Häufige Fehlerquellen bei der Firmenbuchoffenlegung
Probleme in der Gliederung
Firmenbezogene Überschriften
Da vom Firmenbuch eine fixe Struktur bezüglich der in der Übermittlung vorgesehenen Überschriften vorgegeben ist, liegen die häufigsten Fehler in den firmenbezogenen Überschriften. Wird mit individuellen Überschriften gearbeitet, besteht immer die Gefahr, dass diese nicht in der Firmenbuchstruktur vorgesehen sind. Beim Duplizieren (Kopieren) von Überschriften in den Auswertungen ist im Gliederungstext immer die E-Bilanznummer zu kontrollieren und gegebenenfalls zu ändern bzw. zu entfernen.
Achtung!
 | Weichen die Überschriften von der vorgegebenen Struktur ab, ist eine Übermittlung in PDF-Form (webERV) möglich. Diese ist jedoch nur in Sonderfällen möglich. Wir empfehlen, sich in solchen Fällen vorher mit dem zuständigen Rechtspfleger beim Firmenbuch in Verbindung zu setzen. Damit eine PDF-Einreichung (webERV) möglich ist, müssen die Zugangsdaten entsprechend hinterlegt werden. Weiter Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation Hinterlegung des MANZ-Zertifikats (webERV-Zugang). |
Beispiel
 | Das Betriebsergebnis wurde kopiert und als neue Überschrift "Betriebsleistung" ausgewiesen. In diesem Fall ist die E-Bilanznummer (Feld "E-Bilanz-Nr.") zu entfernen, da die "Betriebsleistung" in der Firmenbuchstruktur nicht existiert. Bearbeiten Sie dazu die neue Überschrift mit der Funktion "Bearbeiten" (F6), löschen Sie im Feld den vorhandenen Eintrag und speichern Sie die Überschrift anschließend.  |
Genussrechtskapital
In der Praxis wird das Genussrechtskapital sowohl im Eigenkapitalbereich als auch zwischen Investitionszuschüssen und Rückstellungen ausgewiesen. Leider sieht die Justiz in der Firmenbuchstruktur NUR das Genussrechtskapital im Bereich zwischen Investitionszuschüssen und Rückstellungen vor.
Soll das Genussrechtskapital dennoch im Eigenkapitalbereich ausgewiesen werden, ist nur eine Übermittlung via webERV (PDF-Übermittlung) möglich.
Soll die Offenlegung strukturiert via XML-File übermittelt werden, hat die Gliederung in den Kontengruppen bei der Position "Genussrechtskapital (Ausweis nach unversteuerten Rücklagen)" zu erfolgen.
Atypisch stiller Gesellschafter
Für die strukturierte XML-Übermittlung steht nur der Ausweis der Position im Bereich zwischen Rückstellungen und Verbindlichkeiten zur Verfügung. Ein Ausweis im Eigenkapitalbereich ist in der XML-Struktur der Justiz NICHT vorgesehen.
Gewinnanteil stiller Gesellschafter
Für eine strukturierte XML-Übermittlung kann in der GuV die Position "Gewinnanteil stiller Gesellschafter" aufgrund der von der Justiz vorgegebenen Firmenbuchstruktur NICHT zwischen a. o. Ergebnis und Jahresüberschuss ausgewiesen werden. Eine mögliche Alternative bietet die Gliederung im Bereich der Gewinnüberrechnung:
Fehlermeldungen und ihre Ursachen
Im Anschluss finden Sie die häufigsten Fehlermeldungen und ihre Bedeutung bzw. auch Hinweise, wie sie korrigiert werden können.
Verbindungsfehler "Connection Closed Gracefully"
Diese Fehlermeldung weist darauf hin, dass beim ERV JAb oder bei der XML-Einreichung der Steuererklärungen ein Verbindungsfehler aufgetreten ist.
Lösung: In diesem Fall muss kontrolliert werden, ob die Internetverbindung funktioniert bzw. ob die Proxy-Daten korrekt hinterlegt sind.
Prüfung der PDF-Größe
Beim Erzeugen des elektronischen Jahresabschlusses erfolgt eine Überprüfung, ob die Größe der einzelnen PDF-Dateien in verschlüsselter Form 50 MB nicht übersteigt. Eine Größenbeschränkung für die gesamte Übermittlung gibt es nicht. Die Beschränkung der Größe bezieht sich auf jedes einzelne PDF.
Die Überprüfung erfolgt, sobald die Funktion "XML-Datei erstellen" ausgeführt wird. Da die PDF-Dateien verschlüsselt werden, werden sie beim Erzeugen teilweise viel größer als die Original-PDF-Dateien. Das bedeutet, dass eine Fehlermeldung auch dann erscheinen kann, wenn die angehängten Original-PDF-Dateien kleiner als 50 MB sind.
