Automatikbuchungen
Grundlegende Informationen zum Buchen finden Sie unter Buchen.
Inhalt
Allgemeines
Dieses Programm steht Ihnen für die Erfassung und Verbuchung gleichbleibender Buchungssätze zur Verfügung.
Die einzelnen Buchungen werden zwischengespeichert und können je nach Bedarf in den weiteren Buchungsablauf übernommen werden.
In der Praxis werden Automatikbuchungen beispielsweise verwendet für:
- Bewirtungsrechnungen
- Metro-/Pfeiffer-Rechnungen
- Tankstellenabrechnungen
- periodische Verbuchung von Mietaufwänden oder -erträgen, die in regelmäßigen Abständen und in gleicher Höhe anfallen.
Der Programmeinstieg erfolgt unter FIBU → Buchen und Vorerfassungen → Weitere Buchungsfunktionen → Automatikbuchungen.
Das Fenster teilt sich in die Bereiche Einstiegsfelder, Automatikbuchung-Modelle und Automatikbuchungen:
Hinweis
 | Im Standardkontenrahmen RLGBMD in den Fibus 2200/01 "Standardkontorahmen AT (4-stellig)" und 2200/02 "Standardkontorahmen AT (5-stellig)" stehen Standard-Automatikbuchungsmodelle zur Verfügung:  Wird der Standardkontenrahmen importiert, dann werden die Automatikbuchungsmodelle automatisch angelegt. Sind auf der Firma 100 bereits Automatikbuchungen vorhanden, dann werden diese beim Import vom Standardkontenrahmen überschrieben bzw. upgedatet. Mit der Funktion "Modell kopieren" können Sie Standard-Automatikbuchungsmodelle in die gewünschte Firma übernehmen und dort gegebenenfalls anpassen. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Modell kopieren | Mit dieser Funktion kann ein bereits erfasstes Modell auf eine andere Firma, FIBU bzw. Modellnummer kopiert werden. Bei Abgrenzungsbuchungen ist diese Funktion inaktiv. |
 Verbuchen | Mit dieser Funktion kann das markierte Modell verbucht werden. |
| Alle/markierten Modelle verbuchen | Mit dieser Funktion können mehrere bzw. alle Modelle markiert und verbucht werden. |
Abgrenzungen Periodenübersicht | Mit dieser Funktion erhalten Sie einen nachvollziehbaren Überblick darüber, wie sich die monatlichen Abgrenzungen zusammensetzen, wie hoch der jeweilige Restbetrag ist usw. |
Originalbuchung anzeigen | Verzweigt auf die Originalbuchung in der Bildschirmansicht Journal. |
Dieser dient dazu, die Abgrenzungskonten im Zuge der Bilanz abzustimmen. |
Nur aktive Daten anzeigen | Es werden alle aktiven Daten angezeigt. (Feld "Aktiv" am Modell gesetzt) |
Nur inaktive Daten anzeigen | Es werden alle inaktiven Daten angezeigt. (Feld "Aktiv" am Modell nicht gesetzt) |
Alle anzeigen | Es werden alle Daten angezeigt. |
Abgrenzung neu berechnen | Mit dieser Funktion können die Beträge neu berechnet werden, wenn am Modell eine Änderung vorgenommen wurde. |
| Abgrenzung zurücksetzen | Beim Zurücksetzen der Abgrenzung werden alle verbuchten Umbuchungen und Auflösungbuchungen gelöscht und die von der Verbuchung gespeicherten Daten am Modell zurückgesetzt. Die ursprünglich erfasste Buchung wird wieder hergestellt. Sie erhalten eine Meldung, in der die Buchungen angezeigt werden, die von der Rücksetzung betroffen sind. Das Abgrenzungsmodell bleibt erhalten und kann bei Bedarf manuell gestartet werden - damit werden die Automatikbuchungen erneut durchgeführt. Diese Funktion kann nur in der FIBU gestartet werden, in der das Modell ursprünglich angelegt worden ist. |
Standardkontenrahmen übernehmen | Mit dieser Funktion können fibu-bezogene Automatikbuchungsmodelle aus dem Standardkontenrahmen übernommen werden. Ausnahme: allgemeine Modelle und Abgrenzungen können nicht übernommen werden. |
Hinweis
| Bei der Jahresübernahme ist Folgendes zu beachten:
|
Hinweis
| Wenn Sie ein Modell nicht mehr benötigen, können Sie es löschen bzw. inaktiv setzen. |
Automatikbuchung
Die Automatikbuchungen stehen Ihnen für die regelmäßige Verbuchung von gleichbleibenden Buchungssätzen zur Verfügung.
Beispiel
 | Um monatliche Mietzahlungen, Pacht- oder Wartungsverträge (Dauerrechnung) nicht manuell buchen zu müssen, können Sie den Buchungssatz und die Summe einmalig erfassen und je nach Bedarf verbuchen lassen. |
Anlage Modell
Zuerst muss im oberen Bereich des Fensters ein Modell angelegt werden.
Am Modell können Sie bereits einstellen, mit welchem Buchungssymbol die Buchungen verbucht werden sollen und in welchem Zeitraum die Buchungen gültig sind. Diese Einstellungen werden als Vorschlagswerte auf die Buchungen übernommen. Möchten Sie dies am Modell nicht festlegen, sind diese Eingaben auf der Buchung selbst zu erfassen.
Erfassung Buchungen
Im unteren Bereich werden die Buchungen zum oben ausgewählten Modell erfasst. Grundsätzlich ist die Eingabe der Buchung identisch mit der Eingabe im Buchen.
Bei einer Buchhaltung, welche als E/A-Rechner mit offenen Posten geführt wird, muss bei der Buchung der Rechnung das "normale" Erlös- bzw. Aufwandskonto eingegeben werden.
Das Programm verschiebt bei der Verbuchung automatisch das "normale" Erlös- bzw. Aufwandskonto in das Feld "E/A-Buch.KontoNr" und stellt das Verrechnungskonto laut Fixkonten in die Buchung.
