FAQ Bankauszugsverbuchung
Grundlegende Informationen zur Bankauszugsverbuchung finden Sie unter Bankauszugsverbuchung. Vorbereitungen
Was genau benötige ich, um mit der EBICS-Schnittstelle zu arbeiten?
Um mit der EBICS-Schnittstelle in der NTCS arbeiten zu können, beachten Sie unbedingt folgende Checkliste. In dieser Checkliste sind sämtliche Anforderungen und Anwendungsfälle beschrieben.
Wer ist der richtige Ansprechpartner bei den Banken?
Sehr oft sind dies die Geschäftskundenbetreuer bei der Bank und/oder die Hotline des jeweiligen Telebankingprogramms.
Welches Telebankingprogramm wird für den Abruf der Dateien benötigt?
Grundsätzlich kann mit den allermeisten Telebankingprogrammen gearbeitet werden. Für den Abruf von Camt- oder MT940-Dateien benötigen Sie jedoch in den meisten Fällen eine lokal installierte Business-Version des jeweiligen Programms (Beispiel ELBA-Business, Business-Line etc.). Bei privaten Telebankingprogrammen oder Online-Versionen können in den meisten Fällen nur CSV-Dateien heruntergeladen werden.
Wie komme ich als Steuerberater zu den Dateien meiner Klienten?
Hier stehen verschiedene Varianten zur Verfügung:
- Wenn der Klient seine Daten selbst abrufen möchte, dann muss gewährleistet sein, dass die Daten rechtzeitig und vollständig an den Steuerberater übermittelt werden. Diese Variante ist eher nicht empfehlenswert!
- Es kann auch vereinbart werden, dass der Steuerberater die Daten des Klienten direkt abrufen darf. Dazu ist es notwendig, dass der Steuerberater eine entsprechende Vollmacht für die Konten des Klienten bekommt. Je nach Bank gibt es verschiedene Möglichkeiten bzw. Bezeichnungen für diese Vollmacht. Das Konto des Klienten wird dann direkt in das Telebankingprogramm der Kanzlei eingebunden. Damit können dann die Dateien für die Klienten mit einem einzigen Rundruf abgerufen werden und stehen der Kanzlei sofort zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Beachten Sie, dass hier eventuell zusätzliche Kosten anfallen könnten.
Welche Telebankingformate können in der Bankauszugsverbuchung verarbeitet werden?
Die meisten Informationen sind in den MT940- und Camt.053-Dateien enthalten. Wir empfehlen daher, am besten eines dieser beiden Formate zu verwenden – Sie erreichen damit den höchsten Automatisierungsgrad!
Eine detaillierte Beschreibung aller möglichen Formate finden Sie unter Dateiformate.
Können auch Dateien mit anderen Telebankingformaten eingelesen werden?
Nur mit den hier beschriebenen Formaten kann optimal mit der Bankauszugsverbuchung gearbeitet werden. Andere Formate (z. B. MT94b, MT941, MT942 etc.) können nicht oder nur teilweise ausgelesen werden und sind daher für die Bankauszugsverbuchung nicht geeignet.
Muss ich am Bankauszugskreis eine Zahlbank hinterlegen?
Grundsätzlich ist es nicht notwendig, eine Zahlbank/Bankverbindung am Kreis zu hinterlegen. Beim Einlesen einer Camt.053 oder MT940-Datei wird die Bankverbindung automatisch aus der Datei ermittelt (unabhängig von der Hinterlegung am Kreis).
Eine Bankverbindung am Kreis muss nur dann hinterlegt werden, wenn eine CSV-Datei eingelesen wird (keine Informationen zur Bank in der Datei enthalten). Wenn mehrere Dateien mit unterschiedlichen Bankverbindungen gleichzeitig verarbeitet werden, dann können diese nach Banken sortiert in unterschiedliche Kreise eingelesen werden. Dazu muss die Zahlbank am jeweiligen Kreis hinterlegt werden. Zusätzlich ist es jedoch notwendig, das Feld "Prüfung Format Bankverbindung" auf "Dateien lt. ausgewählter Zahlbank" zu setzen. Wird das Feld nicht umgestellt, erfolgt keine Prüfung auf die Zahlbank und die Dateien werden alle in den gleichen Kreis eingelesen.