Lösungsansätze:
- Sollte die PDF-Datei zu groß sein, kann die Dateigröße mit dem "BMD Archiv-Drucker" verringert werden, indem Sie die Auflösung verkleinern (z. B. 96 dpi):
Öffnen Sie dazu die betreffende PDF-Datei, z. B. mit Acrobat Reader.
Wählen Sie im Feld "Drucker" den "BMD Archiv-Drucker" aus und klicken Sie anschließend auf "Eigenschaften":
Stellen Sie nun die Auflösung (dpi) auf 96 und bestätigen mit "OK".
- Bei stark farbigen Hintergründen von Deckblättern sowie Kopf‑ und Fußzeilen kann nach der Verschlüsselung ebenso ein Problem mit der Dateigröße auftreten. Eine Lösung besteht darin, die Darstellung auf Schwarz‑Weiß umzustellen.
- Um die Dateigröße zu reduzieren, ist es zudem häufig sinnvoll, das betreffende Dokument einzuscannen sowie etwaige Logos zu entfernen.
Fehler bei der Übermittlung mit angefügtem PDF-File
Der Fehler "PDF-File is encrypted" weist darauf hin, dass ein oder mehrere angefügte PDF-Files mit einem Passwort versehen sind.
Lösung: Wählen Sie eine PDF-Datei ohne Passwort aus oder speichern Sie die bestehende Datei ohne Passwort und wählen Sie diese Datei für die Offenlegung aus.
Fehlermeldung webERV
Die unten angeführte Fehlermeldung tritt auf, wenn der Teilnehmer nicht abgeholten Rückverkehr hat und trotzdem etwas per webERV übermitteln möchte.
Lösung: Databox auslesen und anschließend noch einmal übermitteln.
Validierungsfehler
Der Anlagenspiegel ist weder in strukturierter Form noch als sonstiger Anhang vorhanden
Dieser Fehler tritt auf, wenn beim Firmenbuchassistenten im Punkt "Angaben zur Offenlegung" das Häkchen für den Anlagenspiegel entfernt wurde und auch kein entsprechender Bericht (sonstiger Anhang inkl. Anlagenspiegel) vorhanden ist:
380 (Validierungsfehler): Der Anlagespiegel zum Anlagevermögen ist weder in strukturierter Form noch als SONSTIGER ANHANG vorhanden. (Posten: HGB_224_2_A_I).
380 (Validierungsfehler): Der Anlagespiegel zum Anlagevermögen ist weder in strukturierter Form noch als SONSTIGER ANHANG vorhanden. (Posten: HGB_224_2_A_II).
380 (Validierungsfehler): Der Anlagespiegel zum Anlagevermögen ist weder in strukturierter Form noch als SONSTIGER ANHANG vorhanden. (Posten: HGB_224_2_A).
Lösung: Kontrollieren Sie im Firmenbuchassistenten den Punkt "Angaben zur Offenlegung" und setzen Sie ein Häkchen beim Anlagenspiegel.
Hinweis
 | Der Anlagenspiegel ist verpflichtend entweder strukturiert (Häkchen in der Checkbox "Anlagenspiegel" unter Punkt 3. "Angaben zur Offenlegung") oder in einem Bericht zu übermitteln. Wird also der Anlagenspiegel über die Checkbox deaktiviert, so muss ein Bericht inklusive Anlagenspiegel vorhanden sein und übermittelt werden. |
Der Wert "EKM" erhält nicht erlaubte Zeichen
Wurde die Rechtsform im Vorjahr als "Einzelunternehmen" geführt und im aktuellen Jahr auf "GmbH" umgestellt, kommt der folgende Validierungsfehler:
Die Lösung besteht darin, entweder die Rechtsform im Vorjahr anzupassen oder das Vorjahr nicht offenzulegen.
Falsches Format WT-Code
Wenn der WT-Code ein falsches Format aufweist, kommt folgende Fehlermeldung:
Im Bereich der Übermittlungsdaten gelangen Sie über das Feld "Einbringercode" direkt zu den Firmenstammdaten.
Kontrollieren bzw. korrigieren Sie das Feld "WT-Code" in den Firmenstammdaten.
Verbindlichkeiten fehlen im Firmenbuchanhang
Wenn im Firmenbuchanhang (strukturierter Anhang) im Punkt "Verbindlichkeiten" die Daten nicht aus dem Spiegel geladen werden, muss im Punkt "Angaben zur Offenlegung" geprüft werden, ob der Verbindlichkeitenspiegel angehakt ist.
Nur wenn das Häkchen beim Punkt "Verbindlichkeitenspiegel" gesetzt ist, werden die Daten automatisch aus dem Verbindlichkeitenspiegel in den Punkt "Verbindlichkeiten" des Firmenbuchanhangs übernommen.