Hinweis
| Buchungen mit Kz "Automatikbuchungen" müssen grundsätzlich vollständig erfasst werden. Nur die Belegnummer und der Buchungstext können später direkt bei der Verbuchung erfasst werden. |
Hinweis
| Ist am Buchungssymbol die Eingabe eines Steuerschlüssels gesetzt, so kann in den Automatikbuchungen auch ein Steuerschlüssel eingegeben werden. Wenn ein Steuercode und ein Prozentsatz eingegeben werden, wird der Steuerschlüssel automatisch ermittelt. |
Splittbuchung
Buchungen am selben Kunden bzw. Lieferanten, die mit derselben Belegnummer und demselben Belegdatum verbucht werden, werden automatisch zu einer Splittbuchung zusammengefasst.
Soll auf der gesamten Splittbuchung dasselbe Dokument erfasst werden, ist dieses nur der ersten Buchung zuzuordnen.
Wurde auf jeder Buchung ein anderes Dokument oder eine andere Bankverbindung (eigene Bankverbindung oder die vom Lieferanten) erfasst oder wurde auf einer Buchung eine Prozentaufteilung eingegeben, wird die Buchung nicht als Splittbuchung übergeben.
Einstellung Belegdatum
Für die Erfassung des Belegdatums (= Abrufdatum) gibt es das Feld "Einstellung Beleg-Dat". Je nach Einstellung wird für die Verbuchung das entsprechende Datum gewählt.
Beispiel
| Belegdatum lt. Buchungsmonat: Der Buchungsmonat, das bei der Verbuchung eingegeben wird, wird als Belegdatum übernommen. Belegdatum = Abrufdatum (gleichbleibend): Das Datum, das im Feld "Abrufdatum" eingegeben wird, wird als Belegdatum übernommen. Dieses Datum bleibt bei jeder Verbuchung gleich (z. B. 5.5.→ 5.5.). Belegdatum = Abrufdatum (erhöhend): Das Datum, das im Feld "Abrufdatum" eingegeben wird, wird als Belegdatum übernommen. Bei einer monatlichen Verbuchung wird das Datum bei jeder Verbuchung um 1 Monat erhöht (z.B. 5.5. → 5.6.). Monatsletzter des Buchungsmonats: Als Belegdatum wird der Monatsletzte des eingegebenen Buchungsmonats übernommen (z. B. Buchungsmonat 4 → Belegdatum 30.4.) Monatserster des Buchungsmonats: Als Belegdatum wird der Monatserste des eingegebenen Buchungsdatums übernommen (z. B. Buchungsmonat 4 → Belegdatum 1.4.) |
Im Feld "Abrufdatum" kann mit STRG + 1 das Abrufdatum auf den Monatsletzten fixiert werden.
Hinweis
| Das Abrufdatum kann immer eingegeben werden. Eine zwingende Eingabe des Abrufdatums ist nur bei folgenden Einstellungen notwendig: Belegdatum = Abrufdatum (gleichbleibend) Belegdatum = Abrufdatum (erhöhend) |
Nach der Verbuchung wird das Abrufdatum laut Abrufmodus erhöht. Ausgenommen davon sind folgende Fälle:
- Buchungen mit dem Abrufmodus "manuell".
- Buchungen mit der Einstellung "Belegdatum = Abrufdatum (gleichbleibend)"
- Wenn kein Abrufdatum eingetragen ist.
Mit dem Parameter Berücksichtigung Abrufdatum bei Verbuchung kann eingestellt werden, ob das Abrufdatum bei der Verbuchung berücksichtigt werden soll.
Wird dieser Parameter auf "JA" gesetzt, werden nur die Buchungen verbucht, bei denen das Abrufdatum niedriger oder gleich dem Buchungsdatum ist.
Werden die Automatikbuchungen verbucht, wird am Modell im Feld "zuletzt verbucht" der Monat der letzten Verbuchung angezeigt. Somit kann man in diesem Feld auch kontrollieren, welche Automatikbuchungen im jeweiligen Monat bereits verbucht wurden und welche noch offen sind.
Verbuchung
Unter Funktionen bzw. mit dem Button "Verbuchen" wird die Verbuchung der Buchungen in die Buchhaltung gestartet. Verbucht werden die Buchungen des Modells, auf dem Sie gerade stehen.
Es erscheint ein weiteres Fenster, mit folgenden Abfragen:
Monat/Kreis | Je nach Parametereinstellung im Buchen (Buchungsmonat oder Buchungskreis) wird hier der Monat/Kreis angezeigt. Der Buchungsmonat entspricht immer dem Monat des Buchungskreises. |
Buchungsdatum | Buchungsdatum für die Verbuchung. Standardmäßig wird das Tagesdatum vorgeschlagen. Das Buchungsdatum wird automatisch als Belegdatum übernommen. |
Buchungstext | Wird hier nichts eingegeben, erfolgt die Verbuchung mit dem Text, der auf der Buchung erfasst wurde. Wird ein Text eingegeben, wird dieser Buchungstext für die Verbuchung herangezogen. |
Belegnummer | Wurde bei der Vorerfassung keine Belegnummer erfasst, so kann hier eine Belegnummer für die Verbuchung eingegeben werden.
Je nach Einstellung des Parameters Erhöhung BelegNr bei Verbuchung, gilt die direkt bei der Verbuchung eingegebene Belegnummer entweder für alle Buchungen oder sie wird bei jeder Buchung erhöht. |
Mit der Funktion "Alle/markierte Modelle verbuchen" wird eine Liste geöffnet, in der alle Modelle mit dem Kennzeichen "Automatikbuchung" oder "Abgrenzungen" angezeigt werden.
In der Spalte "Auswahl" können die Modelle mit Doppelklick einzeln markiert werden. Mit dem Button "Alle auswählen" können alle angezeigten Modelle für die Verbuchung markiert werden. Anschließend wird mit dem Button "Verbuchen" die Verbuchung gestartet.
Hinweis
| Mit der Funktion "Alle/markierte Modelle verbuchen" können nur Automatikbuchungen mit dem Kennzeichen "Automatikbuchung" oder "Abgrenzung" verbucht werden! |
Bei der Verbuchung wird die erfasste Belegnummer verwendet. Wurde keine Belegnummer bei den Automatikbuchungen erfasst dann wird der Monat als Belegnummer herangezogen.
