Einstellungen für den BMD Web-Anbieter
Inhalt
Allgemeines
Das Tool BMD Web ist für den Unternehmer und seine Mitarbeiter gedacht, damit auch unterwegs auf Daten zugegriffen werden kann.
Im folgenden Dokument ist vom Web-Benutzer die Rede.
- Für Mitarbeiter oder Geschäftsführer, die extern auf Daten zugreifen wollen (Ausdrucke, Bildschirmansichten ...)
- Erfassung von Kassen- und Bankbüchern außerhalb des Unternehmen
Alle FIBU Funktionen für Ihren BMD Web-Anwender finden Sie unter der Dokumentation BMD Web - FIBU - Funktionen.
Voraussetzung für BMD Web
Der Zugang für BMD Web muss von einem Techniker erstellt werden. Sie erhalten einen Link für den Einstieg, wo Sie sich mit dem NTCS User anmelden können. Es muss somit kein eigener User angelegt werden. Ansonsten sind keine Voreinstellungen zu treffen.
Nähere Informationen finden Sie unter BMD Web: Allgemeine Bedienelemente.
Einstieg
Der Einstieg erfolgt mittels dem Link vom Techniker. Im Anmeldefenster werden die gleichen Zugangsdaten wie beim NTCS Einstieg eingegeben.
Nähere Informationen zum Weiterarbeiten im BMD Web finden Sie unter BMD Web - FIBU - Funktionen.
Hinweis
 | Da im BMD Web mit dem NTCS Benutzer eingestiegen wird, hat der User im BMD Web grundsätzlich die gleichen Berechtigungen wie in der NTCS. Sollen die Berechtigungen für BMD Web speziell gesteuert werden, besteht die Möglichkeit, Sperrgruppen nur für BMD Web zu definieren. Nähere Informationen finden Sie im Dokument Administration von Benutzern, Gruppen und Rollen - Sperrgruppen im BMD Web. |
Verwaltung BaKaWa und Feldauswahl für BMD Web
Sowohl die Anlage der Bücher als auch Feldauswahländerungen kann der BMD Web-Benutzer direkt in der Web-Plattform vornehmen. Falls nötig, können die Bücher auch in der NTCS angelegt werden. Nähere Informationen finden Sie unter Buch anlegen. Wird die Feldauswahl in der NTCS definiert, muss diese mittels dem Button "Speichern unter..." mit der Plattformart "BMD Web" gespeichert werden.
Das BaKaWa im BMD Web steht Ihnen mit der Lizenz "BaKaWa über BMD Web" zur Verfügung.
Buchen mit Dokumenten
Grundsätzlich gibt es im Vorerfassen Buchungen bzw. auch im BMD Web folgende Felder für das Arbeiten mit Dokumenten:
Wurde ein Dokument an die Buchung gehängt, kann mit dem Dokumentensymbol die Dokumentenvorschau geöffnet werden. Bei der Erfassung einer Buchung kann in diesem Feld mit der Funktionstaste "F8" ein bereits archiviertes Dokument der Buchung zugeordnet, die Zuordnung geändert oder aufgehoben werden. |
In diesem Feld kann mit F4 die Belegablage Databox geöffnet und ein noch nicht zugeordnetes Dokument der Buchung hinzugefügt werden. Das ausgewählte Databox-Dokument ist anschließend im Feld "Dokument" hinterlegt. |
Nach Anlegen einer Buchung aus einer Importdatei wird hier der Pfad des zugehörigen Dokumentes gespeichert, bis diese importiert/archiviert worden ist. Für den Anwender somit nur sichtbar, wenn der Import während des Archivierens unterbrochen wird. |
Im klassischen Fenster kann über dieses Feld die Dokumentenvorschau geöffnet werden. Die Dokumentenvorschau ist im flexiblen Layout bereits integriert, somit hat dieses Feld keine Auswirkung mehr. |
Ihr BMD Web-Anwender benötigt also im BMD Web auf jeden Fall das Feld "Databox", um direkt Dokumente auf die Buchungen übernehmen zu können.
Falls auch bei verbuchten Buchungen die Dokumente noch über BMD Web ersichtlich sein sollen, können Sie zusätzlich das Feld "Dokument" zur Verfügung stellen, somit ist sofort ersichtlich, bei welchen Buchungen Dokumente angefügt wurden.
