Export für Betriebsprüfung
Grundlegende Informationen zum Buchen finden Sie unter Buchen.
Inhalt
Allgemeines
Auf Verlangen der Betriebsprüfung müssen die Buchhaltungsdateien auch in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Die Finanzverwaltung führt Plausibilitätskontrollen bzw. weitere "Untersuchungen" mit diesen Daten mit dem Betriebsprüfungsprogramm ACL durch.
Der Export kann für die Länder Österreich 
, Deutschland 
und Ungarn 
im länderspezifischen Format durchgeführt werden. Für alle anderen Länder werden die Daten im österreichischen Format exportiert.
, Deutschland und Ungarn im länderspezifischen Format durchgeführt werden. Für alle anderen Länder werden die Daten im österreichischen Format exportiert.Programmeinstieg
Unter Finanzbuchhaltung → Import und Export → Export für Betriebsprüfung werden die Daten exportiert. Die Dateien können wahlweise in ein Verzeichnis gespeichert oder sofort per E-Mail versendet werden.
Folgende Eingaben sind in den Optionen möglich:
| Firma | Firma, für welche der Export gestartet werden soll. | ||
| FIBU | FIBU, für welche der Export gestartet werden soll. | ||
| Land | Das Land ist dafür relevant, in welchem Format die Exportdateien erstellt werden sollen. Grundsätzlich wird das Land vom Firmenstamm übernommen. Beispiel
| ||
Exportverzeichnis | Hinterlegung des Verzeichnisses, in das die Exportdateien gespeichert werden sollen. In diesem Verzeichnis wird automatisch ein Unterverzeichnis mit der Firmennummer und darin ein Unterverzeichnis je Jahr angelegt. | ||
| Passwort für Zipdatei | Beim Export der Buchhaltung für die Betriebsprüfung kann ein Passwort eingegeben werden. Beim Öffnen der exportierten Datei wird dieses Passwort abgefragt. | ||
| Als E-Mail versenden | Hier kann eingestellt werden, dass automatisch eine neue E-Mail geöffnet wird und die Exportdateien als Anhang eingefügt werden. | ||
FIBU bei Betriebsprüfung | Das Feld "FIBU bei Betriebsprüfung" wird am FIBU-Stamm automatisch gesetzt. Nach Beendigung der Betriebsprüfung muss das Feld FIBU bei Betriebsprüfung manuell am FIBU-Stamm gelöscht werden.
| ||
Anzahl Vorjahre | Eingabe der Anzahl der Vorjahre, die automatisch mitexportiert werden sollen. | ||
Von Periode | Eingabe der Monate, die exportiert werden sollen. Erfolgt hier keine Einschränkung, wird das gesamte Jahr exportiert. Wird hier eine Einschränkung getroffen, so gilt diese Einschränkung nur für das aktuelle Jahr. Vorjahre werden immer gesamt exportiert. | ||
Bis Periode | Eingabe der Monate, die exportiert werden sollen. Erfolgt hier keine Einschränkung, wird das gesamte Jahr exportiert. Wird hier eine Einschränkung getroffen, so gilt diese Einschränkung nur für das aktuelle Jahr. Vorjahre werden immer gesamt exportiert. | ||
Buchungsvariante | Falls nur eine bestimmte Buchungsvariante exportiert werden soll (Einstellung wird hauptsächlich in Deutschland benötigt). Über Parameter kann eingestellt werden, dass beim Export einer FIBU zusätzlich eine Abfrage nach der Buchungsarten-Variante kommt. Geben Sie hier eine Buchungsarten-Variante ein, werden nur Buchungen mit jenen Buchungsarten exportiert, die dieser Buchungsarten-Variante zugeordnet sind. Wird hier nicht eingeschränkt, dann werden alle Buchungen exportiert. Den Parameter finden Sie unter FIBU → Stammdaten → Allgemeine FIBU-Parameter → Allgemein → Anzeige → Eingabefeld für Buchungsvariante anzeigen. |
Bevor der Export für die Betriebsprüfung gestartet wird, prüft das System, ob vorhandene Dateien im Exportverzeichnis gelöscht werden können. Wenn dies nicht möglich ist, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.
