FAQ BMDGhost
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.Welche Funktionalitäten bietet BMDGhost im Vergleich zu bestehenden NTCS Funktionen?
In der folgenden Tabelle finden Sie die Funktionspalette von BMDGhost und eine Gegenüberstellung mit vergleichbaren NTCS Funktionalitäten.
BMDGhost | Anmerkung | NTCS E-Government Databox | Anmerkung | NTCS Generell | Anmerkung | ||
| Abholung Bescheide | x | Alle (auch ohne Zustellvollmacht) | x | Nur mit Zustellvollmacht | |||
| Ergänzungsersuchen | x | alle (auch ohne Zustellvollmacht) | x | Nur mit Zustellvollmacht | |||
| spezielle Mitteilung: Bescheidinformation | x | Nur im Fristenlangtext und als Dokumentennotiz zum Bescheid, nicht als eigenständiges Dokument | x | ||||
| Abholung der FinanzOnline-Anbringen | x | Alle, außer Buchungsmitteilungen (wir empfehlen aber, die Mitteilungen generell über NTCS zu holen) Man kann in BMDGhost nur ein DMS-Kategorie, eine Zuständigkeit für alle Mitteilungsarten hinterlegen. | x | 128 von insgesammt 144 (siehe Arbeitsblatt Anbringen). Anbringen können hier wesentlich differenzierter behandelt werden als bei BMDGhost. Bei BMDGhost gibt es nur eine Kategorie und eine Zuständigkeit für alle Mitteilungen. Wesentlich mehr Differenzierungsmöglichkeiten zwischen den Mitteilungsarten (in Bezug auf Dokumentenkategorie, Zuständigkeiten ...). | |||
| Import Lohnzettel | x | Über BMDGhost kann der Lohnzettel zusätzlich als PDF-Dokument archiviert werden. | x | ||||
| Abfrage FinanzOnline-Abgabenkonto | x | ||||||
| Jahreszusammenstellung FinanzOnline | x | ||||||
| Abfrage und automatischer Versand Zahlungsplan FinanzOnline | x | ||||||
| Anmeldung von Vollmachtdaten aus NTCS + Vollmachtänderungsmeldungen + Vollmachtspiegel | x | ||||||
| Prüfung der Edikte-Datenbank | x | Nur für Kunden/Lieferanten der Kanzlei (wäre aber auch mit Compass-Finance möglich, dort auch für Mandantenfirmen) | x | Über Compass-Finance möglich | |||
| Automatische Verbuchung FinanzOnline-Abgabenkonto | x | ||||||
| Bescheidprüfung | x | Auch bei BMDGhost möglich, sofern die NTCS-Databox in Verwendung ist | x | ||||
| Aufzeichnung FinanzOnline-Aktionsprotokolle | x | ||||||
| Übernahme von Zahlungsplandaten aus FinanzOnline in die Kundenzahlungen | x | Sämtliche fällige Zahlungen | x | Nur EIMIT können aus E-Government-Databox übernommen werden. | x | Berechnete Abgaben aus Lohnverrechnung und UVA können in Kundenzahlungen übernommen werden. | |
| Protokolle UVA/Steuererklärungen: Prüfung auf fehlerhafte Sätze | x | ||||||
| Übertragungsantrag | x | ||||||
| WEBEKU-Abfragen (Beschäftigtenstand und Beitragskonto) als PDF | x |
Wie Können Abrufe abgeholt werden?
Derzeit werden von Seiten der Finanz Abberufungen noch nicht elektronisch über die FinanzOnline-Databox zugestellt. Daher können diese von BMDGhost nicht abgeholt werden.
Wie können Vorauszahlungsbescheide abgeholt werden?
