Klientenzahlungen und Abgabenarten
Grundlegende Informationen zur UVA finden Sie unter Umsatzsteuervoranmeldung. Inhalt
Allgemein
Mit diesem Modul können Sie Ihren Mandanten mittels Serienbrief mitteilen, welche Abgaben in einer bestimmten Periode anfallen (z. B. Umsatzsteuer, Lohnsteuer, KU usw.) bzw. wann diese Abgaben fällig sind. Für die Klientenzahlungen ist die Lizenz "Kanzleiverwaltung" (Lizenzpaket 96) notwendig.
Voraussetzung ist, dass der Mandant als eigene Firma angelegt ist und das Feld "Entspricht Firma" am Mandanten richtig hinterlegt ist.
Über CRM → Stammdaten → Personen → Kunden → Extras kann mittels des Punktes "Firma erstellen" aus dem Kunden eine Firma erzeugt werden. Das Feld "Entspricht Firma" auf dem Kunden wird dabei automatisch richtig befüllt.
Voraussetzung ist, dass der Mandant als eigene Firma angelegt ist und das Feld "Entspricht Firma" am Mandanten richtig hinterlegt ist.
Über CRM → Stammdaten → Personen → Kunden → Extras kann mittels des Punktes "Firma erstellen" aus dem Kunden eine Firma erzeugt werden. Das Feld "Entspricht Firma" auf dem Kunden wird dabei automatisch richtig befüllt.
Es gibt folgende Möglichkeiten die Abgaben zu erfassen:
- über den Import von Klientenzahlungen aus BMD 5.5.
Importiert werden dabei die Umsatzsteuer, die Kammerumlage und die Lohnabgaben. - über den Import von Klientenzahlungen aus NTCS
- über eine manuelle Erfassung von Klientenzahlungen (z. B. Honorar des Steuerberaters)
- Übertragung der Vierteljahresfälligkeiten aus der E-Government-Databox über die Funktion "In Klientenzahlungen übernehmen"
- automatischer Import der fälligen Abgaben über den Zahlungsplan von BMDGhost.
- Import der ELSTER-Steuerkontodaten (
)
Importieren von Klientenzahlungen aus BMD 5.5.
Aus BMD 5.5. können die Umsatzsteuer, die Kammerumlage und die Lohnabgaben importiert werden. Dazu sind einige Einstellungen in BMD 5.5 durchzuführen:
Voraussetzungen für den Import der Umsatzsteuer und der Kammerumlage
PR00 | Hinterlegen Sie die Kundennummer unter Programmpunkt "1 – Erfassen Firmenstamm" im Feld "58 - NTCS Firmennummer".  Der Import aus BMD 5.5 funktioniert nur, wenn im PR00 auch die Finanzamtnummer hinterlegt ist, und diese auch in der NTCS vorhanden ist.  |
Die NTCS Firmennummer in BMD 5.5 muss der Kundennummer in der NTCS entsprechen.
Datensätze für Klientenzahlungen werden dann in die zu importierende Datei geschrieben, wenn im PR45 die Daten der UVA in die XML-Datei ausgegeben werden.
Die Umsatzsteuer wird auch dann importiert, wenn es sich um ein Guthaben handelt.
Wird in dem zu importierenden Monat die Kammerumlage berechnet, wird diese ebenfalls übernommen. Betragsänderungen der Umsatzsteuer bzw. der Kammerumlage werden bei neuerlicher Übernahme berücksichtigt. Wenn im PR00 nachträglich die Kammerumlagepflicht auf "Nein" gesetzt, wird der übernommene Datensatz jedoch bei den Klientenzahlungen nicht automatisch gelöscht. Dies muss dann manuell erfolgen.
Datensätze für Klientenzahlungen werden dann in die zu importierende Datei geschrieben, wenn im PR45 die Daten der UVA in die XML-Datei ausgegeben werden.
Die Umsatzsteuer wird auch dann importiert, wenn es sich um ein Guthaben handelt.
Wird in dem zu importierenden Monat die Kammerumlage berechnet, wird diese ebenfalls übernommen. Betragsänderungen der Umsatzsteuer bzw. der Kammerumlage werden bei neuerlicher Übernahme berücksichtigt. Wenn im PR00 nachträglich die Kammerumlagepflicht auf "Nein" gesetzt, wird der übernommene Datensatz jedoch bei den Klientenzahlungen nicht automatisch gelöscht. Dies muss dann manuell erfolgen.
