FAQ Konten
Grundlegende Informationen zu den Konten finden Sie unter Konten.Inhalt
Sachkonto
Wie kann ein neues Sachkonto angelegt werden?
- Für die Neuanlage eines Sachkontos in einer FIBU empfehlen wir die Übernahme aus dem hinterlegten Standardkontenrahmen. Wird auf ein Konto gebucht, welches im Standardkontenrahmen vorhanden - jedoch in der FIBU noch nicht angelegt ist, wird dieses Konto automatisch übernommen.
- Unter Stammdaten → Konten kann mit der Funktion F8 - Standardkontenrahmen übernehmen ein neues Konto aus dem Standardkontenrahmen (bzw. einer anderen FIBU) übernommen werden.
- Ist ein Konto nicht im Standardkontenrahmen angelegt, kann ein "ähnliches" Konto in der FIBU ausgewählt werden und mit der rechten Maustaste "Sachkonto kopieren" angelegt werden. Mit dieser Funktion werden alle Einstellungen des ausgewählten Kontos auf das neue Konto übernommen.
- In seltenen Fällen kann unter Stammdaten → Konten mit "F5 - Neu" ein neues Konto angelegt werden. Bei einer Neuanlage ist darauf zu achten, dass alle Kontoeinstellungen wie z. B. Kontenart, Kontenklasse etc. richtig eingestellt werden.
- Sachkonten können auch importiert werden. Dazu steht unter Stammdaten → Konten in der gelben Leiste unter "Konto" die Funktion Import Sachkonten variabel zur Verfügung.
- Für eine automatische Kontenanlage steht auch die Möglichkeit der Kontenverteilung zur Verfügung. Mit der Kontenverteilung können Konten die in einer FIBU angelegt werden, automatisch in andere hinterlegte FIBUs verteilt werden.
Wie kann ein Konto eingestellt werden, damit es nicht in die KORE übernommen wird?
Standardmäßig werden die Erfolgskonten in die KORE übergeleitet, Bestandskonten nicht. Sollte ein Konto nicht automatisch in die KORE übernommen werden, kann am Kontenstamm des jeweiligen Kontos das Feld Konto in KORE auf "Konto nicht in KORE" umgeschaltet werden.
Wie kann ein Konto einer Gliederung zugeordnet bzw. umgegliedert werden?
Unter Stammdaten → Konten kann mit der Funktion "Konten zuordnen" ein Konto einer Gliederung zugeordnet bzw. umgegliedert werden.
Soll ein Konto explizit ausgegliedert sein, steht der Gliederungstext "ausgegliedert" zur Verfügung.
Sind Konten unter "nicht gegliedert" vorhanden, erscheint bei Auswertungen mit Gliederung ein Hinweis, dass Konten ungegliedert sind und dadurch die Auswertungen ggf. nicht korrekt sind.
Wie können Sachkonten exportiert werden?
Unter Stammdaten → Konten können die gewünschten Felder eingeblendet werden und mittels rechter Maustaste → Extras → Exportieren ins Excel exportiert werden.
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, über Ausdrucke → weitere Ausdrucke → Kontenstammdaten drucken → die Auswertung "290 Stammdaten Sachkonten" mittels der Schaltfläche "Excel-Export" zu exportieren.
Personenkonten
Warum kann ein neu angelegtes Konto nicht gespeichert werden?
Wenn ein Konto nicht gespeichert werden kann, kann unter Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten → auf der jeweiligen Firma im Feld aktuelle FIBU die aktuelle FIBU kontrolliert bzw. richtig hinterlegt werden.
Wie kann eingestellt werden, dass bei der Anlage der Personenkonten nicht die höchste freie Nummer genommen wird, sondern auch Lücken aufgefüllt werden?
Unter Stammdaten → Nummernkreise gibt es am jeweiligen Nummernkreis das Feld Ermittlungsart. In diesem Feld kann eingestellt werden, nach welcher Methode die nächste freie Nummer vorgeschlagen werden soll, wenn die automatische Ermittlung (mit F8) verwendet wird.
Bei der Einstellung "Sequentiell" sucht das Programm von Beginn des Nummernkreises die erste freie Nummer und füllt somit die Lücken auf.
Warum ist auf einem Personenkonto das Feld "Kondition" rot hinterlegt?
Wird im Reiter "Allgemein" das Feld "Kondition" mit roter Hintergrundfarbe angezeigt, sind auf den zugehörigen Konten in der Finanzbuchhaltung Konditionen vorhanden.