Der Vorauszahlungsbescheid wird von Amts wegen und ohne Abgabe einer Erklärung ausgefertigt. Die Ablage des VZ-Bescheids erfolgt im Steuerakt des Jahres, welches er betrifft, also nicht im Steuerakt, der von BMDGhost überprüft wird. Daher wird bis auf weiteres kein VZ-Bescheid automatisch zugestellt, wenn keine Zustellvollmacht angemeldet ist. Dies gilt NICHT, wenn Bescheide ohne Zustellvollmacht über die Bescheidinformation (Parameter) abgeholt werden. In diesem Fall ist keine vorausgehende Erklärung nötig, weil die Bescheidinformation das Signal für BMDGhost ist, dass ein Bescheid ergehen wird. Dies gilt in der Folge auch für andere elektronische Bescheide, denen keine Erklärung vorausgeht.
Was ist zu tun, wenn ein Bescheid nicht zugeordnet werden kann?
Wenn BMDGhost in NTCS nicht eindeutig ermitteln kann, um welchen Kunden es sich handelt, findet sich im Debug.log folgender Eintrag:
Debug.log:
05:00:05.34 BMDNTCSSOAP[ntcs_GetSTNRPerson] NTCS-GetSTNRPerson: (710881xxx) GetPersonBySteuerNr liefert FALSE ()
05:00:05.41 Databox[finon_databox] NTCS Mitarbeiter nicht gefunden! StNr:710881xxx Bereich (§90): 11
05:00:05.41 Databox[finon_databox] NTCS Mitarbeiter nicht gefunden! StNr:710881xxx Bereich (§90): 11
05:00:05.48 MailSender[sendMail] to:sss.xxx@yyyyy.at, Subject:DATABOX: 90aWI Bescheid für Mag xxxxxxx
Der Eintrag bedeutet, dass BMDGhost den Bescheid in diesem Fall an eine Rückfalls-E-Mailadresse sendet, da er ihn in NTCS nicht zuordnen kann.
Kontrollieren Sie, ob die betreffende Steuernummer/Person in NTCS überhaupt als Kunde geführt wird (nicht als Gesellschafter oder Angehöriger) und ob die Steuernummer korrekt/redundant/fehlend ist (zwecks evtl. Redundanz auch die ausgeschiedenen Klienten überprüfen).
Eventuell kann auch kein zuständiger Mitarbeiter ermittelt werden, bei dem eine Frist einzutragen wäre.
Theoretisch könnte auch die Archivierung schiefgegangen sein. Dies erfordert aber meist eine Analyse der Dateien BMDGhost.log bzw. Archiv.log.
In welchen Personenarten ermittelt BMDGhost?
BMDGhost ermittelt in sämtlichen Bereichen (Bescheide, Edikte, Vollmachten ...) ausschließlich in der Personenart KL (Kunden, Interessenten, Lieferanten).
Das bedeudet: Bescheide, die für Personen einlangen, die in NTCS nur als Gesellschafter oder Angehörige existieren, können nicht zugeordnet werden und gehen an die Rückfalls-E-Mailadresse.
Ein Vollmachtabgleich für solche Personen kann nicht durchgeführt werden und führt zu einem Eintrag im Debug.log.
Was ist zu tun, wenn die Vollmachtänderung von BMDGhost nicht durchgeführt werden kann?
Sollte beim Versuch, eine Vollmachtänderung aus BMDGhost in FinanzOnline anzumelden, folgende Meldung erscheinen ...
"ACHTUNG:
Für den Klient mit Steuernummer xxx/xxxx (xx) wurde BMDGhost mit dem Anmelden einer Vollmacht in FinanzOnline beauftragt.
Zu dieser Steuernummer ist lt. FinanzOnline bereits ein bevollmächtigter Steuerberater hinterlegt.
Bitte kontrollieren Sie die Steuernummer sowie den Status in FinanzOnline und führen Sie die Änderung manuell durch."
... so ist dies folgenderweise zu erklären:
Wenn ein Klient von einem anderen Steuerberater noch vertreten wird und/oder sich auf der Quotenliste eines anderen Steuerberaters befindet, dann steht dies auf der Bildschirmmaske von FinanzOnline, in die die Anmeldung der Vollmacht einzutragen ist. In so einem Fall gibt BMDGhost die Meldung aus, dass er die Anmeldung NICHT DURCHFÜHRT!
