BMDGhost für Anwender

Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter NTCS Erste Schritte CRM/LEA.

Um eine einwandfreie Funktion von BMDGhost zu gewährleisten, sind folgende Punkte bei der Wartung der Kundenstammdaten zu beachten:

BMDGhost überprüft für sämtliche Bereiche ausschließlich Personen der Personenart Kunde/Lieferant* (Stammdaten → Personen → Kunden). Dies bedeutet im Gegenzug, dass Gesellschafter und andere Personenarten nicht in die Ermittlung miteinbezogen werden. Ausnahme bilden die Lieferanten bei den Edikten.

Das heißt Bescheide für Personen, die in NTCS nur als Gesellschafter/Angehörige geführt werden, werden von BMDGhost zwar abgeholt, können aber in NTCS nicht zugeordnet werden (Frist, Archivierung).

In solchen Fällen versendet BMDGhost eine E-Mail, welcher der Bescheid als Attachment beifügt wird, an die im BMDGhost-Admin hinterlegte Rückfall-E-Mail für den Bereich "Databox".

Primäres Suchkriterium ist immer die Steuernummer. Deshalb ist es erforderlich, sicherzustellen, dass Steuernummern nicht redundant sind (gleiche Steuernummer bei mehreren Kunden hinterlegt). Sonst kann BMDGhost keine eindeutige Verknüpfung zwischen Steuernummer aus FinanzOnline und Klientennummer in NTCS herstellen. Bei redundanten oder fehlenden Steuernummern in den NTCS Klientenstammdaten geht der Bescheid damit an die Rückfall-E-Mail-Adresse, da in diesen Fällen nicht ermittelt werden kann, welchem Mitarbeiter die Frist zugeordnet werden soll.

Einen schnellen Überblick darüber, ob Steuernummern fehlen oder redundant sind, erhält man im Klientenstamm über Extras → Erweiterte Suche → Suche nach Steuernummer:
 

 

Sortieren Sie im folgenden Fenster einfach die Spalte "Steuernummer" durch Doppelklick auf den Spaltenkopf und scrollen Sie dann die Liste durch. Gleiche Steuernummern müssen dann direkt untereinander stehen.

Durch den Abgleich der Vollmachten über BMDGhost, wird der aktuelle Vollmachtspiegel aus FinanzOnline ins NTCS importiert.

Bei jedem weiteren Abgleich, den BMDGhost in der Regel täglich ausführt (ist im BMDGhost-Admin definierbar), ruft BMDGhost wieder den aktuellen Vollmachtspiegel ab und vergleicht diesen mit dem zuletzt hereingeladenen. Fallen bei der Prüfung Differenzen zum letzten Mal auf (neue Klienten bzw. Änderungen bei bestehenden Klienten) so wird dem zuständigen Mitarbeiter (lt. Zuständigkeiten) eine Aufgabe in NTCS angelegt.

Ergänzend ergeht eine zusammenfassene E-Mail an die im Parameter "Vmspiegel kanzlei email" hinterlegte(n) E-Mail-Adressen.
 

Den Vollmachtspiegel finden Sie unter Kanzlei → Quotenverwaltung → Vollmachtspiegel.

 

 

BMDGhost bietet die Möglichkeit aus NTCS das FinanzOnline-Abgabenkonto je Klient abzurufen. Über Kanzlei → Quotenverwaltung → Vollmachtspiegel  gelangen Sie in den NTCS Vollmachtspiegel. Im Vollmachtspiegel kann der entsprechende Kunde markiert werden. Anschließend wird über die Funktion "FinanzOnline-Abgabenkonto" die Abfrage gestartet.
 

 

Die Buchungen des Finanzamtskontos werden in Form einer NTCS-üblichen Bildschirmliste geliefert:

 

 

Der aktuelle Saldo des Abgabenkontos wird in der grauen Leiste über den Kontendaten angezeigt. Die Tabelle kann durch Doppelklick auf die Spaltenbezeichnungen in der grauen Kopfleiste in beliebiger Weise sortiert, gedruckt und nach Excel exportiert werden.