Voraussetzungen für den Import der Lohndaten aus BMD 5.5 LOHN
LV040 Schirm 1 - Firmenfelder | Im Feld "11. FIBU–Datei" ist die dazugehörige BMD 5.5. FIBU zu hinterlegen, oder der Standardkontenrahmen.  | ||
LV040 Schirm 6 - NTCS | Im Feld 4. "NTCS Firmennr." und Feld 5. "NTCS Kundennummer“ muss die NTCS Firmen- bzw. Kundennummer hinterlegt werden.  | ||
LV118 Summierung, ÖGK, FA, Gemeinde | Export der Lohnabgaben für einen Mandanten: Einstieg in die Parameter "Klientenbezogen F7" und den Parameter "Zahlungsdaten exportieren" auf "in NTCS (Klientenzahlungen)" setzen.  Hinweis
| ||
LV068 | Bruttoerfassung durchführen | ||
STAP1 + STAP2 | Starten |
Hinweis
 | Nachdem alle Einstellungen in der BMD 5.5 getroffen worden sind und die Abrechnung eines Dienstnehmers noch nicht durchgeführt worden ist, kann diese unter LV118 "Summierung ÖGK, FA, Gemeinde gestartet werden. Die Importdatei wird daraufhin unter BMD\BMDC\kundzlg + kundzlg.idx gespeichert. Aus dieser Datei werden die Daten von der NTCS abgeholt. Sollten in der NTCS auf den Institutionen keine Bankverbindungen hinterlegt sein, werden die Bankverbindungen beim Import der Klientenzahlungen direkt aus der "kundzlg"-Datei ausgelesen und SWIFT/BIC und IBAN werden automatisch berechnet. |
Hinweis
| Die Lohndaten werden in die U31-Meldung übernommen. |
Import starten
Der Einstieg erfolgt unter CRM → Kanzlei → Klientenzahlungen.
Unter Funktionen → "Import aus BMD 5.5" kann der Import gestartet werden.
Aktueller Kunde | Nur der aktuelle Kunde wird importiert. |
Alle | Alle bestehenden Kunden werden importiert. |
Wenn Sie vorerst nur den Import für den aktuellen Kunden wählen und anschließend auf einen anderen Kunden wechseln, so werden die Zahlungen für diesen nachträglich importiert.
Die Importdatei liegt im BMDC-Verzeichnis unter BMD\BMDC\kundzlg + kundzlg.idx. Die Abfrage nach dem Import erfolgt nur, wenn diese Datei vorhanden ist.
Nach dem Import der Zahlungen kommt folgende Hinweismeldung:
Fehlen die kundzlg + kundzlg.idx-Dateien im BMDC-Verzeichnis kommt folgende Hinweismeldung und die Zahlungen können nicht importiert werden:
Importieren von Klientenzahlungen aus der NTCS
Aus der NTCS können die Umsatzsteuer, die Kammerumlage und die Lohndaten importiert werden. Dazu sind folgende Einstellungen notwendig:
Voraussetzungen für den Import der Umsatzsteuersteuer und Kammerumlage
Aus der NTCS werden die Umsatzsteuer und die im U31 eingetragene KU automatisch in die Klientenzahlungen übergeben, sobald die XML-Datei erzeugt wird und die Person nicht als Selbsteinreicher gekennzeichnet ist. Infos zum Selbsteinreicher finden Sie hier.
Hinweis
| Unter Allgemeine FIBU-Parameter→ UVA/Meldungen→ Kammerumlage (KU) kann eingestellt werden, ob die berechnete KU automatisch auf das U31 übernommen werden soll.
|
Voraussetzungen für den Import der Lohndaten
- LOHN Stammdaten → Einstellungen → Lohn-Parameter → Körperschaften summieren → Allgemeine Einstellungen → Klientenzahlungsinfo durch CRM auf "JA":
- Sollen die Lohndaten auch auf dem U31 ausgewiesen werden, muss zusätzlich noch der Parameter und Überweisung an Finanzamt durch FIBU auf "JA" gesetzt werden.