Aus Haftungsgründen für den Wirtschaftstreuhänder, der BMDGhost einsetzt, wurde diese Sicherheitsstufe eingezogen, um "Irrtümer" durch BMDGhost grundsätzlich zu vermeiden. Nur der Wirtschaftstreuhänder bzw. sein qualifizierter Mitarbeiter darf einen Eingriff in die Vertretungsrechte eines anderen Steuerberaters vornehmen, NICHT BMDGhost!
In diesen Fällen müßte die Änderung also tatsächlich in FinanzOnline erfolgen.
Wie werden Feststellungsbescheide für Gruppenträger (FGT) und Feststellungsbescheide für Gruppenmitglieder (FGM) von BMDGhost behandelt, wenn keine Zustellvollmacht vorhanden ist?
Diese Feststellungsbescheide folgen auf eine K1-Erklärung. In diesen wird die KöSt-Bemessungsgrundlage der Körperschaft abgesprochen.
Nach Einreichen der KöSt-Erklärungen der Gruppenmitglieder (FGM) ergeht der Bescheid letztlich nur mehr für den Gruppenträger (FGT), Daher können solche Bescheide ohne Zustellvollmacht nur dann von BMDGhost abgeholt werden, wenn die Bescheide auf Basis der Bescheidinformation angefordert werden, weil seitens des FGT keine Erklärung vorausgeht, anhand derer BMDGhost einen Bescheid erwarten könnte.
Dazu müssen 2 Voraussetzungen gegeben sein:
Nach Einreichen der KöSt-Erklärungen der Gruppenmitglieder (FGM) ergeht der Bescheid letztlich nur mehr für den Gruppenträger (FGT), Daher können solche Bescheide ohne Zustellvollmacht nur dann von BMDGhost abgeholt werden, wenn die Bescheide auf Basis der Bescheidinformation angefordert werden, weil seitens des FGT keine Erklärung vorausgeht, anhand derer BMDGhost einen Bescheid erwarten könnte.
Dazu müssen 2 Voraussetzungen gegeben sein:
- Die Zustellung der Bescheidinformation muss in FinanzOnline aktiviert sein.
- Im BMDGhost-Admin-Programm muss der Parameter "BINFO Databox PA" (Verwaltung → Einstellungen → Reiter "Databox") auf "Ja" gesetzt sein.
Macht es für BMDGhost einen Unterschied, ob es sich um eine Konkurs-, Ausgleichs- oder Schuldenregulierungsmeldung handelt?
Für BMDGhost macht es keinen Unterschied, ob der Klient von einem Schuldenregulierungsverfahren, von einem Konkurs oder von einem Ausgleich betroffen ist. In allen Fällen erfolgt eine Meldung.
Was bedeutet der Hinweis in der täglichen BMDGhost-Status-Meldung?
"Verarbeitung konnte nicht durchgeführt werden, folgende Fehler sind aufgetreten: Für diesen Suchbegriff sind Sie laut Zuordnung in der Teamverwaltung nicht berechtigt. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Supervisor."
In FinanzOnline können bestimmte Benutzer für den Zugriff auf bestimmte Steuernummern freigeschaltet und ausgeschlossen werden. Dies erfolgt in der sogenannten Teamverwaltung von FinanzOnline. Der Fehler weist darauf hin, dass der Benutzer, mit dem BMDGhost sich anmeldet, nicht für den Mandanten berechtigt ist, dessen Steuerangelegenheiten Gegenstand der Aktion war.
Diese Änderung können nur Sie selbst in FinanzOnline durchführen.
Wie ist mit doppelten Steuernummern umzugehen?