Nach dem Schließen der Liste wird der Abruf des Abgabenkontos im Vollmachtspiegel in den Spalten "Saldo", "Saldo per" und "Letzte Abfrage" festgehalten.

 

Über eine Einstellung im BMDGhost-Admin-Programm kann definiert werden, wie viele Monate der Vergangenheit beim Abruf des Abgabenkontos berücksichtig werden: Verwaltung → Einstellungen → Reiter "FinanzOnline":

 

 

Die Funktion für das Abrufen des Abgabenkontos steht auch im Kunden-Navigator zur Verfügung. Eventuell muss der Menüpunkt im Kunden-Navigator noch über "Navigator anpassen" eingeblendet werden.

Bevor die Schaltfläche erstmalig betätigt wird, ...

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Einzelne FA/Steuernummern können in den Einstellungen von BMDGhost ("gesperrte Abgabenkonten") hinterlegt werden. Wenn also nicht gewünscht ist, dass die einzelnen Benutzer aus NTCS das Abgabenkonto der eigenen Kanzleien abrufen, kann die Sperre hier hinterlegt werden. Die Sperre bezieht sich auch auf das Verbuchen des Abgabenkontos, sowie den Aufruf der Jahreszusammenstellung.

Es handelt sich hierbei um eine globale Einstellung im BMDGhost-Admin, d. h., für die hier hinterlegten Steuernummern kann aus NTCS generell keine Abfrage des Abgabenkontos bzw. der Jahreszusammenstellung mehr durchgeführt werden.

Gehen Sie dazu im BMDGhost-Admin unter dem Punkt "Verwaltung" auf "gesperrte Abgabenkonten".

 

 

Geben Sie im folgenden Feld die Steuernummer ohne Trennzeichen ein.

 

 

Schließen Sie das Fenster anschließend und beantworten Sie die Frage bezüglich der Speicherung mit "Ja".

Über Kanzlei → Quotenverwaltung → Vollmachtspiegel können Sie die FinanzOnline-Jahreszusammenstellung je Klient abrufen. Damit bekommen Sie in Sekundenschnelle eine vollständige Information über alle während eines Jahres von der Finanzverwaltung gebuchten Abgaben.

 

Die Jahreszusammenstellung kann ebenfalls über den Kunden-Navigator (Menüpunkt muss eventuell im Kunden-Navigator erst über "Navigator anpassen" eingeblendet werden) bzw. den Steuer-Navigator abgerufen werden.

 

In der Jahreszusammenstellung können oben sowohl die Klientennummer als auch das Jahr gewechselt werden. Die Aufstellung wird umgehend aktualisiert.

 

Beachten Sie zur Abfrage den Parameter Jahreszusammenstellung UST WJ, der die Ermittlung abhängig vom Wirtschaftsjahr regelt.

Wie Sie bei der Übernahme der Vorauszahlungsbeträge aus der Jahreszusammenstellung vorgehen, lesen Sie unter Übernahme Vorauszahlungen aus der Jahreszusammenstellung.

Wenn Sie den Zahlungsplan über den Kunden- oder Steuer-Navigator starten, prüft BMDGhost, ob auf die von Ihnen definierten Bescheidkategorien neue Dokumente archiviert wurden (egal auf welchem Weg). Ist dies der Fall, löst er die Abfrage eines neuen Zahlungsplanes aus. Sofern aktiviert, wird auch eine vorhandene Rückstandsaufgliederung mitverarbeitet.

Ausnahme 

Ist der Parameter Zahlungsplan immer auf "ja" gesetzt, holt BMDGhost in jedem Fall einen Zahlungsplan ab, auch wenn keine neuen Dokumente archiviert wurden.

