraum liegen, werden von Microsoft ActiveSync vom PDA gelöscht). |
Achtung!
| Zwischen den zwei Synchronisations-Varianten sollten Sie nicht grundlos hin- und herwechseln, da dies zu Termin- bzw. Aufgabenverdopplungen führen könnte, weil die Sync-IDs bei der Synchronisation CRM und der Synchronisation NTCS/Exchange unterschiedlich sind. Wenn Sie von der Synchronisation CRM auf die Synchronisation NTCS/Exchange wechseln möchten, sollten alle Termine nochmals neu von NTCS in Exchange übertragen werden. Achten Sie aber darauf, dass Sie vor der Umstellung nochmals einen Abgleich der aktuellen Termine und Aufgaben über die Synchronisation CRM machen. |
 | Siehe auch: |