Splittbuchung
Bei den Automatikbuchungen werden Splittbuchungen vom Programm automatisch erkannt, wenn in mehreren aufeinanderfolgenden Buchungszeilen die Kontonummer, Belegnummer und das Belegdatum identisch sind. In diesem Fall darf jedoch der Parameter Erhöhung BelegNr bei Verbuchung nicht aktiviert sein, da dadurch die Belegnummer nicht mehr identisch wäre.
Das verwendete Buchungssymbol muss angelegt und mit Buchungstyp "Rechnung" versehen sein.
Ausnahme:
Wurde auf jeder Buchung ein Dokument oder eine Bankverbindung (eigene Bankverbindung oder die vom Lieferanten) erfasst oder wurde auf einer Buchung eine Prozentaufteilung eingegeben, wird die Buchung nicht als Splittbuchung übergeben.
Wird nur auf der 1. Aufteilzungszeile ein Dokument erfasst, dann wird eine Splittbuchung erzeugt und dieses Dokument auf allen Buchungszeilen gespeichert.
Automatische Verbuchung der Automatikbuchungen
Bei Buchungen mit Kz "Automatikbuchung" kann eingestellt werden, ob diese automatisch beim Verlassen des Buchungsprogrammes verbucht werden sollen.
Dazu gibt es in den Automatikbuchungen folgende Parameter:
Mit diesen Parametern kann eingestellt werden, ob die automatische Verbuchung erfolgen bzw. für welche User diese gestartet werden soll.
Bei Verlassen des Buchungsprogramms wird geprüft, ob in diesem Monat bereits alle Automatikbuchungen verbucht worden sind.
Sind noch Buchungen vorhanden, erhalten Sie folgende Meldung:
Wird die Verbuchung gestartet, dann öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem alle zu verbuchenden Automatikbuchungen automatisch angehakt sind (auch jene mit Abrufmodus "Manuell").
Möchten Sie nicht alle Automatikbuchungen verbuchen, können Sie hier bei den jeweiligen Buchungen das grüne Häkchen entfernen.
Hinweis
| Sollte die Abfrage nicht erscheinen, obwohl die Automatikbuchung in diesem Monat noch nicht verbucht wurde, kann es daran liegen, dass am FIBU-Stamm der jeweiligen Buchhaltung ein Folgejahr ("Firmen-Nr Folgejahr" bzw. "FIBU-Nr Folgejahr") hinterlegt ist. Automatikbuchungen werden immer nur im letzten Wirtschaftsjahr verbucht. |
Das letzte Buchungsdatum wird in der Spalte "zuletzt verbucht" gespeichert. Somit kann man in diesem Feld auch kontrollieren, welche Automatikbuchungen im jeweiligen Monat bereits verbucht wurden und welche noch offen sind.
Danach werden die Buchungen in diesem Monat verbucht, und der Monat wird in dem Parameter "Monat" zurückgespeichert.
Sind Fehler bei der Verbuchung aufgetreten, erscheint eine Meldung und das Logfile wird automatisch geöffnet.
Hinweis
| Bei der automatischen Verbuchung wird die erfasste Belegnummer verwendet. Wurde keine Belegnummer bei den Automatikbuchungen erfasst dann wird der Monat als Belegnummer herangezogen. |
Buchungen sperren für die Verbuchung
Möchten Sie eine Buchung nicht verbuchen, so können Sie diese auf inaktiv setzen, indem Sie im Feld "Aktiv" das Häkchen rausnehmen.
Möchten Sie alle Buchungen eines Modells nicht verbuchen, so können Sie auch das Modell selbst inaktiv setzen. Somit sind automatisch alle zu diesem Modell erfassten Buchungen inaktiv.
Automatikbuchung mit Bearbeitung
Die Automatikbuchung mit Bearbeitung ist eine Vorerfassung für Buchungen, die zwar regelmäßig wiederkehren, aber nicht immer gleich bleiben (z. B. Buchungen, bei denen sich in jedem Monat der Betrag ändert).
Der Buchungssatz wird vorerfasst und direkt bei der Verbuchung vervollständigt oder geändert.
Anlage Modell
Zuerst muss im oberen Bereich des Fensters ein Modell angelegt werden.
In diesem können Sie bereits einstellen, mit welchem Buchungssymbol die Buchungen verbucht werden sollen und in welchem Zeitraum die Buchungen gültig sind. Diese Einstellungen werden als Vorschlagswerte auf die Buchungen übernommen. Möchten Sie dies am Modell nicht festlegen, sind diese Eingaben auf der Buchung selbst zu erfassen.
Erfassung Buchungen
Im unteren Bereich werden die Buchungen zum oben ausgewählten Modell erfasst. Grundsätzlich ist die Eingabe der Buchung identisch mit der Eingabe im Buchen.
Bei einer Buchhaltung, welche als E/A-Rechner mit offenen Posten geführt wird, muss bei der Buchung der Rechnung das "normale" Erlös- bzw. Aufwandskonto eingegeben werden.
Das Programm verschiebt bei der Verbuchung automatisch das "normale" Erlös- bzw. Aufwandskonto in das Feld "E/A-Buch.KontoNr" und stellt das Verrechnungskonto laut Fixkonten in die Buchung.
Hinweis
| Buchungen mit Kz "Automatikbuchung mit Bearbeitung" müssen nicht vollständig erfasst werden, da bei der Verbuchung automatisch das Bearbeitungsfenster geöffnet wird. |
Hinweis
| Ist am Buchungssymbol die Eingabe eines Steuerschlüssels gesetzt, so kann in den Automatikbuchungen auch ein Steuerschlüssel eingegeben werden. Wenn ein Steuercode und ein Prozentsatz eingegeben werden, wird der Steuerschlüssel automatisch ermittelt. Wird bei der Anlage der Automatikbuchung kein Buchungssymbol eingegeben, kann zwar ein Steuerschlüssel manuell eingegeben werden. Werden ein Steuercode und ein Prozentsatz eingegeben, wird in diesem Fall aber kein Steuerschlüssel ermittelt. |
Splittbuchung
Buchungen am selben Kunden bzw. Lieferanten, die mit derselben Belegnummer und demselben Belegdatum verbucht werden, werden automatisch zu einer Splittbuchung zusammengefasst.