Wird ein Zahlungsplan abgerufen, prüft BMDGhost, ob er zum Kunden oder zu einer seiner Kontaktpersonen eine E-Mail-Adresse mit dem Kennzeichen "Zahlungsplan" findet. Ist das der Fall, wird an diese folgende E-Mail versendet. Dazu wird eine programmierte E-Mail-Vorlage verwendet.

Beispiel Zahlungsplan-E-Mail

Ist der BMDGhost-Parameter Zahlungsplan aufgabe immer auf "ja" gesetzt, wird ergänzend zur E-Mail immer auch eine Aufgabe beim zuständigen Mitarbeiter erzeugt und der Zahlungsplan dazu im DMS auf die hinterlegte Dokumenten-Kategorie archiviert. Der Titel des Zahlungsplan-PDFs enthält dabei auch die Information, ob das Dokument per E-Mail versendet wurde (durch BMDGhost, nicht nachträglich durch den Benutzer) oder nicht.

Aus dem Klientenstamm (Stammdaten → Personen → Kunden) können Änderungen von Vollmachtdaten in FinanzOnline angemeldet werden.
Markieren Sie dazu im Kundenstamm den betreffenden Klienten und starten Sie über das Menü "Extras" die Funktion "Vollmachten (BMDGhost)".

 

Im folgenden Fenster können Sie die Anmeldung durchführen. Handelt es sich um eine völlige Neuanmeldung, d. h., der Klient existiert noch nicht in Ihrem FinanzOnline- und damit auch NTCS Vollmachtspiegel, so haben Sie nur den Neu (F5)-Button zur Auswahl. Bestehende Klienten können über Bearbeiten (F6) geändert werden.

 

Für die vollständige Rücklegung aller Vollmachten entfernen Sie sämtliche Vollmachthäkchen und aktivieren Sie zusätzlich das Feld "Rücklegung Vollmachten".

 

 

Es müssen sämtliche Vollmachten, die Sie über FinanzOnline anmelden möchten, mit einem Häkchen versehen werden.
Über "Speichern" gelangen Sie in folgendes Fenster. Hier wird auf der rechten Seite der aktuelle Status aus FinanzOnline gegenübergestellt.

Über Anmeldung durchführen werden die gewünschten Änderungen in FinanzOnline eingetragen. Anschließend wird der Vollmachtspiegel automatisch aktualisiert und Sie erhalten eine Aufgabe, die die erfolgreiche Änderung bestätigt.

Weiters werden in diesem Fenster unterhalb des Hinweises "Überprüfen Sie die angezeigten Klientendaten!" eventuell vorhandene Zusatzinformationen aus FinanzOnline dargestellt (z. B. bezüglich des Vorhandenseins eines weiteren Zustellungsbevollmächtigten).

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Bei einer Kundenneuanlage wird bei der Erstanmeldung aus NTCS das Jahr aus dem Feld "Steuerpflicht ab" an das Feld "Quote ab" in der Vollmachtanmeldung übergeben.

Bei der Übertragung nach FinanzOnline über "Anmeldung durchführen" wird diese "Quote ab"-Information auch an FinanzOnline übergeben.

 

Ebenso kann auf diesem Weg die Quotenzuständigkeit aus FinanzOnline entfernt werden. Dazu steht in der Vollmachtmaske das Feld "Eintragung für Quotenverwaltung
zurücknehmen" zur Verfügung.

 

 

Die Vorgangsweise entspricht jener bei der Vollmachtanmeldung bzw-änderung, nur dass hier das Feld "Eintragung für Quotenverwaltung zurücknehmen" aktiviert und dann die Übertragung nach FinanzOnline durchgeführt wird ("Anmeldung durchführen"). Der Mandant wird anschließend aus der Quotenliste entfernt.

In allen Fällen sucht BMDGhost in den Einstellungen von NTCS die zuständigen Mitarbeiter für Bescheide, die für Bescheide vordefinierte Fristart sowie die entsprechende Archivkategorie. Unter Verwendung dieser Informationen wird der Bescheid im Dokumentenmanagementsystem abgelegt, beim zuständigen Mitarbeiter wird eine Frist erzeugt und der Posteingang eingetragen.