Hinweis
 | Wenn Sie den Export starten, werden alle Buchungskreise automatisch geschlossen. |
Export Betriebsprüfung Österreich
Am Reiter "Export-Details" kann ausgewählt werden, welche Daten exportiert werden sollen:
| Journal | Das Buchungsjournal (BMD Standardausdruck 130) wird standardmäßig exportiert. |
| Saldenliste | Die Saldenliste (BMD Standardausdruck 104) wird standardmäßig exportiert. |
Personensaldenliste | Die Personensaldenliste (BMD Standardausdruck 215) wird standardmäßig exportiert. |
Kontoblatt | Die Kontoblätter (BMD Standardausdruck 120) können exportiert werden. Standardmäßig werden diese allerdings nicht exportiert! |
Dokumente | Die Dokumente können mitexportiert werden. Exportiert werden alle Dokumente aus dem hinterlegten Archiv bzw. Dokumente, welche durch den Import der FIBU mit Dokumenten importiert wurden. Die Dokumente werden in der Zipdatei in einem eigenen Verzeichnis ausgegeben. Falls Sie ein Kundenpasswort hinterlegt haben, so werden die Dokumente beim Export für die Betriebsprüfung dennoch unverschlüsselt gespeichert. |
Sachkonten | Die Stammdatenliste der Sachkonten (BMD Standardausdruck 290) wird standardmäßig exportiert. |
Personenkonten | Die Stammdatenliste der Personenkonten (BMD Standardausdruck 291) wird standardmäßig exportiert, erweitert um die Felder "Vorname", "Land" und "Zahlungskonditionen". |
Anlagenbuchhaltung | Das Anlagenverzeichnis wird standardmäßig als einzelne Datei exportiert. |
Wird beim Export ein Exportverzeichnis angegeben, so werden die Dateien in diesem Verzeichnis gespeichert. Zur besseren Übersicht legt das Programm im hinterlegten Exportverzeichnis ein Unterverzeichnis mit der Firmennummer und darin ein Unterverzeichnis je Jahr an.
Beispiel
 | Für den Export der Firma 1 wird als Exportverzeichnis H:\export hinterlegt. Das Programm legt im Verzeichnis H:\export automatisch folgende Unterverzeichnisse an:  Im Verzeichnis 2017 werden die Dateien und der Ordner mit den Dokumenten gespeichert:  Im Verzeichnis Dokumente finden Sie einzelne Dokumente in folgendem Format gespeichert:  Der Dateiname setzt sich zusammen aus: Belegsymbol_Belegdatum_Belegnummer_Journalnummer.pdf Zusätzlich zu diesen Dateien wird die ACL.zip erstellt. Diese Datei enthält die einzelnen Exportdateien in gezippter Form. |
Buchungstext:
Doppelte Anführungszeichen im Buchungstext ("Beispieltext") werden durch Hochkomma ('Beispieltext') ersetzt.
Export Betriebsprüfung Deutschland
Am Reiter Export-Details kann ausgewählt werden, welche Daten exportiert werden sollen:
| Journal | Das Buchungsjournal (BMD Standardausdruck 130 erweitert um die Spalten "Steuercode", "Steuercode-Bezeichnung", "Periode" ,"Kostenstelle", "Buchungsart", "Buchungsart-Bezeichnung", "Beleg-ID", "Buchungsdatum" und "Ersteller") und einige weitere Felder wird standardmäßig exportiert. Haben-Beträge werden positiv (mit positivem Vorzeichen) exportiert. Das Feld "Kontengruppe" wird exportiert. | ||
Kontoblatt | Die Kontoblätter (BMD Standardausdruck 120 erweitert um die Spalte "Buchungsdatum" und "Ersteller") werden standardmäßig exportiert. Haben-Beträge werden positiv (mit positivem Vorzeichen) exportiert. Die Beleg-ID wird mitexportiert. Das Feld "Kontengruppe" wird exportiert. Werden die Buchungskreise GOB journalisiert, dann werden auch die Detailbuchungen mitexportiert. | ||
Dokumente | Die Dokumente können mitexportiert werden. Exportiert werden alle Dokumente aus dem hinterlegten Archiv bzw. Dokumente, welche durch den Import der FIBU mit Dokumenten importiert wurden. Die Dokumente werden in der Zipdatei in einem eigenen Verzeichnis ausgegeben. Falls Sie ein Kundenpasswort hinterlegt haben, so werden die Dokumente beim Export für die Betriebsprüfung dennoch unverschlüsselt gespeichert. Achtung!
| ||
Sachkonten | Die Stammdatenliste der Sachkonten (BMD Standardausdruck 290) wird standardmäßig exportiert. | ||
Personenkonten | Die Stammdatenliste der Personenkonten (BMD Standardausdruck 291) wird standardmäßig exportiert. Für Kreditoren und Debitoren wird eine eigene Datei ausgegeben. | ||
Anlagenbuchhaltung | Informationen zum Anlagenverzeichnis werden standardmäßig exportiert. |
Haben Sie beim Export ein Exportverzeichnis angegeben, werden fünf Dateien in diesem Verzeichnis gespeichert. Zur besseren Übersicht legt das Programm im hinterlegten Exportverzeichnis ein Unterverzeichnis mit der Firmennummer und darin ein Unterverzeichnis je Jahr an.
Beispiel
| Für den Export der Firma 2 wird als Exportverzeichnis H:\ExportDE hinterlegt. Das Programm legt im Verzeichnis H:\exportDE automatisch folgende Unterverzeichnisse an:  Im Verzeichnis 2021 werden die folgende Dateien für die Betriebsprüfung gespeichert.  Zusätzlich zu diesen Dateien wird die Datei GDPdU.zip erstellt. Diese Datei enthält die einzelnen Exportdateien in gezippter Form. |
Um die Anforderungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) optimal zu erfüllen, werden beim Export der Buchhaltungsdaten zusätzlich die Dateien index.xml und gdpdu.dtd erstellt. Diese Dateien werden im Exportverzeichnis gespeichert und enthalten eine Beschreibung zu den aus der Buchhaltung exportierten Dateien.
