Arbeiten mit PayData in der NTCS FIBU

 Grundlegende Informationen zur Zahlungsplattform finden Sie unter Zahlungsplattform.

Inhalt 

PayData ist eine Schnittstelle (API), über die Zahlungsdaten verschiedener Online-Zahlungsanbieter (z. B. Amazon, PayPal, Stripe, Klarna u. v. m.) in einem einheitlichen Format bereitgestellt werden.

Durch die Verwendung dieser Schnittstelle in der NTCS können Sie Ihre Zahlungsanbieter direkt anmelden. Nach erfolgter Anmeldung können Sie die Transaktionen Ihrer angemeldeten Zahlungsanbieter laufend und zentral aus der NTCS abholen, um sie anschließend in der Bankauszugsverbuchung automatisiert zu verarbeiten.

Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht über die Funktionalitäten und Einsatzmöglichkeiten von PayData.

PayData übernimmt die Daten unterschiedlichster Zahlungsanbieter mittels API oder CSV und verarbeitet diese so, dass die Zahlungen automatisch in die Bankauszugsverbuchung importiert werden können.

Welche Zahlungsanbieter unterstützt werden, können Sie direkt mit der Funktion FIBU → Zahlungsplattform → Administration → PayData → "PayData-Hilfe" abfragen. Im Feld "Anbieter" werden alle aktuell unterstützten Zahlungsanbieter aufgelistet.

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Die Verwaltung und Abrechnung erfolgt direkt über BMD. Sobald Sie die Lizenz erworben haben, können die gewünschten Zahlungsanbieter direkt über die NTCS an PayData angebunden werden. Die Abrechnung erfolgt pro PayData-User, diese erhalten Sie direkt von BMD.

Um die PayData-Zugänge anlegen zu können, benötigen Sie die Zugangsdaten zu Ihren Zahlungsanbietern. Beachten Sie dabei, dass es sich um den Hauptzugang (mit allen Rechten) handelt.

Wenn Sie als Steuerberater den Zugang für die Daten Ihres Klienten anlegen, beachten Sie, dass der Klient am Einrichtungstag erreichbar ist. Es ist nämlich möglich, dass der Klient die Zugriffsrechte beispielsweise mittels Handy bestätigen muss!

PayData benötigt für jeden Zahlungsdienstleister andere Informationen, um die Abholung der Zahlungen zu ermöglichen. ​In der PayData-Hilfe finden Sie genaue Informationen und Hinweise darüber, welche Schritte vor der Anmeldung eines Zahlungsdienstleisters notwendig sind und wie Fehler behoben werden können.

Sie finden diese Beschreibungen direkt in der NTCS unter FIBU → Zahlungsplattform → Administration → PayData → "PayData-Hilfe".

In der Combobox "Anbieter" wählen Sie den gewünschten Zahlungsanbieter aus.

Nachdem Sie die Auswahl bestätigt haben, werden Links zur gewünschten PayData-Hilfe betreffend Vorbereitung, Hinweise und Fehlerbehebung aufgelistet. Sie können die verschiedenen Beschreibungen über das Globussymbol  in Ihrem Internetbrowser öffnen.

Achtung! 

Für die korrekte Anbindung des PayData-Zugangs müssen alle notwendigen Zugangsdaten, URLs etc. zur Verfügung stehen. Beachten Sie daher unbedingt alle Informationen, die in der PayData-Hilfe angeführt sind!

​Hinweis 

In der Combobox "Anbieter" sind alle Zahlungsanbieter gelistet, die mittels PayData angemeldet werden können. Diese Liste wird von PayData erstellt und automatisch aktualisiert, wenn PayData die Anmeldung neuer Zahlungsanbieter ermöglicht.

Die PayData-Anbindung ist die grundlegende Verbindung für die Kommunikation Ihrer NTCS mit der PayData-Schnittstelle. Sie wird automatisch angelegt, sobald eine Funktion im Zusammenhang mit PayData gestartet wird. Ein manuelles Eingreifen ist daher nicht notwendig.

Ihre PayData-Anbindung finden Sie unter FIBU → Zahlungsplattform → Administration.

​Achtung! 