Dabei wird auch die Bescheidinfo aus FinanzOnline in den Langtext von Frist und Poststück, sowie in das Notizfeld des archvierten Dokuments übergeben. In der u.a. anonymisierten Bescheidinformation aus FinanzOnline sehen Sie, welche Informationen hier übergeben werden.

Voraussetzung ist, dass Sie diese Bescheidinformation auch in FinanzOnline aktiviert haben. (Bei Interesse erkundigen Sie sich bitte bei FinanzOnline.)

Kann BMDGhost eine für die Zuordnung des Bescheides relevante Information nicht ermitteln (falsche/redundante/fehlende Steuernummer, fehlende Archivkategorie, fehlende Zuständigkeit) sendet er den Bescheid per E-Mail als Attachement an die im BMDGhost-Admin-Programm hinterlegte Adresse.

Im DMS (Dokumenten Management System) findet sich der Bescheid dann beim Kunden und auch auf der für BMDGhost hinterlegten Dokumentenkategorie für Bescheide. Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf einen Bescheid kann der Menüpunkt "Quelldaten öffnen" ausgewählt werden. Dieser liefert die zum Bescheid gehörende Steuererklärung. Voraussetzung ist, dass die Erklärung über NTCS eingereicht wurde.

 

BMDGhost meldet sich mit den in NTCS hinterlegten FinanzOnline-Zugangsdaten bei FinanzOnline an und holt sämtliche behördlich zugestellten Bescheide ab. Bescheide, die von anderen Benutzern persönlich angefordert werden, werden von BMDGhost in diesem Fall NICHT berücksichtigt.

 

Die Funktion ist optional und kann zusätzlich über den Task (Databox p.a.) aktiviert werden (siehe Kapitel Tasksteuerung).

Hierbei gibt es 2 Varianten - Unterschied ist die Datenbasis, auf deren Grundlage BMDGhost Bescheide ohne Zustellvollmacht anfordert.

Sobald der Erstbescheid im Steuerakt des Mandanten aufscheint, fordert BMDGhost diesen "persönlich" an und verarbeitet den Bescheid in NTCS.

Folgende Bescheinigungen werden aus der behördlich zugestellten Databox verarbeitet:

BMDGhost liefert alle diese Bescheinigungen in die Fristenliste des zuständigen Mitarbeiters. Gleichzeitig wird das Dokument im Archiv abgelegt, ein Posteingang wird ebenfalls vollautomatisch erzeugt. Voraussetzung ist, dass ein/e Mitarbeiter/in der Kanzlei die Bescheinigung zuvor in FinanzOnline angefordert hat. Den Rest übernimmt BMDGhost.

 

Die erforderlichen Einstellungen werden im BMDGhost-Adminprogramm in den Benachrichtigungsparametern getroffen. 

 

BMDGhost meldet sich mit den in NTCS hinterlegten Zugangsdaten bei der Firmendatenbank des Compass-Verlags an und startet eine Abfrage nach Firmenbuchnummer. Daher ist es für diese Funktion wichtig, dass die Firmenbuchnummern in den Klientenstammdaten richtig gewartet sind.

In der Firmendatenbank des Compass-Verlags sind alle Daten in der gleichen Weise eingetragen, wie im österreichischen Firmenbuch.

Werden Änderungen bei Unternehmen, die im Firmenbuch eingetragen sind, gefunden, so werden diese Änderungen abgeholt in NTCS in Form einer PDF-Datei archiviert. Der für diesen Bereich zuständige Mitarbeiter erhält eine Aufgabe in den Aufgaben. Dieser Aufgabe ist die angeführte PDF-Datei angehängt.