Redundante/doppelte Steuernummern führen in BMDGhost dazu, dass der richtige Klient in NTCS nicht gefunden werden kann. Bescheide können so nicht zugeordnet werden (keine Fristen, keine Archivierung), Vollmachtdaten können nicht abgeglichen werden usw.
Wenn alle Einstellungen korrekt sind und nur bei bestimmten Kunden keine Zuordnung der Bescheide erfolgen kann, wäre dies ein Hinweis. In der Folge wird der Bescheid zwar aus der Databox abgeholt, landet aber auf der Rückfalls-E-Mailadresse. Es erfolgt keine Fristanlage und auch keine Archivierung.
BMDGhost ermittelt ausschließlich bei Kunden (keine Gesellschafter), weshalb auch nur dort nach redundanten Steuernummern gesucht werden muss. Gesucht werden sollte im Kundenstamm über die Funktion Extras → Suche nach Steuernummer. Diese sucht auch nach Steuernummern, die auf den weiteren Finanzämtern im Kundenstamm hinterlegt sind. Diese würde man in der normalen Kundenliste nicht sehen. Ebenso sollten auch ausgeschiedene Kunden/Interessenten in die Suche miteinbezogen werden.
Was ist zu tun, wenn BMDGhost in der Teamverwaltung FinanzOnline nicht berechtigt ist?
Folgender Eintrag könnte im Fehlerlog aufscheinen:
"14:41:52.70 FinOn Fehler[getFinOnErrorDIV] Verarbeitung konnte nicht durchgeführt werden, folgende Fehler sind aufgetreten:
Für diesen Suchbegriff sind Sie laut Zuordnung in der Teamverwaltung nicht berechtigt. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Supervisor."
Für diesen Suchbegriff sind Sie laut Zuordnung in der Teamverwaltung nicht berechtigt. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Supervisor."
Es kann sein, dass BMDGhost trotz korrekter Einstellungen bei der Anlage des BMDGhost-Users in FinanzOnline über die Berechtigungen in der Teamverwaltung der Kanzlei stolpert und dadurch für bestimmte Klienten keine Berechtigung hat.
Im Falle einer solchen Meldung müsste dies vom Steuerberater überprüft werden.
Was ist zu tun, wenn folgende Hinweise beim Lohnzettel-Import von BMDGhost auftreten?
Die Lohnzettel sollen mittels BMDGhost über den Steuernavigator bzw. die Erklärung aus FinanzOnline abgeholt werden.
Folgende Hinweismeldungen sind möglich:
Hinweismeldung 1: "Es konnten keine Lohnzettel über den BMD-Ghost importiert werden: GetLohnzettel: TaskError: FinOn Zugangsdaten konnten nicht ermittelt werden."
Lösung
Prüfen Sie, ob es sich um einen NEUEN Kunden handelt.
Handelt es sich um einen neuen Kunden, so kann es sein, dass in NTCS noch keine Vollmachtdaten vorliegen.
Kontrollieren Sie dies im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Kunden → Funktionen → BMDGhost → Vollmachten.
Ist dort noch keine Vollmacht vorhanden, so legen Sie via NTCS die nötige Vollmacht an. Nach Abschluss dieses Vorganges wird automatisch ein Abgleich der Vollmachten mit FinanzOnline gestartet und die Abfrage der Lohnzettel sollte nach einigen Minuten funktionieren.
Details zum Anlegen/Ändern von Vollmachten aus NTCS lesen Sie in der Onlinehilfe unter BMDGhost für Anwender im Kapitel Anmelden/Ändern von Vollmachtdaten und Quotenzuständigkeit aus NTCS.
Sollten Sie die Vollmacht bereits in FinanzOnline angelegt haben, müssen Sie noch den nächsten Vollmachtabgleich von BMDGhost abwarten, der in der Regel tags darauf in der Früh stattfindet. Die betreffenden Lohnzettel können dann erst am nächsten Tag in NTCS abgefragt werden.
