Kontenverteilung
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Stammdaten Allgemein.Inhalt
Allgemeines
Grundsätzlich empfehlen wir, Sachkonten durch das Übernehmen aus einem zentralen Standardkontenrahmen in den einzelnen FIBUs anzulegen.
Bei Firmengruppen mit zentralem Personenstamm werden Personenkonten in einem Personenstandardkontenrahmen gewartet, und bei Bedarf in die jeweilige FIBU übernommen.
Eine Kontenverteilung wird nur in wenigen Ausnahmefällen benötigt:
Sachkonten: Das Hauptmotiv für die Kontenverteilung ist die Änderung von bestimmten Feldern auf den Sachkonten oder die Verteilung der Gliederung. Beispielsweise wird die Bezeichnung, eine Gliederung, der IC-Code, ... geändert. Änderungen können ohne Exporte und Importe nur durch eine Kontenverteilung aus dem Standardkontenrahmen in die jeweiligen FIBUs übernommen werden. Weitere Informationen finden Sie unter der Dokumentation Wartung BMD Standardkontenrahmen.
Personenkonten:
Wie auch schon bei den Sachkonten ist das Hauptmotiv für die Kontenverteilung, die Änderung von bestimmten Feldern am Reiter vom "Personenkonto". Ansonsten wird über den Personenkontenrahmen in einer Firmengruppe die Wartung der Kunden und Lieferanten vorgenommen.
Wie auch schon bei den Sachkonten ist das Hauptmotiv für die Kontenverteilung, die Änderung von bestimmten Feldern am Reiter vom "Personenkonto". Ansonsten wird über den Personenkontenrahmen in einer Firmengruppe die Wartung der Kunden und Lieferanten vorgenommen.
Hinweis
 | Da die Kontenverteilung nur in wenigen Ausnahmefällen notwendig ist, bitten wir Sie, sich im Zweifelsfall an den FIBU-Support zu wenden. |
Vorbereitungen
Hinterlegung der FIBUs
Mithilfe der Kontenverteilung ist es möglich, Konto-Neuanlagen und/oder -Änderungen von einer FIBU in andere FIBUs automatisch verteilen zu lassen.
Die zu verteilende FIBU ist oft der Kontenrahmen, kann aber auch eine beliebige andere FIBU oder ein Vorjahr sein.
Die Hinterlegung der Kontenverteilung können Sie in der FIBU → Stammdaten → Konten → Funktionen → Kontenverteilung vornehmen:
Mit den Pfeilen nach rechts können einzelne bzw. alle FIBUs ausgewählt werden.
In die ausgewählten FIBUs werden neu angelegte und/oder geänderte Konten verteilt. Wird jedoch ein Konto in der FIBU, von der verteilt wird, gelöscht wird, bleibt es in den anderen FIBUs erhalten.
Datenbesitzer am Konto
Datenbesitzer auf Konten werden nur dann verteilt, wenn auf dem Konto (auf welches hinverteilt wird) noch kein Datenbesitzer hinterlegt ist. Sobald ein Datenbesitzer auf dem Konto existiert, wird dieser nicht geändert bzw. gelöscht.
Hinweis
 | Mit der Funktionstaste F11 können Sie von der Firma zum Filter bzw. wieder zurück zur Firma springen. Auf diese Weise können Sie im Bedarfsfall einfach zwischen den Firmen wechseln. |
Hinterlegung der Parameter
In den Parametern können zusätzliche Einstellungen für die Kontenverteilung getroffen werden.
Beispielsweise möchte man nur bei der Neuanlage eines Kontos die Kontenverteilung starten oder man möchte nicht alle Felder in die FIBUs verteilen (wie z. B. die Kostenstelle) bzw. wie sollten Gliederungen bei der Verteilung behandelt werden.