Dies wird benötigt, wenn das Personenkonto zu einer Firma gehört, die einer Firmengruppe zugeteilt ist und bei gleichen Personennummern je FIBU unterschiedliche Konditionen benötigt werden. Dazu können am Personenkonto-Reiter die jeweiligen Zahlungskonditionen hinterlegt werden. Das Feld "Kondition" auf der Person (Reiter "Allgemein) wird in diesem Fall mit roter Hintergrundfarbe angezeigt.
Handelt es sich um keine Firmengruppe und ist somit am FIBU-Konto-Reiter keine Kondition hinterlegt, wird ein Hinweis angezeigt, dass auf der Person eine Kondition eingetragen ist. Wenn es FIBU-Konditionen geben sollte, können diese über das Symbol 
(F8) angezeigt werden.
(F8) angezeigt werden.Können auf einem Kunden/Lieferanten mehrere Bankverbindungen hinterlegt werden?
Auf einem Kunden sowie auch Lieferanten können mehrere Bankverbindungen hinterlegt werden. Dazu gibt es folgende Möglichkeiten:
Zum einen können Sie weitere Bankverbindungen direkt am Personenkonto hinterlegen. Mit der Funktionstaste F8 können Sie entweder am Feld Bankleitzahl, Bankkontonummer, IBAN oder SWIFT/BIC die Erfassung aufrufen. In weiterer Folge öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie eine Neuanlage (mit F5) einer Bankverbindung durchführen können.
Die zweite Möglichkeit, eine Bankverbindung für ein Personenkonto anzulegen, finden Sie unter Konten → Extras → Erweiterte Bearbeitung → Bankverbindungen bearbeiten.
Hier finden Sie alle bereits angelegten Bankverbindungen. Mit einer Combobox können Sie zwischen Kunden und Lieferanten wechseln.
In dieser Ansicht können Sie noch weitere Bankverbindungen für sämtliche Personenkonten anlegen.
Wie kann man die Konditionen/Bankverbindungen von allen Kunden/Lieferanten bearbeiten?
Unter FIBU → Stammdaten → Konten können unter Extras → Erweiterte Bearbeitung → Konditionen/Bankverbindungen bearbeiten, die Konditionen bzw. Bankverbindungen der Kunden bzw. Lieferanten in Listform angezeigt und bearbeitet werden.
Die Konditionsfelder können zeilenweise bzw. spaltenweise pro Person bearbeitet werden. Möchten Sie jedoch bei mehreren Personen die gleiche Kondition hinterlegen, so gibt es über die Funktion "Kondition zuordnen" die Möglichkeit, bei allen aufgelisteten Personen die Kondition zuzuordnen.
Welche Auswirkungen hat das Löschen von Personenkonten in der FIBU?
Wird ein Personenkonto gelöscht, erscheint eine Hinweismeldung, die darüber informiert, dass die Person bestehen bleibt:
Die Person bleibt im Hintergrund somit für andere Pakete bestehen. Wird die Person in keinem anderen Paket verwendet, kann diese im CRM → Stammdaten → Personen gelöscht bzw. auf inaktiv gesetzt werden.
Wenn das ausgewählte Konto in der NTCS bebucht ist, oder im Controlling Budgetwerte darauf erfasst worden sind, kann das Konto nicht gelöscht werden.
Wie kann ein Zessionskennzeichen auf allen Kundenkonten hinterlegt werden?
Für die Hinterlegung des Zessionskennzeichens gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Direkt am Kontenstamm kann am "FIBU-Konto-Reiter" im Feld "Zessionskennzeichen" das jeweilige Zessionskennzeichen hinterlegt werden.
- In den Feldeigenschaften kann im Feld "Vorschlag" die Einstellung "mit Vorschlag" getätigt werden. Somit wird bei der Neuanlage des Kundenkontos automatisch das letzte eingetragene Zessionskennzeichen übernommen.
- Soll bei allen Kundenkonten das Zessionskennzeichen auf einmal hinterlegt werden, kann in der Kontenliste mit der Funktion "Spalte hinzufügen" die Spalte "Zessionskennzeichen" eingeblendet werden und mit der "Spalte bearbeiten" kann das jeweilige Zessionskennzeichen auf alle Kundenkonten verteilt werden.
- Zusätzlich kann das Zessionskennzeichen bei jeder Buchung im Feld "Zessionskennzeichen" eingetragen werden (ist vorrangig zur Hinterlegung am Kontenstamm).
Wie kann ein Zessionstext geändert werden?