Soll auf der gesamten Splittbuchung dasselbe Dokument erfasst werden, ist dieses nur der ersten Buchung zuzuordnen.
Wurde auf jeder Buchung ein anderes Dokument oder eine andere Bankverbindung (eigene Bankverbindung oder die vom Lieferanten) erfasst oder wurde auf einer Buchung eine Prozentaufteilung eingegeben, wird die Buchung nicht als Splittbuchung übergeben.
Verbuchung
Unter den Funktionen bzw. mit dem Button "Verbuchen" wird die Verbuchung der Buchungen in die Buchhaltung gestartet. Verbucht werden die Buchungen des Modells, auf dem Sie gerade stehen.
Wurden mehrere Modelle angelegt, so muss die Verbuchung für jedes Modell gestartet werden.
Bei der Verbuchung erscheint ein weiteres Fenster, in dem die Buchungen bearbeitet werden können.
In diesem Fenster können Sie z. B. den Betrag abändern.
Haben Sie die Werte geändert bzw. fehlende Eingaben ergänzt (wenn Werte in der Automatikbuchung mit Bearbeitung nicht erfasst wurden), können Sie die Buchungen verbuchen.
Splittbuchung
Bei den Automatikbuchungen werden Splittbuchungen vom Programm automatisch erkannt, wenn in mehreren aufeinanderfolgenden Buchungszeilen die Kontonummer, Belegnummer und das Belegdatum identisch sind. In diesem Fall darf jedoch der Parameter Erhöhung BelegNr bei Verbuchung nicht aktiviert sein, da dadurch die Belegnummer nicht mehr identisch wäre.
Das verwendete Buchungssymbol muss angelegt und mit Buchungstyp "Rechnung" versehen sein.
Wurde auf jeder Buchung ein anderes Dokument oder eine andere Bankverbindung (eigene Bankverbindung oder die vom Lieferanten) erfasst oder wurde auf einer Buchung eine Prozentaufteilung eingegeben, wird die Buchung nicht als Splittbuchung übergeben.
Buchungen sperren für die Verbuchung
Möchten Sie eine Buchung nicht verbuchen, so können Sie diese auf inaktiv setzen, indem Sie im Feld "Aktiv" das Häkchen rausnehmen.
Möchten Sie alle Buchungen eines Modells nicht verbuchen, so können Sie auch das Modell selbst inaktiv setzen. Somit sind automatisch alle zu diesem Modell erfassten Buchungen inaktiv.
Spesenverteiler
Der Spesenverteiler bietet eine wesentliche Buchungserleichterung für häufig benötigte Splittbuchungen bzw. Aufteilungsbuchungen wie beispielsweise Metro-/Pfeiffer-Rechnungen, Tankstellenabrechnungen und noch viele weitere Einsatzgebiete, zur individuellen Gestaltung Ihrer Buchhaltung.
Der Spesenverteiler kann sowohl für Kassen-/Bankbuchungen als auch für Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen verwendet und bei jedem Buchungssymbol aufgerufen werden.
Die Anlage erfolgt entweder im Buchungsprogramm im Feld "Konto" bzw. "Gegenkonto" mit der Tastenkombination STRG + 9 oder unter dem Menüpunkt "Automatikbuchungen".
Hinweis
| Im Standardkontenrahmen sind Modelle für den Bewirtungsrechner und den Spesenverteiler angelegt. Sie müssten dazu auf die Firma 100 wechseln und dann das gewünschte Modell unter Funktionen → Modell kopieren auf Ihre Firma kopieren. |
Anlage Modell
Zuerst muss im oberen Bereich des Fensters ein Modell angelegt werden.
Der Spesenverteiler kann wahlweise allgemein oder FIBU-relevant angelegt werden. Allgemeine Spesenverteiler können in allen Buchhaltungen eingesetzt werden, sofern der gleiche Kontenrahmen verwendet wird. FIBU-relevante Spesenverteiler sind nur in dieser einen Buchhaltung zu verwenden.
Soll der Anwender nur die für ihn relevanten Datensätze sehen, kann am Modell ein Datenbesitzer Suchen hinterlegt werden.
Erfassen Buchungen
Im unteren Bereich werden die Buchungen zum oben ausgewählten Modell erfasst. Grundsätzlich ist die Eingabe der Buchung identisch mit der Eingabe im Buchen.
Bei einer Buchhaltung, welche als E/A-Rechner mit offenen Posten geführt wird, muss bei der Buchung der Rechnung das "normale" Erlös- bzw. Aufwandskonto eingegeben werden.
Das Programm verschiebt bei der Verbuchung automatisch das "normale" Erlös- bzw. Aufwandskonto in das Feld "E/A-Buch.KontoNr" und stellt das Verrechnungskonto laut Fixkonten in die Buchung.
Hinweis
| Buchungen mit Kz "Spesenverteiler" haben generell eine andere Feldauswahl und müssen nicht vollständig erfasst werden. Wenn im Buchen der Spesenverteiler im Feld "Konto" bzw. "Gegenkonto" mit der Tastenkombination STRG + 9 aufgerufen wird, kann dieser noch verändert werden. |
Hinweis
| Ist am FIBU-Stamm das Feld "Buchungsbezogene USt Ist/Soll" gesetzt, so kann in einer FIBU, die mit Soll-Versteuerung angelegt ist, eine einzelne Rechnung mit Ist-Versteuerung gebucht werden. Zu diesem Zweck kann in der Buchung im Feld "USt Ist/Soll" die Versteuerungsart geändert werden. Das Ändern der Versteuerungsart ist nur bei Rechnungsbuchungen möglich. |
Hinweis
| Ist am Buchungssymbol die Eingabe eines Steuerschlüssels gesetzt, so kann in den Automatikbuchungen auch ein Steuerschlüssel eingegeben werden. Wenn ein Steuercode und ein Prozentsatz eingegeben werden, wird der Steuerschlüssel automatisch ermittelt. Wird bei der Anlage der Automatikbuchung kein Buchungssymbol eingegeben, kann zwar ein Steuerschlüssel manuell eingegeben werden, er wird aber nicht automatisch ermittelt wenn ein Steuercode und ein Prozentsatz eingegeben werden. Erfolgt die Verbuchung mit einem Buchungssymbol, auf dem die Eingabe eines Steuerschlüssels gesetzt ist, so wird dieser übernommen. Erfolgt die Verbuchung mit einem Buchungssymbol, auf dem die Eingabe eines Steuerschlüssels nicht gesetzt ist, so wird der in der Automatikbuchung erfasste Steuerschlüssel verworfen. |
Verbuchung
Das Programm "Automatikbuchungen" dient nur zur Anlage eines Spesenverteilers und kann daher nicht über dieses Programm verbucht werden. Die Verbuchung erfolgt erst im Buchungsprogramm.
Aufruf bei Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen im Buchungsprogramm
In der Buchungszeile kann im Feld "Gegenkonto" mit der Tastenkombination STRG + 9 der Spesenverteiler ausgelöst werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Feld "Konto" bereits befüllt ist.
Wenn der Parameter Start Spesenverteiler/Bewirtungsrechner auf "0 - Beim Speichern der Buchung" gesetzt ist, dann kann der Spesenverteiler sofort aktiviert werden und die Prüfung der Konten erfolgt erst am Ende der Buchungszeile.
Rechts oberhalb der Buchungszeile erscheint nun der Hinweis "Spesenverteiler".
Nach dem Speichern der Buchungszeile öffnet sich das Auswahlfenster für Ihre bereits angelegten Spesenverteiler. Treffen Sie hier Ihre Auswahl (und es öffnet sich das Eingabefenster des Spesenverteilers) oder legen Sie mit F5 einen neuen Spesenverteiler an.
| Ist die Modellnummer des gewünschten Spesenverteilers bekannt, kann im Feld "Gegenkonto" die Nummer des Spesenverteilers eingegeben und mit STRG + 9 ausgelöst werden. Am Ende der Buchungszeile beim Speichern öffnet sich dann anstatt der Suchroutine direkt das Eingabefenster des gewählten Spesenverteilers. Existiert die eingegebene Modellnummer nicht, öffnet sich automatisch das Auswahlfenster mit den von Ihnen angelegten Spesenverteilern. |
Aufruf bei Kassen- bzw. Bankbuchungen im Buchungsprogramm
In der Buchungszeile kann im Feld "Konto" mit der Tastenkombination STRG + 9 der Spesenverteiler ausgelöst werden. Voraussetzung dafür ist, dass im Feld "Gegenkonto" das Kassen- bzw. Bankkonto bereits eingetragen ist. Infos zum automatischen Vorschlag des Gegenkontos finden Sie in den FAQ.
Wenn der Parameter Start Spesenverteiler/Bewirtungsrechner auf "0 - Beim Speichern der Buchung" gesetzt ist, dann kann der Spesenverteiler sofort aktiviert werden und die Prüfung der Konten erfolgt erst am Ende der Buchungszeile.
Rechts oberhalb der Buchungszeile erscheint nun der Hinweis "Spesenverteiler".
Nach dem Speichern der Buchungszeile öffnet sich das Auswahlfenster für Ihre bereits anglegten Spesenverteiler. Treffen Sie hier Ihre Auswahl (und es öffnet sich das Eingabefenster des Spesenverteilers) oder legen Sie mit F5 einen neuen Spesenverteiler an.
Hinweis
| Ist die Modellnummer des gewünschten Spesenverteilers bekannt, kann im Feld "Gegenkonto" die Nummer des Spesenverteilers eingegeben und mit STRG + 9 ausgelöst werden. Am Ende der Buchungszeile beim Speichern öffnet sich dann anstatt der Suchroutine direkt das Eingabefenster des gewählten Spesenverteilers. Existiert die eingegebene Modellnummer nicht, öffnet sich automatisch das Auswahlfenster mit den von Ihnen angelegten Spesenverteilern. |
Der Spesenverteiler kann auch gestartet werden, wenn ein Erfolgskonto eingegeben worden ist. Das ist beispielsweise bei der Aufteilung von Tageslosungen notwendig. Um fehlerhafte Aufteilungen zu vermeiden, wird folgender Hinweis angezeigt:
Eingabe des Spesenverteilers
Nach dem Speichern der Hauptbuchungszeile öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den gewünschten Spesenverteiler auswählen und übernehmen können.
Ist der Spesenverteiler mittels Eingabe einer vorhandenen Modellnummer und STRG + 9 ausgelöst worden, entfällt das Auswahlfenster.
Möchten Sie einen neuen Spesenverteiler anlegen, können Sie das hier sofort durch Drücken der F5-Taste vornehmen.
Danach können Sie die einzelnen Positionen des Spesenverteilers bearbeiten.
Ist bei der Anlage des Spesenverteilers das Kennzeichen Gesamt Bruttobetrag ausgewählt worden, so haben Sie bei der Eingabe die Möglichkeit, den Gesamtbetrag zu erfassen. Somit wird Ihnen automatisch der Restbetrag errechnet, welchen Sie mit der Funktion "Rest übernehmen" auch in eine Erfassung übertragen können.
Weiters kann der Spesenverteiler noch verändert werden. Sie können neue Positionen einfügen oder bestehende löschen bzw. bearbeiten. Bereits angelegte Erfassungen müssen nicht zwingend bearbeitet werden, diese können auch leer bleiben.
Hinweis
| In der Betragsspalte kann mit der Tastenkombination STRG + 2 von Brutto auf Netto bzw. Netto auf Brutto umgeschaltet werden. Je nachdem, welche Einstellung (Brutto oder Netto) am Modell getroffen wurde, wird der jeweilige Betrag eingegeben und mit der Tastenkombination bestätigt und somit automatisch umgerechnet. Beispiel: Am Modell ist Brutto eingestellt - somit wird der Bruttobetrag (€ 120,-) eingegeben und mit der Tastenkombination STRG + 2 bestätigt. Das Programm rechnet dann automatisch auf den Nettobetrag um (€ 100,-) . |
Verbuchung des Spesenverteilers
Ist der Spesenverteiler vollständig erfasst worden, kann dieser über die Funktion "Verbuchen" in das Journal verbucht werden.
Ist in der ursprünglichen Buchung ein Pflichtfeld nicht befüllt worden, dann wird eine entsprechende Meldung ausgegeben.
Danach fällt das Programm auf das entsprechende Feld in der Hauptbuchungszeile zurück. Die Buchungszeile muss korrigiert und nochmals durchbestätigt werden.
Nicht geänderte Daten bleiben erhalten. Eventuelle Änderungen werden beim Speichern der Buchungszeile in den Spesenverteiler neu übernommen und dieser wird nochmals zur Kontrolle/Bearbeitung geöffnet. Danach kann der Spesenverteiler verbucht werden.
Die Buchungen werden als Splittbuchung verbucht.
Hinweis
| Wird bei der Anwendung eines Spesenverteilers gefiltert, dann werden nur die gefilterten Zeilen verbucht und es erscheint ein entsprechender Hinweis. |
Buchungen sperren für die Verbuchung
Möchten Sie alle Buchungen eines Modells nicht verbuchen, so können Sie das Modell selbst inaktiv setzen. Somit sind automatisch alle zu diesem Modell erfassten Buchungen inaktiv.
Buchungen mit Betrag 0 werden nicht verbucht.
Hinweis
| Im Standardkontenrahmen sind Modelle für den Bewirtungsrechner und den Spesenverteiler angelegt. Sie müssten dazu auf die Firma 100 wechseln und dann das gewünschte Modell unter Funktionen → Modell kopieren auf Ihre Firma kopieren. |
Automatische Aufteilung
Im Spesenverteiler und Bewirtungsrechner gibt es die Möglichkeit, die Beträge automatisch nach Prozentsätzen aufzuteilen.
Diese Option steht nur bei den Modellen mit Kennzeichen "Spesenverteiler" oder "Bewirtungsrechner" zur Verfügung und ist nur dann aktiv, wenn das Kennzeichen "Gesamt Bruttobetrag" auf "Ja" gesetzt ist.
Für die Eingabe des Aufteilungsprozentsatzes steht das Feld "Auft.Proz" zur Verfügung. Wird der Aufteilungsprozentsatz eingegeben, kann kein Betrag erfasst werden.
Der Aufruf des Spesenverteilers bzw. Bewirtungsrechners erfolgt wie gewohnt im Buchungsprogramm.
Sobald ein Gesamtbetrag eingegeben wird, wird der Betrag automatisch lt. erfassten Prozentsätzen aufgeteilt:
Schablone
Die Schablone bietet eine wesentliche Buchungserleichterung für einen häufig benötigten gleichbleibenden Buchungssatz. Bei der Schablone kann nur eine Buchung erfasst werden, welche z. B. im Buchungsprogramm aufgerufen werden kann. Die Schablone muss nicht vollständig erfasst werden, sondern kann im jeweiligen Programm noch vervollständigt werden.
Die Schablone muss nicht zwingend in den Automatikbuchungen angelegt werden, sondern kann auch direkt in dem jeweiligen Programm gespeichert werden. Das heißt, wird z. B. im Buchungsprogramm eine Buchung eingegeben, kann diese Buchung über den Punkt Funktionen → "Schablone erzeugen" gespeichert werden.
Danach wird nach einer Bezeichnung für diese Schablone abgefragt. Sobald die Bezeichnung vergeben wurde, wird diese Schablone automatisch in den Automatikbuchungen als Fibu-bezogenes Modell abgespeichert. Es kann auch nach einer bestehenden Bezeichnung gesucht werden und somit diese bestehende Schablone überschrieben werden.
Anlage Modell
Zuerst muss im oberen Bereich des Fensters ein Modell angelegt werden.
Soll der Anwender nur die für ihn relevanten Datensätze sehen, kann am Modell ein Datenbesitzer Suchen hinterlegt werden.
Erfassung Buchungen
Im unteren Bereich werden die Buchungen zum oben ausgewählten Modell erfasst. Grundsätzlich ist die Eingabe der Buchung identisch mit der Eingabe im Buchen.
Bei einer Buchhaltung, welche als E/A-Rechner mit offenen Posten geführt wird, muss bei der Buchung der Rechnung das "normale" Erlös- bzw. Aufwandskonto eingegeben werden.
Das Programm verschiebt bei der Verbuchung automatisch das "normale" Erlös- bzw. Aufwandskonto in das Feld "E/A-Buch.KontoNr" und stellt das Verrechnungskonto laut Fixkonten in die Buchung.
Hinweis
| Buchungen mit Kz "Schablone" müssen nicht vollständig erfasst werden. Wenn im Buchen die Schablone im Feld "Konto" mit der Tastenkombination STRG + ALT + 8 aufgerufen wird, kann diese Buchung noch vervollständigt werden. Das steuerführende Konto muss zuerst eingegeben werden, ansonsten wird die Steuer nochmals zum Bruttobetrag addiert. Bei einer Schablone kann jeweils nur eine Buchung erfasst werden, Splittbuchungen sind nicht möglich! |
Hinweis
| Ist am Buchungssymbol die Eingabe eines Steuerschlüssels gesetzt, so kann in den Automatikbuchungen auch ein Steuerschlüssel eingegeben werden. Wenn ein Steuercode und ein Prozentsatz eingegeben werden, wird der Steuerschlüssel automatisch ermittelt. |
Verbuchung
Das Programm "Automatikbuchungen" dient nur zur Anlage einer Schablone und kann daher nicht über dieses Programm verbucht werden. Die Verbuchung erfolgt erst im jeweiligen Programm, wenn die Schablone im Feld "Konto" mit der Tastenkombination STRG + ALT + 8 aufgerufen wird und vollständig erfasst wurde.
Buchungen sperren für die Verbuchung
Möchten Sie eine Buchung nicht verbuchen, so können Sie diese auf inaktiv setzen, indem Sie im Feld "Aktiv" das Häkchen rausnehmen.
Möchten Sie alle Buchungen eines Modells nicht verbuchen, so können Sie auch das Modell selbst inaktiv setzen. Somit sind automatisch alle zu diesem Modell erfassten Buchungen inaktiv.
Bewirtungsrechner
Mit dem Bewirtungsrechner kann automatisch auf nicht abzugsfähige Kosten der allgemeinen Lebensführung und betrieblich/beruflich veranlasste Kosten, die als Betriebsausgaben abziehbar sind, aufgeteilt werden.
Hinweis
| Im Standardkontenrahmen sind Modelle für den Bewirtungsrechner und den Spesenverteiler angelegt. Sie müssten dazu auf die Firma 100 wechseln und dann das gewünschte Modell unter Funktionen → Modell kopieren auf Ihre Firma kopieren. |
Anlage Modell
Zuerst muss im oberen Bereich des Fensters ein Modell angelegt werden.
Soll der Anwender nur die für ihn relevanten Datensätze sehen, kann am Modell ein Datenbesitzer Suchen hinterlegt werden.
Erfassung Buchungen
Im unteren Bereich werden die Buchungen zum oben ausgewählten Modell erfasst. Grundsätzlich ist die Eingabe der Buchung identisch mit der Eingabe im Buchen.
Wurde auf jeder Buchung ein anderes Dokument erfasst, wird die Buchung nicht als Splittbuchung übergeben.
Bei einer Buchhaltung, welche als E/A-Rechner mit offenen Posten geführt wird, muss bei der Buchung der Rechnung das "normale" Erlös- bzw. Aufwandskonto eingegeben werden.
Das Programm verschiebt bei der Verbuchung automatisch das "normale" Erlös- bzw. Aufwandskonto in das Feld "E/A-Buch.KontoNr" und stellt das Verrechnungskonto laut Fixkonten in die Buchung.
Hinweis
| Beim Bewirtungsrechner müssen die Felder "Kto-Nr nabzf" und "Proz nabzf" eingegeben werden.
|
Zusätzlich kann im Feld Aufwand-nabzf steuerbar aktiviert werden, ob die Folgebuchung ebenfalls mit Steuer verbucht werden soll, wenn bei der ursprünglichen Buchung ein Steuercode und Prozentsatz eingegeben wurden.
Beispiel
|  |
Hinweis
| Ist am Buchungssymbol die Eingabe eines Steuerschlüssels gesetzt, so kann in den Automatikbuchungen auch ein Steuerschlüssel eingegeben werden. Wenn ein Steuercode und ein Prozentsatz eingegeben werden, wird der Steuerschlüssel automatisch ermittelt. Wird bei der Anlage der Automatikbuchung kein Buchungssymbol eingegeben, kann zwar ein Steuerschlüssel manuell eingegeben werden. Werden ein Steuercode und ein Prozentsatz eingegeben, wird in diesem Fall aber kein Steuerschlüssel ermittelt. |
Verbuchung
Das Programm "Automatikbuchungen" dient nur zur Anlage eines Bewirtungsrechners und kann daher nicht über dieses Programm verbucht werden. Die Verbuchung erfolgt erst im Buchungsprogramm.
In der Buchungszeile kann im Feld "Konto" bzw. "Gegenkonto" mit der Tastenkombination STRG + ALT + 9 der Bewirtungsrechner ausgelöst werden.
Bei Kassen- bzw. Bankbuchungen kann der Bewirtungsrechner im Feld "Konto" nur aufgerufen werden, wenn im Gegenkonto bereits das Bank- bzw. Kassenkonto (Vorschlag) erfasst ist. Infos zum automatischen Vorschlag des Gegenkontos finden Sie in den FAQs.
Wenn der Parameter Start Spesenverteiler/Bewirtungsrechner auf "0 - Beim Speichern der Buchung" gesetzt ist, dann kann der Spesenverteiler sofort aktiviert werden und die Prüfung der Konten erfolgt erst am Ende der Buchungszeile.
Rechts oberhalb der Buchungszeile erscheint nun der Hinweis "Bewirtungsrechner". Nach dem Speichern der Buchungszeile öffnet sich das Auswahlfenster für Ihre bereits angelegten Bewirtungsrechner. Treffen Sie hier Ihre Auswahl (und es öffnet sich das Eingabefenster des Bewirtungsrechners) oder legen Sie mit F5 einen neuen an.
Der Bewirtungsrechner kann auch gestartet werden, wenn ein Erfolgskonto eingegeben worden ist. Das ist beispielsweise bei der Aufteilung von Tageslosungen notwendig. Um fehlerhafte Aufteilungen zu vermeiden, wird folgender Hinweis angezeigt:
Buchungen sperren für die Verbuchung
Möchten Sie eine Buchung nicht verbuchen, so können Sie diese auf inaktiv setzen, indem Sie im Feld "Aktiv" das Häkchen rausnehmen.
Möchten Sie alle Buchungen eines Modells nicht verbuchen, so können Sie auch das Modell selbst inaktiv setzen. Somit sind automatisch alle zu diesem Modell erfassten Buchungen inaktiv.
Automatische Aufteilung
Im Spesenverteiler und Bewirtungsrechner gibt es die Möglichkeit, die Beträge automatisch nach Prozentsätzen aufzuteilen.
Diese Option steht nur bei den Modellen mit Kennzeichen "Spesenverteiler" oder "Bewirtungsrechner" zur Verfügung und ist nur dann aktiv, wenn das Kennzeichen "Gesamt Bruttobetrag" auf "Ja" gesetzt ist.
Für die Eingabe des Aufteilungsprozentsatzes steht das Feld "Auft.Proz" zur Verfügung. Wird der Aufteilungsprozentsatz eingegeben, kann kein Betrag erfasst werden.
Der Aufruf des Spesenverteilers bzw. Bewirtungsrechners erfolgt wie gewohnt im Buchungsprogramm.
Sobald ein Gesamtbetrag eingegeben wird, wird der Betrag automatisch lt. erfassten Prozentsätzen aufgeteilt:
Abgrenzungen
Automatikbuchungen mit dem Kennzeichen "Abgrenzungen" werden für unterjährige Rechnungsabgrenzungen verwendet und werden direkt im Buchungsprogramm erfasst und verbucht.