Es besteht die Möglichkeit über eine Tochtergesellschaft des Compass-Verlages, der HF Data GmbH, Wien, auch einen "echten" Firmenbuchauszug automatisch zu beziehen , sobald BMDGhost eine Änderung identifiziert hat. Diese Funktion löst allerdings jedes Mal Gebühren für den Firmenbuchauszug gem. GGG aus. Um Kosten für Firmenbuchauszüge zu sparen, die lediglich auf Grund der Information, dass ein Jahresabschluss im Firmenbuch eingetragen worden ist, zu sparen, holt BMDGhost in diesen Fällen jedenfalls KEINEN gebührenpflichtigen Firmenbuchauszug automatisch ab (siehe auch Einstellungen für Firmenbuchauszüge).

 

BMDGhost lädt zu den im BMDGhost-Admin-Programm vorgegebenen Zeitpunkten die tagesaktuelle Liste aller neu eröffneten Insolvenzverfahren sowie der abgewiesenen Anträge auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens herunter. Anschließend wird ein Matching-Prozess gestartet. Überprüft wird, ob unter Ihren Kunden und/oder Lieferanten auch welche in der Insolvenzdatei aufscheinen. Vergleichskriterien sind die Firmenbuchnummer, der Name, die Postleitzahl und das Geburtsdatum.

 

Hinweis

BMDGhost prüft nur Kunden und Lieferanten der eigenen Firmen ("Ist eigene Firma"), nicht jene der Mandantenfirmen!

Dazu kann im BMDGhost-Admin-Programm ein Matchingprozentsatz festgelegt werden (Standard ist 70). Damit kann gesteuert werden, wie hoch die Übereinstimmung sein muss, damit BMDGhost den Insolvenzeintrag als relevanten Fall interpretiert. Der Matchingprozentsatz kann bei Bedarf sukzessive nach oben gesetzt werden, falls zu häufig nicht relevante Fälle gemeldet werden (siehe Einstellungen für Edikte).

Wenn BMDGhost anhand der Übereinstimmungen einen Matchingprozentsatz ermittelt, der größer oder gleich dem angegebenen Wert im BMDGhost-Admin-Programm ist, wird der Eintrag aus der Insolvenzdatenbank als PDF auf den ermittelten Kunden archiviert und dem zuständigen Mitarbeiter eine Aufgabe (Insolvenzwarnung) angelegt.

Sie starten den Übertragungsantrag aus dem Fenster des Abgabenkontos über die gleichnamige Schaltfläche, welche nur bei einem Guthaben aktiv ist.

Sollte keine Geldvollmacht für den Mandanten in FinanzOnline bestehen, erhalten Sie folgende Meldung:

Anschließend können Sie in folgendem Fenster den gewünschten Betrag eingeben und die Übertragung starten.

Bei erfolgreicher Durchführung erhalten Sie eine entsprechende Meldung und ein Bestätigungsdokument wird archiviert.

Klicken Sie im Fenster "Abgabenkonto" auf die Schaltfläche Abgabenkonto verbuchen.

BMDGhost verbucht automatisch alle noch nicht verbuchten Buchungszeilen in die korrespondierende Buchhaltung und setzt eine Markierung [*] bei der zuletzt verbuchten Zeile.

Bei beiden Varianten der NTCS Autoverbuchung (taskgesteuert oder manuell) bekommt der zuständige Buchhalter eine Aufgabe, der das Verbuchungsfile zugeordnet ist, wenn BMDGhost die Buchungen nicht selbstständig in die Buchhaltung einspielen konnte.

Hinweis

In Problemfällen ist ein Zurücksetzen des Autoverbuchungs-Kennzeichens möglich. Setzen Sie sich dazu über Kontakt zu BMD mit dem BMDGhost-Support in Verbindung.

Das Finanzamt-Verrechnungskonto wird von BMDGhost als Spiegelkonto in die FIBU von BMD 5.5 gebucht.