- Korrekte Erfassung der Dienstnehmer
- Unter LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → Körperschaften drucken können die einzelnen Abgaben gedruckt werden.
Beim Ausdruck der Körperschaften haben Sie folgende Ausdrucksmöglichkeiten:
Druckvorschau: eine Vorschau wird erstellt. Es muss im Feld "Kontrollausdruck" das Häkchen gesetzt sein.
Ausführen: der Ausdruck kommt sofort beim Drucker heraus.
Beispiel
 |  |
Hinweis
| Die NTCS Lohndaten werden direkt in die Klientenzahlungen übernommen und nicht zuvor in die U31-Meldung (im Gegensatz zur BMD 5.5). |
Ausweis am U31
Sollen die Lohndaten auch am U31 ausgewiesen werden, so sind folgende Einstellungen notwendig:
- FIBU → Stammdaten → Allgemeine FIBU-Parameter → UVA/Meldungen → U31 → "Übernahme SB aus Klientenzahlungen" auf "Ja".
- Damit es nicht zu Doppelmeldungen kommt (Meldung einmal über die XML-Datei und einmal über die Klientenzahlungen) muss folgender Parameter gesetzt werden: FIBU → Stammdaten → Allgemeine FIBU-Parameter → UVA/Meldungen → Zahlschein/Telebanking "Abgaben Telebanking/Zahlschein" auf "Nein".
- LOHN→ Stammdaten → Einstellungen → Lohn-Parameter → Körperschaften summieren → Allgemeine Einstellungen → Überweisung an Finanzamt durch FIBU auf "Ja".
Beispiel
|  |
In den Klientenzahlungen wird das Datenimport-Kz auf "Aus NTCS LOHN für UVA" gestellt.
Werden die Lohnabgaben nur in die Klientenzahlungen und nicht in das U31 übernommen, dann werden diese mit dem Datenimport-Kz "Aus NTCS LOHN" dargestellt.
Hinweis
| Die Übernahme der Lohn-Finanzamtabgaben ins U31 ist nur dann sinnvoll, wenn die UVA auch monatlich abgegeben wird. Bei einer quartalsweisen UVA ist diese Vorgangsweise nicht sinnvoll und wird programtechnisch auch nicht unterstützt. |
Achtung!
 | Werden die notwendigen Parametereinstellungen erst nach dem Standardablauf im LOHN gesetzt, dann muss zwingend unter LOHN → Weitere Funktionen → Körperschaften summieren die Funktion "Neu berechnen" gestartet werden. |
Import von Klientenzahlungen aus BMDGhost
Über das Modul BMDGhost können ebenfalls offene Klientenzahlungen gegenüber dem Finanzamt aus dem FinanzOnline-Zahlungsplan importiert werden.
Näheres lesen Sie unter Automatische Übergabe der Zahlungsplandaten an die Klientenzahlungen in der Gesamtdokumentation BMDGhost.
Erfassen von Klientenzahlungen
Die Klientenzahlungen und Abgabenarten können auch manuell erfasst werden. Dies erfolgt ebenfalls über das Menü CRM → Kanzlei → Klientenzahlungen. In der folgenden Maske können Sie die Abgaben manuell erfassen. Dazu klicken Sie auf "Neu" oder drücken die F5-Taste.