Unter Stammdaten → Diverse Stammdaten → Zessionstexte kann der jeweilige Zessionstext mit "Bearbeiten (F6)" geändert werden.
Allgemeines
Wie kann man festlegen, aus wie vielen Stellen die Nummernkreise von Sachkonten, Kunden oder Lieferanten bestehen?
Die Nummernkreise für Sachkonten, Kunden und auch Lieferanten können unter der Finanzbuchhaltung → Stammdaten → weitere Konteneinstellungen → Nummernkreise definiert werden.
Wenn Sie den BMD Standardkontenrahmen 100 verwenden, sind die Nummernkreise für die einzelnen Kontengruppen bereits vordefiniert:
- Sachkonten 1 - 99999
- Kunden 200000 - 299999
- Lieferanten 300000 - 399999
Beim Einsatz des BMD Standardkontenrahmens kann zwischen einem 4-stelligen Sachkontenrahmen (FIBU 2200/01) und einem 5-stelligen Sachkontenrahmen (FIBU 2200/02) gewählt werden.
Alternativ kann ein eigener Kontenrahmen verwendet werden. In diesem Fall können die Nummernkreise der Kontengruppen individuell nach den betrieblichen Anforderungen festgelegt werden.
Was ist der Unterschied zwischen einer Kontenumstellung mit "RLG-Referenzkonto" bzw. mit "Umstellungskonto"?
Eine Kontenumstellung mit "RLG-Referenzkonto" wird im Zuge der Jahresübernahme durchgeführt. Im neuen Jahr wird die alte Kontonummer automatisch mit negativen Vorzeichen im Feld "RLG-Referenzkontonummer" eingetragen, somit wird ein Vorjahresvergleich hergestellt.
Mit dem RLG-Referenzkonto können nur Sachkonten umgestellt werden.
Eine Kontenumstellung mit "Umstellungskonto" kann unterjährig durchgeführt werden. Bei der Kontenumstellung können auch Vorjahre eingegeben werden, welche automatisch mitumgestellt werden.
Vorteil:
- Bei der Kontenumstellung werden auch Felder wie das Hauptkonto, EB-Buchkonto, Aktivierungskonto, Erlösberechnung Konto und Planbilanz-Kontonummer berücksichtigt und auf die Kontonummer vom neuen Jahr umgestellt.
- Mit dem Umstellungskonto ist es auch möglich, mehrere Sachkonten zusammenspielen. Dafür muss unter FIBU → Stammdaten → Allgemeine FIBU-Parameter → Kontenumstellung der Parameter "Konten bei Umstellung zusammenfassen" auf Ja gestellt werden.
Wie kann eine neue Postleitzahl angelegt werden?
Postleitzahlen werden automatisch von BMD gewartet und bei jedem Update aktualisiert.
Fehlen Postleitzahlen, so gibt es im CRM unter Stammdaten → Schnittstellen → Import → 6 - Importe Standards die Möglichkeit, Orte einzuspielen.
Sollte dennoch die manuelle Anlage einer Postleitzahl notwendig sein, kann diese direkt am Kontostamm im Feld "Postleitzahl" mit F5 angelegt werden.
Ist die Funktion "Neu" inaktiv, kann unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → BMD Standards → der Parameter "Orte" auf "2 - Automatisch aktualisieren mit Änderungsmöglichkeit" gestellt werden. Nach der Neuanlage des fehlenden Ortes sollte dieser Parameter wieder auf den ursprünglichen Wert zurückgestellt werden, um die Anlage falscher Orte/PLZ zu vermeiden.
Warum kann ein User ein bestimmtes Konto nicht sehen?
Wenn ein User ein bestimmtes Konto nicht sehen kann, ist am jeweiligen Konto in den Kontenstammdaten ein Datenbesitzer hinterlegt.
User die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind, können das Konto sehen bzw. bearbeiten. In diesem Fall muss mit der zuständigen Person, welche im Unternehmen die Berechtigungen vergibt, Rücksprache gehalten werden. User die trotz hinterlegtem Datenbesitzer das Konto sehen, erkennen dies am grünen Häkchen (volle Berechtigung) in der Kontenliste.
Wie können fehlerhafte Vorjahressalden korrigiert werden?
Unter Stammdaten → Konten kann in der gelben Leiste unter "Funktionen" der Punkt "VJ-Salden und Umsätze übernehmen" gestartet werden.
Mit dieser Funktion werden die VJ-Salden und Umsätze aus der hinterlegten Vorjahres-FIBU übernommen. Nach erfolgreicher Übernahme erscheint ein dementsprechender Hinweis.
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