Hinweismeldung 2: "Es konnten keine Lohnzettel über den BMD-Ghost importiert werden. Prüfen Sie bitte in FinanzOnline, ob Lohnzettel vorhanden sind: Get Lohnzettel: TaskError: BMDGhost: Allgemeiner Fehler bei FinanzOnline."
Lösung
Sollten Lohnzettel vorhanden sein, kann die Meldung auch bedeuten, dass der BMDGhost-Benutzer für FinanzOnline keine Berechtigung zum Abruf der Lohnzettel hat.
Geben Sie dem BMDGhost-Benutzer in FinanzOnline die Berechtigung für diese Funktion oder definieren Sie ihn als Supervisor.
Dazu ist es erforderlich, dass Sie als Administrator in FinanzOnline einsteigen.
Was ist zu tun, wenn Vollmachtdaten keiner Person zugeordnet werden?
Beim Abrufen des Vollmachtspiegels kann es zu folgendem Eintrag in der Datei Debug.log kommen:
"07:01:09.00 BMDNTCSSOAP[ntcs_GetSTNRPerson] NTCS-GetSTNRPerson: (935632xxx) GetPersonBySteuerNr liefert FALSE ()
07:01:09.00 BMDNTCSSOAP[finon_vmspiegel_databox_check] Vollmachtdaten werden KEINER Person zugeordnet!"
07:01:09.00 BMDNTCSSOAP[finon_vmspiegel_databox_check] Vollmachtdaten werden KEINER Person zugeordnet!"
Wenn BMDGhost zu einer Steuernummer, die er im FinanzOnline-Vollmachtspiegel findet, keine oder keine eindeutige Steuernummer in NTCS ermitteln kann, gibt er diese Fehlermeldung aus.
Konsequenz: Es kann zu dieser Steuernummer bei evtl. Vollmachtänderungen kein NTCS-Klient und damit kein zuständiger Mitarbeiter ermittelt und daher auch keine Aufgabe angelegt werden.
Ursache:
- Redundante oder fehlende Steuernummen im Klientenstamm (evtl. auch bei ausgeschiedenen Klienten nachsehen).
- Steuernummer bezieht sich auf Person, die in NTCS nur als Gesellschafter oder Angehöriger existiert. BMDGhost prüft nur die Personenart KL.
Was ist zu tun, wenn Abrufe aus NTCS (Autoverbuchen, Jahreszusammenstellung, Lohnzettel ...) über BMDGhost generell nicht funktionieren?
- Kontrollieren Sie in der Datei Debug.log, ob BMDGhost die Anfrage überhaupt erhalten hat. In der Datei Debug.log sind sämtliche Aktivitäten von BMDGhost nach Uhrzeit aufgezeichnet.
- Kontrollieren Sie, ob der BMDGhost-Dienst am Server noch läuft.
- Überprüfen Sie im Browser am Server, auf dem BMDGhost läuft, ob der in den TOOLS Parametern eingetragene Server erreichbar ist: http://servername:port.
Sollte dies nicht der Fall sein, überprüfen Sie bitte die Firewall-Einstellungen.
Wie kann man sehen, welche Dokumente BMDGhost aus der Databox an einem bestimmten Tag abgeholt hat?
Unter Paket CRM → DMS → "Dokumentenliste" lässt sich die Spalte "Ersteller" sowie die Spalte "Erst.-Dat." einblenden. BMDGhost verfügt über einen eigenen Benutzer. In der Spalte "Ersteller" kann man nach dem Benutzer von BMDGhost filtern. In der Spalte "Erst.-Dat." kann man nach dem jeweiligen Erstellungsdatum des Dokuments filtern. In der Regel findet man die von BMDGhost erstellten Datensätze, indem man in der Spalte "Ersteller" mit "beinhaltet 'BMDGhost'" sucht. Bei Kunden, die nicht in der BMD Cloud sind, heißt der Benutzer meist "BMDGhost".
Dies gilt auch für Aufgaben oder Fristen, die von BMDGhost erstellt werden.