Wird die PayData-Anbindung gelöscht, werden sämtliche PayData-User und Anmeldungen zu Zahlungsanbietern ebenfalls gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Die Verknüpfung der einzelnen Zahlungsdienstleister erfolgt über einen PayData-User. Pro Zahlungsanbieter muss ein PayData-User in der gewünschten Firma angelegt werden.

Die Anlage erfolgt unter Finanzbuchhaltung → Zahlungsverkehr → Zahlungsplattform.

Die Funktion dazu finden Sie unter Bankzugang → PayData → "PayData-User anlegen".

Danach öffnet sich ein Fenster zur Eingabe des "PayData-Users" und der "PayData-E-Mail". Beide Werte können Sie frei wählen.

Nach erfolgreicher Anlage des PayData-Users erhalten Sie die folgende Meldung: "PayData-User wurde erfolgreich angelegt."

In der Zahlungsplattform wird dies durch den Eintrag "PayData-User wurde erfolgreich angelegt." dargestellt.

Hinweis 

Die Abrechnung seitens BMD erfolgt je angelegten PayData-Benutzer. Sollten Sie einen Ihrer PayData-User nicht länger benötigen, kann dieser gelöscht werden, um eine weitere Verrechnung zu vermeiden. Die Funktion finden Sie unter Zahlungsplattform → Übersicht Bankkonten → "PayData-User löschen".

Da es sich bei den Abrechnungen Ihrer Zahlungsanbieter nicht um Telebankingdateien bzw. Kontoauszüge handelt, müssen Sie für die richtige Verbuchung fiktive Bankkonten anlegen. Dies ist notwendig, damit die Daten richtig in die Bankauszugsverbuchung eingelesen, und in weiterer Folge auf die richtigen Verrechnungskonten gebucht werden.

Erfassen Sie die benötigten Konten in der FIBU unter Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten → auf der gewünschten Firma über das Feld "IBAN".

Bei der Anlage befüllen Sie folgende Felder:

Um die Verbindung zwischen PayData und Ihrem Zahlungsanbieter herstellen zu können, muss der Anbieter bei PayData angemeldet werden. Steigen sie dazu unter Finanzbuchhaltung → Zahlungsverkehr → Zahlungsplattform in die Zahlungsplattform ein. Unter "Übersicht Bankkonten" stellen Sie sich auf die fiktive Bankverbindung des jeweiligen Anbieters und wählen über die rechte Maustaste PayData → "PayData-Zahlungsanbieter anmelden".

Um den Zahlungsanbieter anzumelden, müssen Sie den gewünschten PayData-User und den Anbieter auswählen und anschließend bestätigen. Anschließend wird ein weiteres Fenster für die Eingabe der benötigten Anmeldedaten geöffnet.

Hinweis 

In der Liste "Anbieter" sind alle Zahlungsdienstleister angeführt, für die eine PayData-Schnittstelle angeboten wird. Diese Liste wird automatisch mit PayData abgeglichen und automatisch aktualisiert, wenn ein neuer Anbieter dazu kommt.

Je nach Zahlungsdienstleister erfolgt die Anmeldung mit unterschiedlichen Daten bzw. Eingabevarianten. Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein bzw. folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm. Eine detaillierte Beschreibung zu den einzelnen Vorgangsweisen und notwendigen Zugangsdaten finden Sie direkt im Fenster "PayData-Zahlungsanbieter anmelden" oder in der PayData-Hilfe.

Hinweis 

Um einen Zahlungsanbieter anmelden zu können, wird ein eigener PayData-User benötigt. Bei der Anmeldung eines neuen Zahlungsanbieters wird geprüft, ob ein "freier" PayData-User zur Verfügung steht. Wurden bereits alle User verwendet, erhalten Sie beim Start der Anmeldung den Hinweis, dass bereits alle PayData-User dieser Firma einem Zahlungsanbieter zugeordnet worden sind. Um die Anmeldung durchführen zu können, legen Sie einen zusätzlichen PayData-User an.

Wurde der Anmeldevorgang erfolgreich durchgeführt, erhalten Sie die Meldung "PayData-Zahlungsanbieter wurde erfolgreich angemeldet".