 

In der FIBU erfolgen die Buchungen in der Regel auf Verrechnungskonten je Abgabenart. In der LV z. B. auf Konto Verrechnung Lohnsteuer, Verrechnung DB, Verrechnung DZ. BMDGhost erkennt die Abgabenart und bucht die Verbindlichkeit auf das FA-Verrechnungskonto um. Die Umsatzsteuer wird auf das Zahllastkonto gebucht. Zahlungen an das Finanzamt werden auf ein (eigenes) Konto, "Gelder Unterwegs", "Gelder Unterwegs an Finanzamt" oder auch "Verrechnung BMDGhost" gebucht und zwar völlig unabhängig vor der Abgabenart. BMDGhost bucht diese Zahlungen auf das FA-Verrechnungskonto um.

 

Werden Abgaben auf dem FA-Verrechnungskonto angelastet (z. B. Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer, Säumniszuschläge oder Zinsen, so verbucht BMDGhost diese entsprechend der Kontoschlüsselung in den Aufwand oder im Bereich der privaten Steuern (Klasse 9). Damit wird auch die Verbuchung der festgesetzten Abgaben auf der Grundlage der Buchungsmitteilungen ebenfalls obsolet. Fehlbuchungen auf dem Finanzamtskonto werden von BMDGhost entsprechend der vorstehenden Buchungslogik übernommen. Im Hinblick auf die Behandlung des FA-Verrechnungskontos als Spiegelkonto der Buchungen der Finanzverwaltung ist dies auch die einzig logische Vorgehensweise. Korrekturbuchungen dürfen auf dem FA-Verrechnungskonto nicht "händisch" vorgenommen werden, da nach der Berichtigung des Kontos durch die Finanz BMDGhost die Richtigstellung ein zweites Mal durchführen würde.

BMDGhost unterscheidet nicht zwischen E/A-Rechner und NICHT-E/A-Rechner.

BMDGhost verbucht das Abgabenkonto als "Spiegelkonto". Das heißt, was die Finanzverwaltung ins Soll bucht, schreibt BMDGhost in der Fibu ins Haben und umgekehrt. Das Belegdatum der Buchung beim Finanzamt entspricht dem Belegdatum der Buchung von BMDGhost. So gesehen würde es zu einer Verschiebung des Aufwandes für zum Beispiel Lohnnebenkosten beim § 4/3-Ermittler kommen.

Allerdings ist die Empfehlung, die Periodizität durch Automatikbuchungen im Bilanzmodul herzustellen.
In der Auswertungsübersicht des Bilanzprojektes wird dazu auf   geklickt. Nun wird je Ausgabenart der Lohnnebenkosten eine Umbuchung erstellt, die den Saldo des Soll-Kontos der Klasse 3 ins Haben des Personalaufwandes (Klasse 6) überträgt.

Diese automatische Herstellung der Periodizität hat diverse Vorteile:

Hinweise 

Die erforderlichen Einstellungen für WEBEKU-Abfragen finden Sie hier.

Sie können die Abfrage über den Kunden-Navigator oder die Kundenliste (Paket CRM → Stammdaten → Personen → Kunden → Funktionen → BMDGhost → WEBEKU) starten.

Es öffnet sich folgender Dialog:

Nach Klick auf "Übernehmen" erscheint folgende Meldung und die Dokumente stehen in Kürze im DMS zur Verfügung.

Seitenanfang 

BMDGhost prüft die Protokolle in der NTCS Databox (NTCS Steuerpaket) im Hinblick auf das Databox Ok, um bei Bedarf bei Klienten ohne Zustellvollmacht den Erstbescheid persönlich aus dem Steuerakt anzufordern.

Damit BMDGhost hier auch Protokolle vorfindet, muss die NTCS Databox zumindest einmal täglich manuell ausgelesen werden oder der NTCS Databoxstapel eingerichtet sein (Der Steuersupport gibt hierzu gerne Auskunft).

Die Aktivierung dieses Tasks ist damit Voraussetzung dafür, dass auch Bescheide von Klienten ohne Zustellvollmacht geholt werden können. Ergänzend sendet BMDGhost eine Information (Fehlertext aus dem Protokoll), falls sich im Protokokoll ein nicht korrekt eingebrachter Datensatz befinden sollte.