xyzmo Signierung

In dieser Dokumentation wird die Vorgehensweise für die Signierung von PDF-Dokumenten mit der Software "xyzmo Client" des Unternehmens Namirial (früher SIGNificant) beschrieben, bzw. welche Voraussetzungen dafür notwendig sind.

Die Software "xyzmo Client" (früher SIGNificant) stellt eine Möglichkeit dar, direkt in NTCS digital auf Dokumenten zu unterschreiben. Der Ausdruck erfolgt nur mehr fiktiv als Vorschau.

Sie erfasst dabei viel mehr als nur das Bild der Unterschrift. Denn ein reines Bild wäre für einen Schriftsachverständigen vor Gericht faktisch wertlos. Deshalb werden alle Merkmale einer Unterschrift wie Schreibgeschwindigkeit, Druck und Schreibrhythmus aufgezeichnet. Diese Daten sind sehr charakteristisch, schwer zu fälschen und deshalb einer Person sehr gut und eindeutig zuordenbar. Falls ein Unterzeichner behauptet, dass er ein Dokument nicht unterschrieben hat, dann können Schriftsachverständige auf Basis der aufgezeichneten Unterschriftsdaten mit einer von Namirial zur Verfügung gestellten Software - SIGNificant Penanalyst - das gleiche Gutachten erstellen, wie wenn eine Unterschrift auf Papier angezweifelt wird. Zudem bietet Namirial auch einen Unterschriftsvergleich mit zuvor gespeicherten Musterunterschriften, welcher vom Anwender in Echtzeit ausgeführt werden kann. 

Im Außendienst oder Service können auch immer wieder Situationen auftreten, wo keine ausreichende Internetverbindung vorhanden ist. Der xyzmo Client ermöglicht es, alle Funktionen wie das Blättern im Dokument, Formularfelder ausfüllen, Fotos anhängen, Unterschreiben etc. auch offline zu nutzen. Trotz der beschriebenen Offlinefähigkeit fungiert die App als reiner Client für den Server und transferiert das PDF-Dokument nicht auf das mobile Gerät. Damit kann es auf Wunsch unterbunden werden, dass das Dokument von der App weiter verschickt oder in andere Apps exportiert werden kann. Alle PDF-Bearbeitungsfunktionen erfolgen geschützt auf dem Server.

Weitere Informationen finden Sie unter https://www.xyzmo.com.

Sie benötigen eine Lizenz von Namirial (früher SIGNificant) für die Software. Diese kann über den xyzmo Onlineshop erworben werden. Pro Endgerät ist eine eigene Lizenz erforderlich.

Von BMD benötigen Sie folgende Lizenzen:

Wenn Sie über die Lizenzen von xyzmo und BMD verfügen, können Sie sich die Client-Software von der xyzmo(früher SIGNificant)-Homepage herunterladen und lokal installieren. Die lokale Installation ist einfach und sollte von Ihnen ohne Probleme bewältigt werden können. Falls dennoch Unklarheiten auftreten, kann Ihnen unser Support gerne helfen.

Im Anschluss an die Installation des xyzmo Client muss der Programmpfad in den NTCS TOOLS Parametern eingetragen werden: TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Digitale Signatur → Pfad zum xyzmo Client:

Anschließend ist noch folgende Berechtigung zu prüfen: "Report - PDF-Dokument digital stempeln" (MCS_TOOLS_PDF_STAMP) 30713.

Sie finden diese Berechtigung unter TOOLS → Tools → Berechtigungen → Berechtigungen. Sie befindet sich im Berechtigungsbaum unter Tools → Weitere Tools Funktionen.



Diese Berechtigung muss für alle Benutzer freigeschaltet sein, die den xyzmo Client in NTCS verwenden möchten.

Voraussetzung ist, dass auf dem Rechner, an dem das Signaturpad angeschlossen wird, die BMDRemoteApp installiert und gestartet ist. Eine Anleitung für die Installation finden Sie in der Themenhilfe BMD Remote App Installation mit BMD Scan.

Wie bei der lokalen Installation, müssen auch bei einer Terminalserver-Lösung die Voraussetzungen laut Punkt 2 erfüllt sein. Anschließend kann auf dem Rechner die Anwendung "xyzmo Client for Windows" installiert werden. Bevor weitere Schritte gesetzt werden, muss die digitale Signatur zuerst lokal am Rechner möglich sein. Siehe Lokale Installation.