Bezeichnung | Bezeichnung der Abgabenart |
Institutionsart | Art der Institution (FM = Firma, FA = Finanzamt,...) |
Name | Es handelt sich hierbei um den Namen der Institution. Das Feld ist ein reines Anzeigefeld und wird nur durch Änderung des Namens der konkreten Institution gesetzt. |
Betrag | Betrag der Zahlung |
Fälligkeit | Fälligkeit der Zahlung |
Bankkonto | Kontonummer des Empfängers |
Banknummer | Bankleitzahl
|
Bankname | Bankbezeichnung. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Bei Drittlandsüberweisungen ist es zwingend notwendig, den Namen der Empfängerbank in der Telebankingdatei anzugeben. Bei der Neuanlage einer Bankverbindung für den Zahlungsverkehr ist die Angabe des Banknamens daher unbedingt erforderlich. |
Folgende Funktionen stehen im Fenstermenü zur Verfügung:
 Intervall nach Fälligkeitsdatum | Für diese Funktion muss das Fälligkeitsdatum beim jeweiligen Datensatz befüllt sein. Es öffnet sich ein Fenster, in dem das Intervall festgelegt werden kann.  Im Feld "Intervall" können mit F8 die Details des Intervalls (täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsmäßig, halbjährlich oder jährlich) eingestellt werden. |
 Import aus BMD 5.5 | Hier wird der Import aus BMD 5.5 gestartet, wenn die Voraussetzungen dafür gegeben sind. | ||
Anlage- und Bearbeitungsmöglichkeit von Abgabenarten. Die österreichischen Abgabenarten  werden standardmäßig von BMD ausgeliefert. Die deutschen Abgabenarten  können mittels CSV-Datei importiert werden. Beispiel
| |||
Hier wird der Standardbrief gestartet. Die Verwendung von Klientenzahlungen im Standardbrief ist möglich. | |||
In diesem Fenster können Klientenzahlungen nach Abgabenart, Zeitraum und Kunde gefiltert und in den Standardbrief übergeben werden. |
Hinweis
| Sollen die Lohndaten auch am U31 ausgewiesen werden, so sind folgende Einstellungen notwendig: FIBU → Stammdaten → Allgemeine FIBU-Parameter → UVA/Meldungen → U31 → "Übernahme SB aus Klientenzahlungen" auf "Ja". |
Klientenzahlungen im Bericht
Die Klientenzahlungen können auch in einen Bericht eingebunden werden. Dazu legen Sie unter FIBU → Ausdrucke → Berichte/Drucklisten → "Berichte" einen neuen Bericht an, oder Sie bearbeiten einen bereits bestehenden Bericht.
Der Bericht kann mit F6 bearbeitet werden. Mit der Tastenkombination Umschalt + F5 können Sie über den Tabellenbaustein die Klientenzahlungen einfügen.
Der Bericht kann mit F6 bearbeitet werden. Mit der Tastenkombination Umschalt + F5 können Sie über den Tabellenbaustein die Klientenzahlungen einfügen.
Anschließend öffnet sich diese Eingabemaske:
| Leerzeile | Hier kann der Zeilenabstand zwischen den Institutionsblöcken eingestellt werden. |
| Block pro | Die Gruppierung erfolgt je nach Einstellung pro Institution oder pro Identifikationsnummer. |
Schriftart | Hier kann die Schriftart für den Ausdruck festgelegt werden. |
Schriftgröße | Hier kann die Schriftgröße für den Ausdruck festgelegt werden. |
Summe pro Institution | Wird unter "Block pro" die Einstellung "Institution" getroffen und wird hier ein Häkchen gesetzt, wird pro Institution eine Summe gebildet. |
Mit Überschrift | Hier kann eingestellt werden, ob die nicht veränderbare Standard-Überschrift "Zahlungen Körperschaften mit Fälligkeit..." gedruckt werden soll. So können Sie in der betreffenden Brief-/Berichtsvorlage eigene Überschriften platzieren. |
Mit Körperschaft | Hier kann eingestellt werden, ob der Block mit der Körperschaft und Bankverbindung gedruckt werden soll. Wird hier 'Nein' ausgewählt, werden nur die Zahlungen gedruckt. So können Sie die Daten in der betreffenden Brief-/Berichtsvorlage über die Platzhalter an beliebigen Stellen beziehungsweise im Fließtext platzieren. |
Auswertung | Fälligkeit + 1 Monat nach Berichtszeitraum bzw. Fälligkeit + 2 Monate nach Berichtszeitraum: Wird dieser Auswertungspunkt gestartet, werden alle Klientezahlungen, die in diesem Zeitraum fällig werden, plus 1 bzw. 2 Monate angedruckt. Entstehungszeitraum: Wird der Ausdruck nach Entstehungszeitraum gestartet, werden alle Klientenzahlungen, die in dieser Periode entstanden sind, angedruckt. Die Periode wird lt. Bericht übernommen. Werden in den Feldern "von/bis-Periode" unterschiedliche Perioden (z. B. 1-3) eingegeben, wird hier die BIS-PERIODE herangezogen |
Beispiel
| Klientenzahlungen im Bericht  |
Klientenzahlungen im Standardbrief
Grundlegende Informationen zur Standardbriefanlage und zur Anlage einer Adressatenliste finden Sie unter Standardbrief.