Eine detaillierte Beschreibung dazu finden Sie in der Dokumentation "Buchen" im Kapitel Rechnungsabgrenzung.
Jahresübernahme
Bei einer erstmaligen Jahresübernahme werden alle aktiven Modelle ins neue Jahr übernommen.
Das heißt, wurde bei einem Modell im Feld Aktiv das Häkchen entfernt bzw. wurde im Feld Gültig bis ein Datum hinterlegt, welches bereits abgelaufen ist, dann wird dieses Modell nicht in das neue Jahr übernommen.
Diese beiden Felder können auch bei einzelnen Automatikbuchungen hinterlegt werden, wenn diverse Buchungen eines Modells nicht in das neue Jahr übernommen werden sollen.
Bei einer nachträglichen Jahresübernahme wird ein Modell nur übernommen, wenn dieses im neuen Jahr noch nicht existiert.
Das heißt, ist im neuen Jahr das Modell bereits angelegt, werden bei einer nachträglichen Jahresübernahme keine Änderungen übernommen.
Hinweis
| Erfolgt die erstmalige Jahresübernahme bevor die Verbuchung der Automatikbuchungen für den letzten Monat des Wirtschaftsjahres gestartet wurde, hat dies ein Anzeigeproblem im neuen Jahr zur Folge. Eine weitere Jahresübernahme nach der Verbuchung der Automatikbuchungen im letzten Monat korrigiert nicht das Datum im Feld "Zuletzt verbucht" im neuen Jahr. Sobald die Verbuchung im neuen Jahr gestartet wird, wird die Anzeige korrigiert. |
EB-Korrektur
Wurde bereits eine Jahresübernahme mit EB durchgeführt und im alten Jahr wird noch gebucht, kann mittels Parameter (FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein → EB-Korrektur) eingestellt werden, dass eine Abfrage nach einer EB-Korrektur erscheinen soll.
Ist der Parameter auf "Ja" gestellt, so erscheint beim Ausstieg aus dem Importfenster des alten und neuen Jahres das Fenster "EB-Korrektur".
Es wird angezeigt, welche Konten übernommen werden und es kann das gewünschte Buchungssymbol eingegeben werden.
Mit der Schaltfläche "Geänderte Konten anzeigen" kann geprüft werden, welche Konten bei der EB-Korrektur berücksichtigt werden.
Bei den angeführten Konten haben sich VJ-Endsaldo, OP-Beträge oder buchungsrelevante Daten (z. B. Buchungstext, Gegenkonto, Belegnummer usw.) geändert.
Wenn Sie möchten, dass die Eröffnungsbuchungen des nächsten Jahres aktuell sind, wählen Sie "Korrigieren".
Hinweis
| Diese Einstellungen werden von der letzten Jahresübernahme angezeigt und für die EB-Korrektur verwendet. Sollen die Einstellungen geändert werden, muss eine vollständige Jahresübernahme durchgeführt werden. |
Bei der Jahresübernahme werden die EB-Buchungen (OP-Übernahme Personenkonten und Sachkonten) bei einer neuerlichen Jahresübernahme nur dann aktualisiert, wenn sich folgende Felder bei der Buchung im Vorjahr geändert haben:
- Belegdatum
- Buchungsbetrag
- Buchungstext
- Währung
- Gegenkonto
- Belegnummer
- Externe Belegnummer
- Steuercode
- Prozentsatz
- LandNr
- FilialNr
- OP-Betrag
- IC-Code
- Ablaufnummer und Ablauftyp
- Projektnummer
- TR/SR-NichtSteuerbar und
- TR/SR-Orig.KontoNr
- Kontengruppe
- Notiz: Wenn im aktuellen Jahr die bestehende EB-Buchung noch keine Notiz hat, die dazugehörige Buchung im Vorjahr jedoch schon, dann wird die Notiz bei einer erneuten Jahresübernahme aktualisiert.
- Dokumentenzuordnungs-ID: Wenn im aktuellen Jahr die bestehende EB-Buchung noch keine DKZ-ID hat, die dazugehörige Buchung im Vorjahr jedoch schon, dann wird die DKZ-ID bei einer erneuten Jahresübernahme aktualisiert.
- Gesellschafternummer
Die Prüfung, ob sich die EB-Salden verändert haben, kann nur gemacht werden, wenn bereits einmal eine Jahresübernahme in der NTCS gestartet wurde. Zusätzlich müssen zwingend die Vorjahre und Folgejahre am Fibu-Stamm hinterlegt werden.
Dokumente zuordnen
Bei Modellen mit dem Kennzeichen "Automatikbuchung" und "Automatikbuchung mit Bearbeitung" kann einer Buchung ein Dokument zugeordnet werden.
Dazu steht unter Funktionen der Punkt "DMS" zur Verfügung. Die Funktion "DMS" kann auch mit der rechten Maustaste auf der jeweiligen Buchung aufgerufen werden.
Das zugeordnete Dokument wird bei jeder Verbuchung auf die entsprechende Buchung übernommen. Im Archiv scheint dieses jedoch nur einmal auf.
Wird nachträglich die Dokumentenzuordnung am Automatikbuchungsmodell geändert, so wirkt sich dies nicht auf bereits verbuchte Buchungen aus, sondern erst auf die zukünftigen Buchungen.
Hinweis
| Dokument löschen Wenn Sie einer Automatikbuchung ein Dokument zuordnen, dann ist dieses Dokument nur 1x im Archiv vorhanden. Es wird aber jeder Buchung zugeordnet. Wenn Sie dieses Dokument löschen, dann ist es auch auf den bereits verbuchten Buchungen nicht mehr vorhanden. In diesem Fall entfernen Sie bitte auf der Automatikbuchung mit der rechten Maustaste → DMS → Dokumente zuordnen das Dokument. Somit bleibt das Dokument im Archiv erhalten und kann auf den bereits verbuchten Buchungen nach wie vor aufgerufen werden. Die zukünftigen Buchungen werden aber ohne Dokument (oder mit einem anderen Dokument, wenn Sie ein anderes zuordnen) verbucht. |