Wo kann ich hinterlegen, auf welches (Bank-) Konto die Verbuchung erfolgen soll?
Welches Konto für die Verbuchung der Zahlungen aus der Bankauszugsverbuchung verwendet wird, definieren Sie auf der eigenen Bankverbindung. Wählen Sie dazu unter Stammdaten den Punkt "Bankverbindungen" und wählen Sie dort die betroffene Bankverbindung aus. Das gewünschte Buchkonto hinterlegen Sie im Feld "FIBU-Bankkonto".
Arbeiten mit dem Programm
Beim Einlesen der Telebankingdatei tritt ein Fehler auf, was muss ich tun?
Wenn die Dateien nicht richtig eingelesen werden können, kann das verschiedenste Ursachen haben. Sie finden eine detaillierte Auflistung aller Fehlermeldungen und deren Behebung unter Fehler beim Einlesen von Telebankingdateien.
Warum dauert das Einlesen der Telebankingdateien so lang?
Beim Einlesen der Telebankingdateien werden diverse Prüfungen durchgeführt. Werden zu viele oder zu große Datenmengen verarbeitet, dann kann dies zu Problemen beim Einlesen führen.
Kontrollieren Sie daher folgende Punkte:
- Ist die ausgewählte Datei zu groß bzw. beinhaltet zu viele Daten? Achten Sie speziell bei vielen Bankdaten darauf, den Abrufzeitraum entsprechend anzupassen und nicht mit riesigen Monats-/Jahresdateien zu arbeiten.
- Wenn Sie aus Verzeichnis einlesen, achten Sie darauf, im ausgewählten Verzeichnis keine unnötigen Dateien zu speichern. Beim Einlesen müssen alle Dateien einzeln geprüft werden. Achten Sie daher darauf, keine alten oder unnötigen Dateien im Verzeichnis abzulegen.
- Kontrollieren Sie die Parametereinstellungen. Je mehr Prüfungen beim Einlesen durchgeführt werden, desto länger dauert der Einlesevorgang. Es ist beispielsweise nicht sinnvoll, die Volltextsuche nach "Externer Belegnummer" einzustellen, wenn bei den Buchungen keine externe Belegnummer erfasst wird.
- Achten Sie darauf, dass Ihre Regeln sinnvoll angelegt wurden. Speziell Regeln nach Textkonstanten, bei denen nur 2 oder 3 Zeichen angegeben wurden, führen dazu, dass Zahlungen nicht eindeutig kontiert werden können. Dies führt zu Problemen beim Einlesen.
- Sprechen Sie mit Ihrem Administrator über die Erstellung eines SQL-Wartungsplans.
An wen wende ich mich, wenn die Sammler nicht richtig aufgeschlüsselt sind?
In der Bankauszugsverbuchung können nur jene Inhalte eingelesen werden, die bereits in der Datei vorhanden sind. Wenn die Sammler in der Datei nicht aufgeschlüsselt werden, müssen Sie sich an Ihren Bankberater wenden. Die Einstellungen für die Aufschlüsselung müssen bei der Bank getroffen werden. Nur wenn die einzelnen Zeilen in der Datei mitgeschickt werden, dann können diese auch eingelesen werden.
An wen wende ich mich, wenn die Überweisungszeilen einzeln eingelesen werden, ich jedoch einen Sammler benötige?
In die Bankauszugsverbuchung werden alle Inhalte eingelesen, die in der Datei übermittelt werden. Wenn Sie die Überweisungen gesammelt dargestellt haben möchten, müssen Sie sich an Ihren Bankberater wenden. Die Einstellungen für die Aufschlüsselung müssen bei der Bank getroffen werden.
Wie gehe ich vor, wenn ich eine falsche Datei eingelesen habe?
Wenn eine falsche Datei eingelesen wurde, dann können Sie den Bankauszugskreis bearbeiten, die richtige Datei auswählen und neu einlesen. Dazu mit der Schaltfläche neben dem Wort "Bankauszugskreis" die Bearbeitung des Bankauszugskreises öffnen.
Danach einfach im Feld "Dateiname oder Verzeichnis Telebankingdateien" die richtige Datei auswählen, den Kreis speichern und mit "Neu erstellen/einlesen" die neuen Daten übernehmen. Die vorhandenen – falschen – Daten werden überschrieben.
Wenn Sie "aus Verzeichnis" einlesen, stellen Sie zuvor sicher, dass sich die falsche Datei nicht mehr im ausgewählten Verzeichnis befindet.
Wie kann ich Zahlungen aus dem Kreis löschen, wenn ich diese nicht mehr benötige?
Wenn Sie Zahlungen eingelesen haben, die Sie nicht mehr weiterverarbeiten wollen (z. B. zu Kontrollzwecken), dann können Sie diese Zahlungen aus dem Kreis herauslöschen unter Funktionen → Stammdaten → Bankauszugskreise. Unter diesem Punkt finden Sie alle offenen Bankauszugskreise. Wählen Sie jenen Kreis, aus dem Sie die Zahlungen herauslöschen wollen und starten Sie die Funktion "Schließen/Zahlungen löschen". In der folgenden Meldung wählen Sie "Bankauszugskreis Zahlungen löschen". Damit bleibt der Bankauszugskreis mit allen Einstellungen erhalten, aber die Zahlungen werden gelöscht. Die Datei selbst bleibt am Speicherort unverändert erhalten.
Woran erkenne ich, warum ein Konto oder OP zugeordnet wurde?
Wenn eine Zahlung zugeordnet wurde, dann finden Sie im Reiter "Zahlungsinformationen" alle notwendigen Infos. In den Spalten "Kontonummer" und "Belegnummer" werden sämtliche relevanten Informationen angeführt mit denen Sie prüfen können, warum die Zahlung (auch ohne eine dahinterliegende Regel) zugeordnet wurde.
Am Reiter Zahlungsinformationen finden Sie den Verwendungszweck und alle Informationen zur Kontenzuordnung bzw. Auszifferung.
In folgenden Feldern werden die Informationen zur Zuordnung angezeigt:
| Kontonummer: | In diesem Feld wird detailliert beschrieben, warum die betroffene Zahlung einem bestimmten Konto zugeordnet wurde. Angegeben wird beispielsweise:
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| Belegnummer: | In diesem Feld wird detailliert beschrieben, warum die betroffene Zahlung einer bestimmten Belegnummer zugeordnet wurde. Angegeben werden beispielsweise:
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Warum öffnet sich die Abfrage für die Anlage einer neuen Regel nicht immer?
Beim Zuordnen eines Kontos zu einer Zahlung wird automatisch überprüft, ob in der Bankdatei die Bankverbindung des Auftraggebers gefunden wird. Ist eine Bankverbindung vorhanden, speichert das Programm diese Zuordnung automatisch als Regel im Hintergrund. Sie erhalten keine Abfrage oder Hinweismeldung. Zusätzliche Einstellungen oder Tastenkombinationen sind nicht notwendig.
Im Übersichtsfenster der Bankauszugsverbuchung wird die Bankverbindung in den Feldern "IBAN/Bankkonto Auftraggeber" bzw. "SWIFT/BIC Auftraggeber" angezeigt.
Nur, wenn in der Zahlung keine Bankverbindung des Auftraggebers gefunden wird, öffnet sich beim Speichern der manuellen Kontierung das Fenster für die Erfassung einer Regel nach Textkonstante.
Kann ich auf einer Regel eine Aufteilung auf mehrere Konten hinterlegen?
Die Hinterlegung von mehreren Konten bzw. einer Zahlungsaufteilung auf einer Regel ist nicht möglich. Die Zahlungen müssen grundsätzlich manuell mittels "Zahlungsaufteilung" auf die einzelnen Konten aufgeteilt werden.
Handelt es sich um wiederkehrende Zahlungsaufteilungen, dann haben Sie die Möglichkeit, die Aufteilung über einen Spesenverteiler auf der Regel zu speichern.
Wie können Zahlungsaufteilungen bearbeitet werden?
Eine Zahlungsaufteilung erstellen Sie durch Anklicken der Schaltfläche "Zahlungsaufteilung" oder durch Auswählen der Funktion über die rechte Maustaste.
Stellen Sie sicher, dass die Zahlungsaufteilungen eingeblendet sind (Funktionen → Zahlungsaufteilungen einblenden).
Um eine bestehende Aufteilungszeile zu bearbeiten, klicken Sie auf die gewünschte Zeile. Die Bearbeitung kann mit dem "Bearbeiten" Symbol oder mittels rechter Maustaste "Bearbeiten" gestartet werden.
Um eine zusätzliche Zeile bei einer bestehenden Zahlungsaufteilung einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf eine der bestehenden Aufteilungszeilen. Das "+" zur Neuanlage einer weiteren Aufteilungszeile wird automatisch aktiv. Durch Anklicken dieses Symbols oder mittels rechter Maustaste "Neu" können Sie eine neue Zeile einfügen.
Die Funktion "Neu" steht ausschließlich für Zahlungsaufteilungen zur Verfügung und kann nur von bestehenden Aufteilungszeilen aufgerufen werden.
Hinweis
 | Sie können die "Sperren" Funktion auch für fehlerhafte Zahlungsaufteilungen verwenden. Wurde eine Zahlung auf verschiedene Aufteilungszeilen aufgeteilt und Sie möchten sämtliche Aufteilungszeilen löschen, dann können Sie wie folgt vorgehen:
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Wie kann ich eine Zahlung sperren?
Da die Zeilen in der Bankauszugsverbuchung zwingend mit der Telebankingdatei übereinstimmen müssen, ist es nicht möglich, Zahlungen zu löschen. Sind in Ihrer Datei Buchungen enthalten, die nicht in die Fibu verbucht werden sollen, können Sie diese Zahlungen für die Verbuchung sperren.
Eine Zahlung kann durch Anklicken des "Schloss-Symbols" für die Verbuchung gesperrt werden.
Beachten Sie, dass gesperrte Zahlungen nicht in die Fibu verbucht werden und daher der Saldo auf dem betroffenen Bankkonto eventuell nicht stimmt.
Sperren Sie Zahlungen daher ausschließlich dann, wenn diese Buchung nicht in der Buchhaltung benötigt wird!
Was bedeutet das "Prüfkennzeichen" bei einer Regel?
Das "PrüfKz" definiert die Regelart. Das heißt, in diesem Feld ist hinterlegt, welche Regelart angelegt wird bzw. in welchen Feldern die Vergleichswerte gesucht werden.
Wie kann das "Prüfkennzeichen" bei einer Regel geändert werden?
Bei bestehenden Regeln kann das Prüfkennzeichen nicht geändert werden. Ist die Regel falsch angelegt, dann löschen Sie die gesamte Regel und legen Sie eine neue – mit dem richtigen Prüfkennzeichen – an. Bei der Neuanlage einer Regel kann das Prüfkennzeichen so lange geändert werden, bis sie dieses durch Drücken der Entertaste bestätigen.
Wie kann ich eine falsche OP-Zuordnung löschen?
Wenn zu einer Zahlung eine falsche Rechnung bzw. ein falscher OP zugeordnet wurde, dann kann dies durch Bearbeiten der Zeile korrigiert werden. Stellen Sie sich dazu auf die betroffene Zahlung und bearbeiten Sie diese. Ändern Sie die falsche Kontonummer im Feld "Kto-Nr" oder den falschen OP im Feld "OP" durch Zuordnen der richtigen Rechnungen.
Wie kann ich eine falsche Regel bearbeiten oder löschen?
Wenn eine Regel fehlerhaft ist bzw. falsch angelegt wurde, dann stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:- Um eine Regel direkt bei der betroffenen Zahlung zu korrigieren, wählen Sie die Funktion "Regel bearbeiten" mittels rechter Maustaste (Kontextmenü).
- Um eine Regel nachträglich zu bearbeiten, wählen Sie in der Bankauszugsverbuchung unter "Stammdaten" den Punkt "Regeln Bankauszugsverbuchung". Dort suchen Sie die fehlerhafte Regel und bearbeiten diese mit der Funktion "Bearbeiten".
- Um eine Regel zu löschen, wählen Sie in der Bankauszugsverbuchung unter "Stammdaten" den Punkt "Regeln Bankauszugsverbuchung". Dort suchen Sie die fehlerhafte Regel und löschen diese mit der Funktion "Löschen".
- Wurde eine Zahlung einer falschen Regel zugeordnet, dann muss diese Zahlung manuell richtig kontiert werden. Um zukünftige Fehlzuordnungen zu vermeiden, muss die Regel entsprechend angepasst werden.
Was mache ich, wenn Zahlungen doppelt eingelesen werden?