Klientenzahlungen einfügen
Den Tabellenbaustein "Klientenzahlungen" können Sie mit der Tastenkombination Umschalt + F5 oder der Schaltfläche 
in eine bestehende oder neue Briefvorlage einfügen. Er ist zu finden unter Tabellenbaustein → CRM und DMS → Klientenzahlungen.
in eine bestehende oder neue Briefvorlage einfügen. Er ist zu finden unter Tabellenbaustein → CRM und DMS → Klientenzahlungen. 
Folgende Einstellungen können direkt in der Briefvorlage getroffen werden:
| Leerzeile | Hier kann der Zeilenabstand zwischen den Institutionsblöcken eingestellt werden. |
| Block pro | Die Gruppierung erfolgt je nach Einstellung pro Institution oder pro Identifikationsnummer. |
Schriftart | Hier kann die Schriftart für den Ausdruck festgelegt werden. |
Schriftgröße | Hier kann die Schriftgröße für den Ausdruck festgelegt werden. |
Summe pro Institution | Wird unter "Block pro" die Einstellung "Institution" getroffen und wird hier ein Häkchen gesetzt, wird pro Institution eine Summe gebildet. |
Mit Überschrift | Hier kann eingestellt werden, ob die nicht veränderbare Standard-Überschrift "Zahlungen Körperschaften mit Fälligkeit..." gedruckt werden soll. So können Sie in der betreffenden Brief-/Berichtsvorlage eigene Überschriften platzieren. |
Mit Körperschaft | Hier kann eingestellt werden, ob der Block mit der Körperschaft und Bankverbindung gedruckt werden soll. Wird hier 'Nein' ausgewählt, werden nur die Zahlungen gedruckt. So können Sie die Daten in der betreffenden Brief-/Berichtsvorlage über die Platzhalter an beliebigen Stellen beziehungsweise im Fließtext platzieren. |
Auswertung | Fälligkeit + 1 Monat nach Berichtszeitraum bzw. Fälligkeit + 2 Monate nach Berichtszeitraum: Wird dieser Auswertungspunkt gestartet, werden alle Klientezahlungen, die in diesem Zeitraum fällig werden, plus 1 bzw. 2 Monate angedruckt. Entstehungszeitraum: Wird der Ausdruck nach Entstehungszeitraum gestartet, werden alle Klientenzahlungen, die in dieser Periode entstanden sind, angedruckt. Die Periode wird lt. Bericht übernommen. Werden in den Feldern "von/bis-Periode" unterschiedliche Perioden (z. B. 1-3) eingegeben, wird hier die BIS-PERIODE herangezogen |
Die eingefügte Klientenzahlung sieht folgendermaßen aus. Die Periode wird beim Start des Ausdrucks festgelegt.
Achtung!
| Die Klientenzahlungen funktionieren nur unter den Gruppen "alle Personen" oder "Kunden/Interessenten". |
Brief ansehen
Ist eine Briefvorlage und eine Adressatenliste vorhanden, kann der Brief mit F3 oder mit 
in einer Vorschau angesehen werden.
in einer Vorschau angesehen werden. Die Briefeinstellungen werden nicht mehr erneut geöffnet, sondern nach der Einstellung der vorgefertigten Tabelle direkt aufbereitet. Kommen mehrere Abgabenarten im Brief vor, wird nach der Haupt-Abgabenart sortiert.
Beispiel
| Beispiel für eine Steuervorschreibung  |
Hinweis
| Bei bei Erstellung eines Klientenzahlungsbriefes mittels vorgefertigter Tabelle "Klientenzahlungen" wird mit der Einstellung "Körperschaft drucken" bei deutschen Gemeinden der Terminus "Kassenzeichen" verwendet: |
Hinweis
| Per Massenarchivierung der individuellen Briefe als RTF sind auch Workflows möglich, bei welchen z. B. die Briefe den Sachbearbeitern zur Kontrolle, Nachbearbeitung und Versand zugeteilt werden können. Für nähere Anfragen dazu wenden Sie sich an den Support. |