Die Varianten, wie im BMD Web mit Dokumenten gearbeitet werden kann, finden Sie unter Buchen mit Dokumenten im BMD Web.
Die beiden Felder "Buchungsdokumentenpfad" und "Databox-Dok (Vorschau)" werden im Vorerfassen Buchungen benötigt. Vor allem das Feld "Databox-Dok (Vorschau)" ist für Kontrollen Ihrerseits sehr praktisch.
Voreinstellungen Dokumentenupload (Belegablage) Databox
Sie können für die (Belegablage) Databox voreinstellen, ob die Dokumente, welche der BMD Web-Anwender in die (Belegablage) Databox hochlädt, für die Weiterverarbeitung im BMD Web oder für das papierlose Buchen bei Ihnen in der Buchhaltung hochgeladen werden sollen. Es ist sogar möglich, pro Belegtyp (ER, AR, KA, Weitere) zu definieren, ob für die Vorerfassung oder für das papierlose Buchen hochgeladen werden soll.
Dafür finden Sie unter Stammdaten → Allgemeine FIBU Parameter → 1 Allgemein → 6 Belege in (Belegablage) Databox die Parameter für die Grundeinstellungen für den Databox-Upload. Pro Belegtyp (ER, AR, KA, Weitere) kann zwischen 3 Ausprägungen entschieden werden.
Automatische Ermittlung: Wenn für den jeweiligen Belegtyp im Vorerfassen Buchungen ein Buch gefunden wird, dann wird dieses Buch in der Databox für den Upload als Knotenpunkt angezeigt. Die Dokumente werden dann für die Vorerfassung hochgeladen - sprich, der BMD Web-Anwender kann direkt im BMD Web zu den hochgeladenen Dokumenten die Buchungen erfassen.
Wird kein Buch gefunden, werden die Dokumente für das papierlose Buchen für Sie als BMD Web-Anbieter in die Databox geladen. In der Databox wird dann das Buchungssymbol für den jeweiligen Belegtyp angezeigt.
Beispiel:
In der FIBU 20../01 sind folgende Bücher im Vorerfassen Buchungen angelegt:
In der FIBU 20../02 nur das AR-Buch:
Ist der Parameter auf "Automatische Ermittlung" gestellt, werden in der BMD Web Databox die Bücher vom Vorerfassen Buchungen der FIBU 20../01 angezeigt.
Für die FIBU 2020/02 wird das Buch "AR-Buch 20../02" angezeigt und bei Eingangsrechnung und Kasse werden die in der Buchhaltung angelegten Buchungssymbole verwendet.
Somit würden die Belege, welche für "ER Eingangsrechnungen" und "KA Kasse" hochgeladen werden, für das papierlose Buchen in der NTCS Buchhaltung übermittelt.
Bei den anderen Uploadkategorien werden die Dokumente für die Weiterverarbeitung in das BMD Web hochgeladen.
Zusätzlich gibt es noch unter "Weitere" die Kategorie "Div" pro FIBU für diverse andere Dokumente, welche Ihnen der Klient übermitteln möchte.Vorerfassung: In der Web Databox wird das jeweilige Buch aus dem Vorerfassen Buchungen als Knotenpunkt angezeigt. Die Dokumente werden als Vorerfassungsdateien hochgeladen und können somit direkt im BMD Web weiterverarbeitet werden.
Papierlos Buchen: In der Web Databox wird das Buchungssymbol des jeweiligen Belegtyps laut Buchhaltung als Knotenpunkt angezeigt und die Dokumente werden als "Papierlos Buchen-Dateien" für die Verarbeitung durch den BMD Web-Anbieter hochgeladen.
Wurde die Einstellung "Papierlos Buchen" hinterlegt, können außerdem pro Belegtyp weitere Buchungssymbole für den Upload hinterlegt werden, diese werden dann zusätzlich in der Databox angezeigt. Dafür stehen Ihnen folgende Parameter zur Verfügung:
Hier können für das Verarbeitungsprogramm "Papierlos Buchen" bzw. "ER-Kontrolle" weitere Buchungssymbole (max. 4-stellig) hinterlegt werden. Ist im Parameter nichts hinterlegt, wird standardmäßig "ER" als Kategorie angezeigt. Möchte man mit mehreren/verschiedenen Kategorien/Buchungssymbolen arbeiten, müssen hier für das Verarbeitungsprogramm "Papierlos Buchen" bzw. "ER-Kontrolle" die in der Belegablage Databox anzuzeigenden Kategorien/Buchungssymbole hinterlegt werden. Um mehrere Buchungssymbole angeben zu können, müssen diese mit ";" getrennt sein. Sind die Buchungssymbole länger als 4 Stellen, werden nur die ersten 4 Stellen als Kategorie angezeigt. Die hier hinterlegten Buchungssymbole werden auch beim Finmatics-Abgleich berücksichtigt und fehlende Symbole in Finmatics automatisch angelegt. |
Hier können für das Verarbeitungsprogramm "Papierlos Buchen" weitere Buchungssymbole (max. 4-stellig) hinterlegt werden. Ist im Parameter nichts hinterlegt, wird standardmäßig "AR" als Kategorie angezeigt. Möchte man mit mehreren/verschiedenen Kategorien/Belegsymbolen arbeiten, müssen hier für das Verarbeitungsprogramm "Papierlos Buchen" die anzuzeigenden Kategorien/Buchungssymbole hinterlegt werden. Um mehrere Buchungssymbole angeben zu können, müssen diese mit ";" getrennt sein. Sind die Buchungssymbole länger als 4 Stellen, werden nur die ersten 4 Stellen als Kategorie angezeigt. Die hier hinterlegten Buchungssymbole werden auch beim Finmatics-Abgleich berücksichtigt und fehlende Symbole in Finmatics automatisch angelegt. |
Hier können für das Verarbeitungsprogramm "Papierlos Buchen" weitere Buchungssymbole (max. 4-stellig) hinterlegt werden. Ist im Parameter nichts hinterlegt, wird standardmäßig "KA" als Kategorie angezeigt. Möchte man mit mehreren/verschiedenen Kategorien/Belegsymbolen arbeiten, müssen hier für das Verarbeitungsprogramm "Papierlos Buchen" die anzuzeigenden Kategorien/Buchungssymbole hinterlegt werden. Um mehrere Buchungssymbole angeben zu können, müssen diese mit ";" getrennt sein. Sind die Buchungssymbole länger als 4 Stellen, werden nur die ersten 4 Stellen als Kategorie angezeigt. Die hier hinterlegten Buchungssymbole werden auch beim Finmatics-Abgleich berücksichtigt und fehlende Symbole in Finmatics automatisch angelegt. |
Hier können für das Verarbeitungsprogramm "Papierlos Buchen" weitere Buchungssymbole (max. 4-stellig) hinterlegt werden. Ist im Parameter nichts hinterlegt, wird standardmäßig "DIV" als Kategorie angezeigt. Möchte man mit mehreren/verschiedenen Kategorien/Belegsymbolen arbeiten, müssen hier für das Verarbeitungsprogramm "Papierlos Buchen" die anzuzeigenden Kategorien/Buchungssymbole hinterlegt werden. Um mehrere Buchungssymbole angeben zu können, müssen diese mit ";" getrennt sein. Sind die Buchungssymbole länger als 4 Stellen, werden nur die ersten 4 Stellen als Kategorie angezeigt. Die hier hinterlegten Buchungssymbole werden auch beim Finmatics-Abgleich berücksichtigt und fehlende Symbole in Finmatics automatisch angelegt. |
Hinweis
| Zusätzlich kann pro Belegart mittels Parameter eingestellt werden, ob beim Dokumentenupload eine Abfrage für die Buchungsperiode erscheinen soll. Diese Buchungsperiode hat derzeit bei der Verwendung der Dokumente im papierlosen Buchen noch keine Auswirkung. Im Vorerfassen Buchungen werden beim Einstieg in die Databox die zur Periode passenden Belege angezeigt. Ist der Parameter für die Abfrage der Buchungsperiode aktiviert, kann beim Upload außerdem eine Beschreibung erfasst werden. Im Feld "Beschreibung" kann Ihr Mitarbeiter Ihnen Informationen zum Beleg zur Verfügung stellen. Der erfasste Text wird in der Databox und beim papierlosen Buchen im BMD Scan als Information im Feld "Beschreibung" angezeigt. Zusätzlich wird dieser nach der Verbuchung des Belegs auch auf die Buchung geschrieben und steht Ihnen somit in den Bildschirmansichten "Kontoblatt" und "Journal" zur Verfügung. |
Der automatische Download der Dokumente aus der Databox in den PaperlessBooking-Ordner beim Einstieg ins papierlose Buchen funktioniert derzeit noch nicht. Sie können den Aufruf jedoch manuell über CRM → CRM → Extras → (Belegablage) Databox → Rechte Maustaste → Papierlos Buchen aufrufen.
OCR-Erkennung in der Databox
Mittels Parameter können Sie einstellen, ob für alle oder nur bestimmte Belegtypen automatisch die OCR-Erkennung in der Databox durchgeführt werden soll.
Je nachdem, ob Ihr Web-Anwender die Belege im BMD Web BaKaWa erfasst oder Sie mittels papierlosem Buchen die Verbuchung vornehmen, werden die OCR-Daten in der Buchung im BaKaWa bzw. im BMD Scan vorgeschlagen. Eine Kontrolle der OCR-Daten ist immer notwendig!
Berechtigungen für BaKaWa BMD Web
Unter TOOLS → Tools → Berechtigung → Berechtigungen finden Sie unter Finanzbuchhaltung → Buchen → Vorerfassung Buchungen die Berechtigungen für das BMD Web BaKaWa.
Je nachdem, welche Berechtigungen Sie dem Web-Anwender zur Verfügung stellen möchten, können Sie diese individuell freigeben bzw. sperren.
Weiters finden Sie unter Finanzbuchhaltung → Weitere FIBU-Funktionen → Vorerfassung Buchungen - Vorerfassbücher die Bereichtigungen für die Bücher im BaKaWa:
Damit der BMD Web-Anwender in den Büchern Buchungen erfassen kann, sollte zumindest die "Ansehen"-Berechtigung freigeschaltet werden.
Verbuchung
Sobald die Buchungen im BMD Web vollständig oder auch nur teilweise erfasst worden sind, können Sie noch Kontrollen, gegebenenfalls Korrekturen und Ergänzungen durchführen.
Danach kann die Verbuchung gestartet werden. Nähere Informationen finden Sie unter Verbuchung.
Neuanlage/Bearbeiten/Löschen von Konten im BMD Web
Im BMD Web steht die Konten-Neuanlage, sowie das Bearbeiten und Löschen von Konten zur Verfügung.
Es gibt jeweils eigene Menüpunkte für das Erstellen/Bearbeiten/Löschen von Sach-, Kunden- und Lieferantenkonten. In der Berechtigungsverwaltung finden Sie pro Kontoart auch die jeweilige Berechtigung, um definieren zu können, welche Konten vom BMD Web-Anwender angelegt/bearbeitet/gelöscht werden können.
Unter TOOLS → Tools → Berechtigung → Berechtigungen finden Sie unter Finanzbuchhaltung → Konten die notwendigen Berechtigungen:
Zusätzlich gibt es für Personenkonten auch noch Berechtigungen für Mitarbeiterdaten dazu unter CRM → Stammdaten → Personen → Kunden bzw. Lieferanten:
Nur wenn die Berechtigungen in der FIBU und im CRM freigeschaltet sind, können die jeweiligen Konten angelegt/bearbeitet bzw. gelöscht werden.
Bildschirmansichten
Im BMD Web stehen diverse Bildschirmansichten zur Verfügung. Wenn Sie dem BMD Web-Anwender weitere Felder einblenden möchten, können Sie in der jeweiligen Bildschirmansicht die Feldauswahl anpassen und danach mit "Speichern unter..." mit der Plattformart "BMD Web" speichern. Zusätzlich kann die Feldauswahl auch vom BMD Web-Anwender verändert werden, wenn er dafür die notwendige Berechtigung besitzt.
Hinweis
| Sollen bestimmte Konten nicht in BMD Web angezeigt werden, müssten diese über Datenbesitzergruppen geschützt werden. |
Hinweis
| Wenn die Zahlungsinformationen vom Konto nicht angezeigt werden sollen, gibt es dafür einen eigenen Berechtigungspunkt mit "Fibu-Zahlungsinformationen", der gesperrt werden kann. |
Ausdrucke
Feldauswahl für Auswertungen
Welche Felder im BMD Web bei den diversen Auswertungen zur Verfügung stehen, kann über die Feldauswahl eingestellt werden. Rufen Sie dafür in der NTCS den jeweiligen Ausdruck auf, passen Sie die Feldauswahl an und speichern Sie mit "Speichern unter..." die Feldauswahl mit der Plattformart "BMD Web".
Zusätzlich kann die Feldauswahl auch vom BMD Web-Anwender verändert werden, wenn er dafür die notwendige Berechtigung besitzt.
Hinweis
| Beim Ausdruck Saldenliste ist es wichtig, dass die Feldauswahl vom Reiter "Basis (BMD Com/BMD Web)" aufgerufen wird, da diese Felder im BMD Web angezeigt werden.  |
Einstellen der Betragsformatierung und Definieren der Exportzeilen
Für den Excel-Export kann mittels Parameter unter FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Auswertungen → Ausdruck allgemein → Einstellungsvorschlag Exportzeilen eingestellt werden, ob nur Datenzeilen, Daten- und Summenzeilen oder Daten-, Summen- und Kopfzeilen exportiert werden sollen. Diese Einstellung wird auch im BMD Web herangezogen.
Soll Ihr BMD Web-Benutzer die Möglichkeit haben, direkt in BMD Web die Einstellungen zu treffen, können Sie die Felder "Exportzeilen" bzw. "Betragsformatierung" über die Feldauswahl für den/die jeweiligen Ausdruck(e) einblenden und speichern:
Auswertungen mit Smart-Interface
Im BMD Web können unter FIBU → Ausdrucke → Auswertungen mit Smart-Interface zuvor in der NTCS definierte und voreingestellte Auswertungen gestartet werden.
Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation Auswertungen mit Smart-Interface.
ER-Kontrolle
Allgemeine Voraussetzung für die ER Kontrolle
Mit der BMD Web-Eingangsrechnungskontrolle können Sie als Web-Benutzer über Ihr Tablet etc. von extern – ohne NTCS Installation – Eingangsrechnungen, ähnlich wie Sie es in der Eingangsrechnungskontrolle in der NTCS gewohnt sind, inklusive Dokumente und Kostendaten erfassen, bearbeiten, kontieren und freigeben. Die letztendliche Verbuchung erfolgt anschließend über die NTCS.
Voraussetzung für das Arbeiten mit Aufgaben im BMD Web und in der BMD Web-ER-Kontrolle sind je nach Arbeitsweise folgende Lizenzen:
WEB CRM = Webinterface für CRM, für die generelle Ausführung von Aufgaben im BMD Web, betrifft die WEB ER-Kontrolle mit eingeschränkter Freigabe.
Nähere Informationen dazu finden Sie unten angeführt unter Aufgaben aus ER-Kontrolle über BMD Web ausführen.
WEB FIBU = Webinterface für FIBU, betrifft die WEB ER-Kontrolle mit erweiterte Aufgabenerfassung.
Nähere Informationen dazu finden Sie unter BMD Web: Eingangsrechnungskontrolle.
Aufgaben aus der ER-Kontrolle über BMD Web ausführen
Ist eine Eingangsrechnung über die ER-Kontrolle einem Mitarbeiter zugeordnet und im Hintergrund eine Aufgabe erzeugt worden, kann diese auch im BMD Web ausgeführt werden.
Mittels NTCS Parameter kann eingestellt werden, wie die Ausführung erfolgen soll.
FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemeine oder Eigene Einstellungen → Organizer → Aktion bei Aufgabe ausführen (BMD Com/BMD Web):
0 - Eingeschränkte Freigabe
1 - ER-Kontrolle öffnen
Wird der Parameter auf "ER-Kontrolle öffnen" gestellt, werden alle dem Benutzer zugeordneten Rechnungen angezeigt. Der Fokus liegt aber auf der aktuell freizugebenden Rechnung.
Voraussetzung für das Arbeiten mit Aufgaben in BMD Web und der WEB-ER-Kontrolle sind je nach Arbeitsweise folgende Lizenzen:
- WEB CRM (= Webinterface für CRM: für die generelle Ausführung von Aufgaben im BMD Web)
- WEB FIBU (= Webinterface für FIBU: bei Parametereinstellung "ER-Kontrolle öffnen"). Nähere Informationen dazu finden Sie unter BMD Web: Eingangsrechnungskontrolle.
- WEB KORE (= Webinterface für KORE: Wenn für die Ausführung von Aufgaben auch die Eingabe/Änderung von Kostendaten erforderlich ist.)
Weitere Informationen zu den allgemeinen Einstellungen und Voraussetzungen für das Arbeiten mit Aufgaben in der ER-Kontrolle finden Sie in der NTCS Onlinehilfe ER-Kontrolle unter Aufgaben in der ER-Kontrolle.
Im BMD Web finden Sie im Paket CRM den Punkt "Aufgaben". Möchten Sie eine Aufgabe aus der ER-Kontrolle aufrufen, können Sie das mit der Schaltfläche "Ausführen" vornehmen.
Nähere allgemeine Informationen zu BMD Web Aufgaben finden Sie in der Onlinehilfe BMD Web: Aufgaben.
Je nach oben erwähnter Parametereinstellung erfolgt die Ausführung über die "eingeschränkte Freigabe" oder es wird die WEB ER-Kontrolle geöffnet.
Aufgabenausführung - Eingeschränkte Freigabe
Wurde der oben angeführte Parameter auf "Eingeschränkte Freigabe" eingestellt, wird beim Ausführen der Aufgabe das Dokument der jeweiligen Eingangsrechnung geöffnet und es stehen, je nach Hinterlegungen am Workflow, folgende Funktionen zur Verfügung.
Rechnung OK | Mit dieser Funktion wird die Rechnung laut hinterlegtem Workflow weitergeleitet. |
Nicht OK | Die Rechnung wird als "Nicht OK" gekennzeichnet. |
Notiz | Es kann eine Notiz zur Eingangsrechnung erfasst werden. |
Kostendaten | Mit dieser Funktion wird das Fenster für die Kostenaufteilung geöffnet. Dafür gibt es verschiedene Varianten:
Nähere Informationen zur Kostenaufteilung im Zusammenhang mit BMD Web finden Sie in der ER-Kontrolle. |
Dokument öffnen | Das Dokument wird in einem eigenen Fenster geöffnet. |
Hinweis
| Werden in der BMD Web Kontenerfassungsfelder benötigt, muss die Feldauswahl direkt im Buchen in der Kostenaufteilung für BMD Web Mobile gespeichert werden. |
Aufgabenausführung - ER-Kontrolle öffnen
Wurde der oben angeführte Parameter auf "ER-Kontrolle" öffnen eingestellt, werden beim Ausführen der Aufgabe alle dem Benutzer zugeordneten Rechnungen der WEB ER-Kontrolle angezeigt, der Fokus liegt aber auf der aktuell freigegebenen Rechnung.
Nähere Informationen dazu finden Sie unter BMD Web: Eingangsrechnungskontrolle.
Hinweis
| Damit die Dokumente, welche einer Eingangsrechnung zugeordnet sind, auch über BMD Web aufrufbar sind, muss das Speicherverfahren auf "Speichern über Server" eingestellt sein und der BMD Archivierungsdienst "BMDNtcsSvc" muss aktiv sein. |
Mahnvorschlag
Mit dem Mahnprogramm in der BMD Web kann der komplette Mahnlauf für die Kundinnen und Kunden durchgeführt werden, vom Erstellen, Bearbeiten bis zum Drucken der Mahnungen.
Allgemein
Der Mahnlauf kann nur für alle eingebuchten offenen Kundenrechnungen erstellt werden. Eventuelle Teilzahlungen sowie Gutschriften können dabei ebenso berücksichtig werden.
Die notwendigen Einstellungen dazu finden Sie unter Mahnvorschlag.
Zahlungsvorschlag
Der Zahlungsvorschlag kann direkt im BMD Web erstellt, überarbeitet und daraus ein Datenträger erstellt werden. (Notwendige Lizenz "Web FIBU")
Variante 1 (Standard): Ein Zahlungsvorschlag kann grundsätzlich für alle eingebuchten, offenen Lieferantenrechnungen erstellt werden. Eventuelle Teilzahlungen sowie Gutschriften können dabei ebenso berücksichtigt werden.
Variante 2: Wenn gewünscht, können auch Rechnungen, welche im Eingangsrechnungsbuch vorerfasst und noch nicht in die Buchhaltung übernommen worden sind, in den Zahlungsvorschlag aufgenommen und überwiesen werden. Dazu ist eine Einstellung des BMD Web-Anbieters notwendig. Der Ablauf des Zahlungsvorschlags wird wie beim Standardablauf durchgegangen.
Für nähere Informationen zur Verwendung und den Funktionen des Zahlungsvorschlags siehe auch Lieferantenzahlungsverkehr.
Einstellungen für Variante 1
Damit in der BMD Web der Zahlungsvorschlag durchgeführt werden kann, müssen im Zahlungsvorschlag in der NTCS unter Funktionen → Stammdaten → Bankverbindungen, die Bankverbindung inklusive aller notwendigen Einstellungen wie FIBU-Bankkonto, Telebankingdatei, Verrechnungskonto Telebanking ... hinterlegt werden.
Für nähere Informationen siehe auch Lieferantenzahlungsverkehr - Voreinstellungen.
Ansonsten müssen keine Einstellungen mehr getroffen werden. Sobald verbuchte Eingangsrechnungen vorhanden sind, können diese in den Zahlungsvorschlag übernommen werden.
Einstellungen für Variante 2
Damit in der BMD Web der Zahlungsvorschlag durchgeführt werden kann, müssen im Zahlungsvorschlag in der NTCS unter Funktionen → Stammdaten → Bankverbindungen die Bankverbindung inklusive aller notwendigen Einstellungen wie FIBU-Bankkonto, Telebankingdatei, Verrechnungskonto Telebanking ... hinterlegt werden. Zusätzlich muss das Buchungssymbol angelegt und auf der Bankverbindung hinterlegt werden, welches für die Verbuchung verwendet werden soll. Das Programm legt mit diesem Symbol bei der Verbuchung aus dem BMD Web-Zahlungsvorschlag ein eigenes Buch im Vorerfassen Buchungen an.
Für nähere Informationen siehe auch Lieferantenzahlungsverkehr - Voreinstellungen.
Damit Rechnungen, welche im BMD Web-Eingangsrechnungsbuch vorerfasst worden sind, in den Zahlungsvorschlag gelangen, muss der Parameter "BaKaWa Daten einlesen" im Zahlungsvorschlag unter Allgemein auf "Ja" gesetzt werden.
Diese Parametereinstellung benötigen Sie nur dann, wenn Sie die Rechnungen aus dem Eingangsrechnungsbuch (Vorerfassung Buchungen/BaKaWa) in den Zahlungsvorschlag übernehmen wollen. Die Zahlungen werden dann nicht in die Buchhaltung verbucht, sondern in die "Vorerfassung Buchungen" bzw. ins "BaKaWa BMD Com" übernommen. Wird dieser Parameter auf "1 - Ja" gesetzt, dann werden alle Rechnungen aus dem Eingangsrechnungsbuch - auch solche, die noch nicht in die Buchhaltung übergeleitet wurden - in den Zahlungsvorschlag aufgenommen. Diese Rechnungen können dann im "Zahlungsvorschlag" bearbeitet und überwiesen werden. Nachdem der Datenträger erstellt und im Telebankingprogramm der Bank eingelesen und überwiesen worden ist, kann der Zahlungsvorschlag mit "Übernahme in die Vorerfassung" in die Vorerfassung Buchungen (bzw. BaKaWa) übernommen werden. Die Zahlungen werden in ein eigenes Buch "Gegenkonto Splittbuchung" bzw. "Telebanking Verrechnungskonto" verbucht. |
Weiters muss der Parameter "Kontrolle Gutschrift, Saldo" mit der Ausprägung "Lieferant mit mehr Guthaben als Rechnungen wird in den Zahlungsvorschlag genommen" eingestellt werden. Da die Rechnungen aus dem ER-Buch noch nicht auf den Lieferanten gebucht wurden und deshalb ein Guthaben bzw. Saldo 0 am Lieferantenkonto bestehen könnte, ist diese Einstellung notwendig.
Gibt an, ob ein Lieferant mit mehr Gutschriften als Rechnungen (oder auch mit Saldo 0) in den Zahlungsvorschlag aufgenommen werden soll oder nicht. 0 - Lieferant mit mehr Guthaben als Rechnungen wird nicht in den Zahlungsvorschlag aufgenommen 1 - Lieferant mit mehr Guthaben als Rechnungen wird in den Zahlungsvorschlag aufgenommen Hinweis: Wenn Sie mit der Parametereinstellung "BaKaWa-Daten einlesen" arbeiten, muss dieser Parameter auf "1 - Lieferant mit mehr Guthaben als Rechnung wird in den Zahlungsvorschlag aufgenommen" gesetzt werden. |
Sobald der Zahlungsvorschlag erstellt wird, sind auch Rechnungen aus dem Eingangsrechnungsbuch, die noch nicht in die Buchhaltung übergeleitet worden sind, im Zahlungsvorschlag ersichtlich, können bearbeitet und überwiesen werden.
Nachdem der Datenträger erstellt und im Telebankingprogramm der Bank eingelesen und überwiesen worden ist, kann Ihr Klient mit dem Button "Verbuchen" die Zahlungen in das BaKaWa bzw. "Vorerfassen Buchungen" übernehmen.
Die Zahlungen werden in ein eigenes Buch "Gegenkonto Splittbuchung" (9900) bzw. "Telebanking Verrechnungskonto", je nach Einstellung im Parameter Buchung auf Bank/Verrechnungskonto, ins "Vorerfassen Buchungen" verbucht und sind ebenfalls im BMD Web BaKaWa ersichtlich.
Hinweis
| Handelt es sich bei der Buchhaltung um einen E/A-Rechner ohne offene Posten, könnten Sie mit dieser Variante dem BMD Web-Anwender ermöglichen, seine Überweisungen zu tätigen. Die Rechnungen und ZV-Buchungen würden dann aus dem Vorerfassen Buchungen nicht übergeleitet werden, sondern Sie würden die Zahlungen nur anhand der Bankauszugsverbuchung verbuchen. |
Zahlsperre
Direkt im Zahlungsvorschlag können einzelne Rechnungen für die Überweisung gesperrt bzw. nicht freigegeben werden.
Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass der BMD Web-Anwender bereits beim Erfassen der Buchungen im Eingangsrechnungsbuch in der BMD Web eine Zahlungssperre auf Buchungen hinterlegt. Dafür können Sie im Eingangsrechnungsbuch das Feld "ZV-Sperre" zur Feldauswahl hinzufügen. Sobald die Rechnungen verbucht werden, wird die Sperre auf die Buchungen übernommen.
Hinweis
| Wird mit dem Zahlungsvorschlag Variante 2 gearbeitet, ist eine gesetzte Sperre nach der Neuerstellung des Zahlungsvorschlags wieder entfernt, da es in der FIBU keine Buchung gibt, auf welche die Sperre gespeichert werden könnte. |
Bankeinzug
Der Bankeinzug kann direkt im BMD Web erstellt, überarbeitet und daraus ein Datenträger erstellt werden. (Notwendige Lizenz "Web FIBU")
Dafür müssen im Bankeinzug in der NTCS unter Funktionen → Stammdaten → Bankverbindungen die Bankverbindung inklusive aller notwendigen Einstellungen wie FIBU-Bankkonto, Telebankingdatei, Verrechnungskonto Telebanking ... hinterlegt werden. Für nähere Informationen siehe auch Bankeinzug.
Zahlungssperre
Direkt im Bankeinzug können einzelne Rechnungen für den Einzug gesperrt bzw. nicht freigegeben werden.
Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass der BMD Web-Anwender bereits beim Erfassen der Buchungen im Ausgangsrechnungsbuch im BMD Web eine Zahlungssperre auf Buchungen hinterlegt. Dafür können Sie im Ausgangsrechnungsbuch das Feld "ZV-Sperre" zur Feldauswahl hinzufügen. Sobald die Rechnungen verbucht werden, wird die Sperre auf die Buchungen übernommen.
 | Siehe auch: BMD Com Aufbau  |