In der Zahlungsplattform wird der Status des Bankkontos umgesetzt und als Text "Bankkonto angemeldet" angezeigt.

Sobald der PayData-Zahlungsanbieter erfolgreich angemeldet worden ist, können Sie die Daten abholen und in der Bankauszugsverbuchung verarbeiten.

​Wenn sich Daten Ihres Zahlungsdienstleisters ändern (z. B. Berechtigungen oder API-Tokens), muss ggf. auch eine Aktualisierung bei PayData erfolgen. Andernfalls kann der Zahlungsanbieter PayData ggf. den Zugriff auf die Transaktionen verweigern.

Hinweis 

Eine genaue Beschreibung der jeweiligen Vorgangsweisen bzw. notwendigen Zugangsdaten finden Sie im unteren Bereich des Fensters "PayData-Zahlunganbieter aktualisieren" oder in der PayData-Hilfe.

​Ist die Aktualisierung erfolgreich durchgeführt worden, erhalten Sie die Erfolgsmeldung "PayData-Zahlungsanbieter wurde erfolgreich aktualisiert".

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Mit der PayData-Anbindung können Sie Ihre Zahlungen in einem Schritt abrufen und in die Bankauszugsverbuchung einlesen.

Über PayData werden KEINE Dateien abgerufen, sondern die Daten werden im Hintergrund elektronisch übergeben und direkt in die Bankauszugsverbuchung eingelesen.

Beachten Sie, dass die Zuordnung der Zahlungen zu den Rechnungen nur dann erfolgen kann, wenn bei den Rechnungen das Feld "ZV-Zahlungsreferenz" übermittelt wird. 

Grundsätzlich sind für das Einlesen der Dateien über PayData keine gesonderten Parametereinstellungen notwendig.

Mit dem PayData-Zugang können die Daten direkt aus der Zahlungsplattform abgerufen und in die Bankauszugsverbuchung eingelesen werden. Dazu steht Ihnen in der Zahlungsplattform unter Bankauszugsverbuchung die Schaltfläche "Telebankingdateien abholen" zur Verfügung.

Wenn Sie die Funktion starten, wählen Sie die Abrufart "PayData" aus. Je nachdem, welche Bankschnittstellen in Ihrem System eingerichtet worden sind, stehen unterschiedliche Schaltflächen zur Verfügung.

Die Verbindung mit PayData wird im Hintergrund hergestellt und die verfügbaren Daten abgerufen. Diese Bewegungsdaten werden direkt in die Bankauszugsverbuchung eingelesen. Im Anschluss erhalten Sie eine entsprechende Erfolgsmeldung.

Damit Sie einen Überblick über die durchgeführten Aktionen und Abrufe erhalten, wird die Logdatei mit sämtlichen Protokollen zu Ihrer Information geöffnet. In dieser Datei wird genau angeführt, welche Banken abgerufen worden sind bzw. welche Umsätze Sie erhalten haben. Nach der Kontrolle kann die Datei einfach geschlossen werden.

In der Zahlungsplattform wird danach eingetragen, welche Daten in welche Fibu eingelesen worden sind.

Zum Abholen und Einlesen der PayData-Dateien kann auch ein Stapel eingerichtet werden. Dazu steht Ihnen in der Stapelanlage die Funktion  "MCS_MDFIBUBANKRUECKVERBUCHUNGMGR_KONTOAUSZUG" zur Verfügung.

Eine detaillierte Beschreibung zur Anlage von Stapeln finden Sie hier.

Hinweis 

Unter Zahlungsplattform → Übersicht Bankkonten finden Sie im Feld "Letztes Abholdatum" die Information, wann zuletzt Zahlungen vom jeweiligen Zahlungsanbieter abgeholt worden sind.

Hinweis 

Wenn Zahlungen täglich abgeholt werden, aber noch nicht alle Rechnungen zur Verfügung stehen, ist eine sofortige Verarbeitung in der Bankauszugsverbuchung oft nicht sinnvoll. In diesem Fall empfehlen wir das Arbeiten mit der Zahlungsübersicht.