Dazu gibt es folgende Parametereinstellungen jeweils für Sachkonten, Kunden und Lieferanten:
Soll die Kontengruppe verteilt werden und wenn ja, Neuanlagen und/oder Änderungen? | |
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Mit oder ohne Abfrage | |
Wenn bestimmte Felder nicht verteilt werden sollen, muss im Feld "Feldsperren" ein Name für eine Feldauswahl bekanntgegeben werden. Definieren Sie danach mittels blauem Pfeil im Feldauswahlfenster, welche Felder nicht verteilt werden sollen. Jene Felder, die im rechten Bereich unter aktive Felder aufgelistet sind, werden nicht verteilt. |
Sonstige Parametereinstellungen:
0 = Es wird versucht, alle Konten zu verteilen. Wenn der Nummernkreis in einer empfangenden FIBU nicht passt, erhalten Sie eine Fehlermeldung. 1 = Es werden nur Konten verteilt, für die es einen passenden Nummernkreis in der Ziel-Firma gibt, weil z. B. nur bestimmte Kunden von der Quell-FIBU verteilt werden sollen. | |
Mit diesem Parameter wird eingestellt, ob auf die in der FIBU hinterlegte Kontenverteilung die Kontengliederung vorgenommen werden soll. 0 - Abfragen (Standard) 1 - Immer 2 - Nie | |
Ist in der Finanzbuchhaltung eine Verteilung der Konten auf andere Finanzbuchhaltungen eingestellt, kann durch Aktivierung dieses Parameters eingestellt werden, dass die Kontenzuordnung auch in die hinterlegte Kostenrechnung verteilt wird. |
Einzelnes Konto verteilen
Sie haben unter FIBU → Stammdaten → Konten → Funktionen → Konto verteilen die Möglichkeit, ein einzelnes Konto nachträglich zu verteilen.
Die Funktion ist nur aktiv, wenn eine Kontenverteilung hinterlegt ist.
Wird die Funktion gestartet, öffnet sich ein Fenster, in dem die FIBUs angezeigt werden, die als empfangende FIBUs hinterlegt sind.
Diese sind automatisch zur Verteilung aktiviert, können aber mit einem Mausklick bzw. mit der Leertaste deaktiviert werden.
Außerdem haben Sie in diesem Fenster die Möglichkeit einzustellen, ob Neuanlagen und/oder Änderungen verteilt werden sollen.
Wird ein Konto z. B. in vier FIBUs verteilt und das Konto gibt es bereits in zwei dieser FIBUs, wird durch die Einstellung "Neuanlagen" verhindert, dass das Konto in den beiden FIBUs überschrieben wird. Die Einstellung in dieser Combobox übersteuert die Einstellung im Parameter.
Jahresübernahme Quell- und/oder Ziel-Fibu
Die Kontenverteilung wird auch bei der Jahresübernahme berücksichtigt. Die genauen Hinweismeldungen entnehmen Sie bitte der Dokumentation Jahresübernahme FIBU.
Eine automatische Übernahme der Kontenverteilung bei der Jahresübernahme ist nur möglich, wenn alle zu verteilenden Buchhaltungen bereits mit einer Jahresübernahme angelegt wurden. Es wird empfohlen, die Konten in einer FIBU zu warten, damit bei der Jahresübernahme die Hinterlegung der Kontenverteilung auch übernommen werden kann. Wird in jeder dieser Buchhaltungen die Kontenverteilung hinterlegt, so muss nach der Jahresübernahme in jeder einzelnen Buchhaltung die Kontenverteilung manuell hinterlegt werden.
Kontenverteilung beim Import
Die Kontenverteilung kann auch beim Import von Sach-, Kunden- und Lieferantenkonten aktiviert werden (FIBU → Stammdaten → FIBU-Parameter → Kontenanlage → Import → Kontenverteilung auf "Ja"). Die Verteilung wird entsprechend der Parametereinstellungen der Kontenverteilung durchgeführt. Standardeinstellung für diesen Parameter ist "Nein".
Firmengruppe
Innerhalb einer Firmengruppe werden die Personen nicht auf die einzelnen Firmen verteilt!