Anschließend muss in NTCS eine Netzwerksignatur ergänzt werden. Diese Funktion findet sich in TOOLS → Tools → Einstellungen → Drucker → Netzwerksignatur → Neu (F5):

Beim Speichern haben Sie die Möglichkeit, die eingegebene Verbindung zu prüfen.

Der gewünschte Signatur-Client wird jeweils direkt bei der Signatur ausgewählt.

 

Soll NTCS via Citrix mit xyzmo verwendet werden, erfolgt die Einrichtung wie bei "normalen" Terminalserver-Installationen. Dabei sind folgende Dinge zu beachten:

Achtung! 

Eine Lösung, den xyzmo Client direkt auf dem Citrix-Terminal zu installieren und von dort das Signaturpad/Endgerät anzusteuern, wird sowohl von BMD als auch vom xyzmo Hersteller nicht empfohlen bzw. unterstützt.

Nach einer erfolgreichen Installation steht Ihnen der xyzmo Client automatisch in NTCS zur Verfügung. Die xyzmo Signaturpads müssen einfach nur per USB an den PC angesteckt werden und installieren sich dabei selbst. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie die Signatur gestartet werden kann:

Im BMD Scan finden Sie die Schaltfläche Signaturpad xyzmo unter dem Reiter "Stempeln/Signieren". Sie können von dort aus durch die Wahl eines PDF-Dokuments und einen anschließenden Klick auf diese Schaltfläche direkt eine Signatur starten.

In vielen Fenstern können Sie über die Archiv- und Exportfunktionen ebenfalls eine Signatur starten. Das betrifft z. B. den Standardbrief und die Steuererklärungen bzw. alle Listen und Ausdrucke, welche im Hintergrund einen Report verwenden.

Beispiel Standardbrief: Direkt aus der Archivierungsmaske, beim Versenden oder beim PDF-Export.

Nach dem Klick auf eine der markierten Schaltflächen öffnet sich bei diesem Beispiel "Versenden" das Fenster für E-Mail-Empfänger:

Hier muss im linken Bereich das Feld "Signatur" angehakt werden. Im rechten Bereich muss "Mit xyzmo Client stempeln" für den xyzmo Client ausgewählt werden.

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Nachdem die Signatur mit dem xyzmo Client (früher SIGNificant) über einen der genannten Wege angestoßen worden ist, öffnet sich der xyzmo Client. Falls ein Signaturpad von xyzmo/Namirial verwendet wird, wird dieses automatisch erkannt und für die Unterschrift aktiviert. Ist kein Signaturpad vorhanden, erscheint folgende Abfrage:

Die Verwendung der Maus kann zu Demozwecken genutzt werden.

Das gewählte Dokument wird automatisch geladen. Im xyzmo (früher SIGNificant) Client muss in der oberen Funktionsleiste auf "Signatur" geklickt werden.

Es erscheint ein leicht durchsichtiges lila Signaturfenster. Dieses kann mit der Maus beliebig auf dem Dokument platziert werden. Durch einen Doppelklick in das Signaturfenster wird der Signaturvorgang gestartet. Abgeschlossen wird dieser Vorgang durch einen Klick auf "OK" am Signaturpad.

Hinweis 

Damit der Vorgang korrekt abgeschlossen wird, muss nach der Bestätigung der Unterschrift das xyzmo Fenster geschlossen werden. Erst dann wird die Archivierung in die NTCS angestoßen.

In der Ausdrucksvorschau ist am Formularende von Steuererklärungen das vorgesehene Unterschriftenfeld in Farbe dargestellt. Diese Kennzeichnung markiert in der Vorschau die Stelle für die Unterschrift und ist im endgültigen PDF-Dokument bzw. am Ausdruck nicht farblich markiert.

In den Signatureinstellungen bei der Archivierung (PDF – Optionen) können für die spätere Verwendung der Funktion Stepping folgende Einstellungen getroffen werden. Es ist dann nicht mehr nötig, das Unterschriftenfeld manuell zu positionieren.

Folgende Varianten stehen Ihnen zur Verfügung, wenn alles unterschrieben werden soll:

Soll nach der Archivierung eventuell noch eine zusätzliche Person unterzeichnen, so ist dies wiederum aus dem Archiv möglich (Achtung: Stepping ist hier nicht mehr verfügbar).

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