​Sollte es notwendig sein, Zahlungen für einen bestimmten Zeitraum erneut abzuholen, steht Ihnen in der Zahlungsplattform unter "Bankauszugsverbuchung" die Funktion "Telebankingdateien abholen historisch" zur Verfügung.

Hinweis 

Beachten Sie, dass Zahlungen erst ab dem Startdatum zur Verfügung stehen, das bei der Anmeldung des PayData-Zahlungsanbieters eingegeben worden ist. Sollte ein Zeitraum vor diesem Startdatum eingegeben werden, erhalten Sie folgenden Hinweis: "Das historische Abholen ist nur bis zum angegebenen Startdatum für Abruf (xx.xx.xxxx) möglich."

​Nachdem die Zahlungen abgeholt worden sind, wird die Logdatei mit sämtlichen Informationen zur Abholung geöffnet. In dieser Datei wird genau angeführt, welche Daten abgerufen und eingelesen wurden. Nach der Kontrolle kann die Logdatei geschlossen werden.

Unabhängig davon, wie die Dateien von PayData abgerufen werden, werden die Zahlungen automatisch in die Bankauszugsverbuchung eingelesen. Die Zuordnung der abgeholten Zahlungen zu den richtigen Firmen erfolgt im Hintergrund automatisch. Konnten die Zahlungen einer Firma zugeordnet werden, dann wird zusätzlich anhand des Zahlungsdatums die richtige Fibu ermittelt.

Achtung! 

Ihre Bankverbindungen sind alle pro Firma angelegt und nicht pro Fibu. Daher ist es nicht möglich, Zahlungsdaten in unterschiedliche Fibus einer Firma einzulesen – die Zahlungen werden immer in die als "aktuelle FIBU" gekennzeichnete Buchhaltung eingelesen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, eine andere Fibu als die "aktuelle FIBU" für das Einlesen der Daten zu definieren. Dazu müssen Sie die gewünschte Fibu-Unternummer im Feld "Fibu-Unter-Nr." auf der gewünschten Bankverbindung hinterlegen. Geben Sie z. B. "2" an, wenn Sie die Daten in die Fibu 2024/02 einlesen möchten.

Das Einlesen der Daten erfolgt, abhängig von den bereits hinterlegten Daten, unterschiedlich.

Nach dem Einlesen in die Bankauszugsverbuchung können Sie die Zahlungen wie gewohnt bearbeiten. Sämtliche Regeln und Parametereinstellungen sind - unabhängig von der Datenherkunft - uneingeschränkt verwendbar.

Wenn Sie den automatisch angelegten Bankauszugskreis bearbeiten möchten, dann ist es notwendig, im Feld "Telebankingformat" das Format "Drittanbieter über Zahlungsplattform" zu hinterlegen. Nur dann können die Dateien auch zukünftig richtig in den betroffenen Kreis eingelesen werden. Wenn Sie den Kreis so verwenden möchten, wie dieser angelegt worden ist, ist eine zusätzliche Hinterlegung des Telebankingformats nicht notwendig. 

Wenn Sie mit der Zahlungsübersicht arbeiten, werden die Zahlungen aus PayData automatisch in die Zahlungsübersicht eingelesen. Die Weiterverarbeitung erfolgt wie gewohnt, es sind keine zusätzlichen Einstellungen für PayData zu treffen.

Damit die Zahlungen in der Bankauszugsverbuchung automatisch zugeordnet werden können, müssen Sie bereits bei der Buchung der Ausgangsrechnungen die entsprechenden Kennzeichen erfassen. Die Auszifferung erfolgt in den allermeisten Fällen über einen Transaktionscode oder eine Bestellnummer. Diese Codes müssen daher sowohl in der Rechnung als auch in der Zahlung vorhanden sein. Wenn Sie die Daten über PayData abrufen, sind diese Informationen in den Zahlungsdateien automatisch enthalten. Dementsprechend müssen sie daher auch die Rechnungsbuchungen anpassen.

Erfassen Sie den Transaktionscode (oder Bestellnummer etc.) bereits bei der Buchung der AR im Feld "ZV-Zahlungsreferenz".

In den meisten Fällen werden die Ausgangsrechnungen über eine Schnittstelle in die Buchhaltung importiert. Beim Import muss der Transaktionscode (Bestellnummer) bereis in der Importdatei übermittelt werden.

Dazu verwenden Sie die Spalte "zvkundendaten". Detaillierte Infos zum Import von Buchungen finden Sie unter Import Buchungen. 

Beim Einlesen der Dateien werden neben den Zahlungen auch sämtliche Gebühren und Spesen berücksichtigt und in einer eigenen Zeile dargestellt. Dies ermöglicht Ihnen die Anlage von Regeln zur automatischen Verbuchung der anfallenden Kosten. Die Vorgangsweise ist dabei bei allen Dateiformaten gleich. 

Achtung! 

Die Transaktionen Ihrer Zahlungsdienstleister werden automatisiert von PayData abgerufen und in die Bankauszugsverbuchung eingelesen. Prüfen Sie die übernommenen Zahlungen vor der weiteren Verarbeitung unbedingt auf Vollständigkeit und Richtigkeit.

Die Zuordnung der Zahlungen zu den Rechnungen erfolgt über eine eindeutige Nummer. Dies kann z. B. der Transaktionscode oder die Bestellnummer sein. Wenn Sie diese Nummer wie hier beschrieben auf Ihren Rechnungsbuchungen erfasst haben, dann kann die Zuordnung ganz einfach über den Parameter Auszifferung nach "ZV-Zahlungsreferenz" erfolgen.

Wenn Sie diesen Parameter auf "1 - Ja" setzen, dann vergleicht das Programm die Werte im Verwendungszweck mit dem Feld "ZV-Zahlungsreferenz" der Rechnungsbuchungen. Wenn die gefundenen Werte übereinstimmen, dann wird die Rechnung ausgeziffert.

Um falsche Zuordnungen zu vermeiden, muss auch die Länge der Zahlungsreferenz angegeben werden. Dazu steht Ihnen unter "Automatische Zuordnung" der Parameter "Beleglänge für Auszifferung nach "ZV-Zahlungsreferenz" zur Verfügung. Hinterlegen Sie in diesem Parameter die Stellenanzahl für die Prüfung. In diesem Parameter wird angegeben, ab wie vielen Stellen die Überprüfung der ZV-Zahlungsreferenz erfolgen soll. Eine Zuordnung erfolgt nur dann, wenn alle - im Feld "ZV-Zahlungsreferenz" angeführten Werte (unabhängig von deren Stellenanzahl) auch im Verwendungszweck angeführt sind.

Die Gebühren, Spesen etc. werden beim Einlesen in einer eigenen Zeile dargestellt. Damit haben Sie die Möglichkeit, diese über Regeln auf das richtige Konto zuordnen zu lassen. Eine einfache und eindeutige Zuordnung erreichen Sie mit einer Regel nach Geschäftsvorfallcode.

Damit Sie die Gebühren und Spesen leichter erkennen können, werden diese im Feld "Geschäftsvorfallcode" extra gekennzeichnet. Blenden Sie sich aus diesem Grund das Feld in der Bankauszugsverbuchung ein.

 

Je nach Art der Zahlung wird die entsprechende Bezeichnung angezeigt. Mit dieser Bezeichnung können Sie eine entsprechende Regel erfassen und die Position automatisch kontieren. Markieren Sie die gewünschte Zeile und öffnen Sie über die rechte Maustaste den Punkt "Regel anlegen".

Bei der Anlage der neuen Regel erfassen Sie folgende Felder:

Alle Zahlungen mit dem Geschäftsvorfallcode "Gebühren", werden mit dieser Regel automatisch auf das richtige Konto zugeordnet.

Mit der gleichen Vorgangsweise können Sie sämtliche Spesen, Gebühren und Überträge automatisieren und ein manuelles Eingreifen ist nicht mehr notwendig.

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Sobald die Zahlungen richtig kontiert wurden, kann die Datei wie gewohnt mit der Funktion "Verbuchen" in die Buchhaltung verbucht werden.

Achtung! 

Prüfen Sie vor der Verbuchung, ob der Saldo nach Verbuchung mit dem Saldo Ihres Zahlungsdienstleisters zum entsprechenden Stichtag übereinstimmt.

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