Personenkonten exportieren
Grundlegende Informationen zu Konten finden Sie unter Kontenstammdaten.Inhalt
Allgemeines
Personenkonten (Kunden- und Lieferantenkonten) können über eine Schnittstelle für Fremdsysteme exportiert werden.
Manchmal werden Stammdatenfelder von Personenkonten durch den Export im Fremdsystem nur ergänzt, das bedeutet, die Konten selbst sind dort bereits vorhanden, durch den Export wird zum Beispiel nur der ADL-Code hinzugefügt.
Mit dem Personenkontenexport werden Konten exportiert. Bezüglich Export von Personen und einer gesamten Buchhaltung gibt es folgende Dokumentationen:
Hinweis
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Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit, Dateien mit einem variablen und einem fixen Satzaufbau zu exportieren.
Wir empfehlen den Personenkontenexport variabel zu verwenden, da dieser übersichtlicher ist und auch nur jene Felder in der Datei enthalten sein müssen, die tatsächlich importiert werden sollen. |
variabler satzaufbau
Aufbau
Grundsätze
Der variable Satzaufbau ist im Unterschied zum fixen Satzaufbau flexibler.
Beim Export wird eine Textdatei erzeugt. In der Praxis handelt es sich meist um eine CSV-Datei. (Die Bestandteile des Kontos sind durch ; getrennt.)
Die Anzahl und Art der Spalten, die exportiert werden, richtet sich nach den Anforderungen, die der User des Fremdsystems an das Konto stellt. BMD-seitig gibt es keine Pflichtspalten oder Mindestanzahl an Werten. Das bedeutet, dass eine Datei im Normalfall mit einem variablen Satzaufbau zusammengestellt wird, die nur die benötigten Informationen enthält.
Es gibt dabei keine genormten Überschriften, die Spalten werden in der Feldauswahl festgelegt - Sie geben also bekannt, wieviele, welche und in welcher Reihenfolge die Werte angeliefert werden.
Die Art und die Reihenfolge der Felder (Spalten) wird über die Feldauswahl im Vorschaufenster definiert.
Vor dem Export unter FIBU → Stammdaten → Konten:
Darstellung im Exportfenster:
Darstellung im Editor:
Aufbau der Datei im Excel:
Achten Sie bei Verwendung des ";" als Trennzeichen darauf, dass in den Datensätzen der Strichpunkt sonst nicht vorkommt (z. B. im Nachnamen), denn dann können die darauffolgenden Felder nicht mehr richtig exportiert werden.
Beispiel variable Exportdatei für Personenkonten
Beschreibung der Personenkontofelder
Die Beschreibung der Personenkontofelder entnehmen Sie bitte der Importdokumentation!
Exportvorgang
Der Aufruf des Exports erfolgt unter FIBU → Stammdaten → Konten → Import/Export → Export Personenkonten variabel.
Beschreibung der Exportfensterfelder
| Exportdatei | Pfad und Name der Datei, in die exportiert werden soll. Mit F4 kann nach diesem Pfad auch gesucht werden. |
Separator | Der Separator ist das Trennzeichen, durch das die Spalten in der zuvor angegebenen Datei getrennt werden. Bei einer CSV-Datei ist das z. B. der Strichpunkt (;). |
Texterkennungszeichen | Hier können bestimmte Sonderzeichen gefiltert werden. Beinhaltet ein Nachname zum Beispiel einen Strichpunkt, würde die Spaltenanzahl ohne Texterkennungszeichen nicht mit der getroffenen Feldauswahl übereinstimmen. Durch das Texterkennungszeichen wird beispielsweise ein Strichpunkt (der normalerweise das Kennzeichen für den Übergang zum nächsten Datenfeld ist = Separator) im Text ignoriert. ("Nachname;Trennzeichen"). Alles was unter Anführungszeichen steht, gehört somit zusammen in nur ein Feld exportiert. |
Konvertierung | In diesem Feld wir die Konvertierung einer Datei eingestellt, sodass Umlaute und Sonderzeichen richtig exportiert werden. Standardmäßig wird die Einstellung aus den Tools-Parametern vorgeschlagen (Tools → Überblick über alle Tools-Parameter → BMD-System → Allgemeine Einstellungen → Import/Export → Ansi → OEM). Wird zum Beispiel eine Datei nach BMD 5.5 exportiert, muss die Konvertierung ANSI → OEM eingestellt sein. |
konvertierte Werte exportieren | Soll der Wert aus der Datenbank in den Anzeigewert der Liste konvertiert werden? (Standard = Nein) Wird zum Beispiel in der Liste "Ja" angezeigt, ist der Datenbankwert dafür "1". (Comboboxfelder haben meistens in der Datenbank eine Zahl, in der Liste aber einen Text.) Ist das Feld konvertierte Werte gesetzt, dann wird der Wert der Liste exportiert und nicht der Wert aus der Datenbank. |
BMD Konstantenamen exportieren | Die MCA- oder MCU-Bezeichnung wird in der ersten Zeile der Datei für jede Spalte hinzugefügt (Standard = Ja). |
Kontengruppe | Hier kann ausgewählt werden, ob alle Personenkonten, nur Kunden, nur Lieferanten oder Kulis exportiert werden sollen. |
Von Konto-Nr | Wenn nur ab einer bestimmten Kontonummer exportiert werden soll, geben Sie diese hier bekannt. |
Bis Konto-Nr | Wenn nur bis zu einer bestimmten Kontonummer exportiert werden soll, geben Sie diese hier bekannt. |
Exportart | Hier kann zusätzlich eingegrenzt werden ob "Alle", "neu angelegte" oder "geänderte" Konten exportiert werden sollten. Um welche Art es sich handelt wird am Konto im Kennzeichen Änderungscode festgelegt. Wird der Export Personenkonten variabel durchgeführt, so wird dieses Kennzeichen auf "leer" zurückgesetzt. |
Im Vorschauteil des Fensters treffen Sie die Entscheidung über die Reihung der Exportfelder. Sie können in der Überschriftenzeile mit der rechten Maustaste → Spalte hinzufügen/Spalte ausblenden die Feldauswahl individuell einstellen. Alle verfügbaren Felder sind mit der rechten Maustaste auswählbar.
Hinweis
| Achtung! Die in der Vorschau angezeigten Spaltenüberschriften müssen dem Inhalt und der Reihenfolge nach unbedingt 1:1 mit dem Inhalt der zu exportierenden Datei übereinstimmen! Danach können Sie die Feldauswahl userbezogen oder allgemein mittels "Speichern unter" mit einem Namen versehen und beim nächsten Export wieder aufrufen. |
Besondere Hinweise
Weitere Adressen
Für ein Personenkonto können mehrere Adressen (Hauptadresse, Lieferadresse, Rechnungsadresse,...) bestehen.
Beim Export aus der FIBU wird nur die Hauptadresse exportiert.
Bankverbindung
Derzeit kann nur die Hauptbankverbindung einer Person exportiert werden.
ISO-Code
Der ISO-Code A3 Person (ISO-Code 3-stellig) und ISO-Code Person (ISO-Code 2-stellig) werden beim Export aus der Landnummer ermittelt.
Fixer Satzaufbau
Einige Fremdsysteme verfügen bereits über eine fixe Schnittstelle zu BMD 5.5. Der Export einer Datei mit einem fixen Satzaufbau funktioniert auch weiterhin aus BMD NTCS.
Wenn eine Schnittstelle neu aufgebaut wird, empfehlen wir aber den variablen Satzaufbau zu verwenden.
Dieser Datei liegt eine Exportbeschreibung für BMD 5.5 zugrunde. Weitere Details entnehmen Sie bitte der Dokumentation PR08C.
Aufbau
Grundsätze
In dieser Datei werden alle Felder laut Beschreibung befüttert. Jeder Position in einer Datenzeile kommt eine Bedeutung zu (die Kontonummer steht beispielsweise an den Stellen 1-9).
Vor dem Export unter FIBU → Stammdaten → Konten:
Darstellung im Editor:
Jeder Datensatz in der Datei hat eine Länge von 1000 Zeichen.
Nachteil: Es ist schwierig, die Exportdatei manuell zu bearbeiten, da alle Felder übergeben werden, auch wenn manche nicht benötigt werden. (Diese sind dann entweder leer oder werden mit Nullen aufgefüllt, je nachdem, ob es sich um ein alphanumerisches oder ein numerisches Feld handelt.)
Beispiel fixe Exportdatei für Personenkonten
Einspielvorgang
Der Export wird unter FIBU → Stammdaten → Konten → Import/Export → Export Stamerf BMD 5.5 gestartet.
| Firma | Firmennummer |
FIBU | Im Feld "FIBU" geben Sie das Buchhaltungsjahr bekannt, von dem Konten exportiert werden sollen. |
Dateiname | Unter "Dateiname" werden Pfad und Name der zu exportierenden Datei entweder manuell eingegeben oder gesucht. |
