Wartung BMD Standardkontenrahmen
Grundlegende Informationen zur NTCS FIBU finden Sie unter Erste Schritte. Allgemeines
Als Standardkontenrahmen wird ein Buchhaltungsmandant bezeichnet, in dem in der Praxis gängige Konten mit den notwendigen Einstellungen und Gliederungen erfasst sind. Er dient hauptsächlich der (automatischen) Übernahme von Kontenstammdaten, sodass - ohne weitere Einstellungen treffen zu müssen - sofort nach Anlage der Firma/FIBU zu buchen begonnen werden kann. Der BMD Standardkontenrahmen ist an den österreichischen Einheitskontenrahmen angepasst und wird auch laufend aktualisiert.
Fast alle BMD Anwender arbeiten daher mit dem Standardkontenrahmen, den es in einer 4-, und 5-stelligen Version der Sachkonten gibt.
Fast alle BMD Anwender arbeiten daher mit dem Standardkontenrahmen, den es in einer 4-, und 5-stelligen Version der Sachkonten gibt.
Der BMD-Standardkontenrahmen für Österreich wird in der Firma 100 ausgeliefert. Zu finden ist der Kontenrahmen unter FIBU → Firmen- und FIBU-Stammdaten auf der linken Seite als Firma 100. Zu dieser Firma 100 gibt es zwei FIBUs - je eine FIBU für den 4-stelligen (2200/01) und 5-stelligen (2200/02) Kontenrahmen.
Wirtschaftskunden, die einen BMD Steuerberater haben, empfehlen wir, sich mit diesem hinsichtlich des Standardkontenrahmens abzustimmen.
Im BMD Standardkontenrahmen sind folgende Punkte vorhanden:
Im BMD Standardkontenrahmen sind folgende Punkte vorhanden:
- Alle in der Praxis gängigen Sachkonten mit den richtigen Einstellungen hinsichtlich Umsatzsteuer
- Zuordnung der Sachkonten zu Gliederungsschemen (z. B. Bilanz, KERF)
- Steuerprozentsätze
- Die notwendigen Steuer- und Skontokonten
- Fixkonten
- Textbausteine für Mahnung, Saldenbestätigung, Avisobrief, ...
- Spesenverteiler
- Bewirtungsrechner
Vorteile, wenn ein Standardkontenrahmen verwendet wird:
- Die Einstellungen von Sachkonten und andere Hinterlegungen (Steuersätze, Fixkonten usw.) brauchen nicht manuell von Ihnen gemacht zu werden. Erfahrungsgemäß sinkt damit die Wahrscheinlichkeit massiv, bei diesen Einstellungen Fehler zu machen.
- Der Standardkontenrahmen wird von BMD ständig weiterentwickelt. Dafür wird jährlich von BMD vor allem in den Bereichen FIBU, Controlling und Bilanz viel Zeit investiert. Wenn Sie mit dem Standard arbeiten, können Sie von dieser Weiterentwicklung profitieren und brauchen die Änderungen nicht selbst einzupflegen.
In Ihrer FIBU können sowohl bei der Anlage von Konten in den Stammdaten als auch direkt beim Buchen Sachkonten vom Standardkontenrahmen in Ihre eigene FIBU übernommen werden. Wenn Sie ein individuelles Konto brauchen, das nicht im Standard angelegt ist, ist das auch kein Problem. In diesem Fall empfehlen wir, ein neues Konto durch Kopie eines "verwandten", bereits bestehenden Kontos in Ihrer FIBU zu erzeugen.
Der Standardkontenrahmen wird unter FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten rechts auf der jeweiligen FIBU hinterlegt.
Einspielen Standardkontenrahmen
Der BMD Standardkontenrahmen wird ständig weiterentwickelt (z. B. aufgrund gesetzlicher Änderungen).
In der Vergangenheit musste der Kontenrahmen manuell upgedatet werden, um diese Änderungen/Neuanlagen verfügbar zu haben.
Prinzipiell ist dies nicht mehr notwendig. Die Standards (Standardkontenrahmen und Gliederungstexte) werden nun automatisch mit dem Update aktualisiert.
Es wurde hier ein aus der Praxis oftmals geforderter Wunsch umgesetzt.
Dafür ist es jedoch erforderlich, dass der Standardkontenrahmen geschützt ist. Am FIBU-Stamm des Standardkontenrahmens ist deshalb das Feld BMD Standard gesetzt.
Andernfalls würden Änderungen, die Sie manuell im Standardkontenrahmen vorgenommen haben, bei jedem Update wieder überschrieben werden.
Aus diesem Grund können die Konten im Standardkontenrahmen nicht mehr geändert, neu angelegt oder gelöscht werden.
Hinweis
 | Die Entscheidung zu der Abfrage, ob die Standards (Gliederungstexte und Standardkontenrahmen) beim Update automatisch aktualisiert werden, wird im Parameter Finanzbuchhaltung → Stammdaten → FIBU-Parameter → Import/Export→ Allgemein → Standards automatisch updaten zurückgespeichert. |
Das Einspielen der Standards wird im Folgenden näher erklärt.
Standards aktualisieren
Unter FIBU → Stammdaten → Vorlagen→ Standards aktualisieren können die Standards in Ihrer Datenbank aktualisiert werden.
Grundsätzlich wird vom Programm die im Programmverzeichnis abgespeicherte Standarddatei (BilanzStandards.std) vorgeschlagen.
Eine Änderung ist hier grundsätzlich nur im Falle einer Rücksicherung des zuvor gesicherten Standards (siehe auch Standards sichern) nötig, oder wenn Sie von der Firma BMD eine aktuellere Standard-Datei erhalten und diese in einem anderen Verzeichnis abgespeichert haben.
Unter dem Punkt "Standardkontenrahmen" wählen Sie aus, welche(n) Standardkontenrahmen Sie aktualisieren möchten.
Eine Änderung ist hier grundsätzlich nur im Falle einer Rücksicherung des zuvor gesicherten Standards (siehe auch Standards sichern) nötig, oder wenn Sie von der Firma BMD eine aktuellere Standard-Datei erhalten und diese in einem anderen Verzeichnis abgespeichert haben.
Unter dem Punkt "Standardkontenrahmen" wählen Sie aus, welche(n) Standardkontenrahmen Sie aktualisieren möchten.
Mitr einem Klick mit der rechten Maustaste auf den jeweiligen Standardkontenrahmen wird ersichtlich, welche Änderungen im derzeit aktuellen Standardkontenrahmen von BMD vorgenommen wurden (nicht die des aktuell eingespielten Standardkontenrahmens).
Achtung!
 | Über diesen Programmpunkt können auch weitere Standards wie Gliederungstexte, Berichtsarten usw. aktualisiert werden. Die Auswahl wird lt. letztem Einstieg vorgeschlagen. Bitte kontrollieren Sie daher vor dem Import welche Auswahl aktuell eingestellt ist. Sollen auch Gliederungstexte, Berichtsarten usw. aktualisiert werden, halten Sie vorab unbedingt Rücksprache mit unserem Support! |
Vorgehensweise bei individuellen Konten bzw. Änderungen
Wenn Sie einen eigenen Kanzleikontenrahmen bzw. einen individuellen Kontenrahmen verwenden, empfehlen wir folgende Vorgehensweise um sicherzustellen, dass die Standards dennoch von BMD gewartet werden.
Vorgehensweise bei einem Wirtschaftskunden
Wir empfehlen die Hinterlegung des BMD Standardkontenrahmens 100 auf Ihrer FIBU.
Sollten Sie weitere bzw. individuelle Konten benötigen, so legen Sie diese bitte manuell in der Ihrer FIBU an bzw. kopieren Sie bitte ein bestehendes Sachkonto.
Vorgehensweise bei einem Steuerberater
Falls Sie einen eigenen (Kanzlei-)Kontenrahmen verwenden, oder unseren Kontenrahmen individuell überarbeitet/erweitert haben, ist folgendes zu beachten, damit Sie auf keinen Fall Ihren Standardkontenrahmen überschreiben:
- Ist Ihr eigener individueller Kontenrahmen bereits ebenfalls in der Firma 100 angelegt, dann empfehlen wir eine Umstellung auf die Firma 104 bei 4-stelligen Sachkonten bzw. 105 bei 5-stelligen Sachkonten.
Exportieren Sie dazu die FIBU, legen Sie manuell die Firma 104 (bzw. 105 an) und importieren Sie die FIBU wieder.
Bei den einzelnen Mandanten-FIBUs muss dann allerdings die Hinterlegung des Standardkontenrahmens von 100 auf 104 geändert werden. - Ist Ihr eigener Kontenrahmen bereits unter einer anderen Firma angelegt (nicht 100), dann können Sie den Kontenrahmen, wie von BMD empfohlen, auf Firma 100 mittels Standards aktualisieren importieren.
Im nächsten Schritt könnten Sie dann wiederum unter FIBU → Stammdaten →Konten vom BMD Standardkontenrahmen Konten in Ihren eigenen Kontenrahmen übernehmen. - Möchten Sie einen individuellen Kontenrahmen anlegen, dann
- legen Sie bitte unter FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten manuell eine neue Firma mit der Nummer 104 (bzw. falls notwendig mit der Firma 105) an.
Hinweis: Wenn Sie den BMD Standardkontenrahmen über die Funktion Export/Import auf eine neue Firma 104 bzw. 105 importieren, so ist dann auch auf diesem Kontenrahmen keine manuelle Bearbeitung möglich, da beim Export/Import das BMD Standard Häkchen automatisch übernommen wird.
- Unter dieser Firma legen Sie bitte manuell eine neue FIBU an.
- Hinterlegen Sie auf diesem Kanzleikontenrahmen den BMD Standardkontenrahmen 100 als Standardkontenrahmen.
- Unter FIBU → Stammdaten → Konten können Sie vom BMD-Standardkontenrahmen 100 alle Konten in Ihren eigenen Kontenrahmen 104 übernehmen.
- Weiters können Sie nun in Ihrem Kontenrahmen 104 manuelle Änderungen vornehmen (z. B. die Neuanlage weiterer Erlöskonten).
Bei manuellen Neuanlagen im Kontenrahmen 104 ist darauf zu achten, dass keine Kontonummer vergeben wird, die im BMD Standardkontenrahmen bereits anderweitig vergeben wurde.
Zusätzlich sollte kontrolliert werden, ob die neu anzulegende Kontonummer eventuell bereits in mehreren Mandanten-FIBUs vorhanden ist.
Als Hilfestellung dazu finden Sie unter FIBU → Stammdaten → Konten die Funktion Konten lt. Standardkontenrahmen.
- In den einzelnen FIBUs wird nun Ihr Kontenrahmen 104 als Standardkontenrahmen hinterlegt. Somit können Sie nun Konten aus Ihrem Kontenrahmen 104 in die einzelnen FIBUs übernehmen.
Arbeiten mit dem Standardkontenrahmen
Konten
Unter FIBU → Stammdaten → Konten können Sie mit der Funktion Standardkontenrahmen übernehmen Konten aus dem Standardkontenrahmen in Ihre FIBU übernehmen.
Auf der linken Seite ist die Firma 100 mit dem 4- bzw. 5-stelligen Kontenrahmen, von welcher aus übernommen wird. Auf der rechten Seite finden Sie die Firma, auf welche die Konten übernommen werden können:
Bei der Übernahme eines Sachkontos aus dem Standardkontenrahmen wird überprüft, ob das Land für den Steuercode und Prozentsatz am Konto mit dem Firmensitz übereinstimmt.
Gibt es eine Abweichung, wird eine Meldung ausgegeben, dass die Landeinstellung von Steuercode und Prozentsatz nicht mit dem Firmenland übereinstimmt:
Hinweis
| Mit dieser Funktion können Sie, bevor Sie Konten aus dem Standardkontenrahmen übernehmen, überprüfen, ob dieses Konto ev. in Ihrer FIBU bereits vorhanden ist. Somit ist gewährleistet, dass Sie durch die Übernahme eines Kontos aus dem Standardkontenrahmen nicht ein manuell in der FIBU angelegtes Konto überschreiben. |
Übernahme aus Standardkontenrahmen mit Feldauswahl
Möchten Sie nur bestimmte Felder eines Kontos - und nicht ein gesamtes Konto - aus dem Standardkontenrahmen übernehmen (z. B. das ANBU-Kz), so gibt es unter FIBU → Stammdaten → Konten → Extras einen eigenen Programmpunkt "Daten aus Standardkontenrahmen übernehmen".
Mittels Feldauswahl werden jene Felder definiert, die in die angegebene FIBU übertragen werden sollten.
Beispielsweise möchten Sie das ANBU-Erfass-Kz aus dem Standardkontenrahmen übernehmen, so hinterlegen Sie den Kontenrahmen im Feld "Standardfirma" und geben in der Feldauswahl eine frei definierbare Bezeichnung für die Übernahme ein:
| Firma | Firma, für welche die Daten aus dem Standardkontenrahmen übernommen werden soll. |
| FIBU | FIBU, für welche die Daten aus dem Standardkontenrahmen übernommen werden soll. |
Alle FIBUs ändern | Wird dieses Kennzeichen gesetzt, dann werden alle Buchhaltungen aller Firmen geändert, bei denen der Standardkontenrahmen hinterlegt ist. |
Ab FIBU-Jahr | Hier kann eingegeben werden, ab welchem Jahr die Änderungen in die FIBUs übertragen werden sollen. Wird hier nichts angegeben, werden die Werte in alle Jahre übernommen. |
| Kontengruppe | Hier wird die Kontengruppe angezeigt. |
| Von/Bis Konto-Nr. | In diesen beiden Eingabefeldern wählen Sie den Kontobereich aus, welcher umgestellt werden soll. Wenn kein Konto eingetragen wird, werden alle Konten der ausgewählten Kontogruppe umgestellt. |
Standard-Firma | Geben Sie hier die Firmennummer bekannt, von welcher die Daten übernommen werden soll (BMD Standardkontenrahmen hat die Firmennummer 100). |
Standard-FIBU | Geben Sie hier die FIBU bekannt, von der übernommen werden soll. |
Feldauswahl | Definieren Sie eine Bezeichnung, mit welcher die Feldauswahl gespeichert werden sollte. Erst im Anschluss können Sie bestimmen, welche Felder vom Standardkontenrahmen übernommen werden sollten. |
Nachdem Sie in der Feldauswahl eine Bezeichnung erfasst haben, können Sie über die Funktion 
F8 das Feld auswählen, welches aus dem Standardkontenrahmen übernommen werden soll:
F8 das Feld auswählen, welches aus dem Standardkontenrahmen übernommen werden soll:
Buchen
Wenn Sie in der Buchungszeile ein Konto eingeben, das in der FIBU noch nicht angelegt ist, jedoch im Kontenrahmen vorhanden ist, so wird dieses Konto standardmäßig automatisch aus dem Standardkontenrahmen in die FIBU übernommen.
Diese Einstellung finden Sie unter FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → Allgemein → Übernehmen Konto aus Standard.
Hinweis
| Bei der erstmaligen Jahresübernahme FIBU wird geprüft, ob im Standardkontenrahmen zusätzliche Prozentsätze, Steuerkonten und Fixkonten vorhanden sind. Fehlen diese in der FIBU, so werden im Zuge der Jahresübernahme diese fehlenden Werte angelegt! |
Manueller Import
Grundsätzlich sollte, falls notwendig, der Standardkontenrahmen mit der Funktion Standards aktualisieren eingespielt werden.
Es besteht jedoch alternativ die Möglichkeit, den Standardkontenrahmen manuell zu importieren.
Im NTCS Installationsverzeichnis unter Daten → Standards → Balance finden Sie im jeweiligen Länderverzeichnis die aktuelle Version der verfügbaren Standardkontenrahmen für Österreich, Deutschland und die Schweiz.
Die jeweilige Zipdatei enthält den Standardkontenrahmen (z. B. FIB_100_220001.fib) und ein Änderungsprotokoll, in dem alle vorgenommenen Änderungen/Neuanlagen dokumentiert werden.
Die Zipdatei muss vor dem Import manuell mit Winzip oder ähnlichen Programmen entpackt werden. Anschließend kann die .fib Datei in der NTCS unter FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten unter FIBU-Stammdaten → Import eingespielt werden.
| Dateiname | Eingabe/Auswahl Pfad, wo die .fib Datei abgespeichert wurde. | ||
| Firma | Sie können eine bestehende Firma angeben (bzw. mit F4 suchen) oder eine neue Firmennummer bekanntgeben. | ||
FIBU | Wählen Sie "Neue FIBU anlegen", wird eine neue FIBU angelegt. Außerdem stehen alle bestehenden FIBUs zur Auswahl. Achtung!
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CRM Stammdaten überschreiben |
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FIBU-Jahr | Das FIBU-Jahr muss ausgefüllt werden, wenn eine neue FIBU angelegt wird. | ||
FIBU-Unternummer | Die FIBU-Unternummer muss ausgefüllt werden, wenn eine neue FIBU angelegt wird. Bei Eingabe des FIBU-Jahres wird die nächste freie Unternummer vorgeschlagen. |