Dadurch werden die Daten für den Prüfer so aufbereitet, dass sich für ihn keine technischen Fragen ergeben und die Daten problemlos eingelesen werden können.
Detailinformationen zum Export
Buchungstext:
Doppelten Anführungszeichen im Buchungstext ("Beispieltext") werden durch Hochkomma ('Beispieltext') ersetzt.
Gegenkonto:
Grundsätzlich muss in jeder Buchung auch ein Gegenkonto verspeichert sein. Ist in der Buchung kein Gegenkonto vorhanden, dann gilt folgende Vorgangsweise:
- Wenn die erste Buchung in einer Splittbuchung kein Gegenkonto hat, dann wird hier das technische Gegenkonto herangezogen.
- Bei Personenstammbuchungen wird das Gegenkonto der Personenbuchung herangezogen.
- Ist bei einer Splittbuchung das Gegenkonto der Personenbuchungen nicht eindeutig, dann wird das technische Gegenkonto gesetzt.
- Bei einer Steuersammelbuchung wird das Gegenkonto der Buchung mit Steuerbetrag gesetzt.
- Bei Skonto- und Rundungsdifferenzbuchungen wird das Personenkonto als Gegenkonto herangezogen. Sind mehrere Personenkonten vorhanden, dann wird das technische Gegenkonto herangezogen.
Das technische Gegenkonto wird unter FIBU → Stammdaten → Fixkonten hinterlegt.
Möchten Sie ein eigenes Konto dafür verwenden, so kann unter FIBU → Stammdaten → Allgemeine FIBU-Parameter → Auswertungen → Ausdruck allgemein → GoB – Technisches Gegenkonto ein individuelles Konto eingetragen werden.
Journal:
Beim Journalexport werden bei Detailbuchungen die Buchungsbeträge mitexportiert. Bei der Hauptbuchung wird als Information Systeminterne Buchung als Buchungstext angegeben.
Export Betriebsprüfung Ungarn
Nähere Informationen zum BP-Export einer ungarischen Buchhaltung entnehmen Sie bitte dem Handbuch für Ungarn.
Betriebsprüfer-Modus
Am Firmenstamm kann ein Betriebsprüfer-Modus für die jeweilige Firma aktiviert werden. Es wird dabei ein eigener Benutzer für den Betriebsprüfer erstellt, welcher automatisch die notwendigen Funktionsberechtigungen, Firmenberechtigungen und Datenbesitzergruppen zugeordnet bekommt.
Eine genaue Beschreibung zur Anlage finden Sie unter der CRM in der Dokumentation Betriebsprüfer-Modus.
Journalisieren bei Export für Betriebsprüfung
FIBU → Stammdaten → Allgemeine FIBU-Parameter → GoB-Richtlinien → Allgemein → Journalisieren bei BP-Export:
Einstellung, ob beim Betriebsprüfer-Export journalisiert wird. Sobald mit dem Kennzeichen GoB journalisiert wurde, können Buchungskreise nicht mehr bearbeitet werden. 0 - Nein (BMD Standard) 1 - Ja Die Vergabe der GoB-Journalnummer ist abhängig davon, wie der Parameter EB-Korrektur bei Journalisierung hinterlegt ist. Mit der Einstellung "Hinweis" wird die GoB-Journalnummer "Null" vergeben. Mit der Einstellung "Sperre" wird eine fortlaufende Nummerierung der GoB-Journalnummer durchgeführt. Hinweis
|
Beim Journalisieren wird eine GoB-Journalnummer vergeben. Innerhalb der zu journalisierenden Buchungen wird die Eingabereihenfolge eingehalten.
Auf den Buchungen werden dabei neben der GoB-Journalnummer auch der GoB-Journalisierungsuser (der User, welcher den Buchungskreis journalisiert hat) und das GoB-Journalisierungsdatum (Datum zum Zeitpunkt des Journalisierens) verspeichert.
Ist auf einer Buchung ein Dokument zugeordnet, so wird beim Journalisieren auf dem Dokument automatisch ein Schreibschutz mit dem Kennzeichen "FIBU-Journalisierung" gesetzt.
Ob EB-Buchungen journalisiert werden sollten, können Sie vor dem Export für die Betriebsprüfung entscheiden:
Hinweis
| Journalisierte Buchungen sind endgültig festgeschrieben. Alle, für einen Buchungssatz relevanten Felder können nicht mehr geändert werden. Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass beim einem BP-Export einer aktuellen FIBU (unterjährig) diese Buchungen nicht mehr bearbeitet werden können! |