Wenn Zahlungen doppelt angezeigt werden, liegt das in vielen Fällen an den Dateien, die eingelesen wurden. In den meisten Fällen ist die Ursache einer der folgenden Punkte:
- Es wurden sowohl Camt.053 als auch Camt.052 für den gleichen Zeitraum eingelesen.
- Es wurden mehrere Dateien für den gleichen Zeitraum zur Verfügung gestellt (tägliche Dateien und zusätzlich eine Datei mit allen Zahlungen des Monats).
Um zu kontrollieren, aus welcher Datei die betroffenen Zahlungen eingelesen wurden, blenden Sie die Spalte "Telebankingdatei" in der Bankauszugsverbuchung ein. Hier werden zu jeder Zahlung der Dateipfad und der Dateiname angezeigt.
In solchen Fällen löschen Sie die nicht benötigte Datei (z. B. Camt.052) aus dem Verzeichnis und lesen Sie erneut ein. Sollten die Zahlungen tatsächlich doppelt in einer Datei vorhanden sein, dann muss dies mit der Bank abgeklärt werden.
Archivierung
Wie gehe ich vor, wenn das gewünschte Dokument den Buchungen nicht zugeordnet wird?
Wenn das Dokument nach dem Einlesen in die Bankauszugsverbuchung nicht angezeigt wird (Spalte "Dokumente") müssen folgende Punkte kontrolliert werden:
- Kontrollieren Sie die Einstellungen für die Archivierung im Parameter Archivieren Kontoauszug.
- Kontrollieren Sie die Einstellungen für die Archivierung am Bankauszugskreis im Feld "Archivieren Kontoauszug".
- Überprüfen Sie, ob der richtige Pfad (bzw. Dateiname) für das Einlesen der Dokumente hinterlegt ist. Kontrollieren Sie dazu das Feld "Dateiname oder Verzeichnis Dokument" am Bankauszugskreis.
- Kontrollieren Sie den Parameter Archivierte Kontoauszugsdokumente bei Zahlungsbuchung zuordnen (nur in Verbindung mit der Einstellung "Sammelbuchungen auf Verrechnungskonto" wirksam).
Verbuchung
Warum bleibt die Funktion "Verbuchen" inaktiv, obwohl alle Zahlungen bereits kontiert wurden?
Werden Kontierungen oder Zahlungsaufteilungen nicht richtig verspeichert oder aufgrund von Fehlermeldungen abgebrochen, dann kann es in seltenen Fällen vorkommen, dass die Kontierungen nicht vollständig übernommen wurden.
In diesem Fall wechseln Sie in der Zahlungsübersicht mittels Combobox auf "Fehlerhafte Zahlungsaufteilungen". Unvollständige Buchungen oder fehlerhafte Verspeicherungen werden in dieser Ansicht angezeigt. Um die Kontierung richtigzustellen, starten Sie die Funktion "Fehlerhafte Zahlungsaufteilungen bereinigen". Mit dieser Funktion werden die fehlerhaften Aufteilungen zurückgesetzt bzw. gelöscht. Die Position muss danach neu kontiert werden.
Was passiert mit den Telebankingdateien nach der Verbuchung?
Bei der Verbuchung der Zahlungen in die Fibu wird die Telebankingdatei in ein Unterverzeichnis verschoben. Dieses Verzeichnis wird automatisch vom Programm erstellt und mit der Firmennummer der jeweiligen Firma angelegt. Damit ist gewährleistet, dass die Dateien aus dem Ursprungsverzeichnis entfernt werden, die Daten jedoch nicht verloren gehen.
Wenn Sie beim Einlesen der Bankauszugsverbuchung die Zahlungen mit Von-/Bis-Datum einschränken, dann wird die Telebankingdatei erst dann verschoben, wenn die letzte Zahlung aus der Datei verbucht wurde (die Zahlung mit dem höchsten Datum).
Bei der Verbuchung treten Fehler auf, wie können diese korrigiert werden?
Buchungen aus der Bankauszugsverbuchung können nicht in der Buchungsvorschau bearbeitet werden. Wenn bei der Verbuchung Fehler auftreten, dann müssen diese direkt im Programm korrigiert werden. In solchen Fällen schließen Sie das Fenster Buchungen ansehen und bearbeiten Sie die fehlerhaften Buchungen. Danach starten Sie die Verbuchung erneut